Base de connaissances

La boîte de messageries instantanées est une section de la boîte des prospects dans laquelle vous pouvez intégrer des applications de messagerie, comme Facebook Messenger ou WhatsApp by Twilio, pour communiquer avec vos clients et vos prospects directement depuis Pipedrive.

La boîte de réception

Pour trouver la boîte de messageries instantanées, cliquez sur l'icône prospects dans la barre de navigation primaire, sur la gauche, puis sur Intégrations > Messageries.

Si vous avez besoin d'ajuster les réglages de la boîte de messageries instantanées, allez dans Outils et applis > Intégrations > Messageries.

Notifications

Un des aspects les plus importants de la vente est la pleine conscience de la progression des conversations que vous avez avec vos clients.

Vous pouvez recevoir des notifications lorsque :

• De nouveaux messages sont reçus dans des conversations qui vous sont attribuées
• De nouveaux messages sont reçus dans des conversations attribuées à d'autres utilisateurs
• De nouveaux messages sont reçus dans des conversations non attribuées
• Quelqu'un vous a attribué une nouvelle conversation

Pour rester au courant, allez dans votre boîte Messageries instantanées et cliquez sur l'icône cloche en haut de la boîte des conversations.

Vous verrez s'afficher une fenêtre dans laquelle vous pourrez configurer les notifications de bureau et les notifications par e-mail.

Une fois vos préférences de notification configurées, cliquez sur le bouton vert pour enregistrer les modifications.

Si vous rencontrez des problèmes avec les notifications, consultez notre guide de dépannage.

Gestion des conversations

Disponibilité

Si vous ne souhaitez pas que des conversations soient attribuées à votre boîte, vous pouvez configurer votre statut de disponibilité.

Cliquez sur l'icône de disponibilité qui figure en haut de votre boîte de conversations pour modifier votre disponibilité.

Le point vert sur l'icône signifie que tout le monde peut vous attribuer une nouvelle conversation. Vous pouvez trouver les nouvelles conversations dans la section Attribuées à moi.

Le point vide sur l'icône signifie que personne (pas même vous) ne peut vous attribuer de nouvelle conversation. Ce statut n'a pas d'influence sur vos conversations en cours.

Attribution

Lorsqu'une nouvelle conversation survient, elle est visible dans la section Non attribuées. Elle peut être attribuée à tout utilisateur disponible par tout utilisateur disposant de l'accès partagé à la boîte Messageries instantanées.

L'utilisateur à qui la nouvelle conversation est attribuée recevra une notification si ses notifications sont activées.

Il est possible à tout moment de réattribuer ou de désattribuer des conversations.

Fermeture et réouverture

Pour éviter l'encombrement de votre boîte de réception, vous pouvez fermer des conversations lorsque vous estimez que la communication avec un client potentiel est arrivée à sa conclusion.

Pour fermer une conversation, cliquez sur le bouton « Fermer la conversation ».

Toutes les conversations fermées figurent dans la section Conversations fermées et sont visibles par tous les utilisateurs.

Vous pouvez rouvrir des conversations à tout moment en cliquant sur le bouton « Rouvrir » qui figure dans chaque conversation.

Si un contact lié à une conversation fermée vous recontacte, la conversation sera automatiquement rouverte et apparaîtra dans la section appropriée à ses paramètres d'attribution.

Suppression

Seul l'utilisateur ayant installé l'appli de messagerie peut supprimer des conversations de la boîte de réception en cliquant sur le nom du contact, puis sur « Supprimer la conversation » dans la section déroulante du menu détaillé de l'utilisateur.

Cliquer sur « Supprimer la conversation » fera disparaître définitivement l'historique de la conversation de la boîte Messageries instantanées.

Les données de la conversation demeureront disponibles du côté fournisseur de messagerie. Si vous souhaitez faire disparaître la conversation, il vous faudra la supprimer séparément chez le fournisseur de messagerie.

Lier des conversations à des contacts, prospects ou affaires

La boîte de messageries instantanées vous permet de créer de nouvelles personnes, de nouveaux prospects ou de nouvelles affaires à partir des conversations, ou de lier une conversation à des éléments déjà existants.

Sur le côté droit de l'écran, vous aurez la possibilité de créer de nouveaux éléments ou d'associer la conversation à des éléments existants.

Une fois qu'une conversation est liée à un contact, un prospect ou une affaire nouveaux ou déjà existants, une note sur l'historique de la conversation et contenant les informations suivantes est automatiquement créée dans la vue détailléeavec les informations suivantes :

• Derniers messages dans la conversation, avec les coordonnées de l'expéditeur
• Statut d'attribution
• Lien avec des conversations dans la boîte Messageries instantanées

Les nouveaux messages reçus durant les 24 dernières heures dans la conversation liée figureront dans cette même note. Les messages échangés durant les autres périodes de 24 heures seront affichés dans des notes différentes.

Si une note reprenant l'historique d'une conversation est supprimée ou modifiée, une nouvelle note sera créée si un nouveau message arrive dans les 24 heures.