Base de connaissances

Notre fonctionnalité Smart Docs vous aide à créer des propositions ou des devis directement depuis la vue détaillée d'une affaire ou d'un contact. La connaissance du fonctionnement des champs et des modèles vous aidera à gagner encore plus de temps dans votre processus de négociation.

Champs admissibles

Les champs Pipedrive se divisent en deux catégories dans chaque onglet : les champs par défaut et les champs personnalisés.

Pour ajouter des champs Pipedrive à votre modèle, vous devez les copier-coller depuis la partie droite de votre éditeur de modèle vers le corps du modèle.

Le champ s'affichera entre crochets « [ ] » dans le modèle, et il substituera automatiquement les données de l'affaire lorsque ce modèle sera utilisé pour un document.

Champs et sous-champs d'adresse

Vous pouvez ajouter l'adresse par défaut d'une organisation oud 'un contact dans vos modèles et vos documents ou la diviser pour n'ajouter que les lignes d'adresse dont vous avez spécifiquement besoin.

Champs et tableaux de produits

Les champs de produit ne fonctionneront avec les modèles que s'ils existent dans un tableau de produit. Commencez par copier-coller le tableau dans le corps de votre modèle pour ajouter le tableau de produits. Le tableau se remplira automatiquement avec un ensemble de champs de produits par défaut, mais vous pouvez les personnaliser selon vos préférences.

Du fait du type de fichier, les tableaux de produits fonctionnent différemment dans Spreadsheets et dans Slides. Pour en savoir plus sur les tableaux de produits, lisez cet article.

Modèles et documents

Vous pouvez créer un modèle avant de créer des documents et des propositions pour vos affaires ou vos contacts. Il est possible de le faire directement, mais nous vous recommandons de passer par un modèle. Cela vous permettra de gagner du temps pour vos documents futurs. Vous trouverez les deux options sous l'onglet Documents dans la vue détaillée.

Les modèles ne sont pas liés à des affaires ou à des contacts spécifiques. Tous les champs que vous ajoutez à un modèle sont donc toujours visibles.

Cependant, lorsque vous générez ou modifiez un document lié à une affaire, vous ne pouvez voir que les champs pour lesquels il existe réellement des données dans cette affaire précise. S'il n'existe aucune information pour un champ présent dans votre document, ce champ spécifique ne sera pas disponible lorsque vous modifierez le document.

Pour créer un document avec des champs spécifiques à une affaire, vous devrez le créer depuis la vue détaillée de l'affaire. Pour créer un document avec des champs spécifiques à un contact, vous devrez le créer depuis la vue détaillée de l'affaire ou du contact.

Nom des modèles

Lorsque vous créez un nouveau modèle, le système vous propose avant toute chose de lui attribuer un titre. Le titre qui vous est proposé est prêt à être modifié. Tout changement effectué dans le modèle est automatiquement sauvegardé.

Lorsque vous générez un document à partir d'un modèle, le titre du document ne contiendra pas le nom du modèle mais sera constitué du titre de l'affaire et de la date et de l'heure auxquelles il a été généré.

Pour que vos documents restent organisés dans l'affaire, vous pouvez ajouter des champs Pipedrive au titre du modèle (par exemple le titre de l'affaire). Lorsque vous générez un document à partir d'un modèle qui possède des champs Pipedrive dans son titre, le titre original du modèle et les champs Pipedrive seront enregistrés.

Catégories de modèles et de documents

Pour vous aider à organiser vos documents et vos modèles, vous pouvez les répartir en catégories. Choisissez parmi les catégories existantes :

• Devis
• Propositions
• Contrats
• Ou créez une catégorie sur mesure

Faire disparaître les champs non remplis dans le document

Si vous créez des documents à partir d'un modèle et que ce modèle utilise des champs qui sont manquants dans l'affaire ou le contact, la marque de substitution du nom du champ restera affichée telle quelle dans le document.

Pour modifier ce paramètre, rendez-vous dans Outils et applis > Documents > Paramètres d'entreprise et déroulez l'écran pour trouver l'option correcte.

Une fois cette option activée, si un champ ne correspond à aucune information dans l'affaire ou le contact, il restera blanc lorsqu'un document sera créé à partir d'un modèle.