La synchronisation avec Google Drive

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Breandan Flood, 21 mai 2021

Grâce à la synchronisation avec Google Drive, vous pouvez utiliser Google Drive comme emplacement de stockage pour vos pièces jointes et fichiers téléchargés vers Pipedrive. Vous pourrez également créer de nouveaux documents Google depuis Pipedrive et lier les documents sur Google Drive aux éléments (offres, contacts, organisations) contenus dans Pipedrive.

Remarque : Bien que les pièces jointes et fichiers téléchargés vers vos offres et contacts puissent être stockés dans Google Drive, les pièces jointes ne sont pas stockées dans Google Drive. Elles sont hébergées sur le propre site de stockage de Pipedrive.

Pourquoi utiliser Google Drive?

  • Accessibilité: si la synchronisation avec Google Drive est activée, tous les fichiers seront stockés dans Google Drive, de sorte qu'ils soient accessibles via l'interface Pipedrive.
  • Efficacité : un même fichier peut être relié plusieurs fois dans Pipedrive assurant que la dernière version d’un document est toujours jointe.
  • Édition intégrée facile : les fichiers téléchargés peuvent être convertis en Google Docs, vus et modifiés en ligne sans avoir à télécharger le fichier et à l'ouvrir dans un programme différent.
  • Création intégrée facile : un nouveau Google Doc peut être généré en ligne.​

La synchronisation avec Google Drive

Pour synchroniser vos fichiers avec Google Drive :

  • Allez dans Préférences personnelles > Google Drive pour accéder aux options de synchronisation.
  • Sélectionnez Connecter maintenant pour connecter votre compte Google Drive.
  • Sélectionnez Oui dans l'option Utiliser Google Drive pour activer la fonctionnalité de synchronisation.
  • Choisissez où stocker les fichiers Pipedrive dans un dossier distinct sur Google Drive.
  • Choisissez de partager tous les fichiers de Google Drive avec d'autres utilisateurs de Pipedrive dans votre entreprise.

Remarque: Lorsque vous téléchargez des fichiers, vous remarquerez que vous disposez également de l'option « Partager ». Cela permettra à tout membre Pipedrive dans votre entreprise d'avoir accès en lecture et écriture à tous les fichiers joints à Pipedrive par défaut.
Vous pouvez utiliser les paramètres de confidentialité suivants dans Google Drive :
  • Voir uniquement : si vous souhaitez que tous les utilisateurs Pipedrive puissent voir sans modifier vos fichiers, configurez vos fichiers sur « peut voir » ou « peut commenter ». «Peut commenter » permettra à d'autres utilisateurs de laisser des notes/commentaires sur vos fichiers.
  • Private : Si vous souhaitez conserver des fichiers spécifiques associés à des offres en mode privés, ou en lecture seule, vous devrez modifier les autorisations de partage au sein de Google lui-même. Dans ce cas, les fichiers s'afficheront toujours dans votre liste d'attente dans Pipedrive, mais personne d'autre ne pourra les ouvrir.

Ajouter de nouveaux fichiers

Remarque : Les documents importés depuis et enregistrés vers Google Drive sont stockés dans Google Drive, et non Pipedrive. Cela signifie que si le fichier est supprimé de Google Drive, il sera également supprimé depuis Pipedrive.

Rendez-vous dans l’onglet Télécharger des fichiersdans la vue détaillée de l’une de vos offres, organisations ou contacts. Vous pourrez constater qu’au lieu de l'option unique «Télécharger depuis votre ordinateur » que vous aviez avant la synchronisation Google Drive, vous disposez désormais de plusieurs options :

  • Sélectionner depuis votre ordinateur : télécharger un fichier directement depuis votre ordinateur ; votre fichier sera stocké dans Pipedrive et sera déplacer dans Google Drive.
  • Importer depuis Google Drive : ajouter un fichier déjà existant dans Google Drive. Il suffit de commencer à taper le nom de votre fichier et, une fois trouvé, de le sélectionner.
  • Créer un nouveau : créer un fichier depuis scratch via Google Drive, en sauvegardant le fichier automatiquement dans Pipedrive et Google Drive en même temps.

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Si vous avez créé ou ajouté un fichier dans Google Drive, il vous suffit de cliquer sur votre fichier et vous pourrez facilement le voir ou le modifier directement à partir de Pipedrive et également permettre à d'autres utilisateurs Pipedrive de voir ou modifier votre fichier directement à partir de Pipedrive.

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