Base de connaissances

Dans la gestion de vos ventes, il peut naturellement arriver que vous vous trouviez à la tête d'une vaste base de données d'affaires, de personnes ou d'autres types d'éléments. Cependant, il est probable que certaines informations vont cesser d'être exactes à un moment ou à un autre. Il est possible de les mettre à jour une par une, mais si une grande quantité d'informations doivent être modifiées, cela peut demander un temps et effort importants, que vous pourriez mieux employer à conclure des affaires.

Vous pourriez utiliser les fonctions de modification en bloc et de filtrage depuis la vue en liste pour modifier de grandes quantités de données, mais imaginons que vous disposiez déjà de toutes les données dont vous avez besoin dans une feuille de calcul et que vous ayez simplement besoin de les transférer vers Pipedrive sans créer de doublons ? C'est pour répondre à cette situation que Pipedrive vous permet de modifier votre base de données en bloc, via l'importation d'une feuille de calcul avec la fonctionnalité d'Identifiant système Pipedrive.

La fonctionnalité Identifiant système de Pipedrive

Dans Pipedrive, chaque élément – affaire, personne, organisation, activité, produit, note – se voit attribuer lors de sa création un identifiant (ID) unique. Vous pouvez trouver cet ID dans l'URL de la vue détaillée de chaque élément, ou vous pouvez l'ajouter dans une colonne de la vue en liste.

Exporter vos données

Quels identifiants et quels champs dois-je utiliser ?

Pour mettre à jour vos éléments (affaires, personnes, organisations, produits, etc.), il est nécessaire d'inclure l'Identifiant système Pipedrive ainsi que tous les autres champs que vous souhaitez mettre à jour.

Par exemple, supposons que vous vouliez changer la valeur, l'étape et le propriétaire d'affaires existantes. Vous devez exporter une liste comprenant la colonne des IDs plus les colonnes Valeur, Étape et Propriétaire.

Remarquez que vous pouvez toujours exporter d'autres colonnes à titre de référence, par exemple le titre. Mais tous les changements que vous effectuez dans ces colonnes seront écrasés lors de l'importation.

Comment puis-je afficher les Identifiants système Pipedrive dans la vue en liste ?

Pour rendre visible la colonne des IDs dans la vue en liste, cliquez sur l'icône engrenage pour ouvrir la section Choisir des colonnes, cherchez et sélectionnez le champ Identifiant dont vous avez besoin et cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez créer un filtre pour restreindre la liste aux seuls éléments que vous souhaitez mettre à jour. Une fois la vue en liste configurée pour afficher vos champs d'Identifiants système Pipedrive, exportez la liste ici :

Importer vos données

Une fois l'exportation réalisée, effectuez tous les changements nécessaires sur les données dans la feuille de calcul. Voici un exemple de ce à quoi peut ressembler votre feuille de calcul exportée, avant les modifications :

Et voici un exemple de la même feuille de calcul une fois les modifications opérées. Rappelez-vous que les champs ID n'ont pas à être modifiés. Vous devez seulement changer l'information qui nécessite une mise à jour dans Pipedrive.

Ensuite, importez la feuille de calcul dans Pipedrive et mettez en correspondance les champs ID adéquats avec leurs colonnes.

Lorsque tous les champs sont mis en correspondance, cliquez sur Suivant et finissez l'importation. L'Identifiant système Pipedrive mettra automatiquement à jour votre base de données avec les nouvelles informations, puisque Pipedrive sait quels éléments vous mettez à jour, sur la base de leurs IDs.