Base de connaissances

Vous pouvez importer vos données dans Pipedrive depuis des feuilles de calcul aux formats XLS, XLSX ou CSV, pour ajouter en même temps des prospects, affaires, organisations, personnes, produits, notes et activités.

Avant de commencer, relisez notre article sur la façon dont vos données sont organisées dans Pipedrive – par exemple, si vous importez des données relatives à des entreprises et que vous souhaitez les étiqueter comme « organisations ». Il est important de comprendre comment les données que vous importez prendront place dans la structure de données Pipedrive.

Téléchargez notre feuille de calcul type ici pour vous entraîner à l'importation et con sultez notre cours de l'Académie Pipedrive intitulé « Comment bien démarrer » pour bénéficier d'une assistance détaillée, ou jetez un coup d'œil à notre webinaire hebdomadaire pour un guide visuel approfondi.

Vous pouvez aussi en lire plus sur les importations et exportations de données CRM dans ce post.

Préparation d'une importation

Avant l'importation, réfléchissez aux données que vous allez ajouter dans Pipedrive et formatez votre feuille de calcul en conséquence.

• Voulez-vous importer une liste de contacts (personnes et organisations) ?
• Voulez-vous importer des contacts et créer une affaire en cours pour chacun d'eux ?
• Voulez-vous importer des contacts et des affaires en cours, et créer des activités pour ces affaires ?
• Voulez-vous importer des contacts et des affaires en cours comportant déjà des activités, et leur joindre des notes ?
• Ou ouvrir de nouvelles affaires pour des contacts qui existent déjà dans Pipedrive ?

Quelques conseils pour le formatage des feuilles de calcul :

• Éliminez les formules – Utilisez une feuille de calcul vierge, sans aucune formule. Si vous avez une feuille de calcul qui utilise des formules ou des données connectées pour générer du contenu, copiez les données de votre feuille de calcul dans une feuille de calcul vierge, sans les formules.
• Séparez les onglets sur les feuilles de calcul – Si votre feuille de calcul possède plus d'un onglet contenant des données – s'il s'agit, par exemple, d'une feuille de calcul pour plusieurs offres –, assurez-vous de bien sélectionner l'onglet correct à importer.

• Pas de symboles spéciaux – Votre feuille de calcul ne doit pas contenir de symboles pour les champs numériques ou monétaires. Par exemple, une colonne indiquant la valeur d'une affaire devra inclure uniquement le chiffre « 1000 » et non le symbole « 1000 € ».
• Spécifiez les devises – En accord avec ce qui est indiqué plus haut, nous vous recommandons, si vos différentes affaires ont des valeurs dans plusieurs devises, d'ajouter une colonne séparée pour spécifier les devises.
• Taille limite des feuilles de calcul – Il n'y a pas de limite sur le nombre de colonnes dans les feuilles de calcul, mais la taille maximale d'un fichier est de 50 Mo, avec une limite de 50 000 lignes par feuille de calcul.

Champs obligatoires

Lorsque vous importez des données dans Pipedrive depuis une feuille de calcul, incluez les champs obligatoires pour chaque élément. Chaque élément obligatoire nécessite une colonne distincte dans votre feuille de calcul, qui sera appariée avec le champ correspondant dans Pipedrive.

Pour en savoir plus sur les champs obligatoires lors des importations, lisez cet article.

Champs personnalisés

Si votre feuille de calcul contient des données pour des prospects, des affaires ou des contacts qui ne sont pas couvertes par les champs par défaut, ajoutez un champ personnalisé avant d'importer, afin que vos données puissent être mappées quelque part.

Par exemple, « intitulé du poste » n'est pas un champ par défaut dans Pipedrive. Pour inclure cette information dans votre importation, créez un champ de personne personnalisé et mappez la colonne de la feuille de calcul vers le champ nouvellement créé. Nous recommandons un champ texte ou un champ à option unique.

Vous pouvez également créer des champs personnalisés durant l'étape de mappage de votre importation. Pour en savoir plus sur les champs personnalisés, lisez cet article.

Démarrage de votre importation

Étape 1 : Téléversement de votre fichier

Allez dans « … » (Plus) > Importer des données > Depuis une feuille de calcul. Cliquez sur« Depuis une feuille de calcul » et sélectionnez le fichier que vous avez l'intention d'importer. Pipedrive accepte les fichiers Excel (.xls ou .xlsx) et .csv.

Étape 2 : Mise en correspondance (mappage)

Pour importer vos données dans Pipedrive, mappez chaque colonne de votre feuille de calcul sur l'icône et le champ adéquats dans l'étape de mappage. Vous pouvez passer la souris sur l'icône pour voir le type de données auquel elle fait référence dans Pipedrive.

La fonctionnalité de reconnaissance automatique mettra automatiquement en correspondance les titres des colonnes avec les champs de Pipedrive. Pour tout champ non reconnu, faites-le glisser des champs Pipedrive (à droite) vers la colonne appropriée de la feuille de calcul (à gauche). Utilisez la barre de recherche pour trouver plus facilement les noms des champs Pipedrive.

Une fois que vous avez fini la mise en correspondance, cliquez sur « Suivant ».

Étape 3 : Aperçu et finalisation

Cette page affiche un aperçu de vos données après l'importation. Nous vous recommandons de naviguer dans les onglets de données pour valider l'importation.

Une fois que vous avez validé l'importation, cliquez sur « Suivant ».

Dans la fenêtre suivante, choisissez quoi faire si des doublons se trouvent dans votre feuille de calcul. Si Pipedrive détecte un doublon dans votre feuille de calcul ou dans vos données Pipedrive, ces enregistrements seront fusionnés en une seule entrée.

Pour en savoir plus sur la façon dont Pipedrive détecte les doublons lors d'une importation, lisez cet article.

Si tout semble correct, cliquez sur « Démarrer l'importation ».

Après l'importation

Une fois votre importation effectuée, vous verrez s'afficher une page de confirmation avec un bilan des données importées.

Qu'est-ce qu'un « fichier skip » ?

Tous les éléments importés incorrectement sont regroupés dans un Fichier skip, qui indique la ligne où le problème s'est produit et la raison.

Par exemple, si vous importez une liste de personnes et que vous n'avez pas inclus un champ obligatoire (le nom de la personne, par exemple), cette ligne d'information sera ignorée. Pipedrive prendra alors cette ligne et la placera dans un fichier skip.

Vous pouvez à tout moment télécharger le fichier skip pour passer en revue ces erreurs et effectuer les changements nécessaires directement dans la feuille de calcul, puis importer le fichier skip dans Pipedrive pour compléter votre importation. Ceci assurera que toutes les données sont bien parvenues dans votre système.

Votre fichier skip aura l'allure suivante :

Vous vous demandez pourquoi vos données à importer ont été « passées » ? Pour en savoir plus sur les raisons pour lesquelles vos données peuvent être passées, lisez cet article.

Comment annuler une importation ?

L'importation d'une feuille de calcul peut être annulée dans les 48 heures suivant l'importation initiale au moyen du bouton annuler présent dans votre historique des importations.