Base de connaissances

Vous pouvez importer des données dans Pipedrive à l’aide de fichiers XLS, XLSX et CSV. Cela vous permet d’ajouter ou de mettre à jour en masse des enregistrements tels que des personnes, des organisations, des prospects, des affaires, des projets, des activités, des notes et des produits.

Avant d’importer, assurez-vous que vos données correspondent à la manière dont Pipedrive organise les informations. Par exemple, les entreprises doivent être importées en tant qu’organisations.

Pour un exemple concret, vous pouvez télécharger une feuille de calcul d’exemple, suivre le « Bien démarrer avec les bases » cours de Pipedrive Academy ou participer à notre webinaire hebdomadaire pour une démonstration guidée.

Vous pouvez aussi en lire plus sur les importations et exportations de données CRM dans ce post.

Avant de commencer

Préparer correctement votre fichier vous aide à éviter les erreurs lors de l’importation.

Déterminer les éléments à importer

Commencez par définir les éléments que vous souhaitez créer ou mettre à jour dans Pipedrive. Cela détermine la manière dont votre feuille de calcul doit être structurée.

Par exemple, vous souhaiterez peut-être importer uniquement des contacts, des contacts avec des affaires ou de nouvelles affaires pour des contacts existants.

Structurer votre feuille de calcul

Votre feuille de calcul doit respecter un format simple :

• Chaque colonne représente un champ dans Pipedrive (par exemple, nom, valeur de l’affaire)
• Chaque ligne représente un enregistrement

Toutes les données d’une ligne sont liées. Par exemple, si une ligne contient un nom de la personne, un nom de l’organisation et une valeur de l’affaire, Pipedrive créera et liera les trois éléments.

Inclure les champs obligatoires

Chaque élément doit inclure ses champs obligatoires. En leur absence, ces éléments ne seront pas importés.

Par exemple :

• Les personnes doivent avoir un nom (ou un prénom et un nom de famille)
• Les organisations doivent avoir un nom
• Les affaires et les prospects doivent avoir une personne liée ou une organisation

Pour réduire les doublons, incluez des identifiants supplémentaires, comme une adresse e-mail ou un numéro de téléphone, chaque fois que possible.

Associer les champs dans Pipedrive

Assurez-vous que chaque colonne de votre feuille de calcul correspond à un champ dans Pipedrive.

Si vos données ne correspondent pas aux champs par défaut, créez des champs personnalisés avant d’importer. Vous pouvez le faire dans le menu du compte > Préférences personnelles > Champs de données.

Pour obtenir la liste des champs pris en charge et la façon dont ils sont associés lors de l’importation, consultez cet article.

Vérifier les exigences du fichier

Avant de téléverser votre fichier, vérifiez qu’il respecte ces exigences :

• Format XLS, XLSX ou CSV
• Un onglet par importation
• Une ligne d’en-tête avec les noms des colonnes
• Pas plus de 50 000 lignes
• Taille du fichier inférieure à 50 Mo

Comment fonctionne le processus d’importation

Accédez au menu du compte > Outils et applications > Importer des données > Importer depuis une feuille de calcul, puis cliquez sur « Commencer ».

Cliquez sur « Suivant » pour continuer.

Étape 1 : Informations sur le fichier

Sélectionnez les types de données inclus dans votre fichier. Pipedrive met en évidence les champs obligatoires et la structure attendue.

Cliquez sur « Suivant » pour continuer.

Étape 2 : Téléverser le fichier

Cliquez sur « Téléverser une feuille de calcul » et sélectionnez votre fichier.

Une fois le fichier téléversé, Pipedrive le vérifie automatiquement pour détecter les problèmes courants, tels que :

• format de fichier non pris en charge
• dépassement du nombre maximal de lignes
• en-têtes manquants
• colonnes vides ou mal alignées

En cas de problème, vous verrez un message d’erreur indiquant ce qu’il faut corriger. Si tout semble correct, vous pouvez passer à l’étape suivante.

Étape 3 : Faire correspondre les champs

Pipedrive fait automatiquement correspondre les colonnes de votre feuille de calcul aux champs en se basant sur leur nom.

Vérifiez attentivement les champs mis en correspondance. Si une colonne n’est pas mise en correspondance, faites-la glisser, puis attribuez-la manuellement.

Si un champ n’existe pas, ajoutez un champ personnalisé.

Une fois que vous avez fini la mise en correspondance, cliquez sur « Suivant ».

Étape 4 : Aperçu

L’aperçu montre comment vos données apparaîtront après l’importation.

Vérifiez que :

• Les données sont attribuées aux bons champs
• Les éléments sont correctement liés
• Aucune information ne manque

C’est votre dernière chance de repérer des problèmes avant la fin de l’importation.

Étape 5 : Finaliser

Choisissez comment gérer les doublons. Si des doublons sont détectés, vous pouvez les fusionner au lieu de créer de nouveaux enregistrements.

Cliquez sur « Commencer l’importation » pour terminer le processus.

Après l'importation

Une fois l’importation terminée, vous verrez un résumé dans l’onglet Historique des importations.

Cela comprend le nombre d’enregistrements ajoutés, mis à jour, fusionnés ou ignorés. Cliquez sur « Voir » pour afficher les détails.

Corriger les lignes ignorées

Si certaines lignes n’ont pas été importées, elles apparaîtront dans un fichier des lignes ignorées avec la raison de chaque échec.

Par exemple, des lignes peuvent être ignorées en raison d’un format de date non valide.

Pour corriger cela :

• Téléchargez le fichier des lignes ignorées
• Corrigez les problèmes
• Réimportez le fichier

Annuler une importation

Si nécessaire, vous pouvez annuler une importation depuis l’onglet Historique des importations dans les 48 heures.

Si le bouton Annuler n’est pas disponible, contactez notre équipe d’assistance pour obtenir de l’aide.