Kunnskapsbase

Du kan importere data til Pipedrive ved hjelp av XLS-, XLSX- og CSV-filer. Dette lar deg legge til eller oppdatere registreringer som personer, organisasjoner, leads, salgsavtaler, prosjekter, aktiviteter, merknader og produkter i bulk.

Før du importerer, må du sørge for at dataene dine samsvarer med måten Pipedrive organiserer informasjon på. For eksempel bør firmaer importeres som organisasjoner.

Hvis du vil ha et praktisk eksempel, kan du laste ned et eksempelregneark, ta kurset «Kom i gang med det grunnleggende» i Pipedrive Academy eller bli med på det ukentlige webinaret vårt for en guidet gjennomgang.

Du kan også lese mer om CRM-dataimport og -eksport i dette innlegget.

Før du begynner

Hvis du forbereder filen riktig, unngår du feil under importen.

Bestem hva du vil importere

Begynn med å definere hvilke elementer du vil opprette eller oppdatere i Pipedrive. Dette avgjør hvordan regnearket ditt bør struktureres.

Du vil for eksempel kanskje importere bare kontakter, kontakter med salgsavtaler eller nye salgsavtaler for eksisterende kontakter.

Strukturer regnearket ditt

Regnearket ditt bør følge et enkelt format:

• Hver kolonne representerer et felt i Pipedrive (f.eks. navn, salgsavtaleverdi)
• Hver rad representerer én registrering

Alle dataene i en rad er koblet sammen. Hvis én rad for eksempel inneholder et personnavn, et organisasjonsnavn og en salgsavtaleverdi, oppretter og kobler Pipedrive alle tre.

Ta med obligatoriske felt

Hvert element må inneholde sine obligatoriske felt. Hvis disse mangler, blir ikke elementene importert.

For eksempel:

• Personer krever et navn (eller fornavn og etternavn)
• Organisasjoner krever et navn
• Salgsavtaler og leads krever en tilknyttet person eller organisasjon

For å redusere duplikater bør du inkludere flere identifikatorer, for eksempel e-post eller telefonnummer, når det er mulig.

Match felter i Pipedrive

Sørg for at hver kolonne i regnearket ditt samsvarer med et felt i Pipedrive.

Hvis dataene dine ikke samsvarer med standardfelter, oppretter du egendefinerte felter før du importerer. Du kan gjøre dette i kontomeny > Personlige innstillinger > Datafelter.

Du finner en liste over støttede felt og hvordan de tilordnes under import, i denne artikkelen.

Sjekk filkravene

Før du laster opp filen din, må du bekrefte at den oppfyller disse kravene:

• XLS-, XLSX- eller CSV-format
• Én fane per import
• En overskriftsrad med kolonnenavn
• Ikke mer enn 50 000 rader
• Filstørrelse under 50 MB

Slik fungerer importprosessen

Gå til kontomeny > Verktøy og apper > Importer data > Importer fra regneark, og klikk deretter på «Kom i gang».

Klikk på «Neste» for å fortsette.

Trinn 1: Filinformasjon

Velg datatypene som er inkludert i filen din. Pipedrive fremhever obligatoriske felt og forventet struktur.

Klikk på «Neste» for å fortsette.

Trinn 2: Last opp fil

Klikk på «Last opp regneark» og velg filen din.

Når filen er lastet opp, sjekker Pipedrive den automatisk for vanlige problemer, for eksempel:

• filformat som ikke støttes
• overskridelse av radgrensen
• manglende overskrifter
• tomme eller feiljusterte kolonner

Hvis det er et problem, ser du en feilmelding med veiledning om hva som må rettes. Hvis alt ser riktig ut, kan du fortsette til neste trinn.

Trinn 3: Tilordne felter

Pipedrive tilordner automatisk kolonnene i regnearket ditt til felter basert på kolonnenavnene.

Gå nøye gjennom de tilordnede feltene. Hvis en kolonne ikke blir matchet, drar du den og tilordner den manuelt.

Hvis et felt ikke finnes, legger du til et egendefinert felt.

Når du er ferdig med kartleggingen, klikk “Neste.”

Trinn 4: Forhåndsvisning

Forhåndsvisningen viser hvordan dataene dine vil se ut etter importen.

Kontroller at:

• Data er tilordnet de riktige feltene
• Elementene er koblet riktig sammen
• Ingen informasjon mangler

Dette er siste sjanse til å oppdage problemer før importen fullføres.

Trinn 5: Fullfør

Velg hvordan du vil håndtere duplikater. Hvis duplikater blir oppdaget, kan du slå dem sammen i stedet for å opprette nye registreringer.

Klikk på «Start import» for å fullføre prosessen.

Etter importen din

Når importen er fullført, ser du et sammendrag i fanen importhistorikk.

Dette inkluderer hvor mange registreringer som ble lagt til, oppdatert, slått sammen eller hoppet over. Klikk på «Vis» for å se detaljene.

Rett opp oppføringer som ble hoppet over

Hvis noen rader ikke ble importert, vises de i en fil for hoppede over elementer med årsaken til hver feil.

Rader kan for eksempel bli hoppet over på grunn av ugyldig datoformat.

Slik løser du dette:

• Last ned filen for hoppede over elementer
• Rett opp problemene
• Importer filen på nytt

Angre en import

Ved behov kan du angre en import fra fanen importhistorikk innen 48 timer.

Hvis knappen angre ikke er tilgjengelig, kan du kontakte støtteteamet vårt for hjelp.