Kunnskapsbase

Du kan importere data til Pipedrive fra XLS-, XLSX- og CSV-filer. Dermed kan du legge til eller oppdatere registreringer som personer, organisasjoner, potensielle kunder, salgsavtaler, prosjekter, aktiviteter, merknader og produkter samtidig.

Før du importerer, må du sørge for at dataene dine samsvarer med måten Pipedrive organiserer informasjon på. Firmaer bør for eksempel importeres som organisasjoner.

Hvis du vil se et praktisk eksempel, kan du laste ned et eksempelregneark, ta kurset «Kom i gang med det grunnleggende» i Pipedrive-akademiet eller delta på vårt ukentlige webinar for en trinnvis gjennomgang.

Du kan også lese mer om import og eksport av data i CRM-programmer i dette innlegget.

Før du begynner

Hvis du klargjør filen riktig, unngår du feil under importen.

Bestem hva du vil importere

Begynn med å bestemme hvilke elementer du vil opprette eller oppdatere i Pipedrive. Dette avgjør hvordan regnearket bør bygges opp.

Du vil kanskje importere bare kontakter, kontakter med salgsavtaler eller nye salgsavtaler for eksisterende kontakter.

Bygg opp regnearket

Regnearket bør ha et enkelt oppsett:

• Hver kolonne tilsvarer et felt i Pipedrive (f.eks. navn eller salgsavtaleverdi)
• Hver rad tilsvarer én registrering

Alle dataene i en rad er knyttet sammen. Hvis en rad for eksempel inneholder et personnavn, et organisasjonsnavn og en salgsavtaleverdi, oppretter Pipedrive en person, en organisasjon og en salgsavtale og knytter dem sammen.

Ta med obligatoriske felt

Hvert element må inneholde de obligatoriske feltene. Elementer som mangler disse feltene, blir ikke importert.

For eksempel:

• Personer må ha et navn (eller fornavn og etternavn)
• Organisasjoner må ha et navn
• Salgsavtaler og potensielle kunder må være knyttet til en person eller organisasjon

Ta med flere identifikatorer, for eksempel e-postadresse eller telefonnummer, når det er mulig, for å redusere antallet duplikater.

Samsvar mellom kolonner og felt i Pipedrive

Sørg for at hver kolonne i regnearket samsvarer med et felt i Pipedrive.

Hvis dataene dine ikke passer i standardfeltene, må du opprette tilpassede felt før du importerer. Det gjør du under kontomenyen > Personlige innstillinger > Datafelt.

Se denne artikkelen for en liste over støttede felt og hvordan de tilordnes ved import.

Sjekk filkravene

Før du laster opp filen, må du kontrollere at den oppfyller disse kravene:

• XLS-, XLSX- eller CSV-format
• Én fane per import
• En overskriftsrad med kolonnenavn
• Maksimalt 200 000 rader
• Filstørrelse under 50 MB

Slik fungerer importprosessen

Gå til kontomenyen > Verktøy og apper > Importer data > Importer fra regneark, og klikk deretter på «Kom i gang».

Klikk på «Neste» for å fortsette.

Trinn 1: Filinformasjon

Velg datatypene som finnes i filen. Pipedrive fremhever obligatoriske felt og forventet struktur.

Klikk på «Neste» for å fortsette.

Trinn 2: Last opp fil

Klikk på «Last opp regneark» og velg filen din.

Når filen er lastet opp, sjekker Pipedrive den automatisk for vanlige problemer, for eksempel:

• filformat som ikke støttes
• for mange rader
• manglende kolonneoverskrifter
• tomme eller feilplasserte kolonner

Hvis det er et problem, får du en feilmelding med veiledning om hva du må rette. Hvis alt ser riktig ut, kan du gå videre til neste trinn.

Trinn 3: Tilordne felt

Pipedrive tilordner automatisk kolonnene i regnearket ditt til felt basert på kolonnenavnene.

Kontroller de tilordnede feltene nøye. Hvis en kolonne ikke er tilordnet et felt, kan du dra den til riktig felt og tilordne den manuelt.

Hvis et felt ikke finnes, kan du legge til et tilpasset felt.

Når du er ferdig med tilordningen, klikker du på «Neste».

Trinn 4: Forhåndsvisning

Forhåndsvisningen viser hvordan dataene dine vil se ut etter importen.

Kontroller at:

• Dataene er tilordnet de riktige feltene
• Elementene er koblet sammen på riktig måte
• Ingen informasjon mangler

Dette er siste sjanse til å oppdage problemer før importen fullføres.

Trinn 5: Fullfør

Velg hvordan du vil håndtere dupliserte oppføringer. Hvis dupliserte oppføringer blir oppdaget, kan du slå dem sammen i stedet for å opprette nye registreringer.

Når du oppdaterer flervalgsfelt, kan du velge om nye verdier skal legges til det eksisterende utvalget eller erstatte det helt.

Velg «Overskriv» for å fjerne de eksisterende verdiene og erstatte dem med det nye utvalget, eller «Legg til» for å beholde de eksisterende verdiene og legge til de nye.

Klikk deretter på «Start import» for å fullføre prosessen.

Etter importen

Når importen er fullført, ser du et sammendrag i fanen Importhistorikk.

Der ser du hvor mange registreringer som ble lagt til, oppdatert, slått sammen eller hoppet over. Klikk på «Vis» for å se detaljene.

Rett oppføringer som ble hoppet over

Hvis noen rader ikke ble importert, vises de i en fil med utelatte rader med en forklaring på hvorfor hver rad ikke ble importert.

Rader kan for eksempel bli hoppet over på grunn av et ugyldig datoformat.

Slik retter du dette:

• Last ned filen med utelatte rader
• Rett opp problemene
• Importer filen på nytt

Tilbakestill en import

Ved behov kan du tilbakestille en import fra fanen Importhistorikk innen 48 timer.

Hvis knappen «Tilbakestill» ikke er tilgjengelig, kan du kontakte støtteteamet vårt for å få hjelp.