База знань

Ви можете імпортувати дані в Pipedrive за допомогою файлів XLS, XLSX і CSV. Це дає змогу масово додавати або оновлювати записи, як-от контактні особи, організації, ліди, угоди, проєкти, активності, нотатки і товари.

Перш ніж імпортувати дані, переконайтеся, що вони відповідають структурі даних у Pipedrive. Наприклад, компанії слід імпортувати як організації.

Щоб побачити практичний приклад, ви можете завантажити зразок електронної таблиці, пройти курс Pipedrive Academy «Почніть з основ» або приєднатися до нашого щотижневого вебінару, щоб отримати покрокову інструкцію.

Ви також можете прочитати більше про імпорт та експорт даних CRM у цьому пості.

Перш ніж почати

Правильна підготовка файлу допоможе уникнути помилок під час імпорту.

Вирішіть, що саме ви хочете імпортувати

Почніть із визначення того, які об’єкти ви хочете створити або оновити в Pipedrive. Від цього залежить, якою має бути структура вашої електронної таблиці.

Наприклад, ви можете імпортувати лише контакти, контакти з угодами або нові угоди для наявних контактів.

Структуруйте електронну таблицю

Ваша електронна таблиця має відповідати простому формату:

• Кожен стовпець відповідає полю в Pipedrive (наприклад, ім’я, вартість угоди)
• Кожен рядок відповідає одному запису

Усі дані в одному рядку пов’язані між собою. Наприклад, якщо один рядок містить ім’я контактної особи, назву організації і вартість угоди, Pipedrive створить усі три записи та пов’яже їх.

Додайте обов’язкові поля

Кожен об’єкт має містити свої обов’язкові поля. Якщо їх немає, ці об’єкти не буде імпортовано.

Наприклад:

• Для контактних осіб потрібне ім’я (або ім’я та прізвище)
• Для організацій потрібна назва
• Для угод і лідів потрібна пов’язана контактна особа або організація

Щоб зменшити кількість дублікатів, за можливості додавайте додаткові ідентифікатори, наприклад електронну адресу або номер телефону.

Зіставте поля в Pipedrive

Переконайтеся, що кожен стовпець у вашій електронній таблиці відповідає полю в Pipedrive.

Якщо ваші дані не відповідають стандартним полям, створіть кастомні поля перед імпортом. Ви можете зробити це в розділі меню облікового запису > Особисті налаштування > Поля даних.

Щоб переглянути список підтримуваних полів і те, як вони зіставляються під час імпорту, прочитайте цю статтю.

Перевірте вимоги до файлу

Перш ніж завантажувати файл, переконайтеся, що він відповідає таким вимогам:

• Формат XLS, XLSX або CSV
• Одна вкладка на один імпорт
• Рядок заголовка з назвами стовпців
• Не більше ніж 50 000 рядків
• Розмір файлу менше 50 МБ

Як працює процес імпорту

Перейдіть до меню облікового запису > Інструменти та застосунки > Імпорт даних > Імпорт з електронної таблиці, а потім натисніть «Почати.

Натисніть “Далі”, щоб продовжити.

Крок 1: Інформація про файл

Виберіть типи даних, які містяться у вашому файлі. Pipedrive виділить обов’язкові поля та очікувану структуру.

Натисніть “Далі”, щоб продовжити.

Крок 2: Завантаження файлу

Натисніть «Завантажити електронну таблицю» і виберіть свій файл.

Після завантаження Pipedrive автоматично перевірить файл на поширені проблеми, як-от:

• непідтримуваний формат файлу
• перевищення ліміту рядків
• відсутні заголовки
• порожні або зміщені стовпці

Якщо виникне проблема, ви побачите повідомлення про помилку з підказками, що саме потрібно виправити. Якщо все виглядає правильно, ви можете перейти до наступного кроку.

Крок 3: Зіставлення полів

Pipedrive автоматично зіставляє стовпці вашої електронної таблиці з полями на основі назв стовпців.

Уважно перевірте зіставлені поля. Якщо стовпець не зіставлено, перетягніть його та призначте вручну.

Якщо поля не існує, додайте кастомне поле.

Коли ви закінчите відображення, натисніть “Далі.”

Крок 4: Попередній перегляд

У попередньому перегляді показано, який вигляд матимуть ваші дані після імпорту.

Переконайтеся, що:

• дані призначено правильним полям
• об’єкти пов’язані правильно
• жодної інформації не бракує

Це ваша остання можливість виявити проблеми до завершення імпорту.

Крок 5: Завершення

Виберіть, як обробляти дублікати. Якщо буде виявлено дублікати, ви зможете об’єднати їх замість створення нових записів.

Натисніть «Почати імпорт», щоб завершити процес.

Після вашого імпорту

Після завершення імпорту ви побачите підсумок на вкладці історія імпорту.

Він міститиме кількість записів, які було додано, оновлено, об’єднано або пропущено. Натисніть «Переглянути», щоб побачити подробиці.

Виправте пропущені записи

Якщо деякі рядки не було імпортовано, вони з’являться у файлі пропусків із причиною кожної помилки.

Наприклад, рядки може бути пропущено через неправильний формат дати.

Щоб це виправити:

• Завантажте файл пропусків
• Виправте проблеми
• Імпортуйте файл повторно

Скасуйте імпорт

За потреби ви можете скасувати імпорт на вкладці історія імпорту протягом 48 годин.

Якщо кнопка скасувати недоступна, зверніться по допомогу до нашої служби підтримки.