Tietokanta

Voit tuoda tietosi Pipedriveen XLS-, XLSX- ja CSV-taulukkotiedostoista, mikä mahdollistaa liidien, diilien, organisaatioiden, ihmisten, tuotteiden, muistiinpanojen ja aktiviteettien lisäämisen samaan aikaan. Ennen aloittamista tutustu artikkeliimme siitä, miten tietosi on järjestetty Pipedrivessa. On tärkeää ymmärtää, miten tuomasi tiedot sopivat Pipedrive-tietorakenteeseen.

Lataa esimerkillinen taulukkomme täältä käytännön tuomista varten, tutustu ”Aloita perustuotteilla” Pipedrive Academy -kurssiin saadaksesi yksityiskohtaista apua tai käy viikoittaisessa webinaarissamme perusteellinen visuaalinen opas.

Valmistaudu tuonnin tekemiseen

Ennen tuonnin tekemistä harkitse, mitä tietoja lisäät Pipedrive-järjestelmään ja muotoile taulukkosi sen mukaisesti.

• Tuotko yhteystietoluettelon (henkilöt ja organisaatiot)?
• Haluatko tuoda yhteystiedot ja luoda avoimen tarjouksen jokaiselle?
• Haluatko tuoda yhteystiedot, avoimet tarjoukset ja luoda aktiviteetteja niille tarjouksille?
• Haluatko tuoda yhteystiedot, avoimet tarjoukset aktiviteetteineen ja liittää huomautuksia?
• Vai haluatko avata uusia tarjouksia sellaisille yhteystiedoille, jotka jo ovat olemassa Pipedrive-järjestelmässä?

Muutamia taulukon muotoiluvinkkejä:

• Poista kaavat – Käytä tuoretta taulukkoa ilman kaavoja. Jos taulukossa on kaavoja tai solun sisällön generoimiseen liittyvää data-linkitystä, kopioi tiedot taulukostasi uuteen taulukkoon ilman kaavoja.
• Yksi välilehti per taulukko – Taulukossasi tulisi olla vain yksi välilehti, jossa on tiedot. Jos taulukossasi on useampi välilehti, kopioi ja liitä välilehdet erillisiin tiedostoihin ja tuo ne yksi kerrallaan.
• Ei erikoismerkkejä – Taulukossasi ei saa olla erikoismerkkejä numerollisissa tai rahallisissa kentissä. Esimerkiksi tarjouksen arvoa koskeva sarakkeesi tulisi sisältää pelkästään numero "1000", ei symbolia "$1000".
• Taulukon kokorajoitus – Taulukon sarakkeiden määrälle ei ole maksimirajoitusta, mutta tiedoston maksimikoko on 50 Mt ja yhdessä taulukossa voi olla enintään 50 000 riviä.

Pakolliset kentät

Kun tuot tietoja taulukosta Pipedriveen, sisällytä jokaiselle kohteelle pakolliset kentät. Jokaisella pakollisella kentällä tulee olla erillinen sarakkeensa taulukossa, joka on liitetty vastaavaan kenttään Pipedrivessä.

Lisätietoja pakollisista kentistä tuontia varten voit lukea tästä artikkelista.

Mukautetut kentät

Jos taulukossasi on liideihin, kauppoihin tai kontakteihin liittyviä tietoja, jotka eivät kuulu oletuskenttiin, lisää mukautettu kenttä ennen tuontia, jotta tietosi voidaan kuvata johonkin paikkaan.

Esimerkiksi "työnimike" ei ole Pipedrivessa oletuskenttä. Jos haluat sisällyttää tämän tiedon tuontiin, luo mukautettu henkilökenttä ja liitä taulukon sarakkeet vasta luotuun kenttään. Suosittelemme tekstiä tai yksittäistä vaihtoehtoa olevaa kenttää.

Voit luoda mukautettuja kenttiä myös tuonnin kuvauksen vaiheessa. Lue lisää mukautetuista kentistä tästä artikkelista.

Alusta tuontia

Vaihe 1: Lataa tiedostosi

Mene kohtaan "..." (Lisää)> Tuo dataa > Taulukkolaskentatiedostosta. Klikkaa "Taulukkolaskentatiedostosta" ja valitse tuotava tiedosto. Pipedrive tukee Excel-tiedostoja (.xls ja .xlsx) sekä .csv-tiedostoja.

Vaihe 2: Kartoitus

Tuodaksesi dataasi Pipedriveen, kartoita jokainen sarakkeesi taulukkokuvakkeiden ja kenttien kanssa. Voit siirtää hiiren kuvakkeen päälle nähdäksesi, millaista dataa se tarkoittaa Pipedrivessa.

Automatisoitu tunnistustoiminto vastaa automaattisesti sarakkeen otsikon Pipedriven kenttiin. Kaikki tunnistamattomat kentät on vedettävä Pipedrive-kentistä (oikea puoli) oikeisiin taulukkosarakkeisiin (vasen puoli). Käytä hakupalkkia löytääksesi Pipedrive-kenttien nimet helpommin.

Kun olet valmis kartoittamisen, klikkaa "Seuraava".

Vaihe 3: Esikatsele ja viimeistele

Seuraavassa ikkunassa valitse mitä tehdä, jos taulukossasi on päällekkäisiä tietueita. Jos Pipedrive havaitsee päällekkäisen tietueen taulukossasi tai Pipedrive-datassa, se yhdistää ne yhdeksi tietueeksi. Voit oppia lisää siitä, miten Pipedrive havaitsee päällekkäisyydet tuonnin aikana tästä artikkelista.

Tällä sivulla näet myös esikatselun tiedoistasi tuonnin jälkeen.

Kun olet esikatsellut tuontia, valitse "Aloita tuonti".

Importin jälkeen

Importin jälkeen näet vahvistussivun, jossa on yleiskatsaus tuodusta tiedosta.

Mikä on "skip file"?

Väärin tuodut kohteet laitetaan yhteen skip fileen, joka sisältää rivin, jossa virhe tapahtui, ja syyn miksi se tapahtui.

Esimerkiksi, jos tuot luettelon ihmisistä etkä sisällytä pakollista kenttää (esim. henkilön nimi), kyseinen rivin tiedot jätetään huomiotta. Pipedrive ottaa tämän rivin ja järjestää sen skip fileen.

Voit ladata skip fileen milloin tahansa tarkastellaksesi näitä virheitä ja tehdä tarvittavat muutokset suoraan taulukossa, sitten tuoda skip fileen Pipedriveen ja saada tuontisi päätökseen. Tämä varmistaa, että kaikki tiedot päätyvät järjestelmään.

Skip filesi näyttää tältä:

Voit lukea lisää siitä, miksi dataa jätetään huomioimatta tästä artikkelista.

Miten kumoan tuonnin?

Taulukkotuonti voidaan kumota 48 tunnin kuluessa alkuperäisestä tuonnista kumoa-painikkeella, joka on saatavilla tuontihistoriassasi.