Tietokanta

Voit tuoda dataa Pipedriveen XLS-, XLSX- ja CSV-tiedostoilla. Näin voit lisätä tai päivittää tietueita, kuten henkilöitä, organisaatioita, liidejä, kauppoja, projekteja, aktiviteetteja, muistiinpanoja ja tuotteita kerralla.

Varmista ennen tuontia, että datasi vastaa Pipedriven tapaa jäsentää tiedot. Esimerkiksi yritykset pitää tuoda organisaatioina.

Jos haluat käytännön esimerkin, voit ladata esimerkkitaulukon, suorittaa "Get started with the basics" -Pipedrive Academy -kurssin tai osallistua viikoittaiseen webinaariimme, jossa saat ohjatun läpikäynnin.

Voit myös lukea lisää CRM-tietojen tuonnista ja viennistä tästä postauksesta.

Ennen kuin aloitat

Kun valmistelet tiedostosi oikein, vältät virheitä tuonnin aikana.

Päätä, mitä haluat tuoda

Aloita määrittämällä, mitkä kohteet haluat luoda tai päivittää Pipedrivessä. Tämä määrittää, miten taulukkosi pitää jäsentää.

Voit esimerkiksi haluta tuoda vain yhteystietoja, yhteystietoja kauppojen kanssa tai uusia kauppoja olemassa oleville yhteystiedoille.

Jäsennä taulukkosi

Taulukkosi pitää noudattaa yksinkertaista rakennetta:

• Jokainen sarake vastaa Pipedriven kenttää (esim. nimi, kaupan arvo)
• Jokainen rivi vastaa yhtä tietuetta

Kaikki rivin tiedot linkitetään toisiinsa. Jos esimerkiksi yksi rivi sisältää henkilön nimen, organisaation nimen ja kaupan arvon, Pipedrive luo ne kaikki ja linkittää ne toisiinsa.

Sisällytä pakolliset kentät

Jokaisen kohteen on sisällettävä sen pakolliset kentät. Jos ne puuttuvat, näitä kohteita ei tuoda.

Esimerkiksi:

• Henkilöillä on oltava nimi (tai etunimi ja sukunimi)
• Organisaatioilla on oltava nimi
• Kaupoilla ja liideillä on oltava linkitetty henkilö tai organisaatio

Duplikaattien vähentämiseksi lisää mahdollisuuksien mukaan myös muita tunnisteita, kuten sähköpostiosoite tai puhelinnumero.

Täsmäytä kentät Pipedrivessä

Varmista, että taulukkosi jokainen sarake vastaa jotakin Pipedriven kenttää.

Jos datasi ei vastaa oletuskenttiä, luo mukautetut kentät ennen tuontia. Voit tehdä tämän kohdassa tilivalikko > Henkilökohtaiset asetukset > Tietokentät.

Luettelo tuetuista kentistä ja siitä, miten ne yhdistetään tuonnin aikana, löytyy tästä artikkelista.

Tarkista tiedostovaatimukset

Varmista ennen tiedoston lataamista, että se täyttää nämä vaatimukset:

• XLS-, XLSX- tai CSV-muoto
• Yksi välilehti per tuonti
• Otsikkorivi, jossa on sarakkeiden nimet
• Enintään 50 000 riviä
• Tiedoston koko alle 50 Mt

Näin tuontiprosessi toimii

Siirry kohtaan tilivalikko > Työkalut ja sovellukset > Tuo dataa > Tuo taulukosta ja napsauta sitten "Aloita".

Jatka napsauttamalla "Seuraava".

Vaihe 1: Tiedoston tiedot

Valitse tiedostoon sisältyvät datatyypit. Pipedrive korostaa pakolliset kentät ja odotetun rakenteen.

Jatka napsauttamalla "Seuraava".

Vaihe 2: Lataa tiedosto

Napsauta "Lataa taulukko" ja valitse tiedostosi.

Kun tiedosto on ladattu, Pipedrive tarkistaa sen automaattisesti yleisten ongelmien varalta, kuten:

• ei tuettu tiedostomuoto
• rivimäärän rajoituksen ylittyminen
• puuttuvat otsikkorivit
• tyhjät tai väärin kohdistetut sarakkeet

Jos tiedostossa on ongelma, näet virheilmoituksen ja ohjeet siihen, mitä pitää korjata. Jos kaikki näyttää hyvältä, voit siirtyä seuraavaan vaiheeseen.

Vaihe 3: Täsmäytä kentät

Pipedrive täsmäyttää taulukkosi sarakkeet automaattisesti kenttiin sarakeotsikoiden perusteella.

Tarkista täsmäytetyt kentät huolellisesti. Jos saraketta ei täsmäytetä, vedä se oikeaan kohtaan ja määritä se manuaalisesti.

Jos kenttää ei ole olemassa, lisää mukautettu kenttä.

Kun olet valmis kartoituksen kanssa, napsauta “Seuraava.”

Vaihe 4: Esikatselu

Esikatselu näyttää, miltä datasi näyttää tuonnin jälkeen.

Tarkista, että:

• data on määritetty oikeisiin kenttiin
• kohteet on linkitetty oikein
• mitään tietoja ei puutu

Tämä on viimeinen mahdollisuutesi huomata ongelmat ennen kuin tuonti valmistuu.

Vaihe 5: Viimeistele

Valitse, miten duplikaatteja käsitellään. Jos duplikaatteja havaitaan, voit yhdistää ne uusien tietueiden luomisen sijaan.

Viimeistele prosessi napsauttamalla "Aloita tuonti".

Tuonnin jälkeen

Kun tuonti on valmis, näet yhteenvedon tuontihistoria-välilehdellä.

Yhteenvedossa näkyy, kuinka monta tietuetta lisättiin, päivitettiin, yhdistettiin tai ohitettiin. Näet tiedot napsauttamalla "Näytä".

Korjaa ohitetut merkinnät

Jos joitakin rivejä ei tuotu, ne näkyvät ohitustiedostossa ja jokaisen epäonnistumisen syy kerrotaan erikseen.

Rivejä voidaan esimerkiksi ohittaa virheellisen päivämäärämuodon vuoksi.

Korjaa tämä näin:

• Lataa ohitustiedosto
• Korjaa ongelmat
• Tuo tiedosto uudelleen

Peru tuonti

Tarvittaessa voit perua tuonnin tuontihistoria-välilehdeltä 48 tunnin kuluessa.

Jos peruuta-painike ei ole käytettävissä, ota yhteyttä tukitiimiimme saadaksesi apua.