Tudástár

XLS-, XLSX- és CSV-fájlokból importálhat adatokat a Pipedrive-ba. Így tömegesen adhat hozzá vagy frissíthet rekordokat, például személyeket, szervezeteket, leadeket, üzleteket, projekteket, tevékenységeket, megjegyzéseket és termékeket.

Importálás előtt ellenőrizze, hogy adatai megfelelnek-e a Pipedrive adatstruktúrájának. A cégeket például szervezetként kell importálni.

Gyakorlati példáért letölthet egy mintatáblázatot, elvégezheti a „Kezdje az alapokkal” című Pipedrive Akadémia-tanfolyamot, vagy csatlakozhat heti webináriumunkhoz, ahol lépésről lépésre bemutatjuk a folyamatot.

A CRM-adatok importálásáról és exportálásáról további részleteket ebben a cikkben talál.

Mielőtt elkezdené

A fájl megfelelő előkészítésével elkerülheti az importálás során felmerülő hibákat.

Az importálandó adatok kiválasztása

Először határozza meg, milyen elemeket szeretne létrehozni vagy frissíteni a Pipedrive-ban. Ez határozza meg a táblázat szükséges felépítését.

Előfordulhat például, hogy csak kapcsolatokat, kapcsolatokat a hozzájuk tartozó üzletekkel együtt, vagy meglévő kapcsolatokhoz tartozó új üzleteket szeretne importálni.

A táblázat felépítése

A táblázat az alábbi egyszerű formátumot kövesse:

• Minden oszlop egy Pipedrive-mezőnek felel meg (pl. név, üzlet értéke)
• Minden sor egy regisztrációnak felel meg

Az egy sorban szereplő összes adat összekapcsolódik. Ha például egy sorban szerepel egy személy neve, egy szervezet neve és egy üzlet értéke, a Pipedrive automatikusan létrehozza és összekapcsolja mindhárom elemet.

A kötelező mezők megadása

Minden elemhez meg kell adni a hozzá tartozó kötelező mezők értékét. Ha ezek hiányoznak, az érintett elemek nem importálódnak.

Például:

• Személyeknél kötelező a név (vagy az utónév és a vezetéknév) megadása
• Szervezeteknél kötelező a név megadása
• Üzleteknél és leadeknél kötelező egy kapcsolt személy vagy szervezet megadása

A duplikátumok számának csökkentése érdekében lehetőség szerint adjon meg további azonosítókat, például e-mail-címet vagy telefonszámot.

Megfeleltetés a Pipedrive mezőinek

Ellenőrizze, hogy a táblázat minden oszlopa megfelel-e egy Pipedrive-mezőnek.

Ha adatai nem felelnek meg az alapértelmezett mezőknek, az importálás előtt hozzon létre egyéni mezőket. Ezt a Fiókmenü > Személyes beállítások > Adatmezők menüpontban teheti meg.

A támogatott mezők listáját és az importálás során alkalmazott mező-hozzárendelések leírását ebben a cikkben találja.

A fájlkövetelmények ellenőrzése

A fájl feltöltése előtt ellenőrizze, hogy megfelel-e az alábbi követelményeknek:

• XLS, XLSX vagy CSV formátum
• Importálásonként egy munkalap
• Az oszlopneveket tartalmazó fejlécsor
• Legfeljebb 200 000 sor
• 50 MB alatti fájlméret

Az importálási folyamat működése

Lépjen a következőre: Fiókmenü > Eszközök és alkalmazások > Adatok importálása > Importálás táblázatból, majd kattintson a „Kezdés” gombra.

A folytatáshoz kattintson a „Tovább” gombra.

1. lépés: fájlinformációk

Válassza ki a fájlban szereplő adattípusokat. A Pipedrive kiemeli a kötelező mezőket és az elvárt szerkezetet.

A folytatáshoz kattintson a „Tovább” gombra.

2. lépés: fájl feltöltése

Kattintson a „Táblázat feltöltése” gombra, majd válassza ki a fájlt.

A feltöltés után a Pipedrive automatikusan ellenőrzi, hogy előfordulnak-e a fájlban gyakori problémák, például:

• nem támogatott fájlformátum
• a sorok száma meghaladja a megengedett határt
• hiányzó oszlopfejlécek
• üres vagy elcsúszott oszlopok

Ha probléma merül fel, hibaüzenetet lát, amelyből megtudhatja, mit kell kijavítania. Ha mindent rendben talál, továbbléphet a következő lépésre.

3. lépés: mezők összerendelése

A Pipedrive az oszlopnevek alapján automatikusan összerendeli a táblázat oszlopait a mezőkkel.

Gondosan ellenőrizze az összerendelt mezőket. Ha egy oszlop nem lett összerendelve, húzza a megfelelő helyre, és rendelje hozzá kézzel.

Ha egy mező nem létezik, adjon hozzá egyéni mezőt.

Ha végzett az összerendeléssel, kattintson a „Tovább” gombra.

4. lépés: előnézet

Az előnézet megmutatja, hogyan jelennek majd meg az adatai az importálás után.

Ellenőrizze, hogy:

• az adatok a megfelelő mezőkhöz vannak rendelve
• az elemek megfelelően kapcsolódnak egymáshoz
• nem hiányzik semmilyen információ

Az importálás befejezése előtt ez az utolsó lehetőség a problémák észlelésére.

5. lépés: befejezés

Válassza ki, hogyan szeretné kezelni a duplikátumokat. Ha a rendszer duplikátumokat észlel, új regisztrációk létrehozása helyett összevonhatja őket.

A többválasztós mezők frissítésekor eldöntheti, hogy az új értékek hozzáadódjanak-e a meglévő kiválasztott értékekhez, vagy teljesen lecseréljék azokat.

Válassza ki: „Felülírás”, ha a meglévő értékeket el szeretné távolítani, és az újonnan kiválasztott értékekkel szeretné helyettesíteni őket, vagy „Hozzáfűzés”, ha a jelenlegi értékeket meg szeretné tartani, és melléjük szeretné hozzáadni az újakat.

Ezután kattintson az „Importálás indítása” gombra a folyamat befejezéséhez.

Az importálás után

Az importálás befejezése után az importálási előzmények lapon megjelenik egy összefoglaló.

Ebben láthatja, hány regisztrációt adtak hozzá, frissítettek, vontak össze vagy hagytak ki. A részletek megtekintéséhez kattintson a „Megtekintés” gombra.

Kihagyott sorok javítása

Ha egyes sorok importálása nem sikerült, azok a kihagyott sorokat tartalmazó fájlban jelennek meg, amely az egyes hibák okát is tartalmazza.

Például érvénytelen dátumformátum miatt is kimaradhatnak sorok.

A probléma megoldásához:

• Töltse le a kihagyott sorokat tartalmazó fájlt
• Javítsa ki a hibákat
• Importálja újra a fájlt

Importálás visszavonása

Szükség esetén az importálási előzmények lapon 48 órán belül visszavonhatja az importálást.

Ha a „Visszavonás” gomb nem érhető el, forduljon ügyfélszolgálati csapatunkhoz segítségért.