Base de conocimiento

Puedes importar tus datos a Pipedrive desde archivos de hoja de cálculo XLS, XLSX y CSV, lo que te permite agregar prospectos, tratos, organizaciones, personas, productos, notas y actividades todo al mismo tiempo. Antes de empezar, échale un vistazo a nuestro artículo sobre cómo se organizan tus datos en Pipedrive. Es importante entender cómo los datos que vas a importar encajan en la estructura de datos de Pipedrive.

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Prepararse para una importación

Antes de importar, ten en cuenta los datos que vas a añadir a Pipedrive y formatea tu hoja de cálculo en consecuencia.

• ¿Quieres importar una lista de contactos (personas y organizaciones)?
• ¿Quieres importar contactos y crear un trato abierto para cada uno?
• ¿Quieres importar contactos, tratos abiertos y crear actividades para esos tratos?
• ¿Quieres importar contactos, tratos abiertos con actividades y adjuntar notas?
• ¿O abrir nuevos tratos para contactos que ya existen en Pipedrive?

Algunos consejos para el formato de la hoja de cálculo:

• Elimina las fórmulas: usa una hoja de cálculo nueva sin fórmulas. Si tienes una hoja de cálculo que usa fórmulas o vínculos de datos para generar el contenido de una celda, copia los datos de tu hoja de cálculo en una hoja nueva sin las fórmulas.
• Una pestaña por hoja de cálculo: tu hoja de cálculo únicamente debe tener una pestaña que contenga datos. Si tu hoja de cálculo tiene más de una pestaña, copia y pega las pestañas a archivos individuales e impórtalas de una en una.
• Sin símbolos especiales: tu hoja de cálculo no puede contener símbolos en campos numéricos o monetarios. Por ejemplo, una columna para el valor del trato únicamente debe incluir el número "1000" y no el símbolo "$1000".
• Límite de tamaño de la hoja de cálculo: no hay un límite máximo admitido de columnas en la hoja de cálculo, pero el tamaño máximo del archivo es de 50 MB, con un máximo de 50,000 filas en la hoja de cálculo.

Campos obligatorios

Al importar datos a Pipedrive desde una hoja de cálculo, incluye los campos obligatorios para cada elemento. Cada campo obligatorio necesita una columna separada en tu hoja de cálculo mapeada al campo correspondiente en Pipedrive.

Puedes obtener mayor información sobre los campos obligatorios para importación en este artículo.

Campos personalizados

Si tu hoja de cálculo tiene datos para prospectos, tratos o contactos que no están cubiertos por los campos predeterminados, agrega un campo personalizado antes de importar para que tus datos tengan un lugar donde ser mapeados.

Por ejemplo, el "cargo laboral" no es un campo predeterminado en Pipedrive. Para incluir esta información en tu importación, crea un campo personalizado de persona, luego mapea la columna de la hoja de cálculo al campo recién creado. Te recomendamos un campo de texto o de una sola opción.

También puedes crear campos personalizados durante la etapa de mapeo de tu importación. Obtén más información sobre los campos personalizados en este artículo.

Iniciar la importación

Paso 1: Sube tu archivo

Ve a "..." (Más) > Importar datos > Desde una hoja de cálculo. Haz clic en "Desde una hoja de cálculo" y selecciona el archivo que quieres importar. Pipedrive admite archivos de Excel (.xls y .xlsx) y archivos .csv.

Paso 2: Mapeo

Para importar tus datos a Pipedrive, mapea cada columna de tu hoja de cálculo al icono y campo correspondientes en el paso de mapeo. Puedes pasar el cursor sobre el icono para ver a qué tipo de datos se refiere en Pipedrive.

La función de reconocimiento automático hará coincidir automáticamente el encabezado de la columna con los campos en Pipedrive. Cualquier campo no reconocido debe arrastrarse desde los campos de Pipedrive (derecha) a las columnas de hoja de cálculo correspondientes (izquierda). Usa la barra de búsqueda para encontrar los nombres de campos en Pipedrive más fácilmente.

Una vez que termines de mapear, haz clic en "Siguiente".

Paso 3: Previsualiza y finaliza

En la siguiente ventana, elige qué hacer si encuentras duplicados en la hoja de cálculo. Si Pipedrive detecta un registro duplicado en tu hoja de cálculo o en tus datos de Pipedrive, lo consolidará en una sola entrada. Puedes obtener mayor información sobre cómo Pipedrive detecta duplicados durante la importación en este artículo.

Esta página también muestra una vista previa de tus datos después de la importación.

Cuando hayas previsualizado tu importación, selecciona "Comenzar importación".

Después de la importación

Después de la importación, verás una página de confirmación con un resumen de los datos importados.

¿Qué es un "archivo de omisión"?

Todos los elementos importados incorrectamente se agrupan en un archivo de omisión, que incluye la fila donde ocurrió la complicación y el motivo.

Por ejemplo: si importas una lista de personas y no incluyes un campo obligatorio (p. ej. el nombre de la persona), esa fila de información se omitirá. Pipedrive entonces toma esa fila y la organiza en un archivo de omisión.

Puedes descargar el archivo de omisión en cualquier momento para revisar estos errores y realizar los cambios necesarios directamente en la hoja de cálculo, luego importa el archivo de omisión a Pipedrive para completar tu importación. Esto garantiza que todos tus datos lleguen al sistema.

Así es como se ve el archivo de omisión:

Puedes obtener más información sobre por qué se omiten datos en este artículo.

¿Cómo revierto una importación?

La importación de una hoja de cálculo se puede revertir dentro de las 48 horas posteriores a su importación inicial con el botón de revertir que aparece en tu historial de importación.