Base de conocimiento

Puedes importar datos a Pipedrive usando archivos XLS, XLSX y CSV. Esto te permite añadir o actualizar registros como personas, organizaciones, prospectos, tratos, proyectos, acciones, notas y productos en bloque.

Antes de importar, asegúrate de que tus datos se ajustan a cómo Pipedrive organiza la información. Por ejemplo, las empresas deben importarse como organizaciones.

Si quieres ver un ejemplo práctico, puedes descargar una hoja de cálculo de ejemplo, hacer el curso de Pipedrive Academy “Get started with the basics” o unirte a nuestro webinar semanal para seguir una guía paso a paso.

También puedes leer más sobre la importación y exportación de datos de CRM en esta publicación.

Antes de empezar

Preparar tu archivo correctamente te ayuda a evitar errores durante la importación.

Decide qué quieres importar

Empieza por definir qué elementos quieres crear o actualizar en Pipedrive. Esto determina cómo debe estructurarse tu hoja de cálculo.

Por ejemplo, puede que quieras importar solo contactos, contactos con negocios o nuevos negocios para contactos existentes.

Estructura tu hoja de cálculo

Tu hoja de cálculo debe seguir un formato sencillo:

• Cada columna representa un campo en Pipedrive (p. ej., nombre, valor del trato)
• Cada fila representa un registro

Todos los datos de una fila están vinculados. Por ejemplo, si una fila contiene un nombre de persona, un nombre de organización y un valor del trato, Pipedrive creará y vinculará los tres.

Incluye los campos obligatorios

Cada elemento debe incluir sus campos obligatorios. Si faltan, esos elementos no se importarán.

Por ejemplo:

• Las personas requieren un nombre (o nombre y apellido)
• Las organizaciones requieren un nombre
• Los negocios y los prospectos requieren una persona vinculada o una organización

Para reducir los duplicados, incluye identificadores adicionales, como el correo electrónico o el número de teléfono, siempre que sea posible.

Haz coincidir los campos en Pipedrive

Asegúrate de que cada columna de tu hoja de cálculo coincide con un campo en Pipedrive.

Si tus datos no coinciden con los campos predeterminados, crea campos personalizados antes de importar. Puedes hacerlo en menú de la cuenta > Preferencias personales > Campos de datos.

Para ver una lista de los campos admitidos y cómo se asignan durante la importación, consulta este artículo.

Comprueba los requisitos del archivo

Antes de subir tu archivo, confirma que cumple estos requisitos:

• Formato XLS, XLSX o CSV
• Una pestaña por importación
• Una fila de encabezado con nombres de columna
• No más de 50.000 filas
• Tamaño de archivo inferior a 50 MB

Cómo funciona el proceso de importación

Ve a menú de la cuenta > Herramientas y aplicaciones > Importar datos > Importar desde una hoja de cálculo y luego haz clic en "Comenzar".

Haz clic en “Next” para continuar.

Paso 1: Información del archivo

Selecciona los tipos de datos incluidos en tu archivo. Pipedrive destaca los campos obligatorios y la estructura esperada.

Haz clic en “Next” para continuar.

Paso 2: Subir archivo

Haz clic en “Upload spreadsheet” y selecciona tu archivo.

Una vez subido, Pipedrive comprueba automáticamente tu archivo para detectar problemas comunes, como:

• formato de archivo no compatible
• superar los límites de filas
• faltan encabezados
• columnas vacías o desalineadas

Si hay algún problema, verás un mensaje de error con indicaciones sobre qué debes corregir. Si todo parece correcto, puedes continuar con el siguiente paso.

Paso 3: Asignar campos

Pipedrive asigna automáticamente las columnas de tu hoja de cálculo a los campos según los nombres de las columnas.

Revisa cuidadosamente los campos asignados. Si una columna no se asigna, arrástrala y asígnala manualmente.

Si un campo no existe, añade un campo personalizado.

Una vez que hayas terminado de hacer el mapeo, haz clic en “Siguiente“.

Paso 4: Vista previa

La vista previa muestra cómo aparecerán tus datos después de la importación.

Comprueba que:

• Los datos están asignados a los campos correctos
• Los elementos están vinculados correctamente
• No falta información

Esta es tu última oportunidad para detectar problemas antes de que se complete la importación.

Paso 5: Finalizar

Elige cómo gestionar los duplicados. Si se detectan duplicados, puedes fusionarlos en lugar de crear nuevos registros.

Haz clic en "Iniciar importación" para completar el proceso.

Después de la importación

Una vez completada la importación, verás un resumen en la pestaña import history.

Esto incluye cuántos registros se añadieron, actualizaron, fusionaron u omitieron. Haz clic en “View” para ver los detalles.

Corrige las entradas omitidas

Si no se importaron algunas filas, aparecerán en un skip file con el motivo de cada error.

Por ejemplo, las filas pueden omitirse debido a un formato de fecha no válido.

Para solucionarlo:

• Descarga el skip file
• Corrige los problemas
• Vuelve a importar el archivo

Revierte una importación

Si es necesario, puedes revertir una importación desde la pestaña import history dentro de las 48 horas.

Si el botón revert no está disponible, contacta con nuestro equipo de soporte para obtener ayuda.