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Puedes fácilmente importar tus datos a Pipedrive desde archivos de hojas de cálculo XLS, XLSX y CSV, lo que te permite añadir Prospectos, Tratos, Empresas, Personas, Productos, Notas, y Acciones todos al mismo tiempo. Antes de empezar, te sugerimos que eches un vistazo a nuestro artículo aquí sobre Cómo se organizan tus datos en Pipedrive. Es importante entender cómo los datos que vas a importar se ordenan en la estructura de datos de Pipedrive.
¿No estás seguro cómo formatear tu hoja de cálculo y quisieras practicar con datos de muestra? Descarga las hojas de cálculo de importación de muestra aquí.
Si recién estás empezando con Pipedrive, puedes consultar nuestro Curso de la Academia de Pipedrive Comienza a partir de lo básico.
Antes de importar, debes pensar el tipo de datos que quieres añadir a Pipedrive, y formatear debidamente tu hoja de cálculo.
Te damos unas pautas para el formato de las hojas de cálculo:
Al importar datos a Pipedrive desde una hoja de cálculo es importante incluir los campos obligatorios para cada elemento para que se importen con éxito. Cada campo obligatorio tiene que estar en una columna separada en tu hoja de cálculo y se debe mapear individualmente al campo que existe en Pipedrive.
Para importar... | Necesitas los siguientes campos obligatorios... |
Prospectos |
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Tratos |
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Personas |
Nota: es recomendable incluir correo electrónico y teléfono para evitar duplicados
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Empresa |
Nota: es recomendable incluir la dirección para evitar duplicados
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Productos |
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Notas |
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Acciones |
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Puedes obtener más información acerca de los campos obligatorios en este artículo.
Si tienes más información de los prospectos, tratos y contactos los puedes añadir fácilmente a tus datos en Pipedrive a través de la importación. Si el campo no existe en Pipedrive por defecto, primero tendrás que crear el campo como campo personalizado en tu cuenta de Pipedrive antes de iniciar la importación, para que tus datos tengan un lugar de mapeo.
Por ejemplo, el "cargo" de una persona de contacto no es un campo por defecto en Pipedrive. Para incluir con éxito esta información en tu importación, primero debes crear un campo personalizado (recomendamos de tipo texto o de opción simple) antes de mapear esta columna al campo recién creado.
Puedes obtener más información sobre los campos personalizados en este artículo.
Una vez que hayas entendido cómo funcionan los datos de Pipedrive y hayas formateado correctamente tu hoja de cálculo, puedes empezar tu importación.
Paso 1: Carga tu archivo
Ve a "..." (Más)> Importar datos > Desde hoja de cálculo. Haz click en Cargar archivo y selecciona el archivo que quieras importar. Pipedrive admite archivos de Excel (.xls y .xlsx) y archivos .csv.
Paso 2: Mapeado
Para importar correctamente los datos en Pipedrive, debes mapear cada columna con los íconos y campos relevantes durante este paso de mapeo. Pasa el ratón por encima del ícono para ver el tipo de datos a los que se refiere en Pipedrive.
La función auto reconocimiento hace coincidir automáticamente la columna del encabezado de los campos en Pipedrive, pero si no se reconocieron los campos, tendrás que arrastrar los campos de Pipedrive (derecha) a las columnas adecuadas de la hoja de cálculo (izquierda). Puedes buscar el nombre del campo de Pipedrive para encontrarlos más fácilmente.
Si tienes datos en la hoja de cálculo que no existe como campo por defecto en Pipedrive, haz clic en el botón +Añadir campos personalizados que se encuentra en la parte inferior de la lista de campos y añade directamente un campo personalizado. Cuando hayas terminado de crear un campo personalizado, puedes reanudar la importación yendo a Herramientas y aplicaciones > Importar datos.
Cuando termines el mapeo, haz clic en Continuar.
Paso 3: Previsualizar y terminar
En la siguiente ventana puedes elegir qué hacer si aparecen duplicados en la hoja de cálculo. Si Pipedrive detecta un elemento duplicado en la hoja de cálculo o en los datos de Pipedrive, lo consolida en una sola entrada. Puedes aprender más sobre cómo hace Pipedrive para identificar duplicados durante la importación en este artículo.
Puedes también revisar el mapeo una vez que hayas terminado este paso. Esta página muestra cómo aparecerán tus datos después de finalizada la importación.
Una vez que has previsualizado tu importación, sigue adelante y selecciona Iniciar importación.
Después de la importación, verás una página de confirmación con una descripción general de los datos que fueron importados en tu cuenta de Pipedrive.
¿Qué es un "Archivo de omisión"?
Si hay elementos en tu hoja de cálculo que no se importaron correctamente, Pipedrive arma un archivo de omisión que incluye la fila en la que ocurrió el error y la razón.
Por ejemplo: Si importaras una lista de Personas y no incluyeras un campo obligatorio (p. ej. el Nombre de la persona), esta fila se omitiría. Pipedrive toma esa fila y la organiza en unArchivo de omisión.
Puedes descargar el Archivo de omisión en cualquier momento para revisar estos errores. Puedes incluso hacer los cambios que necesites directamente en esta hoja de cálculo y luego importar el Archivo de omisión en Pipedrive para completar la importación. Esto hace que sea muy sencillo asegurarte de que todos tus datos estén en el sistema.
Así es como se ve el archivo de omisión:
Puedes obtener más información sobre los datos que fueron omitidos en este artículo.
Una vez que tu hoja de cálculo ha sido importada, se puede revertir en 48 horas desde su importación inicial con el botón Revertir que aparece en tu Historial de importación.
Si el botón Revertir no está disponible, avísale a tu equipo de asistencia y con gusto te ayudarán.
Sí
No