Importación de datos a Pipedrive con una hoja de cálculo
Puedes importar datos fácilmente a Pipedrive desde hojas de cálculo XLS, XLSX y CSV, que te permite añadir Prospectos, Tratos, Organizaciones, Personas, Productos, Notas y Acciones todo al mismo tiempo. Antes de empezar, te sugerimos que eches un vistazo a nuestro artículo aquí sobre Cómo se organizan tus datos en Pipedrive. Es importante entender cómo los datos que vas a importar se ordenan en la estructura de datos de Pipedrive.
¿No estás seguro cómo formatear tu hoja de cálculo y quisieras practicar con datos de muestra? Descarga las hojas de cálculo de importación de muestra aquí.
Si recién estás empezando con Pipedrive, puedes consultar nuestro curso de la Academia de Pipedrive Comienza a partir de lo básico.
Preparación de una importación
Antes de importar, debes pensar el tipo de datos que quieres añadir a Pipedrive, y formatear debidamente tu hoja de cálculo.
- ¿Quieres sencillamente importar una lista de Contactos (Personas y Empresas)?
- ¿Quieres importar Contactos y crear Tratos abiertos para cada uno de esos contactos?
- ¿Quieres importar Contactos, sus Tratos abiertos y también crear Acciones para todos ellos?
- ¿Quieres importar Contactos, sus Tratos abiertos, crear Acciones y adjuntar Notas?
- ¿O quizá quieras abrir unos cuantos Tratos nuevos para los contactos ya existentes en Pipedrive?
Te damos unas pautas para el formato de las hojas de cálculo:
- Elimina fórmulas: Te recomendamos usar una hoja de cálculo sin ninguna fórmula en el proceso de importación. Si tienes una hoja de cálculo que usa fórmulas o vínculos de datos para generar el contenido de una celda, te sugerimos copiar los datos en otra hoja de cálculo y pegarlos en una hoja nueva sin las fórmulas.
- Una pestaña por hoja de cálculo: Asegúrate de que la tu hoja de cálculo tenga solo una pestaña con datos al importarla. Si tu hoja de cálculo tiene más de una pestaña tendrás que copiarlas y pegarlas a archivos individuales e importar un archivo a la vez.
- Sin símbolos especiales: Asegúrate de que tu hoja de cálculo no tenga símbolos de campos numéricos o monetarios. Por ejemplo, si estás importando una columna para un valor de trato, asegúrate de que la celda solo incluya el número "1000" y no el símbolo "$1000".
- Límite de tamaño de la hoja de cálculo: Si bien no hay un límite máximo admitido de columnas en la hoja de cálculo, el tamaño máximo del archivo está limitado a 50mb, con un máximo de 50,000 columnas en la hoja de cálculo.
Campos obligatorios
Al importar datos a Pipedrive desde una hoja de cálculo es importante incluir los campos obligatorios para cada elemento para que se importen con éxito. Cada campo obligatorio tiene que estar en una columna separada en tu hoja de cálculo y se debe mapear individualmente al campo que existe en Pipedrive.
| Para importar... | Necesitas los siguientes campos obligatorios... |
| Prospectos |
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| Tratos |
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| Personas |
Nota: es recomendable incluir correo electrónico y teléfono para evitar duplicados |
| Organización |
Nota: es recomendable incluir la dirección para evitar duplicados |
| Productos |
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| Notas |
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| Acciones |
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Puedes obtener más información acerca de los campos obligatorios en este artículo.
Campos personalizados
Si tienes más información de los prospectos, tratos y contactos los puedes añadir fácilmente a tus datos en Pipedrive a través de la importación. Si el campo no existe en Pipedrive por defecto, te recomendamos añadir el campo como un campo personalizado antes de importar los datos, para que tus datos se puedan mapear en algún lugar.
Por ejemplo, el "cargo" de una persona de contacto no es un campo por defecto en Pipedrive. Para incluir con éxito esta información en tu importación, primero debes crear un campo personalizado (recomendamos de tipo texto o de opción simple) antes de mapear esta columna al campo recién creado.
También puedes crear campos personalizados al mapear tus campos durante la importación. Puedes obtener más información sobre los campos personalizados en este artículo.
Para iniciar la importación
Una vez que hayas entendido cómo funcionan los datos de Pipedrive y hayas formateado correctamente tu hoja de cálculo, puedes empezar tu importación.
Paso 1: Carga tu archivo
Ve a"..." (Más)> Importar datos > Desde hoja de cálculo. Haz click en Cargar archivo y selecciona el archivo que quieras importar. Pipedrive admite archivos de Excel (.xls y .xlsx) y archivos .csv.
Paso 2: Mapeado
Para importar correctamente los datos en Pipedrive, debes mapear cada columna con los íconos y campos relevantes durante este paso de mapeo. Pasa el ratón por encima del ícono para ver el tipo de datos a los que se refiere en Pipedrive.
La función auto reconocimiento hace coincidir automáticamente la columna del encabezado de los campos en Pipedrive, pero si no se reconocieron los campos, tendrás que arrastrar los campos de Pipedrive (derecha) a las columnas adecuadas de la hoja de cálculo (izquierda). Puedes buscar el nombre del campo de Pipedrive para encontrarlos más fácilmente.
Si tienes datos en la hoja de cálculo que no existe como campo por defecto en Pipedrive, haz clic en el botón +Añadir campos personalizados que se encuentra en la parte inferior de la lista de campos y añade directamente un campo personalizado.
Cuando termines el mapeo, haz clic en Continuar.
Paso 3: Previsualizar y terminar
En la siguiente ventana puedes elegir qué hacer si aparecen duplicados en la hoja de cálculo. Si Pipedrive detecta un elemento duplicado en la hoja de cálculo o en los datos de Pipedrive, lo consolida en una sola entrada. Puedes aprender más sobre cómo hace Pipedrive para identificar duplicados durante la importación en este artículo.
Puedes también revisar el mapeo una vez que hayas terminado este paso. Esta página muestra cómo aparecerán tus datos después de finalizada la importación.
Ya que hayas consultado la vista previa de tu importación, selecciona Comenzar importación.
Después de la importación
Después de la importación, verás una página de confirmación con una descripción general de los datos que fueron importados en tu cuenta de Pipedrive.
¿Qué es un "Archivo de omisión"?
Si hay elementos en tu hoja de cálculo que no se importaron correctamente, Pipedrive arma un archivo de omisión que incluye la fila en la que ocurrió el error y la razón.
Por ejemplo: Si importaras una lista de Personas y no incluyeras un campo obligatorio (p. ej. el Nombre de la persona), esta fila se omitiría. Pipedrive toma esa fila y la organiza en un Archivo de omisión.
Puedes descargar el Archivo de omisión en cualquier momento para revisar estos errores. Puedes incluso hacer los cambios que necesites directamente en esta hoja de cálculo y luego importar el Archivo de omisión en Pipedrive para completar la importación. Esto hace que sea muy sencillo asegurarte de que todos tus datos estén en el sistema.
Así es como se ve el archivo de omisión:
Puedes obtener más información sobre los datos que fueron omitidos en este artículo.
¿Cómo hago para revertir una importación?
Una vez que tu hoja de cálculo ha sido importada, se puede revertir en 48 horas desde su importación inicial con el botón Revertir que aparece en tu Historial de importación.
Si el botón Revertir no está disponible, avísale a tu equipo de asistencia y con gusto te ayudarán.
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