Importación de datos a Pipedrive con una hoja de cálculo

JT
Jenny Takahara, 30 de junio de 2021
Nota: Importar datos a Pipedrive solo está disponible para usuarios administradores o usuarios normales con el permiso correcto habilitado.


You can easily import your data to Pipedrive from XLS, XLSX, and CSV spreadsheet files, allowing you to add Leads, Deals, Organizations, People, Products, Notes, and Activities all at the same time. Before getting started, we suggest looking at our article here on How your data is organized in Pipedrive. It's important to understand how the data you're importing will fit into the Pipedrive data structure.

Not sure how to format your spreadsheet or want to get some practice with sample data? Download our sample spreadsheet here.

If you are just getting started with Pipedrive, you can check out our Get started with the basics Pipedrive Academy course.


Preparación de una importación

Antes de importar, debes pensar el tipo de datos que quieres añadir a Pipedrive, y formatear debidamente tu hoja de cálculo.

  • ¿Quieres sencillamente importar una lista de Contactos (Personas y Empresas)?
  • ¿Quieres importar Contactos y crear Tratos abiertos para cada uno de esos contactos?
  • ¿Quieres importar Contactos, sus Tratos abiertos y también crear Acciones para todos ellos?
  • ¿Quieres importar Contactos, sus Tratos abiertos, crear Acciones y adjuntar Notas?
  • O quizá quieras abrir unos cuantos Tratos nuevos para los contactos ya existentes en Pipedrive?


Some spreadsheet formatting tips:

  • Elimina fórmulas: Te recomendamos usar una hoja de cálculo sin ninguna fórmula en el proceso de importación. Si tienes una hoja de cálculo que usa fórmulas o vínculos de datos para generar el contenido de una celda, te sugerimos copiar los datos en otra hoja de cálculo y pegarlos en una hoja nueva sin las fórmulas.
  • Una pestaña por hoja de cálculo: Asegúrate de que la tu hoja de cálculo tenga solo una pestaña con datos al importarla. Si tu hoja de cálculo tiene más de una pestaña tendrás que copiarlas y pegarlas a archivos individuales e importar un archivo a la vez.
  • Sin símbolos especiales: Asegúrate de que tu hoja de cálculo no tenga símbolos de campos numéricos o monetarios. Por ejemplo, si estás importando una columna para un valor de trato, asegúrate de que la celda solo incluya el número "1000" y no el símbolo "$1000".
  • Límite de tamaño de la hoja de cálculo: Si bien no hay un límite máximo admitido de columnas en la hoja de cálculo, el tamaño máximo del archivo está limitado a 50mb, con un máximo de 50,000 columnas en la hoja de cálculo.


Campos obligatorios

Al importar datos a Pipedrive desde una hoja de cálculo es importante incluir los campos obligatorios para cada elemento para que se importen con éxito. Cada campo obligatorio tiene que estar en una columna separada en tu hoja de cálculo y se debe mapear individualmente al campo que existe en Pipedrive.

Nota: Si no importas los datos con los campos obligatorios, no se crean elementos y se genera un archivo de omisión.
Para importar... Necesitas los siguientes campos obligatorios...
Prospectos
  • Título del prospecto
  • Nombre de la persona O de la empresa
Tratos
  • Campo de cualquier trato
  • Nombre de la persona O de la empresa
  • (Título de trato recomendado)
Personas
  • Nombre de la persona
Nota: es recomendable incluir correo electrónico y teléfono para evitar duplicados
Organización
  • Nombre de la organización
Nota: es recomendable incluir la dirección para evitar duplicados
Productos
  • Nombre del producto
Notas
  • Contenido
  • Información del trato, contacto o prospecto
Acciones
  • Campo de cualquier acción


Puedes obtener más información acerca de los campos obligatorios en este artículo.


Campos personalizados

Si tienes más información de los prospectos, tratos y contactos los puedes añadir fácilmente a tus datos en Pipedrive a través de la importación. Si el campo no existe en Pipedrive por defecto, te recomendamos añadir el campo como un campo personalizado antes de importar los datos, para que tus datos se puedan mapear en algún lugar.

Por ejemplo, el "cargo" de una persona de contacto no es un campo por defecto en Pipedrive. Para incluir con éxito esta información en tu importación, primero debes crear un campo personalizado (recomendamos de tipo texto o de opción simple) antes de mapear esta columna al campo recién creado.

También puedes crear campos personalizados al mapear tus campos durante la importación. Puedes obtener más información sobre los campos personalizados en este artículo.


Para iniciar la importación

Una vez que hayas entendido cómo funcionan los datos de Pipedrive y hayas formateado correctamente tu hoja de cálculo, puedes empezar tu importación.

Paso 1: Carga tu archivo

Ve a"..." (Más)> Importar datos > Desde hoja de cálculo. Haz click en Cargar archivo y selecciona el archivo que quieras importar. Pipedrive admite archivos de Excel (.xls y .xlsx) y archivos .csv.

Screen_Shot_2021-01-07_at_4.19.09_PM.png

Paso 2: Mapeado

Para importar correctamente los datos en Pipedrive, debes mapear cada columna con los íconos y campos relevantes durante este paso de mapeo. Pasa el ratón por encima del ícono para ver el tipo de datos a los que se refiere en Pipedrive.

La función auto reconocimiento hace coincidir automáticamente la columna del encabezado de los campos en Pipedrive, pero si no se reconocieron los campos, tendrás que arrastrar los campos de Pipedrive (derecha) a las columnas adecuadas de la hoja de cálculo (izquierda). Puedes buscar el nombre del campo de Pipedrive para encontrarlos más fácilmente.

Screen_Capture_on_2021-01-07_at_16-30-52.gif


If you have data in your spreadsheet that does not exist as a default field in Pipedrive, you can click on the +Add custom fields button found next to your Pipedrive data fields to add custom fields directly.

Screen_Shot_2021-01-07_at_4.32.26_PM.png



Mapear puede ser algo complicado por lo que creamos pautas adicionales para ayudarte en este paso. Puedes obtener más información sobre el mapeo en este artículo, y sobre el mapeo avanzado en este artículo.


Once you are finished mapping, click on Next.


Paso 3: Previsualizar y terminar

En la siguiente ventana puedes elegir qué hacer si aparecen duplicados en la hoja de cálculo. Si Pipedrive detecta un elemento duplicado en la hoja de cálculo o en los datos de Pipedrive, lo consolida en una sola entrada. Puedes aprender más sobre cómo hace Pipedrive para identificar duplicados durante la importación en este artículo.

Screen_Shot_2021-01-07_at_4.35.11_PM.png

You can also review the mapping once you've done this step. This page shows you how your data will appear after the import is complete.

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Once you've previewed your import, go ahead and select Start import.


Después de la importación

Después de la importación, verás una página de confirmación con una descripción general de los datos que fueron importados en tu cuenta de Pipedrive.

after_import.png


What is a "skip file"?

If there were items in your spreadsheet that were not imported correctly, Pipedrive will put together a skip file, which includes the row where the complication occurred and the reason why.

For example, if you were to import a list of People, and didn't include a mandatory field (e.g. Person name), this row of information will be skipped. Pipedrive will then take that row, and organize it in a Skip File.

You can download the Skip File at any time to review these errors. You can even make the changes that you need directly in this spreadsheet, and then import the Skip File into Pipedrive to complete your import. This makes it very easy to ensure all of your data makes it into the system.

Skip_file_image__1_.png

Your skip file will look like this:

Screenshot_2020-10-07_at_16.26.09.png

You can learn more about why your data was skipped in this article.


¿Cómo hago para revertir una importación?

Nota:Solo los usuarios administradores pueden revertir una importación.


Once your spreadsheet has been imported, it can be reverted within 48 hours of its initial import with the Revert button provided in your Import History.

If that Revert button is not available, let our support team know and they would be happy to assist you.

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