Znalostní báze

Data můžete do Pipedrive importovat pomocí souborů XLS, XLSX a CSV. Díky tomu můžete hromadně přidávat nebo aktualizovat záznamy, jako jsou osoby, organizace, leady, dealy, projekty, aktivity, poznámky a produkty.

Před importem se ujistěte, že vaše data odpovídají tomu, jak Pipedrive organizuje informace. Například firmy by se měly importovat jako organizace.

Pokud si chcete postup vyzkoušet v praxi, můžete si stáhnout ukázkovou tabulku, absolvovat kurz Akademie Pipedrive „Get started with the basics“ Pipedrive Academy course nebo se připojit k našemu týdennímu webináři, kde vás celým procesem provedeme.

Můžete si také přečíst více o importu a exportu dat CRM v tento příspěvek.

Než začnete

Správná příprava souboru vám pomůže předejít chybám při importu.

Rozhodněte se, co chcete importovat

Začněte tím, že určíte, které položky chcete vytvořit nebo aktualizovat v Pipedrive. To určuje, jak má být vaše tabulka strukturovaná.

Můžete například chtít importovat jen kontakty, kontakty s dealy nebo nové dealy pro stávající kontakty.

Struktura tabulky

Vaše tabulka by měla mít jednoduchý formát:

• Každý sloupec představuje pole v Pipedrive (např. jméno, hodnota dealu)
• Každý řádek představuje jeden záznam

Všechna data v jednom řádku jsou propojená. Pokud například jeden řádek obsahuje jméno osoby, název organizace a hodnotu dealu, Pipedrive vytvoří všechny tři položky a propojí je.

Zahrňte povinná pole

Každá položka musí obsahovat svá povinná pole. Pokud chybí, tyto položky se nenaimportují.

Například:

• Osoby vyžadují jméno (nebo křestní jméno a příjmení)
• Organizace vyžadují název
• Dealy a leady vyžadují propojenou osobu nebo organizaci

Chcete-li omezit duplicity, zahrňte kdykoli je to možné další identifikátory, například e-mail nebo telefonní číslo.

Spárujte pole v Pipedrive

Ujistěte se, že každý sloupec v tabulce odpovídá poli v Pipedrive.

Pokud vaše data neodpovídají výchozím polím, vytvořte před importem vlastní pole. Můžete to udělat v části nabídka účtu > Osobní preference > Datová pole.

Seznam podporovaných polí a způsob jejich mapování při importu najdete v tomto článku.

Zkontrolujte požadavky na soubor

Před nahráním souboru si ověřte, že splňuje tyto požadavky:

• Formát XLS, XLSX nebo CSV
• Jedna karta na jeden import
• Řádek záhlaví s názvy sloupců
• Ne více než 50 000 řádků
• Velikost souboru menší než 50 MB

Jak funguje proces importu

Přejděte do nabídka účtu > Nástroje a aplikace > Importovat data > Importovat z tabulky a potom klikněte na „Začínáme“.

Pokračujte kliknutím na „Další“.

Krok 1: Informace o souboru

Vyberte datové typy obsažené ve vašem souboru. Pipedrive zvýrazní povinná pole a očekávanou strukturu.

Pokračujte kliknutím na „Další“.

Krok 2: Nahrajte soubor

Klikněte na „Nahrát tabulku“ a vyberte svůj soubor.

Po nahrání Pipedrive automaticky zkontroluje váš soubor a vyhledá běžné problémy, například:

• nepodporovaný formát souboru
• překročení limitu řádků
• chybějící záhlaví
• prázdné nebo nesprávně zarovnané sloupce

Pokud se vyskytne problém, zobrazí se chybová zpráva s pokyny, co opravit. Pokud vše vypadá správně, můžete pokračovat k dalšímu kroku.

Krok 3: Mapování polí

Pipedrive automaticky mapuje sloupce vaší tabulky na pole podle názvů sloupců.

Namapovaná pole pečlivě zkontrolujte. Pokud některý sloupec není spárovaný, přetáhněte ho a přiřaďte ručně.

Pokud pole neexistuje, přidejte vlastní pole.

Jakmile dokončíte mapování, klikněte na “Další.”

Krok 4: Náhled

Náhled ukazuje, jak budou vaše data po importu vypadat.

Zkontrolujte, že:

• Data jsou přiřazena ke správným polím
• Položky jsou správně propojené
• Nechybí žádné informace

Tohle je vaše poslední šance odhalit problémy před dokončením importu.

Krok 5: Dokončení

Vyberte, jak chcete nakládat s duplicitami. Pokud budou zjištěny duplicity, můžete je sloučit místo vytváření nových záznamů.

Proces dokončíte kliknutím na „Spustit import“.

Po vašem importu

Po dokončení importu uvidíte souhrn na kartě historie importů.

Ten zahrnuje počet záznamů, které byly přidány, aktualizovány, sloučeny nebo přeskočeny. Podrobnosti zobrazíte kliknutím na „Zobrazit“.

Opravte přeskočené položky

Pokud některé řádky nebyly importovány, objeví se v souboru přeskočených položek s důvodem každého neúspěchu.

Například mohou být řádky přeskočeny kvůli neplatnému formátu data.

Jak to opravit:

• Stáhněte si soubor přeskočených položek
• Opravte problémy
• Importujte soubor znovu

Vrácení importu

V případě potřeby můžete import vrátit na kartě historie importů do 48 hodin.

Pokud tlačítko Vrátit není k dispozici, kontaktujte náš tým podpory.