Kunskapsbas

Du kan importera data till Pipedrive med XLS-, XLSX- och CSV-filer. Då kan du lägga till eller uppdatera registreringar gruppvis, till exempel personer, organisationer, prospekt, affärer, Projects, aktiviteter, anteckningar och produkter.

Se till att dina data stämmer överens med hur Pipedrive organiserar information innan du importerar dem. Företag ska till exempel importeras som organisationer.

Om du vill prova själv kan du ladda ner ett exempelkalkylblad, gå kursen ”Kom igång med grunderna” i Pipedrive Academy eller delta i vårt webbinarium varje vecka för en guidad genomgång.

Du kan också läsa mer om import och export av CRM-data i det här inlägget.

Innan du börjar

Om du förbereder filen på rätt sätt kan du undvika fel vid importen.

Bestäm vad du vill importera

Börja med att bestämma vilka objekt du vill skapa eller uppdatera i Pipedrive. Det avgör hur kalkylbladet ska vara strukturerat.

Du kanske till exempel vill importera enbart kontakter, kontakter med affärer eller nya affärer för befintliga kontakter.

Strukturera kalkylbladet

Kalkylbladet ska ha ett enkelt format:

• Varje kolumn motsvarar ett fält i Pipedrive (t.ex. namn eller affärsvärde)
• Varje rad motsvarar en registrering

Alla data på en rad är länkade. Om en rad till exempel innehåller ett personnamn, ett organisationsnamn och ett affärsvärde skapar Pipedrive alla tre och kopplar ihop dem.

Ta med obligatoriska fält

Varje objekt måste ha sina obligatoriska fält. Om fälten saknas importeras inte objekten.

Till exempel:

• Personer måste ha ett namn (eller ett förnamn och ett efternamn)
• Organisationer måste ha ett namn
• Affärer och prospekt måste ha en kopplad person eller organisation

För att minska antalet dubbletter bör du ta med ytterligare identifierande uppgifter, som e-postadress eller telefonnummer, när det är möjligt.

Matcha fält i Pipedrive

Se till att varje kolumn i kalkylbladet motsvarar ett fält i Pipedrive.

Om dina data inte passar i standardfälten ska du skapa anpassade fält innan du importerar. Det gör du under kontomenyn > Personliga inställningar > Datafält.

En lista över fält som stöds och hur de matchas vid import finns i den här artikeln.

Kontrollera filkraven

Kontrollera att filen uppfyller följande krav innan du laddar upp den:

• XLS-, XLSX- eller CSV-format
• En flik per import
• En rubrikrad med kolumnnamn
• Högst 200 000 rader
• Filstorlek under 50 MB

Så här fungerar importprocessen

Gå till kontomenyn > Verktyg och appar > Importera data > Importera från kalkylblad och klicka sedan på ”Kom igång”.

Klicka på ”Nästa” för att fortsätta.

Steg 1: filinformation

Välj de datatyper som ingår i filen. Pipedrive visar vilka fält som är obligatoriska och hur filen ska vara strukturerad.

Välj ”Nästa” för att gå vidare.

Steg 2: Ladda upp filen

Klicka på ”Ladda upp kalkylblad” och välj filen.

När filen har laddats upp kontrollerar Pipedrive den automatiskt för vanliga problem, till exempel:

• formatet stöds inte
• för många rader
• saknade kolumnrubriker
• tomma eller felplacerade kolumner

Om något är fel visas ett felmeddelande med anvisningar om vad du behöver åtgärda. Om allt ser rätt ut kan du gå vidare till nästa steg.

Steg 3: Mappa fält

Pipedrive mappar automatiskt kolumnerna i kalkylbladet till fält utifrån kolumnnamnen.

Granska de mappade fälten noggrant. Om en kolumn inte matchas: dra den till rätt fält och tilldela den manuellt.

Om ett fält saknas: lägg till ett anpassat fält.

När du är klar med fältmappningen: klicka på ”Nästa”.

Steg 4: Förhandsvisning

Förhandsgranskningen visar hur data kommer att se ut efter importen.

Se till att:

• Data tilldelas rätt fält
• Objekten har länkats på rätt sätt
• All information finns med

Det här är din sista möjlighet att upptäcka problem innan importen slutförs.

Steg 5: Avsluta

Välj hur du vill hantera dubbletter. Om dubbletter upptäcks kan du sammanfoga dem i stället för att skapa nya registreringar.

När du uppdaterar flera flervalsfält kan du bestämma om nya värden ska läggas till i det befintliga urvalet eller ersätta det helt.

Välj ”Skriv över” för att ta bort de befintliga värdena och ersätta dem med det nya urvalet, eller ”Lägg till” för att behålla de befintliga värdena och lägga till de nya.

Därefter klickar du på ”Starta import” för att slutföra processen.

Efter importen

När importen är klar visas en sammanfattning på fliken importhistorik.

Där ser du hur många registreringar som har lagts till, uppdaterats, sammanfogats eller hoppats över. Klicka på ”Visa” för att se detaljerna.

Åtgärda poster som hoppats över

Om vissa rader inte importerades visas de i en fil med överhoppade rader där varje fel förklaras.

Exempelvis kan rader hoppas över om datumformatet är ogiltigt.

Så här åtgärdar du det:

• Ladda ner filen med överhoppade rader
• Åtgärda problemen
• Importera filen igen

Ångra en import

Vid behov kan du ångra en import från fliken Importhistorik inom 48 timmar.

Om knappen ”Ångra” inte är tillgänglig kan du kontakta vårt kundtjänstteam för att få hjälp.