Basis Pengetahuan

Anda dapat mengimpor data ke Pipedrive menggunakan file XLS, XLSX, dan CSV. Dengan ini, Anda dapat menambahkan atau memperbarui data seperti kontak, organisasi, lead, transaksi, proyek, aktivitas, catatan, dan produk secara massal.

Sebelum mengimpor, pastikan data Anda sesuai dengan cara Pipedrive mengatur informasi. Misalnya, perusahaan harus diimpor sebagai organisasi.

Untuk contoh praktik langsung, Anda dapat mengunduh spreadsheet contoh, mengikuti kursus Pipedrive Academy “Get started with the basics”, atau bergabung dalam webinar mingguan kami untuk panduan langkah demi langkah.

Anda juga dapat membaca lebih lanjut tentang impor dan ekspor data CRM di posting ini.

Sebelum memulai

Menyiapkan file dengan benar membantu Anda menghindari kesalahan saat impor.

Tentukan apa yang ingin Anda impor

Mulailah dengan menentukan item yang ingin Anda buat atau perbarui di Pipedrive. Ini menentukan bagaimana spreadsheet Anda harus disusun.

Misalnya, Anda mungkin hanya ingin mengimpor kontak, kontak beserta transaksi, atau transaksi baru untuk kontak yang sudah ada.

Susun spreadsheet Anda

Spreadsheet Anda harus mengikuti format sederhana berikut:

• Setiap kolom mewakili satu bidang di Pipedrive (misalnya, nama, nilai transaksi)
• Setiap baris mewakili satu data

Semua data dalam satu baris akan saling ditautkan. Misalnya, jika satu baris berisi nama kontak, nama organisasi, dan nilai transaksi, Pipedrive akan membuat dan menautkan ketiganya.

Sertakan bidang wajib

Setiap item harus menyertakan bidang wajib-nya. Jika bidang ini tidak ada, item tersebut tidak akan diimpor.

Contohnya:

• Kontak memerlukan nama (atau nama depan dan nama belakang)
• Organisasi memerlukan nama
• Transaksi dan lead memerlukan kontak yang ditautkan atau organisasi

Untuk mengurangi duplikat, sertakan pengenal tambahan, seperti email atau nomor telepon, jika memungkinkan.

Cocokkan bidang di Pipedrive

Pastikan setiap kolom dalam spreadsheet Anda cocok dengan bidang di Pipedrive.

Jika data Anda tidak cocok dengan bidang default, buat bidang khusus sebelum mengimpor. Anda dapat melakukannya di menu akun > Preferensi pribadi > Bidang data.

Untuk daftar bidang yang didukung dan cara pemetaannya saat impor, lihat artikel ini.

Periksa persyaratan file

Sebelum mengunggah file, pastikan file tersebut memenuhi persyaratan berikut:

• Format XLS, XLSX, atau CSV
• Satu tab per impor
• Satu baris header dengan nama kolom
• Tidak lebih dari 50.000 baris
• Ukuran file di bawah 50 MB

Cara kerja proses impor

Buka menu akun > Tools and apps > Import data > Import from spreadsheet, lalu klik “Get started”.

Klik “Berikutnya” untuk melanjutkan.

Langkah 1: Info file

Pilih jenis data yang disertakan dalam file Anda. Pipedrive menyoroti bidang wajib dan struktur yang diharapkan.

Klik “Berikutnya” untuk melanjutkan.

Langkah 2: Unggah file

Klik “Upload spreadsheet” lalu pilih file Anda.

Setelah diunggah, Pipedrive akan otomatis memeriksa file Anda untuk masalah umum, seperti:

• format file yang tidak didukung
• melewati batas jumlah baris
• header yang tidak ada
• kolom kosong atau tidak sejajar

Jika ada masalah, Anda akan melihat pesan kesalahan beserta panduan tentang apa yang perlu diperbaiki. Jika semuanya terlihat benar, Anda dapat melanjutkan ke langkah berikutnya.

Langkah 3: Petakan bidang

Pipedrive secara otomatis memetakan kolom spreadsheet Anda ke bidang berdasarkan nama kolom.

Tinjau bidang yang dipetakan dengan saksama. Jika ada kolom yang tidak cocok, seret dan tetapkan secara manual.

Jika suatu bidang belum ada, tambahkan bidang khusus.

Setelah Anda selesai memetakan, klik “Selanjutnya.”

Langkah 4: Pratinjau

Pratinjau menunjukkan bagaimana data Anda akan muncul setelah diimpor.

Pastikan bahwa:

• Data ditetapkan ke bidang yang benar
• Item ditautkan dengan benar
• Tidak ada informasi yang hilang

Ini adalah kesempatan terakhir Anda untuk menemukan masalah sebelum impor selesai.

Langkah 5: Selesai

Pilih cara menangani duplikat. Jika duplikat terdeteksi, Anda dapat menggabungkannya alih-alih membuat data baru.

Klik “Start import” untuk menyelesaikan proses.

Setelah impor Anda

Setelah impor selesai, Anda akan melihat ringkasan di tab riwayat impor.

Ringkasan ini mencakup jumlah data yang ditambahkan, diperbarui, digabungkan, atau dilewati. Klik “View” untuk melihat detailnya.

Perbaiki entri yang dilewati

Jika beberapa baris tidak diimpor, baris tersebut akan muncul dalam skip file beserta alasan untuk setiap kegagalan.

Misalnya, baris dapat dilewati karena format tanggal tidak valid.

Untuk memperbaikinya:

• Unduh skip file
• Perbaiki masalahnya
• Impor ulang file

Batalkan impor

Jika perlu, Anda dapat membatalkan impor dari tab riwayat impor dalam 48 jam.

Jika tombol batalkan tidak tersedia, hubungi tim dukungan kami untuk mendapatkan bantuan.