Base di conoscenza

Puoi importare dati in Pipedrive utilizzando file XLS, XLSX e CSV. Puoi così aggiungere o aggiornare in blocco registrazioni come persone, organizzazioni, clienti potenziali, affari, progetti, attività, note e prodotti.

Prima di importare i dati, assicurati che siano strutturati secondo il modo in cui Pipedrive organizza le informazioni. Ad esempio, le aziende vanno importate come organizzazioni.

Per un esempio pratico, puoi scaricare un foglio di calcolo di esempio, seguire "Inizia dalle basi", il corso di Pipedrive Academy o partecipare al nostro webinar settimanale per una presentazione guidata.

Puoi anche approfondire l'importazione e l'esportazione dei dati CRM in questo articolo.

Prima di iniziare

Preparare correttamente il file ti permette di evitare errori durante l'importazione.

Scegliere cosa importare

Per prima cosa, definisci quali elementi vuoi creare o aggiornare in Pipedrive. Da questo dipende la struttura del foglio di calcolo.

Ad esempio, potresti voler importare solo contatti, contatti con affari o nuovi affari per contatti esistenti.

Organizzare il foglio di calcolo

Il foglio di calcolo deve avere una struttura semplice:

• Ogni colonna rappresenta un campo in Pipedrive (ad esempio, nome, valore dell'affare)
• Ogni riga rappresenta una registrazione

Tutti i dati presenti in una riga sono collegati. Ad esempio, se una riga contiene nome della persona, nome dell'organizzazione e valore dell'affare, Pipedrive creerà tutti e tre gli elementi e li collegherà tra loro.

Includere i campi obbligatori

Ogni elemento deve includere i relativi campi obbligatori. Se questi campi mancano, gli elementi non verranno importati.

Ad esempio:

• Per le persone è obbligatorio il nome (oppure il nome di battesimo e il cognome)
• Per le organizzazioni è obbligatorio il nome
• Per gli affari e i clienti potenziali è obbligatorio collegare una persona o un'organizzazione

Per ridurre i duplicati, includi altri dati identificativi, come l'indirizzo email o il numero di telefono, quando possibile.

Associare i campi in Pipedrive

Assicurati che ogni colonna del foglio di calcolo corrisponda a un campo in Pipedrive.

Se i tuoi dati non corrispondono ai campi predefiniti, crea campi personalizzati prima dell'importazione. Puoi farlo in Menu account > Preferenze personali > Campi dati.

Per un elenco dei campi supportati e per sapere come vengono associati durante l'importazione, consulta questo articolo.

Verificare i requisiti del file

Prima di caricare il file, verifica che soddisfi questi requisiti:

• Formato XLS, XLSX o CSV
• Un solo foglio per importazione
• Una riga di intestazione con i nomi delle colonne
• Non più di 200.000 righe
• Dimensioni del file inferiori a 50 MB

Come funziona il processo di importazione

Vai a Menu account > Strumenti e app > Importa dati > Importa da foglio di calcolo, poi clicca su "Inizia".

Clicca su "Avanti" per continuare.

Passaggio 1: informazioni sul file

Seleziona i tipi di dati presenti nel file. Pipedrive evidenzia i campi obbligatori e la struttura prevista.

Clicca su "Avanti" per continuare.

Passaggio 2: caricare il file

Clicca su "Carica foglio di calcolo" e seleziona il tuo file.

Dopo il caricamento, Pipedrive verifica automaticamente che il file non presenti problemi comuni, come:

• formato del file non supportato
• superamento del limite di righe
• intestazioni mancanti
• colonne vuote o non allineate

Se c'è un problema, vedrai un messaggio di errore con indicazioni su come risolverlo. Se è tutto corretto, puoi passare al passaggio successivo.

Passaggio 3: mappare i campi

Pipedrive associa automaticamente le colonne del tuo foglio di calcolo ai campi in base ai nomi delle colonne.

Controlla attentamente i campi associati. Se una colonna non è associata a un campo, trascinala e assegnala manualmente.

Se un campo non esiste, aggiungi un campo personalizzato.

Dopo aver completato la mappatura, clicca su "Avanti".

Passaggio 4: anteprima

L'anteprima mostra come appariranno i tuoi dati dopo l'importazione.

Verifica che:

• I dati siano assegnati ai campi corretti
• Gli elementi siano collegati correttamente
• Non manchino informazioni

Questa è l'ultima occasione per individuare eventuali problemi prima che l'importazione sia completata.

Passaggio 5: completare l'importazione

Scegli come gestire i duplicati. Se vengono rilevati duplicati, puoi unirli anziché creare nuove registrazioni.

Quando aggiorni i campi a opzioni multiple, puoi scegliere se aggiungere i nuovi valori alla selezione esistente o sostituirla completamente.

Seleziona "Sovrascrivi" per rimuovere i valori esistenti e sostituirli con la nuova selezione, oppure "Aggiungi" per mantenere i valori attuali e aggiungere quelli nuovi.

Poi, clicca su "Avvia importazione" per completare la procedura.

Dopo l'importazione

Al termine dell'importazione, vedrai un riepilogo nella scheda Cronologia delle importazioni.

Il riepilogo indica quante registrazioni sono state aggiunte, aggiornate, unite o ignorate. Clicca su "Visualizza" per vedere i dettagli.

Correggere le voci ignorate

Se alcune righe non sono state importate, compariranno in un file ignorato con il motivo di ciascun errore.

Ad esempio, alcune righe potrebbero essere ignorate perché il formato della data non è valido.

Per risolvere il problema:

• Scarica il file ignorato
• Correggi i problemi
• Importa nuovamente il file

Annullare un'importazione

Se necessario, puoi annullare un'importazione dalla scheda Cronologia delle importazioni entro 48 ore.

Se il pulsante "Annulla" non è disponibile, contatta il nostro team di assistenza per ricevere aiuto.