Bază de cunoștințe

Puteți importa date în Pipedrive folosind fișiere XLS, XLSX și CSV. Astfel, puteți adăuga sau actualiza în bloc înregistrări precum persoane, organizații, clienți potențiali, oferte, proiecte, activități, note și produse.

Înainte de importare, asigurați-vă că datele dvs. corespund modului în care Pipedrive organizează informațiile. De exemplu, companiile trebuie importate ca organizații.

Pentru un exemplu practic, puteți descărca o foaie de calcul exemplificativă, puteți urma cursul din Academia Pipedrive „Noțiuni de bază” Pipedrive Academy sau vă puteți înscrie la webinarul nostru săptămânal pentru instrucțiuni detaliate.

De asemenea, puteți citi mai multe despre importarea și exportarea datelor din CRM în această postare.

Înainte de a începe

Pregătirea corectă a fișierului vă permite să evitați erorile în timpul importării.

Decideți ce doriți să importați

Începeți prin a stabili ce elemente doriți să creați sau să actualizați în Pipedrive. Acest lucru stabilește cum trebuie structurată foaia de calcul.

De exemplu, este posibil să doriți să importați doar contacte, contacte cu oferte sau oferte noi pentru contacte existente.

Structurați foaia de calcul

Foaia de calcul trebuie să respecte un format simplu:

• Fiecare coloană reprezintă un câmp din Pipedrive (de exemplu, nume, valoarea ofertei)
• Fiecare rând reprezintă o înregistrare

Toate datele dintr-un rând sunt asociate. De exemplu, dacă un rând conține numele unei persoane, numele unei organizații și valoarea ofertei, Pipedrive le va crea și le va asocia pe toate trei.

Includeți câmpurile obligatorii

Fiecare element trebuie să includă câmpurile obligatorii. Dacă acestea lipsesc, elementele nu vor fi importate.

De exemplu:

• Persoanele necesită un nume (sau prenume și nume de familie)
• Organizațiile necesită un nume
• Ofertele și clienții potențiali necesită o persoană asociată sau o organizație

Pentru a reduce numărul de duplicate, includeți identificatori suplimentari, cum ar fi e-mailul sau numărul de telefon, ori de câte ori este posibil.

Corelați câmpurile din Pipedrive

Asigurați-vă că fiecare coloană din foaia de calcul corespunde unui câmp din Pipedrive.

Dacă datele dvs. nu corespund câmpurilor implicite, creați câmpuri personalizate înainte de importare. Puteți face acest lucru în Meniul contului > Preferințe personale > Câmpuri de date.

Pentru o listă de câmpuri acceptate și informații despre cum sunt corelate în timpul importării, consultați acest articol.

Verificați cerințele fișierului

Înainte de a încărca fișierul, confirmați că acesta îndeplinește următoarele cerințe:

• Format XLS, XLSX sau CSV
• O filă pentru fiecare import
• Un rând de antet cu numele coloanelor
• Cel mult 50.000 de rânduri
• Dimensiunea fișierului sub 50 MB

Cum funcționează procesul de importare

Accesați Meniul contului > Instrumente și aplicații > Importați date > Importați din foaia de calcul, apoi dați clic pe „Începeți.

Dați clic pe „Următorul” pentru a continua.

Pasul 1: informații despre fișier

Selectați tipurile de date incluse în fișier. Pipedrive evidențiază câmpurile obligatorii și structura așteptată.

Dați clic pe „Următorul” pentru a continua.

Pasul 2: încărcați fișierul

Dați clic pe „Încărcați foaia de calcul” și selectați fișierul.

După încărcare, Pipedrive verifică automat fișierul pentru probleme frecvente, cum ar fi:

• format de fișier neacceptat
• depășirea limitei de rânduri
• anteturi lipsă
• coloane goale sau aliniate greșit

Dacă există o problemă, veți vedea un mesaj de eroare cu instrucțiuni despre ce trebuie corectat. Dacă totul este corect, puteți continua la pasul următor.

Pasul 3: corelați câmpurile

Pipedrive corelează automat coloanele din foaia de calcul cu câmpurile, pe baza numelor coloanelor.

Verificați cu atenție câmpurile corelate. Dacă o coloană nu este corelată, trageți-o și atribuiți-o manual.

Dacă un câmp nu există, adăugați un câmp personalizat.

După ce ați terminat maparea, dați clic pe „Următorul.”

Pasul 4: previzualizare

Previzualizarea arată cum vor apărea datele după importare.

Verificați dacă:

• Datele sunt atribuite câmpurilor corecte
• Elementele sunt asociate corect
• Nu lipsesc informații

Aceasta este ultima ocazie de a identifica probleme înainte de finalizarea importării.

Pasul 5: finalizați

Alegeți cum să gestionați duplicatele. Dacă sunt detectate duplicate, le puteți îmbina în loc să creați înregistrări noi.

Dați clic pe „Începeți importarea” pentru a finaliza procesul.

După import

După finalizarea importării, veți vedea un rezumat în fila istoric importări.

Acesta include numărul de înregistrări adăugate, actualizate, îmbinate sau omise. Dați clic pe „Vizualizați” pentru a vedea detaliile.

Corectați înregistrările omise

Dacă unele rânduri nu au fost importate, acestea vor apărea într-un fișier de excluderi cu motivul fiecărei erori.

De exemplu, rândurile pot fi omise din cauza unui format de dată nevalid.

Pentru a corecta acest lucru:

• Descărcați fișierul de excluderi
• Corectați problemele
• Importați din nou fișierul

Anulați un import

Dacă este necesar, puteți anula un import din fila istoric importări în termen de 48 de ore.

Dacă butonul „Anulați” nu este disponibil, contactați echipa noastră de asistență pentru ajutor.