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Asana ist ein Projektmanagement-Tool, das zur Organisation von Aufgaben und zur teamübergreifenden Zusammenarbeit eingesetzt wird.

Wenn Sie Daten aus Pipedrive an ein anderes Team, das Asana verwendet, weiterleiten müssen, unterstützt Sie diese Integration dabei.

Installation der Integration

Um die Integration zu aktivieren, gehen Sie zur Asana Seite in unserem Marketplace und klicken Sie auf „Jetzt installieren”.

Wenn Sie direkt zum Marketplace navigieren und die Asana-Integration auswählen, klicken Sie auf „Autorisieren“.

Wählen Sie im ersten Schritt der Autorisierung das Unternehmen aus, für das Sie die Integration installieren möchten, und bestimmen Sie, wer sie nutzen darf: alle Nutzer, nur ich oder bestimmte Nutzer.

Wenn Sie die Option bestimmte Nutzer auswählen, bestimmen Sie die Nutzer, die die Integration verwenden werden, und wenn Sie diese per E-Mail benachrichtigen möchten, klicken Sie auf „Weiter“.

Wenn Sie alle Nutzer oder nur ich ausgewählt haben, klicken Sie einfach auf „Weiter“, um fortzufahren.

Im zweiten Schritt werden Sie aufgefordert, die Berechtigungen für die App zu lesen und zu genehmigen. Nachdem Sie diese überprüft haben, klicken Sie auf „Genehmigen und installieren“.

Wenn Sie nicht angemeldet sind oder noch keinen Asana-Account eingerichtet haben, werden Sie aufgefordert, sich anzumelden oder einen Account zu erstellen.

Wenn Sie bereits angemeldet sind, werden Sie aufgefordert, Pipedrive die Berechtigung zum Zugriff auf Ihren Asana-Account zu erteilen. Klicken Sie auf „Zulassen“, um mit der Einrichtung Ihrer Integration fortzufahren.

Einrichtung der Integration

Sobald Ihr Asana-Account verknüpft ist, öffnen Sie das Pipedrive Account-Menü > Tools und Apps > Asana, um die Integration einzurichten.

Auswahl des Trigger-Ereignisses und der zu übertragenden Informationen

Um Daten von Pipedrive an Asana zu senden, müssen Sie eine Regel erstellen, die die Aktion zum Abrufen der Informationen aus Pipedrive und zum Senden an Asana auslöst.

Auf der linken Seite unter Pipedrive-Ereignis können Sie auswählen, wodurch die Informationsübertragung ausgelöst werden soll.

Die verfügbaren Trigger sind:

• Deal wurde gewonnen

• Deal wurde verloren

• Deal wurde verschoben (Sie müssen bestimmen, in welche Phase)

Denken Sie bitte daran, dass die Angabe der Pipeline erforderlich ist.

Wenn Sie Deal wurde verschoben als Trigger ausgewählt haben, müssen Sie zusätzlich die Phase angeben. Wenn Sie einen Deal in die vorgegebene Phase verschieben, wird die Regel ausgelöst.

Nach der Bestimmung der Pipeline können Sie auswählen, welche Daten in die neu erstellte Asana-Aufgabe, bzw. das Projekt übertragen werden sollen. Sie können folgende Angaben übertragen:

• Deal-Titel (kann nicht abgewählt werden)

• Deal-Wert

• Kontaktangaben einer Person oder Organisation

• Angeheftete Notizen

• Anhänge

Weil für einen Deal ein Titel erforderlich ist, können Sie mit Ausnahme des Deal-Titels alle Informationen, die Sie nicht in Asana übertragen möchten, abwählen.

Auswahl der in Asana zu erstellenden Elemente

Beim Einrichten einer Regel können Sie in Asana zwei Arten von Elementen erstellen: Aufgaben und Projekte.

Erstellung einer Aufgabe in Asana

Wenn Sie eine Aufgabe in Asana erstellen möchten, gehen Sie zu den Dropdown-Menüs, wählen Sie den Workspace oder die Organisation aus, für die die Aufgabe bestimmt ist und geben Sie anschließend den Namen des Projekts ein.

Alternativ können Sie es auch einem bestehenden Asana-Nutzer zuweisen.

Erstellung eines Projekts in Asana

Wenn Sie mit Ihrer Regel ein Projekt in Asana erstellen möchten, werden Sie feststellen, dass die Option Anhänge unter zu übertragende Details automatisch deaktiviert ist.

Wählen Sie in den Dropdown-Menüs auf der rechten Seite den Workspace oder die Organisation aus, in dem/der Sie ein Projekt erstellen möchten, sowie optional das Team.

Wenn Ihre Auswahl korrekt und vollständig ist, klicken Sie auf „Änderungen speichern“. Anschließend wird für jeden Deal, der Ihren Kriterien entspricht, eine Aufgabe oder ein Projekt mit den entsprechenden Informationen in Asana erstellt, damit Ihre Teams Ihre Deals effizient weiterbearbeiten können.

Automatisierung von Aufgaben mit der Asana-Integration

Sie können die Asana-Integration verwenden, um Abrechnungs- oder administrative Aufgaben basierend auf Ihrer Sales-Pipeline zu automatisieren. Wenn beispielsweise ein Deal die Abrechnungsphase erreicht, können Sie eine Aufgabe in Asana auslösen, um eine Rechnung zu erstellen oder Ihre Rechtsabteilung zu benachrichtigen, ohne dass eine manuelle Übergabe erforderlich ist.

Um loszulegen, gehen Sie in Pipedrive zu Automations, öffnen Sie den Vorlagen-Tab und wählen Sie die Kategorie Asana, um aus vier einsatzbereiten Vorlagen auszuwählen:

• Aufgaben hinzufügen, wenn Deals verschoben werden: Wenn ein Deal in eine Phase übergeht, eine Aufgabe oder ein Projekt in Asana erstellen

  • Kann für interne Übergaben wie Abrechnung, Onboarding oder Implementierung verwendet werden.

• Gewonnene Deals übergeben: Wenn ein Deal als gewonnen markiert wird, eine Aufgabe oder ein Projekt in Asana erstellen

  • Kann verwendet werden, um sofort nach Abschluss eines Deals mit der Projektarbeit zu beginnen.

• Verlorene Deals abgeben: Wenn ein Deal als verloren markiert wird, eine Aufgabe oder ein Projekt in Asana erstellen

  • Kann verwendet werden, um Follow-up-Aufgaben zu erstellen oder Feedback-Schleifen auszulösen

• Neue Leads pflegen: Wenn ein neuer Lead hinzugefügt wird, eine Aufgabe oder ein Projekt in Asana erstellen.

  • Kann verwendet werden, um Lead-Pflege-Aufgaben an Marketing- oder Sales-Development-Teams weiterzuleiten.

Sehen wir uns ein Beispiel an, wie Sie die Vorlage „Aufgaben hinzufügen, wenn Deals verschoben werden“ verwenden können, um abrechnungsbezogene Aktionen zu automatisieren.

Einrichtung einer Abrechnungs-Automatisierung mithilfe einer Vorlage

Wählen Sie Aufgaben hinzufügen, wenn Deals verschoben werden und bestimmen Sie im ersten Fenster, was nach dem Verschieben des Deals in die ausgewählte Pipeline-Phase geschehen soll – in diesem Fall „Aufgabe in Asana hinzufügen“ und anschließend „Vorlage verwenden“.

Wählen Sie im zweiten Fenster die spezifische Pipeline und Phase aus, in der die Rechnungsstellung oder Vertragsvorbereitung erfolgt. Wenn dies beispielsweise in der letzten Phase geschieht, wählen wir „Verhandlungen begonnen” aus, die letzte Phase in unserer Pipeline.

Geben Sie im Abschnitt „Aufgabe in Asana hinzufügen“ den Namen und die Beschreibung der Aufgabe ein. Die grauen Felder werden automatisch Daten aus Pipedrive ausgefüllt. Informationen, die für Ihr Team nicht relevant sind, können deaktiviert werden, damit Aufgaben nur mit den richtigen Hintergrundinformationen erstellt werden.

Wählen Sie das Projekt aus, in dem Sie die Aufgabe erstellen möchten, fügen Sie gegebenenfalls angeheftete Notizen für zusätzlichen Kontext zur Beschreibung hinzu und klicken Sie abschließend auf „Als Entwurf speichern“.

Auf dem folgenden Bildschirm werden alle Details Ihrer Automation angezeigt, die Sie vor der Aktivierung noch bearbeiten können.

Nehmen wir an, Sie möchten die Automation bei jedem gewonnenen Deal auslösen. Bitte klicken Sie auf das Bleistiftsymbol neben der sofortigen Bedingung, ändern Sie die Dropdowns auf Deal-Status wurde auf „Gewonnen“ geändert und klicken Sie auf „Bedingungen anwenden“.

Wenn Sie bereit sind, setzen Sie die Automation oben auf aktiv.

Nach der Aktivierung wird jedes Mal, wenn ein Deal in die ausgewählte Phase übergeht (oder wenn er gewonnen wurde, falls Sie die Bedingung geändert haben), automatisch eine Aufgabe in Asana mit den konfigurierten Informationen erstellt.

Erweiterung Ihrer Workflows

Dieser Anwendungsfall für die Abrechnung ist nur ein Beispiel. Sie können diese Vorlagen als Ausgangspunkt verwenden, um die Übergabe zwischen vielen verschiedenen Teams zu optimieren:

• Vom Vertrieb zur Implementierung: Starten Sie Onboarding-Aufgaben automatisch, sobald ein Deal abgeschlossen wurde.

• Vom Vertrieb zum Support: Erstellen Sie Aufgaben für ein Follow-up, wenn ein Deal verloren wurde.

• Vom Vertrieb an das Marketing: Fügen Sie Aufgaben zur Pflege von Leads hinzu, die manuell oder durch Importe hinzugefügt wurden.

Jede Vorlage kann an Ihre internen Prozesse angepasst werden und bietet Ihnen Flexibilität, ohne dass Sie von Grund auf neu beginnen müssen.

Weitere Informationen zum Anpassen von Automations finden Sie in unserem Leitfaden Automations: Erste Schritte.