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Status:

Pipedrive

Importieren von Daten mittels Tabellen

Hinweis: Diese Aktion ist nur für Administratoren verfügbar.


Sie können bequem Daten aus XLS-, XLSX- und CSV-Tabellenkalkulationsdateien in Pipedrive importieren. Deals, Organisationen, Kontaktpersonen, Notizen und Aktivitäten können gleichzeitig importiert werden!

Bevor Sie beginnen, möchten wir Ihnen empfehlen, sich unseren Artikel Wie Ihre Daten in Pipedrive organisiert sind anzusehen. Es ist wichtig ein Verständnis darüber zu haben, wie die importierten Daten nach dem Import präsentiert werden.

Tabellenimport

 

Vorbereiten eines Datenimports

Hinweis: Es ist empfehlenswert während des Importvorgangs, eine neue Tabelle ohne Formeln zu verwenden. Falls Sie eine Tabelle haben, die Formeln oder Datenverknüpfung nutzt, um die Inhalte einer Zelle zu erstellen, ist es empfehlenswert, die Daten in der Tabelle zu kopieren und sie in eine neue Tabelle einzufügen, die keine Formeln enthält. 

Vor dem Import sollten Sie sich überlegen, welche Daten Sie in Pipedrive generieren wollen.

  • Möchten Sie lediglich eine Kontakteliste (Kontaktpersonen und Organisationen) importieren?
  • Möchten Sie Kontakte importieren und für diese gleichzeitig Deals in Ihrer Pipeline anlegen?
  • Möchten Sie Kontakte importieren, Geschäfte für diese anlegen und außerdem Aktivitäten für all diese Geschäfte erstellen?
  • Möchten Sie Kontakte importieren, Geschäfte für diese anlegen, Aktivitäten erstellen und Notizen hinzufügen?
  • Or maybe you want to open a bunch of new Deals for Contacts that already exist in Pipedrive?


Falls sich dies alles etwas verwirrend anhört, sehen Sie sich einfach unseren Artikel Wie Ihre Daten in Pipedrive organisiert sind näher an..

Importieren einer Tabelle

1. Schritt: Datei hochladen



  • Gehen Sie zu Einstellungen > Datenimport > Aus Datei
  • Klicken Sie auf Datei laden und wählen Sie die gewünschte Datei zum Importieren aus. Pipedrive unterstützt Excel- (.xls und .xlsx) und .csv-Dateien.

    Hinweis: Wenn Sie versuchen eine Tabelle zu importieren und dabei ein Fehler auftritt, kann das Problem an der Tabelle liegen: obwohl es keine Höchstgrenze für die Anzahl der Spalten gibt, ist die Dateigröße auf 50 MB beschränkt und darf maximal 50.000 Reihen in der Tabelle haben. 

 

2. Schritt: Zuordnen



Hier geht es nun um das Zuordnen der Spalten Ihrer Tabelle zu den verschiedenen Feldern in Pipedrive. Dies geschieht durch einfaches Ziehen und Ablegen der im rechten Kasten befindlichen Felder zu den entsprechenden Tabellenspalten.

Hinweis: Wie Sie sehen, stehen Ihnen auf der rechten Seite diverse Kategorien verschiedener Datentypen zur Verfügung (Kontakte, Deals, usw.). Diese besitzen jeweils individuelle eigene Felder, denen sich Inhalte Ihrer Tabelle zuordnen lassen.

Zudem können Sie ein benötigtes Feld im Nu über die Suchfunktion ausfindig machen.

Gibt es ein Feld, das nicht standardmäßig in Pipedrive erstellt wurde? Navigieren Sie jederzeit einfach zu Einstellungen > Felder anpassen und erstellen Sie das erforderliche benutzerdefinierte Feld. Kehren Sie anschließend zu Einstellungen > Datenimport zurück, um Ihren Import fortzusetzen.



Wenn die importierten Spaltenüberschriften den Feldwerten in Pipedrive entsprechen, werden die betreffenden Titel automatisch ausgewählt. Schlägt die automatische Erkennung für irgendwelche Felder fehl, können Sie die Pipedrive-Felder dennoch in die entsprechenden Tabellenspalten ziehen.

Hinweis: Die Zuordnung von Deal-Kategoriefeldern in den Tabellenspalten wird Deals im Pipedrive-Account erstellen. Falls es nicht Ihre Absicht ist, Deals durch den Import zu erstellen, legen Sie keine Deal-Kategoriefelder in den Tabellenspalten an.

Klicken Sie auf Weiter, sobald der Vorgang abgeschlossen ist..

3. Schritt: Vorschau ansehen und abschließen



Hier haben Sie nun Gelegenheit, Pipedrive anzuweisen, wie mit gefundenen Duplikaten zu verfahren ist. Pipedrive verfügt über einen Anti-Duplikations-Algorithmus, der sich nach Kräften darum bemüht, übereinstimmende Datensätze zu finden und deren Daten zu einem Datensatz zu vereinen.

Hier können Sie auch die vorgenommenen Zuordnungen überprüfen. Auf dieser Seite sehen Sie deutlich, wie Ihre Daten nach der gemäß Schritt 2 erfolgten Zuordnung dargestellt werden.



Wenn Sie mit der überprüften Vorschau zufrieden sind, klicken Sie auf Import starten.

Sie sind fertig! Jetzt können Sie mithilfe unserer Listenansicht der Stapelbearbeitung die importierten Daten überprüfen und auch Änderungen an den Daten vornehmen..

Was ist eine Fehlerdatei?

Wenn Sie einen Import durchführen, wird Pipedrive einen kurzen übersichtlichen Bericht über aufgetretene Komplikationen erstellen.
Wenn Sie beispielsweise eine Liste mit den Kontaktpersonen importieren wollten und kein Pflichtfeld eingefügt haben (wie z.B. der Name), dann wird diese Reihe mit Informationen übersprungen.
Diese Reihe wird anschließend in einer Fehlerdatei organisiert..

Die Fehlerdatei kann jederzeit zur Überprüfung heruntergeladen werden. Sie können die notwendigen Änderungen vornehmen und anschließend die Fehlerdatei in Pipedrive importieren, um den Import abzuschließen. Dadurch ist es einfacher zu garantieren, dass all Ihre Daten ins System übertragen werden.





Annullieren eines Imports

Nachdem ein Import durchgeführt wurde, kann dieser innerhalb von 48 Stunden nach dem initialen Import, durch Anklicken der Taste Zurücksetzen im Importverlauf wieder rückgängig gemacht werden.
Ist die Taste Zurücksetzen nicht verfügbar, informieren Sie unser Support-Team. Dieses ist Ihnen gerne behilflich.


Mapping - Solve the puzzle box

Einige bestimmte Felder werden eine zusätzliche Zuordnung benötigen.
Wenn Sie Phase, Status, Sichtbar für, Eigentümer oder Optionsfelder für Einzel-/Mehrfachauswahl auswählen, öffnet sich das Zuordnungsfenster, wo sich die importierten Daten mit den Werten in Pipedrive zuordnen lassen.

Wenn Sie beispielsweise Deal – Phase einer Tabellenspalte zuordnen, erscheint dieses kleine Zuordnungskästchen. Auf der linken Seite befinden sich verschiedene Schlüsselwörter aus unserer Tabellenspalte und auf der rechten Seite befinden sich verschiedene Phasen in verschiedenen Pipelines.
Alles, was Sie tun müssen ist, die verschiedenen Wörter von der linken Seite auf die rechte Seite zu ziehen und abzulegen und diese entsprechend zuordnen.



Im unteren Beispiel sehen Sie Schlüsselwörter wie Phase 1 und Phase 2 in unserer Tabelle. When we drag them to the Contact Made stage, this means any rows where there are Stage 1 or Stage 2 in our spreadsheet, their Deals will be added in the Contact Made stage.

Zuordenbare Felder und deren Funktion



Es gibt viele verschiedene Felder, die Sie Ihren Spalten in Pipedrive zuordnen können.
Sehen wir uns etwas genauer an, was das für Felder sind und welche am wichtigsten für Sie sind.

 

Pflichtfelder
Diese sind erforderlich, um Datensätze anzulegen:

Kontaktperson – Name | (Beispiel: Audrey Hepburn)
Erforderlich für das Erstellen von Kontaktpersonen (soweit nicht der Vor- und Nachname verwendet wird)
Kontaktperson – Vorname | (Beispiel: Audrey)
Erforderlich für das Erstellen von Kontaktpersonen (soweit nicht der vollständige Name verwendet wird) 
Kontaktperson – Nachname | (Beispiel: Hepburn)
Erforderlich für das Erstellen von Kontaktpersonen (soweit nicht der vollständige Name verwendet wird)
Kontaktperson – Telefon | (Beispiel: 555-555-4422)
Kontaktnummer für Kontaktpersonen (geben Sie dies an, um zu vermeiden, dass eventuell Kontaktpersonen wiederholt werden)
Kontaktperson – E-Mail | (Beispiel: [email protected])
E-Mail-Adresse der Kontaktperson (geben Sie diese an, um zu vermeiden, dass eventuell Kontaktpersonen wiederholt werden)

Organisation – Name | (Beispiel: Pipedrive)
Erforderlich für das Erstellen von Organisationen und deren Zuordnung zu den Kontaktpersonen in den entsprechenden Reihen
Organisation – Adresse | (Beispiel: 32 Sleepy Hill, Newcomerstown, South Dakota)
Anschrift der Organisation mit Google Maps geokodiert. (geben Sie diese an, um zu vermeiden, dass Organisationen, die denselben Namen teilen, wiederholt werden)

Deal – Titel | (Beispiel: Ford Deal)
Erforderlich für das Anlegen von Deals. Lassen Sie alle Zellen in der Tabelle leer, damit Pipedrive automatisch einen Titel für jeden Deal erstellt (z.B. „Ford Deal“), je nach Namen der mit dem Deal verknüpften Organisation. Wenn keine Organisation angegeben wird, dann benennt Pipedrive den Deal mit dem Namen der Kontaktperson (z.B. „Jon Snow Deal“) oder passt Ihren Deal-Titel an, indem es die Zellen mit einer gewünschten Beschriftung verbreitet.

Hinweis: Wird eine Deal – Phase nicht im Import zugeordnet, dann werden jegliche angelegte Deals automatische in die erste Phase der ersten Pipeline versetzt.

Hinweis – Inhalt | (Beispiel: Ich hinterlasse eine Notiz zu diesem Deal)
Erforderlich für das Erstellen von Notizen. So wird garantiert, dass der Inhalt Ihrer Notiz mit allen von Ihnen während des Imports angegebenen Objekten (Kontaktpersonen, Deals, usw.) verknüpft sind.

Aktivität – Betreff | (Beispiel: Nachfassanruf)
Erforderlich, um Aktivitäten anzulegen. Bitte NICHT leer lassen. Geben Sie in jede Zelle die gewünschte Betreffbezeichnung ein. Dadurch wird für jede Zeile eine Aktivität erstellt.

Oft genutzte Felder
Diese sind nicht zwingend erforderlich, erweisen sich jedoch als äußerst hilfreich:

Deal – Phase | (Beispiel: Idee)
Bestimmt die Phase/Pipeline, in welche Ihre Deals hinzugefügt werden. Wird keine Phase angegeben, werden Ihre Geschäfte in der ersten Phase Ihrer ersten Pipeline angelegt.
Deal – Wert | (Beispiel: 2000)
Geldwert Ihrer Deals. Wird keine Währung angegeben, wird dem betreffenden Geschäft die in Ihren Unternehmenseinstellungen festgelegte Standardwährung zugewiesen.
Geschäft – Währung | (Beispiel: USD oder EUR)
Definiert die Währung des Werts Ihres Geschäfts. Wird diese nicht angegeben, verwendet Pipedrive die in Ihren Unternehmenseinstellungen festgelegte Standardwährung Ihres Unternehmens.
Geschäft – Voraussichtlicher Abschlusstermin | (Beispiel: 2016-04-11, 11.4.16 oder 11.4.2016)
Wenn Sie möchten, dass Ihr Geschäft in der Zeitleistenansicht angezeigt wird, muss ein Datum angegeben werden. Dies kann bei Bedarf auch später noch manuell hinzugefügt werden.
Geschäft – Eigentümer | (Beispiel: Bob Dillon oder James Brown)
Legt fest, welcher Pipedrive-Benutzer Eigentümer des Geschäfts ist. Wird kein Eigentümer angegeben, gilt der den Import durchführende Benutzer als Eigentümer der betreffenden Geschäfte.

Aktivität – Fälligkeitstermin | (Beispiel: 2016-04-11, 11.4.16 oder 11.4.2016)
Legt fest, wann eine Aktivität fällig ist.
Aktivität – Art | (Beispiel: Anruf, Mittagessen, Besprechung
Ermöglicht es Ihnen, verschiedene Aktivitätsarten, einschließlich benutzerdefinierte, anzugeben.
Aktivität – An Benutzer zugewiesen | (Beispiel: Bob Dillon oder James Brown)
Ermöglicht es Ihnen, Aktivitäten an bestimmte Pipedrive-Benutzer zuzuweisen.

Vergangene Felder
Diese werden die vergangenen Daten und den Status Ihrer Datensätze, wie vorherige abgeschlossene Deals oder Aktivitäten zuordnen.

Deal - Zeitpunkt des Gewinns | (Beispiel: 2016/04/11, 4/11/16 oder 4/11/2016)
Gibt an, zu welchem Zeitpunkt Ihre Deals als Gewonnen markiert wurden.
Deal – Zeitpunkt des Verlustes | (Beispiel: 2016/04/11, 4/11/16 oder 4/11/2016)
Gibt an, zu welchem Zeitpunkt Ihre Deals als Verloren markiert wurden.
Deal – Status | (Beispiel: Gewonnen oder Offen)
Erlaubt bereits abgeschlossene Deals zu importieren. Sie können bestimmen, bei welchen Reihen es sich um offene, verlorene oder gewonnene Deals handelt.
Hinweis: Ist kein Status angegeben, dann sind alle importierten Deals automatisch Offen..

Aktivität – Erledigt | (Beispiel: Erledigt oder Nicht erledigt)
Ermöglicht es Ihnen, einige Aktivitäten als bereits erledigt zu markieren, während Sie andere offen lassen.
Aktivität – Als erledigt markiert am | (Beispiel: 2016-04-11, 11.4.16 oder 11.4.2016)
Gibt an, wann eine Aktivität als Erledigt markiert wurde. Dies wird in Ihren Statistiken angezeigt.

 

Herunterladbare Beispieltabelle

Die in diesem Artikel – Der ultimative Pipedrive-Import.xlsx – beigefügte Tabelle wird Ihnen eine Vorlage bereitstellen, um Ihren Import zu starten. Wie Sie sehen werden, sind die Spalten farbkodiert und enthalten Beschreibungen der verschiedenen Felder. Die Kopfzeilen sind zudem leicht erkennbar mit unserem Importsystem. 

Sie können diese Tabelle mit Ihren eigenen Daten füllen oder sie einfach nur dazu verwenden, nachzuvollziehen, wo die verschiedenen Pipedrive-Felder in den Spalten Ihrer eigenen Tabelle zugeordnet werden.