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Pipedrive

Wie kann ich mit Tabellen Daten zu Pipedrive importieren?

Hinweis: Diese Aktion ist nur für Admin-Nutzer verfügbar.


Sie können bequem Daten aus XLS-, XLSX- und CSV-Tabellenkalkulationsdateien in Pipedrive importieren. Deals, Organisationen, Kontakte, Notizen und Aktivitäten können gleichzeitig importiert werden!

Bevor Sie beginnen, empfehlen wir Ihnen, sich unseren Artikel Wie Ihre Daten in Pipedrive organisiert sind anzusehen. Es ist wichtig ein Verständnis dafür zu haben, wie die importierten Daten nach dem Import dargestellt werden.

Tabellenimport

Vorbereitung des Datenimports

Hinweis: Es ist empfehlenswert während des Importvorgangs, eine neue Tabelle ohne Formeln zu verwenden. Falls Sie eine Tabelle haben, die Formeln oder Datenverknüpfung nutzt, um die Inhalte einer Zelle zu erstellen, ist es empfehlenswert, die Daten in der Tabelle zu kopieren und sie in eine neue Tabelle einzufügen, die keine Formeln enthält. 

Vor dem Import sollten Sie sich überlegen, welche Daten Sie in Pipedrive generieren wollen.

  • Möchten Sie einfach nur eine Kontaktliste importieren? (Kontakte und Organisationen)
  • Möchten Sie Kontakte importieren und für diese gleichzeitig Deals in Ihrer Pipeline anlegen?
  • Möchten Sie Kontakte importieren, Deals für diese anlegen und außerdem Aktivitäten für all diese Deals erstellen?
  • Möchten Sie Kontakte importieren, Deals für diese anlegen, Aktivitäten erstellen und Notizen hinzufügen?
  • Oder möchten Sie eventuell mehrere neue Deals für bereits in Pipedrive vorhandene Kontakte anlegen?


Falls sich das alles etwas verwirrend anhört, sehen Sie sich einfach unseren Artikel Wie Ihre Daten in Pipedrive organisiert sind an.

Importieren einer Tabelle

1. Schritt: Datei hochladen

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  • Gehen Sie zu Einstellungen > Datenimport > Aus Datei
  • Klicken Sie auf Datei laden und wählen Sie die gewünschte Datei zum Importieren aus. Pipedrive unterstütztExcel (.xls, .xlsx) und .csv-Dateien.

Hinweis: Wenn Sie versuchen eine Tabelle zu importieren und dabei ein Fehler auftritt, kann das Problem an der Tabelle liegen: Obwohl es keine Höchstgrenze für die Anzahl der Spalten gibt, ist die Dateigröße auf 50 MB beschränkt und darf maximal 50.000 Zeilen in der Tabelle haben. 

2. Schritt: Zuordnen



Nun können Sie die Spalten in Ihrer Tabelle den unterschiedlichen Feldern in Pipedrive zuordnen. Ziehen Sie dafür die Felder zur entsprechenden Spalte.

Hinweis: Wie Sie sehen, stehen Ihnen auf der rechten Seite diverse Kategorien verschiedener Datentypen zur Verfügung (Kontakte, Deals, usw.). Diese besitzen jeweils individuelle eigene Felder, denen sich Inhalte Ihrer Tabelle zuordnen lassen.

Zudem können Sie ein benötigtes Feld über die Suchfunktion finden.

Gibt es ein Feld, das nicht standardmäßig in Pipedrive erstellt wurde? Gehen Sie dafür zu Einstellungen > Felder anpassen und erstellen Sie das erforderliche benutzerdefinierte Feld. Kehren Sie anschließend zu Einstellungen > Datenimport zurück, um Ihren Import fortzusetzen.



Wenn die importierten Spaltenüberschriften den Feldwerten in Pipedrive entsprechen, werden die betreffenden Titel automatisch ausgewählt. Schlägt die automatische Erkennung für einige Felder fehl, können Sie die Pipedrive-Felder dennoch in die entsprechenden Tabellenspalten ziehen.

Hinweis: Die Zuordnung von Deal-Kategoriefeldern in den Tabellenspalten erstellt in Ihrem Pipedrive-Account Deals. Falls es nicht Ihre Absicht ist, Deals durch den Import zu erstellen, legen Sie keine Deal-Kategoriefelder in den Tabellenspalten an.

Klicken Sie auf Weiter, sobald der Vorgang abgeschlossen ist.

3. Schritt: Vorschau ansehen und abschließen

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Hier können Sie festlegen, was mit gefundenen Duplikaten geschehen soll. Pipedrive verfügt über einen Anti-Duplikations-Algorithmus, der übereinstimmende Datensätze findet und deren Daten zu einem Datensatz vereint.

Hier können Sie auch die vorgenommenen Zuordnungen überprüfen. Auf dieser Seite sehen Sie deutlich, wie Ihre Daten nach der im Schritt 2 erfolgten Zuordnung dargestellt werden.

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Wenn Sie mit der überprüften Vorschau zufrieden sind, klicken Sie auf Import starten.

Fertig! Jetzt können Sie mithilfe unserer Listenansicht der Stapelbearbeitung die importierten Daten überprüfen und auch Änderungen an den Daten vornehmen.

Was ist eine Fehlerdatei?

Wenn Sie einen Import durchführen, wird Pipedrive einen kurzen übersichtlichen Bericht über aufgetretene Komplikationen erstellen.
Wenn Sie beispielsweise eine Liste mit Kontaktpersonen importieren wollten und kein Pflichtfeld eingefügt haben (wie z.B. Name), dann wird diese Reihe mit Informationen übersprungen.
Diese Reihe wird anschließend in einer Fehlerdatei organisiert.

Die Fehlerdatei kann jederzeit zur Überprüfung heruntergeladen werden. Sie können die notwendigen Änderungen vornehmen und anschließend die Fehlerdatei in Pipedrive importieren, um den Import abzuschließen. Dadurch lässt sich sicherstellen, dass alle Ihre Daten ins System übertragen werden.

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Einen Import umkehren

Nachdem ein Import durchgeführt wurde, kann dieser innerhalb von 48 Stunden nach dem initialen Import, durch Anklicken der Taste Zurücksetzen im Importverlauf wieder rückgängig gemacht werden.
Ist die Taste Zurücksetzen nicht verfügbar, informieren Sie unser Support-Team.

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Zuordnen: So geht's ganz einfach

Einige Felder werden eine zusätzliche Zuordnung benötigen.
Wenn Sie Phase, Status, Sichtbar für, Besitzer oder Optionsfelder für Einzel-/Mehrfachauswahl auswählen, öffnet sich das Zuordnungsfenster, in dem sich die importierten Daten mit den Werten in Pipedrive zuordnen lassen.

Wenn Sie beispielsweise Deal – Phase einer Tabellenspalte zuordnen, erscheint dieses kleine Zuordnungskästchen. Auf der linken Seite befinden sich verschiedene Schlüsselwörter aus unserer Tabellenspalte und auf der rechten Seite befinden sich verschiedene Phasen in verschiedenen Pipelines.
Sie müssen nur noch die verschiedenen Wörter von der linken Seite auf die rechte Seite ziehen, ablegen und entsprechend zuordnen.



Im unteren Beispiel sehen Sie Schlüsselwörter wie Phase 1 und Phase 2 in unserer Tabelle. Wenn wir diese zur Phase Kontakt hergestellt ziehen bedeutet das, dass die Deals aller Zeilen, die Phase 1 oder Phase 2 in unserer Tabelle enthalten, zur Phase Kontakt hergestellt hinzugefügt werden.

Erweiterter Import: Zuordenbare Felder und deren Funktion


Erweiterter Import


Es gibt viele verschiedene Felder, die Sie Ihren Spalten in Pipedrive zuordnen können.
Sehen wir uns etwas genauer an, was das für Felder sind und welche am wichtigsten für Sie sind.



Pflichtfelder
Diese sind erforderlich, um Datensätze anzulegen:

  • Kontakt – Name | (Beispiel: Elisabeth Müller)
    Erforderlich, um Kontakte anzulegen (es sei denn Vorname und Nachname werden verwendet)
  • Kontakt – Vorname | (Beispiel: Elisabeth)
    Erforderlich, um Kontakte anzulegen (es sei denn Vollständiger Name wird verwendet)
  • Kontakt – Nachname (Beispiel: Müller)
    Erforderlich, um Kontakte anzulegen (es sei denn Vollständiger Name wird verwendet)
  • Kontakt - Telefon | (Beispiel: +49 170 55342211)
    Kontaktnummer für den Kontakt (geben Sie diese an, um Duplikate zu vermeiden)
  • Kontakt - E-Mail | (Beispiel: elisabeth.mueller@pipedrive.com)
    Kontakt-E-Mail für den Kontakt (geben Sie diese an, um Duplikate zu vermeiden)

  • Organisation – Name | (Beispiel: Pipedrive)
    Erforderlich, um Organisationen anzulegen und diese in den entsprechenden Zeilen mit Kontakten zu verknüpfen
  • Organisation – Adresse (Beispiel: Welfengarten 1, 30167 Hannover)
    Adresse der Organisation, geokodiert mit Google Maps (geben Sie diese an, um Duplikate von Organisationen zu vermeiden)

  • Deal – Titel | (Beispiel: Ford Deal)
    Erforderlich für das Anlegen von Deals. Lassen Sie alle Zellen in der Tabelle leer, damit Pipedrive automatisch einen Titel für jeden Deal erstellt (z.B. „Ford Deal“), je nach Namen der mit dem Deal verknüpften Organisation. Wenn keine Organisation angegeben ist, wird Pipedrive den Titel entsprechend dem Namen der Person (z.B. "Elisabeth Müller Deal") benennen, oder aber Sie passen den Titel des Deals an, indem Sie die Zellen mit den entsprechenden Informationen füllen.

    Hinweis: Wenn das Feld Deal - Phase nicht im Import abgebildet ist, werden alle erstellten Deals automatisch in die erste Phase Ihrer ersten Pipeline eingefügt.

  • Notiz – Inhalt | (Beispiel: Ich hinterlasse eine Notiz zu diesem Deals)
    Erforderlich, um Notizen zu erstellen. Dadurch wird sichergestellt, dass der Inhalt Ihrer Notiz allen von Ihnen beim Import angegebenen Objekten (Kontakte, Deals, usw.) hinzugefügt wird.

  • Aktivität – Betreff | (Beispiel: Follow-up-Anruf)
    Erforderlich, um Aktivitäten anzulegen. Bitte NICHT leer lassen. Geben Sie in jede Zelle die gewünschte Betreffbezeichnung ein. Dadurch wird für jede Zeile eine Aktivität erstellt.

Oft genutzte Felder
Diese sind nicht zwingend erforderlich, erweisen sich jedoch als äußerst hilfreich:

  • Deal – Phase | (Beispiel: Idee)
    Bestimmt die Phase/Pipeline, in welche Ihre Deals hinzugefügt werden. Wird keine Phase angegeben, werden Ihre Deals in der ersten Phase Ihrer ersten Pipeline angelegt.
  • Deal – Wert | (Beispiel: 2000)
    Geldwert Ihrer Deals. Wird keine Währung angegeben, wird dem betreffenden Deal die in Ihren Unternehmenseinstellungen festgelegte Standardwährung zugewiesen.
  • Deal – Währung | (Beispiel: USD oder EUR)
    Definiert die Währung des Werts Ihres Deals. Wird diese nicht angegeben, verwendet Pipedrive die in Ihren Unternehmenseinstellungen festgelegte Standardwährung Ihres Unternehmens.
  • Deal – Voraussichtlicher Abschlusstermin | (Beispiel: 2018-04-11, 11.4.18 oder 11.4.2018)
    Wenn Sie möchten, dass Ihr Deal in der Zeitleiste angezeigt wird, muss ein Datum angegeben werden. Dies kann bei Bedarf auch später noch manuell hinzugefügt werden.
  • Deal – Besitzer | (Beispiel: Bob Dillon oder James Brown)
    Legt fest, welcher Pipedrive-Nutzer der Besitzer des Deals ist. Wird kein Eigentümer angegeben, gilt der den Import durchführende Nutzer als Besitzer der betreffenden Deals.

  • Aktivität - Fälligkeitsdatum | (Beispiel: 2018-04-11, 11.4.18 oder 11.4.2018)
    Legt fest, wann eine Aktivität fällig wird.
  • Aktivität - Typ | (Beispiel: Anruf, Mittagessen, Meeting)
    Ermöglicht es Ihnen, unterschiedliche Typen einer Aktivität zu definieren.
  • Aktivität – An Nutzer zugewiesen | (Beispiel: Bob Dillon oder James Brown)
    Ermöglicht es Ihnen, Aktivitäten an bestimmte Pipedrive-Nutzer zuzuweisen.

Verlaufsfelder
Diese bilden historische Daten und Status Ihrer Aufzeichnungen ab, wie z.B. bereits abgeschlossene Deals oder bereits abgeschlossene Aktivitäten.

  • Deal – Gewonnen am | (Beispiel: 2018-04-11, 11.4.18 oder 11.4.2018)
    Bezeichnet das Datum, an dem Ihre Deals als Gewonnen markiert wurden.
  • Deal – Verloren am| (Beispiel: 2018-04-11, 11.4.18 oder 11.4.2018)
    Bezeichnet das Datum, an dem Ihre Deals als Verloren markiert wurden.
  • Deal – Status | (Beispiel: Gewonnen oder Offen)
    Ermöglicht es Ihnen, bereits geschlossene Deals zu importieren. Sie können bestimmen, bei welchen Reihen es sich um offene, verlorene oder gewonnene Deals handelt.
    Hinweis: Ist kein Status angegeben, dann sind alle importierten Deals automatisch Offen.

  • Aktivität – Erledigt | (Beispiel: Erledigt oder Nicht erledigt)
    Ermöglicht es Ihnen, einige Aktivitäten als bereits erledigt zu markieren, während Sie andere offen lassen.
  • Aktivität – Als erledigt markiert am | (Beispiel: 2018-04-11, 11.4.18 oder 11.4.2018)
    Gibt an, wann eine Aktivität als erledigt markiert wurde. Das wird in Ihren Statistiken angezeigt.

Mustertabellen

Wenn Sie mehr Einblick erhalten möchten, empfehlen wir Ihnen den Download unserer Mustertabelle.
Die Vorlage ermöglicht es Ihnen, Ihre vorhandenen Daten in Spalten einzubinden, die von Pipedrive nicht erkannt werden können, oder weitere Informationen darüber zu erhalten, wie die Importfunktionen von Pipedrive Felder erkennen.