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Pipedrive

Importieren von Daten mittels Tabellen

Hinweis: Für bestimmte in diesem Artikel aufgeführte Aktionen sind Admin-Rechte erforderlich. Klicken Sie hier, um mehr zu erfahren.


In diesem Artikel machen wir Sie mit unserem neuen und verbesserten Importsystem bekannt. Sollte Ihnen in diesem Artikel nichts geläufig erscheinen, liegt dies vermutlich daran, dass Sie noch unsere ältere Version dieser Funktion verwenden. Wenn Sie zur neuen Version wechseln möchten, wenden Sie sich bitte über das Hilfe-Zentrum an uns und bitten darum, diese Funktion für Sie zu aktivieren.

Daten lassen sich auf einfache Weise von XLS-, XLSX- und CSV-Tabellendateien zu Pipedrive importieren. Sie können Geschäfte, Organisationen, Kontakte, Notizen und Aktivitäten importieren. Dies war auch früher möglich, allerdings nur separat.

Bevor es nun zu technisch wird, möchten wir Ihnen empfehlen, sich unseren Artikel Wie Ihre Daten in Pipedrive organisiert sind anzusehen. Es ist wichtig, zu verstehen, wie die von Ihnen importierten Daten nach dem Import angezeigt werden.

Um zu erfahren, wie Daten aus Tabellen zu Pipedrive importiert werden können, sehen Sie sich bitte das folgende Video an oder lesen Sie die nachstehenden Anleitungen.


 

Vorbereiten eines Datenimports

Hinweis: Wir empfehlen, für den Datenimport unbedingt eine neue Tabelle zu verwenden, die keine Formeln enthält. Wenn Ihnen eine Tabelle vorliegt, die auszugebende Daten mittels Formeln oder Datenverknüpfungen generiert, kopieren Sie einfach Ihre Tabellendaten und fügen diese (über Bearbeiten, Inhalte einfügen, Werte) ohne Formeln in eine neue Tabelle ein.


Vor dem Importieren sollten Sie sich überlegen, welche Arten von Daten Sie in Pipedrive anlegen möchten.

Möchten Sie lediglich eine Kontakteliste (Kontaktpersonen und Organisationen) importieren?

Möchten Sie Kontakte importieren und für diese gleichzeitig Geschäfte in Ihrer Pipeline anlegen?

Möchten Sie Kontakte importieren, Geschäfte für diese anlegen und außerdem Aktivitäten für all diese Geschäfte erstellen?

Möchten Sie Kontakte importieren, Geschäfte für diese anlegen, Aktivitäten erstellen und Notizen hinzufügen?

Oder möchten Sie eventuell mehrere neue Geschäfte für bereits in Pipedrive vorhandene Kontakte anlegen?

Falls sich dies alles etwas verwirrend anhört, sehen Sie sich einfach unseren Artikel Wie Ihre Daten in Pipedrive organisiert sind näher an. Wenn Sie jedoch bereits alles über Geschäfte, Kontakte, Organisationen, etc. wissen, lesen Sie einfach hier weiter.

 

Importieren einer Tabelle

1. Schritt: Datei hochladen




Navigieren Sie zu Einstellungen > Daten importieren.

Klicken Sie auf Aus Datei.

Klicken Sie auf Datei hochladen und wählen Sie die zu importierende Datei aus oder ziehen Sie die gewünschte Tabelle zu Pipedrive. Pipedrive unterstützt Excel (.xls, .xlsx) und .csv-Dateien.

 

2. Schritt: Zuordnen




Hier geht es nun um das Zuordnen der Spalten Ihrer Tabelle zu den verschiedenen Feldern in Pipedrive. Dies geschieht durch einfaches Ziehen und Ablegen der im rechten Kasten befindlichen Felder zu den entsprechenden Tabellenspalten.

Hinweis: Wie Sie sehen, stehen Ihnen auf der rechten Seite diverse Kategorien verschiedener Datentypen zur Verfügung (Kontakte, Geschäfte, usw.). Diese besitzen jeweils individuelle eigene Felder, denen sich Inhalte Ihrer Tabelle zuordnen lassen.


Zudem können Sie ein benötigtes Feld im Nu über die Suchfunktion ausfindig machen.

Sie haben ein benutzerdefiniertes Feld? Navigieren Sie bei Bedarf jederzeit einfach zu Felder anpassen und erstellen Sie das benötigte benutzerdefinierte Feld. Kehren Sie anschließend zu Daten importieren zurück, um Ihren Import fortzusetzen.



Wenn die importierten Spaltenüberschriften den Feldwerten in Pipedrive entsprechen, werden die betreffenden Titel automatisch ausgewählt. Schlägt die automatische Erkennung für einige Ihrer Felder fehl, können Sie die Pipedrive-Felder nach wie vor zu den entsprechenden Tabellenspalten ziehen.

Klicken Sie auf Weiter, sobald der Vorgang abgeschlossen ist..

 

3. Schritt: Vorschau ansehen und abschließen




Hier haben Sie nun Gelegenheit, Pipedrive anzuweisen, wie mit gefundenen Duplikaten zu verfahren ist. Pipedrive verfügt über einen Anti-Duplikations-Algorithmus, der sich nach Kräften darum bemüht, übereinstimmende Datensätze zu finden und deren Daten zu einem Datensatz zu vereinen.

Hier können Sie auch die vorgenommenen Zuordnungen überprüfen. Auf dieser Seite sehen Sie deutlich, wie Ihre Daten nach der gemäß Schritt 2 erfolgten Zuordnung dargestellt werden.



Wenn Sie mit der überprüften Vorschau zufrieden sind, klicken Sie auf Import starten.

Sie sind fertig! Jetzt können Sie mithilfe unserer Stapelbearbeitungslistenansicht die importierten Daten überprüfen und ggfs. auch Änderungen an den Daten vornehmen..

 

Was ist eine Fehlerdatei?

Bei jedem Importvorgang erstellt Pipedrive einen übersichtlichen kleinen Bericht zu etwaigen während des Importierens aufgetretenen Problemen für Sie. Beispiel: Wenn Sie beim Importieren einer Liste von Kontaktpersonen ein Pflichtfeld wie beispielsweise den Namen auslassen, wird diese Zeile übersprungen. Diese Zeile wird von Pipedrive dann in eine Fehlerdatei aufgenommen..

Die Fehlerdatei kann jederzeit zur Überprüfung heruntergeladen werden. Von hier aus können Sie auch erforderliche Änderungen vornehmen und die Fehlerdatei anschließend zu Pipedrive importieren, um den Importvorgang abzuschließen. So kann auf einfache Weise sichergestellt werden, dass alle Ihre Daten im System aufgenommen werden.

Beispiel: Wenn Sie beim Importieren einer Liste von Kontaktpersonen ein Pflichtfeld wie beispielsweise den Namen auslassen, wird diese Zeile übersprungen.





Annullieren eines Imports

Wie kann ein Importvorgang widerrufen und neu ausgeführt werden? Ausgeführte Importvorgänge können innerhalb von 48 Stunden nach ihrer Erstausführung mithilfe eines von Pipedrive zur Verfügung gestellten praktischen kleinen Links jederzeit annulliert werden:

Ist Ihr "Wiederherstellen" Link nicht verfügbar? -Verwenden Sie das Widget in unserer Hilfe kontaktieren Sie uns bitte. Wir können die Verbindung zwischen Ihnen wieder aktivieren.


Zuordnen: So meistern Sie den Zuordnungsdialog

Manche Felder erfordern eine zusätzliche Zuordnung, um ordnungsgemäß importiert werden zu können. Zum Beispiel:

Wenn Sie Phase, Status, Sichtbar für, Eigentümer, oder Mehrfach-/Einzeloptionsauswahlfelder auswählen, öffnet sich der Zuordnungsdialog mittels dessen sich die importierten Daten den Werten in Pipedrive zuordnen lassen.

Wenn Sie nun, wie hier dargestellt, beispielsweise Phase zu einer Spalte in Ihrer Tabelle ziehen, öffnet sich unser cleverer kleiner Zuordnungsdialog. Auf der linken Seite befinden sich unterschiedliche Stichwörter aus den Spalten unserer Tabelle, und rechts sehen wir diverse Phasen verschiedener Pipelines.

Hier müssen Sie einfach nur die verschiedenen Stichwörter der linken Seite zur rechten Seite ziehen und ablegen, um diese zuzuordnen.

Im nachfolgenden Beispiel enthält unsere Tabelle Stichwörter wie Phase 1 und Phase 2. Wenn wir diese zur Phase Kontakt hergestellt ziehen bedeutet dies, dass die Geschäfte aller Zeilen, die Phase 1 oder Phase 2 in unserer Tabelle enthalten, zur Phase Kontakt hergestellt hinzugefügt werden.



Zuordenbare Felder und deren Funktion



Es gibt viele verschiedene Felder, denen Sie Ihre Spalten in Pipedrive zuordnen können. Sehen wir uns einmal näher an, welche Felder dies sind und welche für Sie am wichtigsten sein werden.

 

Pflichtfelder

Diese sind zum Anlegen Ihres Datensatzes zwingend erforderlich:

Kontakt – Name | (Beispiel: Audrey Hepburn)
Erforderlich, um Kontaktpersonen anzulegen; es sei denn Vorname und Zuname werden verwendet.
Kontakt – Vorname | (Beispiel: Audrey)
Erforderlich, um Kontaktpersonen anzulegen; es sei denn Vollständiger Name wird verwendet.
Kontakt – Nachname (Beispiel: Hepburn)
Erforderlich, um Kontaktpersonen anzulegen; es sei denn Vollständiger Name wird verwendet.
Kontakt – Telefon| (Beispiel: 555-555-4422)
Telefonnummer der Kontaktperson. Auch diese Angabe ist wichtig, um etwaige doppelte Kontakteinträge zu vermeiden.
Kontakt – E-Mail | (Beispiel: audrey.hepburn@pipedrive.com)
E-Mail der Kontaktperson. Auch diese Angabe ist wichtig, um etwaige doppelte Kontakteinträge zu vermeiden.

Organisation – Name | (Beispiel: Pipedrive)
Erforderlich, um Organisationen anzulegen und diese in den entsprechenden Zeilen mit Kontakten zu verknüpfen.
Organisation – Adresse (Beispiel: 32 Sleepy Hill, Newcomerstown, South Dakota)
Hausanschrift der Organisation. Diese wird mittels Google Maps geokodiert. Ebenfalls eine wichtige Angabe, um Doppeleinträge für Organisationen mit demselben Namen zu vermeiden.

Geschäft – Titel| (Beispielsweise: Ford Geschäft)
Erforderlich, um Geschäfte anzulegen. Lassen Sie alle Zellen leer, wenn Sie möchten, dass Pipedrive automatisch einen Titel für jedes Geschäft erstellt, z. B. "Ford Geschäft". Ist keine Organisation angegeben, benennt Pipedrive das Geschäft dem Namen der Kontaktperson zufolge, z. B. "Max Mustermann Geschäft". Oder erstellen Sie individuelle Titel für Geschäfte, indem Sie die Zellen nach Wunsch ausfüllen.

Hinweis: Geschäfte werden in der ersten Phase Ihrer ersten Pipeline angelegt, sofern Sie nicht die Phase in einer anderen Spalte angeben.


>Notiz – Inhalt | (Beispiel: Ich hinterlasse eine Notiz zu diesem Geschäft)
Erforderlich, um Notizen zu erstellen. Dadurch wird sichergestellt, dass der Inhalt Ihrer Notiz allen von Ihnen bei Ihrem Import angegebenen Objekten (Kontakte, Geschäfte, usw.) hinzugefügt wird.

Aktivität – Betreff | (Beispiel: Nachfassanruf)
Erforderlich, um Aktivitäten anzulegen. Bitte NICHT leer lassen. Geben Sie in jede Zelle die gewünschte Betreffbezeichnung ein. Dadurch wird für jede Zeile eine Aktivität erstellt.

 

Häufig verwendete Felder

Diese sind nicht unbedingt erforderlich, können jedoch äußerst hilfreich sein:

Geschäft – Phase - (Beispiel: Idee)
Definiert die Phase/Pipeline, der Ihre Geschäfte hinzugefügt werden. Wird keine Phase angegeben, werden Ihre Geschäfte in der ersten Phase Ihrer ersten Pipeline angelegt.
Geschäft – Wert- (Beispiel: 2 000)
Geldwert Ihrer Geschäfte. Wird keine Währung angegeben, wird dem betreffenden Geschäft die in Ihren Unternehmenseinstellungen festgelegte Standardwährung zugewiesen.
Geschäft – Währung | (Beispiel: USD oder EUR)
Definiert die Währung des Werts Ihres Geschäfts. Wird diese nicht angegeben, verwendet Pipedrive die in Ihren Unternehmenseinstellungen festgelegte Standardwährung Ihres Unternehmens.
Geschäft – Voraussichtlicher Abschlusstermin| (Beispiel: 2016-04-11, 11.4.16 oder 11.4.2016)
Wenn Sie möchten, dass Ihr Geschäft in der Zeitleistenansicht angezeigt wird, muss ein Datum angegeben werden. Dies kann bei Bedarf auch später noch manuell hinzugefügt werden.
Geschäft – Eigentümer | (Beispiel: Bob Dillon oder James Brown)
Legt fest, welcher Pipedrive-Benutzer Eigentümer des Geschäfts ist. Wird kein Eigentümer angegeben, gilt der den Import durchführende Benutzer als Eigentümer der betreffenden Geschäfte.

Aktivität – Fälligkeitstermin | (Beispiel: 2016-04-11, 11.4.16 oder 11.4.2016)
Legt fest, wann eine Aktivität fällig ist.
Aktivität – Art | (Beispiel: Anruf, Mittagessen, Besprechung
Ermöglicht es Ihnen, verschiedene Aktivitätsarten, einschließlich benutzerdefinierte, anzugeben.
Aktivität – An Benutzer zugewiesen | (Beispiel: Bob Dillon oder James Brown)
Ermöglicht es Ihnen, Aktivitäten an bestimmte Pipedrive-Benutzer zuzuweisen.

 

Verlaufsfelder

Diese Felder erfassen Verlaufsdaten und Status Ihrer Aufzeichnungen, wodurch es Ihnen ermöglicht wird, eine Historie bereits geschlossener Geschäfte oder erledigter Aktivitäten zu importieren.

Geschäft – Status | (Beispiel: Gewonnen oder Offen)
Ermöglicht es Ihnen, bereits geschlossene Geschäfte zu importieren. Sie können angeben, welche Zeilen offene, geschlossene oder gewonnene Geschäfte darstellen.

Hinweis: Wird kein Status angegeben, gelten alle importieren Geschäfte automatisch als Offen.


Geschäft – Gewonnen am | (Beispiel: 2016-04-11, 11.4.16 oder 11.4.2016)
Bezeichnet das Datum, zu dem Ihre Geschäfte als Gewonnen markiert wurden.
Geschäft – Verloren am| (Beispiel: 2016-04-11, 11.4.16 oder 11.4.2016)
Bezeichnet das Datum, zu dem Ihre Geschäfte als Verloren markiert wurden.

Aktivität – Erledigt | (Beispiel: Erledigt oder Nicht erledigt)
Ermöglicht es Ihnen, einige Aktivitäten als bereits erledigt zu markieren, während Sie andere offen lassen.
Aktivität – Als erledigt markiert am | (Beispiel: 2016-04-11, 11.4.16 oder 11.4.2016)
Gibt an, wann eine Aktivität als Erledigt markiert wurde. Dies wird in Ihren Statistiken angezeigt.

 

Herunterladbare Beispieltabelle

Die diesem Artikel beigefügte Tabelle kann als Vorlage herangezogen werden, um mit dem Importieren zu beginnen. Wie Sie sehen werden, sind die Spalten farbkodiert und enthalten Beschreibungen der verschiedenen Felder.

Auch Kopfzeilen werden von unserem Importsystem problemlos erkannt.

Sie können diese Tabelle mit Ihren eigenen Daten füllen oder sie einfach nur dazu verwenden, nachzuvollziehen, wo die verschiedenen Pipedrive-Felder in den Spalten Ihrer eigenen Tabelle zugeordnet werden.