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Pipedrive

Modification en bloc et filtrage (La vue en liste)

Remarque : les privilèges d'administrateur sont requis pour effectuer certaines des actions mentionnées dans cet article. Cliquez ici pour en savoir plus.


Regardez un tutoriel vidéo très simple concernant l'un des outils les plus utiles dans Pipedrive.


4. La vue en liste - Rapports personnalisés & modification en bloc

Vue d'ensemble

Qu'est ce que la vue en liste et pourquoi l'utiliser ?

La vue en liste est un outil puissant d'administration et de production de rapports. Vous pouvez accéder à cette vue pour vos Offres, Contacts ou Produits. Elle vous permettra de générer des rapports/filtres personnalisés à partir de presque toutes les données que vous pouvez imaginer. Elle vous permettra également d'exporter vos filtres vers une feuille de calcul et également d'effectuer des modifications à grande échelle sur vos données.

Par exemple, imaginons que vous souhaitiez identifier toutes les offres correspondant à un utilisateur de Pipedrive spécifique et que vous souhaitiez ré-assigner toutes ces offres à quelqu'un d'autre ou renseigner un nouveau champ personnalisé que vous avez ajouté pour toutes vos offres en cours. La vue en liste rend cette tâche très facile.

Personnaliser votre liste

Il est possible de personnaliser n'importe quelle vue en liste (offres, contacts, etc.) pour qu'elle s'affiche exactement comme vous le désirez. Les colonnes de données peuvent être masquées ou affichées et également déplacées. Vous pouvez également enregistrer différentes combinaisons de colonnes pour chaque filtre. 

Naviguez vers Contacts/Personnes/Organisation, Offres ou Produits pour ouvrir les vues en liste respectives.

Sélectionnez l'icône Paramètres tout en haut à droite. A partir de là, vous pouvez sélectionner les champs que vous souhaitez afficher dans votre vue en liste.

Finalement, vous pouvez réorganiser les colonnes de données comme vous le souhaitez :





Trier

À partir de la vue en liste, vous pouvez trier vos listes en cliquant sur les en-têtes de colonne. Par exemple, si vous souhaitez trier vos offres selon leur valeur, il vous suffit de cliquer sur l'en-tête de la colonne :



Astuce - Maintenir enfoncée la touche Maj lorsque vous cliquez sur les en-têtes vous permet de trier votre liste selon plusieurs critères différents. Par exemple, si vous maintenez enfoncée la touche Maj, puis sélectionnez les champs Propriétaire et Valeur, la liste sera triée par Propriétaire (en ordre alphabétique) et par Valeur de l'offre ; cela vous permet d'organiser la liste par propriétaire tout en continuant de trier les offres associées à ce propriétaire en fonction de leur valeur (en ordre décroissant) :




Filtres et production de rapports personnalisés

Pipedrive peut filtrer vos offres/contacts/organisations/produits selon pratiquement tous les critères que vous souhaitez. Cliquez sur la liste déroulante du filtre pour accéder aux filtres pré-configuré de Pipedrive ou créez votre propre filtre personnalisé.



Exemple - Voici un exemple d'un filtre personnalisé. Remarquez comment vous pouvez filtrer les offres par contact et comme vous pouvez également combiner les sections N'IMPORTE LAQUELLE et TOUTES pour créer des filtres plus complexes. Un titre sera attribué automatiquement aux filtres personnalisés en fonction des données que vous saisissez, mais vous pouvez également leur donner un titre personnalisé :


Les filtres peuvent se voir octroyer un paramètre de visibilité comme le montre l'image ci-dessus. Ce paramètre peut également être modifié par la suite.

Privé - Seul le créateur du filtre peut accéder à ce filtre.

Partagé - Chaque utilisateur du compte Pipedrive aura accès au filtre ; cela ne rend pas pour autant les éléments de la liste visibles ; si vous avez indiqué que certaines offres ou contacts sont visibles pour : le Propriétaire et les Suiveurs, les autres utilisateurs de Pipedrive ne pourront PAS voir les résultats du filtre, même si le filtre est partagé.

Enregistrer les colonnes sélectionnées avec le filtre

Vous remarquerez qu'il existe une option vous permettant d'enregistrer les colonnes sélectionnées avec le filtre. Si vous l'utilisez, les colonnes actuellement visibles dans votre vue en liste seront systématiquement inclues dans le filtre. Cela signifie que vous pouvez toujours afficher les informations pertinentes dont vous avez besoin dans votre filtre sans avoir à masquer ou ajouter des colonnes supplémentaires.

Exporter des listes

A partir du même écran, vous pouvez également exporter cette liste avec les colonnes ajoutées. Comme mentionné précédemment, ici vous pouvez personnaliser, filtrer et trier la vue en liste de sorte que toutes les informations nécessaires y soient visibles. Pipedrive exportera alors uniquement les colonnes qui sont visibles dans votre liste.

En haut à droite où se trouve le bouton ..., cliquez sur Exporter les résultats du filtre. vous donnera la possibilité d'exporter un fichier Excel ou CSV. Vous serez ensuite redirigé vers la page d'exportation de données, où la session d'exportation en cours apparait dans la section des Exportations disponibles au téléchargement. La feuille de calcul devrait être téléchargée automatiquement sur votre appareil.

Aucun options d'exportation n'est disponible ? C'est le cas parce que vous êtes un utilisateur régulier et qu'un administrateur a limité votre capacité à exporter des listes dans les paramètres du compte.



Modification en bloc

Vous pouvez modifier vos données de plusieurs manières :

Cliquez directement sur le champ que vous souhaitez modifier ; cela vous permet de modifier un champ à la fois.



Ou..cochez les cases des lignes spécifiques que vous souhaitez modifier ; ceci vous permettra de ne modifier spécifiquement que celles que vous avez sélectionnées, mais vous pouvez modifier n'importe quel de leurs champs simultanément. (voir GIF ci-dessous)

Ou... Sélectionnez toutes les lignes dans la liste en cochant la case dans l'en-tête de la colonne contenant les cases à cocher ; vous pouvez ainsi sélectionner tout ce qui se trouve dans votre filtre et tous les résultats, même si vous n'avez pas fait défiler la page jusqu'en bas et chargé chaque ligne. L'objectif est de vous permettre d'éditer rapidement tous les résultats de votre filtre. (voir GIF ci-dessous)

Ou... vous pouvez également cliquer, maintenir la souris enfoncée et faire glisser le pointeur sur les cases que vous souhaitez cocher. (voir GIF ci-dessous)

Multi_select.gif

Suppression en bloc

Vous pouvez soit sélectionner et supprimer des éléments spécifiques de votre liste, soit supprimer en bloc tous les résultats de votre filtre.

Pour supprimer uniquement les éléments sélectionnés, cochez les cases des éléments que vous souhaitez supprimer de votre vue en liste et cliquez sur l'icône corbeille pour supprimerces éléments.

Pour supprimer tous les résultats de votre filtre, sélectionnez tous les résultats en cochant la case dans l'en-tête de la colonne contenant les cases à cocher. Cette suppression supprimera tous les résultats de votre filtre ; et non pas uniquement ceux qui apparaissent sur votre écran.