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Pipedrive

La synchronisation avec Google Drive


Si vous êtes familier avec Google Drive, nous n'avons pas besoin de vous expliquer pourquoi passer du système de stockage de fichier de Pipedrive à Google Drive présente de nombreux avantages.

Si vous en êtes toujours à la méthode du téléchargement, modification et rechargement de fichiers ou documents chaque fois qu’une mise à jour est nécessaire, il est temps de découvrir l'univers merveilleux de la gestion des documents dans le nuage.

Remarque : les pièces jointes des e-mails ne sont pas stockées dans Google Drive ; elles sont hébergées sur le propre système de stockage de Pipedrive.

 

 Pourquoi utiliser Google Drive ? 

Voici quelques unes des nombreuses raisons pour passer à l’intégration avec Google Drive.

  • Accessibilité : si la synchronisation avec Google Drive est activée, tous les fichiers seront stockés dans Google Drive, de sorte qu'ils sont accessibles de nombreuses autres façons et non pas uniquement via l'interface Pipedrive
  • Remarque : les pièces jointes des e-mails ne sont pas stockées dans Google Drive ; elles sont hébergées sur le propre système de stockage de Pipedrive.
  • Efficacité : le même fichier peut être associé à de nombreux éléments Pipedrive à la fois. Cela réduit la duplication. Cela garantit également que la dernière version d'un document est toujours associée à chaque objet auquel elle se rattache ; vous pouvez ainsi être assuré que toute votre équipe est sur la même longueur d'onde.
  • Édition intégrée facile: Les fichiers téléchargés peuvent être convertis en Google Docs et pourront donc être vus et modifiés en ligne sans avoir à télécharger le fichier et à l'ouvrir dans un programme différent
  • Création intégrée facile : les nouveaux Google Docs peuvent être générés en ligne

La synchronisation avec Google Drive

Remarque - Avant d'installer Google Drive, votre compte Google doit être synchronisé à Pipedrive. Si cela n'a pas encore été fait, dirigez-vous ici : How To Sync Your Google Account.


Pour synchroniser vos fichiers avec Google Drive :

  1. Allez dans Paramètres > Personnel > Google Drive pour accéder aux options de synchronisation.



  2. Sélectionnez Oui dans l'option Utiliser Google Drive pour activer la fonctionnalité de synchronisation.
  3. (Facultatif) Indiquez si vous souhaitez stocker les fichiers de Pipedrive dans un dossier distinct dans Google Drive. Ceci est utile si vous souhaitez conserver vos fichiers Pipedrive stockés séparément de vos fichiers personnels.

 

Et voilà ! Google Drive est prêt à être utilisé !

Remarque - Lorsque vous téléchargez des fichiers, vous remarquerez que vous disposez également de l'option « Partager ». Cela permettra à tout membre Pipedrive dans votre entreprise d'avoir accès en lecture et écriture à tous les fichiers joints à Pipedrive par défaut. Vous pouvez utiliser les paramètres de confidentialité suivants dans Google Drive :

  • Voir uniquement : si vous souhaitez que tous les utilisateurs Pipedrive puissent voir mais ne pas modifier vos fichiers, configurez vos fichiers sur"peut voir" ou "peut commenter". Peut commenter permettra à d'autres utilisateurs de laisser des notes/commentaires sur vos fichiers.
  • Private : Si vous souhaitez conserver des fichiers spécifiques associés à des offres en mode privés, ou en lecture seule, vous devrez modifier les autorisations de partage au sein de Google lui-même. Dans ce cas, les fichiers s'afficheront toujours dans votre liste d'attente des fichiers dans Pipedrive, mais personne d'autre ne sera en mesure de les ouvrir.

Ajouter de nouveaux fichiers

Une fois que vous avez synchronisé votre compte Pipedrive avec Google Drive, vous pouvez commencer à ajouter des fichiers. Ajoutons une feuille de calcul à une offre en cours en tant qu'exemple.

Accédez à l'onglet Fichiers dans la vie détaillée de votre offre. Vous pourrez constater que, au lieu de l'option unique Télécharger que vous aviez avant la synchronisation Google Drive, vous disposez désormais de plusieurs options :

  • Télécharhement : Téléchargez un fichier directement de votre ordinateur vers Pipedrive. Vos fichiers resteront stockés sur Pipedrive et feront également l'objet d'une migration vers Google Drive dès lors que votre compte Google est synchronisé.
  • Ajouter un fichier à partir de Google Drive : Ajoutez un fichier qui se trouve déjà dans Google Drive. Il vous suffit de commencer à taper le nom de votre fichier et, une fois trouvé, de cliquer dessus !
  • Create : Finalement, vous pouvez créer un fichier à partir de zéro en utilisant l'option Créer. Un nouveau fichier sera également créé automatiquement dans votre Google Drive.



Si vous avez créé ou ajouté un fichier dans Google Drive, il vous suffit de cliquer sur votre fichier et vous pourrez facilement le voir ou le modifier directement à partir de Pipedrive et également permettre à d'autres utilisateurs Pipedrive de voir ou modifier votre fichier directement à partir de Pipedrive.

Voir l'exemple ci-dessous :