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Pipedrive

La synchronisation avec Google Drive


Si vous êtes familier avec Google Drive, nous n'avons pas besoin de vous expliquer pourquoi passer du système de stockage de fichier de Pipedrive à Google Drive présente de nombreux avantages. Si vous en êtes toujours à la méthode du téléchargement, modification et rechargement de fichiers ou documents chaque fois qu’une mise à jour est nécessaire, il est temps de découvrir l'univers merveilleux de la gestion des documents dans le nuage.

Remarque : les pièces jointes des e-mails ne sont pas stockées dans Google Drive ; elles sont hébergées sur le propre système de stockage de Pipedrive.

 Pourquoi utiliser Google Drive ? 

  • Accessibilité : si la synchronisation avec Google Drive est activée, tous les fichiers seront stockés dans Google Drive, de sorte qu'ils soient accessibles via l'interface Pipedrive.
  • Efficacité : un même fichier peut être relié plusieurs fois dans Pipedrive assurant que la dernière version d’un document est toujours jointe.
  • Édition intégrée facile : les fichiers téléchargés peuvent être convertis en Google Docs, vus et modifiés en ligne sans avoir à télécharger le fichier et à l'ouvrir dans un programme différent.
  • Création intégrée facile : un nouveau Google Doc peut être généré en ligne.​

La synchronisation avec Google Drive

Remarque : Pour synchroniser vos contacts avec Google contacts, vous devrez posséder un compte Google déjà synchronisé avec votre compte Pipedrive.
Si ce n’est pas le cas, veuillez suivre les instructionsque vous trouverez ici.

Pour synchroniser vos fichiers avec Google Drive :

  • Allez dansParamètres> Personnel > Connexions > Google Drive pour accéder aux options de synchronisation.
  • Sélectionnez Oui dans l'option Utiliser Google Drive pour activer la fonctionnalité de synchronisation.
  • Choisissez où stocker les fichiers Pipedrive dans un dossier distinct sur Google Drive.
  • Choisissez de partager tous les fichiers de Google Drive avec d'autres utilisateurs de Pipedrive dans votre entreprise.

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Remarque : Lorsque vous téléchargez des fichiers, vous remarquerez que vous disposez également de l'option « Partager ». Cela permettra à tout membre Pipedrive dans votre entreprise de lire ou écrire sur tous les fichiers joints à Pipedrive par défaut.
Vous pouvez utiliser les paramètres de confidentialité suivants dans Google Drive :

  • Voir uniquement : si vous souhaitez que tous les utilisateurs Pipedrive puissent voir sans modifier vos fichiers, configurez vos fichiers sur « peut voir » ou « peut commenter ». « Peut commenter » permettra à d'autres utilisateurs de laisser des notes/commentaires sur vos fichiers.
  • Private : Si vous souhaitez conserver des fichiers spécifiques associés à des offres en mode privés, ou en lecture seule, vous devrez modifier les autorisations de partage au sein de Google lui-même. Dans ce cas, les fichiers s'afficheront toujours dans votre liste d'attente dans Pipedrive, mais personne d'autre ne pourra les ouvrir.

Ajouter de nouveaux fichiers

Allez à l’onglet Télécharger des fichiers dans la vue détaillée de l’une de vos offres. Vous pourrez constater qu’au lieu de l'option unique « Télécharger depuis votre ordinateur » que vous aviez avant la synchronisation Google Drive, vous disposez désormais de plusieurs options :

  • Sélectionner depuis votre ordinateur : télécharger un fichier directement depuis votre ordinateur ; votre fichier sera stocké dans Pipedrive et sera déplacer dans Google Drive.
  • Importer un fichier depuis Google Drive : ajoutez un fichier qui se trouve déjà dans Google Drive. Il vous suffit de commencer à taper le nom de votre fichier et, une fois trouvé, de le sélectionner.
  • Créer un nouveau : créer un fichier depuis scratch via Google Drive, en sauvegardant le fichier automatiquement dans Pipedrive et Google Drive en même temps.

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Si vous avez créé ou ajouté un fichier dans Google Drive, il vous suffit de cliquer sur votre fichier et vous pourrez facilement le voir ou le modifier directement à partir de Pipedrive et également permettre à d'autres utilisateurs Pipedrive de voir ou modifier votre fichier directement à partir de Pipedrive.