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Pipedrive

Comment puis-je actualiser mes données Pipedrive avec une feuille de calcul ?

Remarque : Cette action n’est disponible que pour les utilisateurs administrateurs.

L'outil Pipedrive System ID


L'outil Pipedrive System ID

L'outil Pipedrive System ID vous permet de mettre à jour en bloc votre base de données Pipedrive par l'importation d'une feuille de calcul.

Imaginons que nous ayons voulu ajouter un champ personnalisé supplémentaire pour nos Personnes, par exemple un champ indiquant l'intitulé de leur poste. Ou que nous souhaitions attribuer de nouvelles adresses aux Organisations. Ou encore, que nous souhaitions changer les valeurs de nos offres.

Nous pourrions évidemment utiliser les fonctions de modification en bloc et de filtrage de nos vues en liste pour modifier de grandes quantités de données, mais imaginons que vous disposiez déjà de toutes les données dont vous avez besoin dans une feuille de calcul et que vous ayez simplement besoin de les transférer vers Pipedrive sans créer de doublons ?

C'est là que le Pipedrive System ID entre en jeu. Chaque enregistrement – offre, contact, organisation – se voit affecter dans Pipedrive, à sa création, un ID unique. Ces ID se trouvent dans l'URL de l'aperçu détaillé de chaque objet, ou il peut être rendu visible sous forme de colonne dans la vue en liste.

Pour mettre à jour l’information en masse, il est possible d'exporter la liste actuelle des données existantes, qui comprend les champs ID, de procéder aux modifications nécessaires dans la feuille de calcul, puis de télécharger cette feuille de calcul sur Pipedrive, en utilisant le champ ID pour facilement mettre en correspondance ces nouvelles données avec notre base de données.

Quels ID et quels champs dois-je utiliser ?

  • Pour mettre à jour des offres : Incluez lePipedrive System ID - offre avec tous les autres champs que vous voulez mettre à jour.
  • Pour mettre à jour des contacts de personne : Incluez lePipedrive System ID - Contact avec tous les autres champs que vous voulez mettre à jour.
  • Pour mettre à jour des contacts d'organisations : Incluez lePipedrive System ID - organisation avec tous les autres champs que vous voulez mettre à jour.

 
Où puis-je trouver le Pipedrive System ID ?

Remarque : Vous pouvez avoir tous les IDs d'offre, de personne et d'organisation dans la vue en liste de l’onglet offres. Toutefois, si certains de vos contacts n'ont pas d'offre associée, ils ne s'afficheront pas dans la vue en liste de l’onglet offres. Vous devrez alors utiliser la vue en liste de l'onglet Contacts pour obtenir ces ID.

Vous pouvez trouver ces Pipedrive System ID dans l'URL de l'aperçu détaillé de chaque objet, ou ils peuvent être rendus visibles sous forme de colonne dans la vue en liste.
Pour les rendre visibles dans la vue en liste, cliquez sur l'icône engrenage pour ouvrir l'invite Choisir les colonnes, choisissez le champ de l'ID approprié et cliquez sur Enregistrer.

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Utiliser l'ID pour mettre à jour les champs

Une fois votre vue en liste configurée pour afficher ces champs ID voulus, vous pouvez affiner vos résultats à l’aide d’un filtre si besoin. Une fois que tout est défini, vous n’avez plus qu’à exporter la liste ici.

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À partir de là, vous pouvez faire tous les changements nécessaires directement dans la feuille de calcul. Toutes les modifications — même celles de Noms ou de Valeurs — seront actualisées automatiquement dans Pipedrive, puisque Pipedrive saura quelle offre, personne ou organisation vous mettez à jour, sur la base du Pipedrive System ID. 

Une fois que vous avez fait tous les changements dans votre liste exportée, vous n’avez plus qu’à télécharger la feuille de calcul dans Pipedrive, et mettre en correspondance les ID avec leurs colonnes respectives.

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Une fois les mises en correspondance terminées, continuez l’importation, et la fonctionnalité ID actualisera correctement votre base de données Pipedrive avec les nouvelles informations.

Remarque : Si vous recevez un message d’erreur lorsque vous essayez d’importer une feuille de calcul, le problème peut venir de cette dernière : bien qu’il n’y existe pas de nombre limite de colonnes dans la feuille de calcul, la taille maximale du fichier est de 50 Mo, avec un maximum de 50 000 lignes.