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Pipedrive

Sincronizzazione con Google Drive


Se conosci Google Drive non hai sicuramente bisogno di dirci che passare a Google Drive offre molti vantaggi rispetto al sistema predefinito di archiviazione dei file di Pipedrive. Se hai ancora l’abitudine di scaricare, modificare, e ricaricare file o documenti ogni qualvolta che c’è una necessità di aggiornare, allora dai il benvenuto al magnifico mondo della gestione documenti su cloud.

Nota: gli allegati e-mail non vengono memorizzati su Google Drive; questi sono archiviati nel sistema proprio di archiviazione di Pipedrive.

 Perché usare Google Drive? 

  • Accessibilità: se la sincronizzazione con Google Drive è attivata, tutti i file saranno archiviati su Google Drive, così saranno accessibili tramite l’interfaccia Pipedrive.
  • Efficienza: lo stesso file può essere collegato più volte in Pipedrive, garantendo che sia sempre allegata la versione più recente di un documento.
  • Modifica online facile: i file caricati possono essere convertiti in Google Docs, visualizzati e modificati senza dover scaricare i file e aprirli in un altro software.
  • Facile creazione online: documenti Google Docs possono essere generati online​

Sincronizzazione con Google Drive

Nota: per sincronizzare i tuoi contatti con quelli Google è necessario che il tuo account Google sia già sincronizzato con quello Pipedrive.
Se non lo è, segui le istruzioni riportate qui.

Per sincronizzare i tuoi file con Google Drive:

  • Seleziona Impostazioni > Personale > Google Drive per accedere alle opzioni di sincronizzazione.
  • Seleziona nell’opzione Usa Google Drive per attivare la funzionalità di sincronizzazione.
  • Seleziona se archiviare i file di Pipedrive in una cartella separata su Google Drive.
  • Seleziona se abilitare la condivisione di tutti i file di Google Drive con altri utenti di Pipedrive nella tua azienda.

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Nota: Quando carichi dei file noterai che è disponibile l’opzione per “Condividere”. Questo consentirà qualsiasi membro Pipedrive della tua azienda ad avere in modo predefinito accesso in lettura e scrittura a tutti i file collegati a Pipedrive.
In Google Drive è possibile utilizzare la seguente impostazione per la privacy:

  • Solo visualizzazione: se vuoi che tutti gli utenti Pipedrive possono vedere ma non modificare i tuoi file, imposta i file su "può vedere" oppure "può commentare". “Può commentare” consentirà ad altri utenti di lasciare commenti sui tuoi file.
  • Privato: se vuoi mantenere dei file specifici collegati alle offerte privati, o in sola lettura, dovrai modificare le autorizzazioni di condivisione in Google stesso. In questo caso i file saranno ancora visibili sulla tua coda in Pipedrive, ma gli altri non potranno aprirli.

Aggiungere nuovi file

Vai sulla scheda Carica file nella Vista dettaglio di una delle offerte. Qui vedrai che, invece dell’opzione “Carica da computer” che avevi prima di abilitare la sincronizzazione con Google Drive, adesso hai varie opzioni:

  • Seleziona dal computer: carica un file direttamente dal computer, conservandolo in Pipedrive oltre che copiarlo in Google Drive.
  • Importa da Google Drive: aggiungi un file che già si trova su Google Drive. Basta iniziare a digitare il nome del file e, una volta trovato, selezionarlo.
  • Crea nuovo: crea un file nuovo attraverso Google Drive, salvandolo contemporaneamente sia in Google Drive che in Pipedrive.

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Se hai creato aggiunto un file tramite Google Drive basta semplicemente cliccare il file per poterlo visualizzare o modificare direttamente in Pipedrive, oltre a consentire ad altri utenti Pipedrive di visualizzare o modificare il tuo file direttamente da Pipedrive.