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Pipedrive

Sincronizzazione con Google Drive


Se conosci Google Drive non hai sicuramente bisogno di dirci che passare a Google Drive offre molti vantaggi rispetto al sistema predefinito di archiviazione dei file di Pipedrive.

Se hai ancora l’abitudine di scaricare, modificare, e ricaricare file o documenti ogni qualvolta che c’è una necessità di aggiornare, allora dai il benvenuto al magnifico mondo della gestione documenti su cloud.

Nota: gli allegati e-mail non vengono memorizzati su Google Drive; questi sono archiviati nel sistema proprio di archiviazione di Pipedrive.

 

 Perché usare Google Drive? 

Ecco alcune dei motivi principali per passare all’integrazione di Google Drive.

  • Accessibilità: se la sincronizzazione Google Drive è attivata, tutti i file saranno archiviati su Google Drive così saranno accessibili in molti altri modi rispetto alla singola interfaccia Pipedrive.
  • Nota: gli allegati e-mail non vengono memorizzati su Google Drive; questi sono archiviati nel sistema proprio di archiviazione di Pipedrive.
  • Efficienza: lo stesso file esatto può essere collegato a molti elementi Pipedrive alla volta. Questo rimuove i duplicati. Questo garantisce anche che la versione più recente di un documento è sempre collegata a ogni elemento al quale è collegato, così puoi essere sicuro che il tuo team è sulla stessa pagina.
  • Modifica online facile: i file caricati possono essere convertiti in Google Docs e quindi possono essere visti e modificati online senza dover scaricare il file e aprirlo in un altro software.
  • Facile creazione online: documenti Google Docs possono essere facilmente generati on-line

Sincronizzazione con Google Drive

Nota - Prima di configurare Google Drive, il tuo account Google deve essere sincronizzato con Pipedrive. Se questo non è ancora stato fatto, vai su:  Come sincronizzare il tuo account Google.


Per sincronizzare i tuoi file con Google Drive:

  1. Seleziona Impostazioni > Personale > Google Drive per accedere alle opzioni di sincronizzazione.



  2. Seleziona nell’opzione Usa Google Drive per attivare la funzionalità di sincronizzazione.
  3. (Opzionale) Selezionare se archiviare i file Pipedrive in una cartella separata su Google Drive. Questo è utile se vuoi tenere i tuoi file Pipedrive archiviati separatamente dai tuoi file personali.

 

Eccolo, è pronto! Goodle Drive è pronto per l’uso!

Nota - Quando carichi file noterai che è disponibile l’opzione "Condividi". Questo consentirà qualsiasi membro Pipedrive della tua azienda ad avere in modo predefinito accesso in lettura e scrittura a tutti i file collegati a Pipedrive. In Google Drive stesso puoi usare le seguenti impostazioni per la privacy:

  • Solo visualizzazione: se vuoi che tutti gli utenti Pipedrive possono vedere ma non modificare i tuoi file, imposta il tuo file su "può vedere" oppure "può commentare". Può commentare consentirà agli utenti di lasciare appunti o commenti sui tuoi file.
  • Privato: se vuoi mantenere dei file specifici collegati alle offerte privati, o in sola lettura, dovrai modificare le autorizzazioni di condivisione in Google stesso. In questo caso i file saranno ancora visibili sulla tua coda in Pipedrive, ma gli altri non potranno aprirli.

Aggiungere nuovi file

Una volta sincronizzato il tuo account Pipedrive con Google Drive, sei pronto ad aggiungere file. Aggiungiamo un foglio di calcolo ad un’offerta in attesa come esempio.

Seleziona scheda File nei dettagli della tua offerta. Qui vedrai che, invece dell’opzione Caricamento che avevi prima della sincronizzazione Google Drive, adesso hai varie opzioni:

  • Caricamento: caricare un file direttamente dal computer a Pipedrive. Questo manterrà il tuo file archiviato su Pipedrive, oltre che effettuare la migrazione a Google Drive, a patto che il tuo account Google sia sincronizzato.
  • Aggiungi file da Google Drive: aggiungi un file che già si trova su Google Drive. Basta iniziare a digitare il nome del file, una volta trovato farci clic sopra!
  • Crea: infine, puoi creare un file da zero con l’opzione Crea. Questa crea automaticamente un nuovo file anche in Google Drive.



Se hai creato aggiunto un file tramite Google Drive basta semplicemente cliccare il file per poterlo visualizzare o modificare direttamente in Pipedrive, oltre a consentire ad altri utenti Pipedrive di visualizzare o modificare il tuo file direttamente da Pipedrive.

Vedi l'esempio sotto: