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一括編集およびフィルタリング (リストビュー)

注意: 本記事に記載される特定のアクションには管理者権限が必要です。詳しくはこちらをクリックしてください。


Pipedriveで最も便利なツールの1つについて、とても簡単なチュートリアルビデオをご覧ください。


リストビュー - カスタムレポートと一括編集

 

概要

ところで、リストビューとはどのようなもので、なぜそれを使うのでしょうか?

リストビューは、パワフルな管理・レポートツールです。 案件、連絡先、製品に関して、このビューにアクセスすることができます。 これにより、考えられるほぼすべての種類のデータから、カスタムレポート / フィルターを生成することが可能です。 さらに、フィルターをスプレッドシートにエクスポートしたり、データの一括変更・編集を行ったりすることもできます。

例えば、特定のPipedriveユーザーが保有する案件のすべてを検索し、それらすべてを別の人物に再割り当て、あるいは自分が持っている現在の既存案件に追加した新規カスタム欄を追加したいとします。 リストビューでは、このタスクがとても簡単になります。

 

リストのカスタマイズ

リストビューのあらゆる部分 (案件、人物など) をカスタマイズして、希望する内容のままに表示する方法が存在します。 データ列は、表示・非表示および移動が可能です。 フィルター単位で列の異なる組み合わせを保存することも可能です。 

連絡先 / 人物 / 組織、案件または製品に進み、それぞれのリストビューを開きます。

右側隅にある設定アイコンを選択します。そこから、リストビューに表示したい欄を選択することができます。

最後に、お好みに応じてデータの配列を変更することができます:





ソート

リストビューから列のヘッダをクリックして、リストを並び替えることができます。例えば、案件の金額に基づいて案件を並び替えたい場合には、その列のヘッダをクリックする必要があるだけです:



ヒント - ヘッダのクリック時にシフトキーを押すことで、複数の異なる基準でリストの並び替えが可能です。 例えば、シフトキーを押してオーナーおよび金額欄を選択すると、リストはオーナー (アルファベット順) と案件の金額で並び替えられます。これにより、リストをオーナー別かつそのオーナーの案件の金額を降順 / 昇順で表示することが可能となります。




フィルターおよびカスタムレポート

Pipedriveでは、考えられるほぼすべての基準で、案件 / 人物 / 組織 / 製品をフィルタリングすることができます。 フィルターのドロップダウンをクリックして、事前に設定されたPipedriveのフィルターにアクセスするか、ご自分のカスタムフィルターの作成を開始します。



- 以下にカスタムフィルターの例を表示します。 連絡先基準で案件をフィルタリングする方法、さらにはあらゆるすべてのセクションを組み合わせて、より複雑なフィルターを作成する方法について理解しましょう。 カスタムフィルターは、入力しているデータに基づいて自動的にタイトルが割り当てられますが、任意のタイトルをつけることも可能です:


フィルターには、上の画像にあるように、可視設定を割り当てることができます。 この設定は後で変更も可能です。

プライベート - フィルターの作成者のみがこのフィルターを使用可能。

共有 - Pipedriveアカウントの全ユーザーがこのフィルターを使用可能です。ただし、案件 / 連絡先の表示をオーナーおよびフォロワーに限定した場合には、リストの実際の項目は表示されません。 この場合、他のPipedriveユーザは、フィルターが共有されていてもフィルタリングの結果にアクセスすることはできません。

フィルターで選択した列を保存

フィルターで選択した列を保存するオプションがあるのがわかります。 これにより、フィルターを使って現在リストビューに表示されている列を常に含めるよう、そのフィルターが保存されます。 つまり、列の非表示や追加をすることなく、お使いのフィルターで必要とされる関連情報が常に表示されることとなります。

 

リストのエクスポート

同じ画面から、追加した列が表示されたこのリストをエクスポートすることもできます。 前述のとおり、ここでリストビューをカスタマイズ、フィルタリング、並び替えができますので、必要な情報すべてを見ることができます。 Pipedriveは、文字通りリストで見えている列のみをエクスポートします。

...がある右側隅で、フィルターの結果をエクスポートをクリックします。 すると、ExcelまたはCSVファイルでエクスポートするオプションが表示されます。 次にデータ・エクスポートのページへリダイレクトされ、そこに「ダウンロード可能なエクスポート」セクションに現在のエクスポート・セッションが表示されます。 スプレッドシートが自動的にお使いの端末にダウンロードされます。

利用可能なエクスポート・オプションがありませんか? もしそうであれば、あなたが一般ユーザーで、管理者によるアカウント設定で制限されたリストのみをエクスポートできるようになっているためです。



一括編集

データの編集でできることがいくつか存在します。

編集したい欄を直接クリックします。これにより、一度にひとつの欄を編集することができます。



あるいは...編集したい特定の行のチェックボックスを選択します。この方法では、選択した特定の場所のみが編集されますが、同時にあらゆる欄を編集することができます。 (以下のGIFに具体例)

もしくは...チェックボックス列のヘッダにあるチェックボックスをクリックしてリストの行すべてを選択します。これにより、最後までスクロールダウンして各行を読み込んでいなくても、フィルターおよび結果のすべてが選択されます。 フィルターの全結果を素早く編集できるようにするための機能です。 (以下のGIFに具体例)

あるいは...マウスをクリックして押し続け、選択したチェックボックスに沿ってドラッグすることも可能です。(以下のGIFに具体例)

一括削除

リストから特定の項目を選択して削除、あるいはフィルターのすべての結果を一括削除できます。

選択した数項目のみ削除するには - リストビューで削除したい項目のボックスにチェックを入れ、削除するためのゴミ箱アイコンをクリックします。

フィルターのすべての結果を削除するには、チェックボックス列のヘッダにあるチェックボックスをクリックして、すべてを選択します。 この削除方法で、フィルターの結果すべてが削除されます。画面上に見えるものだけではありません。