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Googleドライブとの同期


Googleドライブのことをご存知の方にとっては、Pipedriveのデフォルトのファイル保管システムからGoogleドライブに切り替えると数多くの利点があることは言うまでもありません。

更新が必要な際に未だにファイルまたはドキュメントのダウンロード、編集、再アップロードを繰り返している方は、クラウドドキュメント管理の素晴らしい世界へお越しください。

注意: Eメールの添付ファイルはGoogleドライブに保管されず、Pipedrive自体の保管システムをホストとします。

 

  Googleドライブを使用する理由  

Googleドライブに統合する理由は数多くありますが、こちらでいくつかご紹介します。

  • 利便性: Googleドライブとの同期が有効な場合、すべてのファイルがGoogleドライブに保管されます。単にPipedriveインターフェースを通じて行うよりも他にも多くの点で便利です。
  • 注意: Eメールの添付ファイルはGoogleドライブに保管されず、Pipedrive自体の保管システムをホストとします。
  • 効率性: 全く同じファイルをPipedriveの複数の項目と一度にリンクさせることができます。 これにより、繰り返しの作業が減ります。 また、ドキュメントの最新のバージョンが、添付先のすべての項目と常にリンクされるようになります。つまり、自分のチームが常に同じページを見ることができるようになるのです。
  • 簡単なインライン編集: アップロードされたファイルはGoogleドキュメントに変換でき、そのためファイルをダウンロードして別のソフトウェアで開くことなくインラインで閲覧・編集できます。
  • 簡単なインライン作成: 新しいGoogleドキュメントはインラインで生成できます。

Googleドライブとの同期

注意 - Googleドライブをセットアップする前に、GoogleアカウントをPipedriveと同期する必要があります。 まだ行っていない場合、こちらにお進みください。  Googleアカウントを同期する方法.


ファイルをGoogleドライブと同期するには

  1. 設定 > 個人 > Googleドライブに進んで同期オプションにアクセスします。



  2. Googleドライブを使用オプションではいを選択して同期機能を有効にします。
  3. (任意) Googleドライブ上の別のフォルダ内にPipedriveファイルを保管するかどうかを選択します。これは、Pipedriveファイルを個人ファイルとは別に保管しておきたい場合に便利です。

 

NB: 新規フォルダをGoogle Driveに作成する、または既存のものを使用する場合は、会社全体が閲覧できるように閲覧設定を設定する必要があります(もちろん、そうしたくない場合は除きます!)。 Google Driveでの閲覧オプションのセットアップ方法については以下の緑色のボックスを参照してください。

 

以上です! Googleドライブを使用できるようになりました!

注意 - ファイルをアップロードする際、「共有」オプションがあることが分かります。 これにより、自分の会社のPipedrive会員なら誰でもデフォルトで、Pipedriveに添付されるすべてのファイルに対する閲覧と書き込みができるようになります。 Googleドライブ自体で以下のプライバシー設定を利用することができます。

  • 閲覧のみ: 自分のファイルをすべてのPipedriveユーザーが閲覧でき、編集はできない状態にしたい場合、ファイルを「閲覧可能」または「コメント可能」に設定してください。 コメント可能にすることで、自分のファイル上に他のユーザーがメモまたはコメントを残すことができます。
  • 非公開: 案件に添付される特定のファイルを非公開または閲覧のみにしておきたい場合、Google自体の内部で共有の許可を編集する必要があります。 この場合、ファイルはPipedrive上のファイル一覧に表示されたままになりますが、他の人は開くことができません。

新しいファイルの追加

PipedriveアカウントをGoogleドライブと同期すると、ファイルを追加できるようになります。具体例として、保留中の案件にスプレッドシートを追加しましょう。

案件の詳細内のファイルタブに進みます。 これで、Googleドライブとの同期の前にあったアップロードオプションだけでなく、いくつかのオプションを使用できるようになりました。

  • アップロード: 自分のコンピューターから直接Pipedriveにファイルをアップロードします。 これにより、Googleアカウントと同期している限り、ファイルをPipedrive上に保管したままにすることも、Googleドライブに移行することもできます。
  • Googleドライブからファイルを追加: 既にGoogleドライブに存在するファイルを追加します。ファイル名を入力し、見つけたらクリックするだけです!
  • 作成: 最後に、作成オプションを通じてファイルを最初から作成することができます。これにより、Googleドライブ内でも新しいファイルが自動的に作成されます。



Googleドライブを通じてファイルを作成または追加した場合、ファイルをクリックするだけでPipedriveから直接ファイルを簡単に閲覧または編集できます。また、他のPipedriveユーザーによるファイルの閲覧または編集を許可することもできます。

以下の具体例をご覧ください。