Baza wiedzy

Dzięki aplikacji integracyjnej QuickBooks możesz tworzyć faktury z widoku szczegółów transakcji i bezproblemowo przesyłać je do swojego konto QuickBooks, unikając kłopotów z kopiowaniem i wklejaniem danych między dwoma narzędziami.

Integracja może również dostarczać zaktualizowane statusy dotyczące faktur utworzonych z Pipedrive, więc będziesz dokładnie wiedział, kiedy zostały opłacone lub są przeterminowane, nie opuszczając aplikacji Pipedrive.

Włączenie integracji

Aby połączyć swoje konto QuickBooks, otwórz menu konta w prawym górnym rogu, przejdź do Narzędzia i aplikacje > Fakturowanie i kliknij „Zainstaluj” obok QuickBooks.

Zostaniesz przeniesiony do rynku Pipedrive, gdzie możesz zakończyć instalację i przyznać dostęp. Aplikację można odinstalować w sekcji Narzędzia i aplikacje > Aplikacje rynkowe.

Po potwierdzeniu danych logowania wrócisz do ustawień Pipedrive, aby skonfigurować preferencje QuickBooks.

Następujące pola są automatycznie uzupełniane w QuickBooks, gdy faktura jest tworzona w Pipedrive:

• Kontakt – To pole wyjaśnia odbiorcę faktury. Ponieważ faktury zazwyczaj są opłacane przez dział księgowości firmy, sugerujemy użycie pola Pipedrive Organizacja – Nazwa. Możesz również wybierać spośród innych organizacji, kontaktów i pól transakcji.
• Adres – To pole służy do podania fizycznego adresu odbiorcy faktury. Ponieważ faktury zazwyczaj są opłacane przez dział księgowości firmy, sugerujemy użycie pola Pipedrive Organizacja – Adres. Możesz również wybierać spośród innych organizacji, kontaktów i pól transakcji.
• Email – To pole to adres e-mail odbiorcy faktury. Ponieważ pole e-mail w Pipedrive jest polem typu osoba, sugerujemy skorzystać z pola Pipedrive Osoba – E-mail. Możesz również wybierać spośród innych organizacji, kontaktów i pól transakcji.
• ID podatkowy klienta – Nie wszystkie faktury wymagają tych informacji, ale jeśli utworzyłeś pole niestandardowe w Pipedrive do przechowywania informacji o ID podatkowym swojego klienta, sugerujemy zastosować to pole tutaj.
• Termin płatności – Możesz ustawić termin płatności. Na przykład, jeśli termin płatności jest ustalony na siedem dni po dacie wystawienia, faktura utworzona 13 marca będzie miała termin płatności 20 marca.
• Domyślna stawka podatku – Użyj tego pola, aby wyjaśnić domyślną stawkę podatku stosowaną do produktów na nowych fakturach. Możesz nadpisać domyślną stawkę podatku dla każdej faktury, gdy zajdzie potrzeba.
• Domyślne konto – Możesz wybrać domyślne konto przychodowe, które będzie używane dla nowych faktur. Możesz nadpisać domyślne konto dla każdej faktury, gdy zajdzie potrzeba.

Ustawienie dostępu użytkownika pozwala określić, czy Ty lub wszyscy użytkownicy mogą uzyskiwać dostęp do, wystawiać i zarządzać fakturami w imieniu Twojej firmy.

Gdy będziesz zadowolony ze swoich wyborów, kliknij przycisk „Zapisz”, aby zapisać preferencje integracji QuickBooks dla swojego konta Pipedrive.

Używanie integracji

Po zakończeniu konfiguracji integracji, przejdź do widoku szczegółowego dowolnej transakcji, aby utworzyć swoją pierwszą fakturę. Kliknij zakładkę „Faktura” i wybierz „+ Faktura”, aby rozpocząć.

Chociaż większość informacji jest automatycznie wypełniana na podstawie pól, które wybrałeś w ustawieniach wcześniej oraz wartości związanych z daną transakcją, upewnij się, że dodasz wszystkie brakujące szczegóły.

Zobaczysz okno tworzenia faktury, które jest podzielone na trzy sekcje:

Szczegóły klienta

Ta sekcja odzwierciedla informacje o odbiorcy faktury, takie jak nazwa podmiotu, któremu wystawiana jest faktura, adres, email i NIP.

Rozpocznij przegląd od sekcji s szczegółami klienta. Jeśli pojawi się ikona ostrzegawcza dla pola „Do”, oznacza to, że kontakt nie jest powiązany z QuickBooks.

Aby pomyślnie utworzyć fakturę, kliknij ikonę ostrzegawczą i albo stwórz nowy kontakt, albo połącz fakturę z istniejącym klientem w swoim koncie QuickBooks. W każdym przypadku musisz kliknąć „Potwierdź”, aby zakończyć łączenie.

Zauważysz również, że możesz zaktualizować informacje o kliencie po stronie dostawcy. Po włączeniu, adres, email i NIP odbiorcy faktury będą importowane do QuickBooks.

Szczegóły faktury

Ta sekcja zawiera informacje o szczegółach fakturowania, takich jak podatek, data wystawienia i data płatności, waluta i numer faktury.

W sekcji szczegółów faktury możesz dostosować wszystkie pola, aby spełniały potrzeby Twojej firmy. Zauważ, że waluta musi być uzupełniona, ponieważ jest to pole obowiązkowe w QuickBooks.

Pozycje faktury

Ta sekcja wymienia produkty lub usługi, które składają się na opłaty w Twojej fakturze.

Podczas gdy produkty związane z transakcją są automatycznie uzupełniane w sekcji pozycji faktury, możesz również dodać więcej pozycji do swojej listy. Dowiedz się więcej o tym, jak dodać produkty do swoich transakcji w tym artykule.

Po wprowadzeniu wszystkich szczegółów, kliknij przycisk „Utwórz fakturę”, aby wysłać ją do swojego konta QuickBooks.

Wyświetlanie swoich faktur

Twoja nowa faktura pojawi się w zakładce faktury w sekcji historia widoku szczegółowego transakcji. Faktury w Pipedrive odzwierciedlą następujące flagi w zależności od ich statusów:

• Otwarte
• Zapłacone
• Anulowane
• Przeterminowane
• Częściowo zapłacone

Trzy ikony w prawym górnym rogu faktury pozwalają na wykonanie następujących czynności:

• Pobierz PDF – Pobierz wersję PDF swojej faktury, aby bezpośrednio wysłać ją do swoich klientów
• Wyślij e-mailem – Wysyłaj wszelkie opłacone lub wymagalne faktury bezpośrednio do swojego klienta. Faktury będą wysyłane z QuickBooks.
• Skopiuj link – Możesz wygenerować publiczny link do udostępnienia faktury. Ta opcja jest dostępna tylko wtedy, gdy Twoje konto QuickBooks ma włączone płatności online, a faktura zawiera adres e-mail.

Kliknij „...” aby uzyskać więcej opcji:

• Anuluj – Anuluj wszelkie niezapłacone lub zapłacone faktury. Anulowane faktury nie mogą być przywrócone.
• Usuń – Usuwa fakturę zarówno z Pipedrive, jak i QuickBooks
• Odłącz od transakcji – Usuń fakturę z transakcji
• Otwórz w QuickBooks – Kliknięcie tej opcji przeniesie Cię do Twojego konta QuickBooks, gdzie możesz edytować swoją fakturę, wysłać ją i zaakceptować płatność

Pasek boczny widoku szczegółowego

Historia Twoich faktur będzie zawarta w pasku bocznym widoku szczegółowego transakcji. Tutaj możesz odświeżyć, aby wprowadzić wszelkie nowe aktualizacje z QuickBooks, lub kliknąć na „...”, aby przejść do ustawień lub odłączyć swojego kontaktu.

Kliknij na „Zobacz wszystkie faktury”, aby zobaczyć więcej szczegółów dotyczących wszystkich połączonych faktur, filtrowanych według dostosowywanego okresu czasu.

Możesz przeglądać wszystkie faktury związane z połączonym kontaktem oraz zarządzać ich łączeniem i odłączaniem od transakcji, którą aktualnie oglądasz.