Basis Pengetahuan

Apa itu tanda tangan elektronik?

Undang-Undang Federal AS ESIGN Act mendefinisikan “tanda tangan elektronik” sebagai suara, simbol, atau proses elektronik yang dilampirkan pada atau secara logis terkait dengan kontrak atau catatan lainnya, serta dijalankan atau diadopsi oleh seseorang dengan maksud untuk menandatangani catatan tersebut.

Tanda tangan elektronik telah digunakan untuk menandatangani surat penawaran, kontrak penjualan, surat izin, perjanjian sewa/kontrak sewa, pelepasan tanggung jawab, dokumen keuangan, dan lain-lain.

Sebuah tanda tangan elektronik, seperti yang didefinisikan dalam UU Uni Eropa eIDAS (No 910/2014 tentang identifikasi dan layanan kepercayaan elektronik untuk transaksi elektronik di pasar internal), mencakup kategori luas dari semua tanda tangan elektronik, termasuk "data dalam bentuk elektronik yang dilampirkan atau terkait secara logis dengan data lain dalam bentuk elektronik yang digunakan oleh pihak yang menandatangani".

Tanda tangan digital dasar yang ditawarkan Pipedrive melalui fitur eSignature merupakan subtipe tanda tangan elektronik dengan fitur keamanan tingkat lanjut.

Tanda tangan digital dasar menggunakan PKI (Infrastruktur Kunci Publik). Karakteristik penting dari tanda tangan elektronik dasar adalah sebagai berikut:

• Sertifikat digital yang dikeluarkan oleh pihak ketiga (Terjamin)

• Enkripsi asimetris atau kunci publik

• Rekam alamat IP

Dengan fitur eSignatures Pipedrive, penandatangan dapat menerima kode autentikasi satu kali untuk memeriksa, namun tidak menjamin, keabsahan email mereka. Ini adalah fitur keamanan opsional yang dapat diaktifkan atau dinonaktifkan untuk setiap permintaan tanda tangan.

Apakah eTanda tangan sah secara hukum?

Tanda tangan elektronik telah diterima secara luas dan digunakan di beberapa negara selama bertahun-tahun. Tanda tangan digital Pipedrive dirancang untuk memenuhi persyaratan keamanan standar, termasuk enkripsi asimetris atau kunci publik.

Bagaimana tim penjualan saya dapat memperoleh manfaat dari penggunaan fitur eSignatures?

Penggunaan fitur eSignatures membantu tim penjualan Anda bergerak lebih cepat dengan mendigitalisasi proses manual. Fitur ini sangat berguna khususnya untuk tim jarak jauh atau ketika pelanggan tidak memiliki akses mudah ke peralatan cetak.

Manfaat utamanya meliputi:

• Integrasi dengan solusi penyimpanan cloud seperti Google Drive, Microsoft OneDrive, dan SharePoint

• Penyimpanan otomatis dokumen yang telah ditandatangani di transaksi terkait agar mudah diakses oleh pemilik dan pengikut

• Fitur keamanan opsional seperti kode autentikasi satu kali yang dikirim melalui email untuk memverifikasi penandatangan

Apa Kebijakan Penggunaan yang Wajar?

Pipedrive akan memantau penggunaan eSignature dengan cermat. Jika kami mengetahui bahwa fitur ini digunakan untuk dijual kembali, disalahgunakan dengan cara lain, atau menimbulkan beban yang tidak semestinya, kami berhak, atas kebijakan kami sendiri, untuk mencegah atau menangguhkan akses pengguna ke fitur ini.

Jika dokumen saya sudah memiliki semua tanda tangan yang diperlukan, apakah saya masih bisa membatalkannya?

Setelah sebuah dokumen mengumpulkan semua tanda tangan yang diperlukan, prosesnya dianggap selesai dan Anda tidak dapat membatalkannya.

Fitur eSignatures dirancang untuk menyelesaikan dokumen setelah semua pihak menandatanganinya. Jika Anda perlu membuat perubahan pada dokumen yang sudah selesai, Anda harus membuat versi baru dan memulai ulang proses penandatanganan.

Apakah saya masih bisa menggunakan versi dokumen yang sama jika saya membatalkan penandatanganan?

Ya, Anda dapat menggunakan kembali versi dokumen yang sama setelah pembatalan. Misalnya, jika Anda membatalkan proses penandatanganan karena lupa menambahkan penandatangan, dokumen tersebut akan tetap tersedia di penyimpanan transaksi atau dokumen Anda.

Untuk memulai ulang proses:

• Buka tampilan detail transaksi dan buka tab dokumen

• Pilih versi dokumen yang ingin Anda kirim

• Tambahkan penandatangan Anda (maksimal sepuluh per dokumen) lalu klik "Kirim"

Proses penandatanganan yang baru akan memiliki masa berlaku 60 hari yang baru.

Saya mengirim dokumen untuk ditandatangani, tetapi lupa menambahkan penandatangan. Apakah saya dapat menambahkannya setelah dokumen dikirim?

Tidak memungkinkan untuk menambahkan penandatangan baru ke proses penandatanganan yang sudah ada. Jika Anda perlu menambahkan penandatangan setelah dokumen dikirim, Anda harus membatalkan proses penandatanganan yang ada dan membuat yang baru.

Berapa banyak penandatangan yang dapat saya tambahkan ke satu dokumen?

Anda dapat menambahkan hingga 10 penandatangan ke satu dokumen. Harap diingat bahwa Anda tidak dapat menambahkan penandatangan baru setelah proses penandatanganan dimulai.

Jika Anda lupa menyertakan seseorang, Anda perlu membatalkan proses yang ada dan membuat yang baru. Setelah sebuah dokumen mengumpulkan semua tanda tangan yang diperlukan, dokumen tersebut tidak dapat dibatalkan.

Berapa lama waktu yang dimiliki penandatangan untuk menandatangani?

Proses penandatanganan tetap aktif selama 60 hari sejak tanggal permintaan dikirim. Jika dokumen tidak ditandatangani dalam jangka waktu ini, tautannya akan kedaluwarsa.

Jika Anda memilih untuk membatalkan dokumen sebelum prosesnya selesai, Anda tetap dapat menggunakan versi dokumen yang sama untuk memulai proses penandatanganan baru nanti.