Basis Pengetahuan

Dengan aplikasi integrasi Pipedrive-QuickBooks, Anda dapat membuat faktur dari tampilan detail kesepakatan dan mengirimkannya ke akun Quickbooks Anda tanpa repot menyalin dan melepaskan data antara kedua alat tersebut.

Integrasi ini juga dapat memberikan pembaruan status terkini pada faktur yang dibuat dari Pipedrive, sehingga Anda akan tahu secara pasti kapan faktur tersebut disetujui, dibayar, atau terlambat tanpa meninggalkan aplikasi Pipedrive.

Mengaktifkan integrasi Quickbooks

Untuk menghubungkan akun Quickbooks Anda ke Pipedrive, buka Alat dan aplikasi > Faktur dan pilih “Quickbooks”.

Anda akan dibawa ke pasar Pipedrive di mana Anda dapat menyelesaikan alur instalasi dan memberikan akses aplikasi ke akun Anda. Menghapus aplikasi dapat ditemukan di bawah Alat dan aplikasi > Aplikasi Pasar.

Setelah kredensial login Quickbooks Anda yang valid telah dikonfirmasi, Anda akan diarahkan kembali ke pengaturan Pipedrive Anda untuk mengonfigurasi preferensi integrasi Quickbooks Anda.

Saat mengatur integrasi Quickbooks Anda, Anda perlu memilih bidang Pipedrive dan tanggal jatuh tempo yang akan diisi secara otomatis setelah faktur dibuat di Pipedrive.

• Kepada – Bidang ini adalah untuk siapa Anda ingin mengirimkan faktur. Karena faktur biasanya dibayar oleh departemen akun bayar perusahaan, kami menyarankan menggunakan bidang Organisasi – Nama Pipedrive. Anda juga dapat memilih dari organisasi lain, kontak orang, dan bidang transaksi.
• Alamat – Bidang ini adalah untuk alamat fisik penerima faktur. Karena faktur biasanya dibayar oleh departemen akun bayar perusahaan, kami menyarankan menggunakan bidang Organisasi – Alamat Pipedrive. Anda juga dapat memilih dari organisasi lain, kontak orang, dan bidang transaksi.
• Email –Bidang ini adalah alamat email penerima faktur. Karena bidang email di Pipedrive adalah tipe orang, kami menyarankan menggunakan bidang Orang – Email Pipedrive. Anda juga dapat memilih dari organisasi lain, kontak orang, dan bidang transaksi.
• Customer tax ID –Tidak semua faktur membutuhkan informasi ini, tetapi jika Anda telah membuat bidang kustom di Pipedrive untuk menyimpan informasi ID pajak pelanggan Anda, kami menyarankan menerapkan bidang tersebut di sini.
• Tanggal jatuh tempo – Di sini Anda dapat mengatur tanggal jatuh tempo pembayaran. Misalnya, jika tanggal jatuh tempo ditetapkan selama tujuh hari setelah tanggal penerbitan, faktur yang dibuat pada tanggal 13 Maret akan memiliki tanggal jatuh tempo 20 Maret.

Setelah Anda puas dengan pilihan Anda untuk bidang Pipedrive yang akan mengisi faktur Quickbooks Anda, klik tombol “Simpan” untuk menyimpan preferensi integrasi Anda untuk akun perusahaan Pipedrive Anda.

Menggunakan integrasi Quickbooks

Setelah Anda selesai menyiapkan integrasi Quickbooks Anda, Anda dapat pergi ke tampilan detail dari setiap penawaran untuk membuat faktur pertama Anda. Klik pada tab Faktur > + Faktur untuk memulai.

Anda akan diminta untuk mengisi detail faktur Anda. Informasi yang ditambahkan di sini akan dikirim ke akun Quickbooks Anda ketika faktur disimpan.

• • Detail Pelanggan – Ini akan diisi otomatis berdasarkan bidang yang dipilih saat menyiapkan preferensi penagihan Anda untuk Quickbooks.
  • Detail Faktur – Detail ini perlu diisi berdasarkan kebutuhan perusahaan Anda. Misalnya, jika Anda ingin menyesuaikan fungsi pajak faktur ini, mata uang yang harus digunakan dalam faktur ini atau template faktur Quickbooks apa saja yang ingin Anda gunakan. Mata uang adalah bidang wajib untuk Quickbooks.
  • Item Faktur – Bidang ini mencerminkan item – seperti barang atau layanan – yang membuat up biaya di faktur Anda. Ini secara otomatis akan diisi dengan produk yang terkait dengan penawaran Anda. Pelajari lebih lanjut tentang cara menambahkan produk ke penawaran Anda di sini. Anda juga bisa menambah lebih banyak item ke daftar Anda.

Di bawah “Detail Pelanggan”, Anda akan perlu menghubungkan faktur ke pelanggan yang ada di akun Quickbooks Anda atau membuat yang baru.

Setelah kontak terhubung, Anda akan memiliki opsi untuk perbarui info pelanggan di sisi penyedia.

Jika Anda mengaktifkan ini, informasi yang ditambahkan di bawah Alamat, Email dan ID Pajak akan ditarik ke Quickbooks jika berbeda dari informasi yang disimpan.

Klik pada tombol “Buat faktur” setelah Anda memasukkan semua detail faktur Anda.

Melihat faktur Anda

Faktur baru Anda akan muncul di bawah Riwayat Perubahan dalam tampilan detail Anda. Faktur dalam Pipedrive akan mencerminkan tanda berikut berdasarkan statusnya:

• Buka
• Dibayar
• Ditolak
• Terlambat
• Dihapus
• Dibayar sebagian

Jika Anda mengklik Lebih Lanjut “...”, Anda akan memiliki opsi-opsi ini:

• Ditolak – Menolak faktur yang belum atau sudah dibayar. Faktur yang ditolak tidak dapat dibatalkan kembali.
• Hapus – Menghapus faktur.
• Kirim melalui email – Mengirim faktur yang sudah dibayar atau jatuh tempo langsung ke pelanggan Anda. Faktur yang dikirim melalui email akan dikirimkan dari Quickbooks.
• Unduh PDF – Mengunduh versi PDF dari faktur Anda untuk dikirimkan langsung kepada klien Anda.
• Buka di QuickBooks – Dengan mengklik opsi ini, Anda akan diarahkan ke akun Quickbooks Anda di mana Anda dapat mengedit, mengirimkan faktur, dan menerima pembayaran.

Side bar tampilan detail

Riwayat faktur Anda juga akan ditambahkan ke side bar tampilan detail. Di sini, Anda dapat memperbarui untuk mengambil pembaruan baru dari Quickbooks, atau mengklik Lainnya (“...”) untuk pergi ke pengaturan atau memutuskan hubungan dengan kontak Anda.