Basis Pengetahuan

Dengan aplikasi integrasi Quickbooks, Anda dapat membuat faktur dari tampilan detail kesepakatan dan mengirimnya ke akun Quickbooks Anda tanpa perlu repot menyalin dan menempel data antara kedua alat ini.

Integrasi juga dapat memberikan pembaruan status pada faktur yang dibuat dari Pipedrive, sehingga Anda akan mengetahui secara tepat kapan faktur-faktur tersebut disetujui, dibayar, atau terlambat tanpa meninggalkan aplikasi Pipedrive.

Mengaktifkan integrasi Quickbooks

Untuk menghubungkan akun Quickbooks Anda, pergi ke Alat dan aplikasi > Penagihan dan pilih “Quickbooks”.

Anda akan dibawa ke pasar Pipedrive di mana Anda dapat menyelesaikan aliran instalasi dan memberikan akses aplikasi ke akun Anda. Penghapusan aplikasi dapat ditemukan di bawah Alat dan aplikasi > Aplikasi Marketplace.

Setelah kredensial masuk yang valid Anda dikonfirmasi, Anda akan diarahkan kembali ke pengaturan Pipedrive Anda untuk mengkonfigurasi preferensi integrasi Quickbooks Anda.

Ketika mengatur integrasi Quickbooks Anda, Anda perlu memilih bidang-bidang Pipedrive dan tanggal jatuh tempo yang akan diisi secara otomatis setelah invoice dibuat di Pipedrive.

• Kepada – Bidang ini adalah untuk siapa Anda ingin mengirimkan invoice tersebut. Karena invoice biasanya dibayar oleh departemen akuntansi perusahaan, kami sarankan menggunakan bidang Nama Organisasi Pipedrive. Anda juga dapat memilih dari organisasi lain, bidang kontak orang, dan deal.
• Alamat – Bidang ini adalah untuk alamat fisik penerima invoice. Karena invoice biasanya dibayar oleh departemen akuntansi perusahaan, kami sarankan menggunakan bidang Alamat Organisasi Pipedrive. Anda juga dapat memilih dari organisasi lain, bidang kontak orang, dan deal.
• Email –Bidang ini adalah alamat email penerima invoice. Karena bidang email di Pipedrive adalah bidang tipe orang, kami menyarankan untuk memanfaatkan bidang Email Orang Pipedrive. Anda juga dapat memilih dari organisasi lain, bidang kontak orang, dan deal.
• Identitas pajak pelanggan –Tidak semua invoice memerlukan informasi ini, tetapi jika Anda telah membuat bidang kustom di Pipedrive untuk menyimpan informasi identitas pajak pelanggan Anda, kami menyarankan untuk mengaplikasikan bidang tersebut di sini.
• Tanggal jatuh tempo – Di sini Anda dapat menetapkan tanggal jatuh tempo pembayaran. Misalnya, jika tanggal jatuh tempo ditetapkan tujuh hari setelah tanggal isu, maka invoice yang dibuat pada 13 Maret akan memiliki tanggal jatuh tempo 20 Maret.

Setelah Anda puas dengan pilihan Anda untuk bidang Pipedrive untuk mengisi invoice Quickbooks Anda, klik tombol “Simpan” untuk menyimpan preferensi integrasi Anda untuk akun perusahaan Pipedrive Anda.

Menggunakan Integrasi

Setelah Anda selesai melakukan pengaturan integrasi Anda, Anda dapat menuju ke tampilan detail dari setiap kesepakatan untuk membuat faktur pertama Anda. Klik pada tab Invoice > + Invoice untuk memulai.

Anda akan diminta untuk mengisi rincian faktur Anda. Informasi yang ditambahkan disini akan dikirim ke akun Quickbooks Anda ketika faktur disimpan.

• Rincian Pelanggan – Ini akan diisi secara otomatis berdasarkan pilihan bidang saat melakukan pengaturan preferensi faktur Anda untuk Quickbooks.
• Rincian Faktur – Rincian ini harus diisi berdasarkan kebutuhan perusahaan Anda. Misalnya, jika Anda ingin mengatur fungsi pajak dari faktur ini, mata uang apa yang harus digunakan dalam faktur ini atau template faktur Quickbooks mana yang ingin Anda gunakan. Mata uang adalah bidang wajib untuk Quickbooks.
• Item Faktur – Bidang ini mencerminkan item-item - seperti barang atau layanan - yang menjadi biaya dalam faktur Anda. Ini secara otomatis akan diisi dengan produk yang dihubungkan ke kesepakatan Anda. Pelajari lebih lanjut tentang cara menambahkan produk ke transaksi Anda di sini. Anda juga dapat menambahkan lebih banyak item ke daftar Anda.

Di bawah “Rincian Pelanggan”, Anda perlu menautkan faktur ke pelanggan yang ada di akun Quickbooks Anda atau membuat yang baru.

Setelah kontak dihubungkan, Anda akan memiliki opsi untuk memperbarui info pelanggan di sisi penyedia.

Jika Anda mengaktifkan ini, informasi yang ditambahkan di bawah Alamat, Email dan Id Pajak akan diambil ke Quickbooks jika berbeda dari informasi yang tersimpan.

Klik tombol “Buat Faktur” setelah Anda memasukkan semua detail faktur Anda.

Menampilkan tagihan Anda

Tagihan baru Anda akan muncul di bawah Changelog dalam tampilan detail Anda. Tagihan di Pipedrive akan mencerminkan bendera berikut berdasarkan statusnya:

• Buka
• Dibayar
• Dibatalkan
• Jatuh tempo
• Dihapus
• Dibayar sebagian

Jika Anda klik Lebih “...”, Anda akan memiliki opsi ini:

• Dibatalkan – Membatalkan tagihan yang belum dibayar atau sudah dibayar. Tagihan yang dibatalkan tidak dapat dibatalkan lagi.
• Hapus – Menghapus tagihan.
• Kirim melalui email – Mengirim tagihan yang sudah dibayar atau jatuh tempo langsung ke pelanggan Anda. Tagihan yang dikirim melalui email akan dikirimkan dari Quickbooks.
• Unduh PDF – Unduh versi PDF dari tagihan Anda untuk dikirimkan langsung ke klien Anda.
• Buka di QuickBooks – Dengan mengklik opsi ini, Anda akan dibawa ke akun Quickbooks Anda di mana Anda dapat mengedit, kirim tagihan, dan terima pembayaran.

Sidebar tampilan detail

Riwayat tagihan Anda juga akan ditambahkan ke sidebar tampilan detail. Di sini Anda dapat refresh untuk mendapatkan pembaruan baru dari Quickbooks, atau klik Lainnya (“...”) untuk ke pengaturan atau memutuskan kontak Anda.