Basis Pengetahuan

Dengan aplikasi integrasi Quickbooks, Anda dapat membuat faktur dari tampilan detail deal dan mengirimkannya ke akun Quickbooks Anda tanpa repot menyalin dan menempelkan data antara kedua tool tersebut.

Integrasi juga dapat memberikan status terbaru pada faktur yang dibuat dari Pipedrive, sehingga Anda akan tahu persis kapan faktur-faktur tersebut disetujui, dibayar, atau terlambat tanpa meninggalkan aplikasi Pipedrive.

Mengaktifkan integrasi Quickbooks

Untuk menghubungkan akun Quickbooks Anda, buka Alat dan aplikasi > Penerbitan faktur dan pilih “Quickbooks”.

Anda akan diarahkan ke pasar Pipedrive di mana Anda dapat menyelesaikan alur instalasi dan memberikan akses aplikasi ke akun Anda. Informasi penghapusan aplikasi dapat ditemukan di bawah Alat dan aplikasi > Aplikasi pasar.

Setelah kredensial login valid Anda dikonfirmasi, Anda akan diarahkan kembali ke pengaturan Pipedrive Anda untuk mengonfigurasi preferensi integrasi Quickbooks Anda.

Saat mengatur integrasi Quickbooks Anda, Anda perlu memilih bidang Pipedrive dan tanggal jatuh tempo yang akan otomatis diisi setelah faktur dibuat di Pipedrive.

• Kepada – Bidang ini untuk siapa Anda ingin mengirimkan faktur. Karena faktur biasanya dibayar oleh departemen akun pembayaran perusahaan, kami menyarankan menggunakan bidang Nama Organisasi Pipedrive. Anda juga dapat memilih dari organisasi lain, orang yang dihubungi, dan bidang kesepakatan.
• Alamat – Bidang ini untuk alamat fisik penerima faktur. Karena faktur biasanya dibayar oleh departemen akun pembayaran perusahaan, kami menyarankan menggunakan bidang Alamat Organisasi Pipedrive. Anda juga dapat memilih dari organisasi lain, orang yang dihubungi, dan bidang kesepakatan.
• Email –Bidang ini adalah alamat email penerima faktur. Karena bidang email di Pipedrive adalah tipe data orang, kami menyarankan menggunakan bidang Email Person di Pipedrive. Anda juga dapat memilih dari organisasi lain, orang yang dihubungi, dan bidang kesepakatan.
• ID pajak pelanggan –Tidak semua faktur memerlukan informasi ini, tetapi jika Anda telah membuat bidang khusus di Pipedrive untuk menyimpan informasi ID pajak pelanggan Anda, kami sarankan menerapkan bidang tersebut di sini.
• Tanggal jatuh tempo – Di sini Anda dapat menentukan tanggal jatuh tempo pembayaran. Misalnya, jika tanggal jatuh tempo diatur tujuh hari setelah tanggal penerbitan, faktur yang dibuat pada 13 Maret akan jatuh tempo pada 20 Maret.

Setelah Anda puas dengan pilihan Anda untuk bidang Pipedrive untuk mengisi faktur Quickbooks Anda, klik tombol “Simpan” untuk menyimpan preferensi integrasi Anda untuk akun perusahaan Pipedrive Anda.

Menggunakan integrasi

Setelah Anda selesai melakukan pengaturan integrasi Anda, Anda dapat beralih ke tampilan rincian dari setiap penawaran untuk membuat faktur pertama Anda. Klik pada tab Invoice (Faktur) > + Invoice (Faktur) untuk memulai.

Anda akan diminta untuk mengisi detail faktur Anda. Informasi yang ditambahkan di sini akan dikirim ke akun Quickbooks Anda ketika faktur disimpan.

• Detail Pelanggan – Ini akan diisi otomatis berdasarkan bidang yang dipilih saat menyiapkan preferensi penagihan Anda untuk Quickbooks.
• Detail Faktur – Detail ini perlu diisi berdasarkan kebutuhan perusahaan Anda. Misalnya, jika Anda ingin menyesuaikan fungsi pajak dari faktur ini, mata uang apa yang harus digunakan dalam faktur ini atau template faktur Quickbooks apa saja yang ingin Anda gunakan. Mata uang adalah bidang yang wajib untuk Quickbooks.
• Item Faktur – Bidang ini mencerminkan item - seperti barang atau jasa - yang membentuk biaya dalam faktur Anda. Ini akan otomatis diisi dengan produk yang terkait dengan kesepakatan Anda. Pelajari lebih lanjut tentang cara menambahkan produk ke kesepakatan Anda di sini. Anda juga dapat menambahkan lebih banyak item ke daftar Anda.

Di bawah “Detail Pelanggan”, Anda perlu menghubungkan faktur ke pelanggan yang ada di akun Quickbooks Anda atau membuat yang baru.

Setelah kontak dihubungkan, Anda akan memiliki opsi untuk memperbarui info pelanggan pada sisi penyedia.

Jika Anda mengaktifkan ini, informasi yang ditambahkan di bawah Alamat, Email dan ID Pajak akan ditarik ke Quickbooks jika berbeda dari informasi yang disimpan.

Klik tombol “Buat faktur” setelah Anda memasukkan semua detail faktur Anda.

Menampilkan faktur Anda

Faktur baru Anda akan muncul di bawah Riwayat Perubahan dalam tampilan detail Anda. Faktur di Pipedrive akan mencerminkan bendera berikut berdasarkan statusnya:

• Buka
• Lunas
• Batal
• Kedaluwarsa
• Dihapus
• Pembayaran Sebagian

Jika Anda klik Lebih “...”, Anda akan memiliki opsi ini:

• Batal – Batalkan faktur yang belum dibayar atau sudah dibayar. Faktur yang dibatalkan tidak dapat dibatalkan.
• Hapus – Hapus faktur tersebut.
• Kirim melalui email – Kirim faktur yang sudah dibayar atau yang jatuh tempo langsung ke pelanggan Anda. Faktur yang dikirim melalui email akan dikirimkan dari Quickbooks.
• Unduh PDF – Unduh versi PDF dari faktur Anda untuk dikirimkan langsung kepada klien Anda.
• Buka di QuickBooks – Dengan mengklik opsi ini, Anda akan dibawa ke akun Quickbooks Anda di mana Anda dapat mengedit, mengirimkan faktur dan menerima pembayaran.

Bilah sisi tampilan detail

Riwayat faktur Anda juga akan ditambahkan ke bilah sisi tampilan detail. Di sini Anda dapat refresh untuk mengambil pembaruan baru dari Quickbooks, atau klik Lebih (“...”) untuk menuju ke pengaturan atau memutuskan kontak Anda.