Basis Pengetahuan

Dengan aplikasi integrasi QuickBooks, Anda dapat membuat faktur dari tampilan detail kesepakatan dan mengirimkannya ke akun QuickBooks Anda tanpa repot menyalin dan menempel data antara kedua alat.

Integrasi ini juga dapat memberikan status terbaru tentang faktur yang dibuat dari Pipedrive, sehingga Anda akan tahu persis kapan mereka dibayar atau jatuh tempo tanpa meninggalkan aplikasi Pipedrive.

Mengaktifkan integrasi

Untuk menghubungkan akun QuickBooks Anda, buka menu akun di sudut kanan atas, pergi ke Alat dan aplikasi > Penagihan, dan klik “Instal” di samping QuickBooks.

Anda akan diarahkan ke Pipedrive Marketplace, tempat Anda dapat menyelesaikan instalasi dan memberikan akses. Aplikasi dapat dicopot pemasangannya melalui Alat dan aplikasi > Aplikasi Marketplace.

Setelah kredensial login Anda dikonfirmasi, Anda akan kembali ke pengaturan Pipedrive untuk mengonfigurasi preferensi QuickBooks.

Bidang berikut diisi secara otomatis ke QuickBooks ketika faktur dibuat di Pipedrive:

• Kontak – Field ini menjelaskan penerima faktur. Karena faktur biasanya dibayar oleh departemen hutang usaha dari perusahaan, kami menyarankan menggunakan field Organisasi – Nama di Pipedrive. Anda juga dapat memilih dari field organisasi lain, kontak, dan transaksi.
• Alamat – Field ini untuk alamat fisik penerima faktur. Karena faktur biasanya dibayar oleh departemen hutang usaha dari perusahaan, kami menyarankan menggunakan field Organisasi – Alamat di Pipedrive. Anda juga dapat memilih dari field organisasi lain, kontak, dan transaksi.
• Email – Field ini adalah alamat email penerima faktur. Karena field email di Pipedrive adalah field tipe kontak, kami menyarankan menggunakan field Kontak – Email di Pipedrive. Anda juga dapat memilih dari field organisasi lain, kontak, dan transaksi.
• ID pajak pelanggan – Tidak semua faktur memerlukan informasi ini, tetapi jika Anda telah membuat bidang kustom di Pipedrive untuk menyimpan informasi ID pajak pelanggan Anda, kami sarankan menerapkan bidang tersebut di sini.
• Tanggal jatuh tempo – Anda dapat mengatur tanggal jatuh tempo pembayaran. Sebagai contoh, jika tanggal jatuh tempo ditetapkan tujuh hari setelah tanggal penerbitan, faktur yang dibuat pada 13 Maret akan memiliki tanggal jatuh tempo pada 20 Maret.
• Tarif pajak default – Gunakan field ini untuk menjelaskan tarif pajak default yang digunakan untuk produk pada faktur baru. Anda dapat menimpa tarif pajak default per faktur jika diperlukan.
• Akun default – Anda dapat memilih akun pendapatan default yang digunakan untuk faktur baru. Anda dapat menimpa akun default per faktur jika diperlukan.

Pengaturan akses pengguna memungkinkan Anda untuk menjelaskan apakah Anda atau semua pengguna dapat mengakses, menerbitkan, dan mengelola faktur atas nama perusahaan Anda.

Setelah Anda puas dengan pilihan Anda, klik tombol “Simpan” untuk menyimpan preferensi integrasi QuickBooks Anda untuk akun perusahaan Pipedrive Anda.

Menggunakan integrasi

Setelah menyelesaikan pengaturan integrasi Anda, navigasikan ke tampilan detail salah satu transaksi untuk membuat faktur pertama Anda. Klik tab “Faktur” dan pilih “+ Faktur” untuk memulai.

Meskipun sebagian besar informasi diisi secara otomatis berdasarkan bidang yang Anda pilih di pengaturan sebelumnya dan nilai yang terkait dengan kesepakatan tertentu, pastikan Anda menyertakan detail yang hilang.

Anda akan melihat jendela buat faktur yang dibagi menjadi tiga bagian:

Detail pelanggan

Bagian ini mencerminkan informasi tentang penerima faktur, seperti nama entitas yang ditagih, alamat, email dan NPWP.

Mulailah peninjauan Anda dari bagian detail pelanggan. Jika ikon peringatan muncul pada field “Kepada”, itu menunjukkan bahwa kontak belum terhubung ke QuickBooks.

Untuk membuat faktur dengan sukses, klik ikon peringatan lalu buat kontak baru atau tautkan faktur ke pelanggan yang sudah ada di akun QuickBooks Anda. Pada kedua kasus tersebut, Anda perlu mengklik “Konfirmasi” untuk menyelesaikan tautan.

Anda juga akan melihat bahwa Anda dapat memperbarui info pelanggan di sisi penyedia. Ketika diaktifkan, alamat, email, dan NPWP penerima faktur akan ditarik ke QuickBooks.

Detail faktur

Bagian ini mencakup informasi tentang detail faktur tertentu seperti pajak, tanggal penerbitan dan tanggal jatuh tempo, mata uang dan nomor faktur.

Pada bagian detail faktur, Anda dapat menyesuaikan semua field sesuai kebutuhan perusahaan Anda. Catatan bahwa mata uang harus diisi karena merupakan field wajib di QuickBooks.

Item faktur

Bagian ini mencantumkan produk atau layanan yang membentuk biaya dalam faktur Anda.

Sementara produk yang ditautkan dengan transaksi otomatis terisi di bagian item faktur, Anda juga dapat menambahkan item lain ke daftar Anda. Pelajari lebih lanjut tentang cara menambahkan produk ke transaksi Anda dalam artikel ini.

Setelah memasukkan semua detail, klik tombol “Buat faktur” untuk mengirim ini ke akun QuickBooks Anda.

Melihat faktur Anda

Faktur baru Anda akan tampil di bawah tab faktur pada bagian riwayat di tampilan detail transaksi Anda. Faktur di Pipedrive akan merefleksikan tanda bendera berikut berdasarkan statusnya:

• Terbuka
• Sudah dibayar
• Dibatalkan
• Lewat jatuh tempo
• Sebagian dibayar

Tiga ikon di sudut kanan atas faktur memungkinkan Anda untuk melakukan hal berikut:

• Unduh PDF – Unduh versi PDF dari faktur Anda untuk dikirim langsung kepada klien Anda
• Kirim melalui email – Kirim faktur yang sudah dibayar atau jatuh tempo langsung ke pelanggan Anda. Faktur akan dikirimkan dari QuickBooks.
• Salin tautan – Anda dapat membuat tautan publik untuk membagikan faktur. Opsi ini hanya tersedia jika akun QuickBooks Anda sudah mengaktifkan pembayaran online dan faktur menyertakan alamat email.

Klik “...” untuk lebih banyak opsi:

• Batalkan – Batalkan semua faktur yang belum atau sudah dibayar. Faktur yang dibatalkan tidak dapat dipulihkan.
• Hapus – Menghapus faktur baik dari Pipedrive maupun QuickBooks
• Hapus tautan dari kesepakatan – Hapus faktur dari kesepakatan
• Buka di QuickBooks – Mengklik opsi ini akan membawa Anda ke akun QuickBooks Anda, di mana Anda dapat mengedit faktur Anda, mengirimkannya, dan menerima pembayaran

Sidebar tampilan detail

Riwayat faktur Anda akan disertakan di sidebar pada tampilan detail transaksi. Di sini Anda dapat memuat ulang untuk mengambil pembaruan terbaru dari QuickBooks, atau klik “...” untuk membuka pengaturan atau melepas tautan kontak Anda.

Klik pada “Lihat semua faktur” untuk melihat lebih banyak detail tentang semua faktur yang terhubung yang difilter berdasarkan rentang waktu yang dapat disesuaikan.

Anda dapat melihat semua faktur yang terkait dengan kontak yang terhubung dan mengelola penghubungan dan penghapusan tautan faktur tersebut ke kesepakatan yang sedang Anda lihat.