Base di conoscenza

Con l'aumentare dei dati di vendita, mantenere il tuo spazio di lavoro pulito ed efficiente diventa più importante.

L'archiviazione ti consente di rimuovere lead e deal inattivi dalla tua vista attiva senza perdere i dati storici, aiutandoti a rimanere concentrato, migliorare le prestazioni del sistema e restare entro il limite per lead e deal.

Quando archiviare lead e trattative

Puoi archiviare qualsiasi trattativa o lead che non è più gestito attivamente. Ecco scenari comuni:

1. Inattivo da molto tempo

• Nessuna attività o aggiornamento negli ultimi 6–12 mesi
• Nessun compito imminente o follow-up previsto

2. Chiuso o inattivo

• Trattative perse o lead freddi che non verranno rivisti
• Trattative vinte che sono state consegnate e completate
• Lead non qualificati

3. Bassa priorità o basso valore

• Trattative o lead provenienti da campagne passate, sperimentazioni o lavori esplorativi
• Non allineati agli obiettivi aziendali attuali

4. Per la conservazione dei registri

• Elementi mantenuti per conformità, audit o reportistica che non devono essere visibili nel tuo spazio di lavoro principale

Come archiviare lead e affari

Archivia singolarmente

Nella vista dei dettagli di un affare o di un lead, fai clic su Archivia dal menu “...” (per gli affari) o sul pulsante (per i lead).

Nella vista elenco (solo per gli affari), fai clic sul pulsante ”...” seguito da ”Archivia”.

Archivia in blocco

Nella vista elenco dei lead o degli affari, seleziona più elementi e fai clic su Archivia.

Oppure aggiorna il campo stato di archiviazione tramite il pannello di modifica in blocco.

Quando vengono archiviati:

• Gli affari mantengono il loro stato precedente (Aperto, Vinto o Perso)
• Lo stato di archiviazione viene impostato su “Archiviato” e viene aggiunta una marca temporale
• Possono essere attivate automazioni e webhook che dipendono dalle modifiche ai record

Automazioni

Lo stato di archiviazione può essere utilizzato nelle automazioni sia come condizione sia come azione.

Esempi:

• Attivare automazioni quando gli elementi vengono archiviati o ripristinati – Usa le modifiche al campo “stato di archiviazione” per attivare azioni successive (ad es., notificare un utente o registrare la modifica)

• Archivia automaticamente affari o lead inattivi – Configura automazioni per archiviare gli elementi dopo un periodo di inattività (ad es., affari vinti o persi senza aggiornamenti per 90 giorni)
  

Visualizzare gli elementi archiviati

I lead e gli affari archiviati sono accessibili in tutto Pipedrive e contrassegnati con un indicatore “Archiviato”.

Affari

Nella vista elenco Affari, apri la scheda Archivio.

E come elementi collegati in persone, organizzazioni, attività, progetti, inbox vendite, prodotti e schede a comparsa.

Lead

Nella vista elenco Lead, apri la scheda Archivio.

E come elementi collegati nella vista dettagli della persona, nella vista dettagli dell'attività e nella inbox vendite.

Annulla archiviazione singolarmente

Nella vista dettagli, fai clic su ”Annulla archiviazione”.

Annulla archiviazione in blocco

Nella vista elenco degli elementi archiviati, seleziona più elementi e fai clic su ”Annulla archiviazione”.

Nota: Se la pipeline o la fase di un affare non esiste più, l'affare non verrà visualizzato in nessuna pipeline finché non verranno assegnate una pipeline e una fase.

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Quali azioni sono limitate per gli elementi archiviati?

Per mantenere l'integrità dei dati e le prestazioni, le seguenti azioni sono limitate per gli elementi archiviati:

Modifica	Non è possibile modificare il titolo, il valore, la fase, il proprietario o i campi personalizzati
Collegamento	Non è possibile collegare nuove attività, chiamate o contatti
Conversione	I lead non possono essere convertiti in opportunità; le opportunità non possono essere unite
Visualizzazione	Nascosti nella maggior parte delle visualizzazioni elenco e delle visualizzazioni della pipeline
API	Non vengono restituiti negli endpoint standard di elenco. Sono disponibili nuovi endpoint

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Quali azioni sono consentite sugli elementi archiviati?

Puoi comunque gestire gli elementi archiviati nei seguenti modi:

Aggiungi/modifica note	Inclusi commenti e menzioni
Invia/collega email	Email di gruppo o singole Nota: BCC supportato
Esporta	Dalle viste elenco
Duplica	Crea copie degli elementi archiviati
Modifica dati	Gruppo di visibilità, follower (opportunità), partecipanti, «Visto» stato (lead)
Risultati di ricerca	Gli elementi archiviati appariranno nei risultati di ricerca
Filtri	Supportati nelle viste elenco e tra le entità (es. filtrare le organizzazioni in base ai deal archiviati collegati)
Approfondimenti	Reportistica supportata utilizzando campi come «Stato di archiviazione» e «Archiviato il»

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Permessi utente per elementi archiviati

Azione	Permesso richiesto
Archiviare/dearchiviare i propri elementi	Sempre consentito
Archiviare elementi di altri	Richiede il permesso "Modifica le trattative di altri"
Visualizza elementi archiviati	Segue le regole standard di visibilità