Base di conoscenza

Man mano che i tuoi dati di vendita crescono, mantenere il tuo spazio di lavoro pulito ed efficiente diventa sempre più importante.

L'archiviazione ti consente di rimuovere contatti e affari inattivi dalla tua vista attiva senza perdere dati storici, aiutandoti a rimanere concentrato e migliorare le prestazioni del sistema.

Quando archiviare contatti e affari

Puoi archiviare qualsiasi affare o contatto che non è più gestito attivamente. Ecco alcuni scenari comuni:

1. Inattivo da molto tempo

• Nessuna attività o aggiornamenti negli ultimi 6–12 mesi
• Nessun compito imminente o follow-up previsto

2. Chiuso o obsoleto

• Affari persi o contatti freddi che non verranno riesaminati
• Affari vinti che sono stati consegnati e completati
• Contatti disqualificati

3. Bassa priorità o basso valore

• Affari o contatti da campagne passate, esperimenti o lavoro esplorativo
• Non allineati con gli obiettivi aziendali attuali

4. Per la registrazione

• Elementi conservati per conformità, audit o reportistica che non devono essere visibili nel tuo spazio di lavoro principale

Come archiviare contatti e affari

Archiviare singolarmente

Nella visualizzazione dei dettagli di un affare o di un contatto, fai clic su Archivia dal menu “...” (per affari) o dal pulsante (per contatti).

Nella visualizzazione elenco (solo per affari), fai clic sul pulsante ”...” seguito da ”Archivia”.

Archiviare in blocco

Nella visualizzazione elenco di contatti o affari, seleziona più elementi e fai clic su Archivia.

Oppure aggiorna il campo Stato di archiviazione tramite il pannello di modifica in blocco.

Quando archiviato:

• Gli affari mantengono il loro stato precedente (Aperto, Vinto o Perso)
• Lo stato di archiviazione è impostato su “Archiviato” e viene aggiunto un timestamp
• Le automazioni e i webhook che dipendono dalle modifiche ai record possono essere attivati

Automazioni

Lo stato di archiviazione può essere utilizzato all'interno delle automazioni sia come condizione che come azione.

Esempi:

• Attiva automazioni quando gli elementi vengono archiviati o dearchiviati – Usa le modifiche al campo “Stato di archiviazione” per attivare azioni di follow-up (ad es., notificare un utente o registrare la modifica)

• Archivia automaticamente affari o contatti obsoleti – Imposta automazioni per archiviare elementi dopo un periodo di inattività (ad es., nessun aggiornamento o attività negli ultimi 3 mesi o 1 mese dopo aver vinto/perso un affare)

Visualizza gli elementi archiviati

I lead e le trattative archiviati sono accessibili in tutto Pipedrive e contrassegnati con un “Archiviato” indicatore.

Trattative

Nella visualizzazione elenco trattative, apri la scheda Archivio.

E come elementi collegati in persone, organizzazioni, attività, progetti, casella di vendita, prodotti e schede di sospensione.

Lead

Nella visualizzazione elenco lead, apri la scheda Archivio.

E come elementi collegati nella visualizzazione dettagli persona, nella visualizzazione dettagli attività e nella casella di vendita.

Annulla archiviazione singolarmente

Nella visualizzazione dettagli, fai clic su ”Annulla archiviazione”.

Annulla archiviazione in blocco

Nella visualizzazione elenco elementi archiviati, seleziona più elementi e fai clic su ”Annulla archiviazione”.

Nota: Se il pipeline o la fase di una trattativa non esistono più, la trattativa non verrà visualizzata in alcun pipeline fino a quando non verranno assegnati un pipeline e una fase.

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Quali azioni sono limitate per gli elementi archiviati?

Per mantenere l'integrità dei dati e le prestazioni, le seguenti azioni sono limitate per gli elementi archiviati:

Modifica	Non è possibile cambiare titolo, valore, fase, proprietario o campi personalizzati
Collegamento	Non è possibile collegare nuove attività, chiamate o contatti
Conversione	I lead non possono essere convertiti in affari; gli affari non possono essere uniti
Visualizzazione	Nascosto dalla maggior parte delle visualizzazioni elenco e delle visualizzazioni pipeline
API	Non restituito negli endpoint elenco standard. Sono disponibili nuovi endpoint

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Quali azioni sono consentite sugli elementi archiviati?

Puoi ancora gestire gli elementi archiviati nei seguenti modi:

Aggiungi/modifica note	Inclusi commenti e menzioni
Invia/collega email	Email di gruppo o singole Nota: BCC supportato
Esporta	Dalle visualizzazioni elenco
Duplica	Crea copie degli elementi archiviati
Modifica dati	Gruppo di visibilità, follower (affari), partecipanti, “Visto” stato (lead)
Risultati di ricerca	Gli elementi archiviati appariranno nei risultati di ricerca
Filtri	Supportato nelle visualizzazioni elenco e tra le entità (ad es. filtrare le organizzazioni in base agli affari archiviati collegati)
Analisi	Reporting supportato utilizzando campi come “Stato archiviazione” e “Archiviato il”

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Permessi utente per elementi archiviati

Azioni	Permesso richiesto
Archivia/riarchivia i propri elementi	Sempre consentito
Archiviare elementi di altri	Richiede il permesso "Modifica affari di proprietà di altri"
Visualizza elementi archiviati	Segue le regole standard di visibilità