Base di conoscenza

Man mano che i dati sulle vendite crescono, mantenere il proprio spazio di lavoro pulito ed efficiente diventa più importante.

L'archiviazione ti consente di rimuovere contatti e affari inattivi dalla tua vista attiva senza perdere dati storici, aiutandoti a rimanere concentrato e a migliorare le prestazioni del sistema.

Quando archiviare contatti e affari

Puoi archiviare qualsiasi affare o contatto che non è più gestito attivamente. Ecco alcuni scenari comuni:

1. Inattivo da molto tempo

• Nessuna attività o aggiornamenti negli ultimi 6–12 mesi

• Nessun compito imminente o follow-up previsto

2. Chiuso o obsoleto

• Affari persi o contatti freddi che non verranno ripresi

• Affari vinti che sono stati consegnati e completati

• Contatti non qualificati

3. Bassa priorità o basso valore

• Affari o contatti da campagne passate, esperimenti o lavori esplorativi

• Non allineati con gli obiettivi aziendali attuali

4. Per archiviazione

• Elementi conservati per conformità, audit o reportistica che non devono essere visibili nel tuo spazio di lavoro principale

Come archiviare lead e affari

Archiviare singolarmente

Nella vista dettagliata di un affare o lead, fai clic su Archivia dal menu “...” (per affari) o dal pulsante (per lead).

Nella vista elenco (solo per affari), fai clic sul pulsante ”...” seguito da ”Archivia”.

Archiviare in blocco

Nella vista elenco di lead o affari, seleziona più elementi e fai clic su Archivia.

Oppure aggiorna il campo Stato di archiviazione tramite il pannello di modifica in blocco.

Quando archiviato:

• Gli affari mantengono il loro stato precedente (Aperto, Vinto o Perso)

• Lo stato di archiviazione è impostato su “Archiviato” e viene aggiunto un timestamp

• Le automazioni e i webhook che dipendono dalle modifiche ai registri potrebbero essere attivati

Automazioni

Lo stato di archiviazione può essere utilizzato all'interno delle automazioni sia come condizione che come azione.

Esempi:

• Attivare automazioni quando gli elementi vengono archiviati o dearchiviati - Utilizzare le modifiche al campo “Stato archiviato” per attivare azioni di follow-up (ad esempio, notificare un utente o registrare la modifica)

• Archiviare automaticamente affari o lead obsoleti – Imposta automazioni per archiviare elementi dopo un periodo di inattività (ad esempio, nessun aggiornamento o attività negli ultimi 3 mesi o 1 mese dopo aver vinto/perso un affare)

• Aggiungere modifiche agli affari una volta che sono stati archiviati

Visualizza articoli archiviati

Le opportunità e gli affari archiviati sono accessibili in tutto Pipedrive e contrassegnati con un “Archiviato” indicatore.

Affari

Nella visualizzazione elenco affari, apri la scheda Archivio.

E come elementi collegati in persone, organizzazioni, attività, progetti, inbox vendite, prodotti e schede hover.

Opportunità

Nella visualizzazione elenco opportunità, apri la scheda Archivio.

E come elementi collegati nella visualizzazione dettagli persona, visualizzazione dettagli attività e inbox vendite.

Annulla archiviazione singolarmente

Nella visualizzazione dettagli, fai clic su ”Annulla archiviazione”.

Annulla archiviazione in blocco

Nella visualizzazione elenco articoli archiviati, seleziona più articoli e fai clic su ”Annulla archiviazione”.

Nota: Se il pipeline o la fase di un affare non esistono più, l'affare non verrà visualizzato in alcun pipeline fino a quando non verranno assegnati un pipeline e una fase.

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Quali azioni sono limitate per gli elementi archiviati?

Per mantenere l'integrità dei dati e le prestazioni, le seguenti azioni sono limitate:

Modifica	Impossibile cambiare titolo, valore, fase, proprietario o campi personalizzati
Collegamento	Impossibile collegare nuove attività, chiamate o contatti
Conversione	I lead non possono essere convertiti in affari; gli affari non possono essere uniti
Visualizzazione	Nascosti dalla maggior parte delle visualizzazioni di elenco e pipeline
API	Non restituiti negli endpoint di elenco standard. Sono disponibili nuovi endpoint

Nota: Il tuo account aziendale può avere fino a 300.000 lead e affari archiviati combinati.

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```html

Quali azioni sono consentite sugli articoli archiviati?

Puoi comunque gestire gli articoli archiviati nei seguenti modi:

Aggiungi/modifica note	Inclusi commenti e menzioni
Invia/link email	Email di gruppo o singole Nota: BCC supportato
Esporta	Dalle visualizzazioni elenco
Duplica	Crea copie degli articoli archiviati
Modifica dati	Gruppo di visibilità, follower (affari), partecipanti, “Visto” stato (lead)
Risultati di ricerca	Gli articoli archiviati appariranno nei risultati di ricerca
Filtri	Supportato nelle visualizzazioni elenco e attraverso le entità (ad es. filtrare le organizzazioni in base agli affari archiviati collegati)
Insights	Reporting supportato utilizzando campi come “Stato archivio” e “Archiviato il”

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Permessi utente per elementi archiviati

Azione	Permesso richiesto
Archivia/riarchivia i propri elementi	Sempre consentito
Archiviare elementi altrui	Richiede il permesso "Modifica affari di proprietà altrui"
Visualizza elementi archiviati	Segue le norme di visibilità standard