Base di conoscenza

Con l'aumentare dei dati di vendita, mantenere il tuo spazio di lavoro pulito ed efficiente diventa sempre più importante.

L'archiviazione ti permette di rimuovere lead e deal inattivi dalla tua vista attiva senza perdere i dati storici, aiutandoti a rimanere concentrato, migliorare le prestazioni del sistema e rimanere entro il limite di lead e deal.

Quando archiviare lead e opportunità

Puoi archiviare qualsiasi opportunità o lead che non vengano più gestiti attivamente. Ecco gli scenari più comuni:

1. Inattivo da molto tempo

• Nessuna attività o aggiornamento negli ultimi 6–12 mesi
• Nessun compito imminente o follow-up previsto

2. Chiuso o stagnante

• Opportunità perse o lead freddi che non verranno rivisitati
• Opportunità vinte che sono state consegnate e completate
• Lead disqualificati

3. Bassa priorità o basso valore

• Opportunità o lead provenienti da campagne passate, esperimenti o lavori esplorativi
• Non allineati agli obiettivi aziendali attuali

4. Per fini di registrazione

• Elementi mantenuti per conformità, verifiche o reportistica che non devono essere visibili nel tuo spazio di lavoro principale

Come archiviare lead e deal

Archiviare singolarmente

Nella vista dei dettagli di un deal o di un lead, clicca su Archivia dal menu “...” (per i deal) o dal pulsante (per i lead).

Nella vista elenco (solo per i deal), clicca sul pulsante ”...” seguito da ”Archivia”.

Archiviare in blocco

Nella vista elenco di lead o deal, seleziona più elementi e clicca su Archivia.

Oppure aggiorna il campo Stato di archiviazione tramite il pannello di modifica in blocco.

Al momento dell'archiviazione:

• I deal mantengono il loro stato precedente (Aperto, Vinto o Perso)
• Il campo Stato di archiviazione viene impostato su “Archiviato” e viene aggiunta una marcatura temporale
• Automazioni e webhook che dipendono dalle modifiche ai record possono essere attivati

Automazioni

Lo stato di archiviazione può essere usato all'interno delle automazioni sia come condizione sia come azione.

Esempi:

• Attiva automazioni quando gli elementi vengono archiviati o disarchiviati – Usa le modifiche al campo “Stato di archiviazione” per avviare azioni successive (es. notificare un utente o registrare la modifica)

• Archivia automaticamente deal o lead inattivi – Imposta automazioni per archiviare gli elementi dopo un periodo di inattività (es. deal vinti o persi senza aggiornamenti da 90 giorni)
  

Visualizzare gli elementi archiviati

I lead e i deal archiviati sono accessibili in tutto Pipedrive e contrassegnati con un indicatore “Archiviato”.

Deal

Nella vista elenco dei deal, apri la scheda Archivio.

E come elementi collegati nelle visualizzazioni di persona, organizzazione, attività, progetti, nella casella di posta vendite, nei prodotti e nelle schede hover.

Lead

Nella vista elenco dei lead, apri la scheda Archivio.

E come elementi collegati nella vista dei dettagli della persona, nella vista dei dettagli dell'attività e nella casella di posta vendite.

Disarchiviare singolarmente

Nella vista dettaglio, clicca su ”Disarchivia”.

Disarchiviare in blocco

Nella vista elenco degli elementi archiviati, seleziona più elementi e clicca su ”Disarchivia”.

Nota: Se la pipeline o la fase di un deal non esistono più, il deal non verrà mostrato in alcuna pipeline finché non verranno assegnate una pipeline e una fase.

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Quali azioni sono limitate per gli elementi archiviati?

Per mantenere l'integrità dei dati e le prestazioni, le seguenti azioni sono limitate per gli elementi archiviati:

Modifica	Non è possibile modificare il titolo, il valore, la fase, il proprietario o i campi personalizzati
Collegamento	Non è possibile collegare nuove attività, chiamate o contatti
Conversione	I lead non possono essere convertiti in opportunità; le opportunità non possono essere unite
Visualizzazione	Nascosti nella maggior parte delle visualizzazioni elenco e delle visualizzazioni della pipeline
API	Non vengono restituiti negli endpoint standard delle liste. Sono disponibili nuovi endpoint

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Quali azioni sono consentite sugli elementi archiviati?

È ancora possibile gestire gli elementi archiviati nei seguenti modi:

Aggiungi/modifica note	Inclusi commenti e menzioni
Invia/collega email	Email di gruppo o singole Nota: BCC supportato
Esporta	Dalle visualizzazioni elenco
Duplica	Crea copie degli elementi archiviati
Modifica dati	Gruppo di visibilità, follower (opportunità), partecipanti, “Visto” stato (lead)
Risultati di ricerca	Gli elementi archiviati appariranno nei risultati di ricerca
Filtri	Supportati nelle visualizzazioni elenco e tra le entità (es. filtrare le organizzazioni in base alle opportunità archiviate collegate)
Approfondimenti	È supportata la reportistica utilizzando campi come “Stato di archiviazione” e “Archiviato il”

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Permessi utente per elementi archiviati

Azione	Permesso richiesto
Archivia/ripristina i propri elementi	Sempre consentito
Archivia gli elementi di altri	Richiede il permesso "Modifica delle trattative possedute da altri"
Visualizza gli elementi archiviati	Segue le regole standard di visibilità