Base di conoscenza

Asana è uno strumento di gestione dei progetti utilizzato per organizzare le attività e collaborare tra i team.

Se devi inoltrare dati da Pipedrive a un altro team che utilizza Asana, questa integrazione è disponibile a tale scopo.

Installazione dell'integrazione

Per abilitare l'integrazione, vai alla pagina Asana nel nostro Marketplace e clicca “Installa ora.”

Se navighi direttamente nel Marketplace e selezioni l'integrazione Asana, clicca “Autorizza.”

Nella fase 1 dell'autorizzazione, seleziona l'azienda in cui desideri installare l'integrazione e scegli chi può usarla: tutti gli utenti, solo io o utenti specifici.

Se scegli l'opzione utenti specifici, seleziona gli utenti che utilizzeranno l'integrazione e, se desideri avvisarli via email, clicca quindi su “Avanti.”

Se hai selezionato tutti gli utenti o solo io, dovrai solo cliccare “Avanti” per procedere.

Nella fase 2 ti verrà chiesto di leggere e concedere le autorizzazioni all'app. Dopo averle esaminate, clicca “Consenti e installa.”

Se non sei connesso o non hai ancora un account Asana, ti verrà chiesto di accedere o crearne uno.

Se sei già connesso, ti verrà chiesto di concedere a Pipedrive il permesso di accedere al tuo account Asana. Clicca “Consenti” e potrai procedere alla configurazione dell'integrazione.

Configurazione dell'integrazione

Una volta connesso il tuo account Asana, apri il menu Account > Strumenti e app > Asana di Pipedrive per configurare l'integrazione.

Scelta dell'evento di attivazione e delle informazioni che trasferirai

Per inviare dati da Pipedrive ad Asana, dovrai creare una regola che attiverà l'azione di prelevare le informazioni da Pipedrive e inviarle ad Asana.

A sinistra, sotto Evento Pipedrive, sceglierai cosa attiverà il trasferimento delle informazioni.

I trigger disponibili sono:

• Affare vinto

• Affare perso

• Affare spostato (dovrai specificare in quale fase)

Ricorda di specificare la pipeline, poiché è obbligatoria.

Se scegli Affare spostato come trigger, dovrai anche specificare la fase. Quando sposterai un affare nella fase specificata, la regola verrà attivata.

Dopo aver definito la pipeline, puoi selezionare quali dati trasferire nel task/progetto Asana appena creato. I dettagli che puoi trasferire sono:

• Titolo dell'affare (non può essere disattivato)

• Valore dell'affare

• Dettagli di contatto di una persona o di un'organizzazione

• Note appuntate

• Allegati

Poiché un titolo è obbligatorio per un affare, ad eccezione del titolo dell'affare, puoi disattivare tutte le informazioni che non desideri trasferire in Asana.

Scelta di ciò che verrà creato in Asana

Quando configuri una regola, puoi creare due tipi di elementi in Asana: task e progetti.

Creare un task in Asana

Se scegli di creare un task in Asana, dovrai usare i menu a discesa, selezionare lo spazio di lavoro o l'organizzazione che riceverà il task e poi scegliere il nome del progetto.

Facoltativamente, puoi anche assegnarlo a un utente Asana esistente

Creare un progetto in Asana

Se vuoi che la tua regola crei un progetto in Asana, noterai che l'opzione allegati sotto dettagli da trasferire verrà automaticamente disattivata.

Nei menu a discesa a destra, seleziona lo spazio di lavoro o l'organizzazione in cui creerai il progetto e, facoltativamente, il team.

Una volta soddisfatto delle tue scelte, clicca su “Salva modifiche.” Dopo di che, ogni affare che soddisfa i criteri della regola creerà un task o un progetto in Asana con le informazioni specificate, permettendo ai tuoi team di seguire efficacemente gli affari.

Automatizzare le attività con l'integrazione Asana

Puoi usare l'integrazione con Asana per automatizzare attività di fatturazione o amministrative basate sulla tua pipeline di vendita. Ad esempio, quando un deal raggiunge una fase di fatturazione, puoi attivare la creazione di un'attività in Asana per generare una fattura o notificare il team legale senza passaggi manuali.

Per iniziare, vai su Automations in Pipedrive, apri la scheda Modelli e seleziona la categoria Asana per scegliere tra quattro modelli pronti all'uso:

• Aggiungi attività quando si spostano i deal: Quando un deal viene spostato in una fase, crea un'attività o un progetto in Asana

  • Può essere usato per passaggi interni come fatturazione, onboarding o implementazione

• Passaggio dei deal vinti: Quando un deal viene segnato come vinto, crea un'attività o un progetto in Asana

  • Può essere usato per avviare il lavoro sul progetto non appena il deal è chiuso

• Offboarding dei deal persi: Quando un deal viene segnato come perso, crea un'attività o un progetto in Asana

  • Può essere usato per creare attività di follow-up o attivare cicli di feedback

• Riscalda i nuovi lead: Quando viene aggiunto un nuovo lead, crea un'attività o un progetto in Asana.

  • Può essere usato per indirizzare le attività di nurturing dei lead ai team marketing o di sviluppo vendite

Vediamo un esempio di come usare il modello “Aggiungi attività quando si spostano i deal” per automatizzare azioni relative alla fatturazione.

Configura un'automazione di fatturazione tramite un modello

Seleziona Aggiungi attività quando si spostano i deal e, nella prima schermata, definisci cosa succederà dopo che il deal sarà spostato nella fase della pipeline selezionata; in questo caso, “Aggiungi un'attività in Asana” e clicca “Usa il modello.”

Nella seconda schermata, seleziona la pipeline e la fase specifica che usi per la fatturazione o la preparazione del contratto. Supponiamo che ciò avvenga nell'ultima fase; quindi selezioneremo “Negotiations started,” che è l'ultima fase della nostra pipeline.

Nella sezione “Aggiungi un'attività in Asana”, compila il nome e la descrizione dell'attività. I campi grigi verranno compilati automaticamente in base ai dati di Pipedrive. Puoi disattivare qualsiasi informazione che il tuo team non necessita, in modo che le attività vengano create con il giusto contesto.

Seleziona il progetto in cui creerai l'attività, se desideri aggiungere note evidenziate nella descrizione per più contesto, e infine clicca “Salva come bozza.”

La schermata successiva mostrerà tutti i dettagli della tua automazione e potrai ancora modificarla prima dell'attivazione.

Supponiamo che tu preferisca che l'automazione si attivi ogni volta che un deal viene vinto. Clicca l'icona della matita accanto alla condizione istantanea e modifica i menu a tendina su Deal status has changed to won e clicca “Applica condizioni.”

Quando sei pronto, attiva l'automazione impostando il toggle su attiva in alto.

Dopo l'attivazione, ogni volta che un deal si sposta nella fase selezionata (o se viene vinto, nel caso tu abbia modificato la condizione), un'attività verrà creata automaticamente in Asana con le informazioni che hai configurato.

Espandi i tuoi flussi di lavoro

Questo caso d'uso per la fatturazione è solo un esempio. Puoi usare questi modelli come punto di partenza per snellire i passaggi tra molti team:

• Da vendite a implementazione: Avvia automaticamente le attività di onboarding quando un deal viene vinto

• Da vendite all'assistenza: Crea attività di follow-up quando un deal viene perso

• Da vendite a marketing: Aggiungi attività per il nurturing dei lead aggiunti manualmente o tramite importazioni

Ogni modello può essere personalizzato per adattarsi al tuo processo interno, offrendo flessibilità senza obbligarti a partire da zero.

Per maggiori informazioni sulla personalizzazione delle automazioni, consulta la nostra Guida introduttiva alle Automations.