Base di conoscenza

Asana è uno strumento di gestione dei progetti utilizzato per organizzare le attività e collaborare tra i team.

Se devi inoltrare dati da Pipedrive a un altro team che utilizza Asana, questa integrazione è disponibile per questo scopo.

Installazione dell'integrazione

Per abilitare l'integrazione, vai alla pagina di Asana nel nostro Marketplace e clicca “Installa ora.”

Se accedi direttamente al Marketplace e selezioni l'integrazione Asana, clicca “Autorizza.”

Nel passo 1 dell'autorizzazione, seleziona l'azienda in cui desideri installare l'integrazione e scegli chi può usarla: tutti gli utenti, solo io o utenti specifici.

Se scegli l'opzione utenti specifici, seleziona gli utenti che utilizzeranno l'integrazione e, se desideri avvisarli via email, clicca poi su “Avanti.”

Se hai selezionato tutti gli utenti o solo io, dovrai solo cliccare su “Avanti” per procedere.

Nel passo 2 ti verrà chiesto di leggere e concedere le autorizzazioni all'app. Dopo averle esaminate, clicca “Consenti e installa.”

Se non hai effettuato l'accesso, o se non possiedi ancora un account Asana, ti verrà chiesto di accedere o di crearne uno.

Se hai già effettuato l'accesso, ti verrà chiesto di concedere a Pipedrive il permesso di accedere al tuo account Asana. Clicca “Consenti” e potrai procedere con la configurazione dell'integrazione.

Configurazione dell'integrazione

Una volta collegato il tuo account Asana, apri il menu Pipedrive Account > Strumenti e app > Asana per configurare l'integrazione.

Scelta dell'evento di attivazione e delle informazioni da trasferire

Per inviare dati da Pipedrive ad Asana, dovrai creare una regola che attiverà l'azione di recuperare le informazioni da Pipedrive e inviarle ad Asana.

A sinistra, sotto Evento Pipedrive, sceglierai cosa attiverà il trasferimento delle informazioni.

I trigger disponibili sono:

• Deal vinto

• Deal perso

• Deal spostato (dovrai specificare in quale fase)

Ricorda di specificare la pipeline, poiché è richiesta.

Se hai scelto Deal spostato come trigger, dovrai anche specificare la fase. Quando sposterai un deal nella fase specificata, la regola verrà attivata.

Dopo aver definito la pipeline, puoi selezionare quali dati trasferire nella nuova attività o progetto Asana. I dettagli che puoi trasferire sono:

• Titolo del deal (non può essere disattivato)

• Valore del deal

• Dettagli di contatto di una persona o di un'organizzazione

• Note fissate

• Allegati

Poiché è richiesto un titolo per il deal, ad eccezione del titolo del deal, puoi disattivare tutte le informazioni che non desideri trasferire in Asana.

Scelta di cosa verrà creato in Asana

Quando configuri una regola, puoi creare due tipi di elementi in Asana: attività e progetti.

Creare un'attività in Asana

Se scegli di creare un'attività in Asana, dovrai usare i menu a discesa, selezionare il spazio di lavoro o la organizzazione che riceverà l'attività, e poi scegliere il nome del progetto.

Facoltativamente, puoi anche assegnarla a un utente Asana esistente

Creare un progetto in Asana

Se vuoi che la regola crei un progetto in Asana, noterai che l'opzione allegati sotto dettagli da trasferire sarà automaticamente disattivata.

Nei menu a discesa sulla destra, seleziona il spazio di lavoro o la organizzazione dove creerai il progetto e, opzionalmente, il team.

Una volta soddisfatto delle tue scelte, clicca “Salva modifiche.” Dopodiché, ogni deal che soddisfa i criteri della regola creerà un'attività o un progetto in Asana con le informazioni specificate, permettendo ai tuoi team di seguire efficacemente le tue trattative.

Automatizzare le attività con l'integrazione Asana

Puoi utilizzare l'integrazione Asana per automatizzare attività di fatturazione o amministrative in base alla tua pipeline di vendita. Ad esempio, quando un deal raggiunge una fase di fatturazione, puoi attivare un'attività in Asana per generare una fattura o notificare il tuo team legale senza passaggi manuali.

Per iniziare, vai su Automations in Pipedrive, apri la scheda Templates e seleziona la categoria Asana per scegliere tra quattro modelli pronti all'uso:

• Aggiungi attività quando i deal vengono spostati: Quando un deal viene spostato in una fase, crea un'attività o un progetto in Asana

  • Può essere usato per passaggi interni come fatturazione, onboarding o implementazione

• Passa i deal vinti: Quando un deal viene contrassegnato come vinto, crea un'attività o un progetto in Asana

  • Può essere usato per avviare il lavoro sul progetto non appena il deal è chiuso

• Offboarding dei deal persi: Quando un deal viene contrassegnato come perso, crea un'attività o un progetto in Asana

  • Può essere usato per creare attività di follow-up o attivare cicli di feedback

• Riscalda i nuovi lead: Quando viene aggiunto un nuovo lead, crea un'attività o un progetto in Asana.

  • Può essere usato per indirizzare le attività di lead nurturing ai team marketing o sales development

Vediamo un esempio di come usare il modello “Aggiungi attività quando i deal vengono spostati” per automatizzare azioni correlate alla fatturazione.

Imposta un'automazione di fatturazione utilizzando un modello

Seleziona Aggiungi attività quando i deal vengono spostati e, nella prima schermata, definisci cosa succederà dopo che il deal sarà stato spostato nella fase della pipeline che hai selezionato; in questo caso, “Aggiungi un'attività in Asana” e clicca “Usa il modello.”

Nella seconda schermata, seleziona la pipeline e la fase specifica che utilizzi per la fatturazione o la preparazione del contratto. Supponiamo che questo avvenga nella fase finale; pertanto, selezioneremo “Negotiations started,” che è la fase finale nella nostra pipeline.

Nella sezione “Add a task in Asana”, compila il nome e la descrizione dell'attività. I campi grigi verranno compilati automaticamente in base ai dati di Pipedrive. Puoi disattivare qualsiasi informazione di cui il tuo team non ha bisogno, così le attività vengono create con il contesto giusto.

Seleziona il progetto in cui creerai l'attività, se vuoi aggiungere note fissate alla descrizione per fornire contesto aggiuntivo, e infine clicca “Salva come bozza.”

La schermata successiva mostrerà tutti i dettagli della tua automazione e potrai ancora modificarla prima dell'attivazione.

Supponiamo che tu preferisca che l'automazione si attivi ogni volta che un deal viene vinto. Fai clic sull'icona della matita accanto alla condizione istantanea e modifica i menu a tendina in Lo stato del deal è cambiato in won e clicca “Applica condizioni.”

Quando sei pronto, attiva l'automazione in alto.

Dopo l'attivazione, ogni volta che un deal si sposta nella fase selezionata (o se viene segnato come vinto, se hai cambiato la condizione), verrà automaticamente creata un'attività in Asana con le informazioni che hai configurato.

Espandi i tuoi flussi di lavoro

Questo caso d'uso per la fatturazione è solo un esempio. Puoi usare questi modelli come punto di partenza per snellire i passaggi tra molti team:

• Vendite all'implementazione: Avvia automaticamente le attività di onboarding quando un deal viene vinto

• Vendite al supporto: Crea attività di follow-up quando un deal viene perso

• Vendite al marketing: Aggiungi attività per il nurturing dei lead aggiunti manualmente o tramite importazioni

Ogni modello può essere personalizzato per adattarsi al tuo processo interno, offrendo flessibilità senza richiedere di partire da zero.

Per maggiori dettagli sulla personalizzazione delle automazioni, consulta la nostra Automations: guida ai primi passi.