ナレッジベース

営業データが増えると、ワークスペースを整頓して効率的に保つことがより重要になります。

アーカイブを利用すると、履歴データを失うことなく非アクティブなリードと取引をアクティブな表示から除外でき、集中力を維持し、システムのパフォーマンスを改善し、リードと取引の上限を超えないようにできます。

リードと案件をアーカイブするタイミング

もはや積極的に管理されていない案件やリードはアーカイブできます。一般的なケースは次のとおりです：

1. 長期間活動がない

• 過去6〜12か月にわたり活動や更新がない
• 予定されているタスクや今後のフォローアップがない

2. 終了または停滞している

• 今後見直す予定のない失注案件や冷めたリード
• 納品・完了した受注案件
• 不適格と判断されたリード

3. 優先度や価値が低い

• 過去のキャンペーン、実験、探索的な作業からの案件やリード
• 現在の事業目標と一致しない

4. 記録保管のため

• メインの作業スペースに表示する必要はないが、コンプライアンス、監査、報告のために保持しておく項目

リードと取引をアーカイブする方法

個別にアーカイブ

取引またはリードの詳細ビューで、アーカイブを“...”メニュー（取引の場合）またはボタン（リードの場合）からクリックします。

リストビュー（取引のみ）で、”...”ボタンをクリックし、続けて”アーカイブ”を選択します。

一括でアーカイブ

リードまたは取引のリストビューで、複数の項目を選択してアーカイブをクリックします。

またはバルク編集ドロワーでアーカイブステータスフィールドを更新します。

アーカイブされたとき:

• 取引は以前のステータス（Open、Won、または Lost）を保持します
• アーカイブステータスが“アーカイブ済み”に設定され、タイムスタンプが追加されます
• レコードの変更に依存するオートメーションやウェブフックがトリガーされることがあります

オートメーション

アーカイブステータスは、オートメーション内で条件またはアクションとして使用できます。

例：

• 項目がアーカイブまたはアーカイブ解除されたときにオートメーションをトリガーする – “アーカイブステータス”フィールドの変更を利用してフォローアップアクションをトリガーします（例：ユーザーに通知する、変更を記録する）

• 古くなった取引やリードを自動的にアーカイブする – 一定期間操作がない項目をアーカイブするようオートメーションを設定します（例：90日間更新がないWonまたはLostの取引）
  

アーカイブ済みアイテムの表示

アーカイブされたリードおよび取引はPipedrive内の各所で参照可能で、“アーカイブ済み”表示が付きます。

取引

取引リストビューで、アーカイブタブを開きます。

また、人物、組織、活動、プロジェクト、セールス受信箱、商品、ホバーカードの関連項目としても表示されます。

リード

リードリストビューで、アーカイブタブを開きます。

また、人物の詳細ビュー、アクティビティの詳細ビュー、セールス受信箱の関連項目としても表示されます。

個別にアーカイブ解除

詳細ビューで、”アーカイブ解除”をクリックします。

一括でアーカイブ解除

アーカイブ済みアイテムのリストビューで、複数の項目を選択して”アーカイブ解除”をクリックします。

注意： 取引のパイプラインまたはステージが存在しない場合、その取引はパイプラインが割り当てられるまでどのパイプラインにも表示されません。

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アーカイブ済みアイテムに対してどの操作が制限されていますか？

データの整合性とパフォーマンスを維持するため、アーカイブ済みアイテムでは以下の操作が制限されます：

編集	タイトル、金額、ステージ、所有者、またはカスタムフィールドを変更できません
紐付け	新しいアクティビティ、通話、または連絡先を紐付けできません
変換	リードを商談に変換できません。商談を統合できません
表示	ほとんどの一覧表示およびパイプライン表示から非表示になります
API	標準のリスト用エンドポイントでは返されません。新しいエンドポイントが利用可能です

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アーカイブ済み項目で実行できる操作は何ですか？

アーカイブされた項目は以下の方法で引き続き管理できます：

メモの追加/編集	コメントやメンションを含む
メール送信／リンク	グループメールまたは個別メール 注：BCC対応
エクスポート	リストビューから
複製	アーカイブ済み項目のコピーを作成
データの編集	表示グループ、フォロワー（案件）、参加者、「既読」ステータス（リード）
検索結果	アーカイブされた項目は検索結果に表示されます
フィルター	リストビューやエンティティ間でサポート（例：関連するアーカイブ済み案件に基づく組織のフィルタリング）
インサイト	「アーカイブ状況」や「アーカイブ日時」のようなフィールドを使用したレポートがサポートされています

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アーカイブ済みアイテムのユーザー権限

操作	必要な権限
自分のアイテムをアーカイブ／アーカイブ解除	常に許可されている
他ユーザーのアイテムをアーカイブ	"Edit deals owned by others" 権限が必要
アーカイブ済みアイテムを表示	標準の表示ルールに従う