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アーカイブ deals and leads
販売データが増えるにつれて、作業スペースをクリーンで効率的に保つことがますます重要になります。
アーカイブにより、過去のデータを失うことなく、非アクティブなリードや取引をアクティブビューから削除でき、集中力を保ち、システムのパフォーマンスを向上させることができます。
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リードと取引をアーカイブするタイミング
もはや積極的に管理されていない取引やリードは、どれでもアーカイブできます。以下は一般的なシナリオです:
1. 長期間非アクティブ
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過去6ヶ月~12ヶ月の間に活動や更新がない
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今後のタスクや予想されるフォローアップがない
2. クロージング済みまたは陳腐化
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再訪問されない失われた取引または冷たいリード
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納品され、完了した勝利した取引
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不適格なリード
3. 優先度が低いまたは価値が低い
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過去のキャンペーン、実験、または探索的な作業からの取引やリード
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現在のビジネス目標と一致していない
4. 記録保持のため
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主な作業スペースに表示する必要のない、コンプライアンス、監査、または報告のために保持される項目
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リードと取引をアーカイブする方法
個別にアーカイブ
取引またはリードの詳細ビューで、アーカイブを“...”メニュー(取引の場合)またはボタン(リードの場合)からクリックします。

リストビュー(取引のみ)で、”...” ボタンをクリックし、その後”アーカイブ”をクリックします。

一括でアーカイブ
リードまたは取引のリストビューで、複数の項目を選択し、アーカイブをクリックします。

または、一括編集ドロワーを介してアーカイブ状態フィールドを更新します。

アーカイブされた場合:
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取引は以前の状態(オープン、勝利、または失敗)を保持します
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アーカイブ状態が“アーカイブ済み”に設定され、タイムスタンプが追加されます
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レコードの変更に依存するオートメーションやウェブフックがトリガーされる場合があります
オートメーション
アーカイブ状態は、オートメーション内で条件またはアクションとして使用できます。
例:
アイテムがアーカイブまたはアーカイブ解除されたときにオートメーションをトリガー - “アーカイブ状態”フィールドの変更を使用して、フォローアップアクションをトリガーします(例:ユーザーに通知する、変更を記録するなど)

古くなった取引やリードを自動的にアーカイブ – 非アクティブな期間後にアイテムをアーカイブするようにオートメーションを設定します(例:最後の3か月間に更新や活動がない、または取引の勝利/失敗から1か月後)
アーカイブされた後に取引に変更を追加

アーカイブされたアイテムを表示
アーカイブされたリードと取引は Pipedrive 全体でアクセス可能で、「アーカイブ済み」 インジケーターで表示されます。
取引
取引リストビュー で、アーカイブ タブを開きます。

および、人物、組織、活動、プロジェクト、営業受信トレイ、商品、ホバーカードのリンクされたアイテムとして表示されます。

リード
リードリストビュー で、アーカイブ タブを開きます。

および、人物詳細ビュー、活動詳細ビュー、営業受信トレイのリンクされたアイテムとして表示されます。
個別にアーカイブ解除
詳細ビューで、「アーカイブ解除」 をクリックします。

一括アーカイブ解除
アーカイブされたアイテムリストビューで、複数のアイテムを選択し、「アーカイブ解除」 をクリックします。

アーカイブされたアイテムに対して制限されるアクションは何ですか?
データの完全性とパフォーマンスを維持するために、以下のアクションは制限されています:
編集 | タイトル、値、ステージ、所有者、カスタムフィールドを変更できません |
リンク | 新しい活動、電話、または連絡先をリンクできません |
変換 | リードは取引に変換できません。取引はマージできません |
表示 | ほとんどのリストビューやパイプラインビューから非表示です |
API | 標準リストエンドポイントでは返されません。新しいエンドポイントが利用可能です |
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アーカイブされたアイテムに対して許可されているアクションは何ですか?
アーカイブされたアイテムは以下の方法で管理できます:
メモの追加/編集 | コメントやメンションを含む |
メールの送信/リンク | グループまたは単一のメール
注意: BCC対応 |
エクスポート | リストビューから |
複製 | アーカイブされたアイテムのコピーを作成 |
データの編集 | 表示グループ、フォロワー(取引)、参加者、“閲覧済み”ステータス(リード) |
検索結果 | アーカイブされたアイテムが検索結果に表示されます |
フィルター | リストビューおよびエンティティ全体でサポートされています(例: リンクされたアーカイブされた取引に基づいて組織をフィルタリング) |
インサイト | “アーカイブステータス”や“アーカイブ日”のようなフィールドを使用したレポートがサポートされています |
アーカイブされたアイテムのユーザー権限
アクション | 必要な権限 |
自分のアイテムをアーカイブ/アーカイブ解除 | 常に許可されている |
他人のアイテムをアーカイブ | 「他人が所有する取引を編集」する権限が必要 |
アーカイブされたアイテムを表示 | 標準の可視性ルールに従う |
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