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Asanaはタスクの整理やチーム間のコラボレーションに使われるプロジェクト管理ツールです。

もし Pipedrive から Asana を利用している別のチームへデータを転送する必要がある場合、この連携がその目的に利用できます。

連携のインストール

連携を有効にするには、マーケットプレイスの Asana ページに移動し、「今すぐインストール」をクリックしてください。

マーケットプレイスに直接アクセスして Marketplace で Asana 連携を選択した場合は、「承認」をクリックしてください。

認可のステップ1では、連携をインストールする会社を選択し、誰が利用できるかを選んでください：全ユーザー、自分のみ、または特定のユーザー。

特定のユーザーオプションを選択した場合は、連携を使用するユーザーを選び、メールで通知するかどうかを指定してから、「次へ」をクリックしてください。

全ユーザーまたは自分のみを選択した場合は、進むために「次へ」をクリックするだけです。

ステップ2では、アプリの権限を確認して付与するよう求められます。内容を確認したら、「許可してインストール」をクリックしてください。

ログインしていない、または Asana アカウントをまだお持ちでない場合は、サインインするかアカウントを作成するよう促されます。

すでにログインしている場合は、Pipedrive があなたの Asana アカウントにアクセスする許可を与えるよう求められます。「許可」をクリックすると、連携の設定を進めることができます。

連携の設定

Asana アカウントが接続されたら、Pipedrive の アカウントメニュー > ツールとアプリ > Asana を開いて連携を設定します。

トリガーイベントと転送する情報の選択

Pipedrive から Asana にデータを送信するには、Pipedrive から情報を取得して Asana に送信するアクションを実行する ルール を作成する必要があります。

左側の Pipedrive イベント の下で、情報転送を開始するトリガーを選択します。

利用可能なトリガーは次のとおりです:

• 取引が成立したとき

• 取引が失注したとき

• 取引が移動したとき（どのステージに移動したかを指定する必要があります）

パイプラインの指定が必要であることを忘れないでください。

トリガーに 取引が移動したとき を選んだ場合は、ステージも指定する必要があります。指定したステージに取引を移動するとルールが発動します。

パイプラインを定義したら、新しく作成される Asana のタスク／プロジェクトに転送するデータを選択できます。転送可能な詳細は次のとおりです:

• 取引タイトル（オフにできません）

• 取引金額

• 担当者または組織の連絡先情報

• ピン留めされたノート

• 添付ファイル

取引にはタイトルが必須なため、取引タイトル を除き、Asana に転送したくない情報はすべてオフにできます。

Asana で作成される内容の選択

ルールを設定すると、Asana では タスク または プロジェクト の2種類の項目を作成できます。

Asana でタスクを作成する

Asana にタスクを作成することを選んだ場合、ドロップダウンメニューでタスクを受け取る ワークスペース または 組織 を選択し、次に プロジェクト の名前を選択する必要があります。

任意で既存の Asana ユーザーに 割り当て ることもできます

Asana でプロジェクトを作成する

ルールで Asana に プロジェクト を作成するように設定すると、転送する詳細 の下にある 添付ファイル オプションが自動的にオフになることに注意してください。

右側のドロップダウンで、プロジェクトを作成する ワークスペース または 組織 を選択し、任意で チーム を選択します。

選択内容に満足したら、「変更を保存」 をクリックしてください。その後、ルールの条件を満たすすべての取引が、指定した情報を含むタスクまたはプロジェクトを Asana 内に作成し、チームが取引を効果的にフォローアップできるようになります。

Asana 連携によるタスクの自動化

Asana 連携を使って、営業パイプラインに応じて請求や管理業務を自動化できます。例えば、取引が請求段階に達したときに、Asana で請求書を作成したり法務チームに通知したりするタスクを手動で引き継ぐことなくトリガーできます。

開始するには、Pipedrive の Automations に移動し、Templates タブを開いて、Asana カテゴリを選択し、4つの既成テンプレートから選びます：

• 取引を移動した際にタスクを追加する： 取引があるステージに移動したとき、Asana にタスクまたはプロジェクトを作成します

  • 請求、オンボーディング、導入などの社内引き継ぎに使用できます。

• 受注した取引の引き継ぎ： 取引が受注としてマークされたとき、Asana にタスクまたはプロジェクトを作成します

  • 取引が成立したらすぐにプロジェクト作業を開始するために使用できます。

• 失注した取引のオフボード： 取引が失注としてマークされたとき、Asana にタスクまたはプロジェクトを作成します

  • フォローアップタスクを作成したりフィードバックループを開始したりするために使用できます。

• 新しいリードの育成： 新しいリードが追加されたとき、Asana にタスクまたはプロジェクトを作成します。

  • リード育成タスクをマーケティングやセールス開発チームに振り分けるために使用できます。

「取引を移動した際にタスクを追加する」テンプレートを使って請求関連のアクションを自動化する例を見てみましょう。

テンプレートを使って請求自動化を設定する

取引を移動した際にタスクを追加するを選択し、最初の画面で取引が選択したパイプラインのステージに移動した後に何が起こるかを定義します。今回は「Asana にタスクを追加」を選び、「テンプレートを使う」をクリックします。

2番目の画面では、請求や契約準備に使用する特定のパイプラインとステージを選択します。これが最終ステージで発生する場合、ここではパイプラインの最終ステージである「Negotiations started」を選択します。

「Asana にタスクを追加」セクションで、タスク名と説明を入力します。灰色のフィールドは Pipedrive のデータに基づいて自動的に入力されます。チームが不要な情報はオフにできるため、適切なコンテキストだけでタスクが作成されます。

タスクを作成するプロジェクトを選択し、説明にピン留めノートを追加してコンテキストを補足する場合はそれを設定し、最後に「下書きとして保存」をクリックします。

次の画面では自動化のすべての詳細が表示され、有効化する前に編集することもできます。

自動化を取引が受注になったときに発動するようにしたいとします。インスタント条件の横にある鉛筆アイコンをクリックし、ドロップダウンを取引のステータスが受注に変わったに変更して、「条件を適用」をクリックします。

準備ができたら、画面上部で自動化を有効に切り替えます。

有効化すると、取引が選択したステージに移動するたび（条件を変更していれば受注になったときにも）、設定した情報で Asana にタスクが自動的に作成されます。

ワークフローを拡張する

この請求のユースケースは一例に過ぎません。これらのテンプレートを出発点として、複数のチーム間での引き継ぎを効率化できます：

• 営業→導入： 取引が受注した際にオンボーディングタスクを自動で開始します

• 営業→サポート： 取引が失注したときにフォローアップ用のタスクを作成します

• 営業→マーケティング： 手動またはインポートで追加されたリードの育成タスクを追加します

各テンプレートは社内プロセスに合わせてカスタマイズでき、ゼロからやり直す必要なく柔軟性を提供します。

自動化のカスタマイズについて詳しくは、Automations：はじめの一歩ガイドをご覧ください。