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Asanaは、タスクを整理し、チーム間で協働するためのプロジェクト管理ツールです。

もしPipedriveからデータをAsanaを使用する別のチームに転送する必要がある場合、この連携がそのために利用できます。

インテグレーションのインストール

インテグレーションを有効にするには、当社のマーケットプレイスにある Asana ページ に移動し、「今すぐインストール」をクリックしてください。

直接 マーケットプレイス に移動して Asana インテグレーションを選択した場合は、「許可する」をクリックしてください。

認可のステップ1で、インテグレーションをインストールする会社を選択し、利用できるユーザーを次から選びます：すべてのユーザー、自分のみ、または 特定のユーザー。

特定のユーザー オプションを選んだ場合、インテグレーションを使用するユーザーを選択し、メールで通知する場合は通知を有効にしてから、「次へ」をクリックしてください。

すべてのユーザー または 自分のみ を選択した場合は、進むために 「次へ」 をクリックするだけです。

ステップ2では、アプリの権限を確認し付与するよう求められます。内容を確認したら、「許可してインストール」をクリックしてください。

ログインしていない場合、または Asana アカウントをまだお持ちでない場合は、サインインするかアカウントを作成するよう促されます。

すでにログインしている場合は、Pipedrive があなたの Asana アカウントにアクセスする許可を求められます。「許可」 をクリックすると、インテグレーションの設定を続けられます。

連携の設定

Asanaアカウントが接続されたら、Pipedriveの アカウントメニュー > ツールとアプリ > Asana を開いて連携を設定します。

トリガーイベントと転送する情報の選択

PipedriveからAsanaへデータを送信するには、Pipedriveから情報を取得してAsanaへ送信するアクションを起動するルールを作成する必要があります。

左側のPipedriveイベントで、情報転送をトリガーする条件を選びます。

利用可能なトリガーは次のとおりです：

• 取引が成立したとき

• 取引が失注したとき

• 取引が移動したとき（移動先のステージを指定する必要があります）

パイプラインの指定は必須です。

トリガーに 取引が移動したとき を選んだ場合は、ステージも指定する必要があります。指定したステージに取引を移動するとルールが発動します。

パイプラインを定義したら、作成されるAsanaのタスク／プロジェクトに転送するデータを選択できます。転送できる詳細は以下のとおりです：

• 取引タイトル（オフにできません）

• 取引金額

• 個人または組織の連絡先情報

• ピン留めされたメモ

• 添付ファイル

取引にはタイトルが必須のため、取引タイトルを除いて、Asanaに転送したくない情報はすべてオフにできます。

Asanaで作成される項目の選択

ルールを設定すると、Asanaで作成できる項目はタスクとプロジェクトの2種類です。

Asanaでタスクを作成する

Asanaでタスクを作成する場合は、ドロップダウンメニューからタスクを受け取るワークスペースまたは組織を選択し、続いてプロジェクト名を選びます。

任意で既存のAsanaユーザーに担当者を割り当てることもできます。

Asanaでプロジェクトを作成する

ルールでAsanaにプロジェクトを作成するようにすると、転送する詳細の下にある添付ファイルオプションは自動的にオフになります。

右側のドロップダウンで、プロジェクトを作成するワークスペースまたは組織、および任意でチームを選択します。

選択内容に満足したら、「変更を保存」をクリックします。以降、ルール条件を満たしたすべての取引が指定した情報でAsana内にタスクまたはプロジェクトを作成し、チームが取引を効果的にフォローアップできるようになります。

Asana 連携でタスクを自動化する

Asana 連携を使って、営業パイプラインに基づく請求や管理タスクを自動化できます。例えば、取引が請求ステージに到達したときに Asana でタスクを作成して請求書を発行したり、法務チームに通知したりといった手動による引き継ぎをなくせます。

始めるには、Pipedrive の Automations に移動し、Templates タブを開いて、Asana カテゴリを選択すると、4 つの既製テンプレートから選べます：

• 取引を移動したときにタスクを追加する： 取引がステージに移動したときに Asana でタスクまたはプロジェクトを作成します

  • 請求、オンボーディング、導入などの社内引き継ぎに利用できます

• 受注した取引を引き渡す： 取引が受注済みとマークされたときに Asana でタスクまたはプロジェクトを作成します

  • 取引が成立したらすぐにプロジェクト作業を開始するために使用できます

• 失注した取引をオフボードする： 取引が失注とマークされたときに Asana でタスクまたはプロジェクトを作成します

  • フォローアップタスクを作成したりフィードバックループを開始したりするために使用できます

• 新しいリードを育成する： 新しいリードが追加されたときに Asana でタスクまたはプロジェクトを作成します。

  • 手動追加やインポートで追加されたリードの育成タスクを、マーケティングや営業開発チームに振り分けるために利用できます

ここでは、請求関連のアクションを自動化するために「取引を移動したときにタスクを追加する」テンプレートの使用例をご紹介します。

テンプレートを使って請求の自動化を設定する

まず取引を移動したときにタスクを追加するを選択し、最初の画面で取引が選択したパイプラインのステージに移動した後に何を実行するかを定義します。今回は「Asana にタスクを追加」を選び、「テンプレートを使用」をクリックします。

2 画面目で、請求や契約準備に使う特定のパイプラインとステージを選択します。今回はこれが最終ステージで発生すると仮定して、パイプラインの最終ステージである「Negotiations started」を選択します。

「Asana にタスクを追加」セクションで、タスク名と説明を入力します。灰色のフィールドは Pipedrive のデータに基づいて自動的に入力されます。チームが不要な情報はオフにできるため、必要な文脈だけを持ったタスクが作成されます。

タスクを作成するプロジェクトを選び、説明に固定メモを追加したい場合はそれを設定し、最後に「下書きとして保存」をクリックします。

次の画面には自動化の詳細がすべて表示され、有効化前に編集することもできます。

自動化を取引が受注したときに発動するようにしたい場合を例にします。インスタント条件の横にある鉛筆アイコンをクリックし、ドロップダウンを「取引のステータスが受注に変更された」に変更して「条件を適用」をクリックします。

準備ができたら、画面上部で自動化を有効に切り替えます。

有効化すると、取引が選択したステージに移動するたび（条件を変更して受注になった場合は受注したときに）、設定した情報を元に Asana でタスクが自動的に作成されます。

ワークフローを拡張する

この請求のユースケースは一例に過ぎません。これらのテンプレートを出発点として、複数のチーム間の引き継ぎを効率化できます：

• 営業 → 導入： 取引が受注したら自動的にオンボーディングタスクを開始

• 営業 → サポート： 取引が失注したときにフォローアップ用のタスクを作成

• 営業 → マーケティング： 手動追加やインポートで追加されたリードの育成タスクを追加

各テンプレートは社内プロセスに合わせてカスタマイズできるため、ゼロから作る必要なく柔軟に対応できます。

自動化のカスタマイズについて詳しくは、Automations：はじめのステップガイドをご覧ください。