Kennisdatabase

Bij het maken van een automatisering, begint u altijd met het kiezen van een trigger-gebeurtenis en een actie. De stap “wachten op voorwaarde” stelt u in staat om een actie uit te voeren binnen een specifieke periode, zolang deze voldoet aan de door u gedefinieerde voorwaarden.

Laten we eens kijken naar enkele voorbeelden om dit concept beter te begrijpen:

• Stuur een e-mail wanneer een deal wordt aangemaakt en, zodra de e-mail wordt beantwoord, wordt er een andere e-mail verstuurd. Als de e-mail niet binnen drie dagen wordt beantwoord, stopt de automatisering.

• Maak een activiteit aan en, zodra de activiteit als “Voltooid” is gemarkeerd, maak een andere opvolgactiviteit. Als de activiteit niet binnen een week als “Voltooid” is gemarkeerd, stopt de automatisering.

Hoe de stap "Wachten op voorwaarde" te configureren

Begin met het creëren van je workflow zoals je dat normaalgesproken doet. Als je hulp nodig hebt, kun je onze handleiding voor automatiseringen hier bekijken.

In je workflow moet je het volgende hebben:

• Trigger > Trigger voorwaarde > Actie

Zodra je de bovenstaande stappen hebt toegevoegd, kun je de stap wachten op voorwaarde toevoegen.

Eenmaal aangeklikt, moet je de voorwaarden voor deze stap die vervuld moeten worden voordat de automatisering naar de volgende stap gaat, definiëren.

Evenementen

Het evenement stelt je in staat om een trigger of actie - met de bijbehorende voorwaarden - te selecteren die beschikbaar zijn in vorige stappen.

Je kunt een wachtstap toevoegen voor de volgende acties:

• Persoon
• Organisatie
• Deal
• Lead
• E-mail
• Activiteit
• Project

Tijdslimieten

De tijdslimiet stelt je in staat om een specifieke tijdspanne in te voeren totdat het evenement en de voorwaarden worden gecontroleerd. Je kunt een van de vooraf gedefinieerde tijdspannes uit het dropdown-menu selecteren of een aangepaste duur instellen voor nauwkeurigheid.

Zodra je de stap wachten op voorwaarden hebt opgeslagen, kun je andere stappen blijven toevoegen.

In de bovenstaande screenshot illustreren we dat, zodra de e-mail voor de eerste keer is beantwoord, de automatisering doorgaat naar de volgende stap in de workflow. Dit gebeurt alleen als aan de voorwaarden is voldaan in maximaal drie dagen.

De uitvoering van de automatisering zal als in afwachting verschijnen terwijl aan de voorwaarden niet is voldaan of de tijd nog niet is verlopen.

In behandeling zijnde uitvoeringen

In deze veranderende wereld activeer je mogelijk een workflow met een stap wachten op voorwaarde met een tijdslimiet van 7 dagen waarna de context kan veranderen of maak je een workflow met het verkeerde e-mailsjabloon. Dan moet je de automatiseringsconfiguratie bijwerken om aan de nieuwe realiteit te voldoen.

In dit geval, als je een actieve workflow bewerkt en vervolgens opnieuw opslaat, moet je beslissen of de in behandeling zijnde uitvoeringen in deze stap moeten worden gehandhaafd of geannuleerd.

Als je een automatisering moet deactiveren, moet je ook beslissen of de huidige uitvoeringen moeten worden gehandhaafd of volledig moeten worden geannuleerd.

Uitvoeringsgeschiedenis

De functie automatiseringsgeschiedenis stelt u in staat een overzicht te bekijken van de acties die door uw automatisering zijn uitgevoerd. Voor de stap wachten op voorwaarde zijn drie uitvoeringsstatussen beschikbaar.

In behandeling

Deze status verschijnt wanneer de stap binnen de opgegeven tijdslimiet ligt, maar de voorwaarden niet zijn voldaan.

Succes

Deze status verschijnt wanneer de stap wachten op voorwaarde is uitgevoerd, omdat de voorwaarden binnen de opgegeven tijdslimiet zijn voldaan.

Vervallen

Deze status verschijnt wanneer de automatisering is gestopt, omdat de tijdslimiet is verstreken en de voorwaarden niet binnen de opgegeven tijdslimiet overeenkwamen.

Lees meer over de functie automatiseringsgeschiedenis in dit artikel.