Kennisdatabase

Met de Pipedrive-QuickBooks integratie-app kunt u facturen aanmaken vanuit de dealweergave en ze naadloos verzenden naar uw Quickbooks-account zonder gedoe met kopiëren en plakken van gegevens tussen de twee tools.

De integratie kan ook bijgewerkte statussen geven over de facturen die zijn aangemaakt vanuit Pipedrive, zodat u precies weet wanneer ze zijn goedgekeurd, betaald of te laat zijn zonder de Pipedrive-app te verlaten.

Activering van de Quickbooks-integratie

Om uw Quickbooks-account te verbinden met Pipedrive, ga naar Tools en apps > Facturering en selecteer “Quickbooks”.

U wordt naar de Pipedrive-marktplaats gebracht waar u de installatieprocedure kunt voltooien en de app toegang kunt geven tot uw account. Het verwijderen van de app is te vinden onder Tools en apps > Marktplaats-apps.

Zodra uw geldige Quickbooks-aanmeldingsgegevens zijn bevestigd, wordt u teruggeleid naar uw Pipedrive-instellingen om uw Quickbooks-integratievoorkeuren te configureren.

Bij het instellen van uw Quickbooks-integratie moet u de Pipedrive-velden en de vervaldatum kiezen die automatisch worden ingevuld zodra een factuur in Pipedrive is aangemaakt.

• Naar – Dit veld is voor wie u de factuur wilt richten. Omdat facturen meestal worden betaald door de crediteurenafdeling van een bedrijf, raden we aan het veld Organisatie - Naam van Pipedrive te gebruiken. U kunt ook kiezen uit andere organisaties, contactpersonen en deal-velden.
• Adres – Dit veld is voor het fysieke adres van de ontvanger van de factuur. Omdat facturen meestal worden betaald door de crediteurenafdeling van een bedrijf, raden we aan het veld Organisatie - Adres van Pipedrive te gebruiken. U kunt ook kiezen uit andere organisaties, contactpersonen en deal-velden.
• E-mail –Dit veld is het e-mailadres van de ontvanger van de factuur. Aangezien het e-mailveld in Pipedrive een persoonstype-veld is, raden we aan het veld Persoon - E-mail van Pipedrive te gebruiken. U kunt ook kiezen uit andere organisaties, contactpersonen en deal-velden.
• Klant belasting-ID –Niet alle facturen hebben deze informatie nodig, maar als u een aangepast veld in Pipedrive heeft gemaakt om de belasting-ID van uw klant op te slaan, raden we aan dat veld hier toe te passen.
• Vervaldatum – Hier kunt u de vervaldatum van de betaling instellen. Bijvoorbeeld, als de vervaldatum is ingesteld op zeven dagen na de datum van uitgifte, heeft een factuur die op 13 maart is aangemaakt een vervaldatum van 20 maart.

Zodra u tevreden bent met uw keuzes voor de Pipedrive-velden om uw Quickbooks-facturen in te vullen, klikt u op de knop “Opslaan” om uw integratievoorkeuren op te slaan voor uw Pipedrive-bedrijfsaccount.

Gebruik van de Quickbooks-integratie

Zodra u klaar bent met het instellen van uw Quickbooks-integratie, kunt u naar de detailweergave van elke deal gaan om uw eerste factuur te maken. Klik op het Factuurtabblad > + Factuur om te beginnen.

U wordt gevraagd om de details van uw factuur in te vullen. De hier toegevoegde informatie zal naar uw Quickbooks-account worden gestuurd wanneer de factuur wordt opgeslagen.

• • Klantgegevens – Deze zullen automatisch worden ingevuld op basis van de velden die zijn gekozen bij het instellen van uw factuurvoorkeuren voor Quickbooks.
  • Factuurgegevens – Deze gegevens moeten worden ingevuld op basis van de behoeften van uw bedrijf. Bijvoorbeeld, als u de belastingfuncties van deze factuur wilt aanpassen, welke valuta moet worden gebruikt in deze factuur of eventuele Quickbooks-factuursjablonen die u wilt gebruiken. Valuta is een verplicht veld voor Quickbooks.
  • Factuurartikelen – Dit veld weerspiegelt de artikelen -zoals goederen of diensten- die de kosten in uw factuur vormen. Dit zal automatisch worden gevuld met de producten die zijn gekoppeld aan uw deal. Leer meer over hoe producten aan uw deals toe te voegen hier. U kunt ook meer items aan uw lijst toevoegen.

Onder “Klantgegevens”, moet u de factuur koppelen aan een bestaande klant in uw Quickbooks-account of een nieuwe aanmaken.

Zodra een contact is gekoppeld, heeft u de optie om klantinformatie aan de kant van de provider te updaten.

Als u dit heeft ingeschakeld, zal de informatie die is toegevoegd onder Adres, Email en BTW ID worden overgebracht naar Quickbooks als deze verschilt van de opgeslagen informatie.

Klik op de “Factuur aanmaken” knop zodra u alle factuurgegevens heeft ingevoerd.

Uw facturen bekijken

Uw nieuwe factuur verschijnt onder de Changelog in uw overzicht weergave. De facturen in Pipedrive zullen de volgende indicatoren weergeven op basis van hun status:

• Open
• Betaald
• Gewist
• Achterstallig
• Verwijderd
• Gedeeltelijk betaald

Als u klikt op Meer “...”, heeft u de volgende opties:

• Annuleren – Annuleer onbetaalde of betaalde facturen. Geannuleerde facturen kunnen niet ongedaan worden gemaakt.
• Verwijderen – Verwijder de factuur.
• Versturen via e-mail – Verstuur betaalde of verschuldigde facturen rechtstreeks naar uw klant. Facturen die via e-mail worden verstuurd, worden verzonden vanuit Quickbooks.
• PDF downloaden – Download een PDF-versie van uw factuur om rechtstreeks naar uw klanten te sturen.
• Openen in QuickBooks – Door op deze optie te klikken, wordt u naar uw QuickBooks-account gebracht waar u uw factuur kunt bewerken, verzenden en betaling kunt accepteren.

Zijkolom detailweergave

Uw factuurgeschiedenis wordt ook toegevoegd aan de zijbalk van de detailweergave. Hier kunt u verversen om nieuwe updates van Quickbooks binnen te halen, of klikken op Meer (“...”) om naar de instellingen te gaan of uw contact te ontkoppelen.