Kennisdatabase

Met de QuickBooks integratie-app kun je facturen maken vanuit de deal detailweergave en deze naadloos verzenden naar jouw QuickBooks-account zonder het gedoe van het kopiëren en plakken van gegevens tussen de twee tools.

De integratie kan ook bijgewerkte statussen bieden over de facturen die vanuit Pipedrive zijn aangemaakt, zodat je precies weet wanneer ze zijn betaald of achterstallig zijn zonder de Pipedrive-app te verlaten.

De integratie inschakelen

Om je QuickBooks-account te verbinden, open het accountmenu in de rechterbovenhoek, ga naar Tools en apps > Facturering, en klik op “Installeren” naast QuickBooks.

Je wordt naar de Pipedrive Marketplace gebracht, waar je de installatie kunt voltooien en toegang kunt verlenen. De app kan worden gedeïnstalleerd onder Tools en apps > Marketplace-apps.

Zodra je inloggegevens zijn bevestigd, keer je terug naar de Pipedrive-instellingen om de QuickBooks-voorkeuren te configureren.

De volgende velden worden automatisch ingevuld in QuickBooks wanneer een factuur in Pipedrive wordt aangemaakt:

• Contact – Dit veld verduidelijkt de ontvanger van de factuur. Aangezien facturen doorgaans worden betaald door de crediteurenafdeling van een bedrijf, raden we aan om het Organisatie – Naam veld van Pipedrive te gebruiken. Je kunt ook kiezen uit andere organisaties, contact- en dealvelden.
• Adres – Dit veld is voor het fysieke adres van de ontvanger van de factuur. Aangezien facturen doorgaans worden betaald door de crediteurenafdeling van een bedrijf, raden we aan om het Organisatie – Adres veld van Pipedrive te gebruiken. Je kunt ook kiezen uit andere organisaties, contact- en dealvelden.
• E-mail – Dit veld is het e-mailadres van de ontvanger van de factuur. Aangezien het e-mailveld in Pipedrive een persoonstypeveld is, raden we aan om het Persoon – E-mail veld van Pipedrive te gebruiken. Je kunt ook kiezen uit andere organisaties, contacten en dealvelden.
• Klant belasting-ID – Niet alle facturen vereisen deze informatie, maar als je een aangepast veld in Pipedrive hebt gemaakt om de belasting-ID-informatie van je klant vast te houden, raden we aan dit veld hier toe te passen.
• Vervaldatum – Je kunt de vervaldatum van de betaling instellen. Bijvoorbeeld, als de vervaldatum zeven dagen na de uitgiftedatum is ingesteld, heeft een op 13 maart aangemaakte factuur een vervaldatum van 20 maart.
• Standaard belastingtarief – Gebruik dit veld om het standaard belastingtarief voor producten op nieuwe facturen te verduidelijken. Je kunt het standaard belastingtarief per factuur eenvoudig overschrijven indien nodig.
• Standaard rekening – Je kunt de standaard inkomstenrekening selecteren die voor nieuwe facturen moet worden gebruikt. Je kunt de standaard rekening per factuur eenvoudig overschrijven indien nodig.

De gebruikers toegang instelling stelt je in staat te verduidelijken of jij of alle gebruikers toegang hebben tot, facturen kunnen uitgeven en beheren namens jouw bedrijf.

Zodra je tevreden bent met je keuzes, klik je op de “Opslaan” knop om je QuickBooks integratievoorkeuren voor je Pipedrive bedrijfsaccount op te slaan.

Integratie gebruiken

Na het voltooien van uw integratie-instelling, gaat u naar de detailweergave van elke deal om uw eerste factuur te maken. Klik op het “Factuur” tabblad en selecteer “+ Factuur” om te beginnen.

Hoewel de meeste informatie automatisch is ingevuld op basis van de velden die u eerder in de instellingen hebt geselecteerd en de waarden die aan de betreffende deal zijn gekoppeld, zorg ervoor dat u eventuele ontbrekende details toevoegt.

U ziet een factuur aanmaken venster dat is verdeeld in drie secties:

Klantgegevens

Deze sectie weerspiegelt informatie over de ontvanger van de factuur, zoals de naam van de entiteit die gefactureerd wordt, het adres, e-mailadres en BTW-nummer.

Begin uw beoordeling met de sectie klantgegevens. Als er een waarschuwingspictogram verschijnt voor het “Aan” veld, betekent dit dat de contactpersoon niet is gekoppeld aan QuickBooks.

Om een factuur succesvol te maken, klikt u op het waarschuwingspictogram en maakt u ofwel een nieuwe contactpersoon aan of koppelt u de factuur aan een bestaande klant in uw QuickBooks-account. In beide gevallen moet u op “Bevestigen” klikken om de koppeling te voltooien.

U zult ook merken dat u klantinformatie aan de kant van de provider kunt bijwerken. Wanneer dit is ingeschakeld, worden het adres, e-mailadres en BTW-nummer van de ontvanger van de factuur in QuickBooks geladen.

Factuurgegevens

Deze sectie bevat informatie over het factureren van specifieke details zoals belasting, uitgifte en vervaldata, valuta en factuurnummer.

In de sectie factuurgegevens kunt u alle velden aanpassen aan de behoeften van uw bedrijf. Let op dat de valuta moet worden ingevuld aangezien dit een verplicht veld is op QuickBooks.

Factuuritems

Deze sectie vermeldt de producten of d services die de kosten in uw factuur vormen.

Terwijl de producten die aan de deal zijn gekoppeld automatisch worden ingevuld in de sectie factuuritems, kunt u ook meer items aan uw lijst toevoegen. Leer meer over hoe u producten aan uw deals kunt toevoegen in dit artikel.

Na het invoeren van alle gegevens, klik op de “Factuur aanmaken” knop om dit naar uw QuickBooks-account te verzenden.

Uw facturen bekijken

Uw nieuwe factuur verschijnt onder het facturen tabblad in de geschiedenis sectie van uw deal detailweergave. De facturen in Pipedrive weerspiegelen de volgende vlaggen op basis van hun statussen:

• Open
• Betaald
• Vervallen
• Te laat
• Deels betaald

Drie pictogrammen in de rechterbovenhoek van de factuur stellen u in staat om het volgende te doen:

• PDF downloaden – Download een PDF-versie van uw factuur om deze rechtstreeks naar uw klanten te sturen
• Per e-mail verzenden – Stuur alle betaalde of vervallen facturen rechtstreeks naar uw klant. Facturen worden verzonden vanuit QuickBooks.
• Koppel link – U kunt een publieke link genereren voor het delen van de factuur. Deze optie is alleen beschikbaar wanneer uw QuickBooks-account online betalingen heeft ingeschakeld en de factuur een e-mailadres bevat.

Klik “...” voor meer opties:

• Vervallen – Vervallen van alle onbetaalde of betaalde facturen. Vervallen facturen kunnen niet ongedaan worden gemaakt.
• Verwijderen – Verwijdert de factuur zowel uit Pipedrive als QuickBooks
• Ontkoppel van deal – Verwijder de factuur uit de deal
• Open in QuickBooks – Op deze optie klikken brengt u naar uw QuickBooks-account, waar u uw factuur kunt bewerken, verzenden en betaling kunt accepteren

Detailweergave zijbalk

Uw factuurgeschiedenis wordt opgenomen in de zijbalk van de deal detailweergave. Hier kunt u verversen om nieuwe updates van QuickBooks te ontvangen, of op “...” klikken om naar instellingen te gaan of uw contact te ontkoppelen.

Klik op “Bekijk alle facturen” om meer details over alle gelinkte facturen te bekijken, gefilterd op een aanpasbare tijdsperiode.

U kunt alle facturen bekijken die zijn gekoppeld aan het gelinkte contact en beheren hoe u deze facturen aan de deal die u momenteel bekijkt koppelt of ontkoppelt.