Kennisdatabase

Met de QuickBooks integratie-app kun je facturen aanmaken vanuit de deal detailweergave en ze naadloos naar je QuickBooks-account verzenden zonder de rompslomp van het kopiëren en plakken van gegevens tussen de twee tools.

De integratie kan ook bijgewerkte statussen bieden over de facturen die vanuit Pipedrive zijn aangemaakt, zodat je precies weet wanneer ze zijn betaald of te laat zijn, zonder de Pipedrive-app te verlaten.

De integratie inschakelen

Om uw QuickBooks-account te verbinden, opent u het accountmenu in de rechterbovenhoek, gaat u naar Hulpmiddelen en apps > Facturering en klikt u op “Installeren” naast QuickBooks.

U wordt naar de Pipedrive Marketplace geleid, waar u de installatie kunt voltooien en toegang kunt verlenen. De app kan worden verwijderd onder Hulpmiddelen en apps > Marketplace-apps.

Zodra uw inloggegevens zijn bevestigd, keert u terug naar de Pipedrive-instellingen om de QuickBooks-voorkeuren te configureren.

De volgende velden worden automatisch ingevuld in QuickBooks wanneer een factuur in Pipedrive wordt aangemaakt:

• Contact – Dit veld verduidelijkt de ontvanger van de factuur. Aangezien facturen doorgaans worden betaald door de afdeling crediteuren van een bedrijf, raden we aan om het Organisatie – Naam veld van Pipedrive te gebruiken. U kunt ook kiezen uit andere organisaties, contact- en dealvelden.
• Adres – Dit veld is voor het fysieke adres van de ontvanger van de factuur. Aangezien facturen doorgaans worden betaald door de afdeling crediteuren van een bedrijf, raden we aan om het Organisatie – Adres veld van Pipedrive te gebruiken. U kunt ook kiezen uit andere organisaties, contact- en dealvelden.
• E-mail – Dit veld is het e-mailadres van de ontvanger van de factuur. Aangezien het e-mailveld in Pipedrive een persoonstypeveld is, raden we aan om het Persoon – E-mail veld van Pipedrive te gebruiken. U kunt ook kiezen uit andere organisaties, contacten en dealvelden.
• Klant belasting ID – Niet alle facturen vereisen deze informatie, maar als u een aangepast veld in Pipedrive heeft aangemaakt om de belasting-ID-informatie van uw klant vast te houden, raden we aan dat veld hier toe te passen.
• Vervaldatum – U kunt de vervaldatum van de betaling instellen. Bijvoorbeeld, als de vervaldatum is ingesteld op zeven dagen na de uitgiftedatum, heeft een factuur die op 13 maart is aangemaakt een vervaldatum van 20 maart.
• Standaard belastingtarief – Gebruik dit veld om het standaard belastingtarief dat voor producten op nieuwe facturen wordt gebruikt te verduidelijken. U kunt het standaard belastingtarief per factuur overschrijven indien nodig.
• Standaard account – U kunt het standaard inkomensaccount selecteren dat voor nieuwe facturen moet worden gebruikt. U kunt het standaard account per factuur overschrijven indien nodig.

De gebruikers toegang instelling stelt u in staat om te verduidelijken of u of alle gebruikers toegang kunnen krijgen, facturen kunnen uitgeven en beheren namens uw bedrijf.

Zodra u tevreden bent met uw keuzes, klikt u op de “Opslaan” knop om uw QuickBooks-integratievoorkeuren voor uw Pipedrive-bedrijfsaccount op te slaan.

Integratie gebruiken

Na het voltooien van uw integratie-instellingen, navigeert u naar de detailweergave van een deal om uw eerste factuur te maken. Klik op het “Factuur” tabblad en selecteer “+ Factuur” om te beginnen.

Hoewel de meeste informatie automatisch wordt ingevuld op basis van de velden die u eerder in de instellingen hebt geselecteerd en de waarden die aan de specifieke deal zijn gekoppeld, zorg ervoor dat u eventuele ontbrekende details toevoegt.

U ziet een factuur aanmaken venster dat is verdeeld in drie secties:

Klantgegevens

Deze sectie weerspiegelt informatie over de ontvanger van de factuur, zoals de naam van de entiteit die gefactureerd wordt, het adres, e-mail en BTW-nummer.

Begin uw beoordeling met de sectie klantgegevens. Als er een waarschuwingspictogram verschijnt voor het “Aan” veld, betekent dit dat de contactpersoon niet is gekoppeld aan QuickBooks.

Om een factuur succesvol aan te maken, klikt u op het waarschuwingspictogram en maakt u een nieuwe contactpersoon aan of koppelt u de factuur aan een bestaande klant in uw QuickBooks-account. In beide gevallen moet u op “Bevestigen” klikken om de koppeling te voltooien.

U zult ook opmerken dat u klantinformatie aan de kant van de provider kunt bijwerken. Wanneer dit is ingeschakeld, worden het adres, e-mail en BTW-nummer van de ontvanger van de factuur in QuickBooks gehaald.

Factuurgegevens

Deze sectie bevat informatie over specifieke factureringsdetails zoals belasting, uitgiftedatum en vervaldata, valuta en factuurnummer.

In de sectie factuurgegevens kunt u alle velden aanpassen aan de behoeften van uw bedrijf. Houd er rekening mee dat de valuta moet worden ingevuld, aangezien dit een verplicht veld is in QuickBooks.

Factuuritems

Deze sectie bevat de producten of diensten die de kosten in uw factuur vormen.

Terwijl de producten die aan de deal zijn gekoppeld automatisch worden ingevuld in de sectie factuuritems, kunt u ook meer items aan uw lijst toevoegen. Leer meer over hoe u producten aan uw deals kunt toevoegen in dit artikel.

Nadat u alle details hebt ingevoerd, klikt u op de “Factuur aanmaken” knop om dit naar uw QuickBooks-account te verzenden.

Uw facturen bekijken

Uw nieuwe factuur verschijnt onder het facturen tabblad in de geschiedenis sectie van uw deal detailweergave. De facturen in Pipedrive weerspiegelen de volgende vlaggen op basis van hun statussen:

• Open
• Betaald
• Geannuleerd
• Te laat
• Deels betaald

Drie pictogrammen in de rechterbovenhoek van de factuur stellen u in staat om het volgende te doen:

• Download PDF – Download een PDF-versie van uw factuur om deze rechtstreeks naar uw klanten te sturen
• Per e-mail verzenden – Stuur eventuele betaalde of vervallen facturen rechtstreeks naar uw klant. Facturen worden verzonden vanuit QuickBooks.
• Kopieer link – U kunt een openbare link genereren voor het delen van de factuur. Deze optie is alleen beschikbaar wanneer uw QuickBooks-account online betalingen heeft ingeschakeld en de factuur een e-mailadres bevat.

Klik op “...” voor meer opties:

• Annuleren – Annuleer eventuele onbetaalde of betaalde facturen. Geannuleerde facturen kunnen niet worden hersteld.
• Verwijderen – Verwijdert de factuur zowel uit Pipedrive als QuickBooks
• Ontkoppelen van deal – Verwijder de factuur van de deal
• Openen in QuickBooks – Door op deze optie te klikken, gaat u naar uw QuickBooks-account, waar u uw factuur kunt bewerken, verzenden en betaling kunt accepteren

Detailweergave zijbalk

Uw factuurgeschiedenis wordt opgenomen in de zijbalk van de deal detailweergave. Hier kunt u verversen om eventuele nieuwe updates van QuickBooks binnen te halen, of klik op “...” om naar instellingen te gaan of uw contact te ontkoppelen.

Klik op “Bekijk alle facturen” om meer details te bekijken over alle gekoppelde facturen gefilterd op een aanpasbare tijdsperiode.

U kunt alle facturen bekijken die zijn gekoppeld aan het gekoppelde contact en het koppelen en ontkoppelen van die facturen aan de deal die u momenteel bekijkt beheren.