Kennisdatabase

Met de QuickBooks integratie-app kun je facturen aanmaken vanuit de deal-detailweergave en ze naadloos naar je QuickBooks-account verzenden zonder de rompslomp van het kopiëren en plakken van gegevens tussen de twee tools.

De integratie kan ook bijgewerkte statussen bieden over de facturen die vanuit Pipedrive zijn aangemaakt, zodat je precies weet wanneer ze zijn goedgekeurd, betaald of achterstallig zijn, zonder de Pipedrive-app te verlaten.

De QuickBooks-integratie inschakelen

Om uw QuickBooks-account te verbinden, gaat u naar Tools and apps > Facturering en selecteert u “QuickBooks”.

U wordt naar de Pipedrive-marktplaats geleid waar u de installatieflow kunt voltooien en de app toegang kunt geven tot uw account. U kunt de app verwijderen onder Tools and apps > Marktplaats-apps.

Zodra uw geldige inloggegevens zijn bevestigd, wordt u teruggeleid naar uw Pipedrive-instellingen om uw QuickBooks-integratievoorkeuren te configureren.

Bij het instellen van uw QuickBooks-integratie moet u de Pipedrive-velden en de vervaldatum kiezen die automatisch worden ingevuld zodra er een factuur in Pipedrive is aangemaakt.

• Aan – Dit veld is voor wie u de factuur wilt adresseren. Aangezien facturen doorgaans worden betaald door de crediteurenafdeling van een bedrijf, stellen we voor om het Organisatie – Naam veld van Pipedrive te gebruiken. U kunt ook kiezen uit andere organisaties, contactpersonen en dealvelden.
• Adres – Dit veld is voor het fysieke adres van de ontvanger van de factuur. Aangezien facturen doorgaans worden betaald door de crediteurenafdeling van een bedrijf, stellen we voor om het Organisatie – Adres veld van Pipedrive te gebruiken. U kunt ook kiezen uit andere organisaties, contactpersonen en dealvelden.
• E-mail –Dit veld is het e-mailadres van de ontvanger van de factuur. Aangezien het e-mailveld in Pipedrive een persoon-type veld is, stellen we voor om het Persoon – E-mail veld van Pipedrive te gebruiken. U kunt ook kiezen uit andere organisaties, contactpersonen en dealvelden.
• Klant belasting ID –Niet alle facturen vereisen deze informatie, maar als u een aangepast veld in Pipedrive hebt gemaakt om de belasting ID-informatie van uw klant vast te houden, stellen we voor dat veld hier toe te passen.
• Vervaldatum – Hier kunt u de vervaldatum van de betaling instellen. Als de vervaldatum bijvoorbeeld zeven dagen na de uitgiftedatum is ingesteld, heeft een op 13 maart aangemaakte factuur een vervaldatum van 20 maart.

Zodra u tevreden bent met uw keuzes voor de Pipedrive-velden die uw QuickBooks-facturen moeten vullen, klikt u op de “Opslaan” knop om uw integratievoorkeuren voor uw Pipedrive-bedrijfsaccount op te slaan.

De integratie gebruiken

Wanneer je je integratie hebt ingesteld, kun je naar de detailweergave van een deal gaan om je eerste factuur te maken. Klik op het Factuur tabblad > + Factuur om te beginnen.

Je wordt gevraagd om de gegevens van je factuur in te vullen. De hier toegevoegde informatie wordt naar je QuickBooks-account gestuurd wanneer de factuur is opgeslagen.

• Klantgegevens – Deze zullen automatisch worden ingevuld op basis van de velden die zijn gekozen bij het instellen van je factureringsvoorkeuren voor QuickBooks.
• Factuurgegevens – Deze gegevens moeten worden ingevuld op basis van de behoeften van je bedrijf. Bijvoorbeeld, als je de belastingfunctionaliteiten van deze factuur wilt aanpassen, welke valuta moet worden gebruikt in deze factuur of welke QuickBooks factuursjablonen je zou willen gebruiken. Valuta is een verplicht veld voor QuickBooks.
• Factuuritems – Dit veld weerspiegelt de items – zoals goederen of diensten – die de kosten in je factuur vormen. Dit wordt automatisch ingevuld met de producten die aan je deal zijn gekoppeld. Leer meer over hoe je producten aan je deals kunt toevoegen hier. Je kunt ook meer items aan je lijst toevoegen.

Onder “Klantgegevens”, moet je de factuur koppelen aan een bestaande klant in je QuickBooks-account of een nieuwe aanmaken.

Zodra een contact is gekoppeld, heb je de optie om klantgegevens aan de zijde van de provider bij te werken.

Als je dit hebt ingeschakeld, worden de informatie toegevoegd onder Adres, E-mail en BTW-nummer naar QuickBooks overgebracht als het anders is dan de opgeslagen informatie.

Klik op de “Factuur aanmaken” knop zodra je al je factuurgegevens hebt invoert.

Uw facturen bekijken

Uw nieuwe factuur verschijnt onder de Changelog in uw detailweergave. De facturen in Pipedrive weerspiegelen de volgende vlaggen op basis van hun statussen:

• Open
• Betaald
• Geannuleerd
• Te laat
• Verwijderd
• Deels betaald

Als u op Meer “...” klikt, heeft u de volgende opties:

• Annuleren – Annuleer eventuele onbetaalde of betaalde facturen. Geannuleerde facturen kunnen niet ongedaan worden gemaakt.
• Verwijderen – Verwijder de factuur.
• Per e-mail verzenden – Verzend eventuele betaalde of verschuldigde facturen rechtstreeks naar uw klant. Facturen die per e-mail worden verzonden, worden verzonden vanuit QuickBooks.
• Download PDF – Download een PDF-versie van uw factuur om rechtstreeks naar uw klanten te sturen.
• Openen in QuickBooks – Als u deze optie selecteert, gaat u naar uw QuickBooks-account waar u uw factuur kunt bewerken, verzenden en betalingen kunt accepteren.

Detailweergave zijbalk

Uw factuurgeschiedenis wordt ook toegevoegd aan de zijbalk van de detailweergave. Hier kunt u verversen om nieuwe updates van QuickBooks binnen te halen of klikken op Meer (“...”) om naar instellingen te gaan of uw contact te ontkoppelen.