Kennisdatabase

Met de Quickbooks integratie app, kunt u facturen aanmaken vanuit de deal detailweergave en deze naadloos naar uw Quickbooks-account sturen zonder gedoe met het kopiëren en plakken van gegevens tussen de twee tools.

De integratie kan ook bijgewerkte statussen geven over de facturen die zijn aangemaakt vanuit Pipedrive, zodat u precies weet wanneer ze zijn goedgekeurd, betaald of achterstallig zijn zonder de Pipedrive-app te verlaten.

Het inschakelen van de Quickbooks-integratie

Om uw Quickbooks-account te verbinden, ga naar Tools en apps > Facturatie en selecteer “Quickbooks”.

U wordt naar de Pipedrive-marktplaats geleid waar u de installatiestroom kunt voltooien en de app toegang kunt geven tot uw account. Het verwijderen van de app kan worden gevonden onder Tools en apps > Marktplaats apps.

Zodra uw geldige inloggegevens zijn bevestigd, wordt u teruggeleid naar uw Pipedrive-instellingen om uw Quickbooks-integratievoorkeuren te configureren.

Bij het instellen van uw Quickbooks-integratie moet u de Pipedrive-velden kiezen en de vervaldatum instellen die automatisch wordt ingevuld zodra een factuur in Pipedrive is aangemaakt.

• Aan – Dit veld is voor wie u de factuur wilt adresseren. Aangezien facturen meestal worden betaald door de crediteurenafdeling van een bedrijf, raden we aan om het veld Organisatie - Naam van Pipedrive te gebruiken. U kunt ook kiezen uit andere organisaties, personencontacten en dealvelden.
• Adres – Dit veld is voor het fysieke adres van de ontvanger van de factuur. Aangezien facturen meestal worden betaald door de crediteurenafdeling van een bedrijf, raden we aan om het veld Organisatie - Adres van Pipedrive te gebruiken. U kunt ook kiezen uit andere organisaties, personencontacten en dealvelden.
• E-mail –Dit veld is het e-mailadres van de ontvanger van de factuur. Aangezien het e-mailveld in Pipedrive een persoonstype is, raden we aan om het veld Persoon - E-mail van Pipedrive te gebruiken. U kunt ook kiezen uit andere organisaties, personencontacten en dealvelden.
• Klant belastingnummer –Niet alle facturen vereisen deze informatie, maar als u in Pipedrive een aangepast veld heeft gemaakt om de belastingidentificatie van uw klant vast te houden, raden we aan om dat veld hier toe te passen.
• Vervaldatum – Hier kunt u de vervaldatum van de betaling instellen. Als de vervaldatum is ingesteld op zeven dagen na de datum van uitgifte, heeft een factuur die op 13 maart is gemaakt een vervaldatum van 20 maart.

Als u tevreden bent met uw keuzes voor de Pipedrive-velden om uw Quickbooks-facturen in te vullen, klikt u op de “Opslaan” knop om uw integratievoorkeuren op te slaan voor uw Pipedrive-bedrijfsaccount.

Gebruik van de integratie

Nadat u klaar bent met het opzetten van uw integratie, kunt u naar de detailweergave van elke deal gaan om uw eerste factuur te maken. Klik op Factuurtabblad > + Factuur om te beginnen.

U wordt gevraagd om de details van uw factuur in te vullen. De hier toegevoegde informatie wordt naar uw Quickbooks-account gestuurd wanneer de factuur wordt opgeslagen.

• Klantgegevens – Deze worden automatisch ingevuld op basis van de velden die zijn gekozen bij het instellen van uw factuurvoorkeuren voor Quickbooks.
• Factuurgegevens – Deze gegevens moeten worden ingevuld op basis van de behoeften van uw bedrijf. Bijvoorbeeld, als u de belastingfuncties van deze factuur wilt aanpassen, welke valuta in deze factuur moet worden gebruikt of eventuele Quickbooks-factuursjablonen die u wilt gebruiken. Valuta is een verplicht veld voor Quickbooks.
• Factuuritems – Dit veld weerspiegelt de items - zoals goederen of diensten - die de kosten in uw factuur vormen. Dit zal automatisch vullen met de producten die aan uw deal zijn gekoppeld. Leer meer over hoe u producten aan uw deals kunt toevoegen hier. U kunt ook meer items aan uw lijst toevoegen.

Onder “Klantgegevens”, moet u de factuur koppelen aan een bestaande klant in uw Quickbooks-account of een nieuwe maken.

Nadat een contact is gekoppeld, heeft u de mogelijkheid om klantinformatie aan de kant van de provider bij te werken.

Als u dit hebt ingeschakeld, worden de informatie toegevoegd onder Adres, Email en BTW ID ingetrokken in Quickbooks als deze anders is dan de opgeslagen informatie.

Klik op de knop “Factuur aanmaken” zodra u al uw factuurgegevens hebt ingevoerd.

Uw facturen bekijken

Uw nieuwe factuur zal verschijnen onder de Wijzigingsgeschiedenis in uw detailweergave. De facturen in Pipedrive zullen de volgende vlaggen weergeven op basis van hun statussen:

• Open
• Betaald
• Geannuleerd
• Te laat
• Verwijderd
• Deels betaald

Als u op Meer “...” klikt, heeft u de volgende opties:

• Geannuleerd – Annuleer alle onbetaalde of betaalde facturen. Geannuleerde facturen kunnen niet ongeannuleerd worden.
• Verwijderen – Verwijder de factuur.
• Per e-mail verzenden – Stuur alle betaalde of verschuldigde facturen rechtstreeks naar uw klant. Facturen die per e-mail worden verzonden, worden gemaild vanuit QuickBooks.
• PDF downloaden – Download een PDF-versie van uw factuur om rechtstreeks naar uw klanten te sturen.
• Openen in QuickBooks – Door deze optie te selecteren, wordt u naar uw QuickBooks-account gebracht waar u uw factuur kunt bewerken, verzenden en betaling kunt accepteren.

Detailweergave zijbalk

Uw factuurgeschiedenis wordt ook toegevoegd aan de zijbalk van de detailweergave. Hier kunt u verversen om eventuele nieuwe updates van QuickBooks binnen te halen, of klik op Meer (“...”) om naar instellingen te gaan of uw contact los te koppelen.