Kennisdatabase

Met de Quickbooks integratie app kunt u facturen aanmaken vanuit de detailweergave van de deal en deze moeiteloos naar uw Quickbooks-account verzenden zonder de rompslomp van gegevens kopiëren en plakken tussen de twee tools.

De integratie kan ook bijgewerkte statussen bieden over de facturen die vanuit Pipedrive zijn aangemaakt, zodat u precies weet wanneer ze zijn goedgekeurd, betaald of achterstallig zijn, zonder de Pipedrive-app te verlaten.

De Quickbooks-integratie inschakelen

Om je Quickbooks-account te verbinden ga je naar Hulpmiddelen en apps > Facturering en selecteer je “Quickbooks”.

Je wordt naar de Pipedrive-marktplaats geleid waar je de installatieprocedure kunt voltooien en de app toegang tot je account kunt verlenen. Het de-installeren van de app kan worden gevonden onder Hulpmiddelen en apps > Marktplaats-apps.

Zodra je geldige inloggegevens zijn bevestigd, word je teruggeleid naar je Pipedrive-instellingen om je voorkeuren voor de Quickbooks-integratie te configureren.

Bij het instellen van je Quickbooks-integratie, moet je de Pipedrive-velden en de vervaldatum kiezen die automatisch worden ingevuld zodra er een factuur in Pipedrive wordt aangemaakt.

• Naar – Dit veld is voor wie je de factuur wilt adresseren. Aangezien facturen doorgaans worden betaald door de crediteurenafdeling van een bedrijf, raden we aan om het Pipedrive Organisatie – Naam veld te gebruiken. Je kunt ook kiezen uit andere organisaties, contactpersonen en dealvelden.
• Adres – Dit veld is voor het fysieke adres van de ontvanger van de factuur. Aangezien facturen doorgaans worden betaald door de crediteurenafdeling van een bedrijf, raden we aan om het Pipedrive Organisatie – Adres veld te gebruiken. Je kunt ook kiezen uit andere organisaties, contactpersonen en dealvelden.
• E-mail –Dit veld is het e-mailadres van de ontvanger van de factuur. Aangezien het e-mailveld in Pipedrive een persoonstype veld is, raden we aan het Pipedrive Persoon – E-mail veld te gebruiken. Je kunt ook kiezen uit andere organisaties, contactpersonen en dealvelden.
• Klant belastingnummer –Niet alle facturen vereisen deze informatie, maar als je een aangepast veld in Pipedrive hebt gemaakt om de belastinginformatie van je klant vast te houden, raden we aan dat veld hier toe te passen.
• Vervaldatum – Hier kun je de vervaldatum van de betaling instellen. Bijvoorbeeld, als de vervaldatum is ingesteld op zeven dagen na de uitgiftedatum, heeft een factuur die op 13 maart is aangemaakt een vervaldatum van 20 maart.

Zodra je tevreden bent met je keuzes voor de Pipedrive-velden om je Quickbooks-facturen in te vullen, klik je op de “Opslaan” knop om je integratievoorkeuren voor je Pipedrive bedrijfsaccount op te slaan.

Gebruik van de integratie

Zodra je je integratie hebt ingesteld, kun je naar de detailweergave van elke deal gaan om je eerste factuur aan te maken. Klik op de Factuur tab > + Factuur om te beginnen.

Je wordt gevraagd om de details van je factuur in te vullen. De hier toegevoegde informatie wordt naar je Quickbooks-account gestuurd wanneer de factuur is opgeslagen.

• Klantgegevens – Deze worden automatisch ingevuld op basis van de velden die zijn gekozen bij het instellen van je facturatievoorkeuren voor Quickbooks.
• Factuurgegevens – Deze details moeten worden ingevuld op basis van de behoeften van je bedrijf. Bijvoorbeeld, als je de belastingfuncties van deze factuur wilt aanpassen, welke valuta er in deze factuur gebruikt moet worden of welke Quickbooks-factuurtemplates je wilt gebruiken. Valuta is een verplicht veld voor Quickbooks.
• Factuuritems – Dit veld weerspiegelt de items – zoals goederen of diensten – die de kosten in je factuur vormen. Dit wordt automatisch gevuld met de producten die aan je deal zijn gekoppeld. Leer meer over hoe je producten aan je deals kunt toevoegen hier. Je kunt ook meer items aan je lijst toevoegen.

Onder “Klantgegevens”, moet je de factuur koppelen aan een bestaande klant in je Quickbooks-account of een nieuwe aanmaken.

Zodra een contact is gekoppeld, heb je de optie om klantinformatie aan de kant van de provider bij te werken.

Als je dit hebt ingeschakeld, worden de informatie toegevoegd onder Adres, E-mail en BTW-nummer naar Quickbooks gehaald als deze verschillend is van de opgeslagen informatie.

Klik op de “Factuur aanmaken” knop zodra je alle factuurgegevens hebt ingevoerd.

Uw facturen bekijken

Uw nieuwe factuur verschijnt onder de Changelog in uw detailweergave. De facturen in Pipedrive weerspiegelen de volgende vlaggen op basis van hun status:

• Open
• Betaald
• Geannuleerd
• Te laat
• Verwijderd
• Deels betaald

Als u op Meer “...” klikt, heeft u deze opties:

• Annuleren – Annuleer onbetaalde of betaalde facturen. Geannuleerde facturen kunnen niet worden hersteld.
• Verwijderen – Verwijder de factuur.
• Per e-mail verzenden – Stuur betaalde of vervallen facturen rechtstreeks naar uw klant. Facturen die per e-mail worden verzonden, worden vanuit Quickbooks verzonden.
• PDF downloaden – Download een pdf-versie van uw factuur om rechtstreeks naar uw klanten te sturen.
• Openen in QuickBooks – Als u deze optie selecteert, gaat u naar uw Quickbooks-account waar u uw factuur kunt bewerken, verzenden en betalingen kunt accepteren.

Detailweergave zijbalk

Uw factuurgeschiedenis wordt ook toegevoegd aan de zijbalk van de detailweergave. Hier kunt u verversen om eventuele nieuwe updates van Quickbooks te halen, of op Meer (“...”) klikken om naar instellingen te gaan of uw contact te ontkoppelen.