Kennisdatabase

Met de Quickbooks integratie app kunt u facturen maken vanuit de deal details weergave en ze naadloos verzenden naar uw Quickbooks account zonder gedoe van het kopiëren en plakken van gegevens tussen de twee tools.

De integratie kan ook bijgewerkte statussen bieden van de facturen die zijn gemaakt vanuit Pipedrive, zodat u precies weet wanneer ze zijn goedgekeurd, betaald of achterstallig zonder de Pipedrive app te verlaten.

Het inschakelen van de Quickbooks-integratie

Om uw Quickbooks-account te verbinden, gaat u naar Tools en apps > Facturering en selecteer “Quickbooks”.

U wordt naar de Pipedrive-marktplaats geleid waar u de installatiewizard kunt voltooien en de app toegang tot uw account kunt verlenen. Het verwijderen van de app kan worden gevonden onder Tools en apps > Marktplaats-apps.

Zodra uw geldige aanmeldingsgegevens zijn bevestigd, wordt u teruggeleid naar uw Pipedrive-instellingen om uw Quickbooks integratievoorkeuren te configureren.

Bij het instellen van uw Quickbooks-integratie, moet u de Pipedrive-velden en de vervaldatum kiezen die automatisch worden ingevuld zodra een factuur is aangemaakt in Pipedrive.

• Aan – Dit veld is voor wie u de factuur wilt richten. Aangezien facturen meestal worden betaald door de crediteurenadministratie van een bedrijf, raden we aan om het veld Organisatie – Naam van Pipedrive te gebruiken. U kunt ook kiezen uit andere organisaties, contactpersonen en dealvelden.
• Adres – Dit veld is voor het fysieke adres van de ontvanger van de factuur. Aangezien facturen meestal worden betaald door de crediteurenadministratie van een bedrijf, raden we aan om het veld Organisatie – Adres van Pipedrive te gebruiken. U kunt ook kiezen uit andere organisaties, contactpersonen en dealvelden.
• E-mail – Dit veld is het e-mailadres van de ontvanger van de factuur. Aangezien het e-mailveld in Pipedrive een persoonstype veld is, raden we aan om het veld Persoon – E-mail van Pipedrive te gebruiken. U kunt ook kiezen uit andere organisaties, contactpersonen en dealvelden.
• Klantbelasting-ID - Niet alle facturen vereisen deze informatie, maar als u een aangepast veld in Pipedrive heeft gemaakt om de belasting-ID-informatie van uw klant vast te houden, raden we aan dat veld hier toe te passen.
• Vervaldatum – Hier kunt u de vervaldatum van de betaling instellen. Als de vervaldatum bijvoorbeeld is ingesteld op zeven dagen na de uitgiftedatum, heeft een factuur die op 13 maart is aangemaakt een vervaldatum van 20 maart.

Zodra u tevreden bent met uw keuzes voor de Pipedrive-velden om uw Quickbooks-facturen in te vullen, klikt u op de “Opslaan” knop om uw integratievoorkeuren op te slaan voor uw Pipedrive bedrijfsaccount.

Gebruik van de integratie

Eenmaal dat je je integratie hebt ingesteld, kan je naar de detailweergave van elke deal gaan om je eerste factuur te maken. Klik op het Factuurtabblad > + Factuur om te beginnen.

Je wordt gevraagd om de details van je factuur in te vullen. De hier toegevoegde informatie wordt naar je Quickbooks account gestuurd wanneer de factuur wordt opgeslagen.

• Klantgegevens – Deze worden automatisch ingevuld op basis van de velden die zijn gekozen bij het instellen van je factuurvoorkeuren voor Quickbooks.
• Factuurgegevens – Deze gegevens moeten worden ingevuld op basis van de behoeften van je bedrijf. Bijvoorbeeld, als je de belastingfuncties van deze factuur wilt aanpassen, welke valuta moet worden gebruikt in deze factuur of welke Quickbooks factuursjablonen je wilt gebruiken. Valuta is een verplicht veld voor Quickbooks.
• Factuuritems – Dit veld weerspiegelt de items - zoals goederen of diensten - die de kosten in je factuur vormen. Dit zal automatisch populair worden met de producten die zijn gekoppeld aan je deal. Leer meer over hoe je producten aan je deals kunt toevoegen hier. Je kunt ook meer items aan je lijst toevoegen.

Onder “Klantgegevens”, moet je de factuur koppelen aan een bestaande klant in je Quickbooks account of een nieuwe aanmaken.

Eenmaal een contact is gekoppeld, heb je de optie om klantinformatie bij de provider bij te werken.

Als je dit hebt ingeschakeld, wordt de informatie toegevoegd onder Adres, E-mail en BTW ID naar Quickbooks getrokken als deze verschilt van de opgeslagen informatie.

Klik op de “Factuur aanmaken” knop zodra je alle factuurgegevens hebt ingevoerd.

Uw facturen bekijken

Uw nieuwe factuur verschijnt onder de Wijzigingslog in uw detailweergave. De facturen in Pipedrive zullen de volgende vlaggen weergeven op basis van hun status:

• Open
• Betaald
• Nietig
• Achterstallig
• Verwijderd
• Gedeeltelijk betaald

Als u op Meer “...” klikt, heeft u deze opties:

• Nietig – Nietig een onbetaalde of betaalde factuur. Nietige facturen kunnen niet ongedaan worden gemaakt.
• Verwijderen – Verwijder de factuur.
• Per e-mail verzenden – Stuur eventuele betaalde of nog te betalen facturen rechtstreeks naar uw klant. Facturen die per e-mail zijn verzonden, worden gemaild vanuit Quickbooks.
• PDF downloaden – Download een PDF-versie van uw factuur om rechtstreeks naar uw klanten te sturen.
• Openen in QuickBooks – Door op deze optie te klikken, wordt u naar uw Quickbooks-account gebracht waar u uw factuur kunt bewerken, verzenden en betaling accepteren.

Zijbalk detailweergave

Ook uw factuurgeschiedenis wordt toegevoegd aan de zijbalk van de detailweergave. Hier kunt u verversen om eventuele nieuwe updates van Quickbooks binnen te halen, of klikken op Meer (“...”) om naar instellingen te gaan of uw contact los te koppelen.