Kennisdatabase

Een cruciaal aspect van het creëren van automatiseringen is welke voorwaarden moeten worden opgenomen. Voorwaarden zijn filters waaraan een triggeractie moet voldoen om geactiveerd te worden.

Passieve vs. actieve voorwaarden

Automatisering voorwaarden kunnen worden verdeeld in twee groepen: passief en actief.

• Passieve voorwaarden impliceren niet dat er een actie heeft plaatsgevonden. Bijvoorbeeld, de voorwaarde “Dealmaker ben ik” is passief, aangezien de deal niet hoeft te veranderen om waar te zijn.

• Actieve voorwaarden vereisen dat er een actie heeft plaatsgevonden. Bijvoorbeeld, “Persoon label is veranderd in koud”, betekent dat iemand het label naar koud heeft veranderd.

Deze onderscheiding is vooral belangrijk voor het oplossen van automatiseringsproblemen. Als een automatisering die je hebt gemaakt niet werkt, stel dan de volgende vragen:

• Welke actie zou deze automatisering moeten triggeren?

• Komt de voorwaarde die ik gebruik overeen met de actie die ik uitvoer?

• Heeft mijn automatisering überhaupt een actie stap?

De derde vraag is vitaal, aangezien geen enkele automatisering kan worden geactiveerd zonder een actie uit te voeren.

Veelvoorkomende voorwaarden

Terwijl sommige voorwaarden eenvoudig zijn, kunnen andere aanvankelijk vaag lijken. Hier zijn enkele veelvoorkomende automatiseringstermen en hun betekenis.

Wijzigingen in de dealfase

Als je een automatisering wilt activeren op basis van een wijziging in dealfase, gebruik dan de dealfase is gewijzigd naar of dealfase is gewijzigd voorwaarde, afhankelijk van of je een fase wilt specificeren.

Je kunt ook de dealfase is voorwaarde gebruiken, maar dit vereist een aanvullende voorwaarde omdat het op zichzelf passief is.

In het voorbeeld moet een deal zich in de “Lead In” fase bevinden wanneer het label wordt gewijzigd in “Hot Lead” om de eigendomsovergang te activeren.

Persoon voldoet aan filter

Aangezien het invoeren van de resultaten van een filter een actie vormt, kunt u dit activeren met automatiseringen. U kunt echter geen automatiseringen gebruiken op bestaande items binnen de filterresultaten.

U kunt bijvoorbeeld het label van elke persoon binnen de resultaten van een filter niet wijzigen door het filter als een automatiseringsvoorwaarde te kiezen. In plaats daarvan kunt u bulkbewerking gebruiken om mensen aan de filtervereisten aan te passen.

Als/anders voorwaarden

Veel sales managers en admins hebben moeite met de beperkingen van lineaire automatiseringen.

Zonder voorwaardelijke logica moeten gebruikers vaak duplicaten van workflows maken of vertrouwen op externe tools zoals Zapier. Dit leidt tot extra instap inspanning, hogere kosten en complexer onderhoud.

Om dit op te lossen, kun je de als/anders voorwaarde gebruiken. Deze functie stelt workflows in staat om takken te vormen op basis van of een gedefinieerde voorwaarde is vervuld of niet.

Bijvoorbeeld:

“Als er op een e-mail is gereageerd, voeg een vervolgactiviteit toe – anders, stuur een vervolg-e-mail”.

Beschikbaarheid

Het aantal als/anders voorwaarden dat beschikbaar is per workflow hangt af van jouw plan:

Waar vind ik de als/anders voorwaarde?

In de workflow-editor, klik op ”Volgende stap”. Selecteer vervolgens ”Als/anders voorwaarde” in het menu.

Een nieuwe als/anders voorwaarde instellen

• Kies uit het Volgende stap menu Als/anders voorwaarde

• Definieer de voorwaarde(n) onder het ”Voorwaarde vervuld” pad (de waar tak)

• Als de voorwaarde niet is vervuld, volgt de automatisering het ”Voorwaarde niet vervuld” pad (de onwaar tak)

• Klik op ”Voorwaarden toepassen” om de als/anders voorwaarde aan je workflow canvas toe te voegen

Zodra toegevoegd, kun je doorgaan met het bouwen van de automatisering op elk pad.

Als/anders voorwaarden toevoegen aan bestaande workflows

Je kunt ook een als/anders voorwaarde invoegen in het midden van een bestaande workflow.

Bij het toevoegen:

• Je krijgt de keuze om te selecteren of de bestaande stappen naar het voorwaarde vervuld of voorwaarde niet vervuld pad moeten gaan

• Na het klikken op Voorwaarden toepassen, worden de stappen automatisch naar het geselecteerde pad verplaatst

Een als/anders voorwaarde verwijderen

Om een als/anders voorwaarde te verwijderen:

• Beweeg over de stap in het canvas en klik op het prullenbak icoon.

• Selecteer welk pad je wilt verwijderen — Voorwaarde vervuld of Voorwaarde niet vervuld.

• Alle stappen in het geselecteerde pad worden verwijderd.

• Overige stappen worden opnieuw verbonden in een lineair pad.