Kennisdatabase

Automatiseringen

Als u merkt dat u dezelfde administratieve taken herhaalt in Pipedrive - het plannen van dezelfde activiteit nadat een deal naar een specifieke fase in uw pijplijn is verplaatst - dan is het misschien in het belang van uw bedrijf om die taken te automatiseren, zodat u zich kunt concentreren op de belangrijke zaken die uw bedrijf laten groeien.

Automatiseringen in Pipedrive bestaan uit twee delen - een triggergebeurtenis en een actiegebeurtenis.

• De triggergebeurtenis is het “als” gedeelte van een als-dan vergelijking: Voordat de automatisering plaatsvindt, moet deze geprogrammeerde actie plaatsvinden.
  Dit kan het aanmaken, bijwerken of verwijderen van een persoon, organisatie, activiteit of deal in Pipedrive zijn.
• De actiegebeurtenis is het “dan” gedeelte van een als-dan vergelijking: Zodra de triggergebeurtenis heeft plaatsgevonden, is dit de actie die u wilt laten plaatsvinden.
  Dit kan het aanmaken, bijwerken of verwijderen van een persoon, organisatie, activiteit of deal in Pipedrive zijn, of het versturen van een e-mail vanaf het e-mailadres gesynchroniseerd met uw Pipedrive-account.

Een automatisering maken

Om toegang te krijgen tot de automatiseringsfunctie, klik op de “...” (meer) tabblad > Automatiseringen.

Om te beginnen met het maken van een automatisering, klik op de “+ Automatisering” knop aan de bovenkant rechts van de automatiseringspagina.

Om te beginnen met het ontwerpen van je automatisering, klik op de “Trigger toevoegen” knop. Je ziet dan een zijbalk waar je het item en de gebeurtenis kunt kiezen die je automatisering zullen activeren.

Bij het instellen van je trigger, kun je kiezen tussen zes opties - deal, persoon, activiteit, lead, organisatie, en project - met drie opties van wat voor soort gebeurtenis met betrekking tot dat item zal de automatisering activeren - creatie, bijwerken, of verwijdering.

Zodra je het type trigger en de triggergebeurtenis hebt gekozen, klik op de “Trigger toepassen” knop.

Met de triggergebeurtenis op zijn plaats, heb je vervolgens de mogelijkheid om een conditie (of condities) toe te passen op je trigger. Hier kun je definiëren onder welke omstandigheden je automatisering wordt geactiveerd.

Na het opslaan van je conditie, klik op het plusteken “+“ om je volgende stap te kiezen. Dit kan een andere voorwaarde zijn of je actiegebeurtenis.

Bij het definiëren van je actie, kun je kiezen tussen standaardopties - persoon, organisatie, lead, deal, activiteit, e-mail, notities, campagnes, projecten en webhooks– evenals integraties – Slack, Microsoft Teams, Trello en Asana. Je kunt actietypen kiezen die specifiek zijn voor elke optie.

Je kunt meerdere acties toevoegen aan je automatisering, en ze zullen altijd worden uitgevoerd vanaf de top en werken door de lijst heen. Bijvoorbeeld, stap 3 zal pas worden uitgevoerd nadat stap 2 is voltooid.

Let echter op dat automatiseringen slechts eenmaal zullen controleren of de voorwaarde voor elke geactiveerde actie is voldaan, tenzij je de wait until event conditie gebruikt. Als de voorwaarde van een specifieke actie niet is voldaan, zal de actie niet worden uitgevoerd en zal het systeem de volgende stap niet uitvoeren.

Hier kun je zien hoe je een automatisering instelt die je nieuwe deal naar een andere pijplijn verplaatst, afhankelijk van de eigenaar van de deal.

Om te specificeren welke gebruikers deze automatisering mogen activeren, vink je de optie bovenaan de automatisering aan en selecteer je welke optie je prefereert.

Zodra je al je keuzes hebt gemaakt en je automatisering hebt ontworpen, klik je op de “Opslaan” knop om je automatisering af te ronden.

Zodra je je automatisering hebt opgeslagen, zal het worden vermeld in de automatiseringslijstweergave.

Weergave lijst automatiseringen

Je kunt ook al je gemaakte automatiseringen bekijken, samen met de automatiseringen die zijn aangemaakt voor het volledige Pipedrive-account van het bedrijf, sorteren op bijgewerkte tijd en filters toepassen.

Je kunt automatiseringen bewerken, verwijderen of markeren als actief of inactief. Als een automatisering als inactief is gemarkeerd, zullen de trigger- en actiefuncties niet plaatsvinden.

Inactieve automatiseringen zijn grijs weergegeven zodat je snel kunt zien welke automatiseringen momenteel actief zijn in je Pipedrive-account.

Meer informatie over de weergave van de automatiseringslijst in dit artikel.

Automatiseringen overdragen

Of een gebruiker nu het bedrijf verlaat of gewoon vrij neemt, een andere gebruiker heeft mogelijk toegang nodig tot hun automatiseringen om problemen op te lossen of ze aan iemand anders toe te wijzen. Dit kan gebeuren door bestaande automatiseringen over te dragen.

Gebruikers en machtigingen

Alleen de volgende soorten gebruikers kunnen automatiseringen overdragen:

• Global app admin gebruikers kunnen elke automatisering naar zichzelf of naar andere global app admins overzetten
• Deals app admin gebruikers en globale reguliere gebruikers met de machtiging ”Automatiseringen toevoegen” kunnen hun eigen automatiseringen overdragen aan global app admins

Eigenaarschap overdragen

Enkele overdracht

Open het automatiseringsvoorbeeld. Wanneer u over de naam van de eigenaar aan de linkerkant beweegt, klik op het potloodpictogram, of klik op "..." aan de rechterkant en op "Eigenaarschap overdragen".

Bulkoverdracht

In de lijstweergave, klik op ”Meerdere selecteren” aan de rechterkant van uw scherm en markeer de selectievakjes van de automatiseringen die u wilt overdragen.

Klik daarna op “Eigenaarschap overdragen”.

Als u op “Eigenaarschap overdragen” klikt, moet u de gebruiker selecteren aan wie u de automatisering wilt overdragen.

Voordat u de overdracht voltooit, ziet u een disclaimer met een lijst van gebeurtenissen die zullen plaatsvinden zodra de automatisering wordt overgedragen. De gebeurtenissen in de disclaimer kunnen variëren afhankelijk van de stappen van de automatisering (bijvoorbeeld, als er nog lopende uitvoeringen actief zijn, als er een integratie is geïnstalleerd en gebruikt in een automatisering).

Lees deze disclaimer zorgvuldig door voordat u verder gaat.

In de prompt van de disclaimer kunt u lopende uitvoeringen voor die automatisering annuleren. Als u het vakje aanvinkt, worden alle uitstaande uitvoeringen geannuleerd en niet uitgevoerd. Bijv., als de automatisering zo is ingesteld dat een email 5 dagen na een trigger wordt verzonden en die uitvoeringen zijn nog steeds bezig, worden ze geannuleerd en de email wordt niet verzonden.

Zodra de automatisering is overgedragen, wordt deze weergegeven in de lijstweergave van automatiseringen van de ontvangende eigenaar. De automatisering wordt in een inactieve staat overgedragen, zodat de ontvangende eigenaar de automatisering kan beoordelen en eventueel problemen kan oplossen.

De automatisering krijgt een overdrachtsetiket om aan te geven dat deze is overgedragen.

De ontvangende eigenaar kan nu de automatisering configureren - inclusief bewerken en activeren.