Kennisdatabase

Onderwerpen
Automatisering
Een automatisering maken
Automatiseringslijstweergave
Automatiseringen overdragen
Gebruikers en rechten
Eigendom overdragen

Dit artikel is automatisch vertaald

Automatisering

YS
Yssel Salas, 22 januari 2024
Opmerking: Deze functie is alleen beschikbaar bij geavanceerde en hogere abonnementen. Dit artikel toont de meest recente versie van onze automatiseringsfunctie, die kan verschillen van degene in uw account. Als u niet over de nieuwste versie beschikt en deze wilt gebruiken, kunt u contact opnemen met ons ondersteuningsteam.

Automatisering

Noot: Alleen globale beheerdersgebruikers in Pipedrive kunnen automatiseringen maken, tenzij die toestemming is ingeschakeld voor andere gebruikers in de instellingen van het Pipedrive-account van het bedrijf. Meer informatie over toestemmingsreeksen vindt u in dit artikel.

Als u merkt dat u dezelfde administratieve taken herhaaldelijk uitvoert in Pipedrive - het inplannen van dezelfde activiteit nadat een deal naar een specifieke fase in uw pijplijn is verplaatst - dan kan het in het belang van uw bedrijf zijn om die taken te automatiseren, zodat u zich kunt concentreren op de belangrijke zaken die uw bedrijf laten groeien.

Automatiseringen in Pipedrive bestaan uit twee delen - een trigger-gebeurtenis en een actie-gebeurtenis.

  • De trigger-gebeurtenis is het "als" gedeelte van een als-dan-vergelijking: Voordat de automatisering plaatsvindt, moet deze geprogrammeerde actie plaatsvinden.
    Dit kan de creatie, bijwerking of verwijdering zijn van een persoon, organisatie, activiteit of deal in Pipedrive.
  • De actie-gebeurtenis is het "dan" gedeelte van een als-dan-vergelijking: Zodra de trigger-gebeurtenis heeft plaatsgevonden, is dit de actie die u wilt laten plaatsvinden.
    Dit kan zijn het creëren, bijwerken of verwijderen van een persoon, organisatie, activiteit of deal in Pipedrive, of het verzenden van een e-mail vanaf het e-mailadres gesynchroniseerd met uw Pipedrive-account.
Noot: Het importeren van gegevens in uw Pipedrive-account activeert geen acties binnen automatiseringen, behalve imports die leads bijwerken of verwijderen.

Een automatisering maken

Opmerking: Neem voor een gedetailleerde visuele gids over de automatiseringstool onze wekelijkse webinar eens door.

Om toegang te krijgen tot de automatiseringsfunctie, klik je op het tabblad "..." (meer) > Automatiseringen.

Om een automatisering te maken, klik je op de knop "+ Automatisering toevoegen", te vinden rechtsboven op de automatiseringspagina.

Zodra je hierop hebt geklikt, geef je een naam (en indien nuttig, een beschrijving) voor de beoogde automatisering - geen zorgen, deze naam kan later worden gewijzigd - en klik je op "Opslaan".

Opmerking: De naam van de automatisering mag maximaal 120 tekens lang zijn. De beschrijving van de automatisering mag 200 tekens lang zijn.

Om je automatisering te ontwerpen, klik je op de knop "Trigger toevoegen". Je ziet dan een zijbalk waar je het item en het event kunt kiezen die je automatisering zullen triggeren.

Bij het configureren van je trigger kunnen zes opties worden gekozen - deal, persoon, activiteit, lead, organisatie en project - met drie opties voor welk event met betrekking tot dat item de automatisering zal triggeren - creatie, updaten of verwijderen.

Zodra je het type en het event van de trigger hebt gekozen, klik je op de knop "Trigger toepassen".

Met het trigger event op zijn plaats, heb je vervolgens de mogelijkheid om een voorwaarde (of voorwaarden) aan je trigger toe te voegen. Hier kun je bepalen onder welke omstandigheden je automatisering zal worden getriggerd.

Na het opslaan van je voorwaarde, klik je op het plusteken “+” om je volgende stap te kiezen. Dit kan een andere voorwaarde zijn of je actie event.

Bij het definiëren van je actie kun je kiezen tussen de standaard opties – persoon, organisatie, lead, deal, activiteit, e-mail, notities, campagnes en project – evenals integraties – Slack, Microsoft Teams, Trello en Asana. Je kunt actietypes kiezen die specifiek zijn voor elke optie.

Opmerking: Automatiseringen die zijn opgezet om een nieuwe deal aan te maken, zullen falen bij die stap als je je open deal limiet hebt bereikt. De automatisering zal niet hervatten als deze deal later handmatig of via een upload wordt aangemaakt. Lees meer over gebruikslimieten in dit artikel.

Je kun meerdere acties aan je automatisering toevoegen en deze worden altijd van boven naar beneden uitgevoerd. Bijvoorbeeld, stap 3 wordt pas uitgevoerd nadat stap 2 is voltooid.

Let echter op, automatiseringen controleren slechts eenmaal of de voorwaarde voor elke getriggerde actie wordt nagekomen, tenzij je de voorwaarde wachten tot event gebruikt. Als aan een voorwaarde van een specifieke actie niet wordt voldaan, wordt de actie niet uitgevoerd en voert het systeem de volgende stap niet uit.

Hier zie je hoe je een automatisering zou opzetten die je nieuwe deal naar een andere pipeline zou verplaatsen, afhankelijk van de eigenaar van de deal.

Opmerking: Wanneer je ervoor kiest om een e-mail te sturen als een actie event in je automatisering, zal het actie event alleen het e-mailadres kunnen gebruiken dat is gesynchroniseerd met Pipedrive via de e-mail synchronisatie functie. Er kan geen ander e-mailadres of account worden gebruikt voor de doeleinden van automatisering.
Opmerking: Als je een trigger instelt om een activiteit te creëren en je stelt geen datum in voor die activiteitenactie, wordt deze ingesteld voor dezelfde dag als de activiteitenactie. Om een activiteit voor de toekomst te plannen, kies je opties zoals "Over een dag" of "volgende dinsdag" voor vervaldatums die relatief zijn aan wanneer de actie werd getriggerd.

Om te specificeren welke gebruikers deze automatisering mogen triggeren, vink je de optie bovenaan de automatisering aan en selecteer je de optie die je voorkeur heeft.

Opmerking: Je kunt een automatisering instellen die e-mails verstuurt en door elke gebruiker in je account kan worden getriggerd via de e-mail sync functie. De e-mail zal echter altijd worden verzonden vanuit de gebruiker die de automatisering heeft gemaakt. Als je een e-mail van je eigen e-mailadres wilt triggeren, moet je je eigen automatisering instellen.

Zodra je alle keuzes hebt gemaakt en je automatisering hebt ontworpen, klik je op de knop "Opslaan" om je automatisering te voltooien.

Zodra je je automatisering hebt opgeslagen, wordt deze vermeld in de automatisering lijstweergave.


Automatiseringslijstweergave

U kunt ook al uw gemaakte automatiseringen bekijken, samen met de automatiseringen die zijn gemaakt voor het gehele Pipedrive-account van het bedrijf, sorteren op bijgewerkte tijd en filters toepassen.

U kunt automatiseringen bewerken, verwijderen of markeren als actief of inactief. Als een automatisering als inactief is gemarkeerd, zullen de trigger- en actiefuncties niet plaatsvinden.

Inactieve automatiseringen zijn grijs weergegeven zodat u snel kunt zien welke automatiseringen momenteel actief zijn in uw Pipedrive-account.

Lees meer over de automatiseringslijstweergave in dit artikel.


Automatiseringen overdragen

Of een gebruiker nu het bedrijf verlaat of gewoon vrij neemt, het kan nodig zijn voor een andere gebruiker om toegang te hebben tot hun automatiseringen om problemen op te lossen of ze aan iemand anders toe te wijzen. Dit kan worden gedaan door het overdragen van bestaande automatiseringen.

Gebruikers en rechten

Alleen de volgende soorten gebruikers hebben het vermogen om automatiseringen over te dragen:

  • Global app beheerder gebruikers kunnen elke automatisering overdragen naar zichzelf of naar elke andere globale app beheerders
  • Deals app beheerder gebruikers en wereldwijde reguliere gebruikers met de rechten "Automatiseringen toevoegen" kunnen hun eigen automatiseringen overdragen aan globale app beheerders

Eigendom overdragen

Enkele overdracht

Open het voorbeeld van de automatisering. U kunt met de muis over de naam van de eigenaar zweven en op het potloodpictogram klikken, of "..." aan de rechterkant klikken en “Eigendom overdragen”.

Bulk overdracht

In de lijstweergave, klik op ”Meerdere selecteren” aan de rechterkant van uw scherm en markeer de vakjes van de automatiseringen die u wilt overdragen.

Klik vervolgens op “Eigendom overdragen”.

Wanneer u klikt op “Eigendom overdragen” moet u de gebruiker selecteren aan wie u de automatisering wilt overdragen.

Voordat u de overdracht afrondt, ziet u een disclaimer met een lijst van gebeurtenissen die zullen plaatsvinden zodra de automatisering is overgedragen. De gebeurtenissen in de disclaimer kunnen variëren afhankelijk van de stappen van de automatisering (bijv. als er actieve uitvoeringen in de wacht staan, als er een integratie is geïnstalleerd en gebruikt in een automatisering).

Lees deze disclaimer zorgvuldig door voordat u verder gaat.

In de disclaimer prompt kunt je de wachtende uitvoeringen voor die automatisering annuleren. Als je het vakje aanvinkt, worden eventuele wachtende uitvoeringen geannuleerd en niet uitgevoerd. Bijv., als de automatisering is ingesteld om een email te sturen 5 dagen na een trigger en die uitvoeringen zijn nog in gang, dan worden ze geannuleerd en zal de email niet worden verzonden.

Opmerking: Als je ervoor kiest om geen enkele wachtende uitvoering te annuleren, zullen de automatiseringen blijven draaien en zal de eigenaar van de uitvoering voor de overdracht de uitvoeringen voor automatisering in hun geschiedenis tabblad kunnen zien.

Zodra de automatisering is overgedragen, zal het verschijnen in de lijstweergave van automatiseringen van de ontvangende eigenaar. De automatisering wordt in een inactieve toestand overgedragen, zodat de ontvangende eigenaar de automatisering kan bekijken en eventueel problemen kan oplossen indien nodig.

De automatisering zal een overgedragen label hebben om aan te geven dat het is overgedragen.

Opmerking: Het overgedragen label zal na drie dagen van de automatisering verdwijnen.

De ontvangende eigenaar heeft nu de mogelijkheid om de automatisering te configureren - inclusief bewerken en activeren.

Was dit artikel nuttig?

Ja

Nee

Gerelateerde artikels

Heb je vragen?

Contact