Kennisdatabase

Beginnen met automatiseringen

Als je jezelf betrapt op het herhalen van dezelfde administratieve taken in Pipedrive – het plannen van dezelfde activiteit nadat een deal naar een specifieke fase in je pijplijn is verplaatst – dan is het misschien in het belang van je bedrijf om die taken te automatiseren, zodat je je kunt concentreren op de belangrijke dingen die je bedrijf laten groeien.

Automatiseringen in Pipedrive bestaan uit twee delen – een trigger gebeurtenis en een actie gebeurtenis.

• De trigger gebeurtenis vertegenwoordigt het “als” deel van een als-dan verklaring: Voor de automatisering om te draaien, moet er eerst een specifieke actie plaatsvinden.
  Deze actie kan het aanmaken, bijwerken of verwijderen van een persoon, organisatie, activiteit of deal in Pipedrive inhouden. Alternatief kun je een datum-trigger gebruiken, die de automatisering opstart op basis van een specifieke datum, zoals een contractvernieuwing of deadline voor een evenement.
• De actie gebeurtenis vertegenwoordigt het “dan” deel van een als-dan verklaring: Zodra de trigger gebeurtenis plaatsvindt, is dit de stap die definieert wat de automatisering zal doen in reactie.
  Deze actie kan het automatisch aanmaken, bijwerken of verwijderen van een persoon, organisatie, activiteit of deal in Pipedrive omvatten. Daarnaast kan het het verzenden van een e-mail vanaf het e-mailadres dat is gesynchroniseerd met je Pipedrive-account inhouden.

Je eerste automatisering maken

Om toegang te krijgen tot de automatiseringsfunctie, klik op de “...” (Meer) > Automatiseringen.

Om te beginnen met het maken van een automatisering, klik op de “+ Automatisering” knop linksboven op de automatiseringspagina.

Om te beginnen met het ontwerpen van je automatisering, klik op de “Trigger toevoegen” knop. Je ziet een zijbalk waar je het item en de gebeurtenis kunt kiezen die je automatisering zal activeren.

Bij het configureren van je trigger, kun je kiezen tussen “Evenement trigger” en “Datum trigger”.

De evenement trigger biedt je zes entiteitsopties (deal, persoon, activiteit, lead, organisatie, en project), elk met drie soorten evenementen die de automatisering activeren (toegevoegd, geüpdatet, of verwijderd).

De datum trigger biedt je vier entiteitsopties (deal, persoon, activiteit, en organisatie), elk met opties om het specifieke datumveld te kiezen, en drie parameters (exacte datum, voor datum, en na datum) om de automatisering te activeren.

Voor meer informatie over datum triggers, bekijk dit artikel.

Wanneer je het type trigger en de triggergebeurtenis hebt gekozen, klik op de “Trigger toepassen” knop.

Met de triggergebeurtenis op zijn plaats, heb je dan de optie om een voorwaarde (of voorwaarden) toe te passen op je trigger. Hier kun je de omstandigheden definiëren waaronder je automatisering zal activeren.

Na het opslaan van je voorwaarde, klik op het plusteken “+“ om je volgende stap te kiezen. Dit kan een andere voorwaarde of je actiegebeurtenis zijn.

Bij het definiëren van je actie, kun je kiezen tussen standaardopties – persoon, organisatie, lead, deal, activiteit, e-mail, notities, campagnes, projecten en webhooks – evenals integraties – Slack, Microsoft Teams, Trello en Asana. Je kunt actietypen kiezen die specifiek zijn voor elke optie.

Je kunt meerdere acties aan je automatisering toevoegen, en ze worden altijd van boven naar beneden in de lijst uitgevoerd. Bijvoorbeeld, stap 3 wordt pas uitgevoerd nadat stap 2 is voltooid.

Houd er echter rekening mee dat automatiseringen slechts één keer zullen controleren of de voorwaarde voor elke geactiveerde actie is vervuld, tenzij je de wacht tot evenement voorwaarde gebruikt. Als een voorwaarde van een specifieke actie niet wordt vervuld, wordt de actie niet uitgevoerd en zal het systeem de volgende stap niet uitvoeren.

Hier zie je hoe je een automatisering kunt instellen die je nieuwe deal naar een andere pijplijn verplaatst, afhankelijk van de deal eigenaar.

Om aan te geven welke gebruikers deze automatisering mogen activeren, vink je de optie bovenaan de automatisering aan en selecteer je welke optie je voorkeur heeft.

Zodra je al je keuzes hebt gemaakt en je automatisering hebt ontworpen, klik op de “Opslaan” knop om je automatisering te finaliseren.

Zodra je je automatisering opslaat, wordt deze weergegeven in de weergave van de automatiseringslijst.

Automatiseringslijst weergave

Je kunt ook alle automatiseringen die je hebt gemaakt bekijken naast diegene die zijn gemaakt voor het gehele Pipedrive-account van het bedrijf, sorteren op bijgewerkte tijd en filters toepassen.

Je kunt automatiseringen bewerken, verwijderen of markeren als actief of inactief. Als een automatisering als inactief is gemarkeerd, zullen de trigger- en actie functies niet plaatsvinden.

Inactieve automatiseringen zijn grijs weergegeven, zodat je snel kunt begrijpen welke momenteel actief zijn in je Pipedrive-account.

Leer meer over de automatiseringslijst weergave in dit artikel.

Overdracht automatiseringen

Of een gebruiker het bedrijf verlaat of gewoon tijd vrijneemt, een andere gebruiker heeft mogelijk toegang nodig tot hun automatiseringen voor probleemoplossing of om deze aan iemand anders toe te wijzen. Dit kan worden gedaan door het eigendom van bestaande automatiseringen over te dragen.

Gebruikers en machtigingen

Alleen de volgende soorten gebruikers kunnen automatiseringen overdragen:

• Global app beheerders kunnen elke automatisering naar zichzelf of naar andere global app beheerders overdragen.
• Deals app beheerders en globale reguliere gebruikers met de machtiging ”Automatiseringen toevoegen” kunnen hun eigen automatiseringen aan global app beheerders overdragen.

Overdracht eigendom

Enkele overdracht

Open de automatiseringspreview. Wanneer je met de muis over de naam van de eigenaar aan de linkerkant zweeft, klik je op het potloodicoon, of klik op ”...” aan de rechterkant en “Overdracht eigendom.”

Bulkoverdracht

In de Automatiseringen-weergave, vink de selectievakjes aan van de automatiseringen die je wilt overdragen aan de linkerkant van je scherm.

Klik vervolgens op “Overdracht eigendom”.

Bij het klikken op “Overdracht eigendom,” moet je de gebruiker selecteren aan wie je de automatisering wilt overdragen.

Voordat je de overdracht voltooit, zie je een disclaimer met een lijst van gebeurtenissen die zullen plaatsvinden zodra de automatisering is overgedragen. De gebeurtenissen in de disclaimer kunnen variëren, afhankelijk van de automatiseringsstappen (bijvoorbeeld of er lopende uitvoeringen actief zijn, of een integratie is geïnstalleerd en gebruikt in een automatisering).

Zorg ervoor dat je deze disclaimer zorgvuldig leest voordat je verdergaat.

In de disclaimerprompt kun je lopende uitvoeringen voor die automatisering annuleren. Als je het vakje aanvinkt, worden alle lopende uitvoeringen geannuleerd en zullen ze niet worden uitgevoerd. Bijv., als de automatisering is geconfigureerd om een e-mail 5 dagen na een trigger te versturen en die uitvoeringen nog steeds bezig zijn, worden ze geannuleerd en wordt de e-mail niet verstuurd.

Zodra de automatisering is overgedragen, verschijnt deze in de automatiseringslijst van de ontvangende eigenaar. De overgedragen automatisering is gedeactiveerd, zodat de ontvangende eigenaar deze kan bekijken en probleemoplossen indien nodig.

De automatisering krijgt een overgedragen label toegevoegd om aan te geven dat deze is overgedragen.

De ontvangende eigenaar kan nu de automatisering configureren, inclusief bewerken en activeren.