Kennisdatabase

Aan de slag met Automatiseringen

Als je vaak dezelfde administratieve taken in Pipedrive herhaalt – zoals het plannen van een activiteit wanneer een deal naar een specifieke fase gaat – kan het de moeite waard zijn om ze te automatiseren, zodat je je kunt concentreren op de belangrijke dingen die je bedrijf laten groeien.

Automatiseringen in Pipedrive bestaan uit twee delen – een trigger gebeurtenis en een actie gebeurtenis.

• De trigger gebeurtenis vertegenwoordigt het “als” deel van een als-dan verklaring: Voor de automatisering kan draaien, moet er eerst een specifieke actie plaatsvinden.
  Deze actie kan het creëren, bijwerken of verwijderen van een persoon, organisatie, activiteit of deal in Pipedrive inhouden. Alternatief kun je een datum trigger gebruiken, die de automatisering start op basis van een specifieke datum, zoals een contractvernieuwing of deadline voor een evenement.
• De actie gebeurtenis vertegenwoordigt het “dan” deel van een als-dan verklaring: Zodra de trigger gebeurtenis plaatsvindt, is dit de stap die definieert wat de automatisering als reactie zal doen.
  Deze actie kan het automatisch creëren, bijwerken of verwijderen van een persoon, organisatie, activiteit of deal in Pipedrive omvatten. Bovendien kan het het verzenden van een e-mail vanuit het e-mailadres dat aan je Pipedrive-account is gesynchroniseerd inhouden.

Je eerste automatisering maken

Om toegang te krijgen tot de automatiseringsfunctie, open het accountmenu in de rechterbovenhoek en ga naar Tools en apps > Automatiseringen.

Om te beginnen met het maken van een automatisering, klik op de“+ Automatisering” knop.

Kies of je wilt beginnen met een “Evenement trigger” of “Datum trigger”. Dit opent een zijbalk waarin je het item en evenement kunt definiëren dat je automatisering zal starten.

De evenement trigger biedt zes entiteitsopties (deal, persoon, activiteit, lead, organisatie en project), elk met drie typen evenementen die de automatisering zullen activeren (toegevoegd, bijgewerkt, of verwijderd).

De datum trigger biedt vier entiteitsopties (deal, persoon, activiteit en organisatie), elk met opties om het specifieke datumveld te kiezen en drie parameters (exacte datum, voor datum, en na datum) om de automatisering te triggeren.

Voor meer informatie over datum triggers, kijk naar dit artikel.

Zodra je het type trigger en het trigger evenement hebt gekozen, klik je op de “Trigger toepassen” knop.

Met het trigger evenement op zijn plaats, heb je vervolgens de optie om een voorwaarde (of voorwaarden) op jouw trigger toe te passen. Hier kun je kiezen uit voorgestelde voorwaarden of je eigen voorwaarden toevoegen om te definiëren wanneer je automatisering moet draaien.

Na het opslaan van je voorwaarde, klik je op het “+“ icoon om een andere stap toe te voegen, ofwel een andere voorwaarde of je actie-evenement.

Voor meer geavanceerde automatisering kun je wacht op voorwaarden of if/else voorwaarden toevoegen om je automatisering in twee of meer paden te splitsen.

Bij het definiëren van je actie, kun je kiezen uit standaard opties – persoon, organisatie, lead, deal, activiteit, e-mail, notities, campagnes, projecten en webhooks – evenals integraties – Slack, Microsoft Teams, Trello en Asana. Je kunt actie typen kiezen die specifiek zijn voor elke optie.

Je kunt meerdere acties aan je automatisering toevoegen, en ze zullen altijd van boven naar beneden in de lijst worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld, stap 3 zal alleen worden uitgevoerd nadat stap 2 is voltooid.

Houd er echter rekening mee dat automatiseringen alleen eenmaal controleren of de voorwaarde voor elke geactiveerde actie is voldaan, tenzij je de wacht tot evenement voorwaarde gebruikt. Als een voorwaarde van een specifieke actie niet is voldaan, wordt de actie niet uitgevoerd, en het systeem zal de volgende stap niet uitvoeren.

Hier kun je zien hoe je een automatisering kunt instellen die je nieuwe deal naar een andere pijplijn verplaatst, afhankelijk van de deal eigenaar.

Om specifiek aan te geven welke gebruikers deze automatisering mogen triggeren, vink de optie bovenaan de automatisering aan en selecteer welke optie je voorkeur heeft.

Na het opzetten van je automatisering, klik je op de “Opslaan” knop en stel je het in op “Actief” om het te gaan gebruiken.

Zodra actief, zal je automatisering automatisch draaien telkens wanneer de trigger voorwaarden zijn voldaan.

Je kunt je opgeslagen automatisering op elk moment beheren in de automatiseringslijstweergave.

Automatiseringslijstweergave

In de automatiseringslijstweergave kunt u al uw automatiseringen bekijken naast die van uw teamgenoten, sorteren op laatste update tijd en filters toepassen.

U kunt automatiseringen bewerken, verwijderen of schakelen tussen actief en inactief. Als een automatisering inactief is, worden de trigger en acties niet uitgevoerd.

Inactieve automatiseringen worden grijs weergegeven, zodat u snel kunt identificeren welke momenteel actief zijn in uw Pipedrive-account.

Leer meer over de automatiseringslijstweergave in dit artikel.

Overdracht automatiseringen

Of een gebruiker het bedrijf verlaat of gewoon tijd vrijneemt, een andere gebruiker heeft mogelijk toegang nodig tot hun automatiseringen voor probleemoplossing of om ze aan iemand anders toe te wijzen. Om dit te doen, draag je het eigendom van de automatisering over.

Gebruikers en machtigingen

Alleen de volgende soorten gebruikers kunnen automatiseringen overdragen:

• Globale app admin gebruikers kunnen elke automatisering aan zichzelf of aan andere globale app admins overdragen
• Deals app admin gebruikers en globale reguliere gebruikers met de machtiging “Automatiseringen toevoegen” kunnen hun eigen automatiseringen overdragen aan globale app admins

Eigendom overdragen

Enkele overdracht

Open de automatiseringsoverzicht. Wanneer je met de muis boven de naam van de eigenaar aan de linkerkant beweegt, klik je op het potloodicoon, of klik op “...” aan de rechterkant en “Eigendom overdragen.”

Bulkoverdracht

In de Weergave van automatiseringen, vink de selectievakjes aan van de automatiseringen die je wilt overdragen aan de linkerkant van je scherm.

Klik vervolgens op “Eigendom overdragen”.

Wanneer je op “Eigendom overdragen,” klikt, moet je de gebruiker selecteren aan wie je de automatisering wilt overdragen.

Voordat je de overdracht voltooit, zie je een disclaimer waarin staat wat er zal gebeuren nadat de automatisering is overgedragen. De gebeurtenissen in de disclaimer kunnen variëren afhankelijk van de stappen in de automatisering (bijvoorbeeld, als er lopende uitvoeringen actief zijn, als er een integratie is geïnstalleerd en gebruikt in een automatisering).

Zorg ervoor dat je deze disclaimer zorgvuldig leest voordat je verdergaat.

Als je lopende uitvoeringen hebt voor die automatisering, kun je ze allemaal annuleren door het selectievakje aan te vinken. Bijvoorbeeld, als de automatisering is geconfigureerd om een e-mail 5 dagen na een trigger te verzenden en die uitvoeringen zijn nog steeds bezig, worden ze geannuleerd en wordt de e-mail niet verzonden.

Zodra de automatisering is overgedragen, verschijnt deze in de weergave van de automatiseringen van de ontvangende eigenaar. De overgedragen automatisering is gedeactiveerd, zodat de ontvangende eigenaar deze kan bekijken en problemen kan oplossen indien nodig.

De automatisering krijgt een label "overgedragen" toegevoegd om aan te geven dat deze is overgedragen.

De ontvangende eigenaar kan nu de automatisering configureren, inclusief bewerken en activeren.