Kennisdatabase

Automatisering

Als je merkt dat je dezelfde administratieve taken herhaaldelijk moet uitvoeren in Pipedrive - het plannen van dezelfde activiteit nadat een deal naar een specifieke fase in je pijplijn is verplaatst - dan is het misschien interessant voor je bedrijf om deze taken te automatiseren, zodat je je kunt concentreren op de belangrijke zaken die je bedrijf laten groeien.

Automatiseringen versnellen je processen door taken automatisch uit te voeren op basis van een door jou gekozen trigger-gebeurtenis.

Automatiseringen in Pipedrive bestaan uit twee delen - een trigger-gebeurtenis en een actiegebeurtenis.

• De trigger-gebeurtenis is het "als" deel van een if-then-vergelijking: Voordat de automatisering plaatsvindt, moet deze geprogrammeerde actie plaatsvinden.
  Dit kan de creatie, update of verwijdering zijn van een persoon, organisatie, activiteit of deal in Pipedrive.
• De actiegebeurtenis is het "dan" deel van een if-then-vergelijking: Nadat de trigger-gebeurtenis heeft plaatsgevonden, is dit de actie die je wilt laten gebeuren.
  Dit kan de creatie, update of verwijdering zijn van een persoon, organisatie, activiteit of deal in Pipedrive, of het verzenden van een e-mail vanaf het gesynchroniseerde e-mailadres van je Pipedrive-account.

Een automatisering maken

Om toegang te krijgen tot de functie voor automatisering, klik op het “...” (meer) tabblad > Automatiseringen.

Om te beginnen met het aanmaken van een automatisering, klik op de “+ Automatisering toevoegen” knop, te vinden in de rechterbovenhoek van de automatiseringspagina.

Zodra je klikt, geef een naam (en beschrijving, indien nuttig) voor je beoogde automatisering - maak je geen zorgen, deze naam kan later nog bewerkt worden - en klik op “Opslaan”.

Om te beginnen met het ontwerpen van je automatisering, klik op de “Trigger toevoegen” knop. Je zult een zijbalk zien waar je het item en het event kunt kiezen die je automatisering zullen triggeren.

Bij het configureren van je trigger, je kan kiezen tussen zes opties – deal, persoon, activiteit, lead, organisatie, en project – met drie opties van welk event in relatie tot dat item de automatisering zal triggeren – creatie, updaten, of verwijdering.

Zodra je het type trigger en het trigger-event hebt gekozen, klik op de “Trigger toepassen” knop.

Met het trigger-event op zijn plaats, heb je dan de optie om een voorwaarde (of voorwaarden) op je trigger toe te passen. Hier kan je definiëren onder welke omstandigheden je automatisering zal triggeren.

Na het opslaan van je voorwaarde, klik op het plus-teken "+" om je volgende stap te kiezen. Dit kan een andere voorwaarde zijn of je actie-event.

Bij het definiëren van je actie, je kunt kiezen tussen standaard opties – persoon, organisatie, lead, deal, activiteit, e-mail, notities, campagnes en project – evenals integraties – Slack, Microsoft Teams, Trello en Asana. Je kunt actietypes kiezen die specifiek zijn voor elke optie.

Je kunt meerdere acties toevoegen aan je automatisering en ze worden altijd van boven naar beneden uitgevoerd. Bijv., Stap 3 wordt alleen uitgevoerd nadat stap 2 is voltooid.

Let echter op dat automatiseringen slechts eenmaal controleren of de voorwaarde voor elke getriggerde actie is voldaan, tenzij je de wacht tot event voorwaarde gebruikt. Als aan een voorwaarde van een specifieke actie niet is voldaan, wordt de actie niet uitgevoerd en zal het systeem de volgende stap niet uitvoeren.

Hier kun je zien hoe je een automatisering zou opzetten die je nieuwe deal naar een andere pijplijn zou verplaatsen, afhankelijk van de deal-eigenaar.

Om te specificeren welke gebruikers deze automatisering mogen activeren, vink de optie bovenaan de automatisering aan en selecteer welke optie je zou prefereren.

Zodra je al je keuzes hebt gemaakt en je automatisering hebt ontworpen, klik op de“Opslaan” knop om je automatisering te finaliseren.

Zodra je je automatisering hebt opgeslagen, zal deze worden vermeld in de automatiseringen lijstweergave.

Weergave van automatiseringslijst

U kunt ook al uw gemaakte automatiseringen bekijken, samen met de automatiseringen die zijn gemaakt voor het gehele Pipedrive-account van het bedrijf, sorteren op bijgewerkte tijd en filters toepassen.

U kunt automatiseringen bewerken, verwijderen of markeren als actief of inactief. Als een automatisering als inactief wordt gemarkeerd, zullen de trigger- en actiefuncties niet plaatsvinden.

Inactieve automatiseringen zijn grijs weergegeven zodat u snel kunt begrijpen welke automatiseringen momenteel actief zijn in uw Pipedrive-account.

Meer informatie over de weergave van de automatiseringslijst in dit artikel.

Automatiseringen Overdragen

Of een gebruiker nu het bedrijf verlaat of gewoon wat tijd vrij neemt, het kan nodig zijn dat een andere gebruiker toegang heeft tot hun automatiseringen om deze te controleren of aan iemand anders toe te wijzen. Dit kan gedaan worden door bestaande automatiseringen over te dragen.

Gebruikers en bevoegdheden

Alleen de volgende soorten gebruikers kunnen automatiseringen overdragen:

• Globale app admin gebruikers
• Deals-app admin gebruikers
• Globale reguliere gebruikers met de bevoegdheid ”Automatiseringen toevoegen”

Eigendom Overdragen

Op de lijstweergave, klik op de automatisering die je wilt overdragen om de automatiseringsvoorbeeld te openen. Klik daarna op ”...” en “Eigendom overdragen”.

Hier kunt u de gebruiker selecteren aan wie u de automatisering wilt overdragen.

Voordat je de overdracht voltooit, zie je een disclaimer met een lijst van gebeurtenissen die plaatsvinden zodra de automatisering is overdragen. De gebeurtenissen in de disclaimer kunnen variëren, afhankelijk van de stappen in de automatisering (Bv. of er actieve uitvoeringen in behandeling zijn, of een integratie is geïnstalleerd en gebruikt wordt in een automatisering). Lees deze disclaimer zorgvuldig door voordat u verder gaat.

In de prompt van de disclaimer ben je in staat om hangende uitvoeringen voor die automatisering te annuleren. Als je het vakje aanvinkt, worden alle lopende uitvoeringen geannuleerd en niet uitgevoerd. Bijvoorbeeld, als de automatisering is ingesteld om een e-mail te sturen 5 dagen na een trigger en die uitvoeringen zijn nog in behandeling, dan zullen ze worden geannuleerd en zal de e-mail niet worden verzonden.

Eens de automatisering is overgedragen, zal deze verschijnen in de lijstweergave van automatiseringen van de ontvangende eigenaar. De automatisering wordt inactief overgedragen, zodat de ontvangende eigenaar de automatisering kan bekijken en eventuele problemen kan oplossen indien nodig.

De automatisering zal een overgedragen label krijgen om aan te geven dat het is overgedragen.

De ontvangende eigenaar kan nu de automatisering configureren – inclusief bewerken en activeren.