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Automatização
Criando uma automatização
Visualização de lista de automatizações
Como transferir automatizações

Automatizações

YS
Yssel Salas, 21 de agosto de 2023
Observação: este recurso está disponível apenas nos planos Avançado e superiores. Este artigo é sobre a versão mais recente do nosso recurso de automatização e pode exibir aspectos diferentes do que você vê em sua conta. Se você não possui a última versão e deseja fazer uma atualização, entre em contato com nossa equipe de suporte.

Automatização

Observação: apenas administradores globais do Pipedrive podem criar automatizações, a menos que essa permissão tenha sido concedida a outros usuários da conta. Saiba mais sobre os conjuntos de permissão neste artigo.

Se você perceber que está realizando tarefas administrativas repetidamente no Pipedrive, como agendar a mesma atividade depois que um negócio foi movido para uma etapa específica do seu funil, pode ser do interesse da sua empresa automatizá-las, pois isso permite que você se concentre nas coisas importantes que fazem seu negócio prosperar.

As automatizações aceleram seus processos tornando automática a realização de certas tarefas com base em um evento de gatilho escolhido por você.

No Pipedrive, as automatizações são compostas por duas partes: um evento gatilho e um evento de ação.

  • O evento gatilho é como se fosse a parte "se" de uma equação "se –> então": antes da automatização ocorrer, esta ação programada precisa ser realizada.
    Ela pode ser a criação, atualização ou exclusão de uma pessoa, organização, atividade ou negócio no Pipedrive;
  • O evento de ação é como se fosse a parte "então" de uma equação "se –> então": depois que evento gatilho ocorrer, esta é a ação que será realizada.
    Ela pode ser a criação, atualização ou exclusão de uma pessoa, organização, atividade ou negócio no Pipedrive, ou o envio de um e-mail a partir do endereço sincronizado com a sua conta.
Observação: importar dados para sua conta do Pipedrive não desencadeia ações de automatizações, exceto quando esse processo for feito para atualizar ou excluir leads.

Criando uma automatização

Observação: confira um guia visual completo sobre a ferramenta de automatização no nosso webinar semanal.

Para acessar o recurso de automatização, clique na aba “... (mais) > Automatizações.

Para começar a criar uma automatização, clique no botão + Adicionar automatização”, localizado no canto superior direito da página.

Em seguida, escolha um nome (ou uma descrição, se achar melhor) para a sua automatização (não se preocupe, ele pode ser editado depois) e clique em Salvar”.

Observação: o nome da automatização pode conter até 120 caracteres. A descrição da automatização pode ter 200 caracteres.

Para começar a projetar sua automatização, clique no botão “Adicionar gatilho”. Você verá uma barra lateral onde é possível escolher o item e evento que ativará sua automatização.

Ao configurar seu gatilho, você escolher entre seis opções – negócio, pessoa, atividade, lead, organização e projeto – com três opções de qual evento relacionado ao item desencadeará a automatização – criação, atualização ou exclusão.

Após escolher o tipo e o evento do gatilho, clique no botão “Aplicar gatilho”.

Com o evento de gatilho pronto, você terá a opção de aplicar uma ou mais condições a ele. Aqui, você pode definir em quais circunstâncias a sua automatização será ativada.

Após salvar sua condição, clique no sinal de mais "+" para escolher sua próxima etapa. Ela pode ser outra condição ou seu evento de ação.

Ao definir sua ação, você pode escolher entre oito opções padrão: pessoa, organização, lead, negócio, atividade, e-mail, anotações, campanhas e projeto, bem como entre as integrações do Slack, Microsoft Teams, Trello e Asana. Você pode escolher tipos de ação específicos para cada opção.

Observação: as automatizações configuradas para criar novos negócios falharão naquela etapa se o limite de negócios abertos tiver sido atingido. Elas não continuarão se esses negócios forem criados manualmente ou através de um upload em um momento posterior. Saiba mais sobre os limites de uso neste artigo.

E também pode adicionar várias ações, que sempre serão executadas em ordem descendente na sua lista, às suas automatizações. Por ex.: a etapa 3 só será executada após a 2.

Entretanto, note que as automatizações só verificam se a condição de cada ação desencadeada foi atendida uma vez, a menos que você use a condição aguardar um evento. Se uma condição de uma ação específica não for atendida, a ação não será executada, e o sistema não executará a próxima etapa.

Aqui, você pode ver como deseja configurar uma automatização para mover um novo negócio para um funil diferente, dependendo do proprietário.

Observação: ao optar por enviar um e-mail como evento da ação de sua automatização, só será possível usar o endereço de e-mail sincronizado com o Pipedrive através do recurso sincronização de e-mail. Nenhum outro endereço ou conta pode ser usado para fins de automatização.
Observação: se você definir um gatilho para criar uma atividade e não definir uma data para a ação da mesma, a data referente ao mesmo dia da ação da atividade será levada em conta. Para agendar uma atividade com data futura, escolha opções como “em um dia” ou “na próxima terça-feira” para prazos relacionados a quando a ação foi ativada.

Para especificar quais usuários podem ativar a automatização, marque a opção no canto superior direito dela e selecione a opção desejada.

Observação: você pode configurar uma automatização para que o envio de e-mails seja ativado por qualquer usuário na sua conta através do recurso sincronização de e-mail. Entretanto, a mensagem sempre será enviada pelo usuário que criou a automatização. Para ativar o envio de e-mails a partir do seu próprio endereço, é necessário configurar sua própria automatização.

Após fazer todas as suas escolhas e criar a sua automatização, clique no botão “Salvar” para finalizar a sua automatização.

Após salvar sua automatização, ela aparecerá na visualização de lista.


Visualização de lista de automatizações

Também é possível ver todas as automatizações criadas por você junto das demais criadas por outros usuários da conta da sua empresa, ordenadas por horário de atualização e filtros aplicados.

Você pode editar, excluir ou marcar automatizações como ativas ou inativas. Se uma automatização for marcada como inativa, as funções de acionamento e ação não ocorrerão.

As automatizações inativas são exibidas em cinza, permitindo que você entenda rapidamente quais estão ativas na sua conta do Pipedrive.

Saiba mais sobre a visualização de lista de automatizações neste artigo.


Como transferir automatizações

Se um funcionário se desligar da empresa, ou simplesmente sair de férias, é possível dar acesso às automatizações dele para um ou mais colegas, seja para resolver eventuais problemas ou atribuí-las a outra pessoa. Isso pode ser feito transferindo automatizações existentes.

Usuários e permissões

Apenas os seguintes tipos de usuários podem transferir automatizações:

  • Administradores globais do aplicativo
  • Administradores do aplicativo Negócios
  • Usuários comuns globais com permissão para "Adicionar automatizações"

Transferir propriedade

Na visualização de lista, clique na automatização que você deseja transferir para abrir a prévia dela. Depois, clique em "..." e "Transferir propriedade".

Aqui, você pode selecionar o usuário para quem deseja transferir a automatização.

Observação: as automatizações só podem ser transferidas para administradores globais do aplicativo.

Antes de concluir a transferência, você verá um aviso com uma lista de eventos que ocorrerão quando o processo terminar. Esses eventos podem variar dependendo das etapas da automatização (por exemplo, se houver execuções ativas pendentes, se uma integração for instalada e usada em uma automatização). Não se esqueça de ler o aviso com atenção antes de continuar.

Na janela do aviso, você poderá cancelar execuções pendentes da automatização. Se você marcar a caixa para fazer isso, qualquer execução pendente será cancelada e não executada. Por exemplo, se a automatização estiver configurada para enviar um e-mail 5 dias após um gatilho e essas execuções ainda estiverem em andamento, elas serão canceladas, e o e-mail não será enviado.

Observação: se você não marcar a caixa para cancelar as execuções, as automatizações continuarão acontecendo normalmente, e o proprietário das execuções antes da transferência poderá vê-las na aba de histórico.

Após a transferência, a automatização aparecerá na visualização de lista do proprietário que a recebeu. As automatizações são transferidas em um estado inativo, para que o proprietário que as receber consiga revisá-las e solucionar possíveis problemas.

Por fim, uma etiqueta de transferência é adicionada às automatizações, indicando que o processo foi concluído com sucesso.

Observação: a etiqueta de transferência desaparece das automatizações após três dias.

Os proprietários que receberam as automatizações agora podem configurá-las (incluindo editá-las e ativá-las).

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