Base de Conhecimento

Automatização

Se você perceber que está realizando tarefas administrativas repetidamente no Pipedrive, como agendar a mesma atividade depois que um negócio foi movido para uma etapa específica do seu funil, pode ser do interesse da sua empresa automatizá-las, pois isso permite que você se concentre nas coisas importantes que fazem seu negócio prosperar.

As automatizações aceleram seus processos tornando automática a realização de certas tarefas com base em um evento de gatilho escolhido por você.

No Pipedrive, as automatizações são compostas por duas partes: um evento gatilho e um evento de ação.

• O evento gatilho é como se fosse a parte "se" de uma equação "se –> então": antes da automatização ocorrer, esta ação programada precisa ser realizada.
  Ela pode ser a criação, atualização ou exclusão de uma pessoa, organização, atividade ou negócio no Pipedrive;
• O evento de ação é como se fosse a parte "então" de uma equação "se –> então": depois que evento gatilho ocorrer, esta é a ação que será realizada.
  Ela pode ser a criação, atualização ou exclusão de uma pessoa, organização, atividade ou negócio no Pipedrive, ou o envio de um e-mail a partir do endereço sincronizado com a sua conta.

Criando uma automatização

Para acessar o recurso de automatização, clique na aba “...” (mais) > Automatizações.

Para começar a criar uma automatização, clique no botão “+ Adicionar automatização”, localizado no canto superior direito da página.

Em seguida, escolha um nome (ou uma descrição, se achar melhor) para a sua automatização (não se preocupe, ele pode ser editado depois) e clique em Salvar”.

Para começar a projetar sua automatização, clique no botão “Adicionar gatilho”. Você verá uma barra lateral onde é possível escolher o item e evento que ativará sua automatização.

Ao configurar seu gatilho, você escolher entre seis opções – negócio, pessoa, atividade, lead, organização e projeto – com três opções de qual evento relacionado ao item desencadeará a automatização – criação, atualização ou exclusão.

Após escolher o tipo e o evento do gatilho, clique no botão “Aplicar gatilho”.

Com o evento de gatilho pronto, você terá a opção de aplicar uma ou mais condições a ele. Aqui, você pode definir em quais circunstâncias a sua automatização será ativada.

Após salvar sua condição, clique no sinal de mais "+" para escolher sua próxima etapa. Ela pode ser outra condição ou seu evento de ação.

Ao definir sua ação, você pode escolher entre oito opções padrão: pessoa, organização, lead, negócio, atividade, e-mail, anotações, campanhas e projeto, bem como entre as integrações do Slack, Microsoft Teams, Trello e Asana. Você pode escolher tipos de ação específicos para cada opção.

E também pode adicionar várias ações, que sempre serão executadas em ordem descendente na sua lista, às suas automatizações. Por ex.: a etapa 3 só será executada após a 2.

Entretanto, note que as automatizações só verificam se a condição de cada ação desencadeada foi atendida uma vez, a menos que você use a condição aguardar um evento. Se uma condição de uma ação específica não for atendida, a ação não será executada, e o sistema não executará a próxima etapa.

Aqui, você pode ver como deseja configurar uma automatização para mover um novo negócio para um funil diferente, dependendo do proprietário.

Para especificar quais usuários podem ativar a automatização, marque a opção no canto superior direito dela e selecione a opção desejada.

Após fazer todas as suas escolhas e criar a sua automatização, clique no botão “Salvar” para finalizar a sua automatização.

Após salvar sua automatização, ela aparecerá na visualização de lista.

Visualização de lista de automatizações

Também é possível ver todas as automatizações criadas por você junto das demais criadas por outros usuários da conta da sua empresa, ordenadas por horário de atualização e filtros aplicados.

Você pode editar, excluir ou marcar automatizações como ativas ou inativas. Se uma automatização for marcada como inativa, as funções de acionamento e ação não ocorrerão.

As automatizações inativas são exibidas em cinza, permitindo que você entenda rapidamente quais estão ativas na sua conta do Pipedrive.

Saiba mais sobre a visualização de lista de automatizações neste artigo.

Como transferir automatizações

Se um funcionário se desligar da empresa, ou simplesmente sair de férias, é possível dar acesso às automatizações dele para um ou mais colegas, seja para resolver eventuais problemas ou atribuí-las a outra pessoa. Isso pode ser feito transferindo automatizações existentes.

Usuários e permissões

Apenas os seguintes tipos de usuários podem transferir automatizações:

• Administradores globais do aplicativo
• Administradores do aplicativo Negócios
• Usuários comuns globais com permissão para "Adicionar automatizações"

Transferir propriedade

Na visualização de lista, clique na automatização que você deseja transferir para abrir a prévia dela. Depois, clique em "..." e "Transferir propriedade".

Aqui, você pode selecionar o usuário para quem deseja transferir a automatização.

Antes de concluir a transferência, você verá um aviso com uma lista de eventos que ocorrerão quando o processo terminar. Esses eventos podem variar dependendo das etapas da automatização (por exemplo, se houver execuções ativas pendentes, se uma integração for instalada e usada em uma automatização). Não se esqueça de ler o aviso com atenção antes de continuar.

Na janela do aviso, você poderá cancelar execuções pendentes da automatização. Se você marcar a caixa para fazer isso, qualquer execução pendente será cancelada e não executada. Por exemplo, se a automatização estiver configurada para enviar um e-mail 5 dias após um gatilho e essas execuções ainda estiverem em andamento, elas serão canceladas, e o e-mail não será enviado.

Após a transferência, a automatização aparecerá na visualização de lista do proprietário que a recebeu. As automatizações são transferidas em um estado inativo, para que o proprietário que as receber consiga revisá-las e solucionar possíveis problemas.

Por fim, uma etiqueta de transferência é adicionada às automatizações, indicando que o processo foi concluído com sucesso.

Os proprietários que receberam as automatizações agora podem configurá-las (incluindo editá-las e ativá-las).