Automatização do fluxo de trabalho

JT
Jenny Takahara, 25 de março de 2021
Nota: O recurso Automatização do fluxo de trabalho é um dos muitos recursos úteis dos planos Avançado, Profissional e Corporativo.
Se você usa o Pipedrive há pouco tempo, confira o curso Automatize o trabalho manual e economize tempo, na Academia do Pipedrive.


Se você perceber que está repetindo as mesmas tarefas administrativas no Pipedrive — agendar a mesma atividade depois que um negócio foi movido para uma etapa específica do seu funil — pode ser uma boa ideia automatizar as mesmas, para que você possa se concentrar nas coisas mais importantes que fazem sua empresa prosperar.

Se você estiver pensando em usar o recurso Automatização de Fluxo de Trabalho para enviar e-mails para seus contatos, sugerimos que leia mais sobre como fazer isso aqui.

Para acessar o recurso de Automatização de fluxo de trabalho, clique na aba "..." (mais) > Automatização de fluxo de trabalho.

Screen_Shot_2020-08-31_at_2.53.40_PM.png
Observação: Somente os Usuários Administradores do Pipedrive podem criar fluxos de trabalho, a menos que essa permissão tenha sido ativada para outros usuários na conta da empresa no Pipedrive. Para saber mais sobre configurações de permissão no Pipedrive, clique aqui.


Para começar a criar um fluxo de trabalho, clique no botão Novo fluxo de trabalho, localizado no canto superior direito da página Automatização de Fluxo de Trabalho, no aplicativo do Pipedrive.
Depois de clicar, digite o nome (e descrição, caso necessário) do seu fluxo de trabalho — não se preocupe, ele pode ser alterado depois — e clique em Iniciar.

Observação: o nome da automatização pode conter até 120 caracteres.


Após iniciada, você verá uma página para a sua automatização, mapeada verticalmente para exibir as etapas programadas.
No Pipedrive, as automatizações são divididas em duas partes — um evento de gatilho e um evento de ação.

  • O evento de alerta é a parte “se” da equação se-então: antes da automatização, essa ação programada precisa ocorrer.
    Essa ação pode estar relacionada com a criação, atualização ou exclusão de uma pessoa, organização, atividade ou negócio no Pipedrive.
  • O evento de ação é a parte “então” da equação se-então: depois que o evento de alerta ocorrer, essa é a ação que deve acontecer.
    Ela pode estar relacionada com a criação, atualização ou exclusão de uma pessoa, organização, atividade ou negócio no Pipedrive ou o envio de um e-mail a partir de um endereço sincronizado com sua conta.


eng_workflow_2.png

O modo como você define o fluxo de trabalho depende das necessidades da sua empresa, é claro, mas o recurso de automatização permite o seguinte:

  • Ao criar um negócio na primeira etapa do seu funil, envie um e-mail introdutório para o e-mail da pessoa associada a ele.
  • Quando uma nova pessoa de contato é adicionada ao Pipedrive, crie um negócio e associe-o a ela. Por isso, certifique-se de que todas as pessoas sejam monitoradas em seu funil.
  • Quando uma atividade é marcada como feita, agende automaticamente a próxima atividade para aquele negócio e pessoa.
  • Quando uma nova pessoa de contato for criada, crie uma atividade para agendar uma ligação, atribuída ao proprietário da nova pessoa de contato.


Para começar a definir sua automatização, clique no botão Configurar.
Ao definir seu gatilho, você pode escolher entre quatro opções — Pessoa, Organização, Lead, Negócio e Atividade — com três possibilidades do evento que servirá como gatilho para a automatização — criação, atualização ou exclusão.

Clique no botão Aplicar para confirmar suas escolhas.

Screenshot_2021-01-20_at_10.06.04.png



Em seguida, você precisará definir o evento de ação.
Nesse caso, você terá cinco opções — Pessoa, Organização, Lead, Negócio, Atividade e E-mail — e poderá selecionar tipos de ações específicos para cada uma delas.

Observação: ao escolher enviar um e-mail como evento de ação de sua automatização, o evento de ação só poderá usar o endereço de e-mail sincronizado com sua conta do Pipedrive através do recurso Sincronização de e-mail. Nenhum outro endereço ou conta pode ser usado para fins de automatização.
Observação: para saber como automatizar as notificações do Slack com o recurso de Automatização de fluxo de trabalho, clique aqui.


Se você precisar de etapas adicionais — seja no meio ou ao término do seu fluxo de trabalho — clique no ícone + em qualquer local para adicionar essas informações.

Observação: se você definir um gatilho para criar uma atividade e não definir uma data para a ação da mesma, a data referente ao mesmo dia da ação da atividade será levada em conta. Para agendar uma atividade com data futura, escolha opções como "em um dia" ou "próxima terça-feira" para prazos relacionados a quando a ação foi ativada.


A adição de informações extras no meio do fluxo de trabalho proporciona mais condições de gatilho antes da ativação da ação do evento. Adicionar outras ações no final do fluxo de trabalho adicionará outras ações que resultam quando o evento de acionamento ocorre.

Dependendo da natureza do seu fluxo de trabalho, você pode desejar que ele seja acionado apenas por você mesmo, ou que seja acionado por qualquer usuário da conta do Pipedrive.
Para especificar quem tem permissão para acionar essa automatização, marque a opção na parte inferior esquerda do fluxo de trabalho e especifique qual opção você prefere.

triggered_by.png
Observação: você pode configurar uma automatização para que o envio de e-mails seja ativado por qualquer usuário na sua conta através do recurso Sincronização de E-mail. Entretanto, a mensagem sempre será enviada pelo usuário que criou a automatização. Para ativar o envio de e-mails a partir do seu próprio endereço, é necessário configurar sua própria automatização.


Depois de fazer todas as suas escolhas e definir o seu fluxo de trabalho, clique no botão Salvar para finalizar a sua automatização.

eng_workflow_5.png


Depois de salvar esse fluxo, todos os seus fluxos de trabalho serão listados na página Automatização de Fluxo de Trabalho no aplicativo do Pipedrive.
Você também pode exibir todos os fluxos criados por você juntamente com os fluxos de trabalho criados para toda a conta da empresa no Pipedrive.

wa5.png



Você pode editar, excluir ou marcar fluxos de trabalho como ativos ou inativos. Se um fluxo for marcado como inativo, as funções de alerta e ação não irão funcionar.
Fluxos de trabalho inativos são mostrados em cinza, permitindo que você veja rapidamente quais automatizações estão ativas na conta do Pipedrive.

Observação: importar dados para sua conta do Pipedrive não ativa ações da automatização do fluxo de trabalho, mesmo as que estiverem associadas com a criação ou atualização das informações da conta do Pipedrive.
Este artigo foi útil?

Sim

Não

Artigos relacionados

Tem uma pergunta?

Entre em contato conosco