Base de Conhecimento

Primeiros passos com Automações

Se você costuma repetir as mesmas tarefas administrativas no Pipedrive (como agendar uma atividade toda vez que um negócio chega em uma etapa específica do funil de vendas), recomendamos automatizá-las para direcionar seu foco àquilo que faz seu negócio prosperar.

No Pipedrive, as automações são compostas por duas partes: um evento de gatilho e um evento de ação.

• O evento gatilho representa a parte “se” de um condicional se – então: para uma automação iniciar, uma ação específica precisa acontecer primeiro.
  Essa ação pode ser a criação, atualização ou exclusão de uma pessoa, organização, atividade ou negócio no Pipedrive. Também é possível usar um gatilho de data, que iniciará a automação com base em uma data específica, como a renovação de um contrato ou prazo de um evento.
• O evento de ação representa a parte “então” de um condicional se – então: após o evento gatilho ocorrer, esta etapa define o que a automação fará em resposta. Essa ação pode ser a criação, atualização ou exclusão automática de uma pessoa, organização, atividade ou negócio no Pipedrive. Ela também pode envolver o envio de um e-mail do endereço sincronizado com sua conta do Pipedrive.

Como criar sua primeira automação

Para acessar o recurso de automações, abra o menu da conta no canto superior direito e vá para Ferramentas e aplicativos > Automações.

Para começar a criar uma automação, clique no botão “+ Automação”.

Escolha entre começar com um “Gatilho de evento” ou “Gatilho de data”. Isso abrirá uma barra lateral onde você poderá definir o item e evento que iniciará sua automação.

No gatilho de evento, há seis opções de entidades (negócio, pessoa, atividade, lead, organização e projeto), cada uma com três tipos de eventos de disparo da automação (adicionado, atualizado ou excluído).

No gatilho de data, há quatro opções de entidade (negócio, pessoa, atividade e organização), cada uma com a possibilidade de selecionar o campo de data específico e três parâmetros (data exata, antes da data e após a data) para disparar a automação.

Para mais informações sobre gatilhos do tipo data, leia este artigo.

Após escolher o tipo de gatilho e seu respectivo evento, clique no botão “Aplicar gatilho”.

Com o evento de gatilho definido, você tem a opção de aplicar uma ou mais condições a ele. Aqui, você pode escolher entre condições sugeridas ou adicionar as suas próprias para definir quando uma automação deve ser executada.

Após salvar sua condição, clique no ícone “+“ para adicionar outra etapa, condição ou seu evento de ação.

Para automações mais avançadas, adicione esperar por condições ou condições se/senão para dividir sua automação em dois ou mais caminhos.

Ao definir sua ação, você poderá escolher entre as seguintes opções: pessoa, organização, lead, negócio, atividade, e-mail, anotações, campanhas, projetos e webhooks, além das seguintes integrações: Slack, Microsoft Teams, Trello e Asana. É possível escolher tipos de ação específicos para cada opção.

É possível adicionar várias ações à sua automação, que sempre serão executadas de cima para baixo na ordem listada. Por exemplo, a etapa 3 só será executada após a 2 ser concluída.

Entretanto, note que as automações verificam apenas uma vez se a condição de cada ação de gatilho foi atendida, exceto se você usar a condição aguardar até que um evento específico ocorra. Se uma condição de uma ação específica não for atendida, a ação não será executada e o sistema não continua para etapa seguinte.

Aqui você pode ver como configurar uma automação que move seu novo negócio para um funil diferente, dependendo do seu proprietário.

Para especificar quais usuários podem acionar esta automação, marque a opção no canto superior direito dela e selecione a opção desejada.

Após configurar sua automação, clique no botão “Salvar” e mude-o para “Ativo” para começar a usá-la.

Depois de ativada, sua automação será executada automaticamente sempre que as condições de gatilho forem atendidas.

Você pode gerenciar suas automações salvas na visualização de lista de automações a qualquer momento.

Visualização de lista de automações

Na visualização de lista de automações, você verá todas as automações criadas por você e por colegas, ordená-las pela data da última atualização e aplicar filtros.

Você pode editar, excluir, ativar ou desativar automações. Se uma automação estiver inativa, seu gatilho e ações não serão executados.

As automações inativas são exibidas em cinza, o que permite identificar rapidamente quais estão ativas na sua conta do Pipedrive.

Saiba mais sobre a visualização de lista de automações neste artigo.

Como transferir automações

Se um funcionário se desligar da empresa ou sair de férias, pode ser que outro usuário precise acessar as automações para resolver eventuais problemas ou atribuí-las a outra pessoa. Para fazer isso, transfira a automação para outro proprietário.

Usuários e permissões

Só os seguintes tipos de usuários podem transferir automações:

• Administradores globais do aplicativo podem transferir qualquer automação para si ou para outros administradores globais;
• Administradores do aplicativo Negócios e usuários comuns globais com permissão para "Adicionar automações" podem transferir suas próprias automações para administradores globais do aplicativo.

Transferência de propriedade

Transferência simples

Abra a prévia da automação. Ao passar o mouse sobre o nome do proprietário do lado esquerdo, clique no ícone do lápis ou clique em “...” do lado direito e depois em “Transferir propriedade”.

Transferência em lote

No lado esquerdo da tela do recurso Automações, marque aquelas que você deseja transferir.

Depois clique em "Transferir propriedade".

Ao clicar em “Transferir propriedade”, selecione o usuário para o qual a automação será transferida.

Antes de concluir a transferência, você vera um aviso listando o que acontecerá depois que a automação for transferida. Os eventos do aviso podem variar dependendo das etapas da automação (por exemplo, se houver execuções ativas pendentes ou se uma integração estiver instalada e for usada em uma automação).

Leia tudo com atenção antes de continuar.

Você pode cancelar todas as execuções pendentes dessa automação marcando a caixa de seleção. Por exemplo, se uma automação estiver configurada para enviar um e-mail 5 dias após um gatilho e essas execuções ainda estiverem em andamento, elas serão canceladas e o e-mail não será enviado.

Após a transferência, a automação aparecerá na visualização de lista do novo proprietário. Ela também será desativada para que o novo dono possa revisá-la e, se necessário, corrigir problemas.

Por fim, uma etiqueta de transferida será adicionada à automação, indicando a conclusão do processo.

O novo proprietário agora pode configurar, editar e ativar a automação.