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Automatização do fluxo de trabalho

JT
Jenny Takahara, 30 de junho de 2021
Observação: este recurso está disponível nos planos Avançado, Profissional e Corporativo. Este artigo apresenta a versão mais recente da Automatização do fluxo de trabalho e pode exibir aspectos diferentes do que você vê em sua conta. Se você não possui a versão mais recente, mas deseja utilizá-la fale com a nossa equipe de suporte.

Automatização do fluxo de trabalho

Observação: somente administradores do Pipedrive podem criar fluxos de trabalho, a menos que essa permissão tenha sido concedida a outros usuários da conta empresarial do Pipedrive. Para saber mais sobre configurações de permissão no Pipedrive, clique aqui.


Se você perceber que está realizando tarefas administrativas repetidamente no Pipedrive, como agendar a mesma atividade depois que um negócio foi movido para uma etapa específica do seu funil, pode ser do interesse da sua empresa automatizá-las, pois isso permite que você se concentre nas coisas importantes que fazem seu negócio prosperar.

As automatizações aceleram seu fluxo de trabalho automatizando tarefas com base em um evento de gatilho escolhido por você.


No Pipedrive, as automatizações são compostas por duas partes — um evento de gatilho e um evento de ação.

  • O evento de alerta é a parte “se” da equação se-então: antes da automatização, essa ação programada precisa ocorrer.
    Essa ação pode estar relacionada com a criação, atualização ou exclusão de uma pessoa, organização, atividade ou negócio no Pipedrive.
  • O evento de ação é a parte “então” da equação se-então: depois que o evento de alerta ocorrer, essa é a ação que deve acontecer.
    Ela pode estar relacionada com a criação, atualização ou exclusão de uma pessoa, organização, atividade ou negócio no Pipedrive ou o envio de um e-mail a partir de um endereço sincronizado com sua conta.

Criando uma automatização

Para acessar o recurso de Automatização de fluxo de trabalho, clique na aba "..." (mais) > Automatização de fluxo de trabalho.

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Para começar a criar um fluxo de trabalho, clique no botão Adicionar fluxo de trabalho personalizado, localizado no canto superior direito da página de Automatização de fluxo de trabalho no aplicativo do Pipedrive.

Em seguida, escolha um nome (ou uma descrição, se achar melhor) para o seu fluxo de trabalho — não se preocupe, esse nome pode ser editado depois — e clique em Salvar.

Observação: o nome da automatização pode conter até 120 caracteres. A descrição da automatização pode ter 200 caracteres.


Para começar a projetar sua automatização, clique no botão Adicionar gatilho. Você verá uma barra lateral onde é possível escolher o item e evento que ativará sua automatização.

Automation 2.0

Ao configurar seu gatilho, você pode escolher entre cinco opções — Pessoa, Organização, Lead, Negócio e Atividade — com três opções de evento relacionado a esse item para desencadear a automatização — criação, atualização ou exclusão.

Após escolher o tipo e o evento de gatilho, clique no botão Aplicar gatilho.

Trigger 2.0

Com o evento de gatilho pronto, você terá a opção de aplicar uma ou mais condições a ele. Aqui, você pode definir em quais circunstâncias a sua automatização será ativada.

eg condition

Após salvar sua condição, clique no sinal de mais (+) para escolher sua próxima etapa. Ela pode ser outra condição ou seu evento de ação.

WFA 2.0 step 3

Ao definir sua ação, você pode escolher entre seis opções padrão — Pessoa, Organização, Lead, Negócio, Atividade e E-mail — ou duas integrações — Slack e Microsoft Teams. Você pode escolher tipos de ação específicos para cada opção.

action + event

E também pode adicionar várias ações, que sempre serão executadas em ordem descendente na sua lista, à sua automatização do fluxo de trabalho. Por ex.: a Etapa 3 só será executada depois que a Etapa 2 for concluída.

Aqui, você pode ver como deseja configurar uma automatização para mover um novo negócio para um funil diferente, dependendo do proprietário.

Automation Gif
Observação: ao escolher enviar um e-mail como evento de ação de sua automatização, o evento de ação só poderá usar o endereço de e-mail sincronizado com sua conta do Pipedrive através do recurso Sincronização de e-mail. Nenhum outro endereço ou conta pode ser usado para fins de automatização.
Observação: se você definir um gatilho para criar uma atividade e não definir uma data para a ação da mesma, a data referente ao mesmo dia da ação da atividade será levada em conta. Para agendar uma atividade com data futura, escolha opções como "em um dia" ou "na próxima terça-feira" para prazos relacionados a quando a ação foi ativada.


Para especificar quais usuários podem ativar a automatização, verifique a opção no canto direito superior do fluxo de trabalho e selecione a opção desejada.

Triggered by

Observação:
você pode configurar uma automatização para que o envio de e-mails seja ativado por qualquer usuário da sua conta através do recurso Sincronização de E-mail. Entretanto, a mensagem sempre será enviada pelo usuário que criou a automatização. Para ativar o envio de e-mails a partir do seu próprio endereço, é necessário configurar sua própria automatização.


Depois de fazer todas as suas escolhas e definir o seu fluxo de trabalho, clique no botão Salvar para finalizar a sua automatização.

Salvar


Depois de salvar esse fluxo, todos os seus fluxos de trabalho serão listados na página Automatização de Fluxo de Trabalho no aplicativo do Pipedrive.
Você também pode exibir todos os fluxos criados por você juntamente com os fluxos de trabalho criados para toda a conta da empresa no Pipedrive.

greyed out

Você pode editar, excluir ou marcar fluxos de trabalho como ativos ou inativos. Se um fluxo for marcado como inativo, as funções de alerta e ação não irão funcionar.
Fluxos de trabalho inativos são mostrados em cinza, permitindo que você veja rapidamente quais automatizações estão ativas na conta do Pipedrive.

Observação: importar dados para sua conta do Pipedrive não ativa ações da automatização do fluxo de trabalho, mesmo as que estiverem associadas com a criação ou atualização das informações da conta do Pipedrive.

Duplicar e atualizar seu fluxo de trabalho

Recentemente, lançamos uma atualização do recurso Automatização do fluxo de trabalho. Depois que sua conta estiver com a versão mais recente ativada, você terá a possibilidade de Duplicar e atualizar suas automatizações.

Duplicar e atualizar

Depois de clicar nesta opção, você poderá renomear sua automatização de fluxo de trabalho, bem como adicionar uma descrição. (Nova versão) será adicionada ao nome da sua nova automatização do fluxo de trabalho por padrão. Após terminar de editar o nome e a descrição, clique em Duplicar.

new work

Você será direcionado para o nosso novo editor de fluxos de trabalho, onde seu fluxo de trabalho antigo foi duplicado para que você possa começar a editar.

Edit WF
Observação: seu fluxo de trabalho duplicado não será ativado por padrão. Para configurar a automatização do seu fluxo de trabalho atualizado em tempo real, clique na alternância Ativo no topo da página.
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