Kunnskapsbase

Kom i gang med Automatiseringer

Hvis du finner deg selv gjentatte ganger med de samme administrative oppgavene i Pipedrive – å planlegge den samme aktiviteten etter at en avtale har blitt flyttet til en spesifikk fase i din pipeline – kan det være i selskapets interesse å automatisere disse oppgavene, slik at du kan konsentrere deg om de viktige tingene som får virksomheten din til å blomstre.

Automatiseringer i Pipedrive består av to deler – et utløsende event og et handlings event.

• Det utløsende eventet representerer “hvis” delen av en hvis-så uttalelse: For at automatiseringen skal kjøre, må en spesifikk handling skje først.
  Denne handlingen kan innebære å opprette, oppdatere eller slette en person, organisasjon, aktivitet eller avtale i Pipedrive. Alternativt kan du bruke en datoutløsning, som vil initiere automatiseringen basert på en spesifisert dato, for eksempel en kontraktsfornyelse eller frist for en hendelse.
• Det handlings eventet representerer “så” delen av en hvis-så uttalelse: Når det utløsende eventet skjer, er dette steget som definerer hva automatiseringen vil gjøre som svar.
  Denne handlingen kan inkludere automatisk oppretting, oppdatering eller sletting av en person, organisasjon, aktivitet eller avtale i Pipedrive. I tillegg kan det innebære å sende en e-post fra e-postadressen synkronisert med Pipedrive-kontoen din.

Opprette din første automatisering

For å få tilgang til automatiseringsfunksjonen, klikk på “...” (Mer) > Automatiseringer.

For å begynne å opprette en automatisering, klikk på “+ Automatisering”-knappen øverst til venstre på automatiseringssiden.

For å begynne å designe automatiseringen din, klikk på “Legg til utløser”-knappen. Du vil se en sidepanel hvor du kan velge elementet og hendelsen som skal utløse automatiseringen din.

Når du konfigurerer utløseren, kan du velge mellom “Hendelsesutløser” og “Datoutløser”.

Hendelsesutløseren gir deg seks enhetsalternativer (avtale, person, aktivitet, leads, organisasjon, og prosjekt), hver med tre typer hendelser som vil utløse automatiseringen (lagt til, oppdatert, eller slettet).

Datoutløseren gir deg fire enhetsalternativer (avtale, person, aktivitet, og organisasjon), hver med alternativer for å velge det spesifikke datofeltet, og tre parametere (nøyaktig dato, før dato, og etter dato) for å utløse automatiseringen.

For mer informasjon om dato-utløsere, sjekk ut denne artikkelen.

Når du har valgt utløsertype og utløserhendelse, klikk på “Bruk utløser”-knappen.

For mer avanserte automatiseringer kan du legge til vent på betingelser eller hvis/ellers-betingelser for å dele automatiseringen din i to eller flere veier

Etter å ha lagret betingelsen, klikk på plusstegnet “+“ for å velge neste steg. Dette kan være en annen betingelse eller din handlingshendelse.

Når du definerer handlingen din, kan du velge mellom standardalternativer – person, organisasjon, lead, avtale, aktivitet, e-post, notater, kampanjer, prosjekter og webhooks – samt integrasjoner – Slack, Microsoft Teams, Trello og Asana. Du kan velge handlingstyper som er spesifikke for hvert alternativ.

Du kan legge til flere handlinger til automatiseringen din, og de vil alltid bli utført fra toppen og nedover listen. For eksempel, steg 3 vil kun bli utført etter at steg 2 er ferdig.

Vær imidlertid oppmerksom på at automatiseringer kun vil sjekke én gang om betingelsen for hver utløst handling er oppfylt, med mindre du bruker betingelsen vent til hendelse. Hvis en betingelse for en spesifikk handling ikke er oppfylt, vil handlingen ikke bli utført, og systemet vil ikke utføre neste trinn.

Her kan du se hvordan du setter opp en automatisering som flytter din nye avtale til en annen pipeline avhengig av avtaleeier.

For å spesifisere hvilke brukere som har lov til å utløse denne automatiseringen, sjekk alternativet øverst på automatiseringen og velg hvilket alternativ du foretrekker.

Når du har gjort alle valgene dine og designet automatiseringen din, klikk på “Lagre”-knappen for å fullføre automatiseringen din.

Når du har lagret automatiseringen din, vil den bli listet opp på oversikten over automatiseringer.

Automatiserings listevisning

Du kan også se alle automatiseringene du har opprettet sammen med de som er opprettet for hele selskapets Pipedrive-konto, sortere etter oppdatert tid, og bruke filtre.

Du kan redigere, slette eller merke automatiseringer som aktive eller inaktive. Hvis en automatisering er merket som inaktiv, vil trigger- og handlingsfunksjonene ikke skje.

Inaktive automatiseringer er gråtonet, slik at du raskt kan forstå hvilke som er aktive i din Pipedrive-konto.

Lær mer om automatiserings listevisning i denne artikkelen.

Overføre automasjoner

Enten en bruker forlater selskapet eller bare tar fri, kan det hende at en annen bruker trenger tilgang til deres automasjoner for feilsøkingsformål eller for å tildele dem til noen andre. Dette kan gjøres ved å overføre eierskapet til eksisterende automasjoner.

Brukere og tillatelser

Kun følgende typer brukere kan overføre automasjoner:

• Global app administrator brukere kan overføre enhver automasjon til seg selv eller til andre globale app-administratorer
• Deals app administrator brukere og globale ordinære brukere med tillatelsen ”Legge til automasjoner” kan overføre sine egne automasjoner til globale app-administratorer

Overføre eierskap

Enkel overføring

Åpne forhåndsvisningen av automasjonen. Når du holder musen over eierens navn til venstre, klikk på blyantikonet, eller klikk ”...” til høyre og “Overføre eierskap.”

Masseoverføring

I visningen for Automasjoner, merk av boksene for de automasjonene du ønsker å overføre på venstre side av skjermen.

Klikk deretter “Overføre eierskap”.

Når du klikker på “Overføre eierskap,” må du velge brukeren som du ønsker å overføre automasjonen til.

Før du fullfører overføringen, vil du se en ansvarsfraskrivelse med en liste over hendelser som vil skje når automasjonen er overført. Hendelsene i ansvarsfraskrivelsen kan variere avhengig av automasjonstrinnene (for eksempel, hvis det er aktive ventende kjøringer, hvis en integrasjon er installert og brukt i en automasjon).

Sørg for å lese denne ansvarsfraskrivelsen nøye før du fortsetter.

I ansvarsfraskrivelsesprompten kan du kansellere ventende kjøringer for den automasjonen. Hvis du merker av boksen, vil alle ventende kjøringer bli kansellert og ikke bli utført. F.eks., hvis automasjonen er konfigurert til å sende en e-post 5 dager etter et utløserpunkt og de kjøringene fortsatt er underveis, vil de bli kansellert, og e-posten vil ikke bli sendt.

Når automasjonen er overført, vil den vises i mottakerens liste over automasjoner. Den overførte automasjonen er deaktivert, slik at mottakeren kan gjennomgå og feilsøke den om nødvendig.

Automasjonen vil ha en overført etikett lagt til for å indikere at den har blitt overført.

Mottakeren kan nå konfigurere automasjonen, inkludert redigering og aktivering.