Kunnskapsbase

Automatiseringer

Hvis du finner deg selv i å gjenta de samme administrative oppgavene i Pipedrive - planlegge den samme aktiviteten etter at en avtale har blitt flyttet til en spesifikk fase i din pipeline - så kan det være i selskapets interesse å automatisere disse oppgavene, slik at du kan konsentrere deg om de viktige tingene som får virksomheten din til å blomstre.

Automatiseringer i Pipedrive består av to deler – en utløserhendelse og en handlingshendelse.

• Utløserhendelsen er “hvis” delen av en hvis-da ligning: Før automatiseringen skjer, må denne programmerte handlingen finne sted.
  Dette kan være opprettelse, oppdatering eller sletting av en person, organisasjon, aktivitet eller avtale i Pipedrive.
• Handlingshendelsen er “da” delen av en hvis-da ligning: Når utløserhendelsen har skjedd, er dette handlingen du ønsker skal finne sted.
  Dette kan være opprettelse, oppdatering eller sletting av en person, organisasjon, aktivitet eller avtale i Pipedrive, eller sending av en e-post fra e-postadressen som er synkronisert med Pipedrive-kontoen din.

Opprette en automatisering

For å få tilgang til automatiseringsfunksjonen, klikk på “...” (mer) fanen > Automatiseringer.

For å begynne å opprette en automatisering, klikk på “+ Automatisering”-knappen øverst til høyre på automatiseringssiden.

For å begynne å designe din automatisering, klikk på “Legg til utløser”-knappen. Du vil se en sidepanel hvor du kan velge elementet og hendelsen som vil utløse automatiseringen din.

Når du konfigurerer utløseren, kan du velge mellom seks alternativer – avtale, person, aktivitet, lead, organisasjon, og prosjekt – med tre alternativer for hvilken hendelse relatert til det elementet som vil utløse automatiseringen – opprettelse, oppdatering, eller deletion.

Når du har valgt utløser type og utløser hendelse, klikk på “Bruk utløser”-knappen.

Med utløserhendelsen på plass, vil du så ha muligheten til å bruke en betingelse (eller betingelser) til utløseren din. Her kan du definere under hvilke omstendigheter automatiseringen din vil utløses.

Etter å ha lagret betingelsen din, klikk på plusstegnet “+“ for å velge ditt neste steg. Dette kan være en annen betingelse eller din handlingshendelse.

Når du definerer din handling, kan du velge mellom standardalternativer – person, organisasjon, lead, avtale, aktivitet, e-post, notater, kampanjer, prosjekter og webhooks– samt integrasjoner – Slack, Microsoft Teams, Trello og Asana. Du kan velge handlings typer som er spesifikke for hvert alternativ.

Du kan legge til flere handlinger til automatiseringen din, og de vil alltid bli utført fra toppen og nedover i listen. For eksempel, trinn 3 vil kun bli utført etter at trinn 2 er fullført.

Men merk at automatiseringer bare vil sjekke én gang om betingelsen for hver utløst handling er oppfylt med mindre du bruker vär til hendelse betingelsen. Hvis en betingelse for en spesifikk handling ikke er oppfylt, vil handlingen ikke bli utført og systemet vil ikke utføre det neste trinnet.

Her kan du se hvordan du setter opp en automatisering som flytter din nye avtale til en annen pipeline avhengig av avtale eieren.

For å spesifisere hvilke brukere som har lov til å utløse denne automatiseringen, sjekk av alternativet øverst på automatiseringen og velg hvilket alternativ du foretrekker.

Når du har gjort alle valgene dine og designet automatiseringen din, klikk på “Lagre”-knappen for å fullføre automatiseringen din.

Når du lagrer automatiseringen din, vil den bli listet på automatiseringslistevisning.

Automatiserings listevisning

Du kan også se alle dine opprettede automatiseringer sammen med automatiseringene som har blitt opprettet for hele selskapets Pipedrive-konto, sortere etter oppdatert tid og bruke filtre.

Du kan redigere, slette eller merke automatiseringer som aktive eller inaktive. Hvis en automatisering er merket som inaktiv, vil ikke utløser- og handlingsfunksjonene finne sted.

Inaktive automatiseringer er grånet ut for å la deg raskt forstå hvilke automatiseringer som for øyeblikket er aktive i din Pipedrive-konto.

Lær mer om automatiserings listevisning i denne artikkelen.

Overføringsautomatiseringer

Enten en bruker forlater selskapet eller bare tar seg fri, kan en annen bruker ha behov for tilgang til deres automatiseringer for å feilsøke eller tildele dem til noen andre. Dette kan gjøres ved å overføre eksisterende automatiseringer.

Brukere og tillatelser

Kun følgende typer brukere kan overføre automatiseringer:

• Global app admin brukere kan overføre enhver automatisering til seg selv eller til andre globale app-admins
• Deals app admin brukere og globale vanlige brukere med rettigheten ”Legg til automatiseringer” kan overføre sine egne automatiseringer til globale app-admins

Overfør eierskap

Enkelt overføring

Åpne forhåndsvisningen av automatiseringen. Når du holder musepekeren over eierens navn til venstre, klikker du på blyantikonet, eller klikker ”...” til høyre og “Overfør eierskap.”

Batchoverføring

I listevisning, klikk ”Velg flere” på høyre side av skjermen din og merk av boksene for automatiseringene du ønsker å overføre.

Deretter, klikk “Overfør eierskap”.

Når du klikker på “Overfør eierskap” må du velge brukeren som du ønsker å overføre automatiseringen til.

Før du fullfører overføringen, vil du se en ansvarsfraskrivelse med en liste over hendelser som vil skje når automatiseringen er overført. Hendelsene i ansvarsfraskrivelsen kan variere avhengig av automatiseringstrinnene (for eksempel, hvis det er pågående utførelser aktive, hvis en integrasjon er installert og brukes i en automatisering).

Sørg for å lese denne ansvarsfraskrivelsen nøye før du fortsetter.

I ansvarsfraskrivelsen har du mulighet til å kansellere pågående utførelser for den automatiseringen. Hvis du krysser av boksen, vil eventuelle pågående utførelser bli kansellert og ikke utført. F.eks., hvis automatiseringen er konfigurert til å sende en e-post 5 dager etter en trigger og disse utførelsene fortsatt er i gang, vil de bli kansellert og e-posten vil ikke bli sendt.

Når automatiseringen er overført, vil den vises i listevisningen av automatiseringer til den mottakende eieren. Automatiseringen overføres i en inaktiv tilstand, så den mottakende eieren kan gjennomgå automatiseringen og gjøre eventuelle feilsøkinger hvis nødvendig.

Automatiseringen vil ha en overført etikett lagt til for å indikere at den har blitt overført.

Den mottakende eieren kan nå konfigurere automatiseringen – inkludert redigering og aktivering.