Kunnskapsbase

Automatiseringer

Hvis du finner deg selv gjenta de samme administrative oppgavene i Pipedrive - planlegge den samme aktiviteten etter at en avtale er flyttet til et bestemt trinn i rørsystemet ditt - kan det være av interesse for selskapet ditt å automatisere disse oppgavene, slik at du kan konsentrere deg om de viktige tingene som får bedriften til å blomstre.

Automatiseringer i Pipedrive består av to deler - en utløsershendelse og en handlingshendelse.

• Utløsershendelsen er den "hvis" delen av en hvis-så ligning: Før automatiseringen skjer, må denne programmerte handlingen skje.
  Dette kan være opprettelsen, oppdateringen eller slettingen av en person, organisasjon, aktivitet eller avtale i Pipedrive.
• Handlingshendelsen er den "så" delen av en hvis-så ligning: Når utløsershendelsen har skjedd, er dette handlingen du ønsker skal finne sted.
  Dette kan være opprettelsen, oppdateringen eller slettingen av en person, organisasjon, aktivitet eller avtale i Pipedrive, eller sendingen av en e-post fra e-postadressen synkronisert med Pipedrive-kontoen din.

Opprett en automatisering

For å få tilgang til automatiseringsfunksjonen, klikk på “...” (more) tab > Automatiseringer.

For å starte å lage en automatisering, klikk på “+ Automatisering”-knappen øverst til høyre på automatiseringssiden.

For å begynne å designe automatiseringen din, klikk på “Legg til trigger”-knappen. Du vil se en sidefelt hvor du kan velge elementet og hendelsen som vil utløse automatiseringen din.

Når du konfigurerer din trigger, kan du velge mellom seks alternativer - avtale, person, aktivitet, lead, organisasjon, og prosjekt - med tre alternativer for hvilken hendelse i forhold til det valgte elementet vil utløse automatiseringen - oppretting, oppdatering, eller sletting.

Når du har valgt trigger-typen og trigger-hendelsen, klikk på “Apply trigger”-knappen.

Med trigger-hendelsen på plass, vil du deretter ha muligheten til å påføre en tilstand (eller tilstander) til triggeren din. Her kan du definere under hvilke omstendigheter din automatisering vil bli utløst.

Etter å ha lagret tilstanden din, klikk på plusstegnet “+“ for å velge neste steg. Dette kan være en annen tilstand eller din handlingsevent.

Når du definierer handlingen din, kan du velge mellom standardalternativer - person, organisasjon, lead, avtale, aktivitet, e-post, notater, kampanjer, prosjekter og webhooks – samt integrasjoner - Slack, Microsoft Teams, Trello og Asana. Du er i stand til å velge handlingstyper som er spesifikke for hver opsjon.

Du kan legge til flere handlinger i automatiseringen din, og de vil alltid bli utført fra toppen og jobbe nedover listen. For eksempel, trinn 3 vil bare bli utført etter at trinn 2 er ferdig.

Imidlertid, merk at automatiseringer bare vil sjekke en gang om betingelsen for hver utløst handling er oppfylt med mindre du bruker vente til event tilstanden. Hvis en betingelse for en bestemt handling ikke er oppfylt, vil ikke handlingen bli utført og systemet vil ikke utføre neste trinn.

Her kan du se hvordan du setter opp en automatisering som flytter den nye avtalen din til en annen pipeline avhengig av eieren av avtalen.

For å spesifisere hvilke brukere som har lov til å utløse denne automatiseringen, sjekk alternativet øverst på automatiseringen og velg hvilket alternativ du foretrekker.

Når du har tatt alle valgene dine og designet automatiseringen din, klikk på “Lagre” knappen for å fullføre automatiseringen din.

Når du lagrer automatiseringen din, vil den bli oppført på automatiserings-listevisning.

Automatiseringslistevisning

Du kan også se alle automatiseringene du har opprettet, sammen med automatiseringer som er opprettet for hele selskapets Pipedrive-konto, sortere etter oppdatert tid og bruke filtre.

Du kan redigere, slette eller merke automatiseringer som aktive eller inaktive. Hvis en automatisering er merket som inaktiv, vil ikke utløser- og handlingfunksjonene skje.

Inaktive automatiseringer er grået ut slik at du raskt kan forstå hvilke automatiseringer som for øyeblikket er aktive på Pipedrive-kontoen din.

Lær mer om automatiseringslistevisningen i denne artikkelen.

Overfør automatiseringer

Hvis en bruker forlater selskapet eller bare tar fri, kan en annen bruker trenge tilgang til deres automatiseringer for å feilsøke eller tilordne dem til noen andre. Dette kan gjøres ved å overføre eksisterende automatiseringer.

Brukere og tillatelser

Bare følgende typer brukere kan overføre automatiseringer:

• Global app admin brukere kan overføre enhver automatisering til seg selv eller til noen andre globale app-administratorer
• Deals app admin brukere og globale vanlige brukere med tillatelse ” Legg til automatiseringer” kan overføre deres egne automatiseringer til globale app-administratorer

Overfør eierskap

Enkel overføring

Åpne automatiseringsforhåndsvisningen. Når du holder musepekeren over eierens navn til venstre, klikker du på blyantikonet, eller klikker ”..." til høyre og "Overfør eierskap."

Bulkoverføring

I listenvisningen klikker du på ”Velg flere” på høyre side av skjermen din og merker avkrysningsboksene for automatiseringene du vil overføre.

Deretter klikker du på ”Overfør eierskap”.

Når du klikker på ”Overfør eierskap” må du velge brukeren til hvem du vil overføre automatiseringen.

Før du fullfører overføringen, vil du se en ansvarsfraskrivelse med en liste over hendelser som vil skje når automatiseringen overføres. Hendelsene i fraskrivelsen kan variere avhengig av automatiseringstrinnene (for eksempel hvis det er ventende utførelser aktive, hvis en integrasjon er installert og brukt i en automatisering).

Pass på å lese denne ansvarsfraskrivelsen nøye før du fortsetter.

I ansvarsfraskrivelsen har du mulighet til å avbryte ventende utførelser for den automatiseringen. Hvis du krysser av i boksen, vil eventuelle ventende utførelser bli kansellert og ikke utført. F.eks., hvis automatiseringen er konfigurert til å sende en e-post 5 dager etter en utløser og de utførelsene fremdeles er i gang, vil de bli avbrutt og e-posten vil ikke bli sendt.

Når automatiseringen er overført, vil den vises i listenvisningen av automatiseringer av mottakerens eier. Automatiseringen overføres i en inaktiv tilstand, så mottakerens eier kan gjennomgå automatiseringen og gjøre eventuell feilsøking hvis det er nødvendig.

Automatiseringen vil få en overført etikett for å indikere at den har blitt overført.

Mottakerens eier kan nå konfigurere automatiseringen – inkludert redigering og aktivering.