Kunnskapsbase

Automatiseringer

Hvis du finner deg selv gjenta de samme administrative oppgavene i Pipedrive - planlegge den samme aktiviteten etter at en avtale har blitt flyttet til en bestemt fase i rørledningen din - kan det være til fordel for selskapet ditt å automatisere disse oppgavene, slik at du kan fokusere på de viktige tingene som får virksomheten din til å vokse.

Automatiseringer i Pipedrive består av to deler - en utløserhendelse og en handlingshendelse.

• Utløserhendelsen er den "hvis" delen av en hvis-så ligning: Før automatiseringen skjer, må denne programmerte handlingen skje.
  Dette kan være opprettelse, oppdatering eller sletting av en person, organisasjon, aktivitet eller avtale i Pipedrive.
• Handlingshendelsen er den "så" delen av en hvis-så ligning: Når utløserhendelsen har skjedd, er dette handlingen du ønsker skal finne sted.
  Dette kan være opprettelse, oppdatering eller sletting av en person, organisasjon, aktivitet eller avtale i Pipedrive, eller sending av en e-post fra e-postadressen synkronisert til Pipedrive-kontoen din.

Opprette en automatisering

For å få tilgang til automatiseringsfunksjonen, klikk på “...” (mer) -fanen > Automatiseringer.

For å begynne å lage en automatisering, klikk på “+ Automatisering” -knappen øverst til høyre på automatiseringssiden.

For å begynne å designe automatiseringen din, klikk på “Legg til utløser” -knappen. Du vil se en sidefelt der du kan velge elementet og hendelsen som vil utløse automatiseringen din.

Når du konfigurerer utløseren, kan du velge mellom seks alternativer - avtale, person, aktivitet, lead, organisasjon, og prosjekt - med tre alternativer for hvilken hendelse som vil utløse automatiseringen - opprettelse, oppdatering, eller sletting.

Når du har valgt utløsertypen og utløserhendelsen, klikker du på “Godkjenn utløser” -knappen.

Med utløserhendelsen på plass, vil du deretter ha muligheten til å bruke en betingelse (eller betingelser) til utløseren din. Her kan du definere under hvilke forhold automatiseringen din vil utløses.

Etter at du har lagret betingelsen din, klikker du på pluss tegnet “+“ for å velge neste trinn. Dette kan være en annen betingelse eller hendelsen din.

Når du definerer handlingen din, kan du velge mellom standardalternativer - person, organisasjon, lead, avtale, aktivitet, email, notater, kampanjer, prosjekter og webhooks- samt integrasjoner - Slack, Microsoft Teams, Trello og Asana. Du kan velge handlings typer som er spesifikke for hver løsning.

Du kan legge til flere handlinger i automatiseringen din, og de vil alltid bli utført fra toppen og jobbe seg nedover listen. For eksempel, trinn 3 vil bare bli utført etter at trinn 2 er gjort.

Men, merk at automatiseringer bare vil sjekke en gang om betingelsen for hver utløst handling er oppfylt med mindre du bruker vent til hendelse -betingelsen. Hvis en betingelse for en spesifikk handling ikke er oppfylt, blir ikke handlingen utført, og systemet vil ikke utføre det neste trinnet.

Her ser du hvordan du kan sette opp en automatisering som flytter din nye avtale til et annet rørledning, avhengig av eieren av avtalen.

For å angi hvilke brukere som har lov til å utløse denne automatiseringen, sjekk alternativet øverst på automatiseringen og velg hvilket alternativ du foretrekker.

Når du har gjort alle valgene dine og designet automatiseringen din, klikker du på “Lagre” -knappen for å fullføre automatiseringen din.

Når du lagrer automatiseringen din, vil den være oppført på automatiserings listevisningen.

Automatiseringslistevisning

Du kan også se alle dine opprettede automatiseringer sammen med automatiseringene som er opprettet for hele selskapets Pipedrive-konto, sortere etter oppdatert tid og bruke filtre.

Du kan redigere, slette eller merke automatiseringer som aktive eller inaktive. Hvis en automatisering er merket som inaktiv, vil ikke trigger- og handlingfunksjonene skje.

Inaktive automatiseringer er grået ut for å tillate deg raskt å forstå hvilke automatiseringer som for øyeblikket er aktive på Pipedrive-kontoen din.

Lær mer om automatiseringsliste-visningen i denne artikkelen.

Overføring av automatiseringer

Hvis en bruker slutter i bedriften, eller bare tar en pause, kan en annen bruker trenge tilgang til deres automatiseringer for å feilsøke eller tildele dem til noen andre. Dette kan gjøres ved å overføre eksisterende automatiseringer.

Brukere og tillatelser

Kun de følgende brukertyper kan overføre automatiseringer:

• Global app admin brukere kan overføre enhver automatisering til seg selv eller til andre globale app-administratorer
• Deals app admin brukere og globale ordinære brukere med tillatelsen ”Legg til automatiseringer” kan overføre sine egne automatiseringer til globale app-administratorer

Overfør eierskap

Enkelt overføring

Åpne forhåndsvisningen av automatiseringen. Når du holder musen over eierens navn på venstre side, klikk på blyantikonet, eller klikk ”..." til høyre og "Overfør eierskap."

Bulk overføring

I listvisningen, klikk ”Velg flere” på høyre side av skjermen din og merk avkryssingsboksene for automatiseringene du vil overføre.

Deretter, klikk “Overfør eierskap”.

Når du klikker på “Overfør eierskap” må du velge brukeren som du vil overføre automatiseringen til.

Før overføringen er fullført, vil du se en fraskrivelse med en liste over hendelser som vil skje når automatiseringen er overført. Hendelsene i fraskrivelsen kan variere avhengig av trinnene i automatiseringen (for eksempel, hvis det er aktive ventende utførelser, hvis en integrasjon er installert og brukt i en automatisering).

Sørg for å lese denne fraskrivelsen nøye før du fortsetter.

I fraskrivelsesprompten kan du kansellere ventende utførelser for den automatiseringen. Hvis du merker av boksen, vil eventuelle ventende utførelser bli kansellert og ikke utført. F.eks., hvis automatiseringen er konfigurert til å sende en e-post 5 dager etter at en utløser er aktivert, og disse utførelsene fortsatt pågår, vil de bli kansellert og e-posten vil ikke bli sendt.

Når automatiseringen er overført, vil den dukke opp i listvisningen av automatiseringer for den mottagende eieren. Automatiseringen overføres i en inaktiv tilstand, så den mottagende eieren er i stand til å gjennomgå automatiseringen og gjøre eventuell feilsøking om nødvendig.

Automatiseringen vil ha en overført etikett lagt til for å indikere at den har blitt overført.

Den mottagende eieren er nå i stand til å konfigurere automatiseringen - inkludert redigering og aktivering.