Kunnskapsbase

Emner
Automatisering
Opprette en automatisering
Listevisning for automatisering
Overføring av automatiseringer
Brukere og tillatelser
Overfør eierskap

Denne artikkelen ble produsert ved hjelp av maskinoversettelse.

Automations

YS
Yssel Salas, 22. januar 2024
Merk: Denne funksjonen er bare tilgjengelig på Avansert og høyere planer. Denne artikkelen viser den nyeste versjonen av automatiseringsfunksjonen vår, som kan være annerledes enn den i kontoen din. Hvis du ikke har den nyeste versjonen og vil bruke den, kan du gjerne kontakte vårt supportteam.

Automatisering

Merk: Kun globale administratorbrukere i Pipedrive kan opprette automatiseringer med mindre den tillatelsen er aktivert for andre brukeres tillatelsesinnstillinger i selskapets Pipedrive-konto. Les mer om tillatelsesinnstillinger i denne artikkelen.

Hvis du finner deg selv gjentakende de samme administrative oppgavene i Pipedrive – planlegger den samme aktiviteten etter at en avtale er flyttet til en bestemt trinn i pipelinen din – kan det være i selskapets interesse å automatisere disse oppgavene, slik at du kan konsentrere deg om de viktige tingene som får bedriften din til å blomstre.

Automatiseringer i Pipedrive består av to deler – en utløserhendelse og en handlingshendelse.

  • Utløserhendelsen er den "hvis" delen av en hvis-så-ligning: Før automatiseringen skjer, må denne programmerte handlingen skje.
    Dette kan være opprettelse, oppdatering eller sletting av en person, organisasjon, aktivitet eller avtale i Pipedrive.
  • Handlingshendelsen er den "så" delen av en hvis-så-ligning: Når utløserhendelsen har skjedd, er dette handlingen du ønsker å skje.
    Dette kan være opprettelse, oppdatering eller sletting av en person, organisasjon, aktivitet eller avtale i Pipedrive, eller sending av en e-post fra e-postadressen som er synkronisert med din Pipedrive-konto.
Merk: Import av data til din Pipedrive-konto utløser ikke noen handlinger innenfor automatiseringer, med unntak av import som oppdaterer eller sletter leads.

Opprette en automatisering

Merk: For en visuell guide til automatiseringsverktøyet, sjekk ut vår ukentlige webinar.

For å få tilgang til automatiseringsfunksjonen, klikk på “... (mer) kategorien > Automatiseringer.

For å starte oppretting av en automatisering, klikk på “+ Legg til automatisering”-knappen, funnet øverst til høyre på automatiseringssiden.

Når den er klikket, gir du et navn til (og beskrivelse, hvis det er nyttig) for din tiltenkte automatisering – ikke bekymre deg, dette navnet kan redigeres senere – og klikk “Lagre”.

Merk: Automatiseringsnavnet kan være opptil 120 tegn langt. Automatiseringsbeskrivelsen kan være 200 tegn lang.

For å begynne å designe automatiseringen din, klikk på “Legg til utløser"-knappen. Du vil se en sidebar der du kan velge elementet og begivenheten som vil utløse automatiseringen.

Når du konfigurerer utløseren din, kan du velge mellom seks alternativer – avtale, person, aktivitet, lead, organisasjon, og prosjekt – med tre alternativer om hvilken hendelse i forhold til det objektet som vil utløse automatiseringen – oppretting, oppdatering, eller sletting.

Når du har valgt utløsertypen og utløserhendelsen, klikker du på “Anvend utløseren”-knappen.

Med utløserhendelsen på plass, vil du deretter ha mulighet til å anvende en betingelse (eller betingelser) på utløseren. Her kan du definere under hvilke omstendigheter automatiseringen din vil utløses.

Etter å ha lagret betingelsen din, klikk på pluss tegnet "+" for å velge neste skritt. Dette kan være en annen betingelse eller din handlingsevent.

Når du definerer handlingen din, kan du velge mellom standard alternativer – person, organisasjon, lead, avtale, aktivitet, e-post, notater, kampanjer og prosjekt – så vel som integrasjoner – Slack, Microsoft Teams, Trello og Asana. Du kan velge handlingstyper som er spesifikke for hver opsjon.

Merk: Automatiseringer som er satt opp for å opprette en ny avtale, vil feile ved det trinnet hvis du er ved din åpne avtale grense. Automatiseringen vil ikke gjenoppta dersom denne avtalen blir opprettet senere manuelt eller gjennom en opplasting. Lær mer om brukergrenser i denne artikkelen.

Du kan legge til flere handlinger i automatiseringen din, og de vil alltid bli utført fra toppen og jobbe nedover listen. F.eks, Trinn 3 vil bare bli utført etter at trinn 2 er ferdig.

Imidlertid, merk at automatiseringer vil bare sjekke én gang om betingelsen for hver utløste handling er oppfylt med mindre du bruker vent til hendelse betingelse. Hvis en betingelse for en bestemt handling ikke er oppfylt, vil handlingen ikke bli utført, og systemet vil ikke utføre neste trinn.

Her kan du se hvordan du ville sette opp en automatisering som ville flytte avtalen din til en annen pipeline avhengig av eieren av avtalen.

Merk: Når du velger å sende en e-post som en handlingsevent i automatiseringen, vil handlingseventen bare kunne bruke e-postadressen som er synkronisert til Pipedrive via e-postsynkroniseringsfunksjonen. Ingen andre e-postadresser eller kontoer kan brukes til formål for automatisering.
Merk: Hvis du setter en utløser for å opprette en aktivitet og ikke setter en dato for den aktivitetshandlingen, vil den bli satt til samme dag som aktivitetshandlingen. For å planlegge en aktivitet å være forfall i fremtiden, velg alternativer som “Om en dag” eller “neste tirsdag” for forfallsdatoer som er relative til når handlingen ble utløst.

For å spesifisere hvilke brukere som har lov til å utløse denne automatiseringen, sjekk alternativet øverst på automatiseringen og velg hvilket alternativ du foretrekker.

Merk: Du kan sette opp en automatisering som sender ut e-poster for å utløses av en bruker i kontoen din gjennom e-post-synkroniseringsfunksjonen. Men e-posten vil alltid bli sendt fra brukeren som opprettet automatiseringen. Hvis du vil utløse en e-post fra din egen e-postadresse, må du opprette din egen automatisering.

Når du har gjort alle valgene dine og designet automatiseringen din, klikk på Lagre”-knappen for å fullføre automatiseringen din.

Når du har lagret automatiseringen din, vil den være oppført på automatiseringslisten visning.


Listevisning for automatisering

Du kan også se alle opprettede automatiseringer sammen med automatiseringer som er opprettet for hele selskapets Pipedrive-konto, sortere etter oppdatert tid og bruke filtre.

Du kan redigere, slette eller markere automatiseringer som aktive eller inaktive. Hvis en automatisering er merket som inaktiv, vil ikke utløsere og handlinger finne sted.

Inaktive automatiseringer er utdelt for å la deg raskt forstå hvilke automatiseringer som for tiden er aktive på din Pipedrive-konto.

Finn ut mer om visningen for automatiseringsliste i denne artikkelen.


Overføring av automatiseringer

Enten en bruker forlater selskapet eller bare tar seg fri, kan det være nødvendig at en annen bruker får tilgang til deres automatiseringer for å feilsøke eller tilordne dem til noen andre. Dette kan gjøres ved å overføre eksisterende automatiseringer.

Brukere og tillatelser

Bare følgende typer brukere kan overføre automatiseringer:

  • Global app admin brukere kan overføre enhver automatisering til seg selv eller til andre globale app-administratorer
  • Avtales app admin brukere og globale vanlige brukere med tillatelse ”Legg til automatiseringer” kan overføre deres egne automatiseringer til globale app-administratorer

Overfør eierskap

Enkelt overføring

Åpne automatiseringens forhåndsvisning. Du kan enten klikke på blyantikonet når du holder musepekeren over eierens navn på venstre side, eller klikke ”...” på høyre side og “Overfør eierskap”.

Masseoverføring

På listevisningen, klikk ”Velg flere” på høyre side av skjermen og merk avkrysningsboksene for automatiseringene du vil overføre.

Deretter, klikk “Overfør eierskap”.

Når du klikker på “Overfør eierskap” må du velge brukeren du ønsker å overføre automatiseringen til.

Før du fullfører overføringen, vil du se en ansvarsfraskrivelse med en liste over hendelser som vil skje når automatiseringen er overført. Hendelsene i ansvarsfraskrivelsen kan variere avhengig av automatiseringstrinnene (f.eks., hvis det er aktive utførelser i påvente, hvis en integrasjon er installert og brukt i en automatisering).

Sørg for å lese denne ansvarsfraskrivelsen nøye før du fortsetter.

I ansvarsfraskrivelsesfeltet har du muligheten til å avbryte ventende utførelser for den automatiseringen. Hvis du krysser av for dette, vil alle ventende utførelser bli avbrutt og ikke utført. F.eks., hvis automatiseringen er konfigurert til å sende en e-post 5 dager etter en utløser og disse utførelsene fortsatt pågår, vil de bli avbrutt og e-posten vil ikke bli sendt.

Merk: Hvis du velger å ikke avbryte utførelser som venter, vil automatiseringene fortsette å kjøre og eieren av utførelsene før overføringen vil kunne se utførelsene for automatisering i historikkfanen sin.

Når automatiseringen er overført, vil den vises i listevisningen av automatiseringer hos mottakeren. Automatiseringen overføres i en inaktiv tilstand, slik at mottakeren kan gjennomgå automatiseringen og eventuelt feilsøke om nødvendig.

Automatiseringen vil ha en overført-etikett lagt til for å indikere at den har blitt overført.

Merk: Den overførte etiketten vil forsvinne fra automatiseringen etter tre dager.

Mottakeren er nå i stand til å konfigurere automatiseringen - inkludert redigering og aktivering.

Var denne artikkelen nyttig?

Ja

Nei

Relaterte artikler

Har du spørsmål?

Kontakt oss