Kunnskapsbase

Emner
Automatisering
Opprettelse av en automasjon
Automatisert listevisning
Overfør automasjoner

Denne artikkelen ble produsert ved hjelp av maskinoversettelse.

Automatisering

YS
Yssel Salas, 16. november 2023
Merk: Denne funksjonen er bare tilgjengelig på Avanserte og høyere planer. Denne artikkelen viser den nyeste versjonen av automatiseringsfunksjonen vår og kan være forskjellig fra den i kontoen din. Hvis du ikke har den nyeste versjonen og vil bruke den, vennligst kontakt vårt supportteam.

Automatisering

Merk: Bare globale administratorbrukere i Pipedrive kan opprette automatiseringer med mindre den tillatelsen er aktivert for andre brukere i selskapets Pipedrive-konto. Lær mer om tillatelsessett i denne artikkelen.

Hvis du finner deg selv gjentatte ganger gjennomfører de samme administrative oppgavene i Pipedrive - planlegger den samme aktiviteten etter at en avtale er flyttet til en bestemt fase i pipelinen - kan det være i selskapets interesse å automatisere disse oppgavene, slik at du kan konsentrere deg om de viktige tingene som får bedriften din til å blomstre.

Automatiseringer øker hastigheten på prosessene dine ved å automatisere oppgaver basert på en utløsende hendelse valgt av deg.

Automatiseringer i Pipedrive består av to deler - en utløsende hendelse og en handlingshendelse.

  • Den utløsende hendelsen er den "hvis" delen av en hvis-så-ligning: Før automatiseringen skjer, må denne programmerte handlingen skje.
    Dette kan være opprettelse, oppdatering eller sletting av en person, organisasjon, aktivitet eller avtale i Pipedrive.
  • Den handlingshendelsen er den "så" delen av en hvis-så-ligning: Når utløserhendelsen har skjedd, er dette handlingen du ønsker skal finne sted.
    Dette kan være opprettelse, oppdatering eller sletting av en person, organisasjon, aktivitet eller avtale i Pipedrive, eller sending av en e-post fra e-postadressen synkronisert med Pipedrive-kontoen din.
Merk: Import av data til din Pipedrive-konto utløser ikke noen handlinger innenfor automatiseringer, med unntak av import som oppdaterer eller sletter leads.

Opprettelse av en automasjon

Merk: For en dyptgående visuell guide til automasjonsverktøyet, sjekk ut vår ukentlige webinar.

For å få tilgang til automatikkfunksjonen, klikk på “... (flere) fanen > Automasjoner.

For å begynne å opprette en automasjon, klikk på + Legg til automasjon” knappen, som finnes øverst til høyre på automasjonssiden.

Når du har klikket, gi et navn (og beskrivelse, hvis det er nyttig) til din tilsiktede automasjon - ikke bekymre deg, dette navnet kan redigeres senere - og klikk "Lagre".

Merk: Automasjonsnavnet kan være opptil 120 tegn langt. Beskrivelsen av automasjonen kan være 200 tegn lang.

For å begynne å designe automasjonen din, klikk på "Legg til trigger"-knappen. Du vil se en sidefelt hvor du kan velge elementet og arrangementet som vil utløse automasjonen din.

Når du konfigurerer utløseren din, kan du velge mellom seks alternativer - avtale, person, aktivitet, lead, organisasjon, og prosjekt - med tre alternativ av hvilken hendelse som er relatert til det elementet vil utløse automasjonen - oppretting, oppdatering, eller sletting.

Når du har valgt trigger-typen og trigger-arrangementet, klikk på "Apply trigger"-knappen.

Med trigger-arrangementet på plass, vil du deretter ha et alternativ for å bruke en betingelse (eller betingelser) til din trigger. Her kan du definere under hvilke omstendigheter automasjonen din vil utløses.

Etter at du har lagret betingelsen din, klikk på pluss tegnet "+" for å velge neste trinn. Dette kan være en annen betingelse eller din handlingshendelse.

Når du definerer handlingen din, kan du velge mellom standardalternativer - person, organisasjon, lead, avtale, aktivitet, e-post, notater, kampanjer og prosjekt - samt integreringer - Slack, Microsoft Teams, Trello og Asana. Du kan velge handlingstyper som er spesifikke for hver alternativ.

Merk: Automasjoner som er satt opp for å opprette en ny avtale, vil mislykkes ved det trinnet hvis du er på åpen avtalegrensen. Automasjonen vil ikke fortsette hvis denne avtalen opprettes senere manuelt eller gjennom en opplasting. Lær mer om bruksgrenser i denne artikkelen.

Du kan legge til flere handlinger i automasjonen din og de vil alltid bli utført fra toppen og arbeide ned listen. F.eks., Trinn 3 vil bare bli utført etter at trinn 2 er gjort.

Merk imidlertid at automatiseringer bare vil sjekke en gang om betingelsen for hver utløst handling er oppfylt, med mindre du bruker vent til hendelse-betingelsen. Hvis en tilstand for en bestemt handling ikke er oppfylt, vil handlingen ikke bli utført, og systemet vil ikke utføre neste trinn.

Her kan du se hvordan du ville sette opp en automasjon som ville flytte din nye avtale til en annen pipeline avhengig av avtaleeieren.

Merk: Når du velger å sende en e-post som en handlingshendelse i automasjonen din, vil handlingshendelsen bare kunne bruke e-postadressen synkronisert til Pipedrive gjennom e-postsynkroniseringsfunksjonen. Ingen annen e-postadresse eller konto kan brukes for automatiseringsformål.
Merk: Hvis du setter en trigger for å opprette en aktivitet og ikke setter en dato for den aktivitetshandlingen, vil den være satt til samme dag som aktivitetshandlingen. For å planlegge en aktivitet som skal være forfalt i fremtiden, velg alternativer som "Om en dag" eller "neste tirsdag" for forfallsdatoer som er relative til når handlingen ble utløst.

For å spesifisere hvilke brukere som får lov til å utløse denne automasjonen, sjekk alternativet øverst i automasjonen og velg hvilket alternativ du foretrekker.

Merk: Du kan sette opp en automasjon som sender ut e-poster for å bli utløst av hvilken som helst bruker i kontoen din via e-postsynkroniseringsfunksjonen. Imidlertid vil e-posten alltid bli sendt fra brukeren som opprettet automasjonen. Hvis du vil utløse en e-post fra egen e-postadresse, må du sette opp din egen automasjon.

Når du har gjort alle valgene dine og designet automasjonen din, klikk på Lagre”-knappen for å fullføre automasjonen din.

Når du lagrer automasjonen din, vil den bli oppført på automasjon listevisningen.


Automatisert listevisning

Du kan også se alle de opprettede automatiseringene dine, sammen med automatiseringene som er opprettet for hele selskapets Pipedrive-konto, sortere etter oppdateringstid og bruke filtre.

Du kan redigere, slette eller merke automatiseringer som aktive eller inaktive. Hvis en automatisering er merket som inaktiv, vil ikke utløser- og handlingfunksjonene skje.

Inaktive automatiseringer er uttonet for å hjelpe deg med raskt å forstå hvilke automatiseringer som for øyeblikket er aktive på Pipedrive-kontoen din.

Finn ut mer om automatisk listevisning i denne artikkelen.


Overfør automasjoner

Enten en bruker forlater bedriften eller bare tar seg fri, kan det være nødvendig for en annen bruker å få tilgang til deres automasjoner for å feilsøke eller tildele dem til noen andre. Dette kan gjøres ved å overføre eksisterende automasjoner.

Brukere og tillatelser

Bare følgende typer brukere kan overføre automasjoner:

Overfør eierskap

På listevisningen, klikk på automasjonen du vil overføre for å åpne automasjonsforhåndsvisningen. Klikk deretter ”...” og “Overfør eierskap”.

Her vil du kunne velge brukeren du vil overføre automasjonen til.

Før du fullfører overføringen, vil du se en fraskrivelse med en liste over hendelser som vil skje når automasjonen er overført. Hendelsene i fraskrivelsen kan variere avhengig av trinnene i automasjonen (f.eks. om det er aktive ventende utførelser, hvis en integrasjon er installert og brukt i en automasjon). Sørg for å lese denne fraskrivelsen nøye før du fortsetter.

I fraskrivelsesprompten har du mulighet til å avbryte ventende utførelser for den automasjonen. Hvis du markerer boksen, vil eventuelle ventende utførelser bli avbrutt og ikke utført. F.eks. Hvis automasjonen er konfigurert til å sende en e-post 5 dager etter en utløser, og disse utførelsene fremdeles er i gang, vil de bli avbrutt og e-posten vil ikke bli sendt.

Merk: Hvis du velger å ikke avbryte noen ventende utførelser, vil automasjonene fortsette å kjøre, og eieren av utførelsen før overføringen vil kunne se utførelsene for automasjonen i historikkfanen deres.

Når automasjonen er overført, vil den vises i listevisningen av automasjoner hos den mottakende eieren. Automasjonen overføres i en inaktiv tilstand, slik at den mottakende eieren kan gjennomgå automasjonen og eventuelt feilsøke hvis det er nødvendig.

Automasjonen vil ha et overført merke lagt til for å indikere at den er overført.

Merk: Det overførte merket vil forsvinne fra automasjonen etter tre dager.

Den mottakende eieren kan nå konfigurere automasjonen - inkludert redigering og aktivering.

Var denne artikkelen nyttig?

Ja

Nei

Relaterte artikler

Har du spørsmål?

Kontakt oss