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Automatizaciones
Creación de una automatización
Vista de lista de las automatizaciones
Transferir las automatizaciones

Automatizaciones

YS
Yssel Salas, 2 de noviembre de 2023
Nota: Esta función únicamente está disponible en el plan Avanzado y planes superiores. Este artículo presenta la versión más reciente de nuestra función de automatización y puede diferir de la de tu cuenta. Si no tienes la versión más actualizada y, te gustaría usarla, comunícate con nuestro equipo de atención al cliente.

Automatizaciones

Nota: Únicamente los usuarios administradores globales en Pipedrive pueden crear automatizaciones, a menos que ese permiso se haya habilitado para el conjunto de permisos de otros usuarios en la cuenta de tu empresa en Pipedrive. Obtén más información sobre los conjuntos de permisos en este artículo.

Si te encuentras repitiendo las mismas tareas administrativas en Pipedrive (programando la misma actividad después de que un trato se haya trasladado a una etapa específica en tu embudo), entonces podría ser de interés para tu empresa automatizar esas tareas, para que puedas concentrarte en las cosas importantes que hacen que tu negocio prospere.

Las automatizaciones aceleran tus procesos al automatizar tareas basadas en un evento activador que tú eliges.

Las automatizaciones de Pipedrive están compuestas de dos partes: un evento de activación y un evento de acción.

  • El evento de activación es la parte de "si" de una ecuación de "si-entonces": antes de que ocurra la automatización, esta acción programada debe ocurrir.
    Esto puede ser la creación, actualización o eliminación de una persona, organización, actividad o trato en Pipedrive.
  • El evento de acción es la parte de "entonces" de una ecuación de "si-entonces": una vez que se ha producido el evento de activación, esta es la acción que deseas que se lleve a cabo.
    Esta puede ser la creación, actualización o eliminación de una persona, organización, actividad o trato en Pipedrive, o el envío de un correo electrónico desde la dirección de correo electrónico sincronizada con tu cuenta de Pipedrive.
Nota: Importar datos a tu cuenta de Pipedrive no activa ninguna acción dentro de las automatizaciones, excepto las importaciones que actualizan o eliminan a los prospectos.

Creación de una automatización

Nota: Para obtener una guía visual detallada sobre la herramienta de automatización, consulta nuestro seminario web semanal.

Para acceder a la función de automatización, haz clic en la pestaña "..." (más) > Automatizaciones.

Para comenzar a crear una automatización, haz clic en el botón + Añadir automatización”, que se encuentra en la parte superior derecha de la página de automatización.

Una vez que hayas hecho clic, proporciona un nombre (y una descripción, si es útil) para la automatización deseada (no te preocupes, este nombre se puede editar más adelante) y haz clic en "Guardar".

Nota: El nombre de la automatización puede tener hasta 120 caracteres. La descripción de la automatización puede tener hasta 200 caracteres.

Para comenzar a diseñar tu automatización, haz clic en el botón "Añadir activador". Verás una barra lateral en la que puedes elegir el elemento y evento que activa la automatización.

Al configurar tu activador, puedes elegir entre seis opciones (trato, persona, actividad, prospecto, organización y proyecto) con tres opciones de cuál será el evento relacionado con ese elemento que activará la automatización (creación, actualización, o eliminación).

Una vez que hayas elegido el tipo de activación y el evento de activación, haz clic en el botón "Aplicar activador".

Con el evento de activación listo, tienes la opción de aplicar una condición (o condiciones) a tu activador. Aquí puedes definir bajo qué circunstancias se activará tu automatización.

Después de guardar tu condición, haz clic en el signo de más "+" para elegir tu próximo paso. Puede ser otra condición o tu evento de acción.

Al definir tu acción, puedes elegir entre ocho opciones predeterminadas (persona, organización, prospecto, trato, actividad, correo electrónico, campaña y proyecto), así como integraciones (Slack, Microsoft Teams, Trello y Asana). Puedes elegir tipos de acciones específicamente para cada opción.

Nota: Las automatizaciones definidas para crear un trato nuevo fallarán en ese paso si alcanzaste tu límite de tratos abiertos. La automatización no se reanudará si el trato se crea manualmente más tarde o a través de una carga. Obtén más información sobre los límites de uso en este artículo.

Puedes añadir acciones múltiples a tu automatización, las cuales siempre se ejecutarán desde arriba y seguirán la lista hacia abajo. Por ejemplo, el paso 3 solo se ejecutará después de que finalice el paso 2.

Sin embargo, ten en cuenta que las automatizaciones verificarán únicamente una vez cuando se cumpla la condición para cada acción desencadenada, a menos que uses la condición de esperar hasta el evento. Si no se cumple una condición de una acción específica, la acción no se ejecutará y el sistema no ejecutará el siguiente paso.

Aquí puedes ver cómo configurar una automatización que trasladaría tu nuevo trato a otro embudo dependiendo del propietario del trato.

Nota: Al elegir enviar un correo electrónico como un evento de acción en tu automatización, el evento de acción únicamente podrá usar la dirección de correo electrónico sincronizada con Pipedrive a través de la función de sincronización de correo electrónico. No se puede usar otro correo electrónico o cuenta para las automatizaciones.
Nota: Si estableces una activación para crear una actividad y no defines una fecha para esa acción de actividad, quedará establecida para el mismo día de la acción de actividad. Para programar una actividad para que venza en el futuro, elige opciones como "en un día" o "el próximo martes" para las fechas de vencimiento que son relativas a cuando se activó la acción.

Para especificar cuáles usuarios pueden activar esta automatización, revisa la opción en la parte superior derecha de la automatización y selecciona la opción que prefieras.

Nota: Puedes configurar una automatización que envíe correos electrónicos para que los active cualquier usuario de tu cuenta a través de la función de sincronización de correo electrónico. No obstante, el correo electrónico siempre se enviará desde el usuario que creó la automatización. Si quieres activar un correo electrónico desde tu dirección de correo, tendrás que establecer tu propia automatización.

Una vez que hayas hecho todas tus elecciones y diseñado tu automatización, haz clic en el botón "Guardar" para finalizar tu automatización.

Una vez que guardes tu automatización, aparecerá en la vista de lista de las automatizaciones.


Vista de lista de las automatizaciones

También puedes ver todas tus automatizaciones creadas junto con las automatizaciones que se han creado para la cuenta de Pipedrive de toda la empresa, ordenar por tiempo de actualización y aplicar filtros.

Puedes editar, eliminar o marcar las automatizaciones como activas o inactivas. Si una automatización se marca como inactiva, las funciones de activación y acción no ocurrirán.

Las automatizaciones inactivas están atenuadas para que puedas comprender rápidamente cuáles automatizaciones están actualmente activas en tu cuenta de Pipedrive.

Obtén mayor información sobre la vista de lista de lasautomatizaciones en este artículo.


Transferir las automatizaciones

Ya sea que un usuario deje la empresa o simplemente se tome un tiempo de vacaciones, puede ser necesario que otro usuario tenga acceso a sus automatizaciones para solucionar problemas o asignarlas a otra persona. Esto se puede hacer al transferirle las automatizaciones existentes.

Usuarios y permisos

Únicamente los siguientes tipos de usuarios pueden transferir las automatizaciones:

  • Usuarios administradores de la aplicación global
  • Usuarios administradores de la aplicación de tratos
  • Usuarios normales globales con el permiso de "Añadir automatizaciones"

Transferir la propiedad

En la vista de lista, haz clic en la automatización que deseas transferir para abrir la vista previa de la automatización. Luego, haz clic en "..." y “Transferir propiedad”.

Aquí podrás seleccionar el usuario al que deseas transferirle la automatización.

Nota: Las automatizaciones únicamente se pueden transferir a aquellos usuarios administradores con acceso a los ajustes de la cuenta. ​

Antes de finalizar la transferencia, verás un descargo de responsabilidad con una lista de eventos que sucederán una vez que se transfiera la automatización. Los eventos en el descargo de responsabilidad pueden variar según los pasos de la automatización (por ejemplo, si hay ejecuciones pendientes activas, si se instala y usa una integración en una automatización). Asegúrate de leer detenidamente este descargo de responsabilidad antes de continuar.

En el aviso de descargo de responsabilidad, puedes cancelar las ejecuciones pendientes para esa automatización. Si marcas la casilla, cualquier ejecución pendiente se cancelará y no se ejecutará. Por ejemplo, si la automatización está configurada para enviar un correo electrónico 5 días después de un activador y esas ejecuciones aún están en curso, se cancelarán y no se enviará el correo electrónico.

Nota: Si eliges no cancelar ninguna ejecución pendiente, las automatizaciones seguirán ejecutándose y el propietario de la ejecución anterior a la transferencia podrá ver las ejecuciones de la automatización en su pestaña de historial.

Una vez transferida la automatización, aparecerá en la vista de lista de las automatizaciones del propietario receptor. La automatización se transfiere en un estado inactivo, por lo que el propietario receptor puede revisar la automatización y solucionar cualquier problema si es necesario.

La automatización tendrá una etiqueta transferida agregada para indicar que ha sido transferida.

Nota: La etiqueta transferida desaparecerá de la automatización después de tres días.

El propietario receptor ahora puede configurar la automatización, incluidas la edición y la activación.

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