Base de conocimiento

Automatización

Si te encuentras repitiendo las mismas tareas administrativas en Pipedrive (programando la misma actividad después de que un trato se haya trasladado a una etapa específica en tu embudo), entonces podría ser de interés para tu empresa automatizar esas tareas, para que puedas concentrarte en las cosas importantes que hacen que tu negocio prospere.

Las automatizaciones aceleran tus procesos al automatizar tareas basadas en un evento activador que tú eliges.

Las automatizaciones de Pipedrive están compuestas de dos partes: un evento de activación y un evento de acción.

• El evento de activación es la parte de "si" de una ecuación de "si-entonces": antes de que ocurra la automatización, esta acción programada debe ocurrir.
  Esto puede ser la creación, actualización o eliminación de una persona, organización, actividad o trato en Pipedrive.
• El evento de acción es la parte de "entonces" de una ecuación de "si-entonces": una vez que se ha producido el evento de activación, esta es la acción que deseas que se lleve a cabo.
  Esta puede ser la creación, actualización o eliminación de una persona, organización, actividad o trato en Pipedrive, o el envío de un correo electrónico desde la dirección de correo electrónico sincronizada con tu cuenta de Pipedrive.

Creación de una automatización

Para acceder a la función de automatización, haz clic en la pestaña "..." (más) > Automatizaciones.

Para comenzar a crear una automatización, haz clic en el botón “+ Añadir automatización”, que se encuentra en la parte superior derecha de la página de automatización.

Una vez que hayas hecho clic, proporciona un nombre (y una descripción, si es útil) para la automatización deseada (no te preocupes, este nombre se puede editar más adelante) y haz clic en "Guardar".

Para comenzar a diseñar tu automatización, haz clic en el botón "Añadir activador". Verás una barra lateral en la que puedes elegir el elemento y evento que activa la automatización.

Al configurar tu activador, puedes elegir entre seis opciones (trato, persona, actividad, prospecto, organización y proyecto) con tres opciones de cuál será el evento relacionado con ese elemento que activará la automatización (creación, actualización, o eliminación).

Una vez que hayas elegido el tipo de activación y el evento de activación, haz clic en el botón "Aplicar activador".

Con el evento de activación listo, tienes la opción de aplicar una condición (o condiciones) a tu activador. Aquí puedes definir bajo qué circunstancias se activará tu automatización.

Después de guardar tu condición, haz clic en el signo de más "+" para elegir tu próximo paso. Puede ser otra condición o tu evento de acción.

Al definir tu acción, puedes elegir entre ocho opciones predeterminadas (persona, organización, prospecto, trato, actividad, correo electrónico, campaña y proyecto), así como integraciones (Slack, Microsoft Teams, Trello y Asana). Puedes elegir tipos de acciones específicamente para cada opción.

Puedes añadir acciones múltiples a tu automatización, las cuales siempre se ejecutarán desde arriba y seguirán la lista hacia abajo. Por ejemplo, el paso 3 solo se ejecutará después de que finalice el paso 2.

Sin embargo, ten en cuenta que las automatizaciones verificarán únicamente una vez cuando se cumpla la condición para cada acción desencadenada, a menos que uses la condición de esperar hasta el evento. Si no se cumple una condición de una acción específica, la acción no se ejecutará y el sistema no ejecutará el siguiente paso.

Aquí puedes ver cómo configurar una automatización que trasladaría tu nuevo trato a otro embudo dependiendo del propietario del trato.

Para especificar cuáles usuarios pueden activar esta automatización, revisa la opción en la parte superior derecha de la automatización y selecciona la opción que prefieras.

Una vez que hayas hecho todas tus elecciones y diseñado tu automatización, haz clic en el botón "Guardar" para finalizar tu automatización.

Una vez que guardes tu automatización, aparecerá en la vista de lista de las automatizaciones.

Vista de lista de las automatizaciones

También puedes ver todas tus automatizaciones creadas junto con las automatizaciones que se han creado para la cuenta de Pipedrive de toda la empresa, ordenar por tiempo de actualización y aplicar filtros.

Puedes editar, eliminar o marcar las automatizaciones como activas o inactivas. Si una automatización se marca como inactiva, las funciones de activación y acción no ocurrirán.

Las automatizaciones inactivas están atenuadas para que puedas comprender rápidamente cuáles automatizaciones están actualmente activas en tu cuenta de Pipedrive.

Obtén mayor información sobre la vista de lista de lasautomatizaciones en este artículo.

Transferir las automatizaciones

Ya sea que un usuario deje la empresa o simplemente se tome un tiempo de vacaciones, puede ser necesario que otro usuario tenga acceso a sus automatizaciones para solucionar problemas o asignarlas a otra persona. Esto se puede hacer al transferirle las automatizaciones existentes.

Usuarios y permisos

Únicamente los siguientes tipos de usuarios pueden transferir las automatizaciones:

• Usuarios administradores de la aplicación global
• Usuarios administradores de la aplicación de tratos
• Usuarios normales globales con el permiso de "Añadir automatizaciones"

Transferir propiedad

Dentro de la vista de lista de las automatizaciones, haz clic en "..." y luego “Transferir propiedad”. ​

Aquí podrás seleccionar el usuario al que deseas transferirle la automatización.

Antes de finalizar la transferencia, verás un descargo de responsabilidad con una lista de eventos que sucederán una vez que se transfiera la automatización. Los eventos en el descargo de responsabilidad pueden variar según los pasos de la automatización (por ejemplo, si hay ejecuciones pendientes activas, si se instala y usa una integración en una automatización). Asegúrate de leer detenidamente este descargo de responsabilidad antes de continuar.

En el aviso de descargo de responsabilidad, puedes cancelar las ejecuciones pendientes para esa automatización. Si marcas la casilla, cualquier ejecución pendiente se cancelará y no se ejecutará. ​ Por ejemplo, si la automatización está configurada para enviar un correo electrónico 5 días después de un activador y esas ejecuciones aún están en curso, se cancelarán y no se enviará el correo electrónico.

Una vez transferida la automatización, aparecerá en la vista de lista de las automatizaciones del propietario receptor. La automatización se transfiere en un estado inactivo, por lo que el propietario receptor puede revisar la automatización y solucionar cualquier problema si es necesario.

La automatización tendrá una etiqueta transferida agregada para indicar que ha sido transferida.

El propietario receptor ahora puede configurar la automatización, incluidas la edición y la activación.