Automatización de flujo de trabajo

JT
Jenny Takahara, 9 de junio de 2021
Nota: Este artículo aborda la versión más reciente de la Automatización del flujo de trabajo y podría ser diferente a la función de tu cuenta. Si no tienes la versión más actualizada y quieres usarla comunícate con el equipo de asistencia.


Secciones

1: Automatización del flujo de trabajo

2: Creating an automation


Automatización del flujo de trabajo

Nota: Solo los usuarios administradores de Pipedrive pueden crear flujos de trabajo, a menos que los permisos se hayan habilitado para otros conjuntos de permisos de usuarios en la cuenta empresarial de Pipedrive. Para obtener más información sobre los Permisos en Pipedrive, haz clic aquí.


Si estás haciendo tareas administrativas repetitivas en Pipedrive—programando la misma acción después de que un trato se ha trasladado a una etapa específica en tu embudo—tu empresa se beneficiaría de automatizar estas tareas, para que te puedas concentrar en las cosas importantes que impulsan a tu negocio.

Las automatizaciones aceleran tu flujo de trabajo automatizando tareas basadas en un evento activador que tú eliges.


Las automatizaciones de Pipedrive están compuestas de dos partes: un evento activador y un evento de acción.

  • El evento activador es la parte "si" de una ecuación: antes de que se produzca la automatización, debe realizarse esta acción programada.
    Esta acción puede ser la creación, actualización o eliminación de una persona, empresa, acción o trato en Pipedrive.
  • El evento de acción es la parte "entonces" de una ecuación: una vez que se haya producido el evento activador, es la acción que deseas que ocurra.
    Esta acción puede ser la creación, actualización o eliminación de una persona, empresa, acción o trato en Pipedrive, o el envío de un correo electrónico desde la dirección de correo sincronizada con tu cuenta de Pipedrive.

Creación de una automatización

Para acceder a la función Automatización del flujo de trabajo, haz clic en la pestaña "..." (más) > Automatización del flujo de trabajo.

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Para empezar a crear un flujo de trabajo, haz clic en el botón Añadir flujo de trabajo personalizado que se encuentra en la parte superior derecha de la página Automatización del flujo de trabajo en la aplicación de Pipedrive.

Después de hacer clic, escribe un nombre (y descripción, si ayuda) para el flujo de trabajo que quieres crear—no te preocupes, el nombre se puede editar más adelante—y haz clic en Guardar.

Nota: El nombre de la automatización puede tener hasta 120 caracteres. La descripción de la automatización puede tener hasta 200 caracteres.


Para iniciar el diseño de la automatización, haz clic en el botón Añadir activador. Verás una barra lateral en la que puedes elegir el elemento y evento que activa la automatización.

Automatización 2.0

Para empezar a crear tu automatización, puedes elegir entre cinco opciones: Persona, Empresa, Prospecto, Trato y Acción. Con tres opciones sobre qué evento relacionado con ese elemento activará la automatización: creación, actualización o eliminación.

Una vez que hayas seleccionado el tipo de activador y el evento de activación, haz clic en el botón Aplicar activador.

Activador 2.0

Con el activador listo, tienes la opción de aplicar una condición (o condiciones) a tu activador. Aquí puedes definir qué circunstancias activan tu automatización.

eg condición

Una vez guardada la condición, haz clic en el símbolo de más (+) para seleccionar el próximo paso. Aquí puedes añadir otra condición o evento de acción.

WFA 2.0 paso 3

Al definir la acción, puedes elegir entre seis opciones predeterminadas: Persona, Empresa, Prospecto, Trato, Acción y Correo electrónico—o dos integraciones—Slack y Microsoft Teams. Puedes elegir tipos de acciones específicamente para cada opción.

acción + evento

Puedes añadir acciones múltiples a tu automatización del flujo de trabajo, y siempre se ejecutarán desde arriba y seguirán la lista hacia abajo. P. ej. El paso 3 solo se ejecuta después de finalizado el paso 2.

Aquí puedes ver cómo configurar una automatización que trasladaría tu nuevo trato a otro embudo dependiendo del propietario del trato.

Gif de automatización
Nota: al elegir enviar un correo electrónico como evento de acción en tu automatización, el evento de acción solo podrá usar la dirección de correo electrónico sincronizada para Pipedrive a través de la función de sincronización de correo. No se puede usar otro correo electrónico o cuenta para las automatizaciones.
Nota: Si estableces un activador para crear una acción y no defines una fecha para esa acción, quedará establecida para el mismo día de la acción. Para programar una acción con fecha posterior, elige opciones como "un día" o "el próximo martes" para la fecha de vencimiento que sean relativos a cuando la acción fue activada.


Para especificar qué usuarios puede activar esta automatización, consulta la opción en la parte superior derecha del flujo de trabajo y selecciona qué opción prefieres.

Activado por
Nota: Puedes establecer una automatización que envía correos electrónicos que pueden activar todos los usuarios en tu cuenta a través de la función Sincronización de correos electrónicos. No obstante, el correo siempre será enviado desde el usuario que creó la automatización. Si quieres activar un correo desde tu dirección de correo, tienes que establecer tu propia automatización.


Una vez que hayas hecho todas tus elecciones y hayas diseñado tu flujo de trabajo, haz clic en el botón Guardar para finalizar tu automatización.

Guardar


Una vez que hayas guardado tu flujo de trabajo, todos tus flujos de trabajo se mostrarán en la página Automatización del flujo de trabajo dentro de la aplicación de Pipedrive.
También puedes ver todos los flujos de trabajo creados, junto con los flujos de trabajo que se han creado para toda la cuenta de empresa de Pipedrive.

en gris

Puedes editar, eliminar o marcar flujos de trabajo como activos o inactivos. Si un flujo de trabajo está marcado como inactivo, las funciones activación y acción no funcionan.
Los flujos de trabajo inactivos están en gris, para que veas rápidamente cuáles automatizaciones están activas en tu cuenta de Pipedrive.

Nota: Importar datos a tu cuenta de Pipedrive no activa ninguna acción dentro de la Automatización del flujo de trabajo, incluso las asociadas con la creación o actualización de información en la cuenta de Pipedrive.
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