Base de conocimientos

Automatización del flujo de trabajo

Si estás haciendo tareas administrativas repetitivas en Pipedrive—programando la misma acción después de que un trato se ha trasladado a una etapa específica en tu embudo—tu empresa se beneficiaría de automatizar estas tareas, para que te puedas concentrar en las cosas importantes que impulsan a tu negocio.

Las automatizaciones aceleran tu flujo de trabajo automatizando tareas basadas en un evento activador que tú eliges.

Las automatizaciones de Pipedrive están compuestas de dos partes: un evento activador y un evento de acción.

• El evento activador es la parte "si" de una ecuación: antes de que se produzca la automatización, debe realizarse esta acción programada.
  Esta acción puede ser la creación, actualización o eliminación de una persona, empresa, acción o trato en Pipedrive.
• El evento de acción es la parte "entonces" de una ecuación: una vez que se haya producido el evento activador, es la acción que deseas que ocurra.
  Esta acción puede ser la creación, actualización o eliminación de una persona, empresa, acción o trato en Pipedrive, o el envío de un correo electrónico desde la dirección de correo sincronizada con tu cuenta de Pipedrive.

Creación de una automatización

Para acceder la función Automatización del flujo de trabajo, haz clic en la pestaña "..." (más) > Automatización del flujo de trabajo.

Para empezar a crear un flujo de trabajo, haz clic en el botón Añadir flujo de trabajo personalizado que se encuentra en la parte superior derecha de la página Automatización del flujo de trabajo en la aplicación de Pipedrive.

Después de hacer clic, escribe un nombre (y descripción, si ayuda) para el flujo de trabajo que quieres crear—no te preocupes, el nombre se puede editar más adelante—y haz clic en Guardar.

Para iniciar el diseño de la automatización, haz clic en el botón Añadir activador. Verás una barra lateral en la que puedes elegir el elemento y evento que activa la automatización.

Para empezar a crear tu automatización, puedes elegir entre cinco opciones: Persona, Organización, Prospecto, Trato y Acción. Con tres opciones sobre qué evento relacionado con ese elemento activará la automatización: creación, actualización o eliminación.

Una vez que hayas seleccionado el tipo de activador y el evento de activación, haz clic en el botón Aplicar activador.

Con el activador listo, tienes la opción de aplicar una condición (o condiciones) a tu activador. Aquí puedes definir qué circunstancias activan tu automatización.

Una vez guardada la condición, haz clic en el símbolo de más (+) para seleccionar el próximo paso. Aquí puedes añadir otra condición o evento de acción.

Al definir la acción, puedes elegir entre seis opciones predeterminadas: Persona, Organización, Prospecto, Trato, Acción y Correo electrónico—o dos integraciones—Slack y Microsoft Teams. Puedes elegir tipos de acciones específicamente para cada opción.

Puedes añadir acciones múltiples a tu automatización del flujo de trabajo, y siempre se ejecutarán desde arriba y seguirán la lista hacia abajo. P. ej. El paso 3 solo se ejecuta después de finalizado el paso 2.

Pero nota que las automatizaciones no esperan hasta que la condición de cada acción se haya cumplido. La automatización ejecuta las acciones por separado basándose en el activador inicial. Si la condición de una acción específica no se cumple, la acción no se ejecuta y el sistemas sigue a la siguiente acción.

Aquí puedes ver cómo configurar una automatización que trasladaría tu nuevo trato a otro embudo dependiendo del propietario del trato.

Para especificar qué usuarios pueden activar esta automatización, consulta la opción en la parte superior derecha del flujo de trabajo y selecciona qué opción prefieres.

Una vez que hayas elegido todo y hayas diseñado tu flujo de trabajo, haz clic en el botón Guardar para finalizar tu automatización.

Una vez que hayas guardado tu flujo de trabajo, todos tus flujos de trabajo aparecerán en la página Automatización del flujo de trabajo dentro de la aplicación de Pipedrive.
También puedes ver todos los flujos de trabajo creados, junto con los flujos de trabajo que se han creado para toda la cuenta de empresa Pipedrive.

Puedes editar, eliminar o marcar flujos de trabajo como activos o inactivos. Si un flujo de trabajo está marcado como inactivo, las funciones activación y acción no funcionan.
Los flujos de trabajo inactivos están en gris, para que veas rápidamente cuáles automatizaciones están activas en tu cuenta de Pipedrive.

Duplicación y actualización de tu flujo de trabajo

Hace poco actualizamos la función Automatización del flujo de trabajo. Una vez que tengas habilitada en tu cuenta la versión actualizada más reciente, notarás en tu cuenta que tienes la posibilidad de Duplicar y actualizar tus automatizaciones del flujo de trabajo.

Una vez que haces clic en esta opción, tendrás la oportunidad de cambiar de nombre la automatización de flujo de trabajo, así como añadir una descripción. (Nueva versión) será añadida por defecto al nuevo nombre de tu automatización del flujo de trabajo. Una vez que hayas finalizado la edición del nombre y la descripción, haz clic en Duplicar.

Serás dirigido a nuestro nuevo editor de flujos de trabajo en el que tu flujo de trabajo anterior fue duplicado para que lo empieces a editar.