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Automatizaciones
Creación de una automatización
Vista de lista de las automatizaciones
Transferir las automatizaciones
Usuarios y permisos
Transferir la propiedad

Automatizaciones

YS
Yssel Salas, 1 de marzo de 2024
Nota: Esta función únicamente está disponible en el plan Avanzado y planes superiores. Este artículo presenta la versión más reciente de nuestra función de automatización, que puede diferir de la de tu cuenta. Si no tienes la versión más actualizada y deseas utilizarla, ponte en contacto con nuestro equipo de asistencia.

Automatizaciones

Nota: Únicamente los usuarios administradores globales en Pipedrive pueden crear automatizaciones a menos que ese permiso se haya habilitado para otro conjunto de permisos de otros usuarios establecido en la cuenta de la empresa en Pipedrive. Obtén más información sobre los conjuntos de permisos en este artículo.

Si te encuentras repitiendo las mismas tareas administrativas en Pipedrive (programar la misma actividad después de que un trato se haya movido a una etapa específica de tu embudo), entonces podría ser de interés para tu empresa automatizar esas tareas, para que puedas concentrarte en las cosas importantes que hacen que tu negocio prospere.

Las Automatizaciones en Pipedrive se componen de dos partes: un evento activador y un evento de acción.

  • El evento de activación es la parte de "si" de una ecuación de "si-entonces": antes de que ocurra la automatización, esta acción programada debe ocurrir.
    Esto puede ser la creación, actualización o eliminación de una persona, organización, actividad o trato en Pipedrive.
  • El evento de acción es la parte de "entonces" de una ecuación de "si-entonces": una vez que se ha producido el evento de activación, esta es la acción que deseas que se lleve a cabo.
    Esta puede ser la creación, actualización o eliminación de una persona, organización, actividad o trato en Pipedrive, o el envío de un correo electrónico desde la dirección de correo electrónico sincronizada con tu cuenta de Pipedrive.
Nota: Importar datos a tu cuenta de Pipedrive no activa ninguna acción dentro de las automatizaciones, excepto las importaciones que actualizan o eliminan a los prospectos.

Creación de una automatización

Nota: Para obtener una guía visual detallada sobre la herramienta de automatización, consulta nuestro seminario web semanal.

Para acceder a la función de automatización, haz clic en la pestaña "..." (más) > Automatizaciones.

Para comenzar a crear una automatización, haz clic en el botón + Añadir automatización”, que se encuentra en la parte superior derecha de la página de automatización.

Una vez que hayas hecho clic, proporciona un nombre (y una descripción, si es útil) para la automatización deseada (no te preocupes, este nombre se puede editar más adelante) y haz clic en "Guardar".

Nota: El nombre de la automatización puede tener hasta 120 caracteres. La descripción de la automatización puede tener hasta 200 caracteres.

Para comenzar a diseñar tu automatización, haz clic en el botón "Añadir activador". Verás una barra lateral en donde podrás elegir el elemento y el evento que activará tu automatización.

Al configurar tu activador, puedes elegir entre seis opciones (trato, persona, actividad, prospecto, organización y proyecto) con tres opciones de cuál será el evento relacionado con ese elemento que activará la automatización (creación, actualización, o eliminación).

Una vez que hayas elegido el tipo de activación y el evento de activación, haz clic en el botón "Aplicar activador".

Una vez implementado el evento activador, tendrás la opción de aplicar una condición (o condiciones) a tu activador. Aquí puedes definir bajo qué circunstancias se activará tu automatización.

Después de guardar tu condición, haz clic en el signo más "+" para elegir el siguiente paso. Puede ser otra condición o tu evento de acción.

Al definir tu acción, puedes elegir entre ocho opciones predeterminadas (persona, organización, prospecto, trato, actividad, correo electrónico, campaña y proyecto), así como integraciones (Slack, Microsoft Teams, Trello y Asana). Puedes elegir tipos de acciones que sean específicas a cada opción.

Nota: Las automatizaciones configuradas para crear un nuevo trato fallarán en ese paso si te encuentras al límite de tratos abiertos. La automatización no se reanudará si este trato se crea más adelante manualmente o mediante una carga. Obtén más información sobre los límites de uso en este artículo.

Puedes agregar múltiples acciones a tu automatización y siempre se ejecutarán desde la parte superior y avanzarán hacia abajo en la lista. Por ejemplo, el paso 3 solo se ejecutará después de que finalice el paso 2.

Sin embargo, ten en cuenta que las automatizaciones verificarán únicamente una vez cuando se cumpla la condición para cada acción desencadenada, a menos que uses la condición de esperar hasta el evento. Si no se cumple la condición de una acción específica, la acción no se ejecutará y el sistema no ejecutará el siguiente paso.

Aquí puedes ver cómo configurar una automatización que trasladaría tu nuevo trato a otro embudo dependiendo del propietario del trato.

Nota: Al elegir enviar un correo electrónico como un evento de acción en tu automatización, el evento de acción únicamente podrá usar la dirección de correo electrónico sincronizada con Pipedrive a través de la función de sincronización de correo electrónico. No se puede usar otro correo electrónico o cuenta para las automatizaciones.
Nota: Si configuras un activador para crear una actividad y no estableces una fecha para esa acción de actividad, se establecerá para el mismo día que la acción de actividad. Para programar una actividad para que venza en el futuro, elige opciones como "en un día" o "el próximo martes" para las fechas de vencimiento que son relativas a cuando se activó la acción.

Para especificar qué usuarios pueden activar esta automatización, marca la opción en la parte superior de la automatización y selecciona la opción que prefieras.

Nota: Puedes configurar una automatización que envía correos electrónicos para que los active cualquier usuario de tu cuenta a través de la función de sincronización de correo electrónico. No obstante, el correo electrónico siempre se enviará desde el usuario que creó la automatización. Si deseas activar un correo electrónico desde tu propia dirección de correo electrónico, deberás configurar tu propia automatización.

Una vez que hayas hecho todas tus elecciones y diseñado tu automatización, haz clic en el botón "Guardar" para finalizar tu automatización.

Una vez que guardes tu automatización, aparecerá en la vista de lista de las automatizaciones.


Vista de lista de las automatizaciones

También puedes ver todas tus automatizaciones creadas junto con las automatizaciones que se han creado para la cuenta de Pipedrive de toda la empresa, ordenar por tiempo de actualización y aplicar filtros.

Puedes editar, eliminar o marcar las automatizaciones como activas o inactivas. Si una automatización está marcada como inactiva, las funciones de activación y acción no ocurrirán.

Las automatizaciones inactivas están atenuadas para que puedas comprender rápidamente cuáles automatizaciones están actualmente activas en tu cuenta de Pipedrive.

Obtén mayor información sobre la vista de lista de lasautomatizaciones en este artículo.


Transferir las automatizaciones

Ya sea que un usuario deje la empresa o simplemente se tome un tiempo de vacaciones, puede ser necesario que otro usuario tenga acceso a sus automatizaciones para solucionar problemas o asignarlas a otra persona. Esto se puede hacer al transferirle las automatizaciones existentes.

Usuarios y permisos

Únicamente los siguientes tipos de usuarios pueden transferir las automatizaciones:

Transferir la propiedad

Transferencia única

Abre la vista previa de la automatización. Puedes hacer clic en el ícono de lápiz cuando pasas el cursor sobre el nombre del propietario en el lado izquierdo, o hacer clic en "..." en el lado derecho y “Transferir propiedad”.

Transferencia en grupo

En la vista de lista, haz clic en "Seleccionar varias" en el lado derecho de la pantalla y marca las casillas de verificación de las automatizaciones que deseas transferir.

Luego, haz clic en “Transferir propiedad”.

Al hacer clic en “Transferir propiedad”, deberás seleccionar al usuario al que deseas transferir la automatización.

Antes de finalizar la transferencia, verás un descargo de responsabilidad con una lista de eventos que sucederán una vez que se transfiera la automatización. Los eventos en el descargo de responsabilidad pueden variar según los pasos de la automatización (por ejemplo, si hay ejecuciones pendientes activas, si se instala y usa una integración en una automatización).

Asegúrate de leer detenidamente este descargo de responsabilidad antes de continuar.

En el aviso de descargo de responsabilidad, puedes cancelar las ejecuciones pendientes para esa automatización. Si marcas la casilla, cualquier ejecución pendiente se cancelará y no se ejecutará. Por ejemplo, si la automatización está configurada para enviar un correo electrónico 5 días después de un activador y esas ejecuciones aún están en progreso, se cancelarán y no se enviará el correo electrónico.

Nota: Si eliges no cancelar ninguna ejecución pendiente, las automatizaciones seguirán ejecutándose y el propietario de la ejecución anterior a la transferencia podrá ver las ejecuciones de la automatización en su pestaña de historial.

Una vez transferida la automatización, aparecerá en la vista de lista de las automatizaciones del propietario receptor. La automatización se transfiere en un estado inactivo, por lo que el propietario receptor puede revisar la automatización y solucionar cualquier problema si es necesario.

La automatización tendrá una etiqueta transferida agregada para indicar que ha sido transferida.

Nota: La etiqueta transferida desaparecerá de la automatización después de tres días.

El propietario receptor ahora puede configurar la automatización, incluidas la edición y la activación.

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