Automatización de flujo de trabajo

JT
Jenny Takahara, 25 de marzo de 2021
Nota: La función Automatización del flujo de trabajo es una de las numerosas funciones útiles que tienen los planes Avanzado, Profesional y Corporativo de Pipedrive.
Si recién estás empezando con Pipedrive, puedes consultar nuestro Curso de la Academia de Pipedrive Automatiza el trabajo manual y ahorra tiempo.


Si tienes que repetir las mismas tareas administrativas en Pipedrive—programar la misma actividad después de que un trato haya pasado a una etapa específica de tu embudo—puede ser de interés para tu empresa automatizar esas tareas para que puedas concentrarte en las cosas importantes que hacen que tu negocio prospere.

Si estás considerando utilizar la función automatización del flujo de trabajo para enviar correos electrónicos a tus contactos, te sugerimos que obtengas más información aquí para saber cómo hacerlo.

Para acceder la función Automatización del flujo de trabajo, haz clic en la pestaña "..." (más) > Automatización del flujo de trabajo.

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Nota: Solo los usuarios administradores de Pipedrive pueden crear flujos de trabajo, a menos que los permisos se hayan habilitado para otros conjuntos de permisos de usuarios en la cuenta empresarial de Pipedrive. Para obtener más información sobre los Permisos en Pipedrive, haz clic aquí.


Para crear un flujo de trabajo, haz clic en el botón Nuevo flujo de trabajo, situado en la parte superior derecha de la página Automatización del flujo de trabajo en la aplicación de Pipedrive.
Después de hacer clic, escribe tu nombre (y descripción, si ayuda) para el flujo que quieres crear. No te preocupes, el nombre se puede editar más adelante. Haz clic en Iniciar.

Nota: El nombre de la automatización puede tener hasta 120 caracteres.


Cuando comiences, verás una página de tu automatización, mapeada verticalmente para mostrar los pasos programados de tu automatización.
Una automatización en Pipedrive se hace en dos partes: un evento activador y un evento de acción.

  • El evento activador es la parte "si" de una ecuación: antes de que se produzca la automatización, debe realizarse esta acción programada.
    Esta acción puede ser la creación, actualización o eliminación de una persona, empresa, acción o trato en Pipedrive.
  • El evento de acción es la parte "entonces" de una ecuación: una vez que se haya producido el evento activador, es la acción que deseas que ocurra.
    Esta acción puede ser la creación, actualización o eliminación de una persona, empresa, acción o trato en Pipedrive, o el envío de un correo electrónico desde la dirección de correo sincronizada con tu cuenta de Pipedrive.


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La forma en que diseñas tu flujo de trabajo depende de las necesidades de su empresa, si bien la función de Automatización del flujo de trabajo se puede usar para lo siguiente:

  • Cuando se crea un trato en la primera etapa de tu embudo, envía un correo electrónico de introducción con plantilla a la dirección de correo electrónico de la persona asociada con el trato.
  • Cuando se añade un nuevo contacto de persona a Pipedrive, crea un trato y lo asocia con esa persona, así que asegúrate de que todas las personas sean monitoreadas en tu embudo.
  • Cuando se marca una acción como realizada, programa automáticamente la siguiente acción para ese trato y persona.
  • Cuando se crea una nueva persona de contacto en Pipedrive, crea una acción para llamar a esa persona, asignada al propietario de esa nueva persona de contacto.


Para comenzar a diseñar tu automatización, haz clic en el botón Configurar.
Al configurar el activador, puedes elegir entre cuatro opciones: Persona, Empresa, Prospecto, Trato y Acción. Con tres opciones sobre qué evento relacionado con ese elemento activará la automatización: creación, actualización o eliminación.

Una vez que hayas seleccionado el tipo de activador y el evento de activación, haz clic en el botón Aplicar.

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Con el evento activador en su lugar, necesitarás definir el evento de acción.
Al definir tu evento de acción, puedes elegir entre cinco opciones: Persona, Empresa, Prospecto, Acción, E-mail y Trato, y puedes seleccionar tipos de acciones que sean específicas de cada opción.

Nota: al elegir enviar un correo electrónico como evento de acción en tu automatización, el evento de acción solo podrá usar la dirección de correo electrónico sincronizada para Pipedrive a través de la función de sincronización de correo. No se puede usar otro correo electrónico o cuenta para las automatizaciones.
Nota: Para obtener más información acerca de las notificaciones Slack con la función de Automatización del flujo de trabajo, haz clic aquí.


Si quieres proporcionar algún paso más: ya sea en el medio o al final del flujo de trabajo, haz clic en el ícono + en cualquiera de los lugares para agregar la información.

Nota: Si estableces una activación para crear una acción y no defines una fecha para esa acción, quedará establecida para el mismo día de la acción. Para programar una acción con fecha posterior, elige opciones como "un día" o "el próximo martes" para la fecha de vencimiento que sean relativos a cuando la acción fue activada.


Agregar información adicional en el medio del flujo de trabajo proporciona más condiciones de activación previas a la activación del evento de acción. Al añadir acciones adicionales al final del flujo de trabajo, se añaden acciones adicionales que resultan cuando se produce el evento de activación.

Dependiendo de la naturaleza de tu flujo de trabajo, es posible que quieras activarlo solo tú, a menos que quieras que sea activado por cualquier usuario en la cuenta de Pipedrive.
Para especificar quién puede activar esta automatización, revisa la opción en la parte inferior izquierda del flujo de trabajo y especifica qué opción prefieres.

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Nota: Puedes establecer una automatización que envía correos electrónicos que puede activar todos los usuarios en tu cuenta a través de la función Sincronización de correos electrónicos. No obstante, el correo siempre será enviado desde el usuario que creó la automatización. Si quieres activar un correo desde tu dirección de correo, tienes que establecer tu propia automatización.


Una vez que hayas hecho todas tus elecciones y hayas diseñado tu flujo de trabajo, haz clic en el botón Guardar para finalizar tu automatización.

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Una vez que hayas guardado tu flujo de trabajo, todos tus flujos de trabajo se mostrarán en la página Automatización del flujo de trabajo dentro de la aplicación de Pipedrive.
También puedes ver todos los flujos de trabajo creados, junto con los flujos de trabajo que se han creado para toda la cuenta de empresa Pipedrive.

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Puedes editar, eliminar o marcar flujos de trabajo como activos o inactivos. Si un flujo de trabajo está marcado como inactivo, las funciones activación y acción no funcionan.
Los flujos de trabajo inactivos están en gris, para que veas rápidamente cuáles automatizaciones están activas en tu cuenta de Pipedrive.

Nota: Importar datos a tu cuenta de Pipedrive no activa ninguna acción dentro de la Automatización del flujo de trabajo, incluso las asociadas con la creación o actualización de información en la cuenta de Pipedrive.
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