Automatizaciones
Automatizaciones
Si te encuentras repitiendo las mismas tareas administrativas en Pipedrive (programar la misma actividad después de que un trato se haya movido a una etapa específica de tu embudo), entonces podría ser de interés para tu empresa automatizar esas tareas, para que puedas concentrarte en las cosas importantes que hacen que tu negocio prospere.
Las automatizaciones en Pipedrive se componen de dos partes: un evento activador y un evento de acción.
- El evento activador es la parte “si” de una ecuación "si-sucediera": antes de que ocurra la automatización, esta acción programada debe ocurrir.
Esta puede ser la creación, actualización o eliminación de una persona, organización, actividad o trato en Pipedrive. - El evento de acción es la parte “sucediera” de una ecuación "si-sucediera": una vez que se ha producido el evento activador, esta es la acción que deseas que se lleve a cabo.
Esto puede ser la creación, actualización o eliminación de una persona, organización, actividad o trato en Pipedrive, o el envío de un correo electrónico desde la dirección de correo electrónico sincronizada con tu cuenta de Pipedrive.
Creación de una automatización
Para acceder a la función de automatización, haz clic en la pestaña "..." (más) > Automatizaciones.
Para comenzar a crear una automatización, haz clic en el botón “+ Automatización” en la parte superior derecha de la página de automatización.
Para comenzar a diseñar tu automatización, haz clic en el botón "Añadir activador". Verás una barra lateral en donde podrás elegir el elemento y el evento que activará tu automatización.
Al configurar tu activador, puedes elegir entre seis opciones (trato, persona, actividad, prospecto, organización y proyecto) con tres opciones de cuál será el evento relacionado con ese elemento que activará la automatización (creación, actualización, o eliminación).
Una vez que hayas elegido el tipo de activación y el evento de activación, haz clic en el botón "Aplicar activador".
Una vez implementado el evento activador, tendrás la opción de aplicar una condición (o condiciones) a tu activador. Aquí puedes definir bajo qué circunstancias se activará tu automatización.
Después de guardar tu condición, haz clic en el signo más "+" para elegir el siguiente paso. Puede ser otra condición o tu evento de acción.
Al definir la acción, puedes elegir entre las opciones predeterminadas: persona, organización, prospecto, trato, actividad, correo electrónico, notas, campañas, proyectos y webhooks, así como las integraciones Slack , Microsoft Teams, Trello y Asana. Puedes elegir tipos de acciones que sean específicas para cada opción.
Puedes agregar múltiples acciones a la automatización y siempre se ejecutarán desde la parte superior y avanzarán en la lista. Por ejemplo, el paso 3 únicamente se ejecutará después de realizar el paso 2.
Sin embargo, ten en cuenta que las automatizaciones verificarán únicamente una vez cuando se cumpla la condición para cada acción desencadenada, a menos que uses la condición de esperar hasta el evento. Si no se cumple la condición de una acción específica, la acción no se ejecutará y el sistema no ejecutará el siguiente paso.
Aquí puedes ver cómo configurar una automatización que mueve un nuevo trato a un embudo diferente según el propietario del trato.
Para especificar qué usuarios pueden activar esta automatización, marca la opción en la parte superior de la automatización y selecciona la opción que prefieras.
Una vez que hayas hecho todas tus elecciones y diseñado tu automatización, haz clic en el botón "Guardar" para finalizar tu automatización.
Una vez que guardes tu automatización, aparecerá en la vista de lista de las automatizaciones.
Vista de lista de las automatizaciones
También puedes ver todas tus automatizaciones creadas junto con las automatizaciones que se han creado para la cuenta de Pipedrive de toda la empresa, ordenar por tiempo de actualización y aplicar filtros.
Puedes editar, eliminar o marcar las automatizaciones como activas o inactivas. Si una automatización está marcada como inactiva, las funciones de activación y acción no ocurrirán.
Las automatizaciones inactivas están atenuadas para que puedas comprender rápidamente cuáles automatizaciones están actualmente activas en tu cuenta de Pipedrive.
Obtén mayor información sobre la vista de lista de lasautomatizaciones en este artículo.
Transferir las automatizaciones
Ya sea porque un usuario deje la empresa o simplemente se tome un tiempo libre, es posible que otro usuario necesite acceso a sus automatizaciones para solucionar problemas o asignarlas a otra persona. Esto se puede hacer al transferirle las automatizaciones existentes.
Usuarios y permisos
Únicamente los siguientes tipos de usuarios pueden transferir las automatizaciones:
- Los usuarios administradores de la aplicación global pueden transferir cualquier automatización a ellos mismos o a cualquier otro administrador global de aplicaciones.
- Los usuarios administradores de la aplicación de tratos y los usuarios normales globales con el permiso ”Añadir automatizaciones” pueden transferir sus propias automatizaciones a los administradores de las aplicaciones globales.
Transferir la propiedad
Transferencia única
Abre la vista previa de la automatización. Al pasar el cursor sobre el nombre del propietario a la izquierda, haz clic en el ícono de lápiz o haz clic en "..." a la derecha y "Transferir propiedad".
Transferencia en grupo
En la vista de lista, haz clic en "Seleccionar varias" en el lado derecho de la pantalla y marca las casillas de verificación de las automatizaciones que deseas transferir.
Luego, haz clic en “Transferir propiedad”.
Al hacer clic en “Transferir propiedad” debes seleccionar al usuario al que deseas transferir la automatización.
Antes de finalizar la transferencia, verás un descargo de responsabilidad con una lista de eventos que sucederán una vez que se transfiera la automatización. Los eventos en el descargo de responsabilidad pueden variar dependiendo de los pasos de la automatización (por ejemplo, si hay ejecuciones pendientes activas, si una integración está instalada y se utiliza en una automatización).
Asegúrate de leer detenidamente este descargo de responsabilidad antes de continuar.
En el aviso de descargo de responsabilidad, puedes cancelar las ejecuciones pendientes para esa automatización. Si marcas la casilla, cualquier ejecución pendiente se cancelará y no se ejecutará. Por ejemplo, si la automatización está configurada para enviar un correo electrónico 5 días después de un activador y esas ejecuciones aún están en progreso, se cancelarán y no se enviará el correo electrónico.
Una vez transferida la automatización, aparecerá en la vista de lista de las automatizaciones del propietario receptor. La automatización se transfiere en un estado inactivo, por lo que el propietario receptor puede revisar la automatización y solucionar cualquier problema si es necesario.
La automatización tendrá una etiqueta transferida agregada para indicar que ha sido transferida.
El propietario receptor ahora puede configurar la automatización, incluidas la edición y la activación.
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