Tudástár

Automatizálásokkal való kezdés

Ha gyakran ismétled ugyanazokat az adminisztratív feladatokat a Pipedrive-ban – például egy tevékenység ütemezését, amikor egy üzlet egy konkrét szakaszba lép – érdemes lehet automatizálni őket, hogy a fontos dolgokra összpontosíthass, amelyek segítik a vállalkozásod fejlődését.

Automatizálások a Pipedrive-ban két részből állnak – egy trigger eseményből és egy akció eseményből.

• A aktiváló esemény az if-then (ha-akkor) logika “ha” részét képviseli: az automatizáció futtatásához először egy adott műveletnek kell bekövetkeznie.
  Ez a művelet lehet például személy, szervezet, tevékenység vagy üzlet létrehozása, frissítése vagy törlése a Pipedrive-ban. Alternatívaként használhat dátum alapú aktiválót is, amely egy megadott dátum — például szerződés megújítás vagy esemény határideje — alapján indítja el az automatizációt.
• A műveleti esemény az if-then (ha-akkor) logikában az “akkor” részt jelenti: amikor az aktiváló esemény bekövetkezik, ez a lépés határozza meg, hogy az automatizáció hogyan reagál.
  Ez a művelet magában foglalhatja személy, szervezet, tevékenység vagy üzlet automatikus létrehozását, frissítését vagy törlését a Pipedrive-ban. Emellett magában foglalhatja e-mail küldését is a Pipedrive-fiókjához szinkronizált e-mail címről.

Első automatizálásod létrehozása

Az automatizálási funkció eléréséhez nyisd meg a fiók menüt a jobb felső sarokban, majd menj a Eszközök és alkalmazások > Automatizálások menüpontra.

Az automatizálás létrehozásának megkezdéséhez kattints a “+ Automatizálás” gombra.

Válassza ki, hogy „Esemény alapú aktiválóval” vagy „Dátum alapú aktiválóval” kívánja kezdeni. Ekkor megnyílik egy oldalsáv, ahol meghatározhatja azt az elemet és eseményt, amely elindítja az automatizációt.

Az esemény indító hat entitás opciót kínál (üzlet, személy, tevékenység, lead, szervezet és projekt), mindegyikhez három eseménytípus tartozik, amelyek elindítják az automatizálást (hozzáadva, frissítve vagy törölve).

A dátum indító négy entitás opciót kínál (üzlet, személy, tevékenység és szervezet), mindegyikhez lehetőségek a konkrét dátummező kiválasztására, és három paraméter (pontos dátum, dátum előtt és dátum után) az automatizálás elindításához.

További információért a dátum indítókról nézd meg ezt a cikket.

Miután kiválasztottad az indítótípust és az indító eseményt, kattints az “Indító alkalmazása” gombra.

Miután az aktiváló esemény beállításra került, lehetősége van feltétel(eke)t alkalmazni az aktiválóra. Itt választhat a javasolt feltételek közül, vagy megadhatja sajátjait, hogy meghatározza, mikor fusson az automatizáció.

A feltétel mentése után kattints a “+“ ikonra, hogy hozzáadj egy új lépést, akár egy másik feltételt, akár a te akció eseményedet.

Fejlettebb automatizálás érdekében hozzáadhatsz várakozási feltételeket vagy ha/akkor feltételeket, hogy az automatizálásodat két vagy több útra oszd.

Művelet meghatározásakor választhat az alapértelmezett lehetőségek közül – személy, szervezet, lead, üzlet, tevékenység, e-mail, megjegyzések, kampányok, projektek és webhookok – valamint integrációk közül: Slack, Microsoft Teams, Trello és Asana. Lehetősége van kiválasztani a kívánt lehetőséghez tartozó művelettípusokat.

Automatizációjához több műveletet is hozzáadhat, melyek mindig felülről lefelé, sorrendben kerülnek végrehajtásra. Például a 3. lépés csak akkor hajtódik végre, miután a 2. lépés kész.

Vegye figyelembe, hogy az automatizációk csak egyszer ellenőrzik, teljesül-e a feltétel minden aktivált művelet esetén, kivéve, ha a várakozás eseményig feltételt használja. Ha egy adott művelet feltétele nem teljesül, a művelet nem hajtódik végre, és a rendszer nem hajtja végre a következő lépést sem.

Itt láthatod, hogyan állíthatsz be egy automatizálást, amely a te új üzletedet egy másik csővezetékbe helyezi a deal tulajdonosa szerint.

Azt is meghatározhatod, hogy mely felhasználók indíthatják el ezt az automatizálást, a automatizálás tetején található opciók ellenőrzésével, és válaszd ki, hogy melyik lehetőséget preferálod.

Az automatizálásod beállítása után kattints a “Mentés” gombra, majd állítsd be “Aktív” állapotra, hogy elkezdhesd használni.

Ha aktív, az automatizálásod automatikusan futni fog, amikor az indító feltételek teljesülnek.

Bármikor kezelheted a mentett automatizálásaidat az automatizálások listanézetében.

Automatizálási lista nézet

Az automatizálási lista nézetben megtekintheti az összes automatizálását, valamint a csapattársai által létrehozottakat, rendezheti az utolsó frissítés időpontja szerint, és alkalmazhat szűrőket.

Szerkesztheti, törölheti vagy átválthatja az automatizációkat aktív és inaktív mód között. Ha egy automatizáció inaktív, az aktiválója és műveletei nem fognak futni.

Az inaktív automatizálások szürkére vannak állítva, lehetővé téve, hogy gyorsan azonosítsa, melyek aktívak a Pipedrive fiókjában.

Tudjon meg többet az automatizálási lista nézetről ebben a cikkben.

Átviteli automatizálások

Függetlenül attól, hogy egy felhasználó kilép a cégtől vagy csak szabadságra megy, előfordulhat, hogy egy másik felhasználónak hozzáférésre van szüksége az automatizációikhoz a hibaelhárítás érdekében vagy hogy másra átruházza azokat. Ehhez ruházza át az automatizáció tulajdonjogát.

Felhasználók és engedélyek

Csak az alábbi felhasználói típusok képesek automatizálásokat átadni:

• Globális alkalmazás admin felhasználók bármilyen automatizálást átadhatnak maguknak vagy bármely más globális alkalmazás adminnak
• Ügyletek alkalmazás admin felhasználók és globális normál felhasználók az engedéllyel ”Automatizálások hozzáadása” átadhatják saját automatizálásaikat globális alkalmazás adminoknak

Tulajdonjog átruházása

Egyszeri átruházás

Nyissa meg az automatizáció előnézetét. Ha az egérmutatót a bal oldali tulajdonos neve fölé helyezi, kattintson a ceruza ikonra, vagy kattintson a ”...” gombra a jobb oldalon, majd a „Tulajdonos átruházása” lehetőségre.

Tömeges átruházás

Az Automatizálások nézetben jelölje be azokat az automatizálásokat, amelyeket át szeretne adni a képernyő bal oldalán.

Ezután kattintson “Tulajdonjog átruházása”.

Amikor a “Tulajdonjog átruházása” gombra kattint, ki kell választania azt a felhasználót, akinek át szeretné adni az automatizálást.

Az átruházás befejezése előtt egy nyilatkozat jelenik meg arról, hogy mi fog történni a transzfer után. A felelősségi nyilatkozatban szereplő események eltérhetnek az automatizáció lépéseinek függvényében (például, ha vannak függőben lévő aktív végrehajtások, ha egy integráció telepítve van és használatban van az automatizációban).

Győződjön meg róla, hogy alaposan elolvassa ezt a figyelmeztetést, mielőtt folytatná.

Ha vannak függőben lévő végrehajtások annál az automatizációnál, mindet törölheti a jelölőnégyzet bejelölésével. Például, ha az automatizáció úgy van beállítva, hogy egy aktiválás után 5 nappal küldjön e-mailt, és ezek a végrehajtások még folyamatban vannak, akkor ezek törlésre kerülnek, és az e-mail nem kerül elküldésre.

Miután az automatizáció átadásra került, meg fog jelenni a fogadó tulajdonos automatizációi listanézetében. Az átadott automatizáció deaktiválva lesz, így a fogadó tulajdonos átnézheti és szükség esetén elháríthatja a hibákat.

Az automatizáláshoz egy átruházott címke kerül hozzáadásra, hogy jelezze, hogy át lett adva.

A fogadó tulajdonos most már képes konfigurálni az automatizálást, beleértve a szerkesztést és aktiválást.