Baza wiedzy

Rozpoczęcie pracy z Automatyzacjami

Jeśli często powtarzasz te same zadania administracyjne w Pipedrive – takie jak planowanie aktywności, gdy oferta przechodzi do określonego etapu – warto je zautomatyzować, aby móc skupić się na ważnych rzeczach, które sprawiają, że Twoja firma się rozwija.

Automatyzacje w Pipedrive składają się z dwóch części – zdarzenia wyzwalającego i zdarzenia akcji.

• Zdanie wyzwalające reprezentuje część „jeśli” w zdaniu warunkowym: Aby automatyzacja mogła działać, najpierw musi wystąpić określona akcja.
  Ta akcja może obejmować tworzenie, aktualizowanie lub usuwanie osoby, organizacji, aktywności lub oferty w Pipedrive. Alternatywnie, możesz użyć wyzwalacza daty, który uruchomi automatyzację na podstawie określonej daty, takiej jak odnowienie umowy lub termin wydarzenia.
• Zdanie akcji reprezentuje część „wtedy” w zdaniu warunkowym: Gdy zdarzenie wyzwalające wystąpi, to krok definiuje, co automatyzacja zrobi w odpowiedzi.
  Ta akcja może obejmować automatyczne tworzenie, aktualizowanie lub usuwanie osoby, organizacji, aktywności lub oferty w Pipedrive. Dodatkowo, może obejmować wysyłanie e-maila z adresu e-mail zsynchronizowanego z Twoim kontem Pipedrive.

Tworzenie pierwszej automatyzacji

Aby uzyskać dostęp do funkcji automatyzacji, otwórz menu konta w prawym górnym rogu i przejdź do Narzędzia i aplikacje > Automatyzacje.

Aby rozpocząć tworzenie automatyzacji, kliknij przycisk „+ Automatyzacja”.

Wybierz, czy chcesz rozpocząć od „Wyzwalacza zdarzenia” czy „Wyzwalacza daty”. Otwiera to pasek boczny, w którym możesz zdefiniować element i zdarzenie, które uruchomi twoją automatyzację.

Wyzwalacz zdarzenia oferuje sześć opcji encji (transakcja, osoba, aktywność, lead, organizacja i projekt), z których każda ma trzy typy zdarzeń, które uruchomią automatyzację (dodano, zaktualizowano lub usunięto).

Wyzwalacz daty oferuje cztery opcje encji (transakcja, osoba, aktywność i organizacja), z opcjami wyboru konkretnego pola daty oraz trzema parametrami (dokładna data, przed datą i po dacie), aby uruchomić automatyzację.

Aby uzyskać więcej informacji na temat wyzwalaczy daty, zapoznaj się z tym artykułem.

Po wybraniu typu wyzwalacza i zdarzenia wyzwalającego kliknij przycisk „Zastosuj wyzwalacz”.

Mając wyzwalające zdarzenie, będziesz miał możliwość zastosowania warunku (lub warunków) do swojego wyzwalacza. Tutaj możesz wybierać spośród sugerowanych warunków lub dodać własne, aby zdefiniować, kiedy twoja automatyzacja powinna działać.

Po zapisaniu swojego warunku kliknij ikonę „+”, aby dodać kolejny krok, albo inny warunek, albo zdarzenie akcji.

Dla bardziej zaawansowanej automatyzacji możesz dodać czekanie na warunki lub warunki if/else, aby podzielić swoją automatyzację na dwie lub więcej ścieżek.

Podczas definiowania swojej akcji możesz wybierać spośród domyślnych opcji – osoba, organizacja, lead, transakcja, aktywność, e-mail, notatki, kampanie, projekty i webhooki – a także integracje – Slack, Microsoft Teams, Trello i Asana. Możesz wybierać typy akcji specyficzne dla każdej opcji.

Możesz dodać wiele akcji do swojej automatyzacji, a będą one zawsze wykonywane od góry do dołu listy. Na przykład krok 3 zostanie wykonany dopiero po zakończeniu kroku 2.

Należy jednak pamiętać, że automatyzacje sprawdzą tylko raz, czy warunek dla każdej wyzwolonej akcji jest spełniony, chyba że użyjesz warunku czekaj na zdarzenie. Jeśli warunek konkretnej akcji nie jest spełniony, akcja nie zostanie wykonana, a system nie wykona następnego kroku.

Tutaj możesz zobaczyć, jak ustawić automatyzację, która przenosi twoją nową transakcję do innego lejka w zależności od właściciela transakcji.

Aby określić, którzy użytkownicy mogą wyzwalać tę automatyzację, zaznacz opcję na górze automatyzacji i wybierz, którą opcję wolisz.

Po skonfigurowaniu automatyzacji kliknij przycisk „Zapisz”, a następnie ustaw ją na „Aktywna”, aby zacząć z niej korzystać.

Gdy automatyzacja będzie aktywna, będzie działać automatycznie, gdy tylko warunki wyzwalacza zostaną spełnione.

Możesz zarządzać swoją zapisaną automatyzacją w widoku listy automatyzacji w dowolnym momencie.

Widok listy automatyzacji

W widoku listy automatyzacji możesz zobaczyć wszystkie swoje automatyzacje obok tych stworzonych przez twoich współpracowników, sortować według czasu ostatniej aktualizacji i stosować filtry.

Możesz edytować, usuwać lub przełączać automatyzacje między aktywnymi a nieaktywnymi. Jeśli automatyzacja jest nieaktywna, jej wyzwalacz i akcje nie będą działać.

Nieaktywne automatyzacje są wyświetlane w odcieniach szarości, co pozwala szybko zidentyfikować, które z nich są obecnie aktywne w twoim koncie Pipedrive.

Dowiedz się więcej o widoku listy automatyzacji w tym artykule.

Automatyzacje transferu

Niezależnie od tego, czy użytkownik opuszcza firmę, czy po prostu bierze wolne, inny użytkownik może potrzebować dostępu do ich automatyzacji w celach rozwiązywania problemów lub przypisania ich komuś innemu. Aby to zrobić, przekaż własność automatyzacji.

Użytkownicy i uprawnienia

Tylko następujące typy użytkowników mogą przekazywać automatyzacje:

• Administrator globalnej aplikacji może przekazać dowolną automatyzację sobie lub innym administratorom globalnej aplikacji
• Administrator aplikacji Deals oraz globalni użytkownicy regularni z uprawnieniem „Dodaj automatyzacje” mogą przekazać swoje własne automatyzacje administratorom globalnej aplikacji

Przekazanie własności

Pojedynczy transfer

Otwórz podgląd automatyzacji. Kiedy najedziesz na nazwisko właściciela po lewej stronie, kliknij ikonę ołówka lub kliknij„...” po prawej stronie i „Przekaż własność.”

Transfer masowy

Na widoku Automatyzacji zaznacz pola wyboru automatyzacji, które chcesz przekazać po lewej stronie ekranu.

Następnie kliknij „Przekaż własność”.

Klikając „Przekaż własność,” musisz wybrać użytkownika, któremu chcesz przekazać automatyzację.

Przed zakończeniem transferu zobaczysz zastrzeżenie, w którym wymienione zostanie, co się stanie po przekazaniu automatyzacji. Wydarzenia w zastrzeżeniu mogą się różnić w zależności od kroków automatyzacji (na przykład, jeśli są aktywne oczekujące wykonania, jeśli integracja jest zainstalowana i używana w automatyzacji).

Upewnij się, że dokładnie przeczytałeś to zastrzeżenie przed kontynuowaniem.

Jeśli masz jakiekolwiek oczekujące wykonania dla tej automatyzacji, możesz je wszystkie anulować, zaznaczając pole wyboru. Np. jeśli automatyzacja jest skonfigurowana do wysyłania e-maila 5 dni po wyzwoleniu i te wykonania są nadal w toku, zostaną anulowane, a e-mail nie zostanie wysłany.

Po przekazaniu automatyzacji pojawi się ona w widoku listy automatyzacji nowego właściciela. Przekazana automatyzacja jest dezaktywowana, więc nowy właściciel może ją przejrzeć i rozwiązać problemy, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Automatyzacja będzie miała dodaną etykietę przekazania, aby wskazać, że została przekazana.

Nowy właściciel może teraz skonfigurować automatyzację, w tym edytować i aktywować.