Baza wiedzy

Automatyzacje

Jeśli znajdziesz się w sytuacji, w której powtarzasz te same zadania administracyjne w Pipedrive – planując te same działania po przeniesieniu dealu do określonego etapu w swoim leju sprzedaży – może być w interesie twojej firmy zautomatyzowanie tych zadań, aby móc skoncentrować się na ważnych rzeczach, które sprawiają, że twoja firma się rozwija.

Automatyzacje w Pipedrive składają się z dwóch części – wydarzenia wyzwalającego i wydarzenia akcji.

• Wydarzenie wyzwalające to część „jeśli” równania jeśli-wtedy: Przed automatyzacją wystąpienie tego zaprogramowanego działania jest konieczne.
  Może to być utworzenie, aktualizacja lub usunięcie osoby, organizacji, działalności lub dealu w Pipedrive.
• Wydarzenie akcji to część „wtedy” równania jeśli-wtedy: Gdy wydarzenie wyzwalające wystąpiło, to jest akcja, której chcesz, aby miała miejsce.
  Może to być utworzenie, aktualizacja lub usunięcie osoby, organizacji, działalności lub dealu w Pipedrive, lub wysłanie e-maila z adresu e-mail zsynchronizowanego z twoim kontem Pipedrive.

Tworzenie automatyzacji

Aby uzyskać dostęp do funkcji automatyzacji, kliknij na zakładkę "..." (więcej) > Automatyzacje.

Aby rozpocząć tworzenie automatyzacji, kliknij na przycisk "+ Automatyzacja" w prawym górnym rogu strony automatyzacji.

Aby rozpocząć projektowanie automatyzacji, kliknij przycisk "Dodaj wyzwalacz". Zobaczysz panel boczny, gdzie możesz wybrać element i zdarzenie, które wyzwoli twoją automatyzację.

Konfigurując wyzwalacz, możesz wybrać spośród sześciu opcji - transakcja, osoba, aktywność, potencjalny klient, organizacja i projekt - z trzema opcjami tego, jakie zdarzenie związane z tym elementem wyzwoli automatyzację - tworzenie, aktualizacja lub usunięcie.

Kiedy wybierzesz typ wyzwalacza i event wyzwalający, kliknij przycisk "Zastosuj wyzwalacz"

Po ustawieniu zdarzenia wyzwalającego, masz możliwość zastosowania warunku (lub warunków) do swojego wyzwalacza. Tutaj możesz zdefiniować, w jakich okolicznościach twoja automatyzacja będzie wyzwalana.

Po zapisaniu warunku, kliknij na znak plus "+", aby wybrać następny krok. Może to być kolejny warunek lub twoje zdarzenie akcji.

Definiując swoją akcję, możesz wybrać spośród domyślnych opcji - osoba, organizacja, potencjalny klient, transakcja, aktywność, e-mail, notatki, kampanie, projekty i webhooki - a także z integracji - Slack, Microsoft Teams, Trello i Asana. Możesz wybrać typy działań, które są specyficzne dla każdej opcji.

Do swojej automatyzacji możesz dodać wiele akcji, które zawsze będą wykonywane od góry do dołu listy. Na przykład, krok 3 będzie realizowany dopiero po zakończeniu kroku 2.

Jednakże, zauważ, że automatyzacje sprawdzają tylko raz, czy warunek dla każdej wywołanej akcji jest spełniony, chyba że użyjesz warunku wait until event. Jeżeli warunek konkretnej akcji nie jest spełniony, akcja nie zostanie wykonana i system nie przejdzie do następnego kroku.

Tutaj możesz zobaczyć, jak skonfigurować automatyzację, która przenosi twoją nową transakcję do innego przepływu pracy w zależności od właściciela transakcji.

Aby określić, którzy użytkownicy mogą wywoływać tę automatyzację, zaznacz opcję na górze automatyzacji i wybierz preferowaną opcję.

Gdy dokonasz wszystkich wyborów i zaprojektujesz swoją automatyzację, kliknij przycisk "Zapisz" aby zakończyć swoją automatyzację.

Po zapisaniu automatyzacji, zostanie ona wymieniona na liście automatyzacji.

Widok listy automatyzacji

Możesz również wyświetlić wszystkie utworzone automatyzacje oraz te, które zostały utworzone dla całego konta Pipedrive firmy, sortować według czasu aktualizacji i zastosować filtry.

Możesz edytować, usuwać lub oznaczać automatyzacje jako aktywne lub nieaktywne. Jeśli automatyzacja jest oznaczona jako nieaktywna, funkcje wyzwalacza i akcji nie zostaną wykonane.

Nieaktywne automatyzacje są przygaszone, aby umożliwić Ci szybkie zrozumienie, które automatyzacje są obecnie aktywne na Twoim koncie Pipedrive.

Dowiedz się więcej o widoku listy automatyzacji w tym artykule.

Przenoszenie automatyzacji

Czy użytkownik opuszcza firmę, czy tylko bierze wolne, inny użytkownik może potrzebować dostępu do jego automatyzacji, aby je zdiagnozować lub przypisać je komuś innemu. Można to zrobić, przenosząc istniejące automatyzacje.

Użytkownicy i uprawnienia

Tylko następujące typy użytkowników są w stanie przenosić automatyzacje:

• Global app admin mogą przenosić dowolną automatyzację do siebie lub do innych globalnych administratorów aplikacji
• Deals app admin oraz global regular users z uprawnieniem ”Dodaj automatyzacje” mogą przenosić własne automatyzacje do globalnych administratorów aplikacji.

Przeniesienie własności

Pojedyncze przeniesienie

Otwórz podgląd automatyzacji. Kiedy najedziesz na nazwę właściciela po lewej stronie, kliknij w ikonę ołówka lub kliknij ”...” po prawej stronie i “Przenieś właściciela.”.

Przeniesienie zbiorcze

Na widoku listy kliknij ”Wybierz wiele” po prawej stronie ekranu i zaznacz kwadratowe pola wyboru automatyzacji, które chcesz przenieść.

Następnie kliknij “Przenieś właściciela”.

Po kliknięciu “Przenieś właściciela” musisz wybrać użytkownika, do którego chcesz przenieść automatyzację.

Przed zakończeniem transferu pojawi się ostrzeżenie z listą zdarzeń, które nastąpią po przeniesieniu automatyzacji. Wydarzenia wymienione w ostrzeżeniu mogą się różnić w zależności od kroków automatyzacji (na przykład, jeśli są aktywne oczekujące wykonania, jeśli zainstalowana i używana jest integracja w automatyzacji).

Przeczytaj to ostrzeżenie uważnie przed kontynuacją.

W okienku ostrzeżenia możesz anulować oczekujące wykonanie dla tej automatyzacji. Jeśli zaznaczysz to pole, wszystkie oczekujące wykonania zostaną anulowane i nie zostaną wykonane. Na przykład, jeśli automatyzacja jest skonfigurowana do wysyłania e-maila 5 dni po wyzwalaczu i te wykonania są jeszcze w toku, zostaną one anulowane i e-mail nie zostanie wysłany.

Po przeniesieniu automatyzacji pojawi się ona na liście automatyzacji przyjmującego właściciela. Automatyzacja przenoszona jest w stanie nieaktywnym, więc przyjmujący właściciel może przejrzeć automatyzację i rozwiązać wszelkie problemy, jeżeli jest to wymagane.

Automatyzacji zostanie dodana etykieta przeniesionej, aby wskazać, że została przeniesiona.

Przyjmujący właściciel może teraz konfigurować automatyzację - włącznie z edycją i aktywacją.