Baza wiedzy

Automatyzacja

Jeśli często wykonujesz te same zadania administracyjne w Pipedrive, np. umawiasz te same działania po przeniesieniu dealu do określonego etapu w swoim pipeline, może być w interesie Twojej firmy zautomatyzowanie tych zadań, abyś mógł skupić się na ważnych sprawach, które sprawiają, że Twoja firma prosperuje.

Automatyzacje przyspieszają Twoje procesy poprzez automatyzację zadań na podstawie wybranej przez Ciebie wydarzenia-aktywatora.

Automatyzacje w Pipedrive składają się z dwóch części - wydarzenia-aktywatora i wydarzenia-akcji.

• Wydarzenie-aktywator jest częścią "jeżeli" równania, które musi wystąpić przed automatyzacją. Może to być stworzenie, aktualizacja lub usunięcie osoby, organizacji, działania lub deala w Pipedrive.
• Wydarzenie-akcja jest częścią "wtedy" równania, która ma miejsce po wystąpieniu wydarzenia-aktywatora. Może to być tworzenie, aktualizacja lub usunięcie osoby, organizacji, działania lub deala w Pipedrive, lub wysyłanie wiadomości e-mail z adresu e-mail zsynchronizowanego z Twoim kontem Pipedrive.

Tworzenie automacji

Aby uzyskać dostęp do funkcji automacji, kliknij na "..." (więcej) zakładka > Automacje.

Aby rozpocząć tworzenie automacji, kliknij przycisk "+ Dodaj automację", który znajduje się w prawym górnym rogu strony automacji.

Po kliknięciu, podaj nazwę (i opis, jeśli to pomocne) planowanej automacji - nie martw się, nazwę można później edytować - i kliknij "Zapisz".

Aby rozpocząć projektowanie automacji, kliknij przycisk "Dodaj wyzwalacz". Zobaczysz pasek boczny, gdzie możesz wybrać element i zdarzenie, które uruchomi twoją automację.

Podczas konfigurowania wyzwalacza, możesz wybrać jedną z sześciu opcji - sprawa, osoba, aktywność, potencjalny klient, organizacja, i projekt - z trzema opcjami zdarzenia związanego z tym elementem, które uruchomi automację - tworzenie, aktualizacja, czy usunięcie.

Po wybraniu typu i zdarzenia wyzwalacza, kliknij przycisk "Zastosuj wyzwalacz".

Po ustawieniu wyzwalacza zdarzeń, masz możliwość narzucenia warunku (lub warunków) na swój wyzwalacz. Tutaj możesz zdefiniować, w jakich okolicznościach twoja automacja zostanie uruchomiona.

Po zapisaniu warunku, kliknij plus "+", aby wybrać następny krok. Może to być kolejny warunek lub zdarzenie akcji.

Definiując swoją akcję, możesz wybierać spośród domyślnych opcji - osoba, organizacja, potencjalny klient, sprawa, aktywność, email, notatki, kampanie i projekt - jak również integracje - Slack, Microsoft Teams, Trello i Asana. Możesz wybrać typy działań, które są specyficzne dla każdej opcji.

Możesz dodać wiele działań do swojej automacji i zawsze będą one wykonywane od góry do dołu listy. Na przykład, Krok 3 zostanie wykonany dopiero po wykonaniu kroku 2.

Należy jednak zauważyć, że automacje sprawdzają tylko raz, czy warunek każdego uruchomionego działania jest spełniony, chyba że używasz warunku czekaj do zdarzenia. Jeśli warunek określonego działania nie jest spełniony, działanie nie zostanie wykonane i system nie przejdzie do następnego kroku.

Tutaj możesz zobaczyć, jak skonfigurować automację, która przeniesie twoją nową sprawę do innego etapu w zależności od właściciela sprawy.

Aby określić, którzy użytkownicy mają prawo uruchamiać tę automację, zaznacz opcję na górze automacji i wybierz, którą opcję wolisz.

Po podjęciu wszystkich decyzji i zaprojektowaniu automacji, kliknij przycisk "Zapisz", aby sfinalizować automację.

Po zapisaniu automacji, zostanie ona wymieniona na liście widoku automacji.

Widok listy automatyzacji

Możesz także wyświetlić wszystkie stworzone automatyzacje, wraz z automatyzacjami utworzonymi dla całego konta Pipedrive firmy, posortować według czasu ostatniej aktualizacji i zastosować filtry.

Możesz edytować, usuwać lub oznaczać automatyzacje jako aktywne lub nieaktywne. Jeśli automatyzacja jest oznaczona jako nieaktywna, funkcje wyzwalacza i akcji nie zostaną wykonane.

Nieaktywne automatyzacje są przygaszone, abyś mógł szybko zrozumieć, które automatyzacje są obecnie aktywne w Twoim koncie Pipedrive.

Dowiedz się więcej o widoku listy automatyzacji w tym artykule.

Przenoszenie automatyzacji

Czy to użytkownik odchodzi z firmy, czy po prostu bierze urlop, może być konieczne, aby inny użytkownik miał dostęp do jego automatyzacji w celu diagnozy problemów lub przypisania ich do kogoś innego. Można to zrobić, przenosząc istniejące automatyzacje.

Użytkownicy i uprawnienia

Tylko następujące typy użytkowników mogą przenosić automatyzacje:

• Globalny administrator aplikacji może przenosić dowolną automatyzację do siebie lub do innego użytkownika
• Administrator aplikacji Deals i globalni zwykli użytkownicy z uprawnieniem "Dodaj automatyzacje" mogą przenosić swoje własne automatyzacje do globalnych administratorów aplikacji

Przeniesienie właścicielstwa

Na liście widoków kliknij automatyzację, którą chcesz przenieść, aby otworzyć podgląd automatyzacji. Następnie kliknij "..." i "Przenieś właścicielstwo".

Tutaj będziesz mógł wybrać użytkownika, do którego chcesz przenieść automatyzację.

Przed zakończeniem transferu zobaczysz zastrzeżenie z listą wydarzeń, które nastąpią po przeniesieniu automatyzacji. Wydarzenia w zastrzeżeniu mogą się różnić w zależności od kroków automatyzacji (np. jeśli są aktywne oczekujące wykonywania, jeśli zainstalowana jest integracja i jest używana w automatyzacji). Przeczytaj to zastrzeżenie uważnie przed kontynuacją.

W monicie zastrzeżenia możesz anulować oczekujące wykonanie tej automatyzacji. Jeśli zaznaczysz to pole, wszystkie oczekujące wykonania zostaną anulowane i nie zostaną wykonane. Na przykład, jeśli automatyzacja jest skonfigurowana do wysłania e-maila 5 dni po wyzwalaczu, a te wykonania są jeszcze w toku, zostaną one anulowane i e-mail nie zostanie wysłany.

Po przeniesieniu automatyzacji, pojawi się ona w widoku listy automatyzacji nowego właściciela. Automatyzacja jest przenoszona w stanie nieaktywnym, więc nowy właściciel może przejrzeć automatyzację i przeprowadzić wszelkie niezbędne działania diagnostyczne.

Do automatyzacji zostanie dodana etykieta transferu, aby wskazać, że została przeniesiona.

Nowy właściciel może teraz skonfigurować automatyzację - w tym edycję i aktywację.