Kunskapsbas

Automatisering

Om du upprepar samma administrativa uppgifter i Pipedrive - schemalägga samma aktivitet efter att en affär har flyttats till en specifik fas i din pipeline - kan det vara företagets intresse att automatisera dessa uppgifter, så att du kan koncentrera dig på de viktiga sakerna som får ditt företag att blomstra.

Automatiseringar påskyndar dina processer genom att automatisera uppgifter baserat på en utlösande händelse som du väljer.

Automatiseringar i Pipedrive består av två delar - en utlösande händelse och en åtgärdshändelse.

• Den utlösande händelsen är den "om" -delen av en om-då-ekvation: Innan automatiseringen inträffar måste denna programmerade åtgärd inträffa.
  Det kan vara skapande, uppdatering eller borttagning av en person, organisation, aktivitet eller affär i Pipedrive.
• Åtgärdshändelsen är "då" -delen av en om-då-ekvation: När den utlösande händelsen har inträffat är det åtgärden du vill ska äga rum.
  Det kan vara skapande, uppdatering eller borttagning av en person, organisation, aktivitet eller affär i Pipedrive, eller skickande av ett e-postmeddelande från e-postadressen som är synkroniserad med ditt Pipedrive-konto.

Skapa en automation

För att komma åt automationsfunktionen, klicka på "..." (mer) fliken > Automatiseringar.

För att börja skapa en automation, klicka på "+ Lägg till automation"-knappen, som finns längst upp till höger på automationsidan.

När du har klickat, ange ett namn (och beskrivning, om det hjälper) för din tänkta automation - oroa dig inte, det här namnet kan ändras senare - och klicka på "Spara".

För att börja utforma din automation, klicka på knappen "Lägg till triggare". Du kommer att se en sidopanel där du kan välja objektet och händelsen som kommer att utlösa din automation.

När du konfigurerar din triggare kan du välja mellan sex alternativ - affär, person, aktivitet, lead, organisation och projekt - med tre alternativ till vilken händelse som rör objektet som kommer att utlösa automationen - skapande, uppdatering eller borttagning.

När du har valt triggartyp och trigarhändelse, klicka på knappen "Verkställ triggare".

När triggerhändelsen är på plats kommer du att ha möjlighet att tillämpa ett villkor (eller flera villkor) för din triggare. Här kan du definiera under vilka omständigheter din automation kommer att utlösas.

Efter att du har sparat ditt villkor, klicka på plustecknet "+" för att välja ditt nästa steg. Detta kan vara ett annat villkor eller din handlingsevent.

När du definierar din åtgärd kan du välja mellan förvalda alternativ - person, organisation, lead, affär, aktivitet, email, anteckningar, kampanjer och projekt - samt integrationer - Slack, Microsoft Teams, Trello och Asana. Du har möjlighet att välja handlingstyper som är specifika för varje alternativ.

Du kan lägga till flera åtgärder i din automation och de kommer alltid att utföras uppifrån och ner. T.ex., Steg 3 kommer endast att utföras efter att steg 2 är klarat.

Observera dock att automationer endast kommer att kontrollera en gång om villkoret för varje utlöst åtgärd är uppfyllt, om du inte använder villkoret vänta tills händelse. Om ett villkor för en specifik åtgärd inte uppfylls kommer åtgärden inte att utföras och systemet kommer inte att utföra nästa steg.

Här kan du se hur du skulle ställa in en automation som skulle flytta din nya affär till en annan pipeline beroende på affärsinnehavaren.

För att specificera vilka användare som tillåts utlösa denna automation, kryssa i alternativet längst upp i automationen och välj vilket alternativ du föredrar.

När du har gjort alla dina val och designat din automation, klicka på knappen "Spara" för att slutföra din automation.

När du sparar din automation kommer den att listas på automationens listvy.

Automationslistvy

Du kan också se alla dina skapade automatiseringar tillsammans med automatiseringarna som har skapats för hela företagets Pipedrive-konto, sortera efter uppdaterad tid och använda filter.

Du kan redigera, ta bort eller markera automatiseringar som aktiva eller inaktiva. Om en automatisering är markerad som inaktiv kommer inte trigger- och aktionsfunktionerna att inträffa.

Inaktiva automatiseringar är gråtonade för att snabbt kunna förstå vilka automatiseringar som för närvarande är aktiva i ditt Pipedrive-konto.

Läs mer om automatiseringslistan i den här artikeln.

Överför automatiseringar

Oavsett om en användare lämnar företaget eller bara tar ledigt, kan det vara nödvändigt att en annan användare har tillgång till deras automatiseringar för felavhjälpning eller för att tilldela dem till någon annan. Detta kan göras genom att överföra existerande automatiseringar.

Användare och behörigheter

Endast följande typer av användare kan överföra automatiseringar:

• Global app admin användare kan överföra alla automatiseringar till sig själva eller till någon annan användare
• Deals app admin användare och globala reguljära användare med behörigheten ”Add automations” kan överföra sina egna automatiseringar till globala app-adminstratörer

Överför ägarskap

I listvyn, klicka på den automatisering du vill överföra för att öppna automatiseringsvyn. Klicka sedan på ”...” och “Transfer ownership”.

Här kommer du att kunna välja den användare du vill överföra automatiseringen till.

Innan du slutför överföringen kommer du att se en friskrivningsklausul med en lista över händelser som kommer att inträffa när automatiseringen överförs. Händelserna i friskrivningsklausulen kan variera beroende på automatiseringsstegen (t.ex. om det finns väntande utföranden aktiva, om en integration är installerad och används i en automatisering). Se till att läsa denna friskrivningsklausul noggrant innan du fortsätter.

I friskrivningsprompten kan du avbryta pågående utföranden för den automatiseringen. Om du markerar rutan kommer eventuella väntande utföranden att avbrytas och inte utföras. T.ex. om automatiseringen är konfigurerad för att skicka ett e-postmeddelande 5 dagar efter en trigg och dessa utföranden fortfarande pågår, kommer de att avbrytas och e-postmeddelandet kommer inte att skickas.

När automatiseringen har överförts kommer den att synas i listvyn av automatiseringar hos den mottagande ägaren. Automatiseringen överförs i ett inaktivt tillstånd, så den mottagande ägaren kan granska automatiseringen och göra eventuell felsökning om det krävs.

Automatiseringen får en överförd etikett för att visa att den har överförts.

Den mottagande ägaren kan nu konfigurera automatiseringen – inklusive redigering och aktivering.