Kunskapsbas

Komma igång med Automatiseringar

Om du ofta upprepar samma administrativa uppgifter i Pipedrive – att schemalägga samma aktivitet efter att en affär har flyttats till en specifik fas i din pipeline – kan det vara i företagets intresse att automatisera dessa uppgifter, så att du kan koncentrera dig på de viktiga sakerna som får din verksamhet att blomstra.

Automatiseringar i Pipedrive består av två delar – en utlösande händelse och en åtgärdshändelse.

• Den utlösande händelsen representerar “om” delen av ett om-så uttalande: För att automatiseringen ska köras, måste en specifik åtgärd inträffa först.
  Denna åtgärd kan involvera att skapa, uppdatera eller ta bort en person, organisation, aktivitet eller affär i Pipedrive. Alternativt kan du använda en datumutlösare, som initierar automatiseringen baserat på ett angivet datum, som en kontraktsförnyelse eller deadlines för evenemang.
• Den åtgärdshändelsen representerar “så” delen av ett om-så uttalande: När den utlösande händelsen inträffar, är detta steget som definierar vad automatiseringen kommer att göra som svar.
  Denna åtgärd kan inkludera att automatiskt skapa, uppdatera eller ta bort en person, organisation, aktivitet eller affär i Pipedrive. Dessutom kan det innebära att skicka ett e-postmeddelande från den e-postadress som är synkroniserad med ditt Pipedrive-konto.

Skapa din första automation

För att få tillgång till automationsfunktionen, klicka på “...” (Mer) > Automationer.

För att börja skapa en automation, klicka på “+ Automation”-knappen högst upp till vänster på automationssidan.

För att börja designa din automation, klicka på “Lägg till trigger”-knappen. Du kommer att se en sidopanel där du kan välja objektet och händelsen som kommer att utlösa din automation.

När du konfigurerar din trigger kan du välja mellan “Händelse-trigger” och “Datum-trigger”.

Händelse-trigger ger dig sex alternativ för entiteter (affär, person, aktivitet, lead, organisation och projekt), var och en med tre typer av händelser som kommer att utlösa automationen (tillagd, uppdaterad eller raderad).

Datum-trigger ger dig fyra alternativ för entiteter (affär, person, aktivitet och organisation), var och en med alternativ att välja det specifika datumfältet, och tre parametrar (exakt datum, före datum och efter datum) för att utlösa automationen.

För mer information om datumtrigger, kolla in denna artikel.

När du har valt trigger-typ och trigger-händelse, klicka på “Tillämpa trigger”-knappen.

För mer avancerade automationer kan du lägga till vänta på villkor eller om/annars villkor för att dela upp din automation i två eller fler vägar.

Efter att ha sparat ditt villkor, klicka på plustecknet “+“ för att välja ditt nästa steg. Detta kan vara ett annat villkor eller din åtgärdshändelse.

När du definierar din åtgärd kan du välja mellan standardalternativ – person, organisation, lead, affär, aktivitet, e-post, anteckningar, kampanjer, projekt och webhooks – såväl som integrationer – Slack, Microsoft Teams, Trello och Asana. Du kan välja åtgärdstyper som är specifika för varje alternativ.

Du kan lägga till flera åtgärder till din automation, och de kommer alltid att utföras från toppen och arbeta ner genom listan. Till exempel kommer steg 3 endast att utföras efter att steg 2 är klart.

Men notera att automationer endast kommer att kontrollera en gång om villkoret för varje utlöpt åtgärd är uppfyllt, såvida du inte använder vänta tills händelse-villkoret. Om ett villkor för en specifik åtgärd inte uppfylls kommer åtgärden inte att utföras, och systemet kommer inte att utföra nästa steg.

Här kan du se hur man sätter upp en automation som flyttar din nya affär till en annan pipeline beroende på affärsägares.

För att specificera vilka användare som har rätt att utlösa denna automation, markera alternativet högst upp i automationen och välj vilket alternativ du föredrar.

När du har gjort alla dina val och designat din automation, klicka på “Spara”-knappen för att slutföra din automation.

När du har sparat din automation kommer den att listas i automationslistan.

Automationslista vy

Du kan även se alla automations som du har skapat tillsammans med de som skapats för hela företagets Pipedrive-konto, sortera efter uppdateringstid och tillämpa filter.

Du kan redigera, ta bort eller markera automations som aktiva eller inaktiva. Om en automation är markerad som inaktiv kommer trigger- och åtgärdsfunktioner att inte aktiveras.

Inaktiva automations är gråade, vilket gör att du snabbt kan förstå vilka som för närvarande är aktiva i ditt Pipedrive-konto.

Läs mer om automationslistans vy i denna artikel.

Överföring av automationsåtgärder

Oavsett om en användare lämnar företaget eller bara tar ledigt, kan en annan användare behöva tillgång till deras automationsåtgärder för felsökningssyften eller för att tilldela dem till någon annan. Detta kan göras genom att överföra ägandet av befintliga automationsåtgärder.

Användare och behörigheter

Endast följande typer av användare kan överföra automationsåtgärder:

• Global app administratör användare kan överföra valfri automationsåtgärd till sig själva eller till andra globala appadministratörer
• Deals app administratör användare och globala reguljära användare med behörighet ”Lägg till automationsåtgärder” kan överföra sina egna automationsåtgärder till globala appadministratörer

Överför ägarskap

Enstaka överföring

Öppna förhandsvisningen av automationsåtgärden. När du hovrar över ägarens namn till vänster, klicka på pennikonen, eller klicka ”...” till höger och “Överför ägarskap.”

Massöverföring

I Automationsvyn, markera kryssrutorna för de automationsåtgärder du vill överföra på vänster sida av din skärm.

Klicka sedan på “Överför ägarskap”.

När du klickar på “Överför ägarskap,” måste du välja den användare till vilken du vill överföra automationsåtgärden.

Innan du avslutar överföringen, kommer du att se en ansvarsfriskrivning med en lista över händelser som kommer att inträffa när automationsåtgärden överförs. Händelserna i ansvarsfriskrivningen kan variera beroende på automationssteg (till exempel, om det finns pågående körningar aktiva, om en integration är installerad och används i en automationsåtgärd).

Se till att läsa denna ansvarsfriskrivning noggrant innan du fortsätter.

I ansvarsfriskrivningsprompten kan du avbryta pågående körningar för den automationsåtgärden. Om du markerar rutan, kommer alla pågående körningar att avbrytas och inte genomföras. T.ex. om automationsåtgärden är konfigurerad för att skicka ett e-postmeddelande 5 dagar efter en utlösare och de körningarna fortfarande är aktiva, kommer de att avbrytas och e-postmeddelandet kommer inte att skickas.

När automationsåtgärden har överförts kommer den att visas i den mottagande ägarens lista över automationsåtgärder. Den överförda automationsåtgärden är inaktiverad, så den mottagande ägaren kan granska och felsöka den om det behövs.

Automationsåtgärden kommer att få en överförd etikett som indikerar att den har blivit överförd.

Den mottagande ägaren kan nu konfigurera automationsåtgärden, inklusive redigering och aktivering.