Kunskapsbas

Automatiseringar

Om du finner dig själv upprepa samma administrativa uppgifter i Pipedrive - schemalägga samma aktivitet efter att en affär har flyttats till en specifik fas i din pipelinje - så kanske det är i ditt företags intresse att automatisera dessa uppgifter, så att du kan koncentrera dig på de viktiga sakerna som får ditt företag att blomstra.

Automatiseringar i Pipedrive består av två delar - en utlösarhändelse och en åtgärdshändelse.

• Utlösarhändelsen är den "om" delen av en om-då-ekvation: Innan automatiseringen inträffar måste denna programmerade åtgärd inträffa.
  Detta kan vara att skapa, uppdatera eller ta bort en person, organisation, aktivitet eller affär i Pipedrive.
• Åtgärdshändelsen är den "då" delen av en om-då-ekvation: När utlösarhändelsen har inträffat är detta åtgärden du vill ska äga rum.
  Detta kan vara att skapa, uppdatera eller ta bort en person, organisation, aktivitet eller affär i Pipedrive, eller att skicka ett e-postmeddelande från e-postadressen synkroniserad med ditt Pipedrive-konto.

Skapa en automatisering

För att komma åt automationfunktionen, klicka på “...” (mer) flik > Automatiseringar.

För att börja skapa en automatisering, klicka på “+ Automatisering” knappen i det övre högra hörnet av automatiseringssidan.

För att börja designa din automatisering, klicka på “Lägg till trigger” knappen. Du kommer att se en sidopanel där du kan välja objektet och händelsen som kommer att utlösa din automatisering.

När du konfigurerar din trigger kan du välja mellan sex alternativ – affär, person, aktivitet, lead, organisation, och projekt – med tre alternativ om vilken händelse som relaterar till objektet som kommer att utlösa automatiseringen – skapande, uppdatering, eller borttagning.

När du har valt triggertyp och triggerhändelse, klicka på “Tillämpa trigger” knappen.

När triggerhändelsen är på plats, har du sedan möjlighet att tillämpa ett villkor (eller villkor) på din trigger. Här kan du definiera under vilka omständigheter din automatisering kommer att utlösas.

Efter att du har sparade ditt villkor, klicka på plus tecknet “+“ för att välja ditt nästa steg. Detta kan vara ett annat villkor eller din åtgärdshändelse.

När du definierar din åtgärd kan du välja mellan förvalda alternativ – person, organisation, lead, affär, aktivitet, email, anteckningar, kampanjer, projekt och webhooks– samt integrationer – Slack, Microsoft Teams, Trello och Asana. Du kan välja åtgärdstyper som är specifika för varje alternativ.

Du kan lägga till flera åtgärder i din automatisering, och de kommer alltid att utföras uppifrån och ner på listan. Till exempel kommer steg 3 endast att utföras efter att steg 2 är klart.

Observera dock att automatiseringar kommer att kontrollera endast en gång om villkoret för varje utlöstrig åtgärd är uppfyllt med mindre du använder vänta till event villkoret. Om ett villkor för en specifik åtgärd inte uppfylls, kommer åtgärden inte att utföras och systemet kommer inte att utföra nästa steg.

Här kan du se hur du inställer en automatisering som flyttar din nya affär till en annan pipeline beroende på affärsinnehavaren.

För att specificera vilka användare som får utlösa denna automatisering, kolla alternativet högst upp på automatiseringen och välj vilket alternativ du föredrar.

När du har gjort alla dina val och designat din automatisering, klicka på “Spara” knappen för att slutföra din automatisering.

När du sparar din automatisering kommer den att listas på automation list view.

Automatiserad listvy

Du kan också se alla dina skapade automatiseringar tillsammans med de automatiseringar som har skapats för hela företagets Pipedrive-konto, sortera efter uppdaterad tid och tillämpa filter.

Du kan redigera, ta bort eller markera automatiseringar som aktiva eller inaktiva. Om en automatisering är markerad som inaktiv kommer inte triggern och aktionsfunktionerna att inträffa.

Inaktiva automatiseringar är gråtonade för att låta dig snabbt förstå vilka automatiseringar som för närvarande är aktiva på ditt Pipedrive-konto.

Lär dig mer om listvyn för automatiseringar i den här artikeln.

Överför automatiseringar

Oavsett om en användare lämnar företaget eller bara tar ledigt kan en annan användare behöva tillgång till deras automatiseringar för att felsöka dem eller överlåta dem till någon annan. Detta kan göras genom att överföra befintliga automatiseringar.

Användare och behörigheter

Endast följande typer av användare kan överföra automatiseringar:

• Global app admin användare kan överföra alla automatiseringar till sig själva eller till vilken annan global app admin som helst.
• Deals app admin användare och globala vanliga användare med behörigheten "Lägg till automatiseringar" kan överföra sina egna automatiseringar till global app admins

Överför ägande

Enskild överföring

Öppna automatiseringsförhandsgranskningen. När du håller musen över ägarens namn till vänster, klicka på pennikonen, eller klicka på ”...” till höger och "Överför ägande".

Sammanfattad överföring

I listvyn, klicka på "Välj flera" på högra sidan av skärmen och markera kryssrutorna för de automatiseringar du vill överföra.

Sedan, klicka på "Överför ägande".

När du klickar på "Överför ägande" måste du välja användaren till vilken du vill överföra automatiseringen.

Innan du slutför överföringen kommer du att se en friskrivning med en lista över händelser som kommer att inträffa när automatiseringen överförs. Händelserna i friskrivningen kan variera beroende på automatiseringsstegen (till exempel om det finns aktiva pågående utföranden, om en integration är installerad och används i en automatisering).

Se till att läsa denna friskrivning noggrant innan du fortsätter.

I friskrivningsprompten kan du avbryta pågående utföranden för den automatiseringen. Om du markerar rutan kommer alla pågående utföranden att avbrytas och inte utföras. T.ex. om automatiseringen är konfigurerad för att skicka ett e-postmeddelande 5 dagar efter en triggar och dessa utföranden fortfarande är igång kommer de att avbrytas och e-postmeddelandet kommer inte att skickas.

När automatiseringen har överförts kommer den att visas i listvyn för automatiseringar för den mottagande ägaren. Automatiseringen överförs i ett inaktivt tillstånd, så den mottagande ägaren kan granska automatiseringen och eventuellt felsöka om det behövs.

Automatiseringen kommer att ha en överförd etikett tillagd för att indikera att den har överförts.

Den mottagande ägaren kan nu konfigurera automatiseringen – inklusive redigering och aktivering.