Kunskapsbas

Ämnen
Automatisering
Skapa en automatisering
Automations listvy
Överför automatiseringar
Användare och behörigheter
Överför ägande

Denna artikel har producerats med hjälp av maskinöversättning.

Automations

YS
Yssel Salas, 22 januari 2024
OBS: Denna funktion finns endast tillgänglig på Avancerade och högre planer. Den här artikeln innehåller den senaste versionen av vår automatiseringsfunktion, vilken kan skilja sig från den i ditt konto. Om du inte har den senaste versionen och vill använda den, vänligen kontakta vårt supportteam.

Automatisering

Observera: Endast globala administratörer i Pipedrive kan skapa automatiseringar om inte den behörigheten har aktiverats för andra användares behörighetsuppsättning i företagets Pipedrive-konto. Läs mer om behörighetsuppsättningar i denna artikel.

Om du upprepar samma administrativa uppgifter i Pipedrive – schemalägger samma aktivitet efter att en affär har flyttats till en specifik skede i din pipelined – kan det vara företagets intresse att automatisera dessa uppgifter så att du kan fokusera på de viktiga sakerna som driver ditt företag framåt.

Automatiseringar i Pipedrive består av två delar – en utlösande händelse och en åtgärdshändelse.

  • Den utlösande händelsen är den "om" delen av en om-då ekvation: Innan automatiseringen inträffar måste denna programmerade åtgärd utföras.
    Det kan vara skapandet, uppdateringen eller raderingen av en person, organisation, aktivitet eller affär i Pipedrive.
  • Åtgärdshändelsen är den "då" delen av en om-då ekvation: När utlösande händelse har inträffat, är detta den åtgärd du önskar ska äga rum.
    Det kan vara skapandet, uppdateringen eller raderingen av en person, organisation, aktivitet eller affär i Pipedrive, eller skickandet av ett e-postmeddelande från e-postadressen som är synkroniserad med ditt Pipedrive-konto.
Observera: Import av data till ditt Pipedrive-konto utlöser inte några åtgärder inom automatiseringar, förutom importerna som uppdaterar eller raderar leads.

Skapa en automatisering

Obs: För en djupgående visuell guide för automatiseringsverktyget, kolla på vårt veckovisa webbinarium.

För att komma åt automatiseringsfunktionen, klicka på “... (mer) fliken > Automatiseringar.

För att börja skapa en automatisering, klicka på + Lägg till automatisering”-knappen, vilken finns i övre högra hörnet av automatiseringssidan.

När du har klickat, ange ett namn (och beskrivning om det är hjälpsamt) för din avsedda automatisering – oroa dig inte, detta namn kan redigeras senare – och klicka på “Spara”.

Obs: Namnet på automatiseringen kan vara upp till 120 tecken långt. Automatiseringsbeskrivningen kan vara 200 tecken lång.

För att börja designa din automatisering, klicka på “Lägg till trigger”-knappen. Du kommer att se en sidofält där du kan välja artikeln och händelsen som kommer att utlösa din automatisering.

När du konfigurerar din trigger, kan du välja mellan sex alternativ – affär, person, aktivitet, ledning, organisation och projekt – med tre alternativ om vilken händelse som har att göra med den artikeln som kommer att utlösa automatiseringen – skapande, uppdatering eller borttagning.

När du har valt trigger typ och trigger händelsen, klicka på “Tillämpa trigger”-knappen.

Med trigger händelsen på plats kommer du sedan att ha möjlighet att tillämpa ett villkor (eller villkor) på din trigger. Här kan du definiera under vilka omständigheter din automatisering kommer att utlösas.

Efter att du har sparat ditt villkor, klicka på plustecknet “+“ för att välja ditt nästa steg. Detta kan vara ett annat villkor eller din åtgärdshändelse.

När du definierar din åtgärd kan du välja mellan standardalternativ – person, organisation, ledning, affär, aktivitet, e-post, anteckningar, kampanjer och projekt – samt integrationer – Slack, Microsoft Teams, Trello och Asana. Du kan välja åtgärdstyper som är specifika för varje alternativ.

Obs: Automatiseringar som är inställda för att skapa en ny affär kommer att misslyckas vid det steget om du redan har nått din gräns för öppna affärer. Automatiseringen kommer inte att återupptas om denna affär skapas senare manuellt eller via en uppladdning. Läs mer om användargränser i denna artikel.

Du kan lägga till flera åtgärder på din automatisering och de kommer alltid att utföras från toppen och fungera ner på listan. T.ex., Steg 3 kommer endast att utföras efter att steg 2 är klart.

Observera dock att automatiseringar bara kommer att kontrollera en gång om villkoret för varje utlöst åtgärd är uppfylld om du inte använder vänta till händelse villkoret. Om ett villkor för en specifik åtgärd inte uppfylls, kommer åtgärden inte att utföras och systemet kommer inte att utföra nästa steg.

Här kan du se hur du skulle ställa in en automatisering som skulle flytta din nya affär till en annan pipeline beroende på affärsägaren.

Obs: Vid val av att skicka ett e-postmeddelande som en åtgärdshändelse i din automatisering, kommer åtgärdshändelsen bara kunna använda e-postadressen som synkroniseras till Pipedrive via e-postsynkfunktionen. Ingen annan e-postadress eller konto kan användas för automatiseringsändamål.
Obs: Om du ställer in en trigger för att skapa en aktivitet och inte ställer in ett datum för den aktivitetsåtgärden kommer den vara inställd på samma dag som aktivitetsåtgärden. För att planera en aktivitet att vara på grund i framtiden, välj alternativ som “På en dag” eller “nästa tisdag” för förfallodatum som är relativa till när åtgärden utlöstes.

För att ange vilka användare som tillåts utlösa denna automatisering, kolla alternativet högst upp i automatiseringen och välj vilket alternativ du föredrar.

Obs: Du kan ställa in en automatisering som skickar ut e-postmeddelanden för att trigga av någon användare i ditt konto genom e-postsynkfunktionen. E-postmeddelandet kommer dock alltid att skickas från användaren som skapade automatiseringen. Om du vill utlösa ett e-postmeddelande från din egen e-postadress måste du ställa in din egen automatisering.

När du väl har gjort alla dina val och designat din automatisering, klicka på Spara”-knappen för att slutföra din automatisering.

När du sparar din automatisering, kommer den att listas på automation listvy.


Automations listvy

Du kan också se alla dina skapade automationer tillsammans med automationer som skapats för hela företagets Pipedrive-konto, sortera efter uppdaterad tid och tillämpa filter.

Du kan redigera, ta bort eller markera automationer som aktiva eller inaktiva. Om en automation är markerad som inaktiv kommer inte utlösar- och åtgärdssfunktionerna att inträffa.

Inaktiva automationer är gråtonade för att du snabbt ska kunna förstå vilka automationer som för närvarande är aktiva på ditt Pipedrive-konto.

Läs mer om automation listvy i den här artikeln.


Överför automatiseringar

Vare sig en användare lämnar företaget eller bara tar ledigt, kan det vara nödvändigt att en annan användare har tillgång till deras automatiseringar för att felsöka eller tilldela dem till någon annan. Detta kan göras genom att överföra befintliga automatiseringar.

Användare och behörigheter

Endast följande typer av användare kan överföra automatiseringar:

  • Global app admin användare kan överföra alla automatiseringar till sig själva eller till andra globala app-administratörer
  • Deals app admin användare och globala vanliga användare med behörighet ”Lägg till automatiseringar” kan överföra deras egna automatiseringar till globala app-administratörer

Överför ägande

Enkel överföring

Öppna förhandsvisningen för automatiseringen. Du kan antingen klicka på pennikonen när du hovrar över ägarens namn på vänster sida, eller klicka ”...” på höger sida och ”Överför ägande”.

Bulköverföring

På listvyn, klicka på ”Välj flera” på höger sida av din skärm och markera kryssrutorna för de automatiseringar du vill överföra.

Klicka sedan på ”Överför ägande”.

När du klickar på ”Överför ägande” behöver du välja den användare du vill överföra automatiseringen till.

Innan du avslutar överföringen ser du ett friskrivningsmeddelande med en lista över händelser som kommer att hända när automatiseringen överförs. Händelserna i friskrivningsmeddelandet kan variera beroende på automatiseringsstegen (t.ex. om det finns pågående exekveringar, om en integration är installerad och används i en automatisering).

Se till att du läser detta meddelande noga innan du fortsätter.

I friskrivningsprompten kan du avbryta pågående exekveringar för denna automatisering. Om du markerar rutan kommer eventuella pågående exekveringar att avbrytas och inte utföras. T.ex. om automatiseringen är konfigurerad för att skicka ett mail 5 dagar efter en trigger och dessa exekveringar fortfarande pågår, kommer de att avbrytas och mailet kommer inte att skickas.

OBS: Om du väljer att inte avbryta några pågående exekveringar kommer automatiseringarna att fortsätta att köra och ägaren av exekveringen före överföringen kommer att kunna se exekveringarna för automatisering i sin historikflik.

När automatiseringen har överförts kommer den att visas i listvyn för automatiseringar för den mottagande ägaren. Automatiseringen överförs i ett inaktivt tillstånd, så att den mottagande ägaren kan granska automatiseringen och göra eventuell felsökning om så behövs.

Automatiseringen kommer att få en överförd-etikett tillagd för att indikera att den har överförts.

OBS: Etiketten överförd kommer att försvinna från automatiseringen efter tre dagar.

Den mottagande ägaren kan nu konfigurera automatiseringen – inklusive redigering och aktivering.

Var den här artikeln till någon hjälp?

Ja

Nej

Relaterade artiklar

Frågor?

Kontakta oss