Kunskapsbas

Automatiseringar

Om du märker att du upprepar samma administrativa uppgifter i Pipedrive – schemalägger samma aktivitet efter att en affär har flyttats till ett specifikt stadium i din pipeline – kan det vara i ditt företags intresse att automatisera dessa uppgifter, så att du kan koncentrera dig på de viktiga saker som får ditt företag att blomstra.

Automatiseringar i Pipedrive består av två delar – ett utlösande evenemang och ett åtgärdsevenemang.

• Det utlösande evenemanget är “om” delen av en om-då ekvation: Innan automatiseringen inträffar, behöver denna programmerade åtgärd inträffa.
  Detta kan vara skapandet, uppdateringen eller borttagningen av en person, organisation, aktivitet eller affär i Pipedrive.
• Det åtgärdsevenemanget är “då” delen av en om-då ekvation: När det utlösande evenemanget har inträffat, är detta åtgärden du vill ska ske.
  Detta kan vara skapandet, uppdateringen eller borttagningen av en person, organisation, aktivitet eller affär i Pipedrive, eller skickandet av ett e-postmeddelande från e-postadressen som synkroniserats med ditt Pipedrive-konto.

Skapa en automation

För att få tillgång till automatiseringsfunktionen, klicka på “...” (mer) fliken > Automatiseringar.

För att börja skapa en automation, klicka på “+ Automation” knappen uppe till höger på automatiseringssidan.

För att börja designa din automation, klicka på “Lägg till utlösare” knappen. Du kommer att se en sidopanel där du kan välja objektet och händelsen som kommer att utlösa din automation.

När du konfigurerar din utlösare kan du välja mellan sex alternativ – affär, person, aktivitet, led, organisation och projekt – med tre alternativ för vilken händelse relaterad till det objektet som kommer att utlösa automatiseringen – skapande, uppdatering eller radering.

När du har valt utlösartyp och händelse, klicka på knappen “Tillämpa utlösare”.

Med utlösarhändelsen på plats, kommer du sedan att ha möjlighet att tillämpa ett villkor (eller villkor) till din utlösare. Här kan du definiera under vilka omständigheter din automation kommer att utlösas.

Efter att ha sparat ditt villkor, klicka på plustecknet “+“ för att välja ditt nästa steg. Detta kan vara ett annat villkor eller din åtgärdshändelse.

När du definierar din åtgärd kan du välja mellan standardalternativ – person, organisation, led, affär, aktivitet, e-post, anteckningar, kampanjer, projekt och webhooks– samt integrationer – Slack, Microsoft Teams, Trello och Asana. Du kan välja åtgärdstyper som är specifika för varje alternativ.

Du kan lägga till flera åtgärder till din automation, och dessa kommer alltid att utföras från toppen och arbeta sig ner genom listan. Till exempel, steg 3 kommer att utföras först efter att steg 2 är klart.

Observera dock att automatiseringar endast kontrollerar en gång om villkoret för varje utlöstad åtgärd är uppfyllt, om du inte använder villkoret vänta tills händelse. Om ett villkor för en specifik åtgärd inte är uppfyllt, kommer åtgärden inte att utföras och systemet kommer inte att utföra nästa steg.

Här kan du se hur man konfigurerar en automation som flyttar din nya affär till en annan pipeline beroende på affärsägarens medlemskap.

För att specificera vilka användare som har rätt att utlösa denna automation, markera alternativet högst upp i automatiseringen och välj vilket alternativ du föredrar.

När du har gjort alla dina val och designat din automation, klicka på “Spara” knappen för att slutföra din automation.

När du har sparat din automation, kommer den att listas i automatiseringslistan.

Automations lista vy

Du kan också se alla dina skapade automations tillsammans med de automations som har skapats för hela företagets Pipedrive-konto, sortera efter uppdaterad tid och tillämpa filter.

Du kan redigera, ta bort eller markera automations som aktiva eller inaktiva. Om en automation är markerad som inaktiv kommer trigger- och åtgärdsfunktionerna inte att inträffa.

Inaktiva automations är gråade för att låta dig snabbt förstå vilka automations som för närvarande är aktiva i ditt Pipedrive-konto.

För att lära dig mer om automations lista vy, se denna artikel.

Överför automatiseringar

Oavsett om en användare lämnar företaget eller bara tar ledigt, kan en annan användare behöva åtkomst till deras automatiseringar för att felsöka eller tilldela dem till någon annan. Detta kan göras genom att överföra befintliga automatiseringar.

Användare och behörigheter

Endast följande typer av användare kan överföra automatiseringar:

• Global app administratörer kan överföra vilken automatisering som helst till sig själva eller till andra globala app-administratörer
• Deals app administratörer och globala vanliga användare med behörigheten ”Lägg till automatiseringar” kan överföra sina egna automatiseringar till globala app-administratörer

Överföra ägarskap

Enstaka överföring

Öppna förhandsgranskningen av automatiseringen. När du hovrar över ägarens namn till vänster, klicka på blyertssymbolen, eller klicka på ”...” till höger och “Överför ägarskap.”

Massöverföring

I lista-vyn klicka på ”Välj flera” på högra sidan av din skärm och markera kryssrutorna för de automatiseringar du vill överföra.

Klicka sedan på “Överför ägarskap”.

När du klickar på “Överför ägarskap” måste du välja användaren som du vill överföra automatiseringen till.

Innan du avslutar överföringen kommer du att se en ansvarsfriskrivning med en lista över händelser som kommer att inträffa när automatiseringen är överförd. Händelserna i ansvarsfriskrivningen kan variera beroende på automatiseringens steg (till exempel om det finns pågående körningar, om en integration är installerad och används i en automatisering).

Se till att läsa denna ansvarsfriskrivning noggrant innan du fortsätter.

I ansvarsfriskrivningens meddelande kan du avbryta pågående körningar för den automatiseringen. Om du markerar rutan kommer alla pågående körningar att avbrytas och inte genomföras. T.ex., om automatiseringen är konfigurerad att skicka ett e-postmeddelande 5 dagar efter en utlösare och dessa körningar fortfarande är aktiva, kommer de att avbrytas och e-postmeddelandet kommer inte att skickas.

När automatiseringen är överförd kommer den att visas i lista-vyn för automatiseringar för den mottagande ägaren. Automatiseringen överförs i ett inaktivt tillstånd, så den mottagande ägaren kan granska automatiseringen och utföra eventuell felsökning om det behövs.

Automatiseringen kommer att ha en överförd etikett tillagd för att indikera att den har överförts.

Den mottagande ägaren kan nu konfigurera automatiseringen – inklusive redigering och aktivering.