Kunskapsbas

Automatiseringar

Om du upptäcker att du upprepar samma administrativa uppgifter i Pipedrive - schemalägger samma aktivitet efter att en affär har flyttats till en specifik fas i din pipeline - kan det vara i ditt företags intresse att automatisera dessa uppgifter, så att du kan koncentrera dig på de viktiga sakerna som får ditt företag att blomstra.

Automatiseringar i Pipedrive består av två delar - en utlösande händelse och en åtgärdshändelse.

• Den utlösande händelsen är den “om” delen av en om-then-ekvation: Innan automatiseringen inträffar måste denna programmerade åtgärd inträffa.
  Detta kan vara skapandet, uppdateringen eller borttagningen av en person, organisation, aktivitet eller affär i Pipedrive.
• Åtgärdshändelsen är den “sedan” delen av en om-then-ekvation: När utlösande händelsen har inträffat är detta åtgärden du vill ska inträffa.
  Detta kan vara skapandet, uppdateringen eller borttagningen av en person, organisation, aktivitet eller affär i Pipedrive, eller sändandet av ett e-postmeddelande från e-postadressen som är synkroniserad med ditt Pipedrive-konto.

Skapa en automatisering

För att komma åt automatiseringsfunktionen, klicka på “...” (mer)-fliken > Automatiseringar.

För att börja skapa en automatisering, klicka på “+ Automatisering”-knappen längst upp till höger på automatiseringssidan.

För att börja utforma din automatisering, klicka på “Lägg till utlösare”-knappen. Du får se en sidofält där du kan välja objektet och händelsen som kommer att utlösa din automatisering.

När du konfigurerar din utlösare kan du välja mellan sex alternativ – affär, person, aktivitet, lead, organisation och projekt – med tre alternativ för vilken händelse som är relaterad till det objektet kommer att utlösa automatiseringen – skapande, uppdatering eller radering.

När du har valt typ av utlösare och utlösningshändelsen, klicka på “Tillämpa utlösare”-knappen.

Med utlösningshändelsen på plats kommer du sedan att ha möjlighet att ansätta ett villkor (eller villkor) för din utlösare. Här kan du definiera under vilka omständigheter din automatisering kommer att utlösas.

Efter att du har sparat ditt villkor, klicka på plustecknet “+“ för att välja ditt nästa steg. Detta kan vara ytterligare ett villkor eller din aktionshändelse.

När du definierar din åtgärd kan du välja mellan standardalternativen – person, organisation, lead, affär, aktivitet, e-post, anteckningar, kampanjer, projekt och webhooks– samt integrationer – Slack, Microsoft Teams, Trello och Asana. Du kan välja aktionstyper som är specifika för varje alternativ.

Du kan lägga till flera åtgärder på din automatisering, och de kommer alltid att utföras uppifrån och ned. Till exempel, steg 3 kommer bara att utföras efter att steg 2 är klar.

Notera dock att automatiseringar bara kommer att kontrollera en gång om villkoret för varje utlöst handling uppfylls, om du inte använder vänta tills händelse-villkoret. Om ett villkor för en specifik åtgärd inte uppfylls, kommer åtgärden inte att utföras och systemet kommer inte att utföra nästa steg.

Här kan du se hur du skapar en automatisering som flyttar din nya affär till en annan pipeline beroende på affärsägaren.

För att ange vilka användare som får utlösa denna automatisering, kryssa rutan längst upp på automatiseringen och välj vilket alternativ du föredrar.

När du har gjort alla dina val och utformat din automatisering, klicka på “Spara”-knappen för att slutföra din automatisering.

När du har sparat din automatisering kommer den att listas på automatiseringslista-vyn.

Automationslistvy

Du kan också se alla dina skapade automatiseringar tillsammans med de automatiseringar som har skapats för hela företagets Pipedrive-konto, sortera efter uppdaterad tid och tillämpa filter.

Du kan redigera, ta bort eller markera automatiseringar som aktiva eller inaktiva. Om en automatisering markeras som inaktiv kommer inte triggern och aktionsfunktionerna att inträffa.

Inaktiva automatiseringar är gråmarkerade för att snabbt kunna förstå vilka automatiseringar som för närvarande är aktiva i ditt Pipedrive-konto.

Läs mer om automationslistvyn i denna artikel.

Överföra automatiseringar

Oavsett om en användare lämnar företaget eller bara tar ledigt, kan en annan användare behöva tillgång till deras automatiseringar för att felsöka eller tilldela dem till någon annan. Detta kan göras genom att överföra befintliga automatiseringar.

Användare och rättigheter

Endast följande typer av användare kan överföra automatiseringar:

• Global app admin användare kan överföra alla automatiseringar till sig själva eller till någon annan global app-admin
• Deals app admin användare och globala vanliga användare med rättigheten ”Lägg till automatiseringar” kan överföra sina egna automatiseringar till globala app-admins

Överföring av ägarskap

Enskild överföring

Öppna automatiseringsförhandsgranskningen. När du hovrar över ägarens namn till vänster, klicka på pennikonen, eller klicka ”...” till höger och "Överför ägarskap."

Bulköverföring

På listvyn, klicka på ”Välj flera” på höger sida av skärmen och märk kryssrutorna för de automatiseringar du vill överföra.

Sedan, klicka på “Överför ägarskap”.

När du klickar på “Överför ägarskap” måste du välja användaren till vilken du vill överföra automatiseringen.

Innan du slutför överföringen kommer du att se en friskrivning med en lista över händelser som kommer att inträffa när automatiseringen har överförts. Händelserna i friskrivningen kan variera beroende på automatiseringsstegen (till exempel, om det finns pågående verkställanden aktiva, om en integration är installerad och används i en automatisering).

Se till att läsa denna friskrivning noggrant innan du fortsätter.

I friskrivningsprompten kan du avbryta överföringar som väntar på att automatisering ska ske. Om du markerar kryssrutan, kommer eventuella väntande verkställigheter att avbrytas och inte utföras. T.ex., om automatiseringen är inställd på att skicka ett mail 5 dagar efter en trigger och dessa verkställanden fortfarande pågår, kommer de att avbrytas och mailet kommer inte att skickas.

När automatiseringen har överförts kommer den att synas i listvyn för automatiseringar av den mottagande ägaren. Automatiseringen överförs i ett inaktivt tillstånd, så den mottagande ägaren kan granska automatiseringen och göra eventuell felsökning om det behövs.

Automatiseringen kommer att ha en överförd etikett tillagd för att indikera att den har överförts.

Den mottagande ägaren kan nu konfigurera automatiseringen – inklusive redigering och aktivering.