База знань

Автоматизація

Якщо ви постійно повторюєте одні й ті самі адміністративні завдання в Pipedrive - планування тієї ж самої діяльності після переміщення угоди на певний етап у вашій трубці, то можливо, вашій компанії буде цікаво автоматизувати ці завдання, щоб ви могли концентруватися на важливих справах, які розвивають ваш бізнес.

Автоматизації в Pipedrive складаються з двох частин - події-спуску та події-дії.

• Подія-спуск - це частина "якщо" у рівнянні якщо-то: Перед автоматизацією ця програмована дія повинна відбутись.
  Це може бути створення, оновлення або видалення особи, організації, діяльності або угоди в Pipedrive.
• Подія-дія - це частина "тоді" у рівнянні якщо-то: Як тільки відбудеться подія-спуск, це дія, яку ви бажаєте здійснити.
  Це може бути створення, оновлення або видалення особи, організації, діяльності або угоди в Pipedrive або надсилання електронної пошти з електронної адреси, синхронізованої з вашим обліковим записом Pipedrive.

Створення автоматизації

Для доступу до функції автоматизації, натисніть на “...” (ще) вкладку > Автоматизації.

Щоб почати створення автоматизації, натисніть кнопку “+ Автоматизація” в правому верхньому куті сторінки автоматизації.

Щоб почати розробку вашої автоматизації, натисніть кнопку “Додати тригер”. Ви побачите бічну панель, де можна вибрати елемент та подію, які будуть активувати вашу автоматизацію.

При налаштуванні вашого тригера, ви можете вибрати між шістьма варіантами – угода, особа, діяльність, потенційний клієнт, організація, та проект – з трьома варіантами того, яка подія, пов'язана з цим елементом, активує автоматизацію – створення, оновлення, або видалення.

Після того, як ви виберете тип тригера та подію тригера, натисніть кнопку “Застосувати тригер”.

Після встановлення події тригера у вас з'явиться можливість застосувати умову (або умови) до вашого тригера. Тут ви можете визначити за яких обставин буде активована ваша автоматизація.

Після збереження вашої умови, натисніть на знак плюс “+“, щоб вибрати наступний крок. Це може бути інша умова або ваша подія впливу.

При визначенні дії, ви можете вибрати між вихідними параметрами – особа, організація, потенційний клієнт, угода, діяльність, електронна пошта, примітки, кампанії, проекти та webhooks– а також інтеграції – Slack, Microsoft Teams, Trello та Asana. Ви можете вибрати типи дій, що специфічні для кожного параметру.

Ви можете додати декілька дій до вашої автоматизації, і вони завжди будуть виконуватися зверху вниз. Наприклад, крок 3 буде виконаний тільки після завершення кроку 2.

Однак, зверніть увагу, що автоматизації перевірятимуть лише один раз, чи виконуються умови для кожної активованої дії, якщо ви не використовуєте умову wait until event. Якщо умова конкретної дії не виконується, дія не буде виконана і система не виконає наступний крок.

Тут ви можете побачити, як налаштувати автоматизацію, яка переносить вашу нову угоду в інший потік, залежно від власника угоди.

Щоб вказати, які користувачі можуть активувати цю автоматизацію, перевірте варіант в верхній частині автоматизації та виберіть, який варіант ви б переважали.

Після того, як ви зробите всі свої вибори та розробите свою автоматизацію, натисніть кнопку “Зберегти”, щоб завершити вашу автоматизацію.

Після збереження вашої автоматизації, вона з'явиться в списку автоматизацій automation list view.

Перегляд списку автоматизації

Ви також можете переглянути всі свої створені автоматизації разом з автоматизаціями, що були створені для облікового запису Pipedrive всієї компанії, відсортувати за часом оновлення та застосувати фільтри.

Ви можете редагувати, видаляти або позначати автоматизації як активні або неактивні. Якщо автоматизація позначена як неактивна, тоді тригер та функції дій не відбудуться.

Неактивні автоматизації відбілюються, щоб ви могли швидко зрозуміти, які автоматизації в даний момент активні у вашому обліковому записі Pipedrive.

Дізнайтеся більше про перегляд списку автоматизації в цій статті.

Перенесення автоматизацій

Незалежно від того, чи залишає користувач компанію, чи просто бере відпустку, іншому користувачу може знадобитися доступ до його автоматизацій, щоби вивчити проблему або призначити їх комусь іншому. Це можна зробити, перенісши існуючі автоматизації.

Користувачі та дозволи

Тільки наступні типи користувачів можуть передавати автоматизації:

• Глобальна програма адмін користувачі можуть передавати будь-яку автоматизацію самі собі або будь-якому іншому глобальному адміні програми
• Програма угод адмін користувачі та глобальні регулярні користувачі з дозволом ”Додати автоматизації” можуть передавати свої власні автоматизації глобальним адмінам програми

Передача власності

Одноразова передача

Відкрийте попередній перегляд автоматизації. Коли наведіть на ім'я власника зліва, натисніть на значок олівця або натисніть ”...” справа та “Передати власність”.

Масова передача

У списку, натисніть ”Виділити декілька” з правого боку вашого екрану та відмітьте відповідні автоматизації, які ви хочете передати.

Потім, натисніть “Передати власність”.

Після натискання на “Передати власність” ви маєте вибрати користувача, якому ви хочете передати автоматизацію.

Перед завершенням передачі, ви побачите попередження з переліком подій, які відбудуться після того, як автоматизацію передадуть. Події в попередженні можуть варіюватися залежно від етапів автоматизації (наприклад, якщо активні виконання очікується, якщо інтеграція встановлена і використовується в автоматизації).

Переконайтеся, що ви уважно прочитали це попередження перед тим, як продовжити.

В запиті з попередженням ви можете відмінити очікувані виконання для цієї автоматизації. Якщо ви відзначите це поле, будь-які ожидаємі виконання будуть скасовані і не виконуються. Наприклад, якщо автоматизація налаштована на відправку електронної пошти через 5 днів після спрацювання тригера, і ці виконання все ще на етапі очікування, вони будуть скасовані, і лист не буде відправлено.

Одразу після того, як автоматизація передана, вона з'явиться у списку автоматизацій власника, який отримав. Автоматизація передається у неактивному стані, тому власник, який отримав, може ознайомитися з автоматизацією та вирішити будь-які проблеми, якщо це потрібно.

До автоматизації буде додано мітку переданий, щоб показати, що вона була передана.

Тепер власник, який отримає, може налаштувати автоматизацію - включаючи редагування та активацію.