База знань

Початок роботи з автоматизаціями

Якщо ви постійно повторюєте одні й ті ж адміністративні завдання в Pipedrive – плануючи ту ж саму активність після того, як угода була переміщена на певну стадію у вашій воронці – то, можливо, вашій компанії варто автоматизувати ці завдання, щоб ви могли зосередитися на важливих речах, які допомагають вашому бізнесу процвітати.

Автоматизації в Pipedrive складаються з двох частин – події тригера та події дії.

• Подія тригера представляє частину “якщо” умови "якщо - тоді": Для запуску автоматизації спочатку повинна відбутися певна дія.
  Ця дія може передбачати створення, оновлення або видалення особи, організації, активності або угоди в Pipedrive. Альтернативно, ви можете використовувати дату тригера, яка ініціює автоматизацію на основі вказаної дати, такої як продовження контракту або термін події.
• Подія дії представляє частину “тоді” умови "якщо - тоді": Як тільки відбувається подія тригера, це крок, який визначає, що автоматизація буде робити у відповідь.
  Ця дія може включати автоматичне створення, оновлення або видалення особи, організації, активності або угоди в Pipedrive. Додатково, це може передбачати відправку електронного листа з адреси електронної пошти, синхронізованої з вашим обліковим записом Pipedrive.

Створення вашої першої автоматизації

Щоб отримати доступ до функції автоматизації, натисніть на “...” (Більше) > Автоматизації.

Щоб почати створення автоматизації, натисніть кнопку “+ Автоматизація” у верхньому лівому куті сторінки автоматизації.

Щоб почати проектувати вашу автоматизацію, натисніть кнопку “Додати тригер”. Ви побачите бокову панель, де можна вибрати елемент і подію, які запустять вашу автоматизацію.

При налаштуванні вашого тригера ви можете вибрати між “Тригер події” та “Тригер дати”.

Тригер події надає вам шість варіантів сутностей (угода, особа, активність, потенційний клієнт, організація, і проект), кожен з яких має три типи подій, які запускають автоматизацію (додано, оновлено, або видалено).

Тригер дати надає вам чотири варіанти сутностей (угода, особа, активність, і організація), кожен з яких має опції для вибору конкретного поля дати та три параметри (точна дата, до дати, і після дати) для запуску автоматизації.

Для отримання додаткової інформації про тригери дати ознайомтеся з цією статтею.

Якщо ви вибрали тип тригера та подію тригера, натисніть кнопку “Застосувати тригер”.

Коли подія тригера визначена, у вас буде можливість застосувати умову (або умови) до вашого тригера. Тут ви можете визначити обставини, за яких ваша автоматизація буде запускатися.

Після збереження вашої умови натисніть плюс “+“, щоб вибрати наступний крок. Це може бути ще одна умова або ваша дія-подія.

При визначенні вашої дії ви можете вибрати між стандартними опціями – особа, організація, потенційний клієнт, угода, активність, електронна пошта, нотатки, кампанії, проекти і вебхуки – а також інтеграції – Slack, Microsoft Teams, Trello та Asana. Ви можете вибрати типи дій, які специфічні для кожної опції.

Ви можете додати кілька дій до вашої автоматизації, і вони завжди виконуватимуться зверху вниз зі списку. Наприклад, крок 3 буде виконаний лише після завершення кроку 2.

Однак зауважте, що автоматизації перевірятимуть лише один раз, чи виконано умову для кожної тригерної дії, якщо ви не використовуєте умову чекати до події. Якщо умова певної дії не виконана, дія не буде виконана, і система не виконуватиме наступний крок.

Тут ви можете побачити, як налаштувати автоматизацію, яка переміщує вашу нову угоду в інший конвеєр залежно від власника угоди.

Щоб вказати, які користувачі мають право запускати цю автоматизацію, перевірте опцію у верхній частині автоматизації та виберіть, яку опцію ви віддаєте перевагу.

Коли ви зробите всі свої вибори і спроектуєте свою автоматизацію, натисніть кнопку “Зберегти”, щоб завершити вашу автоматизацію.

Після того, як ви збережете свою автоматизацію, вона буде вказана в переліку автоматизацій.

Список автоматизацій

Ви також можете переглядати всі автоматизації, які ви створили, поряд із тими, що створені для облікового запису Pipedrive компанії, сортувати за часом оновлення та застосовувати фільтри.

Ви можете редагувати, видаляти або позначати автоматизації як активні чи неактивні. Якщо автоматизація позначена як неактивна, функції тригера та дії не відбуватимуться.

Неактивні автоматизації сірі, що дозволяє вам швидко зрозуміти, які з них наразі активні у вашому обліковому записі Pipedrive.

Дізнайтеся більше про список автоматизацій у цій статті.

Автоматизації передачі

Коли користувач залишає компанію або просто бере відпустку, іншому користувачу може знадобитися доступ до їхніх автоматизацій для усунення неполадок або для призначення їх комусь ще. Це можна зробити, передавши право власності на існуючі автоматизації.

Користувачі та дозволи

Тільки такі типи користувачів можуть передавати автоматизації:

• Глобальний адміністратор програми може передавати будь-які автоматизації собі або будь-яким іншим глобальним адміністраторам програми
• Адміністратори програми угод та глобальні звичайні користувачі з дозволом ”Додати автоматизації” можуть передавати свої автоматизації глобальним адміністраторам програми

Передача власності

Одиночна передача

Відкрийте попередній перегляд автоматизації. Коли ви наведете курсор на ім'я власника зліва, натисніть на значок олівця або натисніть ”...” вправо та “Передача власності.”

Масова передача

На екрані автоматизацій позначте прапорці автоматизацій, які ви хочете передати, з лівої сторони екрана.

Потім натисніть “Передача власності”.

Коли ви натискаєте “Передача власності,” ви повинні вибрати користувача, якому ви хочете передати автоматизацію.

Перед завершенням передачі ви побачите повідомлення з відмовою з переліком подій, які відбудуться після передачі автоматизації. Події в розділі відмови можуть відрізнятися в залежності від кроків автоматизації (наприклад, якщо є активні очікуючі виконання, якщо інтеграція встановлена та використовується в автоматизації).

Обов’язково прочитайте це повідомлення з відмовою уважно перед продовженням.

У повідомленні з відмовою ви можете скасувати очікуючі виконання для цієї автоматизації. Якщо ви позначите прапорець, всі очікуючі виконання будуть скасовані та не будуть виконані. Наприклад, якщо автоматизація налаштована на надсилання електронного листа через 5 днів після тригера і ці виконання ще тривають, вони будуть скасовані, а електронний лист не буде надіслано.

Після передачі автоматизація з'явиться у списку автоматизацій нового власника. Передана автоматизація деактивована, щоб новий власник міг переглядати та усувати її, якщо це необхідно.

У автоматизації буде додана мітка про передачу, щоб вказати, що вона була передана.

Новий власник тепер може налаштувати автоматизацію, включаючи редагування та активацію.