База знань

Автоматизації

Якщо ви помічаєте, що повторюєте ті ж самі адміністративні завдання в Pipedrive - планування тієї ж самої діяльності після переміщення угоди на певний етап у вашій воронці, то можливо вашій компанії вигідно автоматизувати ці завдання, щоб ви могли сконцентруватися на важливих речах, які зроблять ваш бізнес успішним.

Автоматизації в Pipedrive складаються з двох частин - тригер події та дія події.

• Тригер події - це частина "якщо" рівняння if-then: Перед виконанням автоматизації ця запрограмована дія повинна відбутися.
  Це може бути створення, оновлення або видалення контакту, організації, діяльності або угоди в Pipedrive.
• Дія події - це частина "тоді" рівняння if-then: Після того, як сталася тригер події, це дія, яку ви хочете, щоб відбулася.
  Це може бути створення, оновлення або видалення контакту, організації, діяльності або угоди в Pipedrive або надсилання електронної пошти з електронної адреси, синхронізованої з вашим обліковим записом Pipedrive.

Створення автоматизації

Щоб отримати доступ до функції автоматизації, клацніть на “... (більше) вкладка > Автоматизації”.

Щоб розпочати створення автоматизації, клацніть “+ Автоматизація” вверху справа на сторінці автоматизації.

Щоб розпочати створення вашої автоматизації, натисніть кнопку “Додати тригер”. Тут ви побачите бокову панель, в якій можете вибрати елемент і подію, яка активує вашу автоматизацію.

При налаштуванні вашого тригера ви можете обрати шість варіантів – угода, особа, активність, потенційний клієнт, організація і проект – з трема варіантами того, яка подія, пов'язана з цим елементом, запустить автоматизацію – створення, оновлення або видалення.

Після вибору типу тригера і події, яка активує його, клацніть кнопку “Застосувати тригер”.

Маючи подію, що активує тригер, ви тоді матимете можливість застосувати умову (чи умови) до вашого тригера. Тут ви можете визначити, при яких обставинах ваша автоматизація буде активована.

Після збереження вашої умови, натисніть на знак плюс “+“, щоб вибрати ваш наступний крок. Це може бути інша умова або ваша подія, що дає дію.

Коли ви визначаєте свою дію, ви можете вибрати між типовими параметрами – особа, організація, потенційний клієнт, угода, активність, електронна пошта, замітки, кампанії,проекти і веб-хуки – як і інтеграції – Slack, Microsoft Teams, Trello та Asana. Ви можете вибирати типи екшенів, що специфічні для кожного варіанта.

Ви можете додати кілька дій до своєї автоматизації, і вони завжди будуть виконуватися зверху і працювати вниз списку. Наприклад, крок 3 буде виконано тільки після того, як буде виконано крок 2.

Проте зверніть увагу, що автоматизації перевірять тільки один раз, чи виконана умова для кожної активованої дії, якщо ви використовуєте умову очікування до події. Якщо умова певного дійсного кроку не виконана, дія не буде виконана, і система не виконає наступний крок.

Тут ви можете побачити, як налаштувати автоматизацію, яка переміщає вашу нову угоду в інший договір залежно від власника угоди.

Щоб вказати, яким користувачам дозволено активувати цю автоматизацію, перевірте параметр вгорі автоматизації і виберіть, який варіант вам більше подобається.

Після того, як ви усе обрали і розробили свою автоматизацію, клацніть кнопку “Зберегти”, щоб завершити вашу автоматизацію.

Після того, як ви збережете свою автоматизацію, вона буде перелічена на перегляді списку автоматизацій.

Перегляд списку автоматизації

Ви також можете переглянути всю створену вами автоматизацію разом із автоматизаціями, що були створені для всього облікового запису Pipedrive компанії, сортувати за часом оновлення та застосовувати фільтри.

Ви можете редагувати, видаляти чи позначати автоматизації як активні чи неактивні. Якщо автоматизація позначена як неактивна, функції тригера та дії не відбудуться.

Неактивні автоматизації відображаються сірим кольором, щоб ви могли швидко зрозуміти, які автоматизації в даний момент активні в обліковому записі Pipedrive.

Дізнайтеся більше про перегляд списку автоматизації у цій статті.

Передача автоматизації

Чи це користувач покидає компанію, чи просто бере відпустку, іншому користувачу може знадобитися доступ до їхньої автоматизації, щоб вирішити проблеми або передати їх комусь іншому. Це можна зробити, передавши наявні автоматизації.

Користувачі та дозволи

Тільки такі типи користувачів можуть передавати автоматизацію:

• Global app admin користувачі можуть передати будь-яку автоматизацію собі або будь-яким іншим глобальним адмінам додатку
• Deals app admin користувачі та глобальні звичайні користувачі з дозволом ”Add automations” могуть передавати свої автоматизації глобальним адмінам додатків

Передача власності

Одиночна передача

Відкрийте попередній перегляд автоматизації. Коли наводите курсор на назву власника зліва, натисніть на значок олівця, або натисніть "..." справа та "Передача власності."

Передача великої кількості власності

У вигляді списку натисніть “Вибрати кілька” справа на вашому екрані і позначте автоматичні відмітки, які ви хочете передати.

Потім натисніть "Передача власності".

При натисканні кнопки “Передача власності” ви повинні вибрати користувача, якому ви хочете передати автоматизацію.

Перед завершенням передачі, ви побачите відмову з переліком подій, які відбудуться після передачі автоматизації. Події в відмові можуть вар'юватися в залежності від етапів автоматизації (наприклад, якщо є активні виконання в очікуванні, якщо інтеграцію встановлено та використовують в автоматизації).

Переконайтеся, що ви уважно прочитали цю відмову перед тим, як продовжувати.

В повідомленні про відмову ви можете скасувати очікувані виконання для цієї автоматизації. Якщо ви позначите цей пункт, будь-які виконання, що очікують, будуть скасовані та не виконані. Наприклад, якщо автоматизація налаштована на відправку електронної пошти через 5 днів після тригера та ці виконання все ще тривають, вони будуть відмінені та електронна пошта не буде відправлена.

Після того, як автоматизацію передається, вона з'являється у списку автоматизацій власника-одержувача. Автоматизація передається в неактивному стані, тому власник-одержувач може переглянути автоматизацію та вирішити будь-які проблеми, якщо це потрібно.

Для автоматизації буде доданий ярлик «передано», щоб вказати, що він був переданий.

Власник-одержувач тепер може налаштувати автоматизацію - включаючи редагування та активацію.