База знань

Початок роботи з автоматизаціями

Якщо ви помічаєте, що повторюєте однакові адміністративні завдання в Pipedrive – плануєте одну й ту ж активність після того, як угода була переміщена до конкретного етапу у вашому каналі продажів – то, можливо, це буде в інтересах вашої компанії автоматизувати ці завдання, щоб ви могли зосередитися на важливих речах, які допомагають вашому бізнесу процвітати.

Автоматизації в Pipedrive складаються з двох частин – тригера події та дії події.

• Тригер події представляє частину “якщо” у умовному реченні: Для запуску автоматизації спочатку має відбутися конкретна дія.
  Ця дія може включати створення, оновлення або видалення особи, організації, активності або угоди в Pipedrive. Або, ви можете використовувати тригер за датою, який ініціює автоматизацію на основі вказаної дати, такої як продовження контракту або термін заходу.
• Дія події представляє частину “тоді” у умовному реченні: Як тільки тригер події відбудеться, це крок, який визначає, що автоматизація зробить у відповідь.
  Ця дія може включати автоматичне створення, оновлення або видалення особи, організації, активності або угоди в Pipedrive. Крім того, це може включати відправлення електронного листа з адреси електронної пошти, синхронізованої з вашим акаунтом Pipedrive.

Створення вашої першої автоматизації

Щоб отримати доступ до функції автоматизації, натисніть на “...” (Більше) > Автоматизації.

Щоб почати створення автоматизації, натисніть кнопку “+ Автоматизація” у верхньому лівому куті сторінки автоматизації.

Щоб почати розробку вашої автоматизації, натисніть кнопку “Додати тригер”. Ви побачите бокову панель, де можете вибрати елемент і подію, які активують вашу автоматизацію.

При налаштуванні вашого тригера, ви можете вибрати між “Тригер події” та “Тригер дати”.

Тригер події надає вам шість варіантів сутностей (угода, особа, активність, потенційний клієнт, організація, та проект), кожен з яких має три типи подій, що активують автоматизацію (додано, оновлено, або видалено).

Тригер дати надає вам чотири варіанти сутностей (угода, особа, активність, та організація), кожен з яких має параметри для вибору конкретного поля дати та три параметри (точна дата, до дати, та після дати) для активації автоматизації.

Для отримання додаткової інформації про тригери дат, перегляньте цю статтю.

Після того, як ви обрали тип тригера та подію тригера, натисніть кнопку “Застосувати тригер”.

Для більш просунутих автоматизацій ви можете додати умови очікування або умови if/else, щоб поділити вашу автоматизацію на два або більше шляхів.

Після збереження вашої умови, натисніть на плюс “+“ щоб вибрати ваш наступний крок. Це може бути ще одна умова або ваша подія дії.

При визначенні вашої дії, ви можете вибрати між стандартними опціями – особа, організація, потенційний клієнт, угода, активність, електронною поштою, нотатками, кампаніями, проектами та вебхуками – а також інтеграціями – Slack, Microsoft Teams, Trello та Asana. Ви можете вибрати типи дій, які специфічні для кожного варіанту.

Ви можете додати кілька дій до вашої автоматизації, і вони завжди будуть виконуватися зверху вниз у списку. Наприклад, крок 3 буде виконаний лише після завершення кроку 2.

Однак зверніть увагу на те, що автоматизації перевірятимуть лише один раз, чи виконана умова для кожної активованої дії, якщо ви не використаєте умову wait until event. Якщо умова конкретної дії не виконана, дія не буде виконана, і система не виконає наступний крок.

Тут ви можете побачити, як налаштувати автоматизацію, яка переміщає вашу нову угоду в інший конвеєр залежно від власника угоди.

Щоб зазначити, які користувачі можуть активувати цю автоматизацію, перевірте опцію вгорі автоматизації та виберіть, яку опцію ви б воліли.

Після того, як ви зробите всі свої вибори та спроектуєте вашу автоматизацію, натисніть кнопку “Зберегти”, щоб завершити вашу автоматизацію.

Після того, як ви збережете вашу автоматизацію, вона з'явиться у переліку автоматизацій.

Список автоматизацій

Ви також можете переглядати всі автоматизації, які ви створили, поряд з тими, що створені для всього облікового запису Pipedrive компанії, сортувати за часом оновлення та застосовувати фільтри.

Ви можете редагувати, видаляти або позначати автоматизації як активні чи неактивні. Якщо автоматизація позначена як неактивна, функції тригера та дії не відбудуться.

Неактивні автоматизації сіріють, що дозволяє вам швидко зрозуміти, які з них наразі активні у вашому обліковому записі Pipedrive.

Дізнайтеся більше про перегляд списку автоматизацій у цьому артикулі.

Автоматизації передачі

Чи залишає користувач компанію, чи просто бере відпустку, іншому користувачу може знадобитися доступ до їхніх автоматизацій для усунення неполадок або щоб передати їх комусь іншому. Це можна зробити, передавши право власності на існуючі автоматизації.

Користувачі та дозволи

Тільки наступні типи користувачів можуть передавати автоматизації:

• Глобальний адміністратор додатка може передавати будь-яку автоматизацію собі або будь-яким іншим глобальним адміністраторам додатка.
• Адміністратор додатка угод та глобальні звичайні користувачі з дозволом ”Додати автоматизації” можуть передати свої власні автоматизації глобальним адміністраторам додатка.

Передача права власності

Одинична передача

Відкрийте попередній перегляд автоматизації. Коли ви наведіть курсор на ім'я власника зліва, натисніть значок олівця або натисніть ”...” праворуч та “Передати право власності.”

Масова передача

На перегляді автоматизацій позначте прапорці автоматизацій, які ви хочете передати, з лівого боку вашого екрану.

Потім натисніть “Передати право власності”.

При натисканні на “Передати право власності,” ви повинні вибрати користувача, якому хочете передати автоматизацію.

Перед завершенням передачі ви побачите попередження з переліком подій, які відбудуться після передачі автоматизації. Події в попередженні можуть змінюватися в залежності від кроків автоматизації (наприклад, якщо є активні очікуючі виконання, якщо інтеграція встановлена і використовується в автоматизації).

Обов’язково уважно прочитайте це попередження перед продовженням.

У вікні попередження ви можете скасувати очікуючі виконання для цієї автоматизації. Якщо ви позначите поле, всі очікуючі виконання будуть скасовані і не будуть виконані. Наприклад, якщо автоматизація налаштована на відправлення електронного листа через 5 днів після тригера і ці виконання все ще в процесі, вони будуть скасовані, і електронний лист не буде надіслано.

Якщо автоматизація буде передана, вона з'явиться в списку автоматизацій нового власника. Передана автоматизація буде деактивована, щоб новий власник міг її переглянути та усунути неполадки, якщо потрібно.

Автоматизація отримає етикетку “передано”, щоб вказати на те, що вона була передана.

Новий власник тепер може налаштувати автоматизацію, включаючи редагування та активацію.