База знань

Автоматизації

Якщо ви помічаєте, що постійно повторюєте однакові адміністративні завдання в Pipedrive – планування однієї і тієї ж активності після того, як угода перейшла на конкретний етап у вашій воронці – тоді може бути доцільним автоматизувати ці завдання, щоб ви змогли зосередитися на важливих речах, які сприяють розвитку вашого бізнесу.

Автоматизації в Pipedrive складаються з двох частин – події тригера та події дії.

• Подія тригера – це “якщо” частина рівняння якщо-то: перед тим, як відбудеться автоматизація, ця запланована дія повинна відбутися.
  Це може бути створення, оновлення або видалення особи, організації, активності або угоди в Pipedrive.
• Подія дії – це “то” частина рівняння якщо-то: після того, як відбулася подія тригера, це дія, яку ви хочете, щоб відбулася.
  Це може бути створення, оновлення або видалення особи, організації, активності або угоди в Pipedrive, або надсилання електронного листа з адреси електронної пошти, синхронізованої з вашим обліковим записом Pipedrive.

Створення автоматизації

Щоб отримати доступ до функції автоматизації, натисніть на вкладку “...” (більше) > Автоматизації.

Щоб почати створення автоматизації, натисніть кнопку “+ Автоматизація” у верхньому правому куті сторінки автоматизації.

Щоб почати проектувати свою автоматизацію, натисніть кнопку “Додати тригер”. Ви побачите бокову панель, де можете вибрати елемент і подію, які активують вашу автоматизацію.

При налаштуванні вашого тригера ви можете вибрати між шістьма опціями – угода, особа, діяльність, потенційний клієнт, організація та проект – з трьома опціями того, що за подією, пов’язаною з цим елементом, буде активувати автоматизацію – створення, оновлення або видалення.

Коли ви виберете тип тригера і подію тригера, натисніть кнопку “Застосувати тригер”

З подією тригера на місці, ви отримаєте можливість застосувати умову (або умови) до вашого тригера. Тут ви можете визначити, за яких обставин ваша автоматизація буде активована.

Після збереження вашої умови натисніть на знак плюс “+“, щоб вибрати наступний крок. Це може бути ще одна умова або ваша подія дії.

При визначенні вашої дії ви можете вибрати між стандартними опціями – особа, організація, потенційний клієнт, угода, діяльність, електронною поштою, нотатками, кампаніями, проектами та вебхуками– а також інтеграціями – Slack, Microsoft Teams, Trello та Asana. Ви можете вибрати типи дій, які специфічні для кожної опції.

Ви можете додати кілька дій до вашої автоматизації, і вони завжди виконуватимуться зверху вниз. Наприклад, крок 3 буде виконано лише після завершення кроку 2.

Однак зауважте, що автоматизації перевірять лише один раз, чи виконується умова для кожної тригерної дії, якщо тільки ви не використовуєте умову wait until event. Якщо умова для конкретної дії не виконана, дія не буде виконана, і система не виконає наступний крок.

Тут ви можете побачити, як налаштувати автоматизацію, яка переміщує вашу нову угоду в інший конвеєр залежно від власника угоди.

Щоб вказати, які користувачі можуть активувати цю автоматизацію, перевірте опцію вгорі автоматизації та виберіть, яку опцію ви надаєте перевагу.

Якщо ви зробили всі свої вибори і спроектували свою автоматизацію, натисніть кнопку “Зберегти” щоб завершити вашу автоматизацію.

Якщо ви збережете свою автоматизацію, вона буде відображатися в перегляді списку автоматизацій.

Список автоматизацій

Ви також можете переглядати всі створені вами автоматизації разом з автоматизаціями, які були створені для всього облікового запису Pipedrive компанії, сортувати за часом оновлення та застосовувати фільтри.

Ви можете редагувати, видаляти або позначати автоматизації як активні чи неактивні. Якщо автоматизація позначена як неактивна, тригер та функції дії не відбудуться.

Неактивні автоматизації затемнені, щоб ви могли швидко зрозуміти, які автоматизації наразі активні у вашому обліковому записі Pipedrive.

Дізнайтеся більше про список автоматизацій у цьому артикулі.

Автоматизації передачі

Чи залишає користувач компанію, чи просто бере відпустку, інший користувач може потребувати доступу до їхніх автоматизацій, щоб усунути неполадки або призначити їх комусь іншому. Це можна зробити, передавши існуючі автоматизації.

Користувачі та дозволи

Тільки такі типи користувачів можуть передавати автоматизації:

• Глобальні адміністратори можуть передавати будь-яку автоматизацію собі або будь-яким іншим глобальним адміністраторам
• Адміністратори додатку Угоди та глобальні звичайні користувачі з дозволом ”Додати автоматизації” можуть передавати свої власні автоматизації глобальним адміністраторам

Передача прав власності

Одинична передача

Відкрийте попередній перегляд автоматизації. При наведенні курсору на ім'я власника зліва, натисніть на іконку олівця або натисніть ”...” справа та “Передати права власності”.

Пакетна передача

В режимі списку натисніть ”Вибрати декілька” на правій панелі вашого екрану та позначте галочки автоматизацій, які хочете передати.

Потім натисніть “Передати права власності”.

Коли ви натискаєте на “Передати права власності” , ви повинні вибрати користувача, якому хочете передати автоматизацію.

Перед завершенням передачі ви побачите відмову з переліком подій, які відбудуться після передачі автоматизації. Події в відмові можуть варіюватися в залежності від етапів автоматизації (наприклад, якщо активні очікуючі виконання, якщо інтеграція встановлена і використовується в автоматизації).

Обов'язково ознайомтеся з цією відмовою уважно перед продовженням.

У вікні відмови ви можете скасувати очікуючі виконання для цієї автоматизації. Якщо ви позначите галочку, всі очікуючі виконання будуть скасовані і не виконані. Наприклад, якщо автоматизація налаштована на відправлення електронної пошти через 5 днів після тригера і ці виконання все ще в процесі, вони будуть скасовані, і електронна пошта не буде відправлена.

Після передачі автоматизація з'явиться у списку автоматизацій нового власника. Автоматизація передається в неактивному стані, тому новий власник може переглянути автоматизацію і виконати усунення неполадок якщо це потрібно.

Автоматизація отримає додану мітку переданої, щоб зазначити, що вона була передана.

Новий власник тепер може налаштувати автоматизацію – включаючи редагування та активацію.