Bilgi Bankası

Automasyonlarla Başlarken

Pipedrive'da aynı idari görevleri tekrar tekrar yapıyorsanız - bir anlaşma belirli bir aşamaya taşındıktan sonra aynı etkinliği planlamak - bu görevleri otomatikleştirmenin şirketiniz için faydalı olabileceğini düşünebilirsiniz, böylece işinizin gelişmesi için önemli olan şeylere odaklanabilirsiniz.

Otomasyonlar Pipedrive'da iki bölümden oluşur - bir tetikleyici olay ve bir hareket olayı.

• Tetikleyici olay, bir if-then ifadesinin “eğer” kısmını temsil eder: Otomasyonun çalışması için önce belirli bir eylemin gerçekleşmesi gerekir.
  Bu eylem, Pipedrive'da bir kişi, organizasyon, etkinlik veya anlaşmayı oluşturmayı, güncellemeyi veya silmeyi içerebilir. Alternatif olarak, belirli bir tarihe dayanan otomasyonu başlatacak bir tarih tetikleyicisi kullanabilirsiniz, örneğin bir sözleşme yenileme veya etkinlik son tarihi.
• Hareket olayı, bir if-then ifadesinin “o zaman” kısmını temsil eder: Tetikleyici olay gerçekleştiğinde, otomasyonun ne yapacağını tanımlayan bu adımdır.
  Bu eylem, Pipedrive'da otomatik olarak bir kişi, organizasyon, etkinlik veya anlaşma oluşturmayı, güncellemeyi veya silmeyi içerebilir. Ayrıca, Pipedrive hesabınıza senkronize edilmiş e-posta adresinden bir e-posta göndermeyi de içerebilir.

İlk otomasyonunuzu oluşturma

Otomasyon özelliğine erişmek için “...” (Daha Fazla) > Otomasyonlar üzerine tıklayın.

Bir otomasyon oluşturmaya başlamak için, otomasyon sayfasının sol üst köşesindeki “+ Otomasyon” butonuna tıklayın.

Otomasyonunuzu tasarlamaya başlamak için “Tetikleyici ekle” butonuna tıklayın. Otomasyonunuzu tetikleyecek öğe ve olayı seçebileceğiniz bir kenar çubuğu göreceksiniz.

Tetikleyicinizi yapılandırırken “Olay tetikleyici” ve “Tarih tetikleyici” arasında seçim yapabilirsiniz.

Olay tetikleyici, size altı varlık seçeneği sunar (anlaşma, kişi, etkinlik, potansiyel müşteri, organizasyon ve proje), her birinin otomasyonu tetikleyecek üç tür olayı vardır (eklendi, güncellendi veya silindi).

Tarih tetikleyici, size dört varlık seçeneği sunar (anlaşma, kişi, etkinlik ve organizasyon), her birinin belirli bir tarih alanını seçme seçenekleri ve otomasyonu tetiklemek için üç parametre (kesin tarih, tarih öncesi ve tarih sonrası) vardır.

Tarih tetikleyicileri hakkında daha fazla bilgi için bu makaleye göz atın.

Bir tetikleyici türü ve tetikleme olayını seçtiğinizde, “Tetikleyiciyi uygula” butonuna tıklayın.

Tetikleyici olayı belirlendikten sonra, tetikleyiciniz için bir koşul (veya koşullar) uygulama seçeneğiniz olacak. Burada otomasyonunuzun tetikleneceği koşulları tanımlayabilirsiniz.

Koşulunuzu kaydettikten sonra, bir sonraki adımınızı seçmek için artı işaretine “+“ tıklayın. Bu başka bir koşul veya eylem olayınız olabilir.

Eyleminizi tanımlarken, varsayılan seçenekler arasında seçim yapabilirsiniz – kişi, organizasyon, potansiyel müşteri, anlaşma, etkinlik, email, notlar, kampanyalar, projeler ve webhooklar – ayrıca entegrasyonlar – Slack, Microsoft Teams, Trello ve Asana. Her seçenek için özel eylem türlerini seçebilirsiniz.

Otomasyonunuza birden fazla eylem ekleyebilirsiniz ve her zaman üstten başlayıp listede aşağıya doğru çalışacaktır. Örneğin, adım 3 ancak adım 2 tamamlandıktan sonra gerçekleştirilecektir.

Ancak, otomasyonlar her tetiklenen eylem için koşulun karşılanıp karşılanmadığını yalnızca bir kez kontrol eder; olay bekle koşulunu kullanmazsanız. Belirli bir eylemin bir koşulu karşılanmazsa, eylem gerçekleştirilmez ve sistem bir sonraki adımı gerçekleştirmez.

Burada, yeni anlaşmanızı anlaşma sahibine bağlı olarak farklı bir sürece taşıyan bir otomasyonun nasıl ayarlanacağını görebilirsiniz.

Bu otomasyonu tetiklemek için hangi kullanıcıların yetkili olduğunu belirtmek için, otomasyonun üst kısmındaki seçeneği kontrol edin ve tercih ettiğiniz seçeneği belirleyin.

Tüm seçimlerinizi yaptıktan ve otomasyonunuzu tasarladıktan sonra, otomasyonunuzu tamamlamak için “Kaydet” butonuna tıklayın.

Otomasyonunuzu kaydettikten sonra, otomasyon liste görünümünde listelenecektir.

Otomasyon liste görünümü

Oluşturduğunuz tüm otomasyonları, şirketin Pipedrive hesabı için oluşturulanlarla birlikte görüntüleyebilir, güncellenme zamanına göre sıralayabilir ve filtreler uygulayabilirsiniz.

Otomasyonları düzenleyebilir, silebilir veya aktif ya da inaktif olarak işaretleyebilirsiniz. Bir otomasyon inaktif olarak işaretlendiğinde, tetikleyici ve işlem işlevleri gerçekleşmeyecektir.

Inaktif otomasyonlar griye boyanmıştır, bu da Pipedrive hesabınızdaki hangilerinin şu anda aktif olduğunu hızlıca anlamanızı sağlar.

Daha fazla bilgi için otomasyon liste görünümü hakkında bu makaleyi okuyun.

Transfer otomasyonları

Bir kullanıcının şirketten ayrılması veya yalnızca izin alması durumunda, başka bir kullanıcının, sorun giderme amacıyla veya başka birine atamak için otomasyonlarına erişime ihtiyacı olabilir. Bu, mevcut otomasyonların sahipliğini devrederek yapılabilir.

Kullanıcılar ve izinler

Sadece aşağıdaki kullanıcı türleri otomasyonları devredebilir:

• Küresel uygulama yöneticisi kullanıcıları, herhangi bir otomasyonu kendilerine veya diğer küresel uygulama yöneticilerine devredebilir.
• Deals uygulaması yöneticisi kullanıcıları ve küresel normal kullanıcılar, izin ”Otomasyon ekle” olanlar, kendi otomasyonlarını küresel uygulama yöneticilerine devredebilir.

Sahipliği devretme

Tekil transfer

Otomasyon önizlemesini açın. Sol taraftaki sahibin isminin üzerine gelerek kalem simgesine tıklayın veya sağ taraftaki ”...” üzerine tıklayıp “Sahipliği devret.” seçeneğine tıklayın.

Toplu transfer

Otomasyonlar görünümünde, ekranınızın sol tarafında devretmek istediğiniz otomasyonların onay kutularını işaretleyin.

Sonrasında, “Sahipliği devret”‘e tıklayın.

“Sahipliği devret” seçeneğine tıkladığınızda, otomasyonu devretmek istediğiniz kullanıcıyı seçmeniz gerekir.

Transferi tamamlamadan önce, otomasyon devredildiğinde gerçekleşecek olayların bir listesini içeren bir uyarı göreceksiniz. Uyarıdaki olaylar, otomasyon adımlarına bağlı olarak değişebilir (örneğin, aktif olan bekleyen işlemler varsa, bir entegrasyon yüklüyse ve bir otomasyonda kullanılıyorsa).

Devam etmeden önce bu uyarıyı dikkatlice okumayı unutmayın.

Uyarı isteminde, o otomasyon için bekleyen işlemleri iptal edebilirsiniz. Kutucuğu işaretlerseniz, tüm bekleyen işlemler iptal edilecek ve yürütülmeyecek. Örneğin, otomasyon bir tetikleyiciden 5 gün sonra bir e-posta gönderecek şekilde yapılandırılmışsa ve bu işlemler hâlâ devam ediyorsa, iptal edilecek ve e-posta gönderilmeyecek.

Otomasyon devredildiğinde, alıcı sahibinin otomasyonlar liste görünümünde görünecektir. Devredilen otomasyon devre dışı bırakılır, böylece alıcı sahip gerekirse inceleyebilir ve sorun giderebilir.

Otomasyona devredildiğini belirtmek için bir devredildi etiketi eklenecektir.

Alıcı sahibi artık otomasyonu yapılandırabilir, düzenleyebilir ve etkinleştirebilir.