Bilgi Bankası

Otomasyonlara Başlarken

Eğer Pipedrive'da aynı idari görevleri sık sık tekrarlıyorsanız – örneğin bir fırsat belirli bir aşamaya geçtiğinde bir etkinlik planlamak gibi – bunları otomatikleştirmenin faydası olabilir, böylece işinizi büyüten önemli şeylere odaklanabilirsiniz.

Otomasyonlar Pipedrive'da iki bölümden oluşur – bir tetikleyici olay ve bir hareket olayı.

• Tetikleyici olay, bir if-then ifadesinin “eğer” kısmını temsil eder: Otomasyonun çalışması için önce belirli bir eylemin gerçekleşmesi gerekir.
  Bu eylem, Pipedrive'da bir kişi, organizasyon, etkinlik veya fırsat oluşturmayı, güncellemeyi veya silmeyi içerebilir. Alternatif olarak, otomasyonu belirli bir tarihe göre başlatacak bir tarih tetikleyicisi kullanabilirsiniz; bu, bir sözleşme yenileme veya etkinlik son tarihi gibi bir tarih olabilir.
• Hareket olayı, bir if-then ifadesinin “o zaman” kısmını temsil eder: Tetikleyici olay gerçekleştiğinde, otomasyonun ne yapacağını tanımlayan adımdır.
  Bu eylem, Pipedrive'da bir kişi, organizasyon, etkinlik veya fırsatı otomatik olarak oluşturmayı, güncellemeyi veya silmeyi içerebilir. Ayrıca, Pipedrive hesabınıza senkronize edilmiş e-posta adresinden bir e-posta göndermeyi de içerebilir.

İlk otomasyonunuzu oluşturma

Otomasyon özelliğine erişmek için sağ üst köşedeki hesap menüsünü açın ve Araçlar ve uygulamalar > Otomasyonlar sekmesine gidin.

Bir otomasyon oluşturmaya başlamak için “+ Otomasyon” butonuna tıklayın.

Bir “Olay tetikleyici” veya “Tarih tetikleyici” ile başlayıp başlamayacağını seçin. Bu, otomasyonunuzu başlatacak öğeyi ve olayı tanımlayabileceğiniz bir yan panel açar.

Olay tetikleyici, size altı varlık seçeneği sunar (anlaşma, kişi, aktivite, potansiyel müşteri, organizasyon ve proje), her biri otomasyonu tetikleyecek üç tür olayla (eklenmiş, güncellenmiş veya silinmiş) birlikte gelir.

Tarih tetikleyici, size dört varlık seçeneği sunar (anlaşma, kişi, aktivite ve organizasyon), her biri belirli bir tarih alanını seçme ve otomasyonu tetiklemek için üç parametre (kesin tarih, tarihten önce ve tarihten sonra) ile birlikte gelir.

Tarih tetikleyicileri hakkında daha fazla bilgi için bu makaleyi kontrol edin.

Tetikleyici türünü ve tetikleyici olayını seçtikten sonra, “Tetikleyiciyi uygula” butonuna tıklayın.

Tetikleyici olayı belirlendikten sonra, tetikleyicinize bir koşul (veya koşullar) uygulama seçeneğiniz olacak. Burada, önerilen koşullardan birini seçebilir veya otomasyonunuzun ne zaman çalışacağını tanımlamak için kendi koşulunuzu ekleyebilirsiniz.

Koşulunuzu kaydettikten sonra, başka bir adım eklemek için “+” simgesine tıklayın, ya başka bir koşul ya da eylem olayınızı ekleyin.

Daha gelişmiş otomasyonlar için, otomasyonunuzu iki veya daha fazla yola ayırmak için koşulları bekle veya if/else koşulları ekleyebilirsiniz.

Eyleminizi tanımlarken, varsayılan seçenekler arasında seçim yapabilirsiniz – kişi, organizasyon, potansiyel müşteri, anlaşma, aktivite, e-posta, notlar, kampanyalar, projeler ve webhooklar – ayrıca entegrasyonlar – Slack, Microsoft Teams, Trello ve Asana. Her seçenek için özel eylem türlerini seçebilirsiniz.

Otomasyonunuza birden fazla eylem ekleyebilirsiniz ve bunlar her zaman yukarıdan aşağıya doğru çalıştırılacaktır. Örneğin, adım 3 yalnızca adım 2 tamamlandıktan sonra çalıştırılacaktır.

Ancak, otomasyonların her tetiklenen eylem için koşulun karşılanıp karşılanmadığını yalnızca bir kez kontrol edeceğini unutmayın, olay bekle koşulunu kullanmadığınız sürece. Belirli bir eylemin koşulu karşılanmazsa, eylem çalıştırılmayacak ve sistem bir sonraki adımı çalıştırmayacaktır.

Burada, yeni anlaşmanızı farklı bir pipeline'a taşımak için bir otomasyon nasıl ayarlanır görebilirsiniz.

Bu otomasyonu tetiklemeye yetkili kullanıcıları belirtmek için, otomasyonun üst kısmındaki seçeneği kontrol edin ve hangi seçeneği tercih ettiğinizi seçin.

Otomasyonunuzu ayarladıktan sonra, “Kaydet” butonuna tıklayın ve ardından kullanmaya başlamak için “Aktif” olarak ayarlayın.

Aktif olduğunda, otomasyonunuz tetikleyici koşullar karşılandığında otomatik olarak çalışacaktır.

Kaydedilen otomasyonunuzu istediğiniz zaman otomasyon liste görünümünde yönetebilirsiniz.

Otomasyon liste görünümü

Otomasyon liste görünümünde, tüm otomasyonlarınızı takım arkadaşlarınız tarafından oluşturulanlarla birlikte görebilir, son güncellenme zamanına göre sıralayabilir ve filtreler uygulayabilirsiniz.

Otomasyonları düzenleyebilir, silebilir veya aktif ve inaktif arasında geçiş yapabilirsiniz. Bir otomasyon inaktif olduğunda, tetikleyicisi ve eylemleri çalışmayacaktır.

İnaktif otomasyonlar gri tonlarında görünür, bu da Pipedrive hesabınızda hangi otomasyonların şu anda aktif olduğunu hızlıca tanımlamanıza olanak tanır.

Otomasyon liste görünümü hakkında daha fazla bilgi edinmek için bu makaleye göz atın.

Transfer otomasyonları

Bir kullanıcının şirketten ayrılması ya da sadece izin alması durumunda, başka bir kullanıcının sorun giderme amaçlarıyla veya otomasyonu başka birine atamak için otomasyonlarına erişim ihtiyacı olabilir. Bunu yapmak için otomasyonun sahipliğini devredin.

Kullanıcılar ve izinler

Sadece aşağıdaki türdeki kullanıcılar otomasyonları devredebilir:

• Global uygulama yöneticisi kullanıcıları, herhangi bir otomasyonu kendilerine veya diğer global uygulama yöneticilerine devredebilirler.
• Deals uygulaması yöneticisi kullanıcıları ve global normal kullanıcılar ile izin ”Otomasyon ekle” olanlar, kendi otomasyonlarını global uygulama yöneticilerine devredebilirler.

Sahipliği devretme

Tekil transfer

Otomasyon önizlemesini açın. Sol taraftaki sahibin isminin üzerine geldiğinizde, kalem simgesine tıklayın veya sağdaki ”...” simgesine tıklayın ve “Sahipliği devret.” seçeneğine tıklayın.

Toplu transfer

Otomasyonlar görünümünde, ekranınızın sol tarafında devretmek istediğiniz otomasyonların onay kutularını işaretleyin.

Sonra, “Sahipliği devret” butonuna tıklayın.

“Sahipliği devret” butonuna tıkladığınızda, otomasyonu devretmek istediğiniz kullanıcıyı seçmeniz gerekecektir.

Transferi tamamlamadan önce, otomasyon devredildikten sonra neler olacağını listeleyen bir uyarı göreceksiniz. Uyarıdaki olaylar, otomasyon adımlarına bağlı olarak değişebilir (örneğin, bekleyen yürütmeler aktifse, bir entegrasyon yüklüyse ve otomasyonda kullanılıyorsa).

Devam etmeden önce bu uyarıyı dikkatlice okuduğunuzdan emin olun.

O otomasyon için herhangi bir bekleyen yürütme varsa, hepsini onay kutusunu işaretleyerek iptal edebilirsiniz. Örneğin, otomasyon bir tetikleyiciden 5 gün sonra bir e-posta gönderecek şekilde yapılandırılmışsa ve bu yürütmeler hala devam ediyorsa, iptal edilecek ve e-posta gönderilmeyecektir.

Otomasyon devredildikten sonra, alıcı sahibin otomasyonlar liste görünümünde görünecektir. Devredilen otomasyon devre dışı bırakılır, böylece alıcı sahibi gerekli olduğunda inceleyebilir ve sorun giderebilir.

Otomasyona devredildiğine dair bir etiket eklenecektir.

Alıcı sahibi artık otomasyonu yapılandırabilir, düzenleyebilir ve etkinleştirebilir.