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Créer une automatisation

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Jenny Takahara, 30 janvier 2023
Remarque : Cette fonctionnalité est disponible avec les forfaits Avancé, Professionnel et Entreprise. Cet article traite de la dernière version de notre fonctionnalité d'automation et peut différer de celle qui est installée dans votre compte. Si vous ne disposez pas de la dernière version et que vous souhaitez l'utiliser, veuillez contacter notre équipe d'assistance.

Automation

Remarque : Seuls les utilisateurs administrateurs globaux dans Pipedrive peuvent créer des automations, à moins que l'autorisation correspondante ait été activée pour les utilisateurs rattachés à d'autres ensembles d'autorisations dans le compte d'entreprise Pipedrive. Pour en savoir plus sur les ensembles d'autorisations, vous pouvez lire cet article.

Si vous avez tendance à répéter les mêmes tâches administratives dans Pipedrive — planifier la même activité après qu'une affaire a été déplacée vers une étape spécifique de votre pipeline — il peut être utile pour votre entreprise d'automatiser ces tâches, pour que vous puissiez vous concentrer sur ce qui permettra à votre activité de prospérer.

Les flux de travail automatisés accélèrent vos processus en automatisant les tâches en fonction de l'événement déclencheur de votre choix.

Les automations dans Pipedrive sont constituées de deux parties — un événement déclencheur et un événement d'action.

  • L'événement déclencheur est le « si » dans la paire si-alors : pour que l'action automatique se déroule, cette action programmée doit s'être produite.
    Il peut s'agir de la création, de la mise à jour ou de la suppression d'une personne, d'une organisation, d'une activité ou d'une affaire dans Pipedrive.
  • L'action est le « alors » dans la paire si-alors : une fois que l'événement déclencheur s'est produit, c'est l'action que vous voulez voir effectuée.
    Il peut s'agir de la création, de la mise à jour ou de la suppression d'une personne, d'une organisation, d'une activité ou d'une affaire dans Pipedrive, ou de l'envoi d'un e-mail depuis l'adresse e-mail synchronisée avec votre compte Pipedrive.

Créer une automatisation

Remarque : Pour un guide visuel en profondeur de notre outil d'automatisation, consultez notre webinaire hebdomadaire.

Pour accéder à la fonctionnalité d'automatisation, cliquez sur l'onglet « ... » (plus) > Automatisation du flux de travail.

Pour commencer à créer une automation, cliquez sur le bouton « Ajouter une automation personnalisée », dans le coin supérieur droit de la page des automations.

Après avoir cliqué, indiquez le nom (et une description, si nécessaire) de l'automation que vous projetez – ne vous inquiétez pas, ce nom peut être modifié par la suite –, puis cliquez sur « Enregistrer ».

Remarque : Le nom de l'automatisation peut contenir jusqu'à 120 caractères. La description de l'automatisation peut contenir jusqu'à 200 caractères.

Pour commencer à construire votre automation, cliquez sur le bouton « Ajouter déclencheur ». Vous verrez une barre latérale vous permettant de choisir l'élément et l'événement qui déclenchera votre automatisation.

Pour configurer votre déclencheur, vous avez le choix entre six options – affaire, personne, activité, prospect, organisation et projet – avec à chaque fois trois possibilités d'événement lié à cet élément et déclenchant l'automation : création, modification ou suppression.

Une fois que vous avez choisi le type de déclencheur et l'événement déclenchant, cliquez sur le bouton « Appliquer déclencheur ».

Une fois l'événement déclencheur défini, vous aurez la possibilité d'appliquer une condition (ou plusieurs conditions) à votre déclencheur. Vous pouvez définir ici les circonstances de déclenchement de votre automation.

eg condition

Après avoir enregistré votre condition, cliquez sur le signe plus (« + ») pour choisir votre étape suivante. Il peut s'agir d'une autre condition ou de votre événement déclencheur.

Pour définir votre action, vous avez le choix entre huit options par défaut : personne, organisation, prospect, affaire, activité, e-mail, campagnes et projet ainsi que des intégrations – Slack, Microsoft Teams, Trello et Asana. Vous pouvez choisir des types d'action spécifiques à chaque option.

Remarque : Les automatisations mises en place pour créer une nouvelle affaire enregistreront un échec à cette étape si vous avez atteint votre limite d'affaires en cours. L'automatisation ne reprendra pas son cours si cette affaire est créée ultérieurement, manuellement ou via un téléversement. Vous pourrez en savoir plus sur les limites d'utilisation en consultant cet article.

Vous pouvez ajouter plusieurs actions à votre automation, elles seront toujours exécutées du haut vers le bas de la liste. Par exemple, l'étape 3 ne sera exécutée qu'une fois l'étape 2 terminée.

Notez toutefois que les automations n'attendent pas que chaque condition soit satisfaite pour chaque action. Une automatisation exécute les actions séparément, en fonction du déclencheur initial. Si une condition contrôlant une action spécifique n'est pas remplie, cette action ne sera pas exécutée et le système passera à l'action suivante.

Vous pouvez voir ici comment mettre en place une automatisation qui déplacerait votre nouvelle affaire vers un nouveau pipeline en fonction du propriétaire de l'affaire.

Automation Gif
Remarque : Lorsque vous choisissez l'envoi d'un e-mail pour l'action de votre automatisation, cette action ne pourra utiliser que l'adresse e-mail synchronisée avec Pipedrive via la fonctionnalité de synchronisation des e-mails. Vous ne pouvez utiliser aucune autre adresse e-mail ou aucun autre compte pour l'automatisation.
Remarque : Si vous mettez en place un déclencheur pour créer une activité et que vous ne définissez pas de date pour cette action, elle sera définie à la date du déclenchement de l'action. Pour planifier une activité prévue pour l'avenir, choisissez les options telles que « Dans un jour » ou « Vendredi prochain » pour les dates d'échéance relatives au déclenchement de l'action.

Pour spécifier les utilisateurs qui sont autorisés à déclencher cette automatisation, cochez l'option en haut à droite de l'automation, puis sélectionnez l'option que vous préférez.

Remarque : Vous pouvez définir une automation envoyant des e-mails qui sera déclenchée par n'importe quel utilisateur de votre compte via la fonctionnalité de synchronisation des e-mails. Cependant, les e-mails seront toujours envoyés par l'utilisateur ayant créé l'automatisation. Si vous souhaitez déclencher l'envoi d'un e-mail depuis votre propre adresse e-mail, vous devrez définir votre propre automatisation.

Une fois que vous avez fait tous vos choix et que vous avez défini votre automation, cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour finaliser votre automation.

Une fois votre automation enregistrée, elle figurera dans la vue en liste des automations.

Vous pouvez aussi afficher l'ensemble des automations que vous avez créées, ainsi que celles qui ont été créées pour l'ensemble du compte Pipedrive de l'entreprise.

greyed out

Vous pouvez modifier ou supprimer des automations ou les marquer comme actives ou inactives. Si une automation est marquée comme inactive, les fonctions déclenchement et action ne seront pas exécutées.

Les automations inactives sont affichées en grisé pour vous permettre de voir d'un seul coup d'œil quelles automations sont actuellement actives dans votre compte Pipedrive.

Remarque : L'importation de données dans votre compte Pipedrive ne déclenche pas d'actions dans l'automation, même celles associées à la création ou la mise à jour d'informations dans le compte Pipedrive.
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