Si vous vous trouvez obligé de répéter les mêmes tâches administratives dans Pipedrive – programmer la même activité une fois qu'une offre a franchi une étape spécifique dans votre Pipeline – il pourrait être intéressant pour votre entreprise d'automatiser ces tâches, afin de vous permettre de vous concentrer sur ce qui fait marcher vos affaires.

Si vous envisagez d'utiliser la fonctionnalité d'automatisation des flux de travail pour envoyer des e-mails à vos contacts, nous vous suggérons de découvrir plus en détail comment procéder ici.

Pour accéder à la fonctionnalité d'automatisation du flux de travail, cliquez sur l'onglet « ... » (plus) > Automatisation du flux de travail.

Pour créer un flux de travail, cliquez sur le bouton Nouveau flux de travail situé dans le coin supérieur droit de la page d'automatisation du flux de travail dans l'application Pipedrive.
Une fois que vous avez cliqué dessus, saisissez un nom (et éventuellement une description) pour le flux de travail en question — vous pourrez changer ce nom ultérieurement — puis cliquez sur Commencer.

Une fois lancé, vous verrez s'afficher une page illustrant verticalement toutes les étapes de votre automatisation.
Dans Pipedrive, une automatisation est composée de deux parties — un événement déclencheur et une action.

• L'événement déclencheur est le « si » dans la paire si-alors : pour que l'action automatique se déroule, cette action programmée doit s'être produite.
  Il peut s'agir de la création, de la mise à jour ou de la suppression d'une personne, d'une organisation, d'une activité ou d'une offre dans Pipedrive.
• L'action est le « alors » dans la paire si-alors : une fois que l'événement déclencheur s'est produit, c'est l'action que vous voulez voir effectuée.
  Il peut s'agir de la création, de la mise à jour ou de la suppression d'une personne, d'une organisation, d'une activité ou d'une offre dans Pipedrive, ou de l'envoi d'un e-mail depuis l'adresse e-mail synchronisée avec votre compte Pipedrive.

La façon dont vous réalisez ce flux de travail dépend des besoins de votre entreprise bien entendu, mais la fonctionnalité d'Automatisation des flux de travail peut être utilisée dans les cas suivants :

• Lorsqu'une offre est créée dans la première étape de votre pipeline, envoyer un e-mail type de contact à l'adresse e-mail de la personne associée à cette offre.
• Lorsqu'une nouvelle personne de contact est ajoutée dans Pipedrive, créer une offre et l'associer à cette personne, pour être sûr que chaque personne est suivie dans votre pipeline.
• Quand une activité est marquée comme effectuée, planifier automatiquement l'activité suivante pour cette offre et cette personne.
• Lorsqu'une nouvelle personne de contact est créée dans Pipedrive, créer une activité pour téléphoner à cette personne, activité assignée au propriétaire de ce nouveau contact.

Pour concevoir votre automatisation, cliquez sur le bouton Configurer.
Au moment de configurer le déclencheur, vous avez le choix entre quatre options — Personne, Organisation, Offre et Activité — avec trois options concernant l'événement qui déclenchera l'automatisation — la création, la mise à jour ou la suppression.

Une fois le type de déclencheur et l'événement choisis, cliquez sur le bouton Appliquer.

Après avoir mis en place le déclencheur, il vous faudra définir l'action.
Lors de sa définition, vous avez le choix entre cinq options — Personne, Organisation, Prospect, Offre, Activité et E-mail— et vous pouvez choisir le type d'action pour chacune de ces options.

Si vous souhaitez fournir des étapes supplémentaires — au milieu ou à la fin de votre flux de travail — cliquez sur l'icône + à l'endroit souhaité pour y ajouter ces informations.

L'ajout d'informations supplémentaires au milieu du flux de travail fournira des conditions de déclenchement additionnelles et préalables à l'activation de l'action. L'ajout d’autres actions à la fin du flux de travail augmentera le nombre d'actions qui seront effectuées lorsque l’événement déclencheur se produira.

En fonction de la nature de votre flux de travail, vous pouvez souhaiter que l'automatisation ne soit déclenchée que par vous-même, ou vous pouvez souhaiter qu’elle soit déclenchée par n’importe quel utilisateur dans le compte Pipedrive.
Pour spécifier qui est autorisé à déclencher cette automatisation, cochez l’option en bas à gauche du flux de travail et spécifiez l’option que vous préférez.

Une fois que vous avez fait tous vos choix et que vous avez défini votre flux de travail, cliquez sur le bouton Enregistrer pour finaliser votre automatisation.

Une fois que vous avez enregistré votre flux de travail, tous vos flux de travail seront répertoriés sur la page Automatisation de flux de travail dans l’application Pipedrive.
Vous pouvez également voir tous les flux de travail que vous avez créés, ainsi que les flux de travail qui ont été créés pour l’ensemble du compte d'entreprise Pipedrive.

Vous pouvez modifier ou supprimer des flux de travail, ou les marquer comme actifs ou inactifs. Si un flux de travail est marqué comme inactif, les fonctions déclencheur et action ne se produiront pas.
Les flux de travail inactif sont grisés, pour que vous saisissiez du premier coup d'œil quelles sont les automatisations actuellement actives dans votre compte Pipedrive.