Base de connaissances

Automatisation

Si vous avez tendance à répéter les mêmes tâches administratives dans Pipedrive — planifier la même activité après qu'une affaire a été déplacée vers une étape spécifique de votre pipeline — il peut être utile pour votre entreprise d'automatiser ces tâches, pour que vous puissiez vous concentrer sur ce qui permettra à votre activité de prospérer.

Les automatisations accélèrent vos processus en automatisant les tâches en fonction de l'événement déclencheur de votre choix.

Les automatisations dans Pipedrive sont constituées de deux parties — un événement déclencheur et un événement d'action.

• L'événement déclencheur est le « si » dans la paire si-alors : pour que l'action automatique se déroule, cette action programmée doit s'être produite.
  Il peut s'agir de la création, de la mise à jour ou de la suppression d'une personne, d'une organisation, d'une activité ou d'une affaire dans Pipedrive.
• L'action est le « alors » dans la paire si-alors : une fois que l'événement déclencheur s'est produit, c'est l'action que vous voulez voir effectuée.
  Il peut s'agir de la création, de la mise à jour ou de la suppression d'une personne, d'une organisation, d'une activité ou d'une affaire dans Pipedrive, ou de l'envoi d'un e-mail depuis l'adresse e-mail synchronisée avec votre compte Pipedrive.

Créer une automatisation

Pour accéder à la fonctionnalité d'automatisation, cliquez sur l'onglet « ... » (plus) > Automatisations.

Pour commencer à créer une automatisation, cliquez sur le bouton « + Ajouter une automatisation », dans le coin supérieur droit de la page des automatisations.

Après avoir cliqué, indiquez le nom (et une description, si nécessaire) de l'automatisation que vous projetez – ne vous inquiétez pas, ce nom peut être modifié par la suite –, puis cliquez sur « Enregistrer ».

Pour commencer à construire votre automatisation, cliquez sur le bouton « Ajouter déclencheur ». Vous verrez une barre latérale vous permettant de choisir l'élément et l'événement qui déclenchera votre automatisation.

Pour configurer votre déclencheur, vous avez le choix entre six options – affaire, personne, activité, prospect, organisation et projet – avec à chaque fois trois possibilités d'événement lié à cet élément et déclenchant l'automatisation : création, modification ou suppression.

Une fois que vous avez choisi le type de déclencheur et l'événement déclenchant, cliquez sur le bouton « Appliquer déclencheur ».

Une fois l'événement déclencheur défini, vous aurez la possibilité d'appliquer une condition (ou plusieurs conditions) à votre déclencheur. Vous pouvez définir ici les circonstances de déclenchement de votre automatisation.

Après avoir enregistré votre condition, cliquez sur le signe plus (« + ») pour choisir votre étape suivante. Il peut s'agir d'une autre condition ou de votre événement déclencheur.

Pour définir votre action, vous avez le choix entre des options par défaut – personne, organisation, prospect, affaire, activité, e-mail, notes, campagnes et projet – et entre des intégrations – Slack, Microsoft Teams, Trello et Asana. Vous pouvez choisir des types d'action spécifiques à chaque option.

Vous pouvez ajouter plusieurs actions à votre automatisation, elles seront toujours exécutées du haut vers le bas de la liste. Par exemple, l'étape 3 ne sera exécutée qu'une fois l'étape 2 terminée.

Notez toutefois que les automatisations ne vérifient qu'une seule fois si la condition de chaque action déclenchée est vérifiée, à moins que vous utilisiez la condition d'attente d'un événement. Si une condition contrôlant une action spécifique n'est pas remplie, cette action ne sera pas exécutée et le système n'exécutera pas l'étape suivante.

Vous pouvez voir ici comment mettre en place une automatisation qui déplacerait votre nouvelle affaire vers un nouveau pipeline en fonction du propriétaire de l'affaire.

Pour spécifier les utilisateurs qui sont autorisés à déclencher cette automatisation, cochez l'option en haut de l'automatisation, puis sélectionnez l'option que vous préférez.

Une fois que vous avez fait tous vos choix et que vous avez défini votre automatisation, cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour finaliser votre automatisation.

Une fois que vous avez enregistré votre automatisation, celle-ci figurera dans la vue en liste des automatisations.

Vue en liste des automatisations

Vous pouvez aussi afficher l'ensemble des automatisations que vous avez créées, ainsi que celles qui ont été créées pour l'ensemble du compte Pipedrive de l'entreprise, les ordonner par date de modification et leur appliquer des filtres.

Vous pouvez modifier ou supprimer des automatisations ou les marquer comme actives ou inactives. Si une automatisation est marquée comme inactive, les fonctions déclenchement et action ne seront pas exécutées.

Les automatisations inactives sont affichées en grisé pour vous permettre de voir d'un seul coup d'œil quelles automatisations sont actuellement actives dans votre compte Pipedrive.

Pour en savoir plus sur la vue en liste des automatisations, lisez cet article.

Transférer des automatisations

Si un utilisateur quitte l'entreprise, ou s'il s'absente juste pour une certaine période, il peut être nécessaire qu'un autre utilisateur ait accès à ses automatisations pour les dépanner ou pour les attribuer à quelqu'un d'autre. Cela peut se faire au moyen du transfert des automatisations existantes.

Utilisateurs et autorisations

Seuls les utilisateurs des types suivants peuvent transférer des automatisations :

• Utilisateurs admin globaux
• Utilisateurs admin Affaires
• Utilisateurs standard globaux disposant de l'autorisation « Ajouter des automatisations »

Transferer la propriété

Dans la vue en liste, cliquez sur l'automatisation que vous voulez transférer pour ouvrir l'aperçu de l'automatisation. Cliquez ensuite sur « … » et sur « Transférer la propriété ».

Vous aurez alors la possibilité de sélectionner l'utilisateur auquel vous voulez transférer l'automatisation.

Avant de finaliser le transfert, vous verrez un avertissement récapitulant une liste d'événements qui se produiront une fois que l'automatisation aura été transférée. Les événements énumérés dans cet avertissement peuvent varier suivant les étapes de l'automatisation (par exemple si des exécutions en attente sont activées, ou si une intégration est installée et utilisée dans une automatisation). Ayez soin de lire attentivement cet avertissement avant de poursuivre.

Dans la fenêtre de l'avertissement, vous aurez la possibilité d'annuler les exécutions en attente pour cette automatisation. Si vous cochez la case correspondante, toutes les exécutions en attente seront annulées et ne seront pas exécutées. Par exemple, si l'automatisation est configurée pour envoyer un e-mail 5 jours après un événement déclencheur et si ces exécutions sont encore en cours, elles seront annulées et l'e-mail ne sera pas envoyé.

Une fois l'automatisation transférée, elle apparaîtra dans la vue en liste des automatisations du nouveau propriétaire. L'automatisation est transférée dans un état inactif, ce qui permet au nouveau propriétaire de la passer en revue et d'effectuer les éventuels dépannages nécessaires.

L'automatisation portera une étiquette « transférée » pour indiquer le fait qu'elle a été transférée.

Le nouveau propriétaire sera alors capable de configurer l'automatisation – en particulier de la modifier et de l'activer.