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Automatisation du flux de travaux

JT
Jenny Takahara, 15 octobre 2021
Remarque : Cette fonctionnalité est disponible avec les plans Avancé, Professionnel et Entreprise. Cet article traite de la dernière version de notre automatisation du flux de travail, et peut différer de la fonctionnalité de votre compte. Si vous ne disposez pas de la dernière version et que vous souhaitez l'utiliser, veuillez contacter notre équipe d'assistance.

Automatisation du flux de travail

Remarque : Seuls les utilisateurs administrateurs dans Pipedrive peuvent créer des flux de travail, à moins que l'autorisation correspondante ait été activée pour les utilisateurs rattachés à d'autres ensembles d'autorisations dans le compte d'entreprise Pipedrive. Pour en savoir plus sur les ensembles d'autorisations dans Pipedrive, cliquez ici.


Si vous avez tendance à répéter les mêmes tâches administratives dans Pipedrive — planifier la même activité après qu'une offre ait été déplacée vers une étape spécifique de votre pipeline — il peut être utile pour votre entreprise d'automatiser ces tâches, pour que vous puissiez vous concentrer sur ce qui permettra à votre activité de prospérer.

Les automatisations accélèrent votre flux de travail en automatisant les tâches en fonction de l'événement déclencheur de votre choix.


Les automatisations dans Pipedrive sont constituées de deux parties — un événement déclencheur et un événement d'action.

  • L'événement déclencheur est le « si » dans la paire si-alors : pour que l'action automatique se déroule, cette action programmée doit s'être produite.
    Il peut s'agir de la création, de la mise à jour ou de la suppression d'une personne, d'une organisation, d'une activité ou d'une offre dans Pipedrive.
  • L'action est le « alors » dans la paire si-alors : une fois que l'événement déclencheur s'est produit, c'est l'action que vous voulez voir effectuée.
    Il peut s'agir de la création, de la mise à jour ou de la suppression d'une personne, d'une organisation, d'une activité ou d'une offre dans Pipedrive, ou de l'envoi d'un e-mail depuis l'adresse e-mail synchronisée avec votre compte Pipedrive.

Créer une automatisation

Pour accéder à la fonctionnalité d'automatisation du flux de travail, cliquez sur l'onglet « ... » (plus) > Automatisation du flux de travail.

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Pour commencer la création d'un flux de travail, cliquez sur le bouton Ajouter flux de travail personnalisé, que vous trouverez dans le coin supérieur droit de la page d'automatisation du flux de travail dans l'application Pipedrive.

Ensuite, saisissez le nom (et la description le cas échéant) de votre flux de travail — vous pourrez toujours le changer ultérieurement — et cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Le nom de l'automatisation peut contenir jusqu'à 120 caractères. La description de l'automatisation peut contenir jusqu'à 200 caractères.


Pour commencer la conception de votre automatisation, cliquez sur le bouton Ajouter déclencheur. Vous verrez une barre latérale vous permettant de choisir l'élément et l'événement qui déclenchera votre automatisation.

Automatisation 2.0

Au moment de configurer le déclencheur, vous avez le choix entre cinq options — Personne, Organisation, Offre et Activité — avec trois options concernant l'événement qui déclenchera l'automatisation — la création, la mise à jour ou la suppression.

Une fois le type de déclencheur et l'événement choisis, cliquez sur le bouton Appliquer.

Déclencheur 2.0

Une fois l'événement déclencheur défini, vous aurez la possibilité d'appliquer une condition (ou plusieurs conditions) à votre déclencheur. Vous pouvez définir ici les circonstances de déclenchement de votre automatisation.

eg condition

Après avoir enregistré votre condition, cliquez sur le signe plus (+) pour choisir votre prochaine étape. Il peut s'agir d'une autre condition ou de votre événement d'action.

WFA 2.0 step 3

Au moment de définir votre action, vous pouvez choisir parmi six options — Personne, Organisation, Prospect, Offre, Activité et E-mail — ou deux intégrations — Slack et Microsoft Teams. Vous pouvez choisir des types d'action spécifiques à chaque option.

action + event

Vous pouvez ajouter plusieurs actions à votre automatisation du flux de travail, et elles seront toujours exécutées du haut vers le bas de la liste. Par exemple, l'étape 3 ne sera exécutée qu'une fois l'étape 2 terminée.

Notez toutefois que les automatisations n'attendent pas que chaque condition soit satisfaite pour chaque action. Une automatisation exécute les actions séparément, conformément au déclenchement initial. Si une condition contrôlant une action spécifique n'est pas remplie, cette action ne sera pas exécutée et le système passera à l'action suivante.

Vous pouvez voir ici comment mettre en place une automatisation qui déplacerait votre nouvelle offre vers un nouveau pipeline en fonction du propriétaire de l'offre.

Automation Gif
Remarque : Lorsque vous choisissez l'envoi d'un e-mail pour l'action de votre automatisation, cette action ne pourra utiliser que l'adresse e-mail synchronisée avec Pipedrive via la fonctionnalité de synchronisation des e-mails. Vous ne pouvez utiliser aucune autre adresse e-mail ou aucun autre compte pour l'automatisation.
Remarque : Si vous mettez en place un déclencheur pour créer une activité et que vous ne définissez pas de date pour cette action, elle sera définie à la date du déclenchement de l'action. Pour planifier une activité prévue pour l'avenir, choisissez les options telles que « Dans un jour » ou « Vendredi prochain » pour les dates d'échéance relatives au déclenchement de l'action.


Pour spécifier les utilisateurs qui sont autorisés à déclencher cette automatisation, cochez l'option en haut à droite du flux de travail, puis sélectionnez l'option que vous préférez.

Triggered by

Remarque :
Vous pouvez définir une automatisation envoyant des e-mails qui sera déclenchée par n'importe quel utilisateur de votre compte via la fonctionnalité de synchronisation des e-mails. Cependant, les e-mails seront toujours envoyés par l'utilisateur ayant créé l'automatisation. Si vous souhaitez déclencher l'envoi d'un e-mail depuis votre propre adresse e-mail, vous devrez définir votre propre automatisation.


Une fois que vous avez fait tous vos choix et que vous avez défini votre flux de travail, cliquez sur le bouton Enregistrer pour finaliser votre automatisation.

Enregistrer


Une fois que vous avez enregistré votre flux de travail, tous vos flux de travail seront répertoriés sur la page Automatisation de flux de travail dans l’application Pipedrive.
Vous pouvez également voir tous les flux de travail que vous avez créés, ainsi que les flux de travail qui ont été créés pour l’ensemble du compte d'entreprise Pipedrive.

greyed out

Vous pouvez modifier ou supprimer des flux de travail, ou les marquer comme actifs ou inactifs. Si un flux de travail est marqué comme inactif, les fonctions déclencheur et action ne se produiront pas.
Les flux de travail inactifs sont grisés, pour que vous saisissiez du premier coup d'œil quelles sont les automatisations actuellement actives dans votre compte Pipedrive.

Remarque : L'importation de données dans votre compte Pipedrive ne déclenche pas d'action dans l'automatisation du flux de travail, même celles associées à la création ou la mise à jour d'informations dans le compte Pipedrive.

Dupliquer et actualiser votre flux de travail

Nous avons récemment mis à niveau notre fonctionnalité d'automatisation des flux de travail. Une fois que votre compte a été mis à jour vers la nouvelle version, vous verrez s'afficher dans votre compte une option pour dupliquer et actualiser vos flux de travail.

Dupliquer et passer à la nouvelle version

En sélectionnant cette option, vous aurez la possibilité de renommer votre automatisation de flux de travail et d'ajouter une description. L'étiquette (Nouvelle version) apparaîtra à côté du nom par défaut de votre nouveau flux de travail automatisé. Lorsque vous avez fini de modifier le nom et la description, cliquez sur Dupliquer.

new work

Vous serez redirigé vers notre nouvel éditeur de flux de travail, où votre ancien flux a été dupliqué pour que vous commenciez à le modifier.

Edit WF
Remarque : Votre flux de travail dupliqué ne sera pas activé par défaut. Pour activer votre flux de travail nouvellement actualisé, cliquez sur le curseur d'activation en haut de la page.
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