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Automation

Wenn Sie immer wieder mit denselben administrativen Aufgaben in Pipedrive beschäftigt sind - beispielsweise mit der Planung der gleichen Aktivitäten, nachdem ein Deal in eine bestimmte Phase in Ihrer Pipeline verschoben wurde - könnte es im Interesse Ihres Unternehmens sein, diese Aufgaben zu automatisieren, damit Sie sich den wichtigen Dingen widmen können, die Ihrem Unternehmen zum Erfolg verhelfen.

Automations beschleunigen Ihre Prozesse, indem sie Aufgaben anhand eines von Ihnen gewählten Trigger-Ereignisses automatisieren.

Automations in Pipedrive bestehen aus zwei Teilen – einem Trigger-Ereignis und einem Aktionsereignis.

• Das Trigger-Ereignis ist das „wenn“ in der wenn-dann-Regel: Bevor die Automation ausgelöst wird, muss diese Aktion eintreten.
  Das kann die Erstellung, Aktualisierung oder das Löschen eines Kontaktes, einer Organisation, Aktivität oder eines Deals in Pipedrive sein.
• Das Aktionsereignis ist das „dann“' in der wenn-dann-Regel: Sobald das Trigger-Ereignis eingetreten ist, erfolgt die gewünschte Aktion.
  Das kann die Erstellung, Aktualisierung oder das Löschen eines Kontaktes, einer Organisation, Aktivität oder eines Deals in Pipedrive sowie der Versand einer E-Mail sein.

Erstellung einer Automation

Um auf die Automation-Funktion zuzugreifen, klicken Sie auf „...“ (mehr) > Automations.

Um mit der Erstellung einer Automatisierung zu beginnen, klicken Sie auf „+ Automatisierung hinzufügen” oben rechts auf der Automation-Seite.

Geben Sie Ihrem geplanten Automation nach dem Anklicken einen Namen (und eine Beschreibung, falls hilfreich) – keine Sorge, dieser Name kann später noch geändert werden – und klicken Sie auf „Speichern“.

Klicken Sie auf „Trigger hinzufügen“, um mit der Gestaltung Ihrer Automatisierung zu beginnen. Es wird Ihnen eine Seitenleiste angezeigt, in der Sie das Element und das Ereignis auswählen können, das Ihre Automatisierung auslösen soll.

Bei der Konfiguration Ihres Triggers können Sie zwischen sechs Optionen wählen – Deal,Kontakt,Aktivität,Lead,Organisation und Projekt – mit drei Optionen für das Ereignis, das die Automation auslösen soll – Erstellung, Aktualisierung oder Löschung.

Nachdem Sie den Trigger-Typ und das Trigger-Ereignis ausgewählt haben, klicken Sie auf „Trigger anwenden“.<0>

Wenn das Trigger-Ereignis festgelegt ist, haben Sie die Möglichkeit, eine Bedingung (oder mehrere Bedingungen) auf Ihren Trigger anzuwenden. Hier können Sie bestimmen, unter welchen Umständen Ihre Automation ausgelöst werden soll.

Nachdem Sie Ihre Bedingung gespeichert haben, klicken Sie auf das Pluszeichen „+“, um Ihren nächsten Schritt zu bestimmen. Dies kann eine andere Bedingung oder Ihr Aktionsereignis sein.

Wenn Sie Ihre Aktion bestimmen, haben Sie die Wahl zwischen Standardoptionen – Kontakt, Organisation, Lead, Deal, Aktivität, E-Mail, Notizen, Kampagnen und Projekte – und Intergrationen – Slack, Microsoft Teams, Trello und Asana . Sie können für jede Option spezifische Aktionsarten auswählen.

Sie können mehrere Aktionen zu Ihrer Automation hinzufügen und diese werden immer von oben nach unten in der Liste ausgeführt. Schritt 3 wird beispielsweise erst ausgeführt, wenn Schritt 2 abgeschlossen ist.

Beachten Sie jedoch, dass Automatisierungen nur einmal prüfen, ob die Bedingung für jede ausgelöste Aktion erfüllt ist, es sei denn, Sie verwenden die Bedingung warten auf das Ereignis. Wenn eine Bedingung für eine bestimmte Aktion nicht erfüllt ist, wird die Aktion nicht ausgeführt und das System führt den nächsten Schritt nicht aus.

Hier sehen Sie, wie Sie eine Automation einrichten würden, die Ihren neuen Deal je nach Besitzer des Deals in eine andere Pipeline verschiebt.

Hinweis: Wenn Sie den Versand einer E-Mail als Aktionsereignis in Ihrer Automation wählen, kann für dieses Aktionsereignis nur die E-Mail-Adresse verwendet werden, die über die E-Mail-Synchronisierungsfunktion mit Pipedrive synchronisiert wurde. Für Automationszwecke können keine anderen E-Mail-Adressen oder Accounts verwendet werden.

Hinweis: Wenn Sie einen Auslöser zum Erstellen einer Aktivität einrichten und kein Datum für diese Aktivität festlegen, wird sie für denselben Tag wie die Aktivitätsaktion erstellt. Um eine Aktivität mit einer Fälligkeit in der Zukunft zu planen, wählen Sie Optionen wie „In einem Tag“ oder „nächsten Dienstag“ als Fälligkeitsdatum, das sich auf den Zeitpunkt bezieht, an dem die Aktion ausgelöst wurde.

Um zu bestimmen, welche Nutzer diese Automatisierung auslösen dürfen, markieren Sie die Option ganz oben in der Automation und wählen Sie Ihre bevorzugte Option.

Hinweis: Sie können eine Automation einrichten, bei der E-Mails von jedem Nutzer in Ihrem Account über die E-Mail-Synchronisationsfunktion ausgelöst werden. Die E-Mail wird jedoch immer von dem Nutzer versendet, der die Automatisierung erstellt hat. Wenn Sie eine E-Mail von Ihrer eigenen E-Mail-Adresse auslösen möchten, müssen Sie eine eigene Automation einrichten.

Wenn Sie alle Ihre Optionen gewählt und Ihre Automation erstellt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche “Speichern”, um Ihre Automation abzuschließen.

Sobald Sie Ihre Automation gespeichert haben, wird sie in der Automation-Listenansicht aufgeführt.

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Automatisierung-Listenansicht

Sie können zudem alle von Ihnen erstellten Automatisierungen zusammen mit den Automatisierungen, die für den gesamten Pipedrive Account des Unternehmens erstellt wurden, anzeigen, nach Aktualisierungszeit sortieren und Filter anwenden.

Sie können Automatisierungen bearbeiten, löschen oder als aktiv oder inaktiv markieren. Wenn eine Automatisierung als inaktiv gekennzeichnet ist, werden die Trigger- und Aktionsfunktionen nicht ausgeführt.

Inaktive Automatisierungen erscheinen in grau, damit Sie sofort erkennen, welche Automatisierungen derzeit in Ihrem Pipedrive Account aktiv sind.

Erfahren Sie mehr über die Automation-Listenansicht in diesem Artikel.

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Automatisierung übertragen

Wenn ein Nutzer das Unternehmen verlässt oder sich eine Auszeit nimmt, muss möglicherweise ein anderer Nutzer Zugriff auf seine Automatisierungen haben, um Fehler zu beheben oder sie jemand anderem zuzuweisen. Dies kann durch die Übertragung bestehender Automatisierungen geschehen.

Nutzer und Berechtigungen

Nur die folgenden Nutzertypen können Automatisierungen übertragen:

• Globale App-Admin-Nutzer
• Deals-App-Admin-Nutzer
• Globale reguläre Nutzer mit der Berechtigung „Automation hinzufügen“

Neuen Besitzer festlegen

Klicken Sie in der Listenansicht auf die Automation, die Sie übertragen möchten, um die Automationsvorschau zu öffnen. Klicken Sie dann auf „...“ und „Besitz übertragen”.

Hier können Sie den Nutzer auswählen, auf den Sie die Automatisierung übertragen möchten.

Hinweis: Automatisierungen können nur auf globale App-Admin-Nutzer übertragen werden.

Bevor Sie die Übertragung abschließen, sehen Sie einen Hinweis mit einer Reihe von Maßnahmen, die nach der Übertragung der Automatisierung erfolgen. Die Ereignisse im Hinweis können je nach den Automatisierungsschritten variieren (wenn beispielsweise ausstehende Ausführungen aktiv sind oder wenn eine Integration installiert und in einer Automation verwendet wird). Bitte lesen Sie diese Hinweise sorgfältig durch, bevor Sie fortfahren.

Im angezeigten Hinweis können Sie ausstehende Ausführungen für diese Automatisierung abbrechen. Wenn Sie das Kontrollkästchen markieren, werden alle ausstehenden Ausführungen abgebrochen und nicht ausgeführt. Wenn die Automatisierung beispielsweise so eingerichtet ist, dass sie 5 Tage nach einem Trigger eine E-Mail sendet und diese Ausführungen noch nicht abgeschlossen sind, werden sie abgebrochen und die E-Mail wird nicht gesendet.

Hinweis: Wenn Sie ausstehende Ausführungen nicht abbrechen, werden die Automatisierungen weiter ausgeführt und der vorherige Besitzer der Ausführung kann die Ausführungen für die Automatisierung in seinem Verlauf-Tab sehen.

Sobald die Automatisierung übertragen wurde, erscheint sie in der Automatisierungs-Listenansicht des neuen Besitzers. Die Automatisierung wird in einem inaktiven Zustand übertragen, so dass der Besitzer, der die Automatisierung übernimmt, sie überprüfen und falls nötig eine Fehlerbehebung durchführen kann.

Die Automatisierung erhält das Label „Übertragen”, um anzuzeigen, dass sie übertragen wurde.

Hinweis: Das Label Übertragen wird nach drei Tagen aus der Automatisierung entfernt.

Der neue Besitzer kann nun die Automatisierung einrichten – einschließlich Bearbeitung und Aktivierung.