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Workflow-Automatisierung

Wenn Sie sich immer wieder mit denselben administrativen Aufgaben in Pipedrive beschäftigen - beispielsweise mit der Planung einer und derselben Aktivität, nachdem ein Deal in eine bestimmte Phase in Ihrer Pipeline verschoben wurde - kann es für Ihr Unternehmen von Vorteil sein, diese Aufgaben zu automatisieren, damit Sie sich auf die wichtigen und erfolgsentscheidenden Dinge konzentrieren können.

Automatisierungen beschleunigen Ihren Arbeitsablauf, indem sie Aufgaben basierend auf einem von Ihnen gewählten Auslöseereignis automatisieren.

Automatisierungen in Pipedrive bestehen aus zwei Teilen - einem Trigger-Ereignis und einem Aktionsereignis.

• Das Trigger-Ereignis ist das 'wenn' in der 'wenn-dann'-Regel: Bevor die Automatisierung eintritt, muss diese Aktion eintreten.
  Das kann die Erstellung, Aktualisierung oder das Löschen eines Kontaktes, einer Organisation, Aktivität oder eines Deals in Pipedrive sein.
• Das Aktionsereignis ist das 'dann' in der 'wenn-dann'-Regel: Sobald das Trigger-Ereignis eingetreten ist, tritt auch die Aktion ein.
  Das kann die Erstellung, Aktualisierung oder das Löschen eines Kontaktes, einer Organisation, Aktivität oder eines Deals in Pipedrive sein, sowie das Senden einer E-Mail.

Erstellen einer Automatisierung

Um auf die Funktion Workflow-Automatisierung zuzugreifen, klicken Sie auf "..." (mehr) > Workflow-Automatisierung.

Um mit dem Erstellen eines Workflows zu beginnen, klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzerdefinierter Workflow hinzufügen oben rechts auf der Seite Workflow-Automatisierung in der Pipedrive App.

Geben Sie Ihrem geplanten Workflow nach dem Anklicken einen Namen (und eine Beschreibung, falls hilfreich) - keine Sorge, dieser Name kann später noch geändert werden - und klicken Sie auf Speichern.

Um mit der Gestaltung Ihrer Automatisierung zu beginnen, klicken Sie auf die Schaltfläche Trigger hinzufügen. Es wird Ihnen eine Seitenleiste angezeigt, in der Sie das Element und das Ereignis auswählen können, das Ihre Automatisierung auslösen soll.

Bei der Konfiguration Ihres Auslösers können Sie zwischen fünf Optionen wählen - Kontakt, Organisation, Lead, Deal und Aktivität - mit drei Optionen, welches Ereignis in Bezug auf dieses Element die Automatisierung auslösen wird - Erstellung, Aktualisierung oder Löschung.

Wenn Sie die Trigger-Art und das Trigger-Ereignis ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Trigger anwenden.

Wenn das Trigger-Ereignis festgelegt ist, haben Sie die Möglichkeit, eine Bedingung (oder mehrere Bedingungen) auf Ihren Trigger anzuwenden. Hier können Sie bestimmen, unter welchen Umständen Ihre Automatisierung ausgelöst werden soll.

Nachdem Sie Ihre Bedingung gespeichert haben, klicken Sie auf das Pluszeichen (+), um Ihren nächsten Schritt zu bestimmen. Dies kann eine andere Bedingung oder Ihr Aktionsereignis sein.

Bei der Definition Ihrer Aktion können Sie zwischen sechs Standardoptionen - Kontakt, Organisation, Lead, Deal, Aktivität und E-Mail - oder zwei Integrationen wählen - Slack, Microsoft Teams, Trello, Asana, etc. Sie können für jede Option spezifische Aktionsarten auswählen.

Sie können mehrere Aktionen zu Ihrer Workflow-Automatisierung hinzufügen und diese werden immer von oben nach unten in der Liste ausgeführt. Schritt 3 wird beispielsweise erst ausgeführt, wenn Schritt 2 abgeschlossen ist.

Beachten Sie jedoch, dass Automatisierungen nicht warten, bis jede Bedingung für jede Aktion erfüllt ist. Die Automatisierung führt die Aktionen separat basierend auf dem ursprünglichen Trigger aus. Wenn eine Bedingung für eine bestimmte Aktion nicht erfüllt wird, wird die Aktion nicht ausgeführt und das System fährt mit der nächsten Aktion fort.

Hier sehen Sie, wie Sie eine Automatisierung einrichten würden, die Ihren neuen Deal je nach Besitzer des Deals in eine andere Pipeline verschiebt.

Um zu bestimmen, welche Nutzer diese Automatisierung auslösen dürfen, aktivieren Sie die Option oben rechts im Workflow und wählen Sie Ihre bevorzugte Option.

Wenn Sie alle Ihre Optionen gewählt und Ihren Workflow erstellt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um Ihre Automatisierung abzuschließen.

Sobald Sie Ihren Workflow gespeichert haben, werden alle Ihre Workflows auf der Seite Workflow-Automatisierung in der Pipedrive-App aufgelistet.
Sie können zudem alle Ihre erstellten Workflows zusammen mit den Workflows, die für das gesamte Pipedrive-Account des Unternehmens angelegt wurden, einsehen.

Sie können Workflows bearbeiten, löschen oder sie als aktiv oder inaktiv markieren. Wenn ein Workflow als inaktiv markiert ist, werden die Funktionen Trigger und Aktion nicht ausgeführt.
Inaktive Workflows erscheinen grau, damit Sie schneller erkennen können, welche Automatisierungen in Ihrem Pipedrive-Account derzeit aktiv sind.

Duplizierung und Aktualisierung Ihres Workflows

Wir haben kürzlich unsere Workflow-Automatisierungsfunktion aktualisiert. Sobald in Ihrem Account die aktuellste Version aktiviert ist, werden Sie feststellen, dass Sie in Ihrem Account die Möglichkeit haben, Ihre Workflow-Automatisierungen zu duplizieren und zu aktualisieren.

Wenn Sie auf diese Option klicken, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Workflow-Automatisierung umzubenennen und eine Beschreibung hinzuzufügen. (Neue Version) wird standardmäßig zum Namen Ihrer neuen Workflow-Automatisierung hinzugefügt. Wenn Sie die Bearbeitung des Namens und der Beschreibung abgeschlossen haben, klicken Sie auf Duplizieren.

Danach werden Sie zu unserem neuen Workflow-Editor weitergeleitet, in dem Ihr alter Workflow dupliziert wurde und Sie mit der Bearbeitung beginnen können.