Workflow-Automation
Automations
Wenn Sie immer wieder mit denselben administrativen Aufgaben in Pipedrive beschäftigt sind - beispielsweise mit der Planung der gleichen Aktivitäten, nachdem ein Deal in eine bestimmte Phase in Ihrer Pipeline verschoben wurde - könnte es im Interesse Ihres Unternehmens sein, diese Aufgaben zu automatisieren, damit Sie sich den wichtigen Dingen widmen können, die Ihrem Unternehmen zum Erfolg verhelfen.
Automatisierungen bestehen bei Pipedrive aus zwei Teilen – einem Trigger-Ereignis und einem Aktions-Ereignis.
- Das Trigger-Ereignis ist der „Wenn“-Teil in der Wenn-Dann-Gleichung: Bevor die Automation ausgelöst wird, muss diese programmierte Aktion eintreten.
Das kann die Erstellung, Aktualisierung oder das Löschen eines Kontakts, einer Organisation, Aktivität oder eines Deals in Pipedrive sein. - Das Aktions-Ereignis ist der „Dann“ Teil einer Wenn-Dann-Gleichung: Sobald das Trigger-Ereignis eingetreten ist, ist dies die Aktion, die Sie durchführen möchten.
Das kann die Erstellung, Aktualisierung oder Löschung eines Kontakts, einer Organisation, Aktivität oder eines Deals in Pipedrive sowie das Versenden einer E-Mail von der mit Ihrem Pipedrive Account synchronisierten E-Mail-Adresse sein.
Erstellung einer Automation
Um auf die Automation-Funktion zuzugreifen, klicken Sie auf „...“ (mehr) > Automations.
Um mit der Erstellung einer Automatisierung zu beginnen, klicken Sie auf den „+ Automation“ Button oben rechts auf der Automation-Seite.
Klicken Sie auf „Trigger hinzufügen“, um mit der Gestaltung Ihrer Automatisierung zu beginnen. Es wird Ihnen eine Seitenleiste angezeigt, in der Sie das Element und das Ereignis zur Auslösung Ihrer Automation auswählen können.
Bei der Konfiguration Ihres Triggers können Sie zwischen sechs Optionen wählen – Deal,Kontakt,Aktivität,Lead,Organisation und Projekt – mit drei Optionen für das Ereignis, das die Automation auslösen soll – Erstellung, Aktualisierung oder Löschung.
Nachdem Sie den Trigger-Typ und das Trigger-Ereignis ausgewählt haben, klicken Sie auf „Trigger anwenden“.<0>
Wenn das Trigger-Ereignis festgelegt ist, haben Sie die Möglichkeit, eine Bedingung (oder mehrere Bedingungen) auf Ihren Trigger anzuwenden. Hier können Sie bestimmen, unter welchen Umständen Ihre Automation ausgelöst werden soll.
Nachdem Sie Ihre Bedingung gespeichert haben, klicken Sie auf das Pluszeichen „+“, um Ihren nächsten Schritt zu bestimmen. Dies kann eine andere Bedingung oder Ihr Aktionsereignis sein.
Bei der Bestimmung Ihrer Aktion können Sie zwischen verschiedenen Standardoptionen – Kontakt, Organisation, Lead, Deal, Aktivität, E-Mail, Notizen, Kampagnen, Projekte und Webhooks – sowie Integrationen – Slack, Microsoft Teams, Trello und Asana wählen. Sie können für jede Option spezifische Aktionsarten auswählen.
Sie können mehrere Aktionen zu Ihrer Automatisierung hinzufügen und diese werden immer von oben nach unten in der Liste ausgeführt. Schritt 3 wird beispielsweise erst ausgeführt, wenn Schritt 2 abgeschlossen ist.
Beachten Sie jedoch, dass Automatisierungen nur einmal prüfen, ob die Bedingung für jede ausgelöste Aktion erfüllt ist, es sei denn, Sie verwenden die Bedingung warten auf das Ereignis. Wenn eine Bedingung für eine bestimmte Aktion nicht erfüllt ist, wird die Aktion nicht ausgeführt und das System führt den nächsten Schritt nicht aus.
Hier sehen Sie, wie Sie eine Automatisierung einrichten würden, die Ihren neuen Deal je nach Besitzer des Deals in eine andere Pipeline verschiebt.
Um zu bestimmen, welche Nutzer diese Automatisierung auslösen dürfen, markieren Sie die Option ganz oben in der Automation und wählen Sie Ihre bevorzugte Option.
Wenn Sie alle Ihre Optionen gewählt und Ihre Automation erstellt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche “Speichern”, um Ihre Automation abzuschließen.
Sobald Sie Ihre Automatisierung gespeichert haben, wird sie in der Listenansicht der Automatisierung angezeigt.
Automatisierung-Listenansicht
Sie können zudem alle von Ihnen erstellten Automatisierungen zusammen mit den Automatisierungen, die für den gesamten Pipedrive Account des Unternehmens erstellt wurden, anzeigen, nach Aktualisierungszeit sortieren und Filter anwenden.
Sie können Automatisierungen bearbeiten, löschen oder als aktiv oder inaktiv markieren. Wenn eine Automatisierung als inaktiv gekennzeichnet ist, werden die Trigger- und Aktionsfunktionen nicht ausgeführt.
Inaktive Automatisierungen erscheinen in grau, damit Sie sofort erkennen, welche Automatisierungen derzeit in Ihrem Pipedrive Account aktiv sind.
Erfahren Sie in diesem Artikel mehr über diese Art von Signatur.
Automatisierung übertragen
Wenn ein Nutzer das Unternehmen verlässt oder längere Zeit abwesend ist, muss ein anderer Nutzer Zugriff auf seine Automatisierung haben, um Fehler zu beheben oder sie jemand anderem zuzuweisen. Dies kann durch die Übertragung bestehender Automatisierungen geschehen.
Nutzer und Berechtigungen
Nur die folgenden Nutzertypen können Automatisierungen übertragen:
- Globale App Admin-Nutzer können jede Automation an sich selbst oder einen beliebigen anderen globalen App-Admin übertragen
- Deals App Admin-Nutzer und globale reguläre Nutzer mit der Berechtigungn „Automations hinzufügen“ können ihre eigenen Automations an globale App-Admins übertragen
Neue Besitzer festlegen
Einzelübertragung
Öffnen Sie die Automation-Vorschau. Wenn Sie den Mauszeiger über den Namen des Besitzers auf der linken Seite bewegen, klicken Sie auf das Bleistift-Symbol oder klicken Sie rechts auf „...“ und „Besitz übertragen“.
Massenübertragung
Klicken Sie in der Listenansicht auf „Mehrere auswählen“ auf der rechten Seite Ihres Bildschirms und markieren Sie die Kästchen der Automations, die Sie übertragen möchten.
Klicken Sie anschließend auf „Besitz übertragen“.
Wenn Sie auf „Besitz übertragen“ klicken, müssen Sie den Nutzer auswählen, auf den Sie die Automations übertragen möchten.
Bevor Sie die Übertragung abschließen, sehen Sie einen Hinweis mit einer Reihe von Maßnahmen, die nach der Übertragung der Automatisierung erfolgen. Die Ereignisse im Hinweis können je nach den Automatisierungsschritten variieren (wenn beispielsweise ausstehende Ausführungen aktiv sind oder wenn eine Integration installiert und in einer Automation verwendet wird).
Bitte lesen Sie diese Hinweise sorgfältig durch, bevor Sie fortfahren.
Im angezeigten Hinweis können Sie ausstehende Ausführungen für diese Automatisierung abbrechen. Wenn Sie das Kontrollkästchen markieren, werden alle ausstehenden Ausführungen abgebrochen und nicht ausgeführt. Wenn die Automatisierung beispielsweise so eingerichtet ist, dass sie 5 Tage nach einem Trigger eine E-Mail sendet und diese Ausführungen noch nicht abgeschlossen sind, werden sie abgebrochen und die E-Mail wird nicht gesendet.
Sobald die Automatisierung übertragen wurde, erscheint sie in der Automatisierungs-Listenansicht des neuen Besitzers. Die Automatisierung wird in einem inaktiven Zustand übertragen, so dass der Besitzer, der die Automatisierung übernimmt, sie überprüfen und falls nötig eine Fehlerbehebung durchführen kann.
Die Automatisierung erhält das Label „Übertragen”, um anzuzeigen, dass sie übertragen wurde.
Der neue Besitzer kann nun die Automatisierung einrichten – einschließlich Bearbeitung und Aktivierung.
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