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Automations: Erste Schritte

Yssel Salas

Letztes Update: 3. September 2026

Hinweis: Diese Funktion ist nur mit dem Growth und höheren Plänen verfügbar. Dieser Artikel bezieht sich auf die aktuellste Version unserer Automationsfunktion, die von der Version in Ihrem Account abweichen kann. Falls Sie nicht über die aktuellste Version verfügen und diese nutzen möchten, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.

Loslegen mit Automations

Hinweis: Nur globale Admin-Nutzer und reguläre Nutzer mit den erforderlichen Berechtigungen können Automations erstellen.

Wenn Sie in Pipedrive häufig dieselben administrativen Aufgaben ausführen, beispielsweise die Planung einer Aktivität beim Übergang eines Deals in eine bestimmte Phase, kann es Sinn machen, diese Aufgaben zu automatisieren, damit Sie sich auf wichtige, gewinnbringende Maßnahmen konzentrieren können.

Automatisierungen bestehen bei Pipedrive aus zwei Teilen – einem Trigger-Ereignis und einem Aktions-Ereignis.

Das Trigger-Ereignis steht für den „Wenn“-Teil einer Wenn-Dann-Anweisung: Damit die Automation ausgeführt wird, muss zunächst eine bestimmte Aktion stattfinden.
Diese Aktion kann das Erstellen, Aktualisieren oder Löschen eines Kontakts, eines Deals oder einer Organisation in Pipedrive beinhalten. Sie können auch einen Datums-Trigger verwenden, der die Automation basierend auf einem bestimmten Datum auslöst, beispielsweise bei einer Vertragsverlängerung oder einer Ereignisfrist.
Das Aktionsereignis stellt den „Dann“-Teil einer Wenn-Dann-Anweisung dar: Sobald das Triggerereignis eintritt, bestimmt dieser Schritt, welche Aktion die Automation als Reaktion darauf ausführt.
Diese Aktion kann das automatische Erstellen, Aktualisieren oder Löschen eines Kontakts, einer Organisation, einer Aktivität oder eines Deals in Pipedrive umfassen. Auch das Versenden einer E-Mail von der mit Ihrem Pipedrive-Account synchronisierten E-Mail-Adresse ist möglich.

Hinweis: Der Import von Daten in Ihren Pipedrive-Account löst keine ereignisgesteuerten Automations aus, es sei denn, beim Import werden Leads aktualisiert oder gelöscht . Automations, die auf Datums-Triggern basieren, können jedoch durch Importe aktiviert werden.

Ihre erste Automation erstellen

Hinweis: Für eine ausführliche visuelle Einführung in das Automations-Tool besuchen Sie unser wöchentliches Webinar.

Um auf die Automation-Funktion zuzugreifen, öffnen Sie das Accountmenü in der oberen rechten Ecke und gehen Sie zu Tools und Apps > Automations.

Um mit der Erstellung einer Automation zu beginnen, klicken Sie auf „+ Automation“.

Hinweis: Der Name der Automation kann bis zu 120 Zeichen lang sein, die Beschreibung bis zu 200 Zeichen.

Wählen Sie aus, ob Sie mit einem „Ereignis-Trigger“ oder einem „Datums-Trigger“ beginnen möchten. Dadurch wird eine Seitenleiste geöffnet, in der Sie das Element und das Ereignis definieren können, die Ihre Automation auslösen sollen.

Der Ereignisse-Trigger bietet Ihnen sechs Entitätsoptionen (Deal, Kontakt, Aktivität, Lead, Organisation und Projekt) mit jeweils drei Arten von Ereignissen für die Auslösung der Automation (hinzugefügt, aktualisiert oder gelöscht).

Der Datums-Trigger bietet Ihnen vier Entitätsoptionen (Deal, Kontakt, Aktivität und Organisation), jeweils mit Optionen zur Auswahl des spezifischen Datumsfeldes und drei Parametern (genaues Datum, vor dem Datum und nach dem Datum) zur Auslösung der Automation.

Weitere Informationen zu Datums-Triggern finden Sie in diesem Artikel.

Nachdem Sie den Trigger-Typ und das Trigger-Ereignis ausgewählt haben, klicken Sie auf „Trigger anwenden“.

Wenn das Trigger-Ereignis festgelegt ist, haben Sie die Möglichkeit, eine Bedingung (oder mehrere Bedingungen) auf Ihren Trigger anzuwenden. Hier können Sie aus vorgeschlagenen Bedingungen auswählen oder eigene hinzufügen, um festzulegen, wann Ihre Automation ausgeführt werden soll.

Klicken Sie nach dem Speichern Ihrer Bedingung auf das „+“ -Symbol, um einen weiteren Schritt hinzuzufügen, entweder eine weitere Bedingung oder Ihr Aktionsereignis.

Für eine erweiterte Automation können Sie „Warten auf“-Bedingungen oder Wenn/Dann-Bedingungen hinzufügen, um Ihre Automation in zwei oder mehr Pfade aufzuteilen.

Bei der Bestimmung Ihrer Aktion können Sie zwischen verschiedenen Standardoptionen – Kontakt, Organisation, Lead, Deal, Aktivität, E-Mail, Notizen, Kampagnen, Projekte und Webhooks – sowie Integrationen – Slack, Microsoft Teams, Trello und Asana wählen. Sie können für jede Option spezifische Aktionsarten auswählen.

Hinweis: Wenn Sie Ihr Limit für offene Deals erreicht haben, schlagen Automations zur Erstellung neuer Deals bei diesem Schritt fehl. Die Automation wird nicht fortgesetzt, wenn dieser Deal später manuell oder durch einen Upload erstellt wird. Mehr über Nutzungslimits erfahren Sie in diesem Artikel.

Sie können mehrere Aktionen zu Ihrer Automatisierung hinzufügen und diese werden immer von oben nach unten in der Liste ausgeführt. Schritt 3 wird beispielsweise erst ausgeführt, wenn Schritt 2 abgeschlossen ist.

Beachten Sie jedoch, dass Automations nur einmal prüfen, ob die Bedingung für jede ausgelöste Aktion erfüllt ist, es sei denn, Sie verwenden die Bedingung Warten auf das Ereignis. Wenn eine Bedingung für eine bestimmte Aktion nicht erfüllt ist, wird die Aktion nicht ausgeführt und das System führt auch den nächsten Schritt nicht aus.

Hier sehen Sie, wie Sie eine Automatisierung einrichten würden, die Ihren neuen Deal je nach Besitzer des Deals in eine andere Pipeline verschiebt.

Hinweis: Wenn Sie den Versand einer E-Mail als Aktionsereignis in Ihrer Automation wählen, kann für dieses Aktionsereignis nur die E-Mail-Adresse verwendet werden, die über die E-Mail-Synchronisierungsfunktion mit Pipedrive synchronisiert wurde. Für Automationszwecke können keine anderen E-Mail-Adressen oder Accounts verwendet werden.

Hinweis: Wenn Sie einen Auslöser für die Erstellung einer Aktivität setzen und kein Datum für diese Aktivitätsaktion festlegen, wird diese auf den gleichen Tag wie die Aktivitätsaktion gesetzt. Um eine Aktivität mit einer Fälligkeit in der Zukunft zu planen, wählen Sie Optionen wie „In einem Tag“ oder „nächsten Dienstag“ als Fälligkeitsdatum, das sich auf den Zeitpunkt bezieht, an dem die Aktion ausgelöst wurde.

Um zu bestimmen, welche Nutzer diese Automatisierung auslösen dürfen, markieren Sie die Option ganz oben in der Automation und wählen Sie Ihre bevorzugte Option.

Hinweis: Sie können eine Automation einrichten, bei der E-Mails von jedem Nutzer in Ihrem Account über die E-Mail-Synchronisationsfunktion ausgelöst werden. Die E-Mail-Adresse des Absenders ist jedoch immer die des Nutzers, der die Automatisierung erstellt hat. Wenn Sie eine E-Mail von Ihrer eigenen E-Mail-Adresse auslösen möchten, müssen Sie eine eigene Automation einrichten.

Nachdem Sie Ihre Automation eingerichtet haben, klicken Sie auf „Speichern“ und setzen Sie sie dann auf „Aktiv“, um sie zu verwenden.

Nach der Aktivierung wird Ihre Automation bei Erfüllung der Trigger-Bedingungen automatisch ausgeführt.

Sie können Ihre gespeicherten Automations jederzeit in der Automation-Listenansicht bearbeiten.

Automatisierung-Listenansicht

In der Automation-Listenansicht können Sie alle Ihre Automations zusammen mit denen Ihrer Teamkollegen anzeigen, nach dem Zeitpunkt der letzten Aktualisierung sortieren und Filter anwenden.

Sie können Automations bearbeiten, löschen oder zwischen aktiven oder inaktiven umschalten. Wenn eine Automation inaktiv ist, werden ihr Trigger und ihre Aktionen nicht ausgeführt.

Inaktive Automations werden ausgegraut angezeigt, damit Sie auf einen Blick erkennen können, welche derzeit in Ihrem Pipedrive-Account aktiv sind.

Erfahren Sie mehr über die Automation-Listenansicht in diesem Artikel.

Automatisierung übertragen

Wenn ein Nutzer das Unternehmen verlässt oder längere Zeit abwesend ist, benötigt ein anderer Nutzer möglicherweise Zugriff auf dessen Automations, um Probleme zu beheben oder diese jemand anderem zuzuweisen. Dafür müssen Sie den Besitz der Automation auf einen anderen Nutzer übertragen.

Nutzer und Berechtigungen

Nur die folgenden Arten von Nutzern können Automations übertragen:

Globale App Admin-Nutzer können jede Automation an sich selbst oder einen beliebigen anderen globalen App-Admin übertragen

Deals App Admin-Nutzer und globale reguläre Nutzer mit der Berechtigungn „Automations hinzufügen“ können ihre eigenen Automations an globale App-Admins übertragen

Neue Besitzer festlegen

Einzelübertragung

Öffnen Sie die Automation-Vorschau. Wenn Sie den Mauszeiger über den Namen des Besitzers auf der linken Seite bewegen, klicken Sie auf das Bleistift-Symbol oder klicken Sie rechts auf „...“ und „Besitz übertragen“.

Massenübertragung

Markieren Sie in der Automations-Ansicht auf der linken Seite Ihres Bildschirms die Kontrollkästchen der Automations, die Sie übertragen möchten.

Klicken Sie anschließend auf „Besitz übertragen“.

Wenn Sie auf „Besitz übertragen“ klicken, müssen Sie den Nutzer auswählen, auf den Sie die Automation übertragen möchten.

Bevor Sie die Übertragung abschließen, wird in einem Hinweis aufgeführt, was nach der Übertragung der Automation geschieht. Die Ereignisse im Hinweis können je nach den Automationsschritten variieren (wenn beispielsweise ausstehende Ausführungen aktiv sind oder wenn eine Integration installiert und in einer Automation verwendet wird).

Bitte lesen Sie diese Hinweise sorgfältig durch, bevor Sie fortfahren.

Wenn für diese Automation ausstehende Ausführungen vorhanden sind, können Sie diese durch Anklicken des Kontrollkästchens stornieren. Wenn die Automatisierung beispielsweise vorsieht, dass 5 Tage nach einem Trigger eine E-Mail gesendet wird und diese Ausführungen noch nicht abgeschlossen sind, werden sie abgebrochen und die E-Mail wird nicht gesendet.

Hinweis: Wenn Sie die ausstehenden Ausführungen nicht abbrechen, werden die Automations weiterhin ausgeführt und der vorherige Besitzer kann die Ausführungen der Automation in seinem Verlaufs-Tab sehen.

Sobald die Automation übertragen wurde, erscheint sie in der Automations-Listenansicht des neuen Besitzers. Die transferierte Automation wurde deaktiviert, damit der Besitzer, der sie erhält, sie bei Bedarf prüfen und bearbeiten kann.

Die Automatisierung erhält das Label „Übertragen”, um anzuzeigen, dass sie übertragen wurde.

Hinweis: Das Label Übertragen wird nach drei Tagen aus der Automatisierung entfernt.

Der neue Besitzer kann nun die Automation konfigurieren, einschließlich Bearbeiten und Aktivieren.