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Automatisierung

Wenn Sie immer wieder mit denselben administrativen Aufgaben in Pipedrive beschäftigt sind - beispielsweise mit der Planung der gleichen Aktivitäten, nachdem ein Deal in eine bestimmte Phase in Ihrer Pipeline verschoben wurde - könnte es im Interesse Ihres Unternehmens sein, diese Aufgaben zu automatisieren, damit Sie sich den wichtigen Dingen widmen können, die Ihrem Unternehmen zum Erfolg verhelfen.

Automatisierte Workflows beschleunigen Ihre Prozesse durch die Automatisierung von Aufgaben basierend auf einem von Ihnen gewählten Trigger-Ereignis.

Automatisierungen in Pipedrive bestehen aus zwei Teilen – einem Trigger-Ereignis und einem Aktionsereignis.

• Das Trigger-Ereignis ist das „wenn“ in der wenn-dann-Regel: Bevor die Automatisierung ausgelöst wird, muss diese Aktion eintreten.
  Das kann die Erstellung, Aktualisierung oder das Löschen eines Kontaktes, einer Organisation, Aktivität oder eines Deals in Pipedrive sein.
• Das Aktionsereignis ist das „dann“' in der wenn-dann-Regel: Sobald das Trigger-Ereignis eingetreten ist, erfolgt die gewünschte Aktion.
  Das kann die Erstellung, Aktualisierung oder das Löschen eines Kontaktes, einer Organisation, Aktivität oder eines Deals in Pipedrive sowie der Versand einer E-Mail sein.

Erstellen einer Automatisierung

Um auf die Automatisierungsfunktion zuzugreifen, klicken Sie auf „...“ (mehr) > Workflow-Automatisierung.

Um mit der Erstellung einer Automatisierung zu beginnen, klicken Sie auf „Benutzerdefinierte Automatisierung hinzufügen“ oben rechts auf der Automatisierungsseite.

Geben Sie Ihrem geplanten Automatisierung nach dem Anklicken einen Namen (und eine Beschreibung, falls hilfreich) – keine Sorge, dieser Name kann später noch geändert werden – und klicken Sie auf „Speichern“.

Klicken Sie auf „Trigger hinzufügen“, um mit der Gestaltung Ihrer Automatisierung zu beginnen. Es wird Ihnen eine Seitenleiste angezeigt, in der Sie das Element und das Ereignis auswählen können, das Ihre Automatisierung auslösen soll.

Bei der Konfiguration Ihres Triggers können Sie zwischen sechs Optionen wählen – Deal,Kontakt,Aktivität,Lead,Organisation und Projekt – mit drei Optionen für das Ereignis, das die Automatisierung auslösen soll – Erstellung, Aktualisierung oder Löschung.

Nachdem Sie den Trigger-Typ und das Trigger-Ereignis ausgewählt haben, klicken Sie auf „Trigger anwenden“.<0>

Wenn das Trigger-Ereignis festgelegt ist, haben Sie die Möglichkeit, eine Bedingung (oder mehrere Bedingungen) auf Ihren Trigger anzuwenden. Hier können Sie bestimmen, unter welchen Umständen Ihre Automatisierung ausgelöst werden soll.

Nachdem Sie Ihre Bedingung gespeichert haben, klicken Sie auf das Pluszeichen „+“, um Ihren nächsten Schritt zu bestimmen. Dies kann eine andere Bedingung oder Ihr Aktionsereignis sein.

Bei der Bestimmung Ihrer Aktion können Sie zwischen acht standardmäßigen Optionen – Kontakt, Organisation, Lead, Deal, Aktivität, E-Mail, Kampagnen und Projekt – sowie Integrationen – Slack, Microsoft Teams, Trello und Asana – wählen. Sie können für jede Option spezifische Aktionsarten auswählen.

Sie können mehrere Aktionen zu Ihrer Automatisierung hinzufügen und diese werden immer von oben nach unten in der Liste ausgeführt. Schritt 3 wird beispielsweise erst ausgeführt, wenn Schritt 2 abgeschlossen ist.

Beachten Sie jedoch, dass Automatisierungen nicht warten, bis jede Bedingung für jede Aktion erfüllt ist. Die Automatisierung führt die Aktionen separat basierend auf dem ursprünglichen Trigger aus. Wenn eine Bedingung für eine bestimmte Aktion nicht erfüllt wird, wird die Aktion nicht ausgeführt und das System fährt mit der nächsten Aktion fort.

Hier sehen Sie, wie Sie eine Automatisierung einrichten würden, die Ihren neuen Deal je nach Besitzer des Deals in eine andere Pipeline verschiebt.

Um zu bestimmen, welche Nutzer diese Automatisierung auslösen dürfen, markieren Sie die Option oben rechts in der Automatisierung und wählen Sie Ihre bevorzugte Option.

Wenn Sie alle Ihre Optionen gewählt und Ihre Automatisierung erstellt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche “Speichern”, um Ihre Automatisierung abzuschließen.

Sobald Sie Ihre Automatisierung gespeichert haben, wird sie in der Listenansicht der Automatisierung angezeigt.

Sie können zudem alle Ihre erstellten Automatisierungen sowie die Automatisierungen, die für den gesamten Pipedrive Unternehmensaccount erstellt wurden, einsehen.

Sie können Automatisierungen bearbeiten, löschen oder als aktiv oder inaktiv markieren. Wenn eine Automatisierung als inaktiv gekennzeichnet ist, werden die Trigger- und Aktionsfunktionen nicht ausgeführt.

Inaktive Automatisierungen erscheinen in grau, damit Sie sofort erkennen, welche Automatisierungen derzeit in Ihrem Pipedrive Account aktiv sind.