Znalostní báze

Automatizace

Pokud se v Pipedrive opakovaně setkáváte se stejnými administračními úkoly - například plánování stejné aktivity po přesunutí obchodu do určité fáze v rourze - může být pro vaši společnost výhodné tyto úkoly automatizovat, abyste se mohli soustředit na důležité věci, které posilují váš byznys.

Automatizace urychlují vaše procesy tím, že automatizují úkoly na základě události, kterou vy sami zvolíte.

Automatizace v Pipedrive se skládají ze dvou částí - "trigger události" a "akční události".

• "Trigger událost" je "if" částí rovnice: Před provedením automatizace musí dojít k této naprogramované události.
  Tím může být vytvoření, aktualizace nebo smazání osoby, organizace, aktivity nebo obchodu v Pipedrive.
• "Akční událost" je "then" částí rovnice: Jakmile dojde ke "trigger události", tato akce se má provést.
  Tím může být vytvoření, aktualizace nebo smazání osoby, organizace, aktivity nebo obchodu v Pipedrive nebo odeslání e-mailu z e-mailové adresy synchronizované s vaším účtem Pipedrive.

Vytvoření automatizace

Chcete-li přistoupit k funkci automatizace, klikněte na “...” (více) tab > Automatizace.

Pro vytvoření automatizace klikněte na tlačítko “+ Přidat automatizaci”, které naleznete v pravém horním rohu stránky automatizace.

Po kliknutí zadejte název (a popis, pokud je to užitečné) pro vaši zamýšlenou automatizaci - nebojte se, tento název může být později upraven - a klikněte na “Uložit”.

Chcete-li začít navrhovat svou automatizaci, klikněte na tlačítko “Přidat spouštěč”. Uvidíte boční panel, kde můžete vybrat položku a událost, která spustí vaši automatizaci.

Při konfiguraci spouštěče můžete vybírat mezi šesti možnostmi - obchod, osoba, aktivita, vedoucí, organizace a projekt - s třemi možnostmi, jaká událost související s danou položkou spustí automatizaci - vytvoření, aktualizace nebo smazání.

Jakmile jste vybrali typ spouštěče a událost spouštěče, klikněte na tlačítko “Použít spouštěč”.

S nastavenou spoušťovou událostí máte poté možnost aplikovat podmínku (nebo podmínky) na váš spouštěč. Zde můžete definovat za jakých okolností se spustí vaše automatizace.

Po uložení vaší podmínky klikněte na plus "+", abyste vybrali další krok. To může být další podmínka nebo vaše akční událost.

Při definování vaší akce můžete vybírat mezi výchozími možnostmi - osoba, organizace, vedoucí, obchod, aktivita, e-mail, poznámky, kampaně a projekt - stejně jako integrace - Slack, Microsoft Teams, Trello a Asana. Můžete vybírat typy akcí, které jsou specifické pro každou možnost.

Můžete přidat více akcí do své automatizace a budou vždy provedeny od vrchu a pracovat dolů na seznamu. Např., Krok 3 bude proveden až po provedení kroku 2.

Avšak pozor, automatizace ověří pouze jednou, jestli je splněna podmínka pro každou spuštěnou akci, pokud nepoužijete podmínku wait until event. Pokud není splněna podmínka určité akce, akce nebude provedena a systém neprovede další krok.

Zde vidíte, jak byste nastavili automatizaci, která by přesunula váš nový obchod do jiného pipelingu v závislosti na majiteli obchodu.

Chcete-li určit, kterým uživatelům je povoleno spustit tuto automatizaci, zaškrtněte možnost na vrcholu automatizace a vyberte, kterou možnost byste upřednostňovali.

Jakmile provedete všechna svá rozhodnutí a navrhnete svou automatizaci, klikněte na tlačítko “Uložit”, aby jste dokončili svou automatizaci.

Jakmile uložíte svou automatizaci, bude uvedena na zobrazení seznamu automatizací.

Seznam zobrazení automatizace

Můžete také zobrazit všechny vaše vytvořené automatizace spolu s automatizacemi vytvořenými pro celý účet Pipedrive společnosti. Můžete řadit podle aktualizovaného času a používat filtry.

Můžete upravit, smazat nebo označit automatizace jako aktivní nebo neaktivní. Pokud je automatizace označena jako neaktivní, nebude se provádět spouštěcí a akční funkce.

Neaktivní automatizace jsou zesedivělé, abyste rychle pochopili, které automatizace jsou v současnosti aktivní ve vašem účtu Pipedrive.

Zjistěte více o zobrazení seznamu automatizací v tomto článku.

Převod automatizací

Ať už uživatel opouští společnost nebo jenom má dovolenou, může být nutné, aby jiný uživatel měl přístup k jeho automatizacím, aby je mohl řešit nebo je přiřadit někomu jinému. To lze udělat převodem existujících automatizací.

Uživatelé a oprávnění

Automatizace mohou převést pouze následující typy uživatelů:

• Globální app admin uživatelé
• Deals app admin uživatelé
• Globální běžní uživatelé s opravnením „Přidat automatizace“

Převod vlastnictví

V seznamovém zobrazení klikněte na automatizaci, kterou chcete převést, aby se otevřel náhled automatizace. Poté klikněte na „...“ a „Převod vlastnictví“.

Zde budete moci vybrat uživatele, kterému chcete automatizaci převést.

Před dokončením převodu uvidíte upozornění se seznamem událostí, které se stanou, jakmile bude automatizace převedena. Události v upozornění se mohou lišit v závislosti na krocích automatizace (např. pokud jsou aktivní probíhající provedení, pokud je nainstalována a používána integrace v automatizaci). Před pokračováním si toto upozornění pečlivě přečtěte.

V upozornění můžete stornovat probíhající provedení této automatizace. Pokud zaškrtnete políčko, veškerá probíhající provedení budou zrušena a nebudou provedena. Například, pokud je automatizace nakonfigurována tak, aby odesílala e-mail 5 dní po spuštění a tyto provedení stále probíhají, budou zrušena a e-mail nebude odeslán.

Jakmile je automatizace převedena, objeví se v seznamovém zobrazení automatizací přijímacího vlastníka. Automatizace je převedena v neaktivním stavu, takže přijímací vlastník může automtizaci přezkoumat a případně řešit problémy.

Na automatizaci bude přidán štítek převedeno, který naznačuje, že byla převedena.

Přijímací vlastník nyní může automatizaci konfigurovat - včetně úprav a aktivace.