Znalostní báze

Začínáme s automatizacemi

Pokud se setkáváte s opakovaným prováděním stejných administrativních úkolů v Pipedrive – plánováním stejné aktivity po přesunu obchodu do konkrétní fáze vašeho prodejního kanálu – může být v zájmu vaší společnosti tyto úkoly automatizovat, abyste se mohli soustředit na důležité věci, které přispívají k prosperitě vašeho podnikání.

Automatizace v Pipedrive se skládají ze dvou částí – spouštěcí události a akční události.

• Spouštěcí událost představuje část “pokud” v podmíněném výroku: Aby automatizace proběhla, musí nejprve nastat konkrétní akce.
  Tato akce může zahrnovat vytvoření, aktualizaci nebo odstranění osoby, organizace, aktivity nebo obchodu v Pipedrive. Alternativně můžete použít časovou spoušť, která zahájí automatizaci na základě stanoveného data, například obnovení smlouvy nebo termínu události.
• Akční událost představuje část “pak” v podmíněném výroku: Jakmile nastane spouštěcí událost, je to krok, který definuje, co automatizace udělá v reakci.
  Tato akce může zahrnovat automatické vytvoření, aktualizaci nebo odstranění osoby, organizace, aktivity nebo obchodu v Pipedrive. Dále může zahrnovat odeslání e-mailu z e-mailové adresy synchronizované s vaším účtem Pipedrive.

Vytvoření vaší první automatizace

Pro přístup k funkci automatizace klikněte na “...” (Více) > Automatizace.

Pro zahájení vytváření automatizace klikněte na “+ Automatizace” tlačítko v levém horním rohu stránky automatizace.

Pro zahájení návrhu vaší automatizace klikněte na tlačítko “Přidat spoušť”. Uvidíte postranní panel, kde si můžete vybrat položku a událost, která vaši automatizaci spustí.

Při konfiguraci vaší spouště si můžete vybrat mezi “Spoušť události” a “Spoušť data”.

Spoušť události vám poskytuje šest možností entit (deal, osoba, aktivita, lead, organizace, a projekt), z nichž každá má tři typy událostí, které spustí automatizaci (přidáno, aktualizováno, nebo smazáno).

Spoušť data vám poskytuje čtyři možnosti entit (deal, osoba, aktivita, a organizace), z nichž každá má možnosti vybrat konkrétní datum, a tři parametry (přesné datum, před datem, a po datu) pro spuštění automatizace.

Pro více informací o spouštích dat se podívejte na tento článek.

Jakmile vyberete typ spouště a událost spouště, klikněte na tlačítko “Použít spoušť”.

S nastavenou událostí spouště budete mít možnost použít podmínku (nebo podmínky) na vaši spoušť. Zde můžete definovat okolnosti, za nichž vaše automatizace spustí.

Po uložení vaší podmínky klikněte na znaménko plus “+“ pro výběr vašeho dalšího kroku. Tím může být další podmínka nebo událost akce.

Při definování vaší akce si můžete vybrat mezi výchozími možnostmi – osoba, organizace, lead, deal, aktivita, email, poznámky, kampaně, projekty a webhooky – stejně jako integrace – Slack, Microsoft Teams, Trello a Asana. Můžete si vybrat typy akcí, které jsou specifické pro jednotlivé možnosti.

Můžete přidat více akcí do své automatizace a budou vždy vykonány shora dolů. Například krok 3 bude proveden až po dokončení kroku 2.

Mějte však na paměti, že automatizace kontrolují pouze jednou, zda je splněna podmínka pro každou vyvolanou akci, pokud nepoužijete podmínku čekat na událost. Pokud není splněna podmínka konkrétní akce, akce nebude provedena a systém neprovede další krok.

Zde můžete vidět, jak nastavit automatizaci, která přesune váš nový deal do jiného pipeline v závislosti na vlastníkovi dealu.

Chcete-li specifikovat, kteří uživatelé mohou spustit tuto automatizaci, zkontrolujte možnost v horní části automatizace a vyberte, kterou možnost byste preferovali.

Jakmile učiníte všechny své volby a navrhnete svou automatizaci, klikněte na “Uložit” tlačítko pro dokončení vaší automatizace.

Jakmile uložíte svou automatizaci, bude uvedena v přehledu seznamu automatizací.

Seznam automatizací

Můžete si prohlédnout všechny automatizace, které jste vytvořili, spolu s těmi, které byly vytvořeny pro firemní účet Pipedrive, seřadit podle času aktualizace a aplikovat filtry.

Můžete automatizace upravovat, mazat nebo označovat jako aktivní či neaktivní. Pokud je automatizace označena jako neaktivní, spouštěcí a akční funkce se neprovedou.

Neaktivní automatizace jsou zobrazeny šedě, což vám umožní rychle pochopit, které jsou aktuálně aktivní ve vašem účtu Pipedrive.

Další informace o zobrazení seznamu automatizací naleznete v tomto článku.

Přenášení automatizací

Ať už uživatel odchází ze společnosti nebo si pouze bere volno, jiný uživatel může potřebovat přístup k jejich automatizacím pro diagnostické účely nebo je přiřadit někomu jinému. Toho lze dosáhnout převodem vlastnictví stávajících automatizací.

Uživatelé a oprávnění

Jen následující typy uživatelů jsou schopni převádět automatizace:

• Globální administrátor aplikace může převést jakoukoli automatizaci na sebe nebo na jakéhokoli jiného globálního administrátora aplikace.
• Administrátor aplikace Deals a globální běžní uživatelé s oprávněním ”Přidat automatizace” mohou převést své vlastní automatizace na globální administrátory aplikace.

Převod vlastnictví

Jednotlivý převod

Otevřete náhled automatizace. Při najetí myší na jméno vlastníka vlevo klikněte na ikonu tužky, nebo klikněte ”...” vpravo a “Převést vlastnictví.”

Množstevní převod

Na pohledu Automatizací zaškrtněte políčka automatizací, které chcete převést na levé straně obrazovky.

Poté klikněte na “Převést vlastnictví”.

Při kliknutí na “Převést vlastnictví,” musíte vybrat uživatele, kterému chcete převést automatizaci.

Před dokončením převodu uvidíte odmítnutí s seznamem událostí, které nastanou, jakmile bude automatizace převedena. Události v odmítnutí se mohou lišit v závislosti na krocích automatizace (například pokud jsou aktivní nevyřízené provedení, pokud je instalována integrace a používá se v automatizaci).

Ujistěte se, že si toto odmítnutí pečlivě přečtete, než pokračujete.

V okně odmítnutí můžete zrušit nevyřízené provedení pro tuto automatizaci. Pokud zaškrtnete políčko, všechna nevyřízená provedení budou zrušena a nebudou provedena. Např. pokud je automatizace nakonfigurována tak, aby posílala e-mail 5 dní po spuštění a tato provedení jsou stále v procesu, budou zrušena a e-mail nebude odeslán.

Jakmile je automatizace převedena, zobrazí se v seznamu automatizací přijímajícího vlastníka. Přenesená automatizace je deaktivována, takže přijímající vlastník ji může přezkoumat a diagnostikovat, pokud je to nutné.

Přenesená automatizace bude mít přidanou značku přenesené, aby naznačila, že byla převedena.

Přijímající vlastník nyní může automatizaci nakonfigurovat, včetně úprav a aktivace.