Tietokanta

Automatisoinnit

Jos huomaat tekeväsi samoja hallinnollisia tehtäviä Pipedrivessa – aikatauluttamassa samaa toimintoa sen jälkeen kun diili on siirretty tiettyyn vaiheeseen putkessasi – saattaa yrityksesi olla kiinnostunut automatisoimaan nämä tehtävät, jotta voit keskittyä tärkeisiin asioihin, jotka saavat yrityksesi kukoistamaan.

Automatisoinnit Pipedrivessa koostuvat kahdesta osasta – laukaisutapahtumasta ja toimintatapahtumasta.

• Laukaisutapahtuma on ”jos” osa jos-sitten-yhtälöstä: Ennen automaation tapahtumista tämän ohjelmoidun toiminnon täytyy tapahtua.
  Tämä voi olla henkilön, organisaation, aktiviteetin tai diilin luominen, päivittäminen tai poistaminen Pipedrivessa.
• Toimintatapahtuma on ”sitten” osa jos-sitten-yhtälöstä: Kun laukaisutapahtuma on tapahtunut, tämä on toiminta, jonka haluat tapahtuvan.
  Tämä voi olla henkilön, organisaation, aktiviteetin tai diilin luominen, päivittäminen tai poistaminen Pipedrivessa tai sähköpostin lähettäminen sähköpostiosoitteesta, joka on synkronoitu Pipedrive-tilillesi.

Automaation luominen

Siirtyäksesi automaatiotoimintoon, klikkaa " ... " (lisää) -välilehteä > Automaatiot.

Aloittaaksesi automaation luomisen, klikkaa “+ Automaatio” -painiketta automaatiosivun oikeassa yläkulmassa.

Aloittaaksesi automaatiosi suunnittelun, klikkaa “Lisää laukaisu” -painiketta. Näet sivupalkin, jossa voit valita aiheen ja tapahtuman, jotka laukaisevat automaatiosi.

Määrittäessäsi laukaisijasi, voit valita kuudesta vaihtoehdosta - kauppa, henkilö, toiminta, liidi, organisaatio ja projekti - kolmella eri tavalla mistä tapahtumasta ko. aiheen automaatio laukaistaan - luonti, päivitys tai poisto.

Kun olet valinnut laukaisutyypin ja laukaisutapahtuman, klikkaa “Hyväksy laukaisu” -painiketta.

Kun laukaisutapahtuma on paikallaan, sinulla on mahdollisuus lisätä ehto (tai ehdot) laukaisuusi. Täällä voit määritellä missä olosuhteissa automaatiosi laukaistaan.

Kun olet tallentanut ehtosi, klikkaa plus-merkkiä “+“ valitaksesi seuraavan askeleesi. Tämä voi olla toinen ehto tai toimintatapahtumasi.

Määrittäessäsi toimintoasi, voit valita oletusvaihtoehtojen – henkilö, organisaatio, liidi, kauppa, toiminta, sähköposti, muistiinpanot, kampanjat, projektit ja webhookit– sekä integraatiot – Slack, Microsoft Teams, Trello ja Asana. Voit valita toiminnot, jotka ovat spesifisiä kullekin vaihtoehdolle.

Voit lisätä useita toimintoja automaatioosi, ja ne suoritetaan aina ylhäältä alas. Esimerkiksi, vaihe 3 toteutetaan vasta kun vaihe 2 on suoritettu.

Huomaa kuitenkin, että automaatiot tarkistavat vain kerran, täyttyykö jokaisen laukaistun toiminnon ehto, ellei käytä odota tapahtumaan ehtoa. Jos tietyn toiminnon ehto ei täyty, toimintoa ei suoriteta ja järjestelmä ei suorita seuraavaa vaihetta.

Tässä voit nähdä, miten määritetään automaatio, joka siirtää uuden kauppasi toiseen putkeen riippuen kaupan omistajasta.

Määritelläksesi, mitkä käyttäjät voivat laukaista tämän automaation, tarkista automaation yläosassa oleva vaihtoehto ja valitse haluamasi vaihtoehto.

Kun olet tehnyt kaikki valintasi ja suunnitellut automaatiosi, klikkaa “Tallenna” -painiketta viimeistelläksesi automaatiosi.

Kun tallennat automaatiosi, se listataan automaatioiden listanäkymässä.

Automaatioluettelonäkymä

Voit tarkastella kaikkia luomiasi automaatioita sekä koko yrityksen Pipedrive-tilille luotuja automaatioita, lajitella päivitysajankohdan mukaan ja soveltaa suodattimia.

Voit muokata, poistaa tai merkitä automaatiot aktiivisiksi tai epäaktiivisiksi. Jos automaatio on merkitty epäaktiiviseksi, laukaisu- ja toimintatoiminnot eivät tapahdu.

Epäaktiiviset automaatiot ovat harmaana, jotta voit nopeasti nähdä, mitkä automaatiot ovat tällä hetkellä aktiivisia Pipedrive-tililläsi.

Lue lisää automaatioluettelonäkymästä tästä artikkelista.

Siirtoautomatisoinnit

Riippumatta siitä, poistuuko käyttäjä yrityksestä tai vain pitää vapaata, toinen käyttäjä saattaa tarvita pääsyä niiden automatisointeihin vianmääritystä tai uudelleen kohdistamista varten. Tämä voidaan tehdä siirtämällä olemassa olevia automatisointeja.

Käyttäjät ja oikeudet

Vain seuraavilla käyttäjätyypeillä on mahdollisuus siirtää automatisointeja:

• Globaali sovellus ylläpitäjä käyttäjät voivat siirtää mitä tahansa automatisointia itselleen tai muille globaalin sovelluksen ylläpitäjille
• Deals sovellus ylläpitäjä käyttäjät ja globaalit tavalliset käyttäjät joilla on lupa ”Lisää automatisointeja” voivat siirtää omat automatisointinsa globaalin sovelluksen ylläpitäjille

Omistajuuden siirto

Yksittäinen siirto

Avaa automatisoinnin esikatselu. Kun osoitat omistajan nimeä vasemmalla, napsauta kynän kuvaketta tai napsauta ”...” oikealla ja ”Siirrä omistajuus”.

Joukkosiirto

Luettelonäkymässä klikkaa ”Valitse useita” ruudun oikealta puolelta ja merkitse ruutuihin automatisoinnit, jotka haluat siirtää.

Sen jälkeen klikkaa ”Siirrä omistajuus”.

Klikkaamalla ”Siirrä omistajuus” sinun täytyy valita käyttäjä, jolle haluat siirtää automatisoinnin.

Ennen siirron päättämistä näet vastuuvapauslausekkeen, jossa on luettelo tapahtumista, jotka tapahtuvat automatisoinnin siirron jälkeen. Vastuuvapauslausekkeessa mainitut tapahtumat voivat vaihdella automatisoinnin vaiheiden mukaan (esimerkiksi jos on olemassa aktiivisia odottavia suorituksia, jos integraatio on asennettu ja sitä käytetään automatisoinnissa).

Muista lukea tämä vastuuvapauslauseke huolellisesti ennen etenemistä.

Vastuuvapauslausekekehotuksessa voit perua odottavia suorituksia tälle automatisoinnille. Jos valitset ruudun, kaikki odottavat suoritukset perutaan eikä niitä suoriteta. Esim., jos automatisointi on asetettu lähettämään sähköposti 5 päivää laukaisun jälkeen ja nämä suoritukset ovat vielä käynnissä, ne perutaan eikä sähköpostia lähetetä.

Kun automatisointi on siirretty, se ilmestyy vastaanottavan omistajan automatisointien luettelokatsaukseen. Automaatio siirretään pois käytöstä, joten vastaanottavan omistajan on mahdollista tarkastella automatisointia ja tehdä tarvittavaa vianmääritystä.

Automaatioon lisätään siirtoa osoittava etiketti, joka ilmaisee sen siirretyn.

Vastaanottaja omistaja on nyt kykenevä konfiguroimaan automatisointia - mukaan lukien muokkaus ja aktivoiminen.