Tietokanta

Automaatio

Jos huomaat toistavasi samoja hallinnollisia tehtäviä Pipedrivessa - aikatauluttavasi saman toiminnon tapahtumaan tietyn vaiheen jälkeen pipelinessasi - voi olla yrityksesi etu automatisoida nämä tehtävät, jotta voit keskittyä tärkeisiin asioihin, jotka saavat liiketoimintasi menestymään.

Automaatio nopeuttaa prosessejasi automatisoimalla tehtäviä, jotka perustuvat sinun valitsemaasi laukaisutapahtumaan.

Pipedrivessa automaatiot koostuvat kahdesta osasta - laukaisutapahtumasta ja toimintatapahtumasta.

• Laukaisutapahtuma on "jos" -osa if-then-yhtälöstä: Ennen automaation tapahtumista tämä ohjelmoitu toiminta on suoritettava.
  Tämä voi olla henkilön, organisaation, aktiviteetin tai diilin luonti, päivittäminen tai poistaminen Pipedrivessa.
• Toimintatapahtuma on "sitten" -osa if-then-yhtälöstä: Kun laukaisutapahtuma on tapahtunut, tämä on toiminta, jonka haluat tapahtuvan.
  Tämä voi olla henkilön, organisaation, aktiviteetin tai diilin luonti, päivittäminen tai poistaminen Pipedrivessa tai sähköpostin lähettäminen sähköpostiosoitteesta, joka on synkronoitu Pipedrive-tiliisi.

Automaation luominen

Automaatiotoiminnon saat selville, kun napsautat “...” (lisää) välilehti > Automaatiot.

Aloita automaation luominen napsauttamalla “+ Lisää automaatio” nappia, joka löytyy automaatiosivun oikeasta yläkulmasta.

Kun olet napsauttanut, anna nimi (ja kuvaus, jos se on hyödyllinen) tarkoitetulle automaatiolle – älä huoli, nimeä voi muokata myöhemmin – ja napsauta “Tallenna”.

Aloita automaation suunnittelu napsauttamalla “Lisää laukaisin” nappia. Näet sivupalkin, jossa voit valita kohteen ja tapahtuman, jotka laukaisevat automaation.

Kun määrittelet laukaisimen, voit valita kuudesta vaihtoehdosta – kauppa, henkilö, aktiviteetti, liidi, organisaatio, ja projekti – kolmella vaihtoehdolla, mikä tapahtuma liittyen kyseiseen kohteeseen laukaisee automaation – luonti, päivitys, tai poisto.

Kun olet valinnut laukaisintyypin ja laukaisutapahtuman, napsauta “Sovella laukaisinta” nappia.

Laukaisutapahtuman ollessa paikoillaan, sinulla on mahdollisuus määritellä ehto (tai ehdot) laukaisimellesi. Tässä voit määritellä missä olosuhteissa automaatiosi laukeaa.

Kun olet tallentanut ehdon, napsauta plussa-merkkiä "+" valitaksesi seuraavan vaiheesi. Tämä voi olla toinen ehto tai toimintatapahtumasi.

Kun määrität toiminnon, voit valita oletusvaihtoehtojen – henkilö, organisaatio, liidi, kauppa, aktiviteetti, sähköposti, viestit, kampanjat ja projekti – sekä integraatioiden – Slack, Microsoft Teams, Trello ja Asana väliltä. Voit valita toiminnon, joka on tietty kullekin vaihtoehdolle.

Voit lisätä useita toimintoja automaatioosi ja ne suoritetaan aina ylhäältä alaspäin. Esim. Vaihe 3 suoritetaan vasta, kun vaihe 2 on tehty.

Huomaa kuitenkin, että automaatiot tarkistavat vain kerran, onko jokaisen laukaistun toiminnon ehto täytetty, ellet käytä odota tapahtumaan asti ehtoa. Jos tietyn toiminnon ehtoa ei täytetä, toimintoa ei suoriteta eikä järjestelmä suorita seuraavaa vaihetta.

Tässä näet, miten asetat automaation, joka siirtäisi uuden kauppasi eri putkeen riippuen kaupan omistajasta.

Määrittääksesi, mitkä käyttäjät voivat laukaista tämän automaation, tarkista automaation yläosassa oleva vaihtoehto ja valitse, mikä vaihtoehto sopisi sinulle paremmin.

Kun olet tehnyt kaikki valintasi ja suunnitellut automaation, napsauta “Tallenna” nappia viimeistelläksesi automaation.

Kun olet tallentanut automaation, se listataan automaation listanäkymässä.

Automaatiolistanäkymä

Voit myös tarkastella kaikkia luomiasi automaatioita, sekä niitä automaatioita jotka on luotu koko yrityksen Pipedrive-tilille, lajitella päivitetyn ajan perusteella ja soveltaa suodattimia.

Voit muokata, poistaa tai merkitä automaatiot aktiivisiksi tai passiivisiksi. Jos automaatio on merkitty passiiviseksi, laukaisu- ja toimintatoiminnot eivät käynnisty.

Passiiviset automaatiot ovat himmennettyinä, jotta voit nopeasti nähdä, mitkä automaatiot ovat tällä hetkellä aktiivisia Pipedrive-tililläsi.

Lue lisää automaatiolistanäkymästä tässä artikkelissa.

Automaatioiden siirto

On syytä siirtää käyttäjän automaatiot toisen käyttäjän saataville, mikäli käyttäjä lähtee yrityksestä tai pitää vapaapäiviä - esimerkiksi ongelmanratkaisua tai niiden osoittamista toiselle varten. Tämä voidaan tehdä siirtämällä olemassa olevia automaatioita.

Käyttäjät ja käyttöoikeudet

Vain seuraavat käyttäjätyypit pystyvät siirtämään automaatioita:

• Global app ylläpitäjä käyttäjät
• Deals app ylläpitäjä käyttäjät
• Normaalit global-käyttäjät oikeudella ”Lisää automaatioita”

Omistajuuden siirto

Listanäkymässä, klikkaa automaatiota, jonka haluat siirtää, jotta saat esikatseltavaksi automaation. Klikkaa sen jälkeen ”...” ja ”Siirrä omistajuus”.

Tässä voit valita käyttäjän, jolle haluat siirtää automaation.

Ennen kuin lopetat siirron, näet selosteen, jossa on lista tapahtumista, jotka tapahtuvat kun automaatio on siirretty. Tapahtumien sisältö selosteessa vaihtelee automaation askeleiden mukaan (esim.jos on aktiivisia suorituksia vireillä, tai integraatio on asennettu ja käytössä automaatiossa). Varmista, että luet selosteen huolellisesti ennen kuin jatkat.

Selosteen ilmestyessä, voit peruuttaa automaation vireillä olevat suoritukset. Jos tarkistat ruudun, kaikki vireillä olevat suoritukset perutaan eikä niitä suoriteta. Esimerkiksi, jos automaatio on määritetty lähettämään sähköposti 5 päivän kuluttua laukaisevasta tekijästä ja ne suoritukset ovat edelleen käynnissä, ne perutaan eikä sähköpostia lähetetä.

Kun automaatio on siirretty, se näkyy automaatioiden listanäkymässä vastaanottavan omistajan kohdalla. Automaatio siirretään passiivisessa tilassa, joten vastaanottava omistaja voi tarkistella automaatiota sekä tarvittaessa tehdä ongelmanratkaisua.

Automaatioon lisätään siirretty-etiketti, joka kertoo, että se on siirretty.

Vastaanottava omistaja voi nyt määrittää automaation – mukaan lukien muokkaus ja aktivointi.