Tietokanta

Aiheet
Automaatio
Automaation luominen
Automatisointiluettelo
Automaatioiden siirto
Käyttäjät ja oikeudet
Omistajuuden siirto

Tämä artikkeli on tuotettu käyttämällä konekäännöstä.

Automations

YS
Yssel Salas, 22. tammikuuta 2024
Huomio: Tämä ominaisuus on saatavilla vain Advanced- ja sitä korkeampiin suunnitelmiin. Tässä artikkelissa esitellään automaatio-ominaisuuden viimeisin versio, joka voi poiketa käytössäsi olevasta versiosta. Jos sinulla ei ole päivitettyä versiota ja haluat käyttää sitä, ole hyvä ja ota yhteyttä tukeemme.

Automaatio

Huomio: Vain globaalit ylläpitäjäkäyttäjät Pipedrivessa voivat luoda automaatioita, ellei tätä lupaa ole annettu muille käyttäjille yrityksen Pipedrive-tilin käyttöoikeusjoukossa. Lue lisää käyttöoikeusjoukoista tästä artikkelista.

Jos huomaat toistavasi samoja hallinnollisia tehtäviä Pipedrivessa - aikatauluttamalla saman toiminnon diilin siirtymisen jälkeen tiettyyn vaiheeseen putkessasi - saattaa olla yrityksesi etu automatisoida nämä tehtävät, jotta voit keskittyä tärkeisiin asioihin, jotka saavat yrityksesi menestymään.

Automaatiot Pipedrivessa koostuvat kahdesta osasta - laukaisutapahtumasta ja toimintotapahtumasta.

  • Laukaisutapahtuma on "jos" -osuus if-sitten yhtälöstä: Ennen automaation tapahtumista tämä ohjelmoitu toiminta on tapahduttava.
    Tämä voi olla henkilön, organisaation, aktiviteetin tai diilin luonti, päivitys tai poistaminen Pipedrivessa.
  • Toimintotapahtuma on "sitten" -osa if-sitten yhtälöstä: Kun laukaisutapahtuma on tapahtunut, tämä on toiminto, jonka haluat tapahtuvan.
    Tämä voi olla henkilön, organisaation, aktiviteetin tai diilin luonti, päivitys tai poistaminen Pipedrivessa tai sähköpostin lähettäminen sähköpostiosoitteesta, joka on synkronoitu Pipedrive-tiliisi.
Huomio: Tietojen tuominen Pipedrive-tilillesi ei laukaise automaatioita, paitsi tuonnit, jotka päivittävät tai poistavat liidit.

Automaation luominen

Huomio: Tutustu automaation työkaluun visuaalisen oppaan avulla viikoittaisessa webinaarissamme.

Päästäksesi automaation ominaisuuteen, klikkaa “... (lisää) välilehti > Automaatiot.

Aloittaaksesi automaation luomisen, klikkaa + Lisää automaatio” nappia, joka löytyy automaatio-sivun ylälaidasta.

Kun olet klikannut, anna nimi (ja kuvaus, jos hyödyllinen) tarkoittamallesi automaatiolle – älä huoli, voit muokata nimeä myöhemmin – ja klikkaa “Tallenna”.

Huomio: Automaation nimi voi olla enintään 120 merkkiä pitkä. Automaation kuvaus voi olla 200 merkkiä pitkä.

Aloittaaksesi automaation suunnittelun, klikkaa “Lisää laukaisija” nappia. Näet sivupalkissa, jossa voit valita kohteen ja tapahtuman, jotka laukaisevat automaation.

Laukaisijaa määrittäessäsi voit valita kuudesta vaihtoehdosta – kauppa, henkilö, aktiviteetti, liidi, organisaatio, ja projekti – joista jokaisella on kolme vaihtoehtoa siitä, mikä tapahtuma laukaisee automaation – luonti, päivitys, tai poisto.

Kun olet valinnut laukaisijan tyypin ja tapahtuman, klikkaa “Käytä laukaisija” nappia.

Kun laukaisijatapahtuma on paikallaan, sinulla on sitten mahdollisuus asettaa ehto (tai ehdot) laukaisullesi. Tässä voit määrittää missä olosuhteissa automaation laukaisee.

Ehdon tallentamisen jälkeen, klikkaa plus merkkiä “+“ valitaksesi seuraavan vaiheesi. Tämä voi olla toinen ehto tai toimintatapahtumasi.

Toimintaa määriteltäessäsi voit valita oletusvaihtoehtojen – henkilö, organisaatio, liidi, kauppa, aktiviteetti, sähköposti, muistiinpanot, kampanjat ja projekti – sekä integraatioiden välillä – Slack, Microsoft Teams, Trello ja Asana. Voit valita toimintatyyppejä, jotka ovat erityisiä jokaiselle vaihtoehdolle.

Huomio: Automatisoinnit, jotka on suunniteltu luomaan uuden kaupan, epäonnistuvat tuossa vaiheessa, jos olet avoimien kauppojen rajassa. Automaatio ei palaa, jos kauppa luodaan myöhemmin manuaalisesti tai lataamisen kautta. Lisätietoja käyttörajoituksista tässä artikkelissa.

Voit lisätä useita toimintoja automaatioosi ja ne suoritetaan aina ylhäältä alaspäin. Esimerkiksi vaihe 3 suoritetaan vasta kun vaihe 2 on suoritettu.

Huomaa kuitenkin, että automaatio tarkistaa vain kerran, onko kaikkien laukaistujen toimintojen ehto täytetty, ellet käytä odota tapahtumaan asti ehtoa. Jos tietyn toiminnon ehtoa ei täytetä, toimintoa ei suoriteta ja järjestelmä ei suorita seuraavaa vaihetta.

Tässä näet, miten voit määrittää automaation, joka siirtää uuden kaupan toiseen putkeen kaupan omistajan mukaan.

Huomio: Kun valitset sähköpostin lähettämisen toimintatapahtumaksi automaatioosi, toimintatapahtuma voi käyttää vain sähköpostiosoitetta, joka on synkronoitu Pipedriveen sähköpostin synkronointi-ominaisuuden avulla. Automaatiota varten ei voida käyttää muita sähköpostiosoitteita tai tilejä.
Huomio: Jos asetat laukaisijan luomaan aktiviteetin ja et aseta päivämäärää tuolle aktiviteettitoiminnolle, se asetetaan samalle päivälle kuin aktiviteettitoiminto. Jos haluat ajoittaa aktiviteetin suoritettavaksi tulevaisuudessa, valitse vaihtoehtoja, kuten “Yhdessä päivässä” tai “seuraavana tiistaina” suhteellisille eräpäiville, jotka ovat suhteessa siihen, milloin toiminto laukaistaan.

Määritelläksesi, ketkä käyttäjät saavat laukaista tämän automaation, tarkista vaihtoehto automaation yläosassa ja valitse haluamasi vaihtoehto.

Huomio: Voit määrittää automaation, joka lähettää sähköposteja ja jonka voi laukaista mikä tahansa tilisi käyttäjä, sähköpostin synkronointiominaisuuden kautta. Sähköposti lähetetään aina automaation luoneelta käyttäjältä. Jos haluat laukaista sähköpostin omasta sähköpostiosoitteestasi, sinun on määritettävä oma automaatiosi.

Kun olet tehnyt kaikki valintasi ja suunnitellut automaation, klikkaa Tallenna” nappia tehdäksesi automaation lopulliseksi.

Kun tallennat automaation, se tulee näkyviin automaatioiden listanäkymään.


Automatisointiluettelo

Voit myös tarkastella kaikkia luotuja automaatioita, mukaan lukien koko yrityksen Pipedrive-tilille luodut automaatiot, järjestää päivitettämisajan mukaan ja soveltaa suodattimia.

Voit muokata, poistaa tai merkitä automaatiot aktiivisiksi tai epäaktiivisiksi. Jos automaatio on merkitty epäaktiiviseksi, laukaisu- ja toimintatoiminnot eivät tapahdu.

Epäaktiiviset automaatiot ovat harmaana, jotta voit nopeasti ymmärtää, mitkä automaatiot ovat tällä hetkellä aktiivisia Pipedrive-tililläsi.

Lue lisää automatisointiluettelon käytöstä tästä artikkelista.


Automaatioiden siirto

Olipa käyttäjä jättämässä yritystä tai vain ottamassa vapaata, saattaa olla tarpeen, että toisella käyttäjällä on pääsy heidän automaatioihinsa vianmääritystä tai niiden määrittämistä varten jonkun muun tehtäväksi. Tämä voidaan tehdä siirtämällä olemassa olevia automaatioita.

Käyttäjät ja oikeudet

Vain seuraavat käyttäjätyypit voivat siirtää automaatioita:

  • Globaali sovellus ylläpitäjä käyttäjät voivat siirtää minkä tahansa automaation itselleen tai muille globaalin sovelluksen ylläpitäjille
  • Kaupat-sovellus ylläpitäjä käyttäjät sekä globaalit tavalliset käyttäjät joilla on lupa ”Lisää automaatioita” voivat siirtää omia automaatioitaan globaalin sovelluksen ylläpitäjille

Omistajuuden siirto

Yksittäinen siirto

Avaa automaatioesikatselu. Voit joko napsauttaa kynäkuvaketta siirryttäessäsi omistajan nimen päälle vasemmalla puolella, tai napsauttaa ”...” oikealla puolella ja ”Siirrä omistajuus”.

Joukkosiirto

Luettelonäkymässä, napsauta ”Valitse useita” näytön oikealla puolella ja merkitse ne automaatioiden valintaruudut, jotka haluat siirtää.

Sitten, napsauta ”Siirrä omistajuus”.

Kun napsautat ”Siirrä omistajuus”, sinun on valittava käyttäjä, jolle haluat siirtää automaation.

Ennen siirron viimeistelyä, näet vastuuvapautuslausekkeen, jossa on luettelo tapahtumista, jotka tapahtuvat kun automaatio siirretään. Vastuuvapautuslausekkeen tapahtumat saattavat vaihdella automaation vaiheiden mukaan (esim. jos on aktiivisia odottavia suorituksia, jos integraatio on asennettu ja sitä käytetään automaatiossa).

Muista lukea tämä vastuuvapautuslauseke huolellisesti ennen jatkamista.

Vastuuvapautuslausekekehotteessa voit peruuttaa kyseisen automaation odottavat suoritukset. Jos ruutu on merkitty, kaikki odottavat suoritukset peruutetaan eivätkä ne toteudu. Esimerkiksi, jos automaatio on määritetty lähettämään sähköposti 5 päivää laukaisun jälkeen ja nuo suoritukset ovat edelleen kesken, ne peruutetaan eikä sähköpostia lähetetä.

Huomaa: Jos päätät olla peruuttamatta odottavia suorituksia, automaatiot jatkavat toimintaansa ja suorituksen omistaja ennen siirtoa pystyy näkemään suoritukset automaation historiavälilehdessä.

Kun automaatio on siirretty, se ilmestyy vastaanottavan omistajan automaatioluetteloon. Automaatio siirretään ei-aktiivisessa tilassa, joten vastaanottava omistaja pystyy tarkastelemaan automaatiota ja tekemään tarvittaessa vianmääritystä.

Siirretty etiketti lisätään automaatioon osoittamaan, että se on siirretty.

Huomaa: Siirretty-etiketti häviää automaatiosta kolmen päivän kuluttua.

Nyt vastaanottava omistaja pystyy määrittämään automaation – mukaan lukien muokkaamisen ja aktivoinnin.

Oliko tämä artikkeli hyödyllinen?

Kyllä

Ei

Aiheeseen liittyviä artikkeleita

Kysyttävää?

Ota meihin yhteyttä