Tietokanta

Automaatiot

Jos huomaat toistavasi samoja hallinnollisia tehtäviä Pipedrive:ssa – aikatauluttaessasi saman aktiviteetin kaupan siirtämisen jälkeen tiettyyn vaiheeseen putkessasi – voi olla, että yrityksesi etu on automatisoida nämä tehtävät, jotta voit keskittyä tärkeisiin asioihin, jotka tekevät liiketoiminnastasi menestyvän.

Automaatiot Pipedrive:ssa koostuvat kahdesta osasta – laukaisevasta tapahtumasta ja toimintatapahtumasta.

• Laukaiseva tapahtuma on “jos” osa jos-sitten kaavaa: Ennen automaation tapahtumista tämä ohjelmoitu toimi on suoritettava.
  Tämä voi olla henkilön, organisaation, aktiviteetin tai kaupan luominen, päivittäminen tai poistaminen Pipedrive:ssa.
• Toimintatapahtuma on “sitten” osa jos-sitten kaavaa: Kun laukaiseva tapahtuma on tapahtunut, tämä on toimi, jonka haluat toteuttaa.
  Tämä voi olla henkilön, organisaation, aktiviteetin tai kaupan luominen, päivittäminen tai poistaminen Pipedrive:ssa, tai sähköpostin lähettäminen sähköpostiosoitteesta, joka on synkronoitu Pipedrive-tilillesi.

Automaation luominen

Päästäksesi automaatio-ominaisuuteen, napsauta “...” (lisää) välilehteä > Automaatiot.

Aloittaaksesi automaation luomisen, napsauta “+ Automaatiota” -painiketta automaatiosivun oikeassa yläkulmassa.

Aloittaaksesi automaation suunnittelun, napsauta “Lisää laukaiseva tekijä” -painiketta. Näet sivupaneelin, josta voit valita kohteen ja tapahtuman, joka laukaisee automaation.

Kun määrität laukaisevaa tekijää, voit valita kuuden vaihtoehdon välillä – kauppa, henkilö, toiminta, liidi, organisaatio ja projekti – ja kolmesta vaihtoehdosta, mikä tapahtuma liittyen siihen kohteeseen laukaisee automaation – luominen, päivittäminen tai poistaminen.

Kun olet valinnut laukaisevan tekijän tyypin ja laukaisevan tekijän tapahtuman, napsauta “Hyväksy laukaiseva tekijä” -painiketta.

Kun laukaiseva tapahtuma on asetettu, sinulla on sitten mahdollisuus lisätä ehto (tai ehtoja) laukaisevalle tekijälle. Täällä voit määrittää, millä edellytyksillä automaatio laukaistaan.

Kun olet tallentanut ehtosi, napsauta plus-merkkiä “+“ valitaksesi seuraavan askeleesi. Tämä voi olla toinen ehto tai toimintatapahtumasi.

Toiminnan määrittämisessä voit valita oletusvaihtoehtojen välillä – henkilö, organisaatio, liidi, kauppa, toiminta, sähköposti, muistiinpanot, kampanjat, projektit ja webhookit – sekä integraatioiden välillä – Slack, Microsoft Teams, Trello ja Asana. Voit valita toimenpiteen tyyppejä, jotka ovat spesifisiä jokaiselle vaihtoehdolle.

Voit lisätä useita toimenpiteitä automaatioosi, ja ne suoritetaan aina ylhäältä alas listalla. Esimerkiksi vaihetta 3 suoritetaan vasta, kun vaihe 2 on valmis.

Huomaa kuitenkin, että automaatiot tarkistavat vain kerran, onko jokaisen laukaistun toimenpiteen ehto täytetty, ellei käytät wait event -ehtoa. Jos tietyn toimenpiteen ehto ei täyty, toimenpidettä ei suoriteta, eikä järjestelmä suorita seuraavaa vaihetta.

Täällä näet, miten voit luoda automaation, joka siirtää uuden kauppasi toiseen putkeen ostoprosessin omistajan mukaan.

Määrittääksesi, mitkä käyttäjät voivat laukaista tämän automaation, tarkista valinta automaation yläosassa ja valitse haluamasi vaihtoehto.

Kun olet tehnyt kaikki valintasi ja suunnitellut automaationsa, napsauta “Tallenna” -painiketta viimeistelläksesi automaatiosi.

Kun olet tallentanut automaattosi, se näkyy automaattien luettelonäkymässä.

Automaatioiden luettelonäkymä

Voit myös tarkastella kaikkia luomiasi automaatioita yhdessä koko yrityksen Pipedrive-tilille luotujen automaatioiden kanssa, lajitella päivitetyn ajan mukaan ja käyttää suodattimia.

Voit muokata, poistaa tai merkitä automaatioita aktiivisiksi tai passiivisiksi. Jos automaatio on merkitty passiiviseksi, laukaisija- ja toimintofunktioita ei suoriteta.

Passiiviset automaatiot on harmaantuneet, jotta voit nopeasti ymmärtää, mitkä automaatiot ovat tällä hetkellä aktiivisia Pipedrive-tililläsi.

Lisätietoja automaatioiden luettelonäkymästä saat tästä artikkelista.

Siirtoautomatisoinnit

Olipa käyttäjä poistumassa yrityksestä tai vain pitäen vapaata, toinen käyttäjä saattaa tarvita pääsyä heidän automatisointeihinsa vianmääritystä tai niiden siirtämistä varten jollekin muulle. Tämä voidaan tehdä siirtämällä olemassa olevat automatisoinnit.

Käyttäjät ja oikeudet

Vain seuraavanlaiset käyttäjätyypit voivat siirtää automatisointeja:

• Globaali sovellus ylläpitäjä käyttäjät voivat siirtää minkä tahansa automaation itselleen tai mille tahansa muulle globaalille sovellus ylläpitäjälle
• Kauppasovellus ylläpitäjä käyttäjät ja globaalit tavalliset käyttäjät joilla on oikeus ”Lisää automatisointeja” voivat siirtää omat automatisointinsa globaalille sovellus ylläpitäjälle

Omistajuuden siirto

Yksittäinen siirto

Avaa automatisoinnin esikatselu. Kun viet hiiren omistajan nimen päälle vasemmalla, napsauta lyijykynäikonista tai napsauta ”...” oikealla ja “Siirrä omistajuus.”

Massasiirto

Luettelonäkymässä napsauta ”Valitse useita” oikeassa reunassa ja merkitse ne automaatiot, jotka haluat siirtää.

Napsauta sitten “Siirrä omistajuus”.

Kun napsautat “Siirrä omistajuus”, sinun on valittava käyttäjä, jolle haluat siirtää automatisoinnin.

Ennen siirron viimeistelyä näet vastuuvapausilmoituksen, jossa on luettelo tapahtumista, jotka tapahtuvat, kun automatisointi on siirretty. Ilmoituksessa olevat tapahtumat voivat vaihdella automatisoinnin vaiheiden mukaan (esimerkiksi, jos on aktiivisia odottavia suorituksia, jos integraatio on asennettu ja käytössä automatisoinnissa).

Varmista, että luet tämän vastuuvapausilmoituksen huolellisesti ennen jatkamista.

Vastuuvapausilmoituksessa voit peruuttaa odottavat suoritukset kyseiselle automatisoinnille. Jos rastitat ruudun, kaikki odottavat suoritukset peruutetaan eikä niitä suoriteta. Esim., jos automatisointi on asetettu lähettämään sähköposti viisi päivää laukaisun jälkeen ja nämä suoritukset ovat vielä kesken, ne peruutetaan ja sähköpostia ei lähetetä.

Kun automatisointi on siirretty, se ilmestyy vastaanottajan automatisointilista-näkymään. Automatisointi siirretään inaktivoituna, joten vastaanottaja voi tarkistaa automatisoinnin ja tehdä tarvittaessa vianmäärityksiä.

Automatisointiin lisätään siirretty-merkki osoittamaan, että se on siirretty.

Vastaanottaja voi nyt konfiguroida automatisoinnin – mukaan lukien muokkaaminen ja aktivointi.