Base di conoscenza

Automazione

Se ti ritrovi a ripetere le stesse attività amministrative in Pipedrive - a programmare la stessa attività dopo che un affare è stato spostato in una specifica fase del tuo pipeline - potrebbe essere nell'interesse della tua azienda automatizzare tali compiti, in modo da poterti concentrare sulle cose importanti che fanno prosperare la tua attività.

Le automazioni velocizzano i tuoi processi automatizzando compiti basati su un evento scatenante scelto da te.

Le automazioni in Pipedrive sono composte da due parti: un evento scatenante e un evento d'azione.

• L'evento scatenante è la parte "se" di un'equazione se-allora: prima che l'automazione avvenga, questa azione programmata deve verificarsi.
  Questo può essere la creazione, l'aggiornamento o l'eliminazione di una persona, organizzazione, attività o affare in Pipedrive.
• L'evento d'azione è la parte "allora" di un'equazione se-allora: una volta che l'evento scatenante si è verificato, questa è l'azione che desideri che si verifichi.
  Questo può essere la creazione, l'aggiornamento o l'eliminazione di una persona, organizzazione, attività o affare in Pipedrive, o l'invio di un'email dall'indirizzo email sincronizzato con il tuo account Pipedrive.

Creare un'automazione

Per accedere alla funzione di automazione, clicca su “...” (altro) scheda > Automazioni.

Per iniziare a creare un'automazione, clicca sul pulsante “+ Aggiungi automazione”, che si trova in alto a destra nella pagina dell'automazione.

Una volta cliccato, fornisci un nome (e una descrizione, se utile) per la tua automazione prevista - non preoccuparti, questo nome può essere modificato in seguito - e clicca su “Salva”.

Per iniziare a progettare la tua automazione, clicca sul pulsante “Aggiungi trigger”. Vedrai una barra laterale in cui puoi scegliere l'elemento e l'evento che attiveranno la tua automazione.

Quando configuri il tuo trigger, puoi scegliere tra sei opzioni - affare, persona, attività, lead, organizzazione, e progetto - con tre opzioni su quale evento relativo a tale elemento attiverà l'automazione - creazione, aggiornamento, o eliminazione.

Una volta scelto il tipo di trigger e l'evento del trigger, clicca sul pulsante “Applica trigger”.

Con l'evento trigger in posizione, avrai poi l'opzione di applicare una condizione (o condizioni) al tuo trigger. Qui, puoi definire sotto quali circostanze la tua automazione si attiverà.

Dopo aver salvato la tua condizione, clicca sul segno più "+" per scegliere il tuo prossimo passo. Questo può essere un'altra condizione o il tuo evento di azione.

Quando definisci la tua azione, puoi scegliere tra opzioni predefinite - persona, organizzazione, lead, affare, attività, email, note, campagne e progetto - così come integrazioni - Slack, Microsoft Teams, Trello e Asana. Puoi scegliere tipi di azione specifici per ciascuna opzione.

Puoi aggiungere più azioni alla tua automazione e queste verranno sempre eseguite partendo dall'alto e lavorando verso il basso nell'elenco. Ad esempio, il passaggio 3 verrà eseguito solo dopo che il passaggio 2 è terminato.

Tuttavia, nota che le automazioni controllano solo una volta se la condizione per ogni azione innescata è soddisfatta a meno che tu non utilizzi la condizione di attesa fino all'evento. Se una condizione di un'azione specifica non è soddisfatta, l'azione non verrà eseguita e il sistema non eseguirà il passaggio successivo.

Qui puoi vedere come impostare un'automazione che sposta il tuo nuovo affare in un diverso pipeline a seconda del proprietario dell'affare.

Per specificare quali utenti sono autorizzati a innescare questa automazione, controlla l'opzione in alto nell'automazione e seleziona quale opzione preferiresti.

Una volta effettuate tutte le tue scelte e progettata la tua automazione, clicca sul pulsante “Salva” per finalizzare la tua automazione.

Una volta salvata la tua automazione, questa sarà elencata nella vista elenco automazioni.

Vista elenco automazione

È possibile visualizzare tutte le automazioni create insieme alle automazioni create per l'intero account Pipedrive dell'azienda, ordinarle per data di aggiornamento e applicare filtri.

È possibile modificare, eliminare o contrassegnare le automazioni come attive o inattive. Se un'automazione è contrassegnata come inattiva, le funzioni di trigger e azione non si verificheranno.

Le automazioni inattive sono grigie per consentirti di capire rapidamente quali automazioni sono attualmente attive nel tuo account Pipedrive.

Per saperne di più sulla vista elenco automazione, leggi questo articolo.

Trasferimenti di automazioni

Che un utente stia lasciando l'azienda o semplicemente prenda del tempo libero, potrebbe essere necessario che un altro utente abbia accesso alle loro automazioni per risolvere problemi o assegnarle a qualcun altro. Ciò può essere fatto trasferendo le automazioni esistenti.

Utenti e permessi

Solo i seguenti tipi di utenti possono trasferire le automazioni:

• Admin dell'app globale
• Admin dell'app Deals
• Utenti regulari globali con il permesso ”Aggiungi automazioni”

Trasferisci proprietà

Nella vista elenco, fai clic sull'automazione che desideri trasferire per aprire l'anteprima dell'automazione. Quindi, fai clic su ”...” e “Trasferisci proprietà”.

Qui sarai in grado di selezionare l'utente a cui desideri trasferire l'automazione.

Prima di concludere il trasferimento, vedrai un avvertimento con un elenco di eventi che si verificheranno una volta trasferita l'automazione. Gli eventi nell'avviso possono variare a seconda dei passaggi dell'automazione (ad es., se ci sono esecuzioni in sospeso attive, se un'integrazione è installata e utilizzata in un'automazione). Assicurati di leggere attentamente questo avvertimento prima di procedere.

Nel prompt dell'avviso è possibile annullare le esecuzioni in sospeso per quell'automazione. Se si spunta la casella, eventuali esecuzioni in sospeso verranno annullate e non eseguite. Ad es., se l'automazione è configurata per inviare un'email 5 giorni dopo un trigger e quelle esecuzioni sono ancora in corso, verranno annullate e l'email non verrà inviata.

Una volta trasferita l'automazione, essa apparirà nella vista elenco delle automazioni del proprietario ricevente. L'automazione viene trasferita in uno stato inattivo, quindi il proprietario ricevente può esaminare l'automazione e risolvere eventuali problemi se necessario.

L'automazione avrà una etichetta di trasferimento aggiunta per indicare che è stata trasferita.

Il proprietario ricevente può ora configurare l'automazione, compresa la modifica e l'attivazione.