Base di conoscenza

Automazioni

Se ti trovi a ripetere le stesse attività amministrative in Pipedrive - pianificando la stessa attività dopo che un affare è stato spostato in una specifica fase nel tuo pipeline - potrebbe essere nell'interesse della tua azienda automatizzare tali attività, in modo da poterti concentrare sulle cose importanti che fanno prosperare la tua attività.

Automazioni in Pipedrive sono composte da due parti - un evento di trigger e un evento di azione.

• L'evento di trigger è la parte “se” di un'equazione se-allora: Prima che l'automazione si verifichi, questa azione programmata deve verificarsi.
  Questo può essere la creazione, l'aggiornamento o l'eliminazione di una persona, organizzazione, attività o affare in Pipedrive.
• L'evento di azione è la parte “allora” di un'equazione se-allora: Una volta che l'evento di trigger è avvenuto, questa è l'azione che desideri sia eseguita.
  Questo può essere la creazione, l'aggiornamento o l'eliminazione di una persona, organizzazione, attività o affare in Pipedrive, o l'invio di un'email dall'indirizzo email sincronizzato con il tuo account Pipedrive.

Creazione di un'automazione

Per accedere alla funzione di automazione, fai clic su "..." (altro) tab > Automazioni.

Per iniziare a creare un'automazione, fai clic sul pulsante “+ Automazione" in alto a destra della pagina di automazione.

Per iniziare a progettare la tua automazione, fai clic sul pulsante “Aggiungi trigger". Vedrai una barra laterale in cui potrai scegliere l'elemento e l'evento che triggeranno la tua automazione.

Quando configuri il tuo trigger, puoi scegliere tra sei opzioni - trattativa, persona, attività, lead, organizzazione, e progetto - con tre opzioni di quale evento relativo a quell'elemento triggererà l'automazione - creazione, aggiornamento, o cancellazione.

Una volta scelto il tipo di trigger e l'evento del trigger, fai clic sul pulsante "Applica trigger".

Con l'evento del trigger in atto, avrai poi l'opzione di applicare una condizione (o condizioni) al tuo trigger. Qui, puoi definire in quali circostanze si attiverà la tua automazione.

Dopo aver salvato la tua condizione, fai clic sul segno più "+" per scegliere il tuo prossimo passo. Questo può essere un'altra condizione o il tuo evento di azione.

Quando definisci la tua azione, puoi scegliere tra le opzioni predefinite - persona, organizzazione, lead, trattativa, attività, email, note, campagne,progetti ewebhook - così come le integrazioni - Slack, Microsoft Teams, Trello e Asana. Sei in grado di scegliere i tipi di azione specifici per ciascuna opzione.

Puoi aggiungere più azioni alla tua automazione, e saranno sempre eseguite dall'alto verso il basso. Ad esempio, il passaggio 3 sarà eseguito solo dopo che il passaggio 2 è stato completato.

Tuttavia, nota che le automazioni controlleranno solo una volta se la condizione per ogni azione innescata è soddisfatta a meno che tu non usi la condizione aspetta fino all'evento. Se una condizione di una specifica azione non è soddisfatta, l'azione non sarà eseguita e il sistema non eseguirà il passaggio successivo.

Qui, puoi vedere come creare un'automazione che sposta la tua nuova trattativa in un pipeline diverso a seconda del proprietario della trattativa.

Per specificare quali utenti possono attivare questa automazione, seleziona l'opzione in alto nell'automazione e seleziona l'opzione che preferisci.

Una volta effettuate tutte le tue scelte e progettata la tua automazione, fai clic sul pulsante "Salva" per finalizzare la tua automazione.

Una volta salvata l'automazione, essa sarà elencata nella vista elenco delle automazioni.

Vista elenco automazioni

Puoi anche visualizzare tutte le automazioni create insieme alle automazioni create per l'intero account Pipedrive dell'azienda, ordinare per tempo di aggiornamento e applicare filtri.

Puoi modificare, eliminare o contrassegnare le automazioni come attive o inattive. Se un'automazione è contrassegnata come inattiva, le funzioni di trigger e azione non si verificheranno.

Le automazioni inattive sono sbiadite per consentirti di capire rapidamente quali automazioni sono attualmente attive nel tuo account Pipedrive.

Scopri di più sulla vista elenco automazioni in questo articolo.

Trasferimento automazioni

Che un utente stia lasciando l'azienda o semplicemente si stia prendendo del tempo libero, un altro utente potrebbe aver bisogno di accedere alle loro automazioni per risolvere problemi o assegnarle a qualcun altro. Questo può essere fatto trasferendo le automazioni esistenti.

Utenti e permessi

Solo i seguenti tipi di utenti possono trasferire automazioni:

• Admin dell'app globale gli utenti possono trasferire qualsiasi automazione a se stessi o a qualsiasi altro amministratore dell'app globale
• Admin dell'app Deals gli utenti e utenti regolari globali con la autorizzazione "Aggiungi automazioni" possono trasferire le loro automazioni agli admin dell'app globale

Trasferimento proprietà

Trasferimento singolo

Apri l'anteprima dell'automazione. Quando passi sopra il nome del proprietario sulla sinistra, clicca l'icona della matita, o clicca "..." sulla destra e "Trasferisci proprietà".

Trasferimento multiplo

Nella vista a elenco, fai clic su "Seleziona più" sul lato destro dello schermo e segna le caselle delle automazioni che vuoi trasferire.

Poi, clicca su "Trasferisci proprietà".

Quando clicchi su "Trasferisci proprietà" devi selezionare l'utente al quale vuoi trasferire l'automazione.

Prima di completare il trasferimento, vedrai un avviso con un elenco di eventi che avverranno una volta trasferita l'automazione. Gli eventi nell'avviso possono variare a seconda dei passaggi dell'automazione (ad esempio, se ci sono esecuzioni in sospeso attive, se c'è un'integrazione installata e utilizzata in un'automazione).

Assicurati di leggere attentamente questo avviso prima di procedere.

Nella finestra di avviso hai la possibilità di annullare le esecuzioni in sospeso per quell'automazione. Se spunti la casella, qualsiasi esecuzione in sospeso verrà annullata e non eseguita. Ad esempio, se l'automazione è configurata per inviare un'email 5 giorni dopo un trigger e queste esecuzioni sono ancora in corso, verranno annullate e l'email non verrà inviata.

Una volta trasferita l'automazione, apparirà nella vista elenco delle automazioni del proprietario che la riceve. L'automazione viene trasferita in uno stato inattivo, quindi il proprietario che la riceve può esaminare l'automazione e fare qualsiasi risoluzione dei problemi se necessario.

L'automazione avrà un'etichetta trasferita aggiunta per indicare che è stata trasferita.

Il proprietario che riceve ora può configurare l'automazione, inclusa la modifica e l'attivazione.