Base di conoscenza

Automazioni

Se ti trovi a ripetere gli stessi compiti amministrativi in Pipedrive – programmando la stessa attività dopo che un affare è stato spostato in una fase specifica del tuo pipeline – allora potrebbe essere nell'interesse della tua azienda automatizzare quei compiti, così puoi concentrarti sulle cose importanti che fanno prosperare il tuo business.

Automazioni in Pipedrive sono composte da due parti – un evento di attivazione e un evento d'azione.

• L'evento di attivazione è la parte “se” di un'equazione se-allora: Prima che l'automazione si verifichi, questa azione programmata deve avvenire.
  Questo può essere la creazione, l'aggiornamento o la cancellazione di una persona, un'organizzazione, un'attività o un affare in Pipedrive.
• L'evento d'azione è la parte “allora” di un'equazione se-allora: Una volta che l'evento di attivazione si è verificato, questa è l'azione che desideri si verifichi.
  Questo può essere la creazione, l'aggiornamento o la cancellazione di una persona, un'organizzazione, un'attività o un affare in Pipedrive, oppure l'invio di un'email dall'indirizzo email sincronizzato con il tuo account Pipedrive.

Creare un'automazione

Per accedere alla funzione di automazione, fai clic sulla scheda “...” (di più) > Automazioni.

Per iniziare a creare un'automazione, fai clic sul pulsante “+ Automazione” nell'angolo in alto a destra della pagina dell'automazione.

Per iniziare a progettare la tua automazione, fai clic sul pulsante “Aggiungi attivatore”. Vedrai una barra laterale dove puoi scegliere l'elemento e l'evento che attiveranno la tua automazione.

Quando configuri il tuo attivatore, puoi scegliere tra sei opzioni – affare, persona, attività, lead, organizzazione, e progetto – con tre opzioni di quale evento relativo a quell'elemento attiverà l'automazione – creazione, aggiornamento, o eliminazione.

Una volta scelto il tipo di attivatore e l'evento dell'attivatore, fai clic sul pulsante “Applica attivatore”.

Con l'evento dell'attivatore in atto, avrai quindi l'opzione di applicare una condizione (o condizioni) al tuo attivatore. Qui puoi definire in quali circostanze la tua automazione si attiverà.

Dopo aver salvato la tua condizione, fai clic sul segno più “+“ per scegliere il tuo prossimo passo. Questo può essere un'altra condizione o il tuo evento di azione.

Quando definisci la tua azione, puoi scegliere tra opzioni predefinite – persona, organizzazione, lead, affare, attività, email, note, campagne, progetti e webhook– così come integrazioni – Slack, Microsoft Teams, Trello e Asana. Puoi scegliere tipi di azione specifici per ciascuna opzione.

Puoi aggiungere più azioni alla tua automazione, e saranno sempre eseguite dall'alto verso il basso nell'elenco. Ad esempio, il passo 3 verrà eseguito solo dopo che il passo 2 è stato completato.

Tuttavia, nota che le automazioni controlleranno solo una volta se la condizione per ogni azione attivata è soddisfatta, a meno che tu non utilizzi la condizione aspetta fino all'evento. Se una condizione di un'azione specifica non è soddisfatta, l'azione non verrà eseguita e il sistema non eseguirà il passo successivo.

Qui puoi vedere come impostare un'automazione che sposta il tuo nuovo affare in un diverso pipeline a seconda del proprietario dell'affare.

Per specificare quali utenti possono attivare questa automazione, controlla l'opzione in cima all'automazione e seleziona quale opzione preferisci.

Una volta effettuate tutte le tue scelte e progettata la tua automazione, fai clic sul pulsante “Salva” per finalizzare la tua automazione.

Una volta salvata la tua automazione, verrà elencata nella vista elenco automazioni.

Visualizzazione elenco automazioni

Puoi anche visualizzare tutte le automazioni create insieme alle automazioni che sono state create per l'intero account Pipedrive dell'azienda, ordinare per tempo di aggiornamento e applicare filtri.

Puoi modificare, eliminare o contrassegnare le automazioni come attive o inattive. Se un'automazione è contrassegnata come inattiva, le funzioni di attivazione e azione non verranno eseguite.

Le automazioni inattive sono grigiate per consentirti di comprendere rapidamente quali automazioni sono attualmente attive nel tuo account Pipedrive.

Scopri di più sulla visualizzazione dell'elenco delle automazioni in questo articolo.

Automazioni di trasferimento

Che un utente stia lasciando l'azienda o stia semplicemente prendendo un congedo, un altro utente potrebbe aver bisogno di accesso alle sue automazioni per risolvere problemi o assegnarle a qualcun altro. Questo può essere fatto trasferendo le automazioni esistenti.

Utenti e permessi

Solo i seguenti tipi di utenti possono trasferire automazioni:

• Amministratori dell'app globale possono trasferire qualsiasi automazione a se stessi o ad altri amministratori dell'app globale
• Amministratori dell'app Deals e utenti regolari globali con il permesso ”Aggiungi automazioni” possono trasferire le proprie automazioni agli amministratori dell'app globale

Trasferimento della proprietà

Trasferimento singolo

Apri l'anteprima dell'automazione. Quando passi con il mouse sul nome del proprietario a sinistra, fai clic sull'icona della matita, oppure fai clic su ”...” a destra e “Trasferisci proprietà.”

Trasferimento in blocco

Nella vista elenco, fai clic su ”Seleziona più elementi” sul lato destro dello schermo e contrassegna le caselle delle automazioni che desideri trasferire.

Quindi, fai clic su “Trasferisci proprietà”.

Cliccando su “Trasferisci proprietà” devi selezionare l'utente a cui desideri trasferire l'automazione.

Prima di completare il trasferimento, vedrai un avviso con un elenco di eventi che accadranno una volta che l'automazione sarà trasferita. Gli eventi nell'avviso possono variare a seconda dei passaggi dell'automazione (ad esempio, se ci sono esecuzioni in sospeso attive, se è installata e utilizzata un'integrazione in un'automazione).

Assicurati di leggere attentamente questo avviso prima di procedere.

Nell'avviso puoi cancellare le esecuzioni in sospeso per quell'automazione. Se selezioni la casella, tutte le esecuzioni in sospeso saranno annullate e non verranno eseguite. Ad esempio, se l'automazione è configurata per inviare un'email 5 giorni dopo un attivatore e quelle esecuzioni sono ancora in corso, verranno annullate e l'email non sarà inviata.

Una volta trasferita, l'automazione apparirà nella vista elenco delle automazioni del proprietario ricevente. L'automazione viene trasferita in uno stato inattivo, quindi il proprietario ricevente può rivedere l'automazione e fare eventuali risoluzioni dei problemi se necessario.

L'automazione avrà un'etichetta di trasferimento aggiunta per indicare che è stata trasferita.

Il proprietario ricevente può ora configurare l'automazione, inclusi modifica e attivazione.