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Automazione
Creare un'automazione
Vista elenco automazione
Trasferimenti di automazioni

Questo articolo è stato prodotto utilizzando la traduzione automatica.

Automations

YS
Yssel Salas, 16 novembre 2023
Nota: Questa funzione è disponibile solo su piani Advanced e superiori. Questo articolo presenta la versione più recente della nostra funzione di automazione e potrebbe differire da quella nel tuo account. Se non hai la versione più aggiornata e desideri utilizzarla, contatta il nostro team di supporto.

Automazione

Nota: Solo gli amministratori globali in Pipedrive possono creare automazioni a meno che tale autorizzazione non sia stata abilitata per gli altri utenti nel profilo di autorizzazioni dell'account aziendale Pipedrive. Per saperne di più sui profili di autorizzazione, consulta questo articolo.

Se ti ritrovi a ripetere le stesse attività amministrative in Pipedrive - a programmare la stessa attività dopo che un affare è stato spostato in una specifica fase del tuo pipeline - potrebbe essere nell'interesse della tua azienda automatizzare tali compiti, in modo da poterti concentrare sulle cose importanti che fanno prosperare la tua attività.

Le automazioni velocizzano i tuoi processi automatizzando compiti basati su un evento scatenante scelto da te.

Le automazioni in Pipedrive sono composte da due parti: un evento scatenante e un evento d'azione.

  • L'evento scatenante è la parte "se" di un'equazione se-allora: prima che l'automazione avvenga, questa azione programmata deve verificarsi.
    Questo può essere la creazione, l'aggiornamento o l'eliminazione di una persona, organizzazione, attività o affare in Pipedrive.
  • L'evento d'azione è la parte "allora" di un'equazione se-allora: una volta che l'evento scatenante si è verificato, questa è l'azione che desideri che si verifichi.
    Questo può essere la creazione, l'aggiornamento o l'eliminazione di una persona, organizzazione, attività o affare in Pipedrive, o l'invio di un'email dall'indirizzo email sincronizzato con il tuo account Pipedrive.
Nota: L'importazione dei dati nel tuo account Pipedrive non attiva alcuna azione all'interno delle automazioni, ad eccezione delle importazioni che aggiornano o eliminano lead.

Creare un'automazione

Nota: Per una guida visiva dettagliata allo strumento di automazione, controlla il nostro webinar settimanale.

Per accedere alla funzione di automazione, clicca su “... (altro) scheda > Automazioni.

Per iniziare a creare un'automazione, clicca sul pulsante “+ Aggiungi automazione”, che si trova in alto a destra nella pagina dell'automazione.

Una volta cliccato, fornisci un nome (e una descrizione, se utile) per la tua automazione prevista - non preoccuparti, questo nome può essere modificato in seguito - e clicca su “Salva”.

Nota: Il nome dell'automazione può essere lungo fino a 120 caratteri. La descrizione dell'automazione può essere lunga 200 caratteri.

Per iniziare a progettare la tua automazione, clicca sul pulsante “Aggiungi trigger”. Vedrai una barra laterale in cui puoi scegliere l'elemento e l'evento che attiveranno la tua automazione.

Quando configuri il tuo trigger, puoi scegliere tra sei opzioni - affare, persona, attività, lead, organizzazione, e progetto - con tre opzioni su quale evento relativo a tale elemento attiverà l'automazione - creazione, aggiornamento, o eliminazione.

Una volta scelto il tipo di trigger e l'evento del trigger, clicca sul pulsante “Applica trigger”.

Con l'evento trigger in posizione, avrai poi l'opzione di applicare una condizione (o condizioni) al tuo trigger. Qui, puoi definire sotto quali circostanze la tua automazione si attiverà.

Dopo aver salvato la tua condizione, clicca sul segno più "+" per scegliere il tuo prossimo passo. Questo può essere un'altra condizione o il tuo evento di azione.

Quando definisci la tua azione, puoi scegliere tra opzioni predefinite - persona, organizzazione, lead, affare, attività, email, note, campagne e progetto - così come integrazioni - Slack, Microsoft Teams, Trello e Asana. Puoi scegliere tipi di azione specifici per ciascuna opzione.

Nota: Le automazioni impostate per creare un nuovo affare non riusciranno in quel passaggio se si è al limite di affari aperti. L'automazione non riprenderà se questo affare viene creato successivamente manualmente o tramite un caricamento. Per saperne di più sui limiti di utilizzo in questo articolo.

Puoi aggiungere più azioni alla tua automazione e queste verranno sempre eseguite partendo dall'alto e lavorando verso il basso nell'elenco. Ad esempio, il passaggio 3 verrà eseguito solo dopo che il passaggio 2 è terminato.

Tuttavia, nota che le automazioni controllano solo una volta se la condizione per ogni azione innescata è soddisfatta a meno che tu non utilizzi la condizione di attesa fino all'evento. Se una condizione di un'azione specifica non è soddisfatta, l'azione non verrà eseguita e il sistema non eseguirà il passaggio successivo.

Qui puoi vedere come impostare un'automazione che sposta il tuo nuovo affare in un diverso pipeline a seconda del proprietario dell'affare.

Nota: Quando scegli di inviare un'email come evento di azione nella tua automazione, l'evento di azione sarà in grado di utilizzare solo l'indirizzo email sincronizzato con Pipedrive tramite la funzione di sincronizzazione delle email. Nessun altro indirizzo email o account può essere utilizzato a scopi di automazione.
Nota: Se imposti un trigger per creare un'attività e non imposti una data per quell'azione di attività, sarà impostata per lo stesso giorno dell'azione di attività. Per programmare un'attività per una data futura, scegli opzioni come “tra un giorno” o “il prossimo martedì” per le date di scadenza relative a quando l'azione è stata innescata.

Per specificare quali utenti sono autorizzati a innescare questa automazione, controlla l'opzione in alto nell'automazione e seleziona quale opzione preferiresti.

Nota: Puoi impostare un'automazione che invia email ad essere innescata da qualsiasi utente nel tuo account tramite la funzione di sincronizzazione delle email. Tuttavia, l'email verrà sempre inviata dall'utente che ha creato l'automazione. Se vuoi innescare un'email dal tuo indirizzo email, dovrai impostare la tua automazione.

Una volta effettuate tutte le tue scelte e progettata la tua automazione, clicca sul pulsante Salva” per finalizzare la tua automazione.

Una volta salvata la tua automazione, questa sarà elencata nella vista elenco automazioni.


Vista elenco automazione

È possibile visualizzare tutte le automazioni create insieme alle automazioni create per l'intero account Pipedrive dell'azienda, ordinarle per data di aggiornamento e applicare filtri.

È possibile modificare, eliminare o contrassegnare le automazioni come attive o inattive. Se un'automazione è contrassegnata come inattiva, le funzioni di trigger e azione non si verificheranno.

Le automazioni inattive sono grigie per consentirti di capire rapidamente quali automazioni sono attualmente attive nel tuo account Pipedrive.

Per saperne di più sulla vista elenco automazione, leggi questo articolo.


Trasferimenti di automazioni

Che un utente stia lasciando l'azienda o semplicemente prenda del tempo libero, potrebbe essere necessario che un altro utente abbia accesso alle loro automazioni per risolvere problemi o assegnarle a qualcun altro. Ciò può essere fatto trasferendo le automazioni esistenti.

Utenti e permessi

Solo i seguenti tipi di utenti possono trasferire le automazioni:

Trasferisci proprietà

Nella vista elenco, fai clic sull'automazione che desideri trasferire per aprire l'anteprima dell'automazione. Quindi, fai clic su ”...” e “Trasferisci proprietà”.

Qui sarai in grado di selezionare l'utente a cui desideri trasferire l'automazione.

Prima di concludere il trasferimento, vedrai un avvertimento con un elenco di eventi che si verificheranno una volta trasferita l'automazione. Gli eventi nell'avviso possono variare a seconda dei passaggi dell'automazione (ad es., se ci sono esecuzioni in sospeso attive, se un'integrazione è installata e utilizzata in un'automazione). Assicurati di leggere attentamente questo avvertimento prima di procedere.

Nel prompt dell'avviso è possibile annullare le esecuzioni in sospeso per quell'automazione. Se si spunta la casella, eventuali esecuzioni in sospeso verranno annullate e non eseguite. Ad es., se l'automazione è configurata per inviare un'email 5 giorni dopo un trigger e quelle esecuzioni sono ancora in corso, verranno annullate e l'email non verrà inviata.

Nota: Se scegli di non annullare le esecuzioni in sospeso, le automazioni continueranno a funzionare e il proprietario dell'esecuzione prima del trasferimento sarà in grado di vedere le esecuzioni per l'automazione nella loro scheda cronologia.

Una volta trasferita l'automazione, essa apparirà nella vista elenco delle automazioni del proprietario ricevente. L'automazione viene trasferita in uno stato inattivo, quindi il proprietario ricevente può esaminare l'automazione e risolvere eventuali problemi se necessario.

L'automazione avrà una etichetta di trasferimento aggiunta per indicare che è stata trasferita.

Nota: L'etichetta trasferita scomparirà dall'automazione dopo tre giorni.

Il proprietario ricevente può ora configurare l'automazione, compresa la modifica e l'attivazione.

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