Base di conoscenza

Automatizzazioni

Se ti ritrovi a ripetere le stesse attività amministrative in Pipedrive - programmare la stessa attività dopo che un'affare è stato spostato in una specifica fase nel tuo pipeline - potrebbe essere nell'interesse della tua azienda automatizzare tali attività, in modo da poterti concentrare sulle cose importanti che fanno prosperare la tua attività.

Automatizzazioni in Pipedrive sono composte da due parti - un evento di trigger e un evento di azione.

• L'evento di trigger è la parte del “se” di un’equazione se-allora: Prima che avvenga l'automazione, questa azione programmata deve avvenire.
  Questo può essere la creazione, l'aggiornamento o l'eliminazione di una persona, organizzazione, attività o affare in Pipedrive.
• L'evento di azione è la parte del “allora” di un’equazione se-allora: Una volta che l'evento di trigger è avvenuto, questa è l'azione che desideri che si verifichi.
  Questo può essere la creazione, l'aggiornamento o l'eliminazione di una persona, organizzazione, attività o affare in Pipedrive, o l'invio di una email dall'indirizzo email sincronizzato con il tuo account Pipedrive.

Creare un'automazione

Per accedere alla funzione di automazione, clicca sull'icona “...” (altro) tab > Automazioni.

Per iniziare a creare un'automazione, clicca sulla icona“+ Automazioni” situata in alto a destra della pagina delle automazioni.

Per iniziare a progettare la tua automazione, clicca sul pulsante “Aggiungi trigger”. Vedrai una barra laterale dove puoi scegliere l'elemento e l'evento che attiveranno la tua automazione.

Nel configurare il tuo trigger, puoi scegliere tra sei opzioni - affare, persona, attività, lead, organizzazione, e progetto - con tre opzioni di quale evento relativo a quello specifico elemento scatenerà l'automazione - creazione, aggiornamento, o cancellazione.

Una volta che hai scelto il tipo di trigger e l'evento del trigger, clicca sul pulsante “Applica trigger” button.

Con l'evento del trigger in posizione, avrai poi l'opzione di applicare una condizione (o condizioni) al tuo trigger. Qui, puoi definire in quali circostanze si attiverà la tua automazione.

Dopo aver salvato la tua condizione, clicca sul segno più “+“ per scegliere il tuo prossimo passo. Questo può essere un'altra condizione o il tuo evento di azione.

Nel definire la tua azione, puoi scegliere tra opzioni predefinite - persona, organizzazione, lead, affare, attività, email, note, campagne, progetti e webhooks -, così come integrazioni - Slack, Microsoft Teams, Trello e Asana. Hai la possibilità di scegliere tipi di azione specifici per ciascuna opzione.

Puoi aggiungere più azioni alla tua automazione, e saranno sempre eseguite dall'alto verso il basso. Ad esempio, il passaggio 3 verrà eseguito solo dopo che il passaggio 2 sarà completato.

Tuttavia, nota che le automazioni controlleranno solo una volta se la condizione per ogni azione scatenata è soddisfatta a meno che non si utilizzi la condizione attendi fino all'evento. Se una condizione di una specifica azione non viene soddisfatta, l'azione non verrà eseguita e il sistema non eseguirà il passaggio successivo.

Qui, puoi vedere come impostare un'automazione che sposta il tuo nuovo affare in un differente flusso di lavoro a seconda del proprietario dell'affare.

Per specificare quali utenti hanno il permesso di attivare questa automazione, controlla l'opzione in cima all'automazione e seleziona quale opzione preferisci.

Una volta che hai fatto tutte le tue scelte e progettato la tua automazione, clicca sul pulsante“Salva” per finalizzare la tua automazione.

Una volta che hai salvato la tua automazione, essa sarà elencata nella vista elenco automazioni.

Vista elenco automazioni

Puoi anche visualizzare tutte le automazioni create insieme alle automazioni create per l'account Pipedrive dell'intera azienda, ordinare per tempo di aggiornamento e applicare filtri.

Puoi modificare, eliminare, o contrassegnare le automazioni come attive o inattive. Se un'automazione è contrassegnata come inattiva, le funzioni trigger e azione non si verificheranno.

Le automazioni inattive sono visualizzate in grigio per consentirti di capire rapidamente quali automazioni sono attualmente attive nel tuo account Pipedrive.

Scopri di più sulla vista elenco automazioni in questo articolo.

Trasferimento di automazioni

Che un utente stia lasciando l'azienda o che semplicemente prenda del tempo libero, potrebbe essere necessario che un altro utente abbia accesso alle sue automazioni per risolvere problemi o assegnarle a qualcun altro. Questo può essere fatto trasferendo le automazioni esistenti.

Utenti e permessi

Solo i seguenti tipi di utenti possono trasferire automazioni:

• Global app admin gli utenti possono trasferire qualsiasi automazione a se stessi o ad altri amministratori di app globali
• Deals app admin gli utenti e global regular users con il permesso “Aggiungi automazioni” possono trasferire le loro automazioni agli amministratori di app globali

Trasferisci la proprietà

Trasferimento singolo

Apri l'anteprima dell'automazione. Quando passi il mouse sul nome del proprietario a sinistra, fai clic sull'icona della matita, oppure fai clic su "..." a destra e su "Trasferisci la proprietà".

Trasferimento di massa

Nella visualizzazione in elenco, fai clic su "Seleziona più" sul lato destro dello schermo e segna le caselle di controllo delle automazioni che desideri trasferire.

Poi, fai clic su "Trasferisci la proprietà".

Quando si clicca su "Trasferisci la proprietà" devi selezionare l'utente a cui desideri trasferire l'automazione.

Prima di completare il trasferimento, vedrai una dichiarazione di non responsabilità con un elenco di eventi che si verificheranno una volta trasferita l'automazione. Gli eventi nella mano levata possono variare a seconda dei passaggi di automazione (ad esempio, se ci sono esecuzioni pendenti attive, se è installata un'integrazione e utilizzata in un'automazione).

Assicurati di leggere attentamente questa dichiarazione di non responsabilità prima di procedere.

Nanvel d'avvertimento è possibile annullare le esecuzioni in sospeso per quella automazione. Se spunti la casella, tutte le esecuzioni pendenti saranno annullate e non eseguite. Ad es., se l'automazione è configurata per inviare un'email 5 giorni dopo un trigger e queste esecuzioni sono ancora in corso, verranno annullate e l'email non verrà inviata.

Una volta trasferita l'automazione, apparirà nella vista elenco delle automazioni del nuovo proprietario. L'automazione viene trasferita in uno stato inattivo, quindi il proprietario che la riceve è in grado di esaminare l'automazione e risolvere qualsiasi problema se necessario.

L'automazione avrà un'etichetta di trasferimento aggiunta per indicare che è stata trasferita.

Il proprietario ricevente è ora in grado di configurare l'automazione, compresa la modifica e l'attivazione.