Basis Pengetahuan

Topik
Otomatisasi
Membuat otomatisasi
Tampilan daftar otomatisasi
Transfer otomatisasi
Pengguna dan izin
Transfer kepemilikan

Artikel ini diproduksi dengan menggunakan Penerjemahan Mesin.

Automations

YS
Yssel Salas, 22 Januari 2024
Catatan: Fitur ini hanya tersedia pada rencana Advanced dan yang lebih tinggi. Artikel ini menampilkan versi terbaru fitur otomatisasi kami yang mungkin berbeda dengan yang ada di akun Anda. Jika Anda belum memiliki versi terbaru dan ingin menggunakannya, silakan hubungi tim dukungan kami.

Otomatisasi

Catatan: Hanya pengguna admin global di Pipedrive yang dapat membuat otomatisasi kecuali izin tersebut telah diaktifkan untuk set izin pengguna lain dalam akun Pipedrive perusahaan. Pelajari lebih lanjut tentang set izin di artikel ini.

Jika Anda menemukan diri Anda mengulang tugas administrasi yang sama di Pipedrive - menjadwalkan aktivitas yang sama setelah suatu transaksi telah dipindahkan ke tahap tertentu dalam pipa Anda - maka bisa jadi dalam kepentingan perusahaan Anda untuk mengotomatisasi tugas-tugas tersebut, sehingga Anda dapat fokus pada hal-hal penting yang membuat usaha Anda berkembang.

Otomatisasi di Pipedrive terdiri dari dua bagian - peristiwa pemicu dan peristiwa tindakan.

  • Peristiwa pemicu adalah bagian "jika" dalam persamaan if-then: Sebelum terjadi otomatisasi, tindakan yang diprogram ini harus terjadi.
    Ini bisa berupa pembuatan, pembaruan, atau penghapusan orang, organisasi, aktivitas, atau transaksi di Pipedrive.
  • Peristiwa tindakan adalah bagian "kemudian" dalam persamaan if-then: Begitu peristiwa pemicu terjadi, ini adalah tindakan yang ingin Anda terjadi.
    Ini bisa berupa pembuatan, pembaruan, atau penghapusan orang, organisasi, aktivitas, atau transaksi di Pipedrive, atau pengiriman email dari alamat email yang disinkronkan dengan akun Pipedrive Anda.
Catatan: Mengimpor data ke akun Pipedrive Anda tidak memicu tindakan apa pun dalam otomatisasi kecuali impor yang memperbarui atau menghapus prospek.

Membuat otomatisasi

Catatan: Untuk petunjuk visual mendetail tentang alat otomatisasi, periksa webinar mingguan kami.

Untuk mengakses fitur otomatisasi, klik pada “... (lainnya) tab > Otomatisasi.

Untuk mulai membuat otomatisasi, klik tombol + Tambahkan otomatisasi”, yang ditemukan di bagian kanan atas halaman otomatisasi.

Setelah diklik, berikan nama (dan deskripsi, jika membantu) untuk otomatisasi yang dimaksud – jangan khawatir, nama ini bisa diedit nanti – dan klik “Simpan”.

Catatan: Nama otomatisasi dapat mencapai 120 karakter. Deskripsi otomatisasi dapat mencapai 200 karakter panjangnya.

Untuk mulai merancang otomatisasi Anda, klik tombol “Tambahkan pemicu”. Anda akan melihat sidebar di mana Anda dapat memilih item dan peristiwa yang akan memicu otomatisasi Anda.

Ketika mengonfigurasi pemicu Anda, Anda dapat memilih antara enam opsi – deal, orang, aktivitas, pemimpin, organisasi, dan proyek – dengan tiga pilihan tentang acara apa yang terkait dengan item tersebut yang akan memicu otomatisasi – pembuatan, pembaruan, atau penghapusan.

Setelah Anda memilih jenis pemicu dan peristiwa pemicu, klik tombol “Terapkan pemicu”.

Dengan peristiwa pemicu sudah ada, Anda akan memiliki opsi untuk menerapkan kondisi (atau kondisi-kondisi) kepada pemicu Anda. Di sini, Anda dapat menentukan dalam keadaan apa otomatisasi Anda akan dipicu.

Setelah menyimpan kondisi Anda, klik tanda tambah “+“ untuk memilih langkah berikutnya. Ini bisa menjadi kondisi lain atau acara aksi Anda.

Ketika mendefinisikan tindakan Anda, Anda dapat memilih antara opsi default – orang, organisasi, pemimpin, deal, aktivitas, email, catatan, kampanye dan proyek – serta integrasi – Slack, Microsoft Teams, Trello dan Asana. Anda dapat memilih tipe aksi yang spesifik untuk setiap opsi.

Catatan: Otomatisasi yang disetel untuk membuat deal baru akan gagal pada langkah tersebut jika Anda di batas deal terbuka Anda. Otomatisasi tidak akan dilanjutkan jika deal ini dibuat nanti secara manual atau melalui unggahan. Pelajari lebih lanjut tentang batas penggunaan di artikel ini.

Anda bisa menambahkan banyak aksi ke otomatisasi Anda dan selalu akan dijalankan dari atas dan bekerja ke bawah daftar. Misalnya, langkah 3 hanya akan dieksekusi setelah langkah 2 selesai.

Namun, perhatikan bahwa otomatisasi hanya akan memeriksa sekali apakah kondisi untuk setiap aksi yang dipicu terpenuhi kecuali Anda menggunakan kondisi tunggu hingga acara. Jika kondisi aksi tertentu tidak terpenuhi, aksi tidak akan dieksekusi dan sistem tidak akan menjalankan langkah berikutnya.

Di sini Anda dapat melihat bagaimana Anda akan menyiapkan otomatisasi yang akan memindahkan deal baru Anda ke pipa yang berbeda tergantung pada pemilik deal tersebut.

Catatan: Ketika memilih mengirim email sebagai acara aksi dalam otomatisasi Anda, acara aksi hanya akan dapat menggunakan alamat email yang disinkronkan ke Pipedrive melalui fitur sinkronisasi email. Tidak ada alamat email atau akun lain yang dapat digunakan untuk tujuan otomatisasi.
Catatan: Jika Anda menetapkan pemicu untuk membuat aktivitas dan tidak menetapkan tanggal untuk aksi aktivitas itu, itu akan ditetapkan untuk hari yang sama seperti aksi aktivitas. Untuk menjadwalkan aktivitas yang harus dilakukan di masa depan, pilih opsi seperti “Dalam satu hari” atau “Selasa depan” untuk tanggal jatuh tempo yang relatif terhadap kapan aksi dipicu.

Untuk menentukan pengguna mana yang diizinkan untuk memicu otomatisasi ini, centang opsi di bagian atas otomatisasi dan pilih opsi mana yang Anda inginkan.

Catatan: Anda dapat menyiapkan otomatisasi yang mengirim email untuk dipicu oleh pengguna mana pun di akun Anda melalui fitur sinkronisasi email. Namun, email selalu akan dikirim dari pengguna yang membuat otomatisasi. Jika Anda ingin memicu email dari alamat email Anda sendiri, Anda harus menyiapkan otomatisasi Anda sendiri.

Setelah Anda membuat semua pilihan Anda dan merancang otomatisasi Anda, klik tombol Simpan” untuk menyelesaikan otomatisasi Anda.

Setelah Anda menyimpan otomatisasi Anda, itu akan menjadi daftar di tampilan daftar otomatisasi.


Tampilan daftar otomatisasi

Anda juga dapat melihat semua otomatisasi yang telah Anda buat beserta otomatisasi yang telah dibuat untuk akun Pipedrive perusahaan secara keseluruhan, diurutkan berdasarkan waktu pembaruan, dan menerapkan filter.

Anda dapat mengedit, menghapus, atau menandai otomatisasi sebagai aktif atau tidak aktif. Jika sebuah otomatisasi ditandai sebagai tidak aktif, fungsi pemicu dan tindakan tidak akan terjadi.

Otomatisasi yang tidak aktif akan menjadi abu-abu untuk memudahkan Anda dalam memahami dengan cepat otomatisasi mana yang saat ini aktif dalam akun Pipedrive Anda.

Pelajari lebih lanjut tentang tampilan daftar otomatisasi dalam artikel ini.


Transfer otomatisasi

Apakah pengguna sedang meninggalkan perusahaan atau hanya mengambil cuti, mungkin diperlukan bagi pengguna lain untuk memiliki akses ke otomatisasi mereka untuk mengatasi masalah atau menetapkan mereka ke orang lain. Ini dapat dilakukan dengan mentransfer otomatisasi yang ada.

Pengguna dan izin

Hanya tipe pengguna berikut ini yang dapat mentransfer otomatisasi:

  • Global app admin pengguna dapat mentransfer semua otomatisasi ke diri mereka sendiri atau kepada admin app global lainnya
  • Deals app admin pengguna dan pengguna reguler global dengan izin ”Tambah otomatisasi” dapat mentransfer otomatisasi mereka sendiri ke admin app global

Transfer kepemilikan

Transfer tunggal

Buka pratinjau otomatisasi. Anda dapat mengklik ikon pensil saat mengarahkan kursor ke nama pemilik di sisi kiri, atau klik ”...” di sisi kanan dan “Transfer kepemilikan”.

Transfer massal

Pada tampilan daftar, klik ”Pilih banyak” di sisi kanan layar Anda dan tandai kotak centang otomatisasi yang ingin Anda transfer.

Kemudian, klik “Transfer kepemilikan”.

Saat mengklik “Transfer kepemilikan” Anda perlu memilih pengguna yang ingin Anda berikan otomatisasi.

Sebelum menyelesaikan transfer, Anda akan melihat sebuah penyangkalan dengan daftar kejadian yang akan terjadi setelah otomatisasi ditransfer. Kejadian dalam penyangkalan dapat bervariasi tergantung pada langkah-langkah otomatisasi (mis., jika ada eksekusi tertunda yang aktif, jika sebuah integrasi diinstal dan digunakan dalam otomatisasi).

Pastikan untuk membaca penyangkalan ini dengan saksama sebelum melanjutkan.

Dalam prompt penyangkalan, Anda dapat membatalkan eksekusi tertunda untuk otomatisasi tersebut. Jika Anda ceklis kotak, semua eksekusi tertunda akan dibatalkan dan tidak dieksekusi. Mis., jika otomatisasi dikonfigurasi untuk mengirim email 5 hari setelah pemicu dan eksekusi tersebut masih berlangsung, mereka akan dibatalkan dan email tidak akan dikirim.

Catatan: Jika Anda memilih untuk tidak membatalkan eksekusi tertunda, otomatisasi akan terus berjalan dan pemilik eksekusi sebelum transfer akan dapat melihat eksekusi untuk otomatisasi di tab riwayat mereka.

Setelah otomatisasi ditransfer, itu akan muncul di tampilan daftar otomatisasi dari pemilik penerima. Otomatisasi ditransfer dalam keadaan tidak aktif, sehingga pemilik penerima dapat meninjau otomatisasi dan melakukan troubleshooting jika diperlukan.

Otomatisasi akan memiliki label yang ditransfer ditambahkan untuk menunjukkan bahwa telah ditransfer.

Catatan: Label diteruskan akan menghilang dari otomatisasi setelah tiga hari.

Pemilik penerima sekarang bisa mengkonfigurasi otomatisasi - termasuk pengeditan dan aktivasi.

Apakah artikel ini berguna?

Ya

Tidak

Artikel terkait

Ada pertanyaan?

Hubungi kami