Basis Pengetahuan

Memulai dengan Automasi

Jika Anda sering mengulangi tugas administratif yang sama di Pipedrive – seperti menjadwalkan aktivitas ketika sebuah kesepakatan berpindah ke tahap tertentu – mungkin ada baiknya untuk mengotomatiskannya, sehingga Anda dapat fokus pada hal-hal penting yang membuat bisnis Anda berkembang.

Automasi di Pipedrive terdiri dari dua bagian – sebuah peristiwa pemicu dan sebuah peristiwa tindakan.

• Peristiwa pemicu mewakili bagian “jika” dari pernyataan jika-maka: Agar automasi berjalan, sebuah tindakan tertentu harus terjadi terlebih dahulu.
  Tindakan ini bisa melibatkan membuat, memperbarui, atau menghapus orang, organisasi, aktivitas, atau kesepakatan di Pipedrive. Sebagai alternatif, Anda dapat menggunakan pemicu tanggal, yang akan memulai automasi berdasarkan tanggal yang ditentukan, seperti pembaruan kontrak atau tenggat waktu acara.
• Peristiwa tindakan mewakili bagian “maka” dari pernyataan jika-maka: Setelah peristiwa pemicu terjadi, ini adalah langkah yang mendefinisikan apa yang akan dilakukan automasi sebagai respons.
  Tindakan ini dapat mencakup secara otomatis membuat, memperbarui, atau menghapus orang, organisasi, aktivitas, atau kesepakatan di Pipedrive. Selain itu, dapat melibatkan mengirim email dari alamat email yang disinkronkan dengan akun Pipedrive Anda.

Membuat otomatisasi pertama Anda

Untuk mengakses fitur otomatisasi, buka menu akun di sudut kanan atas dan pergi ke Alat dan aplikasi > Otomatisasi.

Untuk mulai membuat otomatisasi, klik tombol “+ Otomatisasi”.

Pilih apakah akan mulai dengan “Pemicu acara” atau “Pemicu tanggal”. Ini akan membuka sidebar di mana Anda dapat mendefinisikan item dan acara yang akan meluncurkan otomatisasi Anda.

Pemicu acara memberikan Anda enam opsi entitas (kesepakatan, orang, aktivitas, prospek, organisasi, dan proyek), masing-masing dengan tiga jenis acara yang akan memicu otomatisasi (ditambahkan, diupdate, atau dihapus).

Pemicu tanggal memberikan Anda empat opsi entitas (kesepakatan, orang, aktivitas, dan organisasi), masing-masing dengan opsi untuk memilih bidang tanggal tertentu, dan tiga parameter (tanggal tepat, sebelum tanggal, dan setelah tanggal) untuk memicu otomatisasi.

Untuk informasi lebih lanjut tentang pemicu tanggal, lihat artikel ini.

Setelah Anda memilih jenis pemicu dan acara pemicu, klik tombol “Terapkan pemicu”.

Dengan acara pemicu yang sudah ditetapkan, Anda kemudian akan memiliki opsi untuk menerapkan kondisi (atau kondisi) pada pemicu Anda. Di sini, Anda dapat memilih dari kondisi yang disarankan atau menambahkan sendiri untuk mendefinisikan kapan otomatisasi Anda harus dijalankan.

Setelah menyimpan kondisi Anda, klik ikon “+“ untuk menambahkan langkah lain, baik itu kondisi lain atau acara tindakan Anda.

Untuk otomatisasi yang lebih canggih, Anda dapat menambahkan tunggu kondisi atau kondisi if/else untuk membagi otomatisasi Anda menjadi dua jalur atau lebih.

Saat mendefinisikan tindakan Anda, Anda dapat memilih antara opsi default – orang, organisasi, prospek, kesepakatan, aktivitas, email, catatan, kampanye, proyek dan webhook – serta integrasi – Slack, Microsoft Teams, Trello dan Asana. Anda dapat memilih jenis tindakan yang spesifik untuk setiap opsi.

Anda dapat menambahkan beberapa tindakan ke otomatisasi Anda, dan tindakan tersebut akan selalu dieksekusi dari atas dan bekerja ke bawah dalam daftar. Misalnya, langkah 3 hanya akan dieksekusi setelah langkah 2 selesai.

Namun, perlu dicatat bahwa otomatisasi hanya akan memeriksa sekali apakah kondisi untuk setiap tindakan yang dipicu terpenuhi kecuali Anda menggunakan kondisi tunggu sampai acara. Jika kondisi dari tindakan tertentu tidak terpenuhi, tindakan tersebut tidak akan dieksekusi, dan sistem tidak akan mengeksekusi langkah berikutnya.

Di sini, Anda dapat melihat bagaimana cara mengatur otomatisasi yang memindahkan kesepakatan baru Anda ke pipeline yang berbeda tergantung pada pemilik kesepakatan.

Untuk menentukan pengguna mana yang diizinkan untuk memicu otomatisasi ini, centang opsi di bagian atas otomatisasi dan pilih opsi mana yang Anda lebih suka.

Setelah mengatur otomatisasi Anda, klik tombol “Simpan” dan kemudian atur ke “Aktif” untuk mulai menggunakannya.

Setelah aktif, otomatisasi Anda akan berjalan secara otomatis setiap kali kondisi pemicu terpenuhi.

Anda dapat mengelola otomatisasi yang disimpan di tampilan daftar otomatisasi kapan saja.

Tampilan daftar otomatisasi

Dalam tampilan daftar otomatisasi, Anda dapat melihat semua otomatisasi Anda bersama dengan yang dibuat oleh rekan tim Anda, mengurutkan berdasarkan waktu pembaruan terakhir dan menerapkan filter.

Anda dapat mengedit, menghapus, atau mengalihkan otomatisasi antara aktif dan tidak aktif. Jika sebuah otomatisasi tidak aktif, pemicu dan aksinya tidak akan dijalankan.

Otomatisasi yang tidak aktif muncul dengan warna abu-abu, memungkinkan Anda untuk dengan cepat mengidentifikasi mana yang saat ini aktif di akun Pipedrive Anda.

Pelajari lebih lanjut tentang tampilan daftar otomatisasi di artikel ini.

Automasi transfer

Apakah seorang pengguna meninggalkan perusahaan atau hanya mengambil cuti, pengguna lain mungkin perlu mengakses automasi mereka untuk tujuan pemecahan masalah atau untuk menetapkannya kepada orang lain. Untuk melakukan ini, transfer kepemilikan automasi.

Pengguna dan izin

Hanya jenis pengguna berikut yang dapat mentransfer automasi:

• Admin aplikasi global dapat mentransfer automasi apa pun kepada diri mereka sendiri atau kepada admin aplikasi global lainnya
• Admin aplikasi Deals dan pengguna reguler global dengan izin ”Tambahkan automasi” dapat mentransfer automasi mereka sendiri kepada admin aplikasi global

Transfer kepemilikan

Transfer tunggal

Buka pratayang automasi. Saat mengarahkan kursor ke nama pemilik di sebelah kiri, klik ikon pensil, atau klik ”...” di sebelah kanan dan “Transfer kepemilikan.”

Transfer massal

Di tampilan Automasi, tandai kotak centang dari automasi yang ingin Anda transfer di sisi kiri layar Anda.

Kemudian, klik “Transfer kepemilikan”.

Saat mengklik “Transfer kepemilikan,” Anda harus memilih pengguna yang ingin Anda transfer automasi tersebut.

Sebelum menyelesaikan transfer, Anda akan melihat pernyataan yang mencantumkan apa yang akan terjadi setelah automasi ditransfer. Peristiwa dalam pernyataan tersebut dapat bervariasi tergantung pada langkah-langkah automasi (misalnya, jika ada eksekusi yang tertunda aktif, jika integrasi diinstal dan digunakan dalam automasi).

Pastikan untuk membaca pernyataan ini dengan cermat sebelum melanjutkan.

Jika Anda memiliki eksekusi yang tertunda untuk automasi tersebut, Anda dapat membatalkan semuanya dengan mencentang tanda centang. Misalnya, jika automasi dikonfigurasi untuk mengirim email 5 hari setelah pemicu dan eksekusi tersebut masih berlangsung, mereka akan dibatalkan, dan email tidak akan dikirim.

Setelah automasi ditransfer, itu akan muncul di tampilan daftar automasi pemilik yang menerima. Automasi yang ditransfer dinonaktifkan, sehingga pemilik yang menerima dapat meninjau dan memecahkan masalah jika perlu.

Automasi akan memiliki label ditransfer yang ditambahkan untuk menunjukkan bahwa itu telah ditransfer.

Pemilik yang menerima sekarang dapat mengonfigurasi automasi, termasuk mengedit dan mengaktifkannya.