Basis Pengetahuan

Otomatisasi

Jika Anda menemukan diri Anda mengulangi tugas administratif yang sama di Pipedrive - menjadwalkan aktivitas yang sama setelah kesepakatan dipindahkan ke tahap tertentu di pipa Anda - maka mungkin dalam kepentingan perusahaan Anda untuk mengotomatisasi tugas-tugas tersebut, sehingga Anda dapat berkonsentrasi pada hal-hal penting yang membuat bisnis Anda berkembang.

Otomatisasi di Pipedrive terdiri dari dua bagian - pemicu acara dan acara tindakan.

• Pemicu acara adalah bagian "jika" dari persamaan jika-kemudian: Sebelum otomatisasi terjadi, tindakan yang diprogram ini harus terjadi.
  Ini bisa berupa pembuatan, pembaruan, atau penghapusan orang, organisasi, aktivitas, atau kesepakatan di Pipedrive.
• Acara tindakan adalah bagian "kemudian" dari persamaan jika-kemudian: Begitu pemicu acara terjadi, ini adalah tindakan yang ingin Anda lakukan.
  Ini bisa berupa pembuatan, pembaruan, atau penghapusan orang, organisasi, aktivitas, atau kesepakatan di Pipedrive, atau pengiriman email dari alamat email yang disinkronkan dengan akun Pipedrive Anda.

Membuat otomatisasi

Untuk mengakses fitur otomatisasi, klik pada "..." (lebih lanjut) tab > Otomatisasi.

Untuk mulai membuat otomatisasi, klik tombol "+ Otomatisasi" di pojok kanan atas halaman otomatisasi.

Untuk mulai merancang otomatisasi Anda, klik tombol "Tambahkan trigger". Anda akan melihat suatu sidebar dimana Anda dapat memilih item dan event yang akan memicu otomatisasi Anda.

Saat mengonfigurasi trigger Anda, Anda dapat memilih antara enam opsi - kesepakatan, orang, kegiatan, peluang, organisasi, dan proyek - dengan tiga opsi apa event terkait item itu yang akan memicu otomatisasi - pembuatan, pembaruan, atau penghapusan.

Setelah Anda telah memilih jenis trigger dan event trigger, klik tombol "Terapkan trigger".

Dengan event trigger di tempat, Anda kemudian memiliki opsi untuk menerapkan kondisi (atau kondisi) ke trigger Anda. Berikut ini, Anda dapat menentukan dalam kondisi apa otomatisasi Anda akan dipicu.

Setelah menyimpan kondisi Anda, klik tanda plus "+" untuk memilih langkah berikutnya. Ini bisa berupa kondisi lain atau event aksi Anda.

Saat mendefinisikan tindakan Anda, Anda dapat memilih antara opsi default - orang, organisasi, peluang, kesepakatan, kegiatan, email, catatan, kampanye, proyek dan webhooks - serta integrasi - Slack, Microsoft Teams, Trello dan Asana. Anda dapat memilih jenis tindakan yang spesifik untuk setiap opsi.

Anda dapat menambahkan banyak tindakan ke otomatisasi Anda, dan mereka akan selalu dieksekusi dari atas dan bekerja ke bawah daftar. Misalnya, langkah 3 hanya akan dieksekusi setelah langkah 2 selesai.

Namun, perhatikan bahwa otomatisasi hanya akan memeriksa sekali jika kondisi untuk setiap tindakan terpicu terpenuhi kecuali Anda menggunakan kondisi menunggu sampai event. Jika suatu kondisi tindakan tertentu tidak terpenuhi, tindakan tidak akan dieksekusi dan sistem tidak akan mengeksekusi langkah berikutnya.

Di sini, Anda bisa melihat bagaimana mengatur otomatisasi yang memindahkan kesepakatan baru Anda ke pipeline yang berbeda tergantung pada pemilik kesepakatan.

Untuk menentukan pengguna mana yang diperbolehkan untuk memicu otomatisasi ini, periksa opsi di bagian atas otomatisasi dan pilih opsi mana yang Anda inginkan.

Setelah Anda melakukan semua pilihan Anda dan merancang otomatisasi Anda, klik tombol "Simpan" untuk menyelesaikan otomatisasi Anda.

Setelah Anda menyimpan otomatisasi Anda, ini akan terdaftar di tampilan daftar otomatisasi.

Tampilan daftar otomatisasi

Anda juga dapat melihat semua otomatisasi yang telah Anda buat bersama dengan otomatisasi yang telah dibuat untuk akun Pipedrive perusahaan secara keseluruhan, diurutkan berdasarkan waktu pembaruan dan menerapkan filter.

Anda dapat mengedit, menghapus, atau menandai otomatisasi sebagai aktif atau tidak aktif. Jika suatu otomatisasi ditandai sebagai tidak aktif, fungsi pemicu dan tindakan tidak akan terjadi.

Otomatisasi yang tidak aktif diarsir untuk memungkinkan Anda dengan cepat memahami otomatisasi mana yang saat ini aktif dalam akun Pipedrive Anda.

Pelajari lebih lanjut tentang tampilan daftar otomatisasi dalam artikel ini.

Transfer otomatisasi

Apakah seorang pengguna sedang meninggalkan perusahaan atau hanya mengambil cuti, pengguna lain mungkin membutuhkan akses ke otomatisasi mereka untuk memecahkan masalah atau menugaskannya ke orang lain. Ini bisa dilakukan dengan mentransfer otomatisasi yang ada.

Pengguna dan izin

Hanya jenis pengguna berikut yang dapat mentransfer otomatisasi:

• Global app admin pengguna dapat mentransfer setiap otomatisasi kepada diri mereka sendiri atau kepada admin global app lainnya
• Deals app admin pengguna dan pengguna biasa global dengan izin ”Tambahkan otomatisasi” dapat mentransfer otomatisasi mereka sendiri kepada admin aplikasi global

Transfer kepemilikan

Transfer tunggal

Buka pratinjau otomatisasi. Saat mengarahkan kursor ke nama pemilik di sebelah kiri, klik ikon pensil, atau klik ”...” di sebelah kanan dan "Transfer kepemilikan".

Transfer besar-besaran

Di tampilan daftar, klik ”Pilih beberapa” di sisi kanan layar Anda dan tandai kotak centang otomatisasi yang ingin Anda transfer.

Kemudian, klik “Transfer kepemilikan”.

Saat mengklik “Transfer kepemilikan” Anda harus memilih pengguna kepada siapa Anda ingin mentransfer otomatisasi.

Sebelum menyelesaikan transfer, Anda akan melihat penyangkalan dengan daftar event yang akan terjadi setelah otomatisasi ditransfer. Event dalam penyangkalan dapat bervariasi tergantung pada langkah-langkah otomatisasi (misalnya, jika ada eksekusi yang sedang menunggu, jika integrasi terpasang dan digunakan dalam otomatisasi).

Pastikan untuk membaca penyangkalan ini dengan hati-hati sebelum melanjutkan.

Dalam prompt penyangkalan, Anda dapat membatalkan eksekusi tertunda untuk otomatisasi tersebut. Jika Anda mencentang kotak, eksekusi yang tertunda akan dibatalkan dan tidak akan dieksekusi. Misalnya, jika otomatisasi dikonfigurasi untuk mengirim email 5 hari setelah pemicu dan eksekusi tersebut masih dalam proses, mereka akan dibatalkan dan email tidak akan dikirim.

Setelah otomatisasi ditransfer, akan muncul di tampilan daftar otomatisasi dari pemilik yang menerima. Otomatisasi ditransfer dalam keadaan tidak aktif, sehingga pemilik penerima dapat memeriksa otomatisasi dan melakukan pemecahan masalah jika diperlukan.

Otomatisasi tersebut akan memiliki label transferred ditambahkan untuk menunjukkan bahwa telah ditransfer.

Pemilik yang menerima sekarang dapat mengonfigurasi otomatisasi - termasuk mengedit dan aktivasi.