Basis Pengetahuan

Otomatisasi

Jika Anda menemukan diri Anda mengulangi tugas administratif yang sama di Pipedrive - menjadwalkan aktivitas yang sama setelah suatu kesepakatan dipindahkan ke tahap tertentu dalam pipa Anda - maka mungkin dalam kepentingan perusahaan Anda untuk mengotomatisasi tugas-tugas tersebut, sehingga Anda dapat berkonsentrasi pada hal-hal penting yang membuat bisnis Anda berkembang.

Otomatisasi di Pipedrive terdiri dari dua bagian - sebuah peristiwa pemicu dan sebuah peristiwa tindakan.

• Peristiwa pemicu adalah bagian "jika" dari persamaan jika-then: Sebelum otomatisasi terjadi, tindakan yang diprogram ini harus terjadi.
  Ini bisa menjadi penciptaan, pembaruan, atau penghapusan orang, organisasi, aktivitas, atau kesepakatan di Pipedrive.
• Peristiwa tindakan adalah bagian "kemudian" dari persamaan jika-then: Setelah peristiwa pemicu terjadi, ini adalah tindakan yang ingin Anda lakukan.
  Ini bisa menjadi penciptaan, pembaruan, atau penghapusan orang, organisasi, aktivitas, atau kesepakatan di Pipedrive, atau pengiriman email dari alamat email yang disinkronkan dengan akun Pipedrive Anda.

Membuat otomatisasi

Untuk mengakses fitur otomatisasi, klik pada “...” (lebih lanjut) tab > Automations.

Untuk mulai membuat otomatisasi, klik tombol “+ Otomatisasi” di pojok kanan atas halaman otomatisasi.

Untuk memulai merancang otomatisasi Anda, klik tombol “Add trigger”. Anda akan melihat sidebar tempat Anda dapat memilih item dan acara yang akan merangsang otomatisasi Anda.

Saat mengonfigurasi rangsangan Anda, Anda dapat memilih antara enam opsi – deal, person, activity, lead, organization, dan project – dengan tiga opsi acara apa yang berhubungan dengan item tersebut akan merangsang otomatisasi – creation, updating, atau deletion.

Setelah Anda memilih jenis rangsangan dan acara rangsangan, klik tombol “Apply trigger”.

Dengan penempatan acara rangsangan, Anda kemudian memiliki opsi untuk menerapkan kondisi (atau kondisi) ke rangsangan Anda. Di sini, Anda dapat menentukan di bawah keadaan apa otomatisasi Anda akan dirangsang.

Setelah menyimpan kondisi Anda, klik tanda plus “+“ untuk memilih langkah selanjutnya. Ini bisa menjadi kondisi lain atau acara aksi Anda.

Saat mendefinisikan aksi Anda, Anda dapat memilih antara opsi default – person, organization, lead, deal, activity, email, catatan, kampanye, proyek dan webhook– serta integrasi – Slack, Microsoft Teams, Trello dan Asana. Anda bisa memilih jenis aksi yang spesifik untuk setiap opsi.

Anda dapat menambahkan beberapa tindakan ke otomatisasi Anda, dan mereka selalu akan dijalankan dari atas dan bekerja turun daftar. Misalnya, langkah 3 hanya akan dilakukan setelah langkah 2 selesai.

Namun, harap diingat bahwa otomatisasi hanya akan memeriksa sekali jika kondisi setiap tindakan yang dirangsang terpenuhi kecuali Anda menggunakan kondisi tunggu sampai acara. Jika kondisi dari aksi tertentu tidak terpenuhi, aksi tersebut tidak akan dijalankan dan sistem tidak akan menjalankan langkah selanjutnya.

Di sini, Anda dapat melihat cara mengatur otomatisasi yang memindahkan kesepakatan baru Anda ke pipeline yang berbeda tergantung pada pemilik kesepakatan.

Untuk menentukan pengguna mana yang diizinkan untuk merangsang otomatisasi ini, centang opsi di bagian atas otomatisasi dan pilih opsi apa yang Anda inginkan.

Setelah Anda membuat semua pilihan Anda dan merancang otomatisasi Anda, klik tombol “Simpan” untuk menyelesaikan otomatisasi Anda.

Setelah Anda menyimpan otomatisasi Anda, akan muncul di tampilan daftar otomatisasi.

Tampilan daftar otomatisasi

Anda juga dapat melihat semua otomatisasi yang telah Anda buat bersama dengan otomatisasi yang telah dibuat untuk akun Pipedrive perusahaan secara keseluruhan, disortir berdasarkan waktu pembaruan, dan menerapkan filter.

Anda dapat mengedit, menghapus, atau menandai otomatisasi sebagai aktif atau tidak aktif. Jika suatu otomatisasi ditandai sebagai tidak aktif, fungsi pemicu dan aksi tidak akan terjadi.

Otomatisasi yang tidak aktif akan diabu-abukan untuk memudahkan Anda memahami dengan cepat otomatisasi mana yang saat ini aktif di akun Pipedrive Anda.

Pelajari lebih lanjut tentang tampilan daftar otomatisasi di artikel ini.

Transfer otomatisasi

Baik seorang pengguna sedang meninggalkan perusahaan atau hanya beristirahat, pengguna lain mungkin perlu mengakses otomatisasi mereka untuk memecahkan masalah atau menugaskannya kepada orang lain. Hal ini dapat dilakukan dengan mentransfer otomatisasi yang ada.

Pengguna dan izin

Hanya tipe pengguna berikut yang dapat mentransfer otomatisasi:

• Global app admin pengguna dapat mentransfer setiap otomatisasi ke diri mereka sendiri atau ke admin global app lainnya
• Deals app admin pengguna dan pengguna biasa global dengan izin ”Tambah otomatisasi” dapat mentransfer otomatisasi mereka sendiri ke admin global app

Transfer kepemilikan

Transfer tunggal

Buka pratinjau otomatisasi. Saat mengarahkan mouse ke atas nama pemilik di sebelah kiri, klik ikon pensil, atau klik ”...” di sebelah kanan dan “Transfer kepemilikan.”

Transfer massal

Pada tampilan daftar, klik ”Pilih banyak” di sisi kanan layar Anda dan tandai kotak centang otomatisasi yang ingin Anda transfer.

Kemudian, klik “Transfer kepemilikan”.

Saat mengklik “Transfer kepemilikan” Anda harus memilih pengguna yang ingin Anda berikan otomatisasi.

Sebelum menyelesaikan transfer, Anda akan melihat penyangkalan dengan daftar event yang akan terjadi setelah otomatisasi ditransfer. Event dalam penyangkalan dapat bervariasi tergantung pada langkah otomatisasi (misalnya, jika ada eksekusi yang tertunda aktif, jika terdapat integrasi yang diinstal dan digunakan dalam otomatisasi).

Pastikan untuk membaca penyangkalan ini secara teliti sebelum melanjutkan.

Dalam prompt penyangkalan, Anda dapat membatalkan eksekusi tertunda untuk otomatisasi tersebut. Jika Anda mencentang kotak, setiap eksekusi yang tertunda akan dibatalkan dan tidak dieksekusi. Misalnya, jika otomatisasi dikonfigurasi untuk mengirim email 5 hari setelah pemicu dan eksekusi tersebut masih dalam proses, mereka akan dibatalkan dan email tidak akan dikirim.

Setelah otomatisasi ditransfer, otomatisasi tersebut akan muncul dalam tampilan daftar otomatisasi pemilik yang menerima. Otomatisasi ditransfer dalam keadaan pasif, sehingga pemilik yang menerima dapat meninjau otomatisasi dan melakukan pemecahan masalah jika dibutuhkan.

Otomatisasi tersebut akan memiliki label transfer yang ditambahkan untuk menunjukkan bahwa telah ditransfer.

Pemilik yang menerima sekarang dapat mengkonfigurasi otomatisasi – termasuk pengeditan dan aktivasi.