Basis Pengetahuan

Otomatisasi

Jika Anda menemukan diri Anda mengulangi tugas administrasi yang sama di Pipedrive - menjadwalkan aktivitas yang sama setelah suatu transaksi dipindahkan ke tahap tertentu dalam pipelin Anda - maka mungkin dalam kepentingan perusahaan Anda untuk mengotomatisasi tugas-tugas tersebut, sehingga Anda bisa fokus pada hal-hal penting yang membuat bisnis Anda berkembang.

Otomatisasi mempercepat proses Anda dengan mengotomatisasi tugas berdasarkan peristiwa pemicu yang Anda pilih.

Otomatisasi di Pipedrive terdiri dari dua bagian - peristiwa pemicu dan peristiwa tindakan.

• Peristiwa pemicu adalah bagian "jika" dari persamaan jika-kemudian: Sebelum otomatisasi terjadi, tindakan yang diprogram ini harus terjadi.
  Ini bisa berupa pembuatan, pembaruan, atau penghapusan orang, organisasi, aktivitas, atau transaksi di Pipedrive.
• Peristiwa tindakan adalah bagian "kemudian" dari persamaan jika-kemudian: Setelah peristiwa pemicu terjadi, itulah tindakan yang ingin Anda lakukan.
  Ini bisa berupa pembuatan, pembaruan, atau penghapusan orang, organisasi, aktivitas, atau transaksi di Pipedrive, atau pengiriman email dari alamat email yang disinkronkan dengan akun Pipedrive Anda.

Membuat otomatisasi

Untuk mengakses fitur otomatisasi, klik "..." (lebih) tab > Otomatisasi.

Untuk mulai membuat otomatisasi, klik tombol "+ Tambah otomatisasi", ditemukan di sebelah kanan atas halaman otomatisasi.

Setelah diklik, berikan nama (dan deskripsi, jika membantu) untuk otomatisasi yang Anda maksud - jangan khawatir, nama ini dapat diedit nanti - dan klik "Simpan".

Untuk mulai merancang otomatisasi Anda, klik tombol "Tambah pemicu". Anda akan melihat sidebar tempat Anda dapat memilih item dan event yang akan memicu otomatisasi Anda.

Saat mengkonfigurasi pemicu Anda, Anda dapat memilih antara enam opsi - kesepakatan, orang, aktivitas, pimpinan, organisasi, dan proyek - dengan tiga opsi dari apa event yang berhubungan dengan item tersebut akan memicu otomatisasi - penciptaan, pembaruan, atau penghapusan.

Setelah Anda memilih jenis pemicu dan event pemicu, klik tombol "Terapkan pemicu".

Dengan event pemicu di tempat, Anda kemudian memiliki opsi untuk menerapkan kondisi (atau kondisi) pada pemicu Anda. Di sini, Anda dapat menentukan dalam keadaan apa otomatisasi Anda akan dipicu.

Setelah menyimpan kondisi Anda, klik tanda plus "+" untuk memilih langkah Anda selanjutnya. Ini bisa menjadi kondisi lain atau event aksi Anda.

Ketika mendefinisikan aksi Anda, Anda dapat memilih antara opsi default - orang, organisasi, pimpinan, kesepakatan, aktivitas, email, catatan, kampanye dan proyek - serta integrasi - Slack, Microsoft Teams, Trello dan Asana. Anda dapat memilih jenis aksi yang khusus untuk setiap opsi.

Anda dapat menambahkan beberapa aksi ke otomatisasi Anda dan mereka akan selalu dieksekusi dari atas dan mengikuti daftar. Mis., Langkah 3 hanya akan dieksekusi setelah langkah 2 selesai.

Namun, perhatikan bahwa otomatisasi hanya akan memeriksa sekali jika kondisi untuk setiap aksi yang dipicu terpenuhi kecuali Anda menggunakan kondisi menunggu hingga event. Jika kondisi aksi tertentu tidak terpenuhi, aksi tidak akan dieksekusi dan sistem tidak akan menjalankan langkah berikutnya.

Di sini Anda dapat melihat bagaimana Anda akan menyetel otomatisasi yang akan memindahkan penawaran baru Anda ke pipeline yang berbeda tergantung pada pemilik penawaran tersebut.

Untuk menentukan pengguna mana yang diizinkan untuk memicu otomatisasi ini, centang opsi di bagian atas otomatisasi dan pilih opsi yang Anda sukai.

Setelah Anda membuat semua pilihan Anda dan merancang otomatisasi Anda, klik tombol “Simpan” untuk menyelesaikan otomatisasi Anda.

Setelah Anda menyimpan otomatisasi Anda, ini akan terdaftar di tampilan daftar otomatisasi.

Tampilan daftar otomatisasi

Anda juga dapat melihat semua otomatisasi yang telah Anda buat bersama dengan otomatisasi yang telah dibuat untuk seluruh akun Pipedrive perusahaan, diurutkan berdasarkan waktu pembaruan, dan menerapkan filter.

Anda dapat mengedit, menghapus, atau menandai otomatisasi sebagai aktif atau tidak aktif. Jika suatu otomatisasi ditandai sebagai tidak aktif, fungsi pemicu dan tindakan tidak akan terjadi.

Otomatisasi yang tidak aktif menjadi abu-abu untuk memudahkan Anda memahami dengan cepat otomatisasi mana yang saat ini aktif dalam akun Pipedrive Anda.

Pelajari lebih lanjut tentang tampilan daftar otomatisasi dalam artikel ini.

Transfer otomatisasi

Baik pengguna sedang meninggalkan perusahaan atau hanya mengambil cuti, mungkin diperlukan bagi pengguna lain untuk memiliki akses ke otomatisasi mereka untuk melakukan perbaikan atau menetapkannya kepada orang lain. Ini bisa dilakukan dengan mentransfer otomatisasi yang ada.

Pengguna dan izin

Hanya tipe pengguna berikut yang dapat mentransfer otomatisasi:

• Admin aplikasi global pengguna dapat mentransfer setiap otomatisasi ke diri mereka sendiri atau ke pengguna lain
• Admin aplikasi Deals pengguna dan pengguna biasa global dengan izin "Tambah otomatisasi" dapat mentransfer otomatisasi mereka sendiri ke admin aplikasi global

Transfer kepemilikan

Pada tampilan daftar, klik pada otomatisasi yang ingin Anda transfer untuk membuka pratinjau otomatisasi. Lalu, klik "..." dan "Transfer kepemilikan".

Di sini Anda akan dapat memilih pengguna yang ingin Anda transfer otomatisasinya.

Sebelum menyelesaikan transfer, Anda akan melihat pernyataan penyangkalan dengan daftar peristiwa yang akan terjadi setelah otomatisasi ditransfer. Peristiwa dalam pengingat berbeda-beda tergantung pada langkah otomatisasi (mis., jika ada eksekusi yang masih tertunda, jika sebuah integrasi terinstal dan digunakan dalam otomatisasi). Pastikan untuk membaca pernyataan penyangkalan ini dengan cermat sebelum melanjutkan.

Dalam prompt pernyataan penyangkalan, Anda dapat membatalkan eksekusi yang masih tertunda untuk otomatisasi tersebut. Jika Anda mencentang kotak, setiap eksekusi yang masih tertunda akan dibatalkan dan tidak akan dijalankan. Mis., jika otomatisasi dikonfigurasi untuk mengirim email 5 hari setelah pemicu dan eksekusi tersebut masih berlangsung, mereka akan dibatalkan dan email tidak akan dikirim.

Setelah otomatisasi ditransfer, itu akan muncul dalam tampilan daftar otomatisasi pemilik penerima. Otomatisasi ditransfer dalam keadaan nonaktif, sehingga pemilik penerima dapat meninjau otomatisasi dan melakukan perbaikan jika perlu.

Otomatisasi akan memiliki label transfer ditambahkan untuk menunjukkan bahwa telah ditransfer.

Pemilik penerima sekarang dapat mengonfigurasi otomatisasi - termasuk penyuntingan dan aktivasi.