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オートメーション
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自動化
Pipedriveで同じ管理タスクを繰り返す場合（特定のステージに移動した後の取引に対して同じアクティビティをスケジュールするなど）、そのタスクを自動化して、ビジネスを成功させるために重要なことに集中することが、会社にとって利点となるかもしれません。
自動化は、Pipedriveの2つの部分で構成されています - トリガーイベントとアクションイベントです。
- トリガーイベントは、if-then式の「if」の部分です: 自動化が発生する前に、このプログラムされたアクションが発生する必要があります。
これはPipedriveでの人物、組織、アクティビティ、または取引の作成、更新、または削除を含むことがあります。 - アクションイベントは、if-then式の「then」の部分です: トリガーイベントが発生した後、実行したいアクションです。
これはPipedriveでの人物、組織、アクティビティ、または取引の作成、更新、または削除、またはPipedriveアカウントに同期されているメールアドレスからのメール送信を含むことがあります。
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自動化の作成
自動化機能にアクセスするには、「...」（さらに）タブ > 自動化をクリックしてください。
自動化の作成を開始するには、自動化ページの右上にある“+ 自動化”ボタンをクリックしてください。
自動化の設計を始めるには、「トリガーを追加」ボタンをクリックします。サイドバーが表示され、自動化をトリガーするアイテムとイベントを選択できます。
トリガーを設定する際、以下の6つのオプションから選択できます - 取引、人物、活動、リード、組織、および プロジェクト - それぞれについてトリガーとなるイベントの3つのオプション - 作成、更新、または 削除 - から選ぶことができます。
トリガータイプとトリガーイベントを選択したら、「トリガーを適用」ボタンをクリックします。
トリガーイベントを設定すると、トリガーに条件を適用するオプションが表示されます。ここで、自動化がトリガーされる条件を定義できます。
条件を保存したら、次のステップを選択するためにプラス記号“+“をクリックしてください。これは別の条件またはアクションイベントです。
アクションを定義する際、デフォルトオプションから選択できます - 人物、 組織、 リード、 取引、 活動、 メール、ノート、キャンペーン、 プロジェクト および ウェブフック - と、統合 - Slack、 Microsoft Teams、 Trello および Asana。各オプションに固有のアクションタイプを選択できます。
自動化に複数のアクションを追加することができ、常に上から下へリストの順に実行されます。たとえば、ステップ3はステップ2が完了した後にのみ実行されます。
ただし、自動化は、wait until event条件を使用しない限り、トリガーされたアクションに対する条件が満たされているかどうかを一度だけチェックします。特定のアクションの条件が満たされない場合、そのアクションは実行されず、システムは次のステップを実行しません。
ここでは、取引の所有者に応じて新しい取引を異なるパイプラインに移動する自動化の設定方法を見ることができます。
この自動化をトリガーできるユーザーを指定するには、自動化の上部にあるオプションを確認し、好みのオプションを選択してください。
すべての選択を行い、自動化を設計したら、“保存”ボタンをクリックして自動化を確定させます。
自動化を保存すると、自動化は自動化リストビューに表示されます。
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自動化リストビュー
あなたが作成したすべての自動化と、会社全体のPipedriveアカウントで作成された自動化を表示し、更新時間でソートし、フィルターを適用することもできます。
自動化を編集、削除、またはアクティブまたは非アクティブとしてマークすることができます。自動化が非アクティブとしてマークされると、トリガーとアクションの機能は発生しません。
非アクティブな自動化はグレーアウトしており、あなたのPipedriveアカウントで現在アクティブな自動化を素早く理解できるようになっています。
自動化リストビューの詳細については、この記事を参照してください。
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自動化の移転
ユーザーが会社を離れる場合や休暇を取る場合、別のユーザーがトラブルシューティングや他の誰かに割り当てるために、そのユーザーの自動化にアクセスする必要があるかもしれません。これは、既存の自動化を移転することで実施できます。
ユーザーと権限
自動化を移転できるのは、以下のタイプのユーザーのみです：
- グローバルアプリ 管理者は、自分自身または他のグローバルアプリ管理者に自動化を移転できます。
- 取引アプリ 管理者 と グローバル一般ユーザー で 権限 「自動化を追加」を持っている場合、自分の自動化をグローバルアプリ管理者に移転できます。
所有権の移転
単一の移転
自動化のプレビューを開きます。左側の所有者の名前の上にマウスを乗せ、鉛筆アイコンをクリックするか、右側の「...」をクリックして「所有権を移転」を選択します。
一括移転
リストビューで、画面の右側にある「複数選択」をクリックし、移転したい自動化のチェックボックスにチェックを入れます。
次に、「所有権を移転」をクリックします。
「所有権を移転」をクリックすると、移転したいユーザーを選択する必要があります。
移転を完了する前に、自動化が移転されるときに発生するイベントのリストを含む免責事項が表示されます。免責事項に記載されているイベントは、自動化のステップに応じて異なる場合があります（たとえば、保留中の実行がアクティブな場合や、統合がインストールされ、自動化で使用されている場合など）。
進む前に、この免責事項を注意深くお読みください。
免責事項のプロンプトでは、その自動化の保留中の実行をキャンセルすることができます。ボックスにチェックを入れると、保留中の実行はキャンセルされ、実行されません。例えば、自動化がトリガー後5日間にメールを送信するように構成されている場合、その実行がまだ進行中であれば、キャンセルされ、メールは送信されません。
自動化が移転されると、受取所有者の自動化のリストビューに表示されます。自動化は非アクティブな状態で移転されるため、受取所有者は自動化を確認し、必要に応じてトラブルシューティングを実施できます。
自動化には、移転されたことを示す移転ラベルが追加されます。
受取所有者は今、自動化を構成できるようになります – 編集やアクティブ化を含みます。
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