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自動化

ピープドライブで同じ管理タスクを繰り返している場合、つまり特定のステージに取引が移動した後に同じアクティビティをスケジュールする必要がある場合、それらのタスクを自動化することが企業の利益になるかもしれません。これにより、ビジネスの成功に重要なことに集中することができます。

自動化は、あなたが選んだトリガーイベントに基づいてタスクを自動化することで、プロセスをスピードアップします。

ピープドライブの自動化は、トリガーイベントとアクションイベントの2つの部分で構成されています。

• トリガーイベントは、「もし」の部分です。自動化が発生する前に、このプログラム化されたアクションが発生する必要があります。
  これは、ピープドライブ内の人物、組織、活動、取引の作成、更新、または削除である場合があります。
• アクションイベントは、「ならば」の部分です。トリガーイベントが発生した後、実行したいアクションです。
  これは、ピープドライブ内の人物、組織、活動、取引の作成、更新、または削除、またはピープドライブアカウントに同期されたメールアドレスからのメールの送信である場合があります。

オートメーションの作成

オートメーション機能にアクセスするには、“...” (more) タブ＞オートメーションをクリックします。

オートメーションの作成を開始するには、オートメーションページの右上にある“+ オートメーションの追加”ボタンをクリックします。

クリックしたら、予定されているオートメーションの名前（および説明が必要な場合）を入力し、"保存"をクリックします。

オートメーションの設計を開始するには、“トリガーの追加”ボタンをクリックします。トリガーとなるアイテムとイベントを選択できるサイドバーが表示されます。

トリガーを設定する際には、deal、 person、 activity、 lead、 organizationおよびprojectの6つのオプションと、関連するイベントがオートメーションをトリガーする3つのオプション - creation、updating、deletion - の中から選択することができます。

トリガーの種類とトリガーイベントを選択したら，“トリガーの適用”ボタンをクリックします。

トリガーイベントが設定されてから、そのトリガーに条件（または条件）を適用するオプションが表示されます。ここで、あなたのオートメーションがトリガーされる状況を定義することができます。

条件を保存した後、プラス記号 "+" をクリックして次のステップを選択します。これは別の条件またはアクションイベントになることができます。

アクションを定義する際には、デフォルトのオプション - person、organization、lead、deal、activity、email, notes, campaignsおよびproject - および統合 - Slack、Microsoft Teams、TrelloおよびAsana - の中から選ぶことができます。各オプションに特定のアクションタイプを選択することができます。

オートメーションに複数のアクションを追加することができ、それらは常に上から下までの順序で実行されます。例えば、ステップ3はステップ2が完了してから実行されます。

ただし、全てのトリガーされたアクションの条件が満たされているかどうかは、wait until eventの条件を使用しない限り一度だけ確認される点に注意してください。特定のアクションの条件が満たされていない場合、そのアクションは実行されず、システムは次のステップを実行しません。

ここでは、新しいdealの所有者によって異なるパイプラインに移動するオートメーションを設定する方法を示します。

このオートメーションをトリガーできるユーザーを指定するには、オートメーションの一番上のオプションをチェックし、希望するオプションを選択します。

すべての選択を行い、オートメーションを設計したら、“保存”ボタンをクリックしてオートメーションを最終化します。

オートメーションを保存すると、オートメーションリストビューに表示されます。

自動化リストビュー

作成した自動化と会社全体のPipedriveアカウントの自動化をすべて表示し、更新時間でソートし、フィルタを適用することもできます。

自動化の編集、削除、またはアクティブまたは非アクティブにすることもできます。自動化が非アクティブにマークされている場合、トリガとアクションの機能は実行されません。

非アクティブな自動化は、Pipedriveアカウントで現在アクティブな自動化をすばやく理解するためにグレーアウトして表示されます。

自動化リストビューの詳細については、この記事をご覧ください。

自動化の転送

ユーザーが会社を退職する場合や休暇を取る場合など、他のユーザーが彼らの自動化にアクセスしてトラブルシューティングを行ったり、他の誰かに割り当てたりする必要があるかもしれません。これは、既存の自動化を転送することで実現できます。

ユーザーと権限

以下のタイプのユーザーだけが自動化を転送することができます：

• グローバルアプリの管理者は、任意の自動化を自分自身または他の任意のユーザーに転送することができます
• 取引アプリの管理者および一般ユーザーで、権限 "自動化を追加"を持っているユーザーは、自分の自動化をグローバルアプリの管理者に転送できます

所有権の転送

リストビューで、あなたが転送したい自動化をクリックして自動化のプレビューを開きます。そして、"..." と "所有権の転送"をクリックします。

ここで自動化を転送したいユーザーを選択できます。

転送を終える前に、自動化が転送された一度に起こるイベントのリストが表示される免責事項を表示します。免責事項のイベントは自動化のステップにより異なる場合があります(例えば、保留中の実行が活動中である場合や、インテグレーションがインストールされており、自動化で使用されている場合など)。この免責事項を詳細に確認した上で進めてください。

免責事項のプロンプトでは、その自動化に対する保留中の実行をキャンセルすることができます。チェックボックスをチェックすると、保留中の実行はすべてキャンセルされ、実行されません。たとえば、自動化がトリガー後5日間にメールを送信するように設定されており、それらの実行がまだ進行中である場合、それらはキャンセルされ、メールは送信されません。

自動化が転送されると、それは受け取り主の自動化のリストビューに表示されます。自動化は無効な状態で転送されるため、受け取り主は自動化をレビューし、必要なトラブルシューティングを行うことができます。

自動化にはそれが転送されたことを示す転送ラベルが追加されます。

受け取り主は今、自動化を設定することができます - これには編集と有効化が含まれます。