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自動化の開始

Pipedriveで同じ管理タスクを頻繁に繰り返す場合（例えば、取引が特定のステージに移動したときにアクティビティをスケジュールするなど）、それらを自動化する価値があるかもしれません。そうすれば、ビジネスを成長させるための重要なことに集中できます。

自動化は、Pipedriveの二つの部分で構成されています - トリガーイベントとアクションイベントです。

• トリガーイベントは、if-then文の「もし」の部分を表します: 自動化を実行するには、最初に特定のアクションが発生する必要があります。
  このアクションには、Pipedriveで人、組織、アクティビティ、または取引を作成、更新、または削除することが含まれます。あるいは、契約更新やイベントの締切など、指定された日付に基づいて自動化を開始する日付トリガーを使用することもできます。
• アクションイベントは、if-then文の「その時」の部分を表します: トリガーイベントが発生した後、これは自動化が応答として何をするかを定義するステップです。
  このアクションには、Pipedriveで人、組織、アクティビティ、または取引を自動的に作成、更新、または削除することが含まれます。さらに、Pipedriveアカウントに同期されたメールアドレスからメールを送信することもできます。

最初の自動化を作成する

自動化機能にアクセスするには、右上のアカウントメニューを開き、ツールとアプリ > 自動化に移動します。

自動化を作成するには、“+ 自動化”ボタンをクリックします。

“イベントトリガー”または“日付トリガー”のいずれかを選択します。これにより、自動化を開始するアイテムとイベントを定義できるサイドバーが開きます。

イベントトリガーでは、6つのエンティティオプション（取引、人、アクティビティ、リード、組織、プロジェクト）が提供され、それぞれに自動化をトリガーする3種類のイベント（追加、更新、または削除）があります。

日付トリガーでは、4つのエンティティオプション（取引、人、アクティビティ、組織）が提供され、特定の日付フィールドを選択するオプションと、自動化をトリガーするための3つのパラメータ（正確な日付、日付の前、日付の後）があります。

日付トリガーに関する詳細は、こちらの記事をご覧ください。

トリガータイプとトリガーイベントを選択したら、“トリガーを適用”ボタンをクリックします。

トリガーイベントが設定されたら、トリガーに条件（または条件）を適用するオプションがあります。ここでは、提案された条件から選択するか、自分の条件を追加して自動化を実行するタイミングを定義できます。

条件を保存したら、“+”アイコンをクリックして、別のステップを追加します。別の条件またはアクションイベントを追加できます。

より高度な自動化を行うには、条件を待つやif/else条件を追加して、自動化を2つ以上のパスに分割できます。

アクションを定義する際には、デフォルトオプション（人、組織、リード、取引、アクティビティ、メール、ノート、キャンペーン、プロジェクト、ウェブフック）の中から選択できます。また、Slack、Microsoft Teams、Trello、Asanaなどの統合も利用できます。各オプションに特有のアクションタイプを選択できます。

自動化には複数のアクションを追加でき、常に上から順に実行されます。たとえば、ステップ3はステップ2が完了した後にのみ実行されます。

ただし、自動化は、イベントまで待機条件を使用しない限り、トリガーされたアクションの条件が満たされているかどうかを1回だけ確認します。特定のアクションの条件が満たされない場合、そのアクションは実行されず、システムは次のステップを実行しません。

ここでは、新しい取引を取引所有者に応じて異なるパイプラインに移動する自動化の設定方法を示します。

この自動化をトリガーできるユーザーを指定するには、自動化の上部にあるオプションをチェックし、希望するオプションを選択します。

自動化の設定が完了したら、“保存”ボタンをクリックし、次に“アクティブ”に設定して使用を開始します。

アクティブになると、トリガー条件が満たされるたびに自動化が自動的に実行されます。

保存した自動化は、いつでも自動化リストビューで管理できます。

自動化リストビュー

自動化リストビューでは、あなたの自動化とチームメイトが作成した自動化を並べて表示し、最終更新時刻でソートし、フィルターを適用できます。

自動化を編集、削除、またはアクティブと非アクティブの間で切り替えることができます。自動化が非アクティブの場合、そのトリガーとアクションは実行されません。

非アクティブな自動化はグレーアウトして表示され、現在あなたのPipedriveアカウントでアクティブなものを迅速に特定できます。

自動化リストビューの詳細については、この記事をご覧ください。

自動化の移行

ユーザーが会社を辞める場合や休暇を取る場合、別のユーザーがトラブルシューティングのためにその自動化にアクセスする必要があるか、他の誰かに割り当てる必要があるかもしれません。これを行うには、自動化の所有権を移転します。

ユーザーと権限

自動化を移行できるのは、以下のタイプのユーザーのみです：

• グローバルアプリ 管理者 ユーザーは、任意の自動化を自分自身または他のグローバルアプリ管理者に移行できます。
• 取引アプリ 管理者 ユーザーおよびグローバル通常ユーザーは、権限 「自動化を追加」を持っている場合、自分の自動化をグローバルアプリ管理者に移行できます。

所有権の移行

単一の移行

自動化のプレビューを開きます。左側の所有者の名前にカーソルを合わせると、鉛筆アイコンをクリックするか、右側の「…」をクリックして「所有権を移行」を選択します。

一括移行

自動化のビューで、画面の左側にある移行したい自動化のチェックボックスにチェックを入れます。

次に、「所有権を移行」をクリックします。

「所有権を移行」をクリックすると、自動化を移行したいユーザーを選択する必要があります。

移行を完了する前に、自動化が移行された後に何が起こるかを示す免責事項が表示されます。免責事項のイベントは、自動化のステップによって異なる場合があります（たとえば、保留中の実行がアクティブである場合や、統合がインストールされて自動化で使用されている場合など）。

進む前に、この免責事項を注意深くお読みください。

その自動化に保留中の実行がある場合は、チェックマークを付けることでそれらをすべてキャンセルできます。たとえば、自動化がトリガーの5日後にメールを送信するように設定されていて、その実行がまだ進行中の場合、それらはキャンセルされ、メールは送信されません。

自動化が移行されると、受取所有者の自動化リストビューに表示されます。移行された自動化は無効化されるため、受取所有者は必要に応じてレビューおよびトラブルシューティングを行うことができます。

自動化には移行されたことを示すラベルが追加されます。

受取所有者は、今後自動化を構成し、編集および有効化することができます。