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自動化: first steps
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自動化の開始
Pipedrive で同じ管理タスクを繰り返す場合（特定のステージに移動した後の取引に対して同じアクティビティをスケジュールするなど）、それらのタスクを自動化することが会社の利益になるかもしれません。そうすれば、ビジネスを成功させるための重要なことに集中できます。
自動化は、トリガーイベントとアクションイベントの二つの部分から成ります。
- トリガーイベントは、if-then ステートメントの「if」部分を表します。自動化が実行されるためには、最初に特定のアクションが発生する必要があります。
このアクションは、Pipedrive で人物、組織、アクティビティ、または取引を作成、更新、または削除することを含む場合があります。また、契約更新やイベントの締切などの特定の日付に基づいて自動化を開始する日付トリガーを使用することもできます。 - アクションイベントは、if-then ステートメントの「then」部分を表します。トリガーイベントが発生すると、これは自動化が反応として何をするかを定義するステップです。
このアクションには、Pipedrive で人物、組織、アクティビティ、または取引を自動的に作成、更新、または削除することが含まれます。さらに、Pipedrive アカウントに同期されているメールアドレスからメールを送信することもできます。
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初めての自動化の作成
自動化機能にアクセスするには、“...” (その他) > 自動化をクリックします。
自動化を作成するには、自動化ページの左上にある“+ 自動化”ボタンをクリックします。
自動化の設計を始めるには、“トリガーを追加”ボタンをクリックします。自動化をトリガーするアイテムとイベントを選択できるサイドバーが表示されます。
トリガーを設定する際には、“イベントトリガー”と“日付トリガー”のいずれかを選択できます。
イベントトリガーは、6つのエンティティオプションを提供します（取引、人物、アクティビティ、リード、組織、プロジェクト）、それぞれ自動化をトリガーする3種類のイベント（追加、更新、または削除）があります。
日付トリガーは、4つのエンティティオプションを提供します（取引、人物、アクティビティ、および組織）それぞれ特定の日付フィールドを選択するオプションと、自動化をトリガーする3つのパラメータ（正確な日付、日付前、および日付後）があります。
日付トリガーに関する詳細情報は、この記事をチェックしてください。
トリガーのタイプとトリガーイベントを選択したら、“トリガーを適用”ボタンをクリックします。
より高度な自動化のために、待機条件やif/else条件を追加して、自動化を2つ以上のパスに分割できます。
条件を保存した後、プラスサイン“+”をクリックして次のステップを選択します。これが別の条件またはアクションイベントとなります。
アクションを定義する際には、デフォルトのオプションから選択します – 人物、組織、リード、取引、アクティビティ、メール、ノート、キャンペーン、プロジェクト 及び ウェブフック 、さらに統合 – Slack、Microsoft Teams、Trello及びAsanaです。それぞれのオプションに特有のアクションタイプを選択できます。
自動化に複数のアクションを追加できますが、それらは常に上から下へと実行されます。例えば、ステップ3はステップ2が完了してからのみ実行されます。
ただし、自動化は各トリガーアクションの条件が満たされているかどうかを一度だけ確認します。wait until event条件を使用する場合を除き、特定のアクションの条件が満たされていない場合、そのアクションは実行されず、システムは次のステップを実行しません。
ここでは、新しい取引を取引オーナーに応じて異なるパイプラインに移動する自動化を設定する方法を示しています。
この自動化をトリガーできるユーザーを指定するには、自動化の上部にあるオプションにチェックを入れ、どのオプションを希望するかを選択します。
すべての選択を行い、自動化を設計したら、“保存”ボタンをクリックして自動化を完了します。
自動化を保存すると、それは自動化一覧ビューに表示されます。
自動化リストビュー
あなたが作成したすべての自動化と、会社全体のPipedriveアカウントのために作成されたものを並べて表示し、更新時刻で並べ替えたり、フィルターを適用したりできます。
自動化を編集、削除、またはアクティブまたは非アクティブとしてマークすることができます。自動化が非アクティブとしてマークされている場合、トリガーとアクションの機能は発生しません。
非アクティブな自動化はグレー表示されており、現在あなたのPipedriveアカウントでアクティブなものをすぐに理解できます。
自動化リストビューの詳細については、この記事をご覧ください。
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転送自動化
ユーザーが会社を去る場合や休暇を取る場合、別のユーザーがトラブルシューティングの目的でその自動化にアクセスする必要があることがあります。これを行うには、既存の自動化の所有権を転送することができます。
ユーザーと権限
自動化を転送できるのは次のタイプのユーザーのみです：
- グローバルアプリ管理者ユーザーは、自分自身または他のグローバルアプリ管理者に自動化を転送できます。
- 取引アプリ管理者ユーザーとグローバル通常ユーザーは、権限 「自動化を追加」を持っている場合、自分の自動化をグローバルアプリ管理者に転送できます。
所有権の転送
単一の転送
自動化のプレビューを開きます。左側の所有者の名前の上にマウスを置き、鉛筆アイコンをクリックするか、右側の「...」をクリックして「所有権を転送」を選択します。
一括転送
自動化ビューで、左側の画面で転送したい自動化のチェックボックスにマークします。
その後、「所有権を転送」をクリックします。
「所有権を転送」をクリックすると、転送先のユーザーを選択する必要があります。
転送を完了する前に、自動化が転送されるときに起こるイベントのリストを含む免責事項が表示されます。免責事項のイベントは、自動化のステップによって異なる場合があります（例えば、保留中の実行がアクティブな場合や、統合が自動化で使用されている場合など）。
先に進む前に、この免責事項を注意深く読むことを忘れないでください。
免責事項のプロンプトで、その自動化の保留中の実行をキャンセルできます。ボックスにチェックを入れると、すべての保留中の実行がキャンセルされ、実行されなくなります。例えば、自動化がトリガーの5日後にメールを送信するように構成されていて、その実行がまだ進行中の場合、それらはキャンセルされ、メールは送信されません。
自動化が転送されると、受信オーナーの自動化リストビューに表示されます。転送された自動化は無効化されるので、受信オーナーは必要に応じてそれを確認し、トラブルシューティングできます。
自動化には、転送されたことを示すために転送済みのラベルが追加されます。
受信オーナーは、今後自動化を構成し、編集および有効化することができます。
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